Pengadministrasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

FORMULIR INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian



2.



Kode Jabatan : -



3.



Unit Organisasi



4.



Eselon I



:



Eselon II



:



Eselon III



: Kepala Bagian Tata Usaha



Eselon I V



: Kepala Sub Bagian Kepegawaian



Kedudukan Dalam Struktur Organisasi : Wadir Umum dan Keuangan RSUD Kepulauan Riau Kepala bagian Tata Usaha



Kasubbag Kepegawaian



Kasubbag Tata Usaha



Kasubbag Rumah Tangga



Pengadministrasi Kepegawaian



(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2 (dua) jabatan diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)



1



2



5.



Ikhtisar Jabatan



:



Melaksanakan Administrasi Kepegawaian dengan Menerima, mencatat, menyampaikan surat pengajuan Cuti PNS,PTT,TKHL,dan membuat surat rekomendasi izin,tugas belajar,PPDS / PPDGS,Pengurusan Karis dan Karsu Berdasarkan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku agar kegiatan berjalan dengan efektif dan lancar . Uraian Tugas: a. Menerima Surat Masuk dan Mengarahkan surat yang diterima sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat dalam kartu kendali; Tahapan : 1) Menerima Surat Masuk 2) Memberikan Kepada Pimpinan Untuk di disposisi 3) Mencatat hasil disposisi 4) Mendistribusikan surat Kepada yang bersangkutan.



b. Membuat usulan cuti pegawai berdasarkan permohonan pegawai dan ketentuan yang berlaku agar pegawai mendapatkan hak cuti. Tahapan : 1) Menerima usulan cuti yang telah disetujui oleh Kepala Sub Bagian / Kepala instalasi melalui Kasubag Kepegawaian. 2) Membuat surat cuti pegawai untuk diparaf oleh kasubbag Kepegawaian Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan. 3) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat cuti 4) Menggandakan surat cuti yang telah ditandatangani Plt Direktur RSUD, dan menyerahkan copynya kepada pegawai yang bersangkutan dan mengantar tembusan ke BKPP. 5) Mengarsipkan surat cuti pegawai. c.



Mengelolah Absensi pegawai Tahapan : 1) Membuat absen Apel, bulanan dan harian 2) Mengolah absen Apel, bulanan dan harian 3) Merekap absen Apel, bulanan dan harian 4) Melaporkan absensi Apel, bulanan dan harian kepada atasan 5) Mengarsipkan absensi 6) Membuat surat pengantar rekap absensi ke BKPP untuk diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian,Kabag TU dan Wadir Umum dan Kepegawaian. 7) Meminta tanda tangan Plt. Direktur Rumah Sakit pada surat pengantar dan mengantar ke BKPP 8) Mengarsipkan surat pengantar dan rekap absen.



d. Membuat Surat Rekomendasi Pembuatan Karis dan Karsu. Tahapan : 1) Menerima Disposisi Pengajuan pembuatan Karis dan Karsu 2) Menghimpun usulan Karpeg/karis/karsu yang masuk



3



3) Mengumpulkan data Pegawai yang mengajukan Karis dan Karsu 4) Membuat surat rekomendasi Karis dan karsu pegawai untuk diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan. 5) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat pengajuan karis / karsu. 6) Menggandakan surat Pengajuan karis / karsu yang telah ditandatangani Plt Direktur RSUD, dan mengantarkan ke BKPP. e. Membuat Surat Rekomendasi izin belajar dan tugas belajar. Tahapan : 1) Menerima Disposisi dari Kasubbag Kepegawaian tentang Pengajuan Izin Belajar dan Tugas Belajar 2) Menyeleksi surat rekomendasi izin dan tugas belajar 3) Membuat surat rekomendasi izin dan tugas belajar untuk diparaf kasubbag kepegawaian, kabag TU, Wadir Umum dan Kepegawaian. 4) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat rekomendasi izin belajar dan tugas belajar. 5) Menggandakan surat izin dan tugas belajar kemudian mengantarkan surat rekomendasi ke BKPP 6) Mengarsipkan surat permohonan izin dan tugas belajar. f. Membuat surat rekomendasi untuk mengikuti PPDS / PPDGS. Tahapan 1) Menerima disposisi surat permintaan untuk mengikuti PPDS / PPDGS. 2) Menyeleksi surat permohonan permintaan PPDS / PPGS. 3) Membuat surat permohonan PPDS / PPGS untuk di paraf Plt. Direktur Rumah Sakit. 4) Meminta Paraf Sekretaris Daerah dan kemudian diteruskan tanda tangan Gubernur Kepulauan Kepulauan Riau. 5) Mengambil surat permohonan Pengajuan PPDS / PPDGS kemudian digandakan untuk diarsipkan. 6) Memberikan surat rekomendasi PPDS / PPGS kepada Yang Bersangkutan. g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tulisan Tahapan : 1) Mempelajari tugas yang diberikan oleh pimpinan 2) Menayakan krtidak jelasan pengerahan yang diberikan 3) Menjalankan tugas yang diberikan 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas



6.



Bahan Kerja : No



Bahan Kerja



Penggunaan Dalam Tugas



1.



Surat



Administrasi surat menyurat



2.



Surat cuti



Cuti pegawai



4



7.



3.



Data



Absensi Pegawai



4.



Surat



Rekomendasi Karis / Karsu



5.



Surat



6.



Surat



Rekomendasi Izin dan Tugas belajar Rekomendasi PPDS / PPGS



7.



Surat Tugas



Perangkat/ Alat Kerja: No



8.



Perangkat Kerja



Digunakan Untuk Tugas



1.



Tata naskah



Administrasi surat menyurat



2.



Uu cuti pegawai dan Pergub



Cuti pegawai



3.



Peraturan pegawai



Absensi



4.



Dokumen



Surat Rekomendasi Karis / Karsu



5.



Pergub



6.



Peraturan Kemenkes



Surat Rekomendasi Izin dan tugas belajar Surat Rekomedasi PPDS / PPGS



7.



Surat Tugas



Hasil Kerja: Hasil Kerja 1)



No



Satuan Hasil 2)



1.



Administrasi surat menyurat



Surat



2.



Cuti pegawai



Dokumen pegawai



3.



Absensi



Dokumen



5



4.



Surat Rekomendasi



Surat Rekomendasi



5.



Surat Rekomendasi



Surat Rekomendasi



6.



Surat Rekomendasi



Surat Rekomendasi



7.



Kegiatan



Laporan lain



tugas



kedinasan



1)Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas 2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.



9.



Tanggung Jawab: a. Menyusun administrasi kepegawaian dengan baik b. Menjalankan tugas kegiatan dengan baik



10.



Wewenang: a. Meminta arahan atau petunjuk atasan b. Memberikan saran atau usulan kepada atasan



11.



Korelasi Jabatan: No



Jabatan



1.



Eselon III & IV



2.



Eselon III & IV



Unit Kerja/ Instansi



Dalam Hal



Rumah Sakit Umum Konsultasi dan Koordinasi Daerah Kepulauan Riau Bagian Koordinasi PPDS / PPGS Pengembangan Dinkes Provinsi Kepulauan Riau



12. Kondisi Lingkungan Kerja: No



Aspek



Faktor



1.



Tempat kerja



Dalam ruangan



2.



Suhu



normal



3.



Udara



kering



4.



Keadaan Ruangan



Kurang nyaman



5.



Letak



rata



6.



Penerangan



terang



6 7.



Suara



Tidak berisik



8.



Keadaan tempat kerja



normal



9.



Getaran



Tidak ada



7



13.



Resiko Bahaya: No 1.



14.



Fisik / Mental



Penyebab



Kelelahan mata,



Radiasi monitor



Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang : II.c b. Pendidikan



: D3 administrasi perkoantoran



c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan



:



2) Teknis



:



d. Pengalaman kerja



:



e. Pengetahuan kerja



:



f.



:



Keterampilan kerja



g. Bakat Kerja



:



h. Temperamen Kerja



:



i.



:



j.



Minat Kerja 1.



C. Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain :



2.



R. Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain: Upaya Fisik



:



1) Duduk 2) Bekerja dengan jari 3) Melihat k. Kondisi Fisik



:



1) Jenis Kelamin



:



2) Umur



:



3) Tinggi badan



:



8



l.



4) Berat badan



:



5) Postur badan



:



6) Penampilan



:



Fungsi Pekerjaan



:



1) Memadukan data 2) Menyalin data



15. Prestasi Kerja yang diharapkan Satuan Hasil1



No



Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun)



Waktu Penyelesaian 2)



150 surat



5 menit



1.



Surat



2.



Surat Cuti



100 doc



10 menit



3.



Dokumen



60 doc



20 menit



4.



Surat Rekomendasi



20 Surat



10 menit



5.



Surat Rekomendasi



10 Surat



10 menit



6.



Surat Rekomendasi



15 Surat



10 Menit



7.



Laporan tugas kedinasan lain



4



1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2 2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit



9



16. Butir Informasi Lain : ........................................................................................................................... ...........................................................................................................................



Tanjungpinang, ....................2012



Mengetahui Atasan Langsung



Yang membuat



(dr. Vera Melyani.MMRS)



(Citra Putra Perdana)



NIP. 19831004 201001 2 022



NIP. 19860109 201001 1 013