Pedoman SPI [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Berbicara tentang pentingnya pengendalian internal, kita dapat analogkan dengan tubuh manusia yang memiliki sistem sangat kompleks akan tetapi semuanya berjalan sangat tertib dan teratur sesuai dengan fungsi masing-masing. Ketika suatu bagian atau komponen tertentu mengambil beban yang melebihi batas maka akan terjadi kerusakan pada sistem secara keseluruhan dan demikian juga ketika suatu bagian atau komponen berfungsi secara berlebihan maka juga akan mengganggu sistem besar. Ketika manusia yang bersangkutan dapat mengendalikan fungsi dan peran masing-masing komponen atau bagian sehingga tidak berlebihan maka akan berlangsung secara normal. Demikian juga suatu organisasi, lembaga, atau perusahaan yang dibentuk dari komponen-komponen sistem yang masing-masing memiliki kepentingan, maka sangat memerlukan adanya pengendalian internal.



Pengendalian internal ini



dimaksudkan untuk mencegah secara dini tindakan yang akan menyimpang dari jalur pencapaian tujuan organisasi, lembaga, atau perusahaan. Tujuan tersebut (tujuan lembaga, organisasi, perusahaan) merupakan tujuan bersama diantara anggotaanggota yang tergabung pada organisasi, lembaga, atau perusahaan. Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi juga memiliki tujuan – tujuan yang harus dicapai, dalam hal ini adalah pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu terhadap para pelanggan baik internal maupun eksternal. Undang – undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit mengisyaratkan bahwa Rumah Sakit harus memiliki standar pelayanan yang harus dicapai dalam setiap aspek kegiatannya. Untuk mencapai standar ini Rumah Sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien dan akuntabel. Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola perusahaan dan tata kelola klinis yang baik. Dalam perjalanannya, pengelolaan Rumah sakit, sebagaimana sebuah organisasi, juga rawan terjadi penyimpangan – penyimpangan. Penyimpangan yang terjadi pada pemberian layanan, bukan tidak mungkin bisa beresiko cidera, bahkan kematian pasien dan berlanjut pada tuntutan hukum. Begitu juga bila yang terjadi adalah penyimpangan terhadap keuangan dan aset, bisa menjadi ancaman tindak kecurangan atau korupsi. Apapun bentuk penyimpangannya, potensial untuk menimbulkan kerugian terhadap Rumah Sakit. oleh karena itu, Undang – undang 1



mengamanatkan bahwa dalam penyelenggaraannya, Rumah Sakit harus dilakukan audit. Audit yang dimaksud bisa berupa audit kinerja dan audit medik. Audit medik dilakukan oleh Komite Medik dan audit kinerja dilakukan oleh tenaga pengawas baik internal maupun eksternal. Audit kinerja internal dilakukan oleh Satuan Pemeriksa Internal (SPI) Rumah Sakit.



B. LANDASAN HUKUM Undang-Undang Rumah Sakit No 44 Tahun 2009, Pasal 39 mengamanatkan bahwa dalam penyelenggaraan rumah sakit harus dilakukan audit, dapat berupa audit kinerja dan audit medis. Lebih lanjut bagi RS yang menerapkan PPK-BLUD berdasarkan Permendagri No. 61 Tahun 2007, Bab XIV Pasal 123 menegaskan bahwa pengawasan operasional BLUD dilakukan oleh pengawas internal atau auditor internal yang berkedudukan langsung di bawah pemimpin BLUD. Kemudian dalam Pasal 125 dinyatakan bahwa internal auditor bersama-sama jajaran manajemen BLUD menciptakan dan meningkatkan pengendalian internal BLUD. Fungsi pengendalian internal rumah sakit adalah



untuk membantu



manajemen dalam hal: a. b. c. d.



pengamanan harta kekayaan; menciptakan akurasi sistem informasi keuangan; menciptakan efisiensi dan produktivitas; dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen dalam penerapan praktek bisnis yang sehat. Namun kenyataannya, kegiatan audit internal dalam lingkungan RS berjalan



lamban dibandingkan kegiatan lainnya. Salah satu penyebabnya adalah belum ditemukannya konsep audit internal sehingga kesatuan pandang, sikap dan pelaksanaannya atas aplikasi audit internal RS masih kurang intensif dan beragam. Selain itu masih adanya anggapan sebagian pihak, bahwa Satuan Pengawas Internal (SPI) yang menjalankan fungsi audit internal di rumah sakit hanyalah merupakan cost center atau dianggap sebagai asesori organisasi yang membebani RS dan dibentuk karena keharusan peraturan semata. Akibatnya pelaksanaan kegiatan audit internal di RS belum berjalan, atau sudah berjalan tetapi hanya seadanya saja, sehingga tidak mencapai tujuan dan fungsi pengendalian internal yang sebenarnya. Dalam rangka membantu manajemen RS dalam meningkatkan fungsi dan peran Satuan Pengawas Internal (SPI) Rumah Sakit agar dapat melaksanakan audit internal 2



yang benar maka disusunlah Buku Pedoman Pengawasan Internal RSUD Dr. Djasamen Saragih. C. TUJUAN 1. Memberikan pemahaman tentang fungsi dan peran SPI; 2. Memberikan pedoman kerja (standard charter) SPI ; dan 3. Meningkatkan efektivitas dan kompetensi unit kerja SPI selaku auditor internal di rumah sakit; D. MANFAAT 1. Mencegah terjadinya distorsi aset-aset RS melalui pelaksanaan audit internal oleh unit kerja SPI; 2. Menjadikan organisasi manajemen rumah sakit akuntabel sehingga dapat berjalan secara efisien, efektif dan responsif terhadap keinginan masyarakat dan lingkungan; 3. Mewujudkan transparansi manajemen rumah sakit; 4. Memelihara kepercayaan masyarakat dan pihak-pihak terkait kepada manajemen rumah sakit.



BAB II ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN A. VISI DAN MISI Visi: Menjadi katalisator dalam penyempurnaan manajemen RSUD dr. Djasamen Saragih melalui pelayanan pengawasan dan pembinaan yang professional.



3



Misi: 1. Memberikan pelayanan pengawasan manajemen yang bermutu dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan sumber daya RSUD dr. Djasamen Saragih. 2. Membantu Direktur dalam melaksanakan pengawasan dan pengendalian, dan pembinaan sumber daya RSUD dr. Djasamen Saragih. 3. Meningkatkan



kinerja



pengawasan



untuk



membantu



terwujudnya



akuntabilitas publik oleh manajemen RSUD dr. Djasamen Saragih. B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SPI



Tugas Pokok: 1. Membantu Direktur dalam melaksanakan pemeriksaan intern keuangan dan operasional. 2. Pengawasan terhadap pelaksanaan dan operasional RS 3. Menilai pengendalian pengelolaan/ pelaksanaan kegiatan RS 4. Memberikan saran perbaikan kepada Direktur 5. Memberikan penilaian dan rekomendasi kepada Direktur Utama agar kegiatan rumah sakit mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara efektif, efisien dan ekonomis. 6. Membantu Direktur dalam meningkatkan Corporate Governance Rumah Sakit, terutama dengan efektifitas proses pengendalian manajemen resiko, implementasi etika sosial dan pengukuran kinerja rumah sakit. 7. Menciptakan



nilai



tambah



dengan



mengidentifikasi



peluang-peluang



untuk meningkatkan kehematan, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan di rumah sakit. Fungsi: 1. Melakukan pemeriksaan semua unsur pelaksana kegiatan di lingkungan RSUD dr. Djasamen Saragih yang meliputi: a. Administrasi pelayanan b. Pengelolaan administrasi keuangan c. Administrasi Umum dan SDM d. Administrasi Asset



4



2. Melakukan pengujian serta penilaian atas hasil laporan berkala atau sewaktu waktu dari setiap unsur pelaksana kegiatan di lingkungan RSUD dr. Djasamen Saragih atas petunjuk Direktur. 3. Melakukan penelusuran mengenai kebenaran laporan atau informasi tentang hambatan, penyimpangan dan penyalahgunaan wewenang 4. Memberikan saran dan alternatif pemecahan masalah kepada Direktur dalam hal terjadinya penyimpangan 5. Melakukan



penelusuran



kebenaran



laporan



atau



informasi



tentang



penyimpangan yang terjadi 6. Melakukan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawas fungsional (BPK, BPKP, Inspektorat Wilayah) C. KEDUDUKAN DAN STRUKTUR DAN BAGAN ORGANISASI SPI



Kedudukan Satuan Pemeriksaan Inrenal RSU Dr. Djasamen Saragih adalah di bawah dan bertanggung jawab langsung di bawah Direktur. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi Satuan Pemeriksaan Intern (SPI) RSUD dr. Djasamen Saragih didukung oleh 1 orang Kepala SPI, 1 orang Sekretaris , 4 orang penanggung jawab Internal Auditor dan 2 orang anggota. Keanggotaan dari SPI RSUD dr. Djasamen Saragih adalah: Kepala



:



dr. H. Andi Aziz Rangkuty



Sekretaris



:



Eris Lidya Purba, SKM, M.Kes



Komisi Pelayanan -Penanggungjawab -Anggota Komisi Keuangan -Penanggung jawab -Anggota



: :



dr. Mutiara Barus, MKT Juliana Marpaung, SKep, Ners, M.Kep



: :



Nina Chrisnawati Sinaga, SSos, MSi Anne Theresia Pandiangan, SE



Komisi Umum dan SDM -Penanggung jawab : Komisi Asset - Penanggung jawab :



Sondang R. Siadari, SKM drg. Irene Laura D. Siahaan



5



6



BAGAN ORGANISASI SPI RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH



DIREKTUR Dr. RIA NOVIDA TELAUMBANUA, M.KES



KEPALA Dr. ANDI AZIZ RANGKUTY SEKRETARIS ERIS LIDYA PURBA, SKM,



KOMISI PELAYANAN



KOMISI KEUANGAN



KOMISI UMUM DAN SDM



KOMISI ASSET



PENANGGUNGJAWAB: MARPAUNG, Dr.JULIANA MUTIARA BARUS, MKT SKEP, NERS, M.KEP



PENANGGUNG JAWAB: ANNE THERESIA NINA CHRISNAWATI PANDIANGAN, SE SINAGA, SSOS, MSI



PENANGGUNG JAWAB: SONDANG SIADARI, SKM



PENANGGUNG JAWAB: DRG. IRENE LDS



7



D. STANDAR KETENAGAAN Penempatan personil sebagai anggota SPI harus memikirkan berbagai aspek baik latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi melakukan audit, memiliki catatan kinerja baik, loyalitas tinggi dan dedikasi terhadap pekerjaan. Integritas dan kredibilitas anggota menjadi penilaian utama. Penempatan personil yang tidak layak hanya akan memperlemah SPI dan ini akan membuat SPI tidak bisa memberikan kinerja seperti yang diharapkan. Mengingat tugas SPI cukup berat maka petugas SPI harus mempunyai klasifikasi sebagai berikut: a. Minimal berpendidikan S1 bidang kesehatan. Untuk yang non kesehatan diutamakan dari Ekonomi/ Akuntansi dan sudah berpengalaman kerja di rumah sakit b. Menguasai



(bukan



harus



ahli)



pengelolaan



keuangan



dan



perlengkapan serta kepegawaian c. Memahami kegiatan operasional pelayanan medis rumah sakit d. Mempunyai kredibilitas dan integritas yang baik e. Khusus untuk jabatan Kepala SPI, berpendidikan bidang Kesehatan/



Kedokteran dan telah mendapat pendidikan tambahan atau berpengalaman dalam manajemen rumah sakit. Pembentukan SPI haruslah didasari dengan itikad baik untuk memajukan rumah sakit. Dengan audit yang kuat dan sesuai harapan, rumah sakit akan semakin dipercaya dimana kepercayaan masyarakat terhadap layanan Rumah Sakitlah yang akan menentukan hidup matinya Rumah Sakit. Oleh karena itu anggota SPI diharapkan mampu : 



Menjalin komunikasi dengan seluruh anggota organisasi melalui sebuah metode pendekatan audit yang bersifat fasilitatif.







Anggota SPI diharapkan mampu menempatkan diri untuk membantu para anggota organisasi dalam menilai kinerja dan mengatasi persoalan atau hambatan yang terjadi sehingga dapat berfungsi secara efektif dan kinerja menjadi optimal.







Anggota SPI harus memiliki pemahaman yang memadai terhadap bidang – bidang yang akan diaudit. Karena itu, penempatan personil sebagai anggota SPI harus memikirkan berbagai aspek baik latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi melakukan audit, memiliki catatan kinerja baik, 8



loyalitas tinggi dan dedikasi terhadap pekerjaan. Integritas dan kredibilitas anggota menjadi penilaian utama. Penempatan personil yang tidak layak hanya akan memperlemah SPI dan ini akan membuat SPI tidak bisa memberikan kinerja seperti yang diharapkan. Karena itu, anggota SPI hendaknya juga diberikan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai sebagai dasar kompetensi mereka melakukan kegiatan audit. 



Anggota harus menguasai kemampuan untuk menganalisa, melakukan penilaian, mengajukan rekomendasi atau saran–saran perbaikan sampai melakukan penilaian ulang apakah proses perbaikan sudah dilakukan sehingga persoalan benar–benar bisa selesai dengan tuntas.



E. HUBUNGAN KERJA Meskipun



tugas



pokok



SPI



adalah



pengawasan,



namun



dalam



pelaksanaannya tidak terlepas dari fungsi pembinaan dan yang terpenting adalah bahwa kehadiran SPI adalah membantu memecahkan masalah ke arah peningkatan kinerja dan efisiensi. Dengan demikian maka sudah sewajarnya bila SPI harus mampu bertindak sebagai konsultan bagi obyek yang diperiksa untuk masalah pelaksanaan tugas di luar medis teknis.



9



BAB III FASILITAS DAN PERALATAN



Agar pelaksanaan tugas SPI dapat berjalan dengan baik, maka beberapa sarana dan prasarana yang diperlukan antara lain: 1. Ruang investigasi/khusus, yaitu sejenis ruangan untuk berdiskusi yang digunakan untuk membahas materi pemeriksaan dengan obyek pemeriksaan secara tertutup. Khususnya dalam rangka penyidikan atau wawancara khusus untuk mendapatkan kejelasan tentang duduk persoalan yang sebenarnya, agar didapat penyebab terjadinya penyimpangan secara proporsional 2. Peralatan kerja lainnya, seperti: komputer, telepon intern/ekstern, filling cabinet, kalkulator, dll. 3. Peralatan



dokumentasi untuk merekam kejadian, gambar atau pun



percakapan: kamera, handycam, tape recorder, dll.



10



BAB IV KEBIJAKAN DAN PROSEDUR A. KEBIJAKAN SPI



Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi juga memiliki tujuan – tujuan yang harus dicapai, dalam hal ini adalah pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu terhadap para pelanggan baik internal maupun eksternal. Undang – undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit mengisyaratkan bahwa Rumah Sakit harus memiliki standar pelayanan yang harus dicapai dalam setiap aspek kegiatannya. Untuk mencapai standar ini Rumah Sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien dan akuntabel. Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola perusahaan dan tata kelola klinis yang baik. Dalam perjalanannya, pengelolaan Rumah sakit, sebagaimana sebuah organisasi, juga rawan terjadi penyimpangan–penyimpangan. Penyimpangan yang terjadi pada pemberian layanan, bukan tidak mungkin bisa beresiko cidera, bahkan kematian pasien dan berlanjut pada tuntutan hukum. Begitu juga bila yang terjadi adalah penyimpangan terhadap keuangan dan aset, bisa menjadi ancaman tindak kecurangan atau korupsi. Apapun bentuk penyimpangannya, potensial untuk menimbulkan kerugian terhadap rumah sakit., oleh karena itu, Undang–undang mengamanatkan bahwa dalam penyelenggaraannya, Rumah Sakit harus dilakukan audit. Audit yang dimaksud bisa berupa audit kinerja dan audit medik. Audit medik dilakukan oleh Komite Medik dan audit kinerja dilakukan oleh tenaga pengawas baik internal maupun eksternal, sedangkan audit kinerja internal dilakukan oleh Satuan Pemeriksa Internal (SPI) Rumah Sakit. Tujuan pokok dari suatu pemeriksaan internal adalah membantu agar para anggota organisasi dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif, sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi, bila ingin maju maka SPI-nya haruslah kuat. Ini menjadi semacam peraturan tidak tertulis bagi sebuah organisasi yang menginginkan tetap eksis dan berkembang. Karena dengan SPI yang berfungsi sesuai dengan tugas pokok dan perannya, maka organisasi dapat mencegah terjadinya kehilangan uang, menjaga aset dari tindakan korupsi, kelalaian, kebiasaan salah yang dibenarkan, penyimpangan, kecurangan dan pemborosan yang pada akhirnya organisasi dihindarkan dari kerugian–kerugian yang bisa dicegah. 11



Dalam penyelenggaraan rumah sakit, keberadaan SPI adalah menjadi mitra kerja yang baik bagi manajemen dalam menilai setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh rumah sakit. SPI bukanlah unit kerja yang mencari kesalahan, tetapi unit kerja yang membantu top manajemen dalam mengawasi dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen sehingga mengarahkan jalannya organisasi dalam jalur yang benar. Karena rumah sakit merupakan organisasi yang unik, maka SPI RSUD dr. Djasamen Saragih Pematangsiantar harus mampu mengakomodasi keunikan tersebut. Keunikan tersebut karena rumah sakit merupakan organisasi dengan produknya adalah jasa pelayanan yang berhubungan dengan manusia, sehingga area auditnya meliputi audit medik, audit keuangan dan aset, dan audit sumber daya manusia beserta administrasinya. Audit medik yang merupakan kekhususan dari SPI Rumah Sakit inilah yang akan berperan penting secara langsung terhadap mutu layanan yang diberikan oleh sebuah rumah sakit. Adanya kewenangan yang memadai yang diberikan kepada Tim SPI untuk bisa mengakses berbagai tempat atau dokumen di organisasi sesuai peraturan perundangan yang berlaku, dalam rangka melakukan tugasnya . Apabila tidak ada keterbukaan dan akses yang cukup, maka segala penyimpangan yang beresiko terhadap kerugian Rumah sakit tidak segera diketahui untuk segera dicarikan jalan penyelesaiannya. Tim mampu mengawal tindak lanjut yang direkomendasikan oleh auditor eksternal agar dapat diselesaikan oleh manajemen. Adanya independensi dari Tim SPI, yang artinya bahwa Tim SPI berpihak pada kebenaran faktual yang berdasarkan data dan fakta yang otentik, relevan dan cukup. Adanya aturan internal organisasi yang jelas yang mengatur tentang Tim SPI ini yang diketahui dan disepakati oleh semua pihak di Rumah Sakit. Aturan ini memuat tentang pengertian, ruang lingkup, dasar hukum, hak dan kewenangan auditor, serta bentuk pertanggungjawabannya. Hal ini untuk menghindari salah pengertian tentang keberadaan Tim SPI itu sendiri di Rumah Sakit.



12



B. PROSEDUR SPI



Secara umum, prosedur kerja yang berlaku dalam SPI adalah: .1 Prosedur Pengawasan Tim Satuan Pengawas Intern .1 Menyiapkan perencanaan program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan .2 Meminta pengesahan direktur untuk program pemeriksaan rutin/ pengawasan tahunan yang telah disusun .3 Melakukan persiapan pemeriksaan rutin/ pengawasan .4 Melakukan proses pemeriksaan rutin di unti/ instalasi/ bagian .5 Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi .6 Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur Direktur .1 Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur .2 Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi .3 Selesai



.2



Prosedur Pemeriksaan Tim Satuan Pengawas Intern



1. Menerima laporan kasus 2. Melakukan verifikasi kebenaran adanya kasus 3. Jika ada kasus, lanjutkan proses pemeriksaan 4. Jika tidak ada kasus, selesai 5. Menyusun rencana proses pemeriksaan dan meminta kepada direktur surat



tugas pemeriksaan Direktur 1. Menerima rencana proses pemeriksaan dan membuat surat tugas 2. Menyerahkan surat tugas kepada Tim Satuan Pengawas Intern



13



Tim Satuan Pengawas Intern 1. Melakukan proses pemeriksaan rutin di unit/ instalasi/ bagian yang berhubungan dengan kasus yang terjadi 2. Menyusun laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi 3. Menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur Direktur 1. Menerima laporan hasil pemeriksaan dan rekomendasi kepada direktur 2. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan rekomendasi serta melakukan evaluasi 3. Selesai



1. AUDIT KLINIS a. Konsep dan Langkah-langkah Audit Klinis Audit klinik adalah upaya evaluasi secara profesional terhadap mutu pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dengan menggunakan rekam medisnya yang dilaksanakan oleh profesi medis. Mutu/ kualitas dapat ditinjau dari berbagai perspektif baik itu dari perspekstif pasien dan penyandang dana, manajer dan profesi dari pemberi jasa rumah sakit maupun pembuat dan pelaksana kebijakan layanan kesehatan di tingkat regional, nasional dan institusi. Perkembangan evolusi mengenai bidang mutu (Quality), kaidah teknik mekanisme pengambilan keputusan untuk profesi seperti Evidence-based (Medicine, Nursing, Healthcare, Health Technology Asssessment), dan Sistem Layanan Kesehatan di rumah sakit sangat perlu dan penting untuk diketahui terlebih dahulu sebelum menetapkan arah pengembangan suatu sarana layanan kesehatan (rumah sakit) sehingga akan lebih mudah dalam menilai progresivitas dan kinerja (performance) dalam bentuk indikator-indikator yang mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Penetapan topik audit Rapat Komite Medik menentukan topik audit yang diikuti oleh Direksi dan Sub-komite audit medik, berdasar: 



Data rutin rumah sakit







Survey kepuasan pasien







Observasi pemberian pelayanan







Masukan (direksi, asuransi, unit-unit, dll)







Memilih topik yang:







Dapat diperbaiki







High risk, cost, volume, problem 14







Ada dukungan atau konsensus dari para klinisi







Ada clinical guidelines-nya b. Menyusun latar belakang, tujuan dan sasaran







Latar-belakang: Rasionalitas mengenai topik audit terpilih (pengertian singkat, epidemiologi internasional-nasional-RS) Ketersediaan guidelines dan isi pentingnya







Permasalahan yang ada







Tujuan audit klinik



 Memastikan atau memperbaiki mutu  Tidak hanya ”menghitung jumlah” atau ”memeriksa” tapi lebih terfokus dalam usahan peningkatan mutu pelayanan. Contoh: ”Apakah kita memberikan pelayanan klinik terbaik pada pasien dengan ca-mamme?” ”Apakah penatalaksanaan pasien dengan ca-paru sudah sesuai dengan guidelines?” “Meningkatkan manajemen pelayanan klinik pada pasien dengan ulkus diabetes” Sasaran: ”untuk meyakinkan bahwa...”  Appropriateness: Apakah terapi yang dilakukan sudah sesuai standart?  Timeliness: Apakah terapi yang diberikan ”tepat waktu”?



 Effectiveness : Apakah terapi yang diberikan memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan? Sasaran lain:  Acceptability: Apakah pasien puas dengan pelayanan yang diberikan?  Accessibility: Bagaimana kemudahan pasien dalam mendapatkan pelayanan?



 Efficiency: Apakah terapi yang diberikan menggunakan biaya, tenaga dan sumberdaya minimal?  Equity: Apakah perawatan yang tersedia bisa dirasakan merata?



c. Menyusun kriteria audit Kriteria: 



Bukti yang diperlukan dan yang harus ada, bahwa penderita telah diberikan pelayanan pada taraf yang seoptimal mungkin.



15







Diagnosis, pengobatan, tindakan, reaksi penderita, atau peristiwa lain yang ada kaitan dengan penyakit atau kondisi yang berhubungan dengan judul audit klinik.



Kriteria yang dapat diaudit: Proses: diagnosis, terapi, tindakan, bedah, dsb Kriteria yang jarang diaudit: Input: tidak lazim, karena biasanya terkait dengan keterbatasan budget, sehingga siklus audit tidak bisa lengkap Output: agak sulit karena akan terkait dengan faktor lain (penyakit penyerta): Status keluar rumah sakit, LOS, Kematian, Komplikasi Detail penulisan kriteria meliputi, nama kriteria : standar, perkecualian, petunjuk pengambilan data. d. Standar Batasan yang menyatakan harus ada (100%) atau tidak ada (0%) pada masingmasing unsur. Contoh: ◦ Penggunaan antibiotik profilaksis pada pembedahan elektif: standar 100% ◦ Decubitus pada pasien: standar 0% Standar dipakai untuk menentukan apakah suatu catatan medik memenuhi kriteria pedoman audit klinik atau tidak Perkecualian: Keadaan-keadaan yang mungkin merupakan alasan bagi sebuah catatan medik untuk tidak memenuhi standar. Merupakan suatu keadaan klinis yang ada dan dapat menerangkan alasan tidak terpenuhinya suatu standar. Petunjuk Pengumpulan Data Menunjukkan bagian-bagian mana dari suatu catatan medik yang dapat dipercaya sebagai sumber data Petunjuk-petunjuk harus ditulis secara obyektif dan semua istilah harus disebutkan secara lengkap.



16



5.



Pengumpulan data Retrospektif bila data yang anda kehendaki secara rutin telah dikumpulkan



misal pada suatu sistem komputer atau di dalam buku catatan. Prospektif diambil pada pasien-pasien yang baru seperti dan saat mereka masuk 6.



Variabel



-Varibel diperlukan untuk melihat apakah ada pola dalam mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien -Varibel diperlukan untuk melihat apakah ada hal-hal tertentu (dari aspek RS, dokter, perawat, pasien) yang mempengaruhi mutu pelayanan, misalnya: Dokter Kelas perawatan Asal bangsal Umur pasien, dsb 7.



Populasi dan sampel



Ambil seluruh populasi bila topik audit sangat penting (misalnya operasi) Pakai sampel bila jumlah pasien sangat banyak (misal 1000) Sampel pragmatis: 20-50 pasien sudah cukup Sampel ilmiah dengan penghitungan sample size: bila perlu pertanggung –jawaban atau publikasi ilmiah 8.



Analisis data a. Re-check: analisa penyimpangan: Memastikan apakah hasil audit menurut



asisten audit sudah benar (yang disebut menyimpang benar-benar menyimpang) b. Identifikasi karakteristik sampel audit, apakah dapat mewakili seluruh populasi c. Menghitung tingkat kepatuhan secara umum d. Mengidentifikasi pola penyimpangan e. Mengidentifikasi penyebab penyimpangan f. Menetapkan perubahan => merupakan tujuan utama audit klinik. g. Re-audit



17



DPJP Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) adalah staf medis yang memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk mengelola rangkaian asuhan medis (perawatan pasien, informasi dan rencana perawatan, informasi terapi, diagnosa dan keputusan tentang perujukan dan pemulangan)



pasien rawat



inap



serta



mengupayakan keselamatan pasien dan meminimalkan terjadinya kejadian tidak diharapkan. Pengkodean klinis Pengkodean



klinis



adalah



terjemahan



dari



istilah



medis,



untuk



menggambarkan pengelompokan pasien; seperti keluhan pasien, masalah, diagnosa, tindakan atau alasan lainnya yang berhubungan dengan medis; kedalam kode statistik untuk mendukung, baik dalam penggunaan statistik maupun klinis. Pengkodean klinis merupakan alokasi dari tiap pengkodean rekam medis yang ditentukan oleh standar nasional untuk memfasilitasi kemudahan pengambilan data dan perbandingan langsung antara pasien dengan morbiditas yang sama. Morbiditas adalah keadaan sakit; terjadinya penyakit atau kondisi yang mengubah kesehatan dan kualitas hidup. Konsep Surveilans Data surveilans digunakan untuk perencanaan, penerapan dan evaluasi suatu tindakan yang berhubungan dengan pelayanan kesehatan. Data surveilans harus didiseminasikan secara berkala kepada pihak-pihak yang terkait. Fokus dari surveilans meliputi : Infeksi yang berkaitan dengan pemakaian alat (termasuk ventilator, infuse vena sentral dan kateter PICC, kateter urin),



Infeksi yang berhubungan dengan



operasi, Penyakit dan organism yang signifikan secara epidemiologi, organisme yang berkaitan dengan penggunaan obat, keadaan yang sangat infeksi dan yang muncul atau muncul kembali infeksi berkaitan dengan komunitas.



18



Contoh pertanyaan audit admision rumah sakit A.



PROSES REGISTRASI PASIEN BARU No Pertanyaan 1. Apakah dilakukan pengecekan ulang di database computer untuk memastikan calon 2. 3. 4.



pasien baru belum pernah melakukan registrasi? Apakah isian data di formulir biodata pasien dijamin kelengkapannya ? Apakah di formulir biodata pasien lengkap tanda tangannya baik pasien maupun petugas ? Apakah input data di computer dijamin kelengkapannya ? Apakah setiap petugas di admission telah memahami cara penginputan nama pasien secara benar di computer yaitu nama pertama pasien diisi pada kolom “first name” , nama kedua pada kolom “middle name” dan nama keluarga / marga / ayah



5. 6. 7.



pada kolom “last name” ? Apakah kolom history file diisi lengkap dan disimpan (“save”) ? Apakah selalu dicetak formulir biodata pasien Apakah didalam pembuatan Kartu Pasien selalu dicek ulang terhadap hasilnya (Nama, no MR ) agar tidak ada kesalahan ?



B.



PROSES PELAYANAN ADMISSION RAWAT INAP No. 1.



Pertanyaan Apakah semua informasi terkait dengan fasilitas kamar, tarif dan ketersediaan



2.



kamar disampaikan dengan jelas ke pasien/keluarga? Apakah penjelasan cara pembayaran disampaikan dengan jelas ke



3.



pasien/keluarga? Apakah biodata pasien dan data lain terkait dengan pelayanan rawat inap di lakukan



C.



up



date/pengecekan



ulang



untuk



menjamin



ketepatan



&



4.



kelengkapannya? Apakah pasien dengan tanggungan asuransi dipastikan kelengkapan form



6. 7.



klaim dan tanda tangan kuasa pasien ? Apakah dilakukan check list kelengkapan dokumen pasien rawat inap ? Apakah termonitor waktu tunggu pasien masuk rawat inap ?



PROSES PELAYANAN PASIEN TINDAKAN/OPERASI TANPA RAWAT INAP No 1. 2. 3. 4.



Pertanyaan Apakah perkiraan tarif disampaikan dengan jelas ke pasien/keluarga ? Apakah penjelasan cara bayar disampaikan ke pasien/keluarga dengan jelas ? Apakah data-data pasien dijamin kelengkapan dan ketepatannya ? Apakah pasien dengan tanggungan asuransi dipastikan kelengkapan form 19



5.



klaim dan tanda tangan kuasa pasien ? Apakah pasien dengan tanggungan perusahaan dijamin kelengkapan data



6.



termasuk GL ? Apakah dilakukan pengecekan kelengkapan dan ketepatan data-data pasien sebelum tindakan/operasi ?



D.



E.



REGISTRASI BAYI LAHIR No 1.



Pertanyaan Apakah laporan bayi baru lahir yang diterima Admission dijamin



2. 3.



kelengkapannya ? Apakah petugas admission mencatat semua laporan terkait dengan bayi lahir ? Apakah dilakukan reserve bed untuk pasien bayi sesuai dengan reserve bed



4. 5.



untuk pasien rawat inap lainnya ? Apakah dicetak form label pasien dengan lengkap? Apakah ada tanda terima penyerahan file bayi ke perawatan ?



MERUBAH NAMA BAYI SAAT LAHIR DENGAN NAMA SEBENARNYA



No. 1.



Pertanyaan Apakah petugas admission memilih menu „maintain biodata“ pada program



2.



aplikasi? Apakah petugas admission menghapus data/nama kemudian ketik nama



3.



baru dan dipastikan data telah diinput secara benar? Apakah pasien tersebut telah ditujukan ke dokter , poliklinik yang dituju dan



4.



lakukan register pada system? Apakah telah dibuatkan kartu pasien, diberikan ke orang tua pasien dan



5.



admission mempersilahkan orang tua ke dokter yang di tuju? Apakah telah dibuatkan formulir ringkasan klinik pada printer, dibuatkan MR cover dan masukkan ke dalam buku ekspedisi serta antar buku eskpedisi tersebut ke medical record?



F. Pasien ganti nama No. 1.



Pertanyaan Apakah telah dilakukan perubahan atas permintaan perubahan nama pasien lama dengan nama pasien yang baru dan lakukan konfirmasi ke pasien atau



2.



keluarga? Apakah dilakukan pembuatan kartu, mengarahkan pasien untuk membayar biaya kartu ke kasir dan berikan kartu jika pasien telah membayar ?



2. AUDIT KEUANGAN RUMAH SAKIT 20



a. Tujuan Pemeriksaan Prosedur ini dibuat untuk melakukan pemeriksaan pengeluaran kas, memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan uang kas perusahaan, apakah pengeluaran kas benar benar terjadi dan dilengkapi dokumen pendukungnya,



pengeluarannya



sesuai



dengan



kebijakan



manajement



dan



penyajiannya apakah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, sehingga dapat tercapainya pengendalian intern control yang baik. b. Ruang Lingkup Pemeriksaan Prosedur ini menjelaskan prosedur pemeriksaan terhadap pengeluaran kas karena Kas merupakan harta lancar organisasi yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan . Selain itu banyak transaksi organisasi yang menyangkut pengeluaran kas. Jenis Pengeluaran kas : 



Pembelian (Persediaan dan aktiva tetap)







Penggajian







Utang Jangka Panjang dan ekuitas Pemegang saham



Beban-beban yang terkait pengeluaran kas: 1) Beban umum dan administrasi 



Beban personil







Gaji







Tunjangan







Jaminan social







Honor



2) Beban Perlengkapan Kantor 



Pencetakan







Fotokopi







Penggunaan ATK







Perlengkapan computer habis pakai



3) Beban energi dan komunikasi 



Pemakaian air







Pemakaian listrik







Pemakaian telepon







Faks







Internet 21







Bahan bakar







Majalah/surat kabar



4) Beban Pemeliharaan dan Pengelolaan aktiva tetap 



Pemeliharaan dan pengelolaan gedung







Kendaraan dinas







Peralatan kantor







Peralatan computer



5) Beban rumah tangga dan rapat 



Plastik, linen







Rapat







Pertemuan







Beban Pajak dan asuransi atas aktiva tetap







Pajak Bumi dan Bangunan







Pajak atas kendaraan bermotor







Asuransi



6) Beban perkantoran dan pelayanan umum 



Pengiriman dokumen







Kearsipan







Penyelesaian masalah hukum diluar kegiatan operasional



7) Beban Perencanaan 8) Beban Pendidikan dan Pelatihan karyawan 9) Beban administrasi keuangan 



Beban Jasa bank







Giro pos







Materai







PPH jasa giro



10)Beban Penyusutan dan amortisasi 



Alokasi harga perolehan aktiva (aktiva tetap, hak atas tanah dan aktiva tidak berwujud)



11)Beban Penyisihan kerugian piutang 12)Beban Pemasaran 13)Beban iuran 



Iuran keanggotaan profesi atau organisasi



14)Beban umum lainnya 22



 Beban Operasional lain  Beban Kerjasama operasi (KSO) aktiva non medis  Beban Penyusutan aktiva non medis yang disewakan  Beban operasional kantin karyawan  Beban Penyelenggaraan pendidikan



c. Prosedur Pemeriksaan 1) Pahami dan evaluasi internal control atas pengeluaran kas, dengan melakukan tanya jawab dengan auditee dengan menggunakan internal control questionnaires kemudian gambarkan dalam flowchart dan dalam bentuk cerita (jika dianggap perlu). 2) Pastikan apakah ada pemisahan fungsi antara bagian pengeluaran uang (kas) dengan bagian pencatatan pengeluaran uang 3) Pastikan apakah setiap catatan pengeluaran kas disertai dokumen pendukung 4) Pastikan apakah setiap transaksi pengeluaran kas telah dicatat dalam catatan pengeluaran kas 5) Pastikan bahwa total pengeluaran kas pada catatan pengeluaran kas tersebut telah akurat 6) Pastikan apakah setiap pengeluaran kas tersebut benar-benar terjadi (tidak fiktif). 7) Pastikan apakah setiap pengeluaran uang dilakukan otorisasi oleh pihak yang berwenang 8) Pastikan apakah pengeluaran kas di catat pada periode yang benar 9) Pastikan apakah pengeluaran kas telah di klasifikasikan secara benar 10)Pastikan apakah penyajikan dalam laporan keuangan sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) terbaru. d. Dokumen Terkait 1) Catatan Pengeluaran kas 2) Dokumen pendukung 3) Uraian tugas 4) Speciment tanda tangan 5) Lembar Konfirmasi 6) Sistem Operasional Prosedur 7) Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK)



23



e. Kertas Kerja 1. Internal Control Questioner 2. Kertas Kerja Pengeluaran kas 3. Laporan Hasil Pemeriksaan Setelah semua audit program tersebut diatas dijalankan segera buat laporan temuan/hasil audit, tembusan



ke masing-masing bagian yang terkait & review



kembali apakah laporan hasil pemeriksaan telah diterima dan dijalankan dengan baik. 3. AUDIT SDM Tujuan audit SDM adalah member peluang untuk (Sherman & Bohlander) a. Menilai efektivitas fungsi SDM b. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur



Menetapkan pedoman untuk penetapan standar c. Memperbaiki mutu staff SDM d. Meningkatkan citra dari fungsi SDM e. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas f. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM g. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting h. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain. Pelaksanaan Audit SDM dapat dilakukan oleh personel Satuan Pengawas internal (ataupun eksternal) dengan melibatkan tim Pengendali Mutu (Quality Control) dan Auditor Mutu Internal jika ada serta tenaga expert yang terkait satuan kerja yang diaudit. Langkah langkah dalam proses audit SDM: a. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan Mengidentifikasi criteria audit b. Menetapkan area yang akan diaudit, apakah akan diaudit untuk seluruh area rumah sakit dalam satu waktu atau bergilir per satuan kerja, mengingat rumah sakit adalah organisasi yang begitu kompleks dan rumit maka perlu memperhatikan karakteristik satuan kerja yang akan diaudit c. Koordinasi dengan berbagai pihak untuk efektifitas audit yang akan dilaksanakan.



24



d. Rapat pembuka yang menguraikan segala hal terkait tujuan, manfaat audit serta data yang harus disiapkan oleh satuan kerja. e. Mengumpulkan



data



dari



tahun



yang



berbeda



dalam



organisasi



Menilai, membandingkan dengan criteria audit dan menganalisa serta menetapkan kesenjangan yang ditemukan. f. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM Mendiskusikan laporan dengan satuan kerja yang diaudit. g. Menyusun rekomendasi untuk tindakan korektif dan preventif h. Pada batas waktu yang disepakati, melakukan verifikasi apakah tindakan korektif dan preventif efektif atau perlu penilaian kembali. i.



Tetapkan target maksimal dari tindakan korektif dan preventif sesuai hasil evaluasi pencapaian criteria audit pada periode tinjauan yang telah ditetapkan. Pendekatan yang digunakan dalam audit SDM bahwa tim audit Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan , mengukur kesesuaian program dan tujuan, serta menilai performa program. Dalam prosesnya juga mempertimbangkan fungsi manajemen SDM yang meliputi Perencanaan, Pemilihan/rekrutmen, Pembekalan/Pelatihan,



Penilaian



Kinerja,



Kompensasi



dan



hubungan



ketenagakerjaan.



Metode-metode yang dapat digunakan untuk menganalisa temuan dengan cara: a. Membandingkan program SDM dengan data yang terkumpul b. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas c. Membandingkan dengan peraturan-peraturan terkait baik menyangkut jumlah, maupun kompetensi yang dibutuhkan d. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan e. Mengelola Unit SDM berdasarkan sasaran Kegiatan inti dari audit adalah menyusun Laporan kesenjangan (temuan audit) baik yang positip maupun negatip serta memberikan Rekomendasi tindakan korektif untuk menyesuaikan dengan criteria audit. Tidak kalah pentingnya juga rekomendasi untk melakukan tindakan preventif untuk mencegah terulangnya persoalan yang 25



sama di satuan kerja yang diaudit maupun satuan kerja yang lain. Maksudnya bahwa tindakan preventif ini berlaku untuk seluruh organisasi rumah sakit. 4. AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN Siklus persediaan dan pergudangan sangat unik karena erat kaitannya dengan siklus transaksi lainnya. Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan, masing-masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas. Proses bisnis di dalam siklus beserta dokumen dan catatan yang terkait Ada enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah: a. Proses Pembelian Siklus ini dimulai dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodic oleh orang yang berwenang. b. Menerima Bahan baku: Bahan baku yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan



kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan. c. Menyimpan bahan baku Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi. d. Memroses Barang



Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat. e. Menyimpan barang jadi Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang sambil menunggu pengiriman. f. Mengirim barang jadi



26



Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus di dukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai. g. Berkas induk Persediaan Perpetual Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit. Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses persediaan dan penyimpanan: a. Jadwal Produksi (Production Schedule): Jadwal produksi biasanya disiapkan secara berkala berdasarkan permintaan yang diperkirakan untuk produk entitas. b. Laporan penerimaan (receiving report): Laporan penerimaan mencatat penerimaan barang dari vendor. c. Permintaan bahan baku (materials requisition): Permintaan bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk menelusuri bahan baku selama proses produksi. d. Arsip induk persediaan (inventory master file): Arsip induk persediaan berisi



semua



informasi



penting



yang



terkait



dengan



persediaan



entitas,termasuk catatan perpetual e. Informasi



data



produksi



(production



data



information):



Dalam



perusahaan manufaktur, informasi produksi mengenai transfer barang dan akumulasi biaya yang terkait di tiap produksi harus dilaporkan. f. Laporan akumulasi biaya dan varians (cost accumulation and varians report): Sebagian besar system pengendalian persediaan dalam lingkungan manufaktur menghasilkan laporan yang serupa dengan laporan akumulasi biaya dan varians. Bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead dibebankan ke persediaan sebagai bagian dari proses pabrikasi. g. Laporan status persediaan (inventory status report): Laporan status persediaan memperlihatkan jenis dan jumlah produk di tangan. h. Order pengiriman (shipping order): Dokumen ini dibahas kembali di sini karena salinan dokumen ini digunakan untuk memindahkan barang dari catatan persediaan perpetual. Fungsi – fungsi utama 



Manajemen Persediaan 27



Fungsi pada proses manajemen persediaan adalah otoritas aktivitas produksi dan pemeliharaan persediaan pada tingkat yang tepat; pengeluaran permintaan pembelian ke departemen pembelian 



Gudang bahan baku



Fungsi gudang bahan baku adalah penjagaan atas bahan baku dan pengiriman bahan baku kepada departemen pabrikasi 



Pabrikasi



Fungsi pabrikasi bertanggung jawab untuk menghasilkan produk. 



Gudang barang jadi



Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengendalian atas barang jadi. 



Akuntansi biaya



Fungsi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa biaya telah dibebankan secara tepat ke persediaan seiring dengan pemrosesan barang melalui fungsi pabrikasi. 



Buku besar



Tujuan utama fungsi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua persediaan dan biaya produksi diakumulasikan dengan benar, diklasifikasikan, dan dibuat ihktisarnya di dalam akun buku besar. Pemisahan Tugas Kunci Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu an gudang persediaan seharusnya tidak boleh memiliki akses ke catatan catatan persediaan, catatan akuntansi biaya atau buku besar. Pemisahan Tugas Kunci Pada Proses Pendapatan dan kemungkinan Kekeliruan atau kecurangan Pemisahan Tugas Fungsi



Kemungkinan kekeliruan atau kecurangan yang timbul



dari konflik Penugasan manajemen Jika seseorang bertanggung



persediaan



Jawab



atas



manajemen



harus persediaan dan juga memiliki akses terhadap catatan



terpisah dari fungsi akuntansi biaya,biaya produksi dan persediaan dapat dapay akuntansi biaya



dimanipulasi. Hal ini dapat mengarah pada lebih saji atau



28



kurang saji persediaan dan laba bersih. gudang Jika satu orang bertanggung jawab melakukan pengendalian



Fungsi persediaan



harus juga melakukan akuntansi persediaan, maka memungkinkan



terpisah dari fungsi adanya pengiriman yang tidak diotorisasi dapat dilakukan akuntansi biaya atau pencurian barang-barang dapat ditutupi. Fungsi Akuntansi Jika satu orang bertanggungjawab atas catatan persediaan biaya



harus dan juga buku besar, maka memungkinkan orang tersebut



dipisahkan



dari menyembunyikan pengiriman yang tidak diotorisasi. Hal ini



fungsi buku besar



akan menimbulkan pencurian barang yang akan mengarah pada lebih saji persediaan



Fungsi Tanggung jawab Jika seseorang memiliki akses baik ke manajemen produksi untuk



pengawasan atau fungsi gudang persediaan, juga bertanggung jawab atas



persediaan fisik harus



persediaan fisik, maka akan menimbulkan kemungkinan



terpisah



kekurangan persediaan dan menutup kekurangan persediaan



dari



manajemen



persediaan fungsi



dan gudang



fisiknya tersebut pada penyesuaian catatan akuntansi. Hal ini akan menimbulkan lebih saji dalam persediaan.



persediaan



Pemisahan Tugas Per Departemen atas fungsi Penyimpanan dan pergudangan Fungsi Penyimpanan dan Bagian Manajemen Gudang Gudang Akuntansi IT pergudangan persediaan bahan barang jadi biaya Pembuatan jadwal produksi X Mengeluarkan permintaan



baku X



bahan baku yang menyertai barang



ke



pabrikasi Memperbaharui



departemen catatan



X



X



X



X



biaya dengan penggunaan bahan baku, tenaga kerja, dan overhead Memperbaharui persediaan Mengeluarkan



catatan barang



ke



X 29



departemen pengiriman Menyetujui dan X mengeluarkan



permintaan



pembelian



.C PROGRAM KERJA SPI Ada 2 (dua) program utama SPI, yaitu: .1 Program pemeriksaan rutin, yaitu pemeriksaan yang direncanakan untuk kurun waktu satu tahun, yang dituangkan dalam bentuk Rencana Pemeriksaan Tahunan, yang disahkan oleh Direktur .2 Program pemeriksaan khusus, yaitu pemeriksaan di luar rencana, yang sifatnya mendadak atas perintah Direktur. Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa selalu membawa Surat Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Satuan Pemeriksaan Internal. Meskipun pemeriksaan rutin ini terencana, namun pelaksanaannya dilakukan secara mendadak, dalam arti obyek pemeriksaan tidak diberitahu terlebih dahulu. BAB V PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN A. PENGEMBANGAN STAF Tujuan pokok dari suatu pemeriksaan internal adalah membantu agar para anggota organisasi dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif, sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi, bila ingin maju maka SPI-nya haruslah kuat. Ini menjadi semacam peraturan tidak tertulis bagi sebuah organisasi yang menginginkan tetap eksis dan berkembang. Karena dengan SPI yang berfungsi sesuai dengan tugas pokok dan perannya, maka organisasi dapat mencegah terjadinya kehilangan uang, menjaga aset dari tindakan korupsi, kelalaian, kebiasaan salah yang dibenarkan, penyimpangan, kecurangan dan pemborosan yang pada akhirnya organisasi dihindarkan dari kerugian–kerugian yang bisa dicegah. Penempatan personil sebagai anggota SPI harus memikirkan berbagai aspek baik latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi melakukan audit, memiliki catatan kinerja baik, loyalitas tinggi dan dedikasi terhadap pekerjaan. Integritas dan kredibilitas anggota menjadi penilaian utama. Penempatan personil 30



yang tidak layak hanya akan memperlemah SPI dan ini akan membuat SPI tidak bisa memberikan kinerja seperti yang diharapkan. Karena itu, anggota SPI hendaknya juga diberikan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai sebagai dasar kompetensi untuk melakukan kegiatan audit. Semua anggota SPI mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang audit internal. B. PROGRAM PENDIDIKAN RSUD dr. Djasamen Saragih membutuhkan auditor yang mampu menyusun rencana audit yang lengkap dan jelas, prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi serta memiliki kompetensi untuk menghasilkan laporan hasil audit secara benar dan tidak memihak yang harus dilengkapi dokumentasi dan komunikasi serta tindakan koreksi yang efektif dan tepat waktu. Hal ini dapat dicapai melalui kombinasi dari pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja. Dalam rangka memahami kedudukan, tugas pokok, fungsi serta kegiatan audit internal dalam entitas rumah sakit maka perlu dilakukan peningkatan kompetensi melalui pelatihan Internal Audit Rumah sakit. Pelatihan ini dibuat untuk memahami pentingnya pengendalian intern suatu Rumah Sakit untuk mencegah dan mendeteksi adanya kelemahan, membedakan antara kelemahan dan hambatan serta kendala dan beberapa hal mendasar dan spesifik dalam pengendalian intern (internal control). Selain itu program pendidikan dan pelathan bagi anggota SPI berguna untuk mendukung fungsi SPI dan meningkatkan kinerja seluruh anggota SPI. Adapun materi Pelatihan yang dapat diikuti antara lain: 1. Terminology internal audit rumah sakit (Audit Internal dalam RS) 2. Professional Audit rumah sakit (Fungsi dari Auditor Internal RS) 3. Corporate Governance rumah sakit 4. Internal Audit Service rumah sakit (konsep, teknik dan aplikasi audit internal RS) 5. Proses Audit Internal rumah sakit 6. Penilaian Resiko rumah sakit 7. Survey Pendahuluan Untuk Penugasan Audit rumah sakit 8. Audit Program rumah sakit (program dan laporan hasil audit rumah sakit) 9. Pembuktian rumah sakit (program audit dan pelaksanaan audit rumah sakit) 31



10. Kertas Kerja Audit (KKA) rumah sakit 11. Penyusunan laporan hasil audit terkait dengan temuan dan rekomendasi rumah sakit.



BAB IV. EVALUASI DAN PENGENDALIAN MUTU A. MONITORING DAN EVALUASI HASIL PEMERIKSAAN



Upaya pemberdayaan SPI merupakan upaya yang sangat tepat untuk mempercepat peningkatan dan penyempurnaan kinerja manajemen rumah sakit. Namun ini dapat terganting kepada Direktur, karena pengawasan tanpa diikuti dengan tindak lanjut berupa koreksi adalah merupakan pekerjaan yang sia-sia. Dalam monitoring dan evaluasi, ada dua obyek yang menjadi sasaran, yaitu: .1 Monitoring dan evaluasi terhadap kinerja SPI, dalam hal ini program kerja dan pelaksanaan kegiatan .2 Monitoring dan evaluasi terhadap rekomendasi dan tindak lanjut dari hasil pemeriksaan.



32



B. LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN



Kegiatan inti dari audit adalah menyusun Laporan kesenjangan (temuan audit) baik yang positip maupun negatip serta memberikan Rekomendasi tindakan korektif untuk menyesuaikan dengan criteria audit. Tidak kalah pentingnya juga rekomendasi untk melakukan tindakan preventif untuk mencegah terulangnya persoalan yang sama di satuan kerja yang diaudit maupun satuan kerja yang lain. Maksudnya bahwa tindakan preventif ini berlaku untuk seluruh organisasi rumah sakit. Karena sifat pengawasan juga bermakna pembinaan, maka dalam membuat Laporan Hasil Pemeriksaan, baik yang bersifat rutin maupun khusus harus mencakup: 1. Temuan, yaitu masalah yang ditemui di lapangan yang menjelaskan dan menguraikan penyimpangan yang terjadi 2. Penyebab timbulnya masalah, agar diketahui pokok permasalahan serta melibatkan siapa saja dalam penyimpangan yang terjadi 3. Akibat yang ditimbulkan dengan adanya masalah tersebut, serta masalah apa saja yang akan terjadi jika hal tersebut tidak dipecahkan 4. Saran pemecahan masalah, yaitu berupa saran tindak yang harus dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berkompeten dalam menangani masalah tersebut. Format Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah sebagai berikut:



33



LAPORAN HASIL PEMERIKSAAAN (LHP) SATUAN PEMERIKSAAN INTERNAL RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH KOTA PEMATANGSIANTAR TENTANG : TAHUN _____________________



NO.



TEMUAN



PENYEBAB TIMBULNYA MASALAH AKIBAT YANG DITIMBULKAN



REKOMENDASI (SARAN PEMECAHAN MASALAH)



PEMATANGSIANTAR, KETUA SPI RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH PEMATANGSIANTAR



34



NAMA NIP.



35



Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) diserahkan kepada Direktur dan Wakil Direktur yang berkepentingan, untuk segera ditindaklanjuti secara kedinasan sesuai kewenangan. Diharapkan pada masa yang akan datang, LHP juga ditembuskan ke aparat pengawasan pemerintah daerah setempat, agar kegiatan SPI secara keseluruhan akan terpantau dalam meningkatkan pengawasan internal per bagian, selain itu juga dimaksudkan agar independensi SPI terjamin. C. INDIKATOR KEBERHASILAN KINERJA SPI Untuk mengukur keberhasilan dari kinerja SPI RSUD dr. Djasamen Saragih menggunakan indikator kinerja yaitu besarnya persentase dari perbandingan hasil temuan berdasarkan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) terhadap rekomendasi SPI yang dilaksanakan oleh seluruh bagian/ unit, dengan rumus:



Hasil Temuan berdasarkan LHP Pelaksanaan Rekomendasi



X 100%



Dengan Angka ideal dari keberhasilan kinerja SPI RSUD dr. Djasamen Saragih adalah: 80% - 100%



36



LAMPIRAN



37



38



39