PKL GFK [PDF]

Citation preview

LAPORAN KUNJUNGAN KE UPT GUDANG FARMASI DI INSTALASI FARMASI KABUPATEN TANAH BUMBU Tanggal 31 OKTOBER 2019



DISUSUN OLEH :



XI FARMASI B



1. Aliansyah 2. Anggi fitriyani 3. Arpansyah 4. Fitriyana 5. Hasmah 6. Indar yana 7. Irfan jaya 8. Ivah mayer 9. Khairunnisa 10. M. aldi rakhmadias 11. Mahmudah inayah 12. Mariana 13. Marwana 14. Maryam 15. Miftahul jannah 16. Mukarramah 17. Nadia 18. Nur Syifa 19. Nurhidayah 20. Putri dian sapitri 21. Rusmini 22. Safrina riski aprilianti 23. Siti mudawwanah 24. Taufik hidayat 25. Uswatun hasanah



ii



KATA PENGANTAR



Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya jualah kami tim penulis dapat melaksanakan tugas dan menyelesaikan laporan dari tugas Laporan kunjungan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu pada tanggal 31 Oktober 2019. Penulisan laporan ini merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan kunjungan ke UPT Gudang Farmasi. Kami menyadari bahwa kunjungan ke UPT Gudang Farnasi ini dapat terlaksana dengan baik berkat kerja sama, bantuan, bimbingan, dan dukungan dari banyak  pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1.



Ibu Maida Devita s,pd selaku Kepala Sekolah SMK Muhammadiyah Kusan Hilir



2.



Bapak Wardi.Amd.Farm selaku pembimbing kami saat melakukan kunjungan UPT Gudang Farmasi



3.



Bapak Rusandy Rifani . S.Ners selaku pembimbing kami saat melakukan kunjungan UPT Gudang Farmasi



4. Keluarga saya khususnya Bapak dan Ibu yang selalu mendoakan Semoga Allah SWT akan selalu meridhoi dan membalas semua bantuan yang telah diberikan kepada kami. Kami menyadari bahwa selama pelaksanaan kujungan terdapat banyak kekurangan dan kekhilafan yang kami lakukan, untuk itu kami memohon maaf kepada semua pihak yang terkait. Dan kami menyadari pula bahwa Laporan Kunjungan ini tidak sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan kesempurnaan hanya milik Allah SWT.



Pagatan, 31 Oktober 2019



iii



DAFTAR ISI



Halaman LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................ii KATA PENGANTAR............................................................................................iii DAFTAR ISI...........................................................................................................iv DAFTAR GAMBAR............................................................................................viii DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................ix DAFTAR SINGKAT...............................................................................................x BAB IPENDAHULUAN.........................................................................................1 1.1



Maksud dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan............................................1



1.1.1



Tujuan Praktik kerja lapangan (PKL)........................................................2



1.1.2



Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan.............................................3



1.2



Istilah-istilah..............................................................................................3



BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................7 2.1



Pengertian Instalasi Farmasi......................................................................7



2.1.1



Tugas gudang farmasi Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut :....7



2.1.2



Fungsi Instalasi Farmasi............................................................................8



2.1.3



Tujuan Gudang Farmasi.............................................................................8



2.1.4



Pengelolaan SDM di UPTD.......................................................................9



2.2



Visi dan Misi.............................................................................................9



2.3



Struktur Organisasi..................................................................................10



2.4



Pengelolaan Sedian Farmasi & Perbekalan Kesehatan...........................10



2.4.1



Obat bebas, bebas terbatas, keras.............................................................11



2.4.2



Narkotika, Psikotrafika dan Prekursor.....................................................55



2.4.3



Pengelolaan barang kadaluarsa dan barang rusak....................................58



iv



2.4.4



Pemusnahan barang kadaluarsa dan barang rusak...................................58



BAB III PEMBAHASAN( KEADAAN RILL DIBANDINGKAN DENGAN TEORITIS).............................................................................................................66 3.1



Sejarah Instalasi Farmasi Kabupaten......................................................66



3.2



Visi dan Misi..........................................................................................67



a.



Visi..........................................................................................................68



b.



Misi.........................................................................................................68



3.3



Struktur Organisasi..................................................................................68



3.3.1



Kepala IFK...............................................................................................69



3.3.2



Sub Bagian Tata Usaha............................................................................69



3.3.3



Bagian Penyimpanan dan pelaporan........................................................70



II.1.4



Bagian Distribusi dan Pengamanan.........................................................70



II.1.5



Pengelola Obat Program..........................................................................70



6.4



Perencanaan.............................................................................................70



6.5



Pengadaan................................................................................................70



6.6



Penerimaan..............................................................................................71



3.6



Penyimpanan...........................................................................................71



3.7



Pendistribusian........................................................................................73



3.8



Pelaporan.................................................................................................74



3.9



Pemusnahan.............................................................................................75



BAB IV PENUTUP...............................................................................................76 4.1



Kesimpulan..............................................................................................76



4.2



Saran........................................................................................................76



DAFTAR PUSTAKA............................................................................................76



v



DAFTAR TABEL Tabel 2. 1 Riwayat banguan IFK...........................................................................66 Tabel 2. 2 Jumlah pelayanan kesehatan.................................................................67



DAFTAR GAMBAR Gambar 2. 1 Struktur organisasi IFK.....................................................................10 Gambar 2. 2 Bangunan IFK...................................................................................66



DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Ruang administrasi IFK.....................................................................77 Lampiran 2 Ruang Penyimpanan Vaksin..............................................................77 Lampiran 3 Ruang Penyimpanan Obat Eceran.....................................................78 Lampiran 4 Lemari Narkotik dan Psikotrapika.....................................................78 Lampiran 5 Ruang Penyimpanan Obat kemesan Kardus/besar............................79 Lampiran 6 Ruanga penyimpanan BMHP............................................................79 Lampiran 7 Proses Penyiapan Obat......................................................................80 Lampiran 8 Alur penerimaan di IFK.....................................................................81 Lampiran 9 Mekanisme permintaan & pendistribusian di IFK............................82



vi



DAFTAR SINGKAT AA



: Asisten Apoteker



Alkes



: Alat Kesehatan



APBD



: Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah



APBN



: Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara



BAKHP



: Bahan Alat Kesehatan Habis Pakai



BPOM



: Balai Pengawas Obat dan Makanan



DAK



: Dana Alokasi Khusus



DINKES



: Dinas Kesehatan



ED



: Expired Date



FEFO



: First Expired First Out



FIFO



: First In First Out



GFK



: Gudang Farmasi Kabupaten/Kota



JKN



: Jaminan Kesehatan Nasional



KIA



: Kesehatan Ibu dan Anak



KONAS



: Kebijakan Obat Nasional



LBI



: Laporan Bulanan



LIFO



: Last In First Out



LPLPO



: Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat



PerBup



: Peraturan Bupati



PerMenKes



: Peraturan Menteri Kesehatan



PKD



: Pelayanan Kesehatan Dasar



PKL



: Praktek Kerja Lapangan



PUSKESMAS : Pusat Kesehatan Masyarakat SDM



: Sumber Daya Manusia



SKN



: Sistem Kesehatan Nasional



UPTD



: Unit Pelaksana Teknis Daerah



vii



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Maksud dan Tujuan kunjungan ke UPT Gudang Farmasi Obat adalah benda atau zat yang dapat digunakan untuk merawat penyakit, membebaskan gejala, atau mengubah proses kimia dalam tubuh. Obat selalu digunakan dalam pelayanan kesehatan.Maka obat perlu dikelola dengan baik, efektif dan efisien.Pengelolaan tersebut bertujuan untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah yang cukup, sehingga mudah di peroleh pada waktu dan tempat yang tepat. Oleh karena itu, pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin ketersediaan,  pemerataan dan keterjangkaun obat untuk pelayanan kesehatan dasar. Manajemen



pengelolaan



obat



merupakan



bagian



dari



upaya



pembangunan dibidang obat. Kebijakan dari pemerintah terhadap peningkatan akses obat diselenggarakan melalui beberapa kebijakan yaitu : undang-undang No.6 Tahun 2009 tentang kesehatan, peraturan pemerintah No.51 tentang pekerjaan kefarmasian, Sistem Kesehatan Nasional (SKN) dan kebijakan obat nasional (KONAS). Salah satu sistem SKN 2009 adalah obat dan perbekalan kesehatan. Gudang farmasi adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat pengelolaan obat  pemerintah meliputi obat dari dana APBN, APBD maupun JKN.



Manajemen



 pebekalan



obat



dan



perbekalan



kesehatan



meliputi



perencanaan, pengadaan,  penerimaan, penyimpanan serta pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan ke puskesmas-puskesmas yang ada di wilayah kabupaten Tanah Bumbu. Unit pelaksanaan teknis daerah Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu sebagai



UPTD



pemeliharaan



melakasanakan



untuk



menjamin



fungsi mutu



perencanaan, obat



dan



penyimpanan



alat



kesehatan



dan dan



pelayananpendistribusi obat dan alat kesehatan kepada puskesmas kabupaten/kota dalam rangka  pemerataan kesehatan. .



Seorang calon tenaga teknis kefarmasian selain memiliki kemampuan dalam aspek pelayanan kefarmasian juga dituntut untuk memiliki pengatahuan dan manajemen yang baik seperti manajemen perencanaan, pengadaan,  penyimpanan, pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan. Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam  pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedia nya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat di peroleh pada saat yang diperlukan.Untuk mencapai tujuan tersebut, perencanaan yang merupakan salah satu fungsi dari pengelolaan obat harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat yang telah direncanakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran dan tepat guna. Untuk mendukung hal ini, perencanaan obat secara terpadu antara obat untuk pelayanan kesehatan dasar dengan obat program merupakan langkah yang harus dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam perencanaan dan  pengedaan obat di sektor publik. Keberadaan Instalasi Farmasi kab. Tanah Bumbu, sangat lah berarti karna Instalasi Farmasi ini memudahkan peskesmas sekabupaten Tanah Bumbu untuk memperoleh  perbekalan farmasi dan alat kesehatan untuk pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit di wilayah kerja masingmasing. Sebagai seorang yang menekuni dibidang kesehatan khususnya farmasi hendaklah mengetahui gambaran umum.Struktur organisasi tugas pokok dan fungsi gudang farmasi kab/kota, agar kelak saat kita bekerja di instalasi serupa tidak mengalami kesulitan-kesulitan dalam melakukan aktifitas.Maka untuk itu penyusunan laporan ini di harapkan dapat membantu kita dalam memulai beraktifitas di Instalasi Farmasi Kabupaten. 1.1.1



Tujuan kunjungan ke UPT Gudang Farmasi Melalui kegiatan kunjungan di UPT gudang farmasi kab.Tanah Bumbu



siswa di harapkan mampu : 1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi Instalasi Farmasi di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu.



2. Mengetahui cara perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, dan pemusnahan obat kada luarsa di UPT Instalasi Kabupeten Tanah Bumbu. 3. Melakukan monitoring terhadap waktu kada luarsa obat di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. 1.1.2



Manfaat Pengantar kunjungan kunjungan ke UPT Gudang Farmasi



2. Dapat megetahui tugas pokok dan fungsi Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. 3. Dapat mengetahui cara perencanaan, pengadaan, penerimaan,  penyimpanan, distribusi, dan pemusnahan obat kadaluarsa di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. 4. Ikut serta melakukan kegiatan kefarmasian di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. Sekaligus mendapat pelajaran berharga mengenai pengelolaan obat di lapangan secara professional. 5. Dapat melakukan monitoring terhadap waktu kadaluarsa obat di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. Mampu membangun komunikasi yang baik dengan pihak dari UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu, agar memperoleh ilmu yang bermanfaat mengenai  pengelolaan obat di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu. 1.2 Istilah-istilah 1) Perbekalan Kesehatan Menurut PP No. 36 tahun 2009, Perbekalan Kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. 2) Pekerjaan Kefarmasian Menurut PP No.51 tahun 2009, Pekerjaan Kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sedian farmasi, pengamanan , pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. 3) Obat



Menurut UU No. 36 tahun 2009, obat adalah bahan atau panduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki system fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pengadaan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia. 4) Obat Jadi Menurut PERMENKES RI.949/Menkes/Per/IV/2000, obat jadi adalah sedian atau panduan bahan-bahan termasuk produk biologi dan kontrasepsi, siap digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki system fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnose, pencegahan , penyembuhan, pemulihan, dan peningkatan kesehatan. 5) Obat Paten Obat peten adalah obat jadi dengan nama dagan yang terdaftar dengan nama si pembuat atau yang dikuasakannya dan dijual dalam bentuk asli dari pabrik yang memproduksinya. 6) Obat Generik Obat generik adalah obat dengan nama resmi yang ditetapkan oleh FI menurut zat berkhasiat yang dikandungnya. 7) Obat Essensial Obat Essensial adalah obat yang digunakan oleh sebagai masyarakat bergantung dari penyakit yang dominasi yang ada dimasyarakat atau obat yang paling dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat terbanyak dan tercamtum dalam daftar obat essensial yang ditetapkan oleh materi kesehatan. 8) Obat Tradisional Menurut UU No. 36 tahun 2009 adalah bahan ramuan bahan yang berupa tumbuhan, bahan hewan, bahan mineral, sedian sarian(galenik), atau campuran dari bahan tersebut yang secara turun-temurun telah digunakan untuk pembuatan, dan dapat ditetapkan sesuai dengan norma yang berlaku dimasyarakat. 9) Alat Kesehatan



Menurut UU No. 36 tahun 2009 adalah instrument, apparatus, mesin dan/atau implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendignosa, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan/atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. 10) Narkotika Menurut UU No.35 tahun 2009 adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetik maupun semisintetik, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilang rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. 11) Psikotrafik Menurut UU No.5 tahun 1997 adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintetik bukan narkotik yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktifitas dan prilaku. 12) Injeksi Injeksi adalah sediaan steril berupa larutan, emulsi atau suspense atau serbuk yang harus dilarutkan atau disuspensikan terlebih dahulu sebelum digunakan, yang disuntikan dengan cara merobek jaringan kedalam kulit atau melalui kulit atau selaput lendir. 13) Tablet Tablet adalah sediaan padat yang mengandung satu atau lebih bahan obat dengan tanpa pengisi. 14) Kapsul Kapsul adalah sediaan padat yang terdiri dari satu atau lebih obat dalam cangkang keras atau lunak yang dapat larut. 15) Syrup Syrup adalah sediaan cair berupa larutan yang mengandung sakarosa.



16) Tetes mata Tetes mata adalah steril berupa larutan atau suspense, digunakan untuk mata dengan meneteskan cairan obat pada selaput lendir mata disekitas kelopak mata dan bola mata. 17) No Batch Penandaan yang terdiri dari angka atau huruf atau gabungan keduanya, yang merupakan tanda pengenal suatu batch, yang memungkinkan penelisuran kembali riwayat lengkap pembuatanbets tersebut,termasuk seluruh tahap produksi, pengawasan dan distribusi. 18) Kartu stok Kartu yang digunakan untuk mencatat mutasi obat ( prnerimaan, pengeluaran, hilang , rusak, atau kadaluarsa). 19) Stock opname Kegiatan yang dilakukan menyamakan jumlah fisik dengan kartu stok obat dalamsatuperiod



BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1



Pengertian Instalasi Farmasi Instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan merupakan unit



pelaksanaan teknis dinas kesehatan yang bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui dinas kesehatan, mempunyai tugas menerima, meyimpanan, memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan,  perbekalan dan perlengkapan kesehatan dan pelaksanaan urusan ketatausahaan. 2.1.1 a.



Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut :



Instalasi Farmasi mempunyai tugas mengadakan, menerima, menyimpan, memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan, perbekalan dan perlengkapan kesehatan.



b.



Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada poin di atas adalah sebagai berikut: 1) Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom up” 2) Perhitungan rencana keutuhan obat untuk 1 tahun anggaran disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidimiologi. 3) Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih. 4) Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota mengajukan rencana kebutuhan obat kepada pemerintah kabupaten/kota, pusat,  provinsi, dan sumber lainnya. 5) Melakukan pelatihan petugas pengelola obat publik dan  perbekalan kesehatan untuk puskesmas. 6) Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi ketersediaan obat publik dan perbekalan kesehatan ke puskesmas. 7) Melaksanakan kabupaten/kota



advokasi



penyediaan



anggaran



kepeda



pemerintah



8) Dinas



kesehatan



kabupaten/kota



bertanggung



jawab



terhadap



pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar. 9) Dinas kesehatan kabupaten/kota bertanggung jawab terhadap  jaminan mutu obat yang ada di gudang farmasi. 2.1.2



Fungsi Instalasi Farmasi Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud tersebut di atas Instalasi



Farmasi dan perlengkapan kesehatan mempunyai fungsi: a.



Perencanaan koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas di lingkungan unit



b.



Menyimpan dan mendistribusian obat-obatan, alat kesehatan dan  perbekalan kesehatan lainnya pada unit-unit pelayanan kesehatan.



c.



Pelaksanaan perncatatan dan evaluasi mengenai ketersediaan/  penggunaan obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.



d.



Pelaksanaan pembinaan pemeliharaan mutu obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.



e.



Pengamatan secara umum terhadap khasiat obat yang ada dalam  persediaan.



f.



pemberian informasi mengenai pengelolaan obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.



2.1.3



Tujuan Instalasi Farmasi



Tujuan umum : Terlaksananya ketersediaan , pemerataan, mutu, dan keterjangkauan sediaan farmasi dan alat kesehatan secara aman, efektif dan efisien pada instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan. Tujuan khusus : Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat yang merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat. a. Terlaksananya pengendalian persediaan obat dan pembekalan kesehatan b.



Meningkatnya kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga farmasi dengan adanya jabatan fungsional



c. Pengelolaan SDM di UPTD, sehingga efektif dan efisien. 2.1.4



Pengelolaan SDM di UPTD Agar organisasi di Instalasi Farmasi berjalan lancar, maka diperlukan



tenaga yang sesuai untuk pengelolaan obat. Tenaga yang dibutuhkan untuk menjalankan manajemen di Instalasi Farmasi adalah: Apoteker, Asisten Apoteker, Tenaga SMU/Sarjana lainnya. Menurut Depkes (2005), jumlah tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akan memudahkan organisasi mencapai tujuan. 2.2



Visi dan Misi Visi “Terwujud Indonesia berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan



gotong royong”. Misi 1. Terwujudnya keamanan nasional yang mampu menjaga kedaulatan wilayah, menopang kemandirian ekonomi dengan mengamankan sumber daya maritim dan mencerminkan kepribadian Indonesia sebagai negara kepulauan. 2. Mewujudkan



masyarakat



maju,



berkesinambungan



dan



demokratis



berlandaskan negara hukum. 3. Mewujudkan politik luar negeri bebas dan aktif serta memperkuat jati diri sebagai negara maritim. 4. Mewujudkan kualitas hidup manusia lndonesia yang tinggi, maju dan sejahtera. 5. Mewujudkan bangsa yang berdaya saing. 6. Mewujudkan Indonesia menjadi negara maritim yang mandiri, maju, kuat dan berbasiskan kepentingan nasional, serta 7. Mewujudkan masyarakat yang berkepribadian dalam kebudayaan.



2.3 Struktur Organisasi



KEPALA INSTALASI FARMASI



KELOMPOK JAPUNG



SUBBAG TATA USAHA



SEKSI PENYIMPANAN &



SEKSI DISTRIBUSI &



Gambar 2.1 Struktur organisasi IFK 2.4



Pengelolaan Sedian Farmasi & Perbekalan Kesehatan Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di instalasi farmasi kabupaten



meliputi  perencanaan, pengadaan/ penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan dan pendistribusiaan persediaan obat dan perbekalan kesehatan kepada puskesmas di kabupaten, sarana kesehatan dan pihak lainnya.Pada berbagai upaya pelayanan kesehatan, obat merupakan salah satu unsur penting.Diantara berbagai alternatif yang ada, intervensi dengan obat merupakan intervensi yang paling besar digunakan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan.Dalam



rangka



pembangunan



kesehatan



di



daerah



diperlukan



keseimbangan dan kesinambungan untuk kelangsungan program-program kesehatan, yang didukung oleh ketenagaan, pembiayaan dan sarana prasarana yang memadai. Dalam upaya meningkatkan ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan sangat diperlukan optimalisasi pemanfaatan dana, efektivitas penggunaan serta pengendalian persediaan dan pendistribusian dari Instalasi Farmasi Kabupaten/



Kota ke Unit Pelayanan Kesehatan. Untuk melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di Instalasi farmasi Kabupaten/ Kota harus mengacu kepada pedoman pengadaan dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Tujuan Pedoman Perencanaan dan Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan antara lain adalah: a.



Tersusunnya rencana kebutuhan dan jadwal pengadaan secara tepat waktu untuk Pelayanan Kesehatan Dasar.



b.



Tercapainya penggunaan alokasi dana obat dan perbekalan kesehatan untuk Unit Pelayanan Kesehatan Dasar di Kabupaten/ Kota secara berdaya guna dan berhasil guna.



c.



Terlaksananya pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan untuk Unit Pelayanan Kesehatan Dasar di Kabupaten/ Kota yang mendekati kebutuhan nyata.



d.



Terjaminnya ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan di Unit Pelayanan Kesehatan Dasar.



Sasaran pedoman ini adalah : a. Terlaksananya Perencanaan dan Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar. b. Digunakannya Pedoman Perencanaan dan Pengadaan oleh Tim Perencanaan Obat Terpadu di setiap Kabupaten/ Kota. 2.4.1 a.



Obat bebas, bebas terbatas, keras Perencanaan Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan awal yang



amat menentukan dalam perencanaan obat.Tujuan perencanaan obat dan perbekalan kesehatan yaitu untuk menetapkan jenis serta jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk obat program kesehatan yang telah ditetapkan. Berkaitan dengan hal tersebut, diperlukan koordinasi dan keterpaduan dalam hal perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sehingga pembentukan tim perencanaan obat terpadu merupakan suatu kebutuhan dalam



rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana melalui koordinasi, integrasi dan sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat di setiap kabupaten/kota. Tujuan dari perencanaan adalah agar terjadi kesinambungan antara permintaan dan ditribusi, sehingga distribusi obat berjalan lancar dari  pihak instalasi farmasi ke pihak yang membutuhkan serta menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat. Manfaat perencanaan obat terpadu: 1. Menghindari tumpang tindih penggunaan anggaran. 2. Keterpaduan dalam evaluasi, penggunaan dan perencanaan. 3. Kesamaan persepsi antara pemakai obat dan penyedia anggaran. 4. Estimasi kebutuhan obat lebih tepat 5. Koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat. 6. Pemanfaatan dana pengadaan obat dapat lebih optimal Tim Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Terpadu di Kabupaten/ kota dibentuk melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota. 1. Susunan Tim Teknis Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Terpadu Kabupaten/ kota. Tim Perencanaan Terpadu terdiri dari: Ketua



: Kepala Bidang yang membawahi program kefarmasian di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota



Sekretaris



: Kepala Unit Pengelola Obat Kabupaten/ Kota atau Kepala Seksi



Farmasi



yang



menangani



kefarmasian



Dinas



Kesehatan Anggota



: Terdiri dari unsur-unsur unit terkait : - Unsur Sekretariat Daerah Kabupaten/ Kota - Unsur Program yang terkait di Dinkes Kabupaten/Kota - Unsur lainnya



2. Tugas dan fungsi Tim Teknis Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Terpadu : a. Ketua mengkoordinasikan kegiatan Tim Teknis Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Terpadu.



b. Sekretaris mempersiapkan daftar perencanaan dan pengadaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan c. Unsur Sekretariat Daerah Kabupaten/ kota menyediakan informasi ketersediaan dana APBD yang dialokasikan untuk obat dan perbekalan kesehatan. d. Unsur pelaksana Program Kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota memberikan informasi data atau target sasaran program kesehatan. Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat Pengadaan obat diawali dengan perencanaan kebutuhan dimana kegiatan yang dilakukan adalah: a) Tahap Pemilihan Obat Pemilihan obat berdasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum dalam Daftar Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dan Daftar Obat Essensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku dengan patokan harga sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan tentang Daftar Harga Obat untuk Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dan Obat Program Kesehatan. Fungsi pemilihan obat adalah untuk menentukan apakah obat benarbenar diperlukan sesuai dengan pola penyakit yang ada. Pada perencanaan kebutuhan obat, apabila dana tidak mencukupi, perlu dilakukan analisa



kebutuhan sesuai anggaran yang ada(dengan



menggunakan metode perhitungan ABC) dan untuk seleksi obat perlu dilakukan analisa VEN. Untuk mendapatkan perencanaan obat yang tepat, seleksi kebutuhan obat harus mempertimbangkan beberapa hal berikut : 1) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek samping yang akan ditimbulkan.



2) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin, hal ini untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis. 3) Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali jika obat tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibandingkan obat tunggal. 4) Memiliki rasio manfaat/biaya yang paling menguntungkan. b) Tahap Kompilasi Pemakaian Obat Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian setiap bulan dari masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas selama setahun, serta untuk menentukan stok optimum (stok kerja ditambah stok pengaman = stok optimum). Data pemakaian obat di puskesmas diperoleh dari LPLPO dan Pola Penyakit (LB 1). Informasi yang didapat dari kompilasi pemakaian obat adalah: 1) Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas. 2) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas. 3) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kabupaten/ Kota. 4) Pola penyakit yang ada. Manfaat informasi yang didapat: 1) Sebagai sumber data dalam menentukan jenis dan kebutuhan obat. 2) Sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian tahun mendatang. Kegiatan yang harus dilakukan: 1) Langkah pertama adalah pengisian Formulir Kompilasi dari masing masing jenis obat untuk seluruh puskesmas. 2) Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat



Menentukan kebutuhan obat merupakan salah satu pekerjaan kefarmasian yang harus dilakukan oleh Apoteker di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu (termasuk obat program), maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, jumlah dan waktu serta mutu yang terjamin. Untuk menentukan kebutuhan obat dilakukan pendekatan perhitungan melalui metoda konsumsi dan atau morbiditas. Pemeriksaan organoleptik yang dilakukan sebagai berikut: Tablet



: - Kemasan dan label - Bentuk fisik ( basah,lengket) - Warna, bau dan rasa



Tablet salut



: - Kemasan dan label - Bentuk fisik (basah,lengket) - Warna, bau dan rasa



Kapsul



: - Kemasan dan label - Bentuk fisik (basah,lengket, terbuka, kosong) - Warna, bau



Cairan



:- Kemasan dan label - Kejernihan, homogenitas -Warna, rasa



Salep



:-Warna konsituen - Homogenitas - Kemasan dan label



Injeksi



:-Warna - Kejernihan untuk larutan injeksi - Homogenitas untuk serbuk injeksi - Kemasan dan label



1. Persyaratan Pemasok Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok sebagai berikut :



a. Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi/Industri Farmasi yang masih berlaku. b. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan. c. Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat CPOB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan. d. Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat. e. Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian. f. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak. 2. Penentuan Waktu Pengadaan dan Kedatangan Obat Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data: a. Sisa stok dengan memperhatikan waktu b. Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran c. Rata-rata pemakaian d. Waktu tunggu/ lead time Berdasarkan data tersebut dapat dibuat: a. Profil pemakaian obat. b. Penetapan waktu pesan. c. Waktu kedatangan obat. g. Penerimaan dan pemeriksaan barang



Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya. Beberapa ketentuan yang harus di laksanakan berkenaan dengan  prosedur penerimaan obat dan perbekalan kesehatan yaitu : 1) Dasar a) Surat order pembelian atau kontrak b) Faktur pengantar 2) Proses a) Cek keabsahan dukumen b) Cek keabsahan barang c) Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat) dan faktur pengantar d) Cek kualitas barang e) Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat) dan faktur pengantar f) Bila semua sesuai, buat BA (berita acara) penerimaan g) Buat laporan penerimaan h) Catat pada buku masuk i) Catat pada kolom gudang dan kolom kurang j) Lanjut dengan proses penyimpanan Dalam hal ini penerimaan barang hal-hal yang harus diperhatikan adalah : a) Sumber barang obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK), APBD (DAU, program-program dinas kesehatan, bantuan kemanusiaan (jika terjadi bencana alam. b) Kondisi barang c) Tanggal kadaluarsa (Expired Date) d) Jumlah barang h. Penyimpanan dan Pemeliharaan a. Diskriptif



Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat dan perbekalan kesehatan. b. Tujuan Tujuan penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk : 1. Memelihara mutu obat 2. Menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah 3. Menjaga kelangsungan persediaan 4. Memudahkan pencarian dan pengawasan c. Kegiatan Penyimpanan Kegiatan penyimpanan obat meliputi: 1. Penyiapan sarana penyimpanan 2. Pengaturan tata ruang 3. Penyusunan obat 4. Pengamatan mutu obat 1. Penyiapan Sarana Penyimpanan Ketersediaan sarana yang ada di unit pengelola obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi. Adapun sarana yang minimal sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut : a. Gedung dengan luas 300 m2 – 600 m2 b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1 – 3 unit c. Komputer + Printer dengan jumlah 1 – 3 unit d. Telepon & Facsimile dengan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan: 1) Rak : 10 - 15 unit 2) Pallet : 40 - 60 unit 3) Lemari :



5 - 7 unit



4) Lemari Khusus :



1



unit



5) Cold chain ( medical refrigerator )



6) Cold Box 7) Cold Pack 8) Generatorf. f. Sarana Administrasi Umum: 1) Brankas : 1 Unit 2) Mesin Tik : 1 – 2 unit 3) 3) Lemari arsip : 1 – 2 unit g. g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan: 1) Kartu Stok 2) Kartu Persediaan Obat 3) Kartu Induk Persediaan Obat 4) Buku Harian Pengeluaran Barang 5) SBBK (Surat Bukti Barang Keluar) 6) LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat) 7) Kartu Rencana Distribusi 8) Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum 2. Pengaturan Tata Ruang Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.Pengaturan tata ruang selain harus memperhatikan kebersihan dan menjaga gudang dari kebocoran



dan



hewan



pengerat



juga



harus



diperhatikan



ergonominya. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut : a. Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut: 1) Gudang jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat,



perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan. 2) Berdasarkan arah arus



pene rimaan



dan



pengeluaran



obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem : a) Arus garis lurus b) Arus U c) Arus L 3) Sirkulasi udara yang baik Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja petugas. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan suhu. b. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan pemindahan obat. Penggunaan pallet memberikan keuntungan : 1) Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir, serangan serangga (rayap). 2) Melindungi sediaan dari kelembaba. 3) Memudahkan penanganan stok 4) Dapat menampung obat lebih banyak. 5) Pallet lebih murah dari pada rak c. Kondisi penyimpanan khusus 1. Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik (harus tersedianya generator).



2. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter dan pestisida harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk d. Pencegahan kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain.Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup.Contohnya tersedia bak pasir, tabung pemadam kebakaran, karung goni, galah berpengait besi. 3. Penyusunan Stok Obat Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.



Untuk



memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal. b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch. c. Gunakan lemari



khusus



untuk



menyimpan



narkotika



dan



psikotropika. d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. Perhatikan untuk obat yang perlu penyimpanan khusus.



e. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. f. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing. 4. Pengamatan mutu obat Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium. Tanda-tanda perubahan mutu obat : a. Tablet 1) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa 2) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab. 3) Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat b. Kapsul 1) Perubahan warna isi kapsul 2) Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya c. Tablet salut 1) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna. 2) Basah dan lengket satu dengan yang lainnya. 3) Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik. d. Cairan 1) Menjadi keruh atau timbul endapan. 2) Konsistensi berubah. 3) Warna atau rasa berubah. 4) Botol-botol plastik rusak atau bocor 5) Salep 1) Warna berubah



2) Pot atau tube rusak atau bocor 3) Bau berubah 4) Injeksi 1) Kebocoran wadah (vial, ampul) 2) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi 3) Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan 4) Warna larutan berubah Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadaluwarsa adalah : a. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan/ label khusus b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang berlaku. c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta dibuat Berita Acaranya. i. Distribusi a. Deskripsi Distribusi



adalah



suatu



rangkaian



kegiatan



dalam



rangka



pengeluaran dan pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan.Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat. b. Tujuan distribusi 1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan. 2. Terjaminnya



mutu



obat



dan



perbekalan



kesehatan



pada



saat



pendistribusian. 3. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan. 4. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan 5. Lihat persyaratan (GDP/WHO)



c.



Kegiatan Distribusi



Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari: 1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan. 2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk: a. Program kesehatan b. Kejadian Luar Biasa (KLB) c. Bencana (alam dan sosial) Tata Cara Pendistribusian Obat 1.



IFK Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.



2.



Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.



3.



Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.



Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Pencatatan Harian Pengeluaran Obat Obat yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat sesuai data obat dan dilakukan dokumentasi. Fungsi buku harian pengeluaran obat Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obat maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.



j. Pencatatan dan pelaporan a. Deskripsi Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota



merupakan



rangkaian



kegiatan



dalam



rangka



penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. b. Tujuan pencatatan dan pelaporan Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh IFK. c. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : 1. Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung Perencanaan Pengadaan Obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK. 2. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di IFK. 3. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. 4. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di IFK dibagi dengan pemakaian rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan. Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas IFK dapat mempergunakan catatan pada kartu Realisasi Pengadaan Obat untukmemberikan umpan balik kepada pemegang kebijakan agar mempercepat pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui.Jika semua



pengadaan telah dilakukan, maka petugas IFK harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh UPK. Tingkat kecukupan dan sisa stok obat di IFK dalam mendukung rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. d. Laporan Pengelolaan Obat Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, maka IFK memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun IFK terdiri dari : 1.



Laporan dinamika logistik dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke Walikota/Bupati dengan tembusan kepada Kadinkes Provinsi tiga bulan sekali dan dari Provinsi ke Kementrian Kesehatan Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes tiga bulan sekali



2.



Laporan tahunan/ profil pengelolaan obat Kab/ Kota dikirim kepada Dinkes Provinsi dan setelah dikompilasi oleh Dinkes Provinsi dikirimkan kepada Kemenkes Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes



5. Pencatatan dan pelaporan terdiri dari a. Kartu stok dan kartu stok induk b. LPLPO dan SBBK c. Buku penerimaan d.



Buku pengeluaran



6. Pencatatan dan Kartu Stok a. Fungsi : 1) Kartu



stok



digunakan



untuk



mencatat



mutasi



obat



(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa). 2) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.



3) Tiap



baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu)



kejadian mutasi obat. 4) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya. b. Kegiatan yang harus dilakukan : 1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan 2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari. 3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok. 4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan. c. Informasi yang didapat : 1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok). 2) Jumlah obat yang diterima. 3) Jumlah obat yang kelua. 4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa. 5) Jangka waktu kekosongan obat a. Manfaat informasi yang didapat : 1) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat. 2) Penyusunan laporan. 3) Perencanaan pengadaan dan distribusi. 4) Pengendalian persediaan. 5) Untuk pertanggung jawaban bagi Petugas Penyimpanan dan Penyaluran. 6) Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan/ Bendaharawan Obat. b. Petunjuk pengisian : 1. Petugas



penyimpanan



dan



penyaluran



mencatat



segala



penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok (Formulir I)



sesuai dengan apa yang tercantum didalam BAPPB, Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain yang sejenis. 2. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut : a) Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau diganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain). b) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas



sehingga memudahkan pengeluaran dan



perhitungan. c) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat-obat berat. d) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh Petugas Penyimpanan dan Penyaluran. e) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari dan lainlain) f) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus. Contoh : Eter, film dan lainlain. 3. Obat-obat disimpan menurut sistem FIFO (First in First Out) 4. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan 5. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan : a) Nama obat b) Kemasan c) Isi kemasan d) Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat 6. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut : a) Tanggal penerimaan atau pengeluaran. b) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.



c) Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim. d) No. Batch/No. Lot. e) Tanggal kedaluwarsa. f) Jumlah penerimaan. g) Jumlah pengeluaran. h) Sisa stok i) Paraf petugas yang mengerjakan 7. Pencatatan Kartu Stok Induk a. Fungsi : 1) Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,



pengeluaran,



hilang,



rusak



atau



kedaluwarsa). 2) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran. 3) Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat. 4) Data pada kartu stok induk digunakan sebagai : a) Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan. b) Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan



dan



distribusi



serta



pengendalian



persediaan. b. Kegiatan yang harus dilakukan: 1) Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. 2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari 3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok.



4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan. c. Informasi yang didapat: 1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok) 2) Jumlah obat yang diterima 3) Jumlah obat yang keluar 4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa 5) Jangka waktu kekosongan obat d. Manfaat informasi yang didapat: 1) Alat kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. 2) Alat bantu untuk : a) Penyusunan laporan b) Perencanaan pengadaan dan distribusi. c) Pengendalian persediaan e. Kegiatan yang harus dilakukan : 1) Petugas Pencatatan dan Evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok Induk (Formulir II) berdasarkan BAPPB, SBBK atau dokumen lain yang sejenis. 2) Kartu Stok Induk adalah : a) Sebagai pencerminan obat-obat yang ada di gudang. b) Alat pembantu bagi Ordonatur untuk pengeluaran obat. c) Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan. 3) Bagian judul pada kartu induk Persediaan Obat diisi dengan : a) Nama obat tersebut b) Satuan obat c) Sumber/asal obat



d) Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok tunggu (6 bulan). e) Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok kerja + stok tunggu + stok pengaman (± 18 bulan) 4) Kolom-kolom pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi sebagai berikut : a) Tanggal diterima atau dikeluarkan obat b) Nomor tanda bukti BAPPO dan atau DBMO dan lain-lain c) Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat. d) Sampai dengan (9) jumlah obat yang diterima berdasar sumber anggaran e) Sampai dengan (15) jumlah obat yang dikeluarkan f) Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam persediaan g) Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahun kadaluwarsa, nomor batch dan lain-lain. f. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) 1) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat disampaikan oleh Puskesmas/UPK ke IFK. Petugas pencatatan dan evaluasi melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari IFK lalu dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kabupaten/Kota.Formulir



yang



digunakan



sebagai



Dokumen Bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau disebut juga formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat. Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat.



2)



Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat dibuat rangkap 3 (tiga): a. Asli untuk Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Kabupaten/Kota b. Tindasan



1



dikirim



untuk



instansi



penerima



(RS/Puskesmas). c. Tindasan 2 untuk arsip Dinas Kesehatan Dati Kabupaten/Kota 3) Kegunaan LPLPO : a. Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. b. Sebagai



bukti



penerimaan



obat



di



Rumah



Sakit/Puskesmas. c. Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas



kepada



Dinas



Kesehatan



Kabupaten/Kota cq. IFK. d. Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas 4) Isi LPLPO: a. Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan . b.



Nama Puskesmas yang bersangkutan.



c. Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas. d.



Nama Kabupaten/Kota dari wilayah Kecamatan yang bersangkutan.



e. Tanggal pembuatan dokumen. f. Bulan bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas. g.



Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisi dengan nama bulan bersangkutan.



h. Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data obat) diisi dengan periode distribusi bersangkutan 5) Kolom pada Dokumen Bukti Mutasi Obat : a. Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini b. Nama dan kekuatan obat bersangkutan. c. Satuan bentuk sediaan, misalnya Tablet, Kapsul, Sirup, Tube dll. d. Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama dengan kolom sisa stok (8) dari formulir LPLPO pada awal bulan sebelumnya. e.



Jumlah satuan obat bersangkutan yang diterima selama bulan lalu. Data diambil dari kolom pemberian (15) dari formulir LPLPO bulan lalu. Jika pada bulan sebelumnya terdapat lebih dari 1 (satu) formulir LPLPO (karena ada pengajuan tambahan obat), maka kolom ini diisi dengan jumlah kolom (15) dari beberapa LPLPO tersebut.



f. Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan lalu, yaitu hasil penjumlahan kolom (4) dan (5) pada baris yang sama. g. Satuan bentuk sediaan, misalnya Tablet, Kapsul, Sirop, Tube dll. h. Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama dengan kolom sisa stok (8) dari formulir LPLPO pada awal bulan sebelumnya. i. Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan lalu, yaitu hasil penjumlahan kolom (4) dan (5) pada baris yang sama.



j. Jumlah persediaan satuan masing-masing obat yang dikeluarkan



selama



bulan



lalu,



yaitu



hasil



pengurangan kolom (6) dan (8) pada baris yang sama k. Jumlah satuan obat dalam tempat simpanannya pada saat LPLPO disusun. Data dapat dilihat pada baris terakhir kolom sisa stok (7), dalam masing-masing kartu stok tiap jenis obat. Kolom ini tidak boleh dibiarkan kosong l. Diisi oleh petugas IFK m. Jumlah satuan masing-masing obat yang dimintakan distribusinya. Kolom ini hanya diisi jika sedang mengajukan permintaan obat. n. Keterangan *) (*)



Kolom Keterangan diisi dengan keterangan



sebagai berikut: 1) Untuk



mengajukan



tambahan



obat



guna



mengatasi kekosongan obat, diisi dengan kata “kosong”. 2) Untuk



mengajukan



tambahan



obat



guna



mengatasi kenaikan kejadian penyakit, diisi dengan “jenis penyakit bersangkutan”. 3) Untuk pelaporan data kekosongan obat disi dengan “tanggal mulai terjadinya kekosongan obat”. 4) Kolom (16) ini disi jika kolom sisa stok (8) pada baris yang sama berisi angka 0 (nol). 5) Kolom kunjungan resep : diisi dengan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan selama bulan lalu. Kolom ini hanya diisi ketika melakukan pelaporan data obat saja.



6) Kolom melaporkan/ meminta : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang melaporkan data pemakaian/ sisa stok dan atau mengajukan permintaan obat. 7) Kolom mengetahui/menyetujui : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang menerima laporan data obat dan atau menyetujui pemberian obat. 8) Kolom menyerahkan obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang menyerahkan obat kepada satuan kerja yang memintanya. 9) Kolom menerima obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas yang menerima penyerahan obat oleh petugas yang menyerahkan. 6) Surat Pengiriman Barang a. Petugas Penyimpanan dan Penyaluran mempersiapkan surat pengiriman obat (Formulir IV) dan mengisinya sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen yang dikirim bersama obat. b. Kolom-kolom pada Formulir Surat Kiriman Obat diisi sebagai berikut : 1) Jumlah koli 2) Nomor koli 3) Kalau koli pakai merk. 4) Jenis misalnya obat-obat / alat-alat kesehatan 5) Berat dalam kg 6) Keterangan



menurut



keperluan



(misalnya



dalam



membawa



obat



keadaan rusak/utuh). 7) Nama tempat IFK. 8) Nama/jabatan yang mengirim. 9) Nama



pengangkut



yang



tersebut/nama yang menerima obat.



10) Kerusakan,



kekurangan



pengiriman



menjadi



dan



kehilangan



tanggung



jawab



dalam jasa



pengangkutan, oleh karena itu pengecekan perlu dilakukan



didepan



petugas



jasa



pengangkutan/



pengirim 7) Laporan Pengelolaan Obat Tahunan a. Fungsi Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan obat di daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran b. Kegiatan yang harus dilakukan: 1) Menyiapkan data pencatatan obat per 31 Desember di tingkat IFK. 2) Menyiapkan data pencatatan obat per 31 Desember di tingkat puskesmas. 3) Menyusun daftar obat yang akan diterima pada tahun anggaran berjalan berasal dari berbagai sumber anggaran obat. 4) Mengevaluasi LPLPO untuk mendapatkan informasi: a. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 tahun anggaran. b. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran. c. Sebagai



pertanggungjawaban



dari



Dinas



Kesehatan



Kabupaten/Kota ke pihak yang berwenang c. Informasi yang didapat: 1) Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat IFK per 31 Desember. 2) Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Puskesmas per 31 Desember. 3) Pemakaian rata-rata perbulan untuk setiap jenis obat. 4) Tingkat kecukupan setiap jenis obat.



5) Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya. 6) Rencana pengadaan obat menurut sumber anggaran. 7) Biaya obat per kunjungan kasus d. Manfaat Informasi: 1) Sebagai



dasar



tindak



lanjut



peningkatan



dan



penyempurnaan pengelolaan obat di Kabupaten/Kota. 2) Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan Kabupaten/Kota.



2.4.2 a.



Narkotika, Psikotrafika dan Prekursor Perencanaan Perencanaan Narkotika, psikotrapika dan precursor sama dengan perencana obat oabat pada umumnya dengan menggunakan beberapa motode yaitu : Metode yang digunakan dalam melakukan perencanaan adalah : 1. Metode Morbiditas/Epidimiologi Metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat. 2.



Metode Konsumsi Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelum nya.



3.



Metode Campuran Metode yang merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidimiologi.



b.



Pengadaan Pengadaan



Obat-obat



Narkotika,



Psikotrafika,



dan



Prekursor



menggunakan system E-purchasing dengan menggunakan surat pesanan khusus yang ditanda tangani oleh Apoteker.Surat Pesanan obat-obat tersebut hanya menggunakan 1 ( satu) jenis obat Narkotika, sedangkan surat pesanan



obat psikotrafika dan precursor dapat satu jenis atau beberapa jenis obat. Surat Pesanan di serahkan langsung ke PBF. h. Penerimaan Penerimaan obat Narkotika, psikotrafika dan prekursor harus sesuai dengan surat penasan dan faktur atau surat pengantar barang, paling sedikit memuat : 1.



Nama Narkotika, psikotrafika, dan precursor farmasi



2.



Bentuk sediaan



3.



Kekuatan



4.



Kemasan



5.



Jumlah



6.



Tanggal kadaluarsa



7.



Nomor Batch



d.



Penyimpanan Tempat penyimpanan Narkotika, psikotrafika dan precursor farmasi di



fasilitas distribusi harus mampu menjaga keamanan, khasiat, dan mutu obat tersebut. 1. Tempat penyimpanan Narkotika, psikotrafika, dan precursor farmasi dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari khusus. 2. Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk penyimpanan barang selain Narkotika. 3. Tempat penyimpanan psikotrafika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain psikotrapika. 4. Tempat penyimpanan Prekursor Farmasi dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Prekursor. Syarat gudang penyimpanan Narkotika, psikotrafika, dan precursor adalah : a. Gudang khusus. 1. Dinding terbuat dari tembok dan hanya mempunyai pintu yang dilengkapi dengan pintu jeruji besi dengan 2 ( dua) buah kunci yang berbeda.



2. Langit-langit terbuat dari tembuk atau jeruji besi. 3. Gudang tidak boleh dimasuki oleh orang lain tanpa izin Apoteker penanggung jawab. 4. Kunci gudang dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab dan pegawai lain yang dikuasakan. b. Ruangan khusus. 1. Dinding dan langit-langit terbuat dari bahan yang kuat 2. Jika terdapat jendela atau ventelasi harus dilengkapi dengan jeruji besi 3. Mempunyai satu pintu dengan 2 ( dua) buah kunci yang berbeda. 4. Kunci ruang khusus dikuasai oleh Apoteker penenggung jawab/Apoteker yang ditunjuk dan pegawai yang dikuasakan. 5. Tidak boleh dimasuki oleh orang lain tanpa izin Apoteker penenggung jawab/Apoteker yang ditunjuk. c. Lemari khusus 1. Terbuat dari bahan yang kuat. 2. Tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 ( dua) buah kunci yang berbeda. 3. Harus diletakkan di ruangan khusus disudut gudang, untuk Instalasi Farmasi Pemerintah. 4. Diletakakn ditempat yang aman dan tidak terliahat oleh umum. 5. Kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk oleh pengawai lain yang dikuasakan.



d. Pendistribusian Penyaluran Narkotika, Psikotrafika dan Precursor ke puskesmas menggunkan LPLPO khusus yang ditanda tangani oleh Kepala Dinas Kesehatan dan kepala IFK. f.



Pelaporan



Instalasi Farmasi Kabupaten wajib membuat pencatatan mengenai pemasukan dan/ atau pengeluaran Narkotika, psikotrafika, dan prekursor farmasi. Instalasi Farmasi juga wajib membuat laporan penyaluran Narkotika, psikotrafika dan precursor farmasi dalam bentuk obat jadi kepada kepla dinas kesehatan provinsi atau kabupaten/kota setempat dengan tembusan kepala balai setempat. Pelaporan menggunakan system aplikasi sipnap secara elektonik, setiap bulan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya ini untuk obat-obat Narkotika, sedangkan psikotrapika dna precursor pelaporan dilakukan setiap tiga bulan sekali. Pelaporan tersebut mencakup atau terdiri atas : 1) Nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, psikotrapika, dan precursor. 2) Jumlah persediaan awal dan akhir bulan. 3) Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran. 4) Jumlah yang diterima. 5) Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran 6) Jumlah yang disalurkan 7) Nomor batch dan kadaluawarsa setiap penerimaan atau penyaluran dan persediaan awal dan akhir. 2.4.3



Pengelolaan barang kadaluarsa dan barang rusak Pengelolaan obat rusak dan ekspired diletakkan diruang yang berbeda



dengan ruang penyimpanan obat dan alkes dan lakukakan pencatatan. Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadaluwarsa adalah : a. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan/ label khusus. b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang berlaku. c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta dibuat Berita Acaranya 2.4.4



Pemusnahan barang kadaluarsa dan barang rusak. Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi



dalam rangka pembebasan barang milik/ kekayaan Negara dari tanguung  jawab



berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan  penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut : a) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ di musnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan  pemeliharaan,penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara. c) Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan. BAB III PEMBAHASAN ( KEADAAN RILL DIBANDINGKAN DENGAN TEORITIS)



3.1



Sejarah Instalasi Farmasi Kabupaten UPTD Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu berlokasi di Jalan



Lokalitbang Gunung Tinggi Kec. Batulicin Kab. Tanah Bumbu. UPTD Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu sebagai unit  pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten Tanah Bumbu merupakan tempat penerimaan,  pemeliharaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat-obatan dan  perbekalan kesehatan lainnya untuk mendukung pelayanan kesehatan dasar dan program pada unit pelayanan kesehatan di lingkungan dinas kesehatan kabupaten Tanah Bumbu.



Gambar 2.2 Bangunan IFK



Tabel 2.1Riwayat banguan IF



3.2



Visi dan Misi Instalasi Farmasi Kabupaten merupakan unsur pelaksana teknis khusus



untuk menangani pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di pimpin oleh kepala Instalasi



Farmasi Kabupaten , yang bertanggung jawab kepada Kepala



Dinas Kesehatan Kabupaten Tanah Bumbu.Visi dan Misi dari Instalasi Farmasi Kabupaten antara lain : a. Visi Menjadikan Instalasi yang profesional dalam pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan untuk menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu b. Misi 1. Melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan secara profesional 2. Mengendalikan ketersediaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai tingkat kecukupan dan jaminan mutu. 3. Meningkatkan dan mengembangkan SDM dan sarana pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan



3.3



Struktur Organisasi



a . K T U



m e i y P np a s r e i d t P K nu a p e i s b a l a e g d P n a l o d a nn e a g o r p P n m m n a K e o F p I l a r n a Sruktur organisasi IFK (Instalasi Farmasi Kabupaten Tanah Bumbu, 2018) UPTD Instalasi Farmasi memiliki struktur organisasi yang terdiri dari 1 Kepala Instalasi,1 sub bagian Tata Usaha dan bagian penyimpanan dan pelaporan, bagian pendistribusian dan bagian pengelola obat program, berikut ini adalah uraian dari masing-masing : 3.3.1



Kepala IFK Kepala



Instalasi



Farmasi



Kabupaten



Tanah



Bumbu



bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan semua unsur dilingkungan



IFK



dan



memberikan



bimbingan



serta



petunjuk–



petunjuk bagi pelaksanaan tugas masing–masing.Dalam melaksanakan tugasnya Kepala IFK wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk kepalaDinas Kesehatan kabupaten Tanah bumbu sesuai peraturan perundanganyang berlaku.



3.3.2



Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha di kepalai oleh kepala bagian TU dan mempunyai tugas melaksanankan penyusunan rencana dan program kerja serta memberikan pelayanan administrasi kepada semua unsur di lingkungan UPTD Instalasi Farmasi. Sub bagian Tata Usaha mempunyai uraian tugas sebagai berikut : a. Melaksanakan koordinasi penyiapan bahan penyusunan rencana dan program kerja UPTD b. Menyusun rencana dan program kerja UPTD. c. Menyiapkan bahan dan melaksanakan urusan tata usaha, urusan rumah tangga, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan kehumasan. d. Memberikan pelayanan administrasidi lingkungan UPTD. e. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis tentang rencana kerja dan pemberian pelayanan administrasi UPTD. f. Melaksanakan urusan kebersihan dan keamanan di lingkungan UPTD g. Menyiapkan bahan kerja sama dan koordinasi antar instansi terkait bidang tugasnya h. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan. i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugas.



3.3.3



Bagian Penyimpanan dan pelaporan Bagian



penyimpanan



dan



pelaporan



mempunyai



tugas



melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, ketersediaan obat dan penggunaan obat dan perbekalan kesehatan serta membuat laporan mutasi obat, dan perbekalan kesehatan. 3.3.4 Bagian Distribusi dan Pengamanan Bagian distribusi dan pengamanan mempunyai tugas melaksanakan pendistribusian dan pengamanan obat dan perbekalan kesehatan, menyiapkan bahan dan pengepakan sebelum obat dan perbekalan kesehatan didistribusikan.



3.3.5 Pengelola Obat Program Pengelola Obat Program mempunyai tugas melakukan penerimaan, penyimpanan dan pelaporan obat program.Program yang ada di IFK adalah BKIA, Malaria, TBC, Imunisasi, dan Filariasis. 3.4



Perencanaan Dalam perencanaan obat dan alkes Instalasi Farmasi Kabupaten tidak melakukan perencanaan tetapi perencanaan dilakukan oleh Dinas Kesehatan, IFK hanya diminta laporan stock akhir tahun sebagai pedoman persediaan akhir untuk perencanaan obat sebelum melakukan pengadaan obat dan alkes.



3.5



Pengadaan Pengadaan obat dan alkes di lakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Tanah Bumbu dengan berpedoman pada LPLPO. Pengadaan obat di Dinas Kesehatan Kabupaten Tanah Bumbu dilakukan oleh tim pengadaan dimana tim pengadaan mendapat sumber dana dari APBN, APBD (DAU, Penunjang, BMHP, Bahan kimia), DAK. IFK tidak melakukan pengadaan sendiri karena anggaran pembelanjaan perbekalan farmasi ada diangggarkan di Dinkes bukan di IFK.



3.6



Penerimaan Penerimaan perbekalan farmasi di IFK Tanah Bumbu dilakukan oleh Tim Pemeriksa Barang yang sudah mendapat SK dari Bupati. Tim pemeriksa terdiri dari 2 orang staf IFK dan 1 orang dari Dinas Kesehatan. Adapun yang harus diperhatikan dalam hal penerimaan barang yaitu : 1. Dasar a. Surat order pembelian atau kontrak b. Faktur pengantar 2. Proses a. Cek keabsahan dukumen b. Cek keabsahan barang



c. Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat) dan faktur pengantar. d. Cek kualitas barang e. Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat) dan faktur pengantar f. Bila semua sesuai, buat BA (berita acara) penerimaan g. Buat laporan penerimaan h. Catat pada buku masuk i. Catat pada kolom gudang dan kolom kurang j. Lanjut dengan proses penyimpanan 3. Sumber barang obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK), APBD (DAU, program-program dinas kesehatan, bantuan kemanusiaan (jika terjadi bencana alam) 4. Kondisi barang 5. Tanggal kadaluarsa (Expired Date) 6. Jumlah barang. 3.6



Penyimpanan Setelah sediaan farmasi diterima oleh IFK maka , sediaan farmasi akan disimpan di dalam gudang. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu obat/alkes, memudahkan dalam pengawasan. Ruang penyimpanan perbekalan farmasi di IFK terbagi menjadi 4 ruangan yaitu : 1. Ruangan penyimpanan vaksin 2. Ruangan penyimpanan BMHP 3. Ruangan penyimpan obat dengan eceran 4. Ruangan Penyimpanan obat dengan bentuk besar/koli. Ruangan penyimpan perbekalan farmasi sudah dilengkapi dengan AC dan suhu rungan selalu dicatat 2 kali sehari pagi dan sore.Ruangan juga terhindar dari sinar matahari langsung dan memiliki ventelasi udara.



Tata cara penyimpanan obat di Instalasi Farmasi: 1. Berdasarkan Alphabetis bentuk sediaan, stabilitas obat dan sifat-sifat obat. 2. Menggunakan rak dan pallet. 3. Menerapkan sistem FIFO (First In first Out ) yakni barang yang masuk pertama dikelurkan terlebih dahulu), dan FEFO(first Expired date FirstOut) yakni obat yang waktu kadaluarsanya mendekati dikeluarkan lebih dahulu. 4. Untuk sediaan Narkotik, Psikotropik dan Prekursor obat penting lainnya disimpan pada tempat khusus atau lemari khusus, tetapi belum mempunyai ruangan tersendiri yang dilengkapi dengan teralis teralis besi. 5. Cairan diletakkan di rak bagian bawah, obat tidak boleh terkena sinarmatahari langsung terutama antibiotik dan injeksi. 6. Alat kesehatan di letakkan ruangan khusus barang-barang BMHP. 7. Untuk Vaksin di simpan di ruangan khusus dengan menggunakan coold chain. 8. Untuk Obat-obat yang memelurkan rantai dingin disimpan dalam lemari es dengan suhu 2 C sampai dengan 8 C. 3.7



Pendistribusian Tujuan dari distribusi perbekalan farmasi adalah memenuhi kebutuhan obat yang di butuhkan oleh puskesmas. Tata cara pendistribusian: 1. Pihak puskesmas mengirimkan LPLPO yang sudah ditanda tangani oleh kepala puskesmas masing-masing ke Dinas kesehatan kemudian setelah mendapatkan persetujuan oleh kepala Dinas kesehatan. 2. Pihak IFK akan menyediakan obat – obat yang di butuhkan oleh pihak Puskesmas



yang



mendistribusikannya.



bersangkutan



pada



saat



itu



kemudian



3. IFK akan memberikan tanda terima kepada pihak Puskesmas yang bersangkutan dan pihak puskesmas tersebut harus menandatangani buktitanda terima tersebut yaitu berupa berita acara penyerahan obat. 4. Untuk pendistribusian vaksin, IFK tidak mengantarkan ke puskesmas tetapi pihak puskesmas khususnya pengelola vaksin program itu sendiri yang mengambil sendiri dikarena vaksin merupakan produk biologis yang rentan terhadap perubahan suhu disekitarnya. Vaksin sendiri harus terkait dengan rantai dingin maka dalam hal ini pendistribusiannya sangat diperhatikan sekali. Sistem pendistribusian menggunakan sistem FIFO (Frist In frist Out)dimana barang yang datang terlebih dahulu akan di distribusikan terlebih dahulu, dan sistem FEFO (First Expired Date First out) yaitu barang yang memiliki ED pendek/mendekati tanggal ED akan dikeluarkan terlebih dahulu. Selama satu tahun, di IFK ada dua belas kali distribusi ke empat belas puskesmas, yakni pada bulan Januari sampai dengan Desember.Dan juga secara insidentil, yaitu kebutuhan barang mendadak dari puskesmas, selama persediaan masih ada, pihak IFK harus menyediakannya. Setelah IFK mendistribusikan sediaan farmasi kepada puskesmas, pihak IFK akan memasukkan jumlah barang yang keluarkan dalam kartu stock dan menghitung sisa yang ada di Instalasi. 3.8



Pencatatan dan Pelaporan Instalasi melakukan pencatatan dan pelaporan setiap bulannya diantaranya laporan-laporan : 1. Laporan penggunaan pemakaian obat Narkotika, Psikotrafika dan Prekursor 2. Laporan stock opname 3. Laporan Mutasi Obat 4. Laporan Mutasi Obat-obat Program 5. Laporan Obat rusak dan kadaluarsa



6. Laporan asset 7. Laporan Ketersedian Obat. 8. Laporan stock opname 9. LPLPO Semua laporan-laporan tersebut dibuat dan ditanda tangani oleh kepala IFK.Setiap 1 jenis laporan dibuat 2 rangkap, 1 rangkap laporan ditujukan ke Dinas Kesehatan dan 1 rangkat lagi disimpan di IFK.Semua laporan dibuat pertanggal 1 diawal bulan. Pencatatan dan pelaporan terdiri dari 1. Kartu stok dan kartu stok induk 2. LPLPO dan SBBK 3. Buku penerimaan 4. Buku pengeluaran Kegiatan yang harus dilakukan : 1. Kartu stok diletakkan diruang administrasi. 2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari. 3. Setiap



terjadi



mutasi



obat (penerimaan,



pengeluaran,



hilang,



rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok. 4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.



3.9



Pemusnahan Sebelum melakukan pemusnahan petugas melakukan pengelolaan obat rusak dan ekspired diletakkan diruang yang sudah disiapkan.Ruangan untuk obat-obat tersebut masih satu tempat dengan ruang penyimpanan alkes/BMHP dan lakukakan pencatatan. Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadaluwarsa adalah : 1. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan/ label khusus. 2. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang berlaku.



3. Dilakukan pencatatan setiap bulannya sesuai dengan jumlah fisik dibuat Berita Acaranya. 4. Membentuk TIM Pemusnahan yang sudah mendapatkan izin berupa SK dari Bupati. Pemusnahan akan dilakukan jika ada sediaan farmasi yang rusak atau sudah kadaluarsa. Dengan cara memisahkan sediaan yang rusak dengan sediaan yang masih baik, kemudian mengeluarkan obat/alkes dari kemasannya setelah itu obat dapat dihancurkan kemudian di timbun dalam tanah. Berita acara pemusnahan di buat 3 rangkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun. Berita acara pemusnahan di tanda tangani oleh Kepala IFK serta disaksikan oleh BPOM, BLHD, dan DINKES. Berita acara ini di kirimkan ke Badan POM, dan Dinas Kesehatan serta di simpan oleh IFK.Berita acara peusnahan dilampirkan daftar obat yang dimusnahkan. Selama ini IFK hanya sekali melakukan pemusnahan obat ditahun 2014 dengan cara menimbunya di dalam tanah tanpa mengunakan inceneratorr karena fasilitas incenarator belum ada maka pemusnahan saat ini belum ada dilakukan lagi.



BAB IV PENUTUP 4.1



Kesimpulan Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya IFK Tanah Bumbu



sudah



mempunyai bangunan gudang yang sesuai dengan standar penyimpanan perbekalan farmasi. Ada pun pengelolan perbekalan farmasi di IFK sebgai berikut: a. Perencanaan perbekalan farmasi di IFK dilakukan oleh Dinas Kesehatan. b. Pengadaan perbekalan farmasi di IFK dilakukan di Dinas Kesehatan. c. Penerimaan perbekalan farmasi di lakukan oleh TIM Penerima Barang Yang Terdiri dari 2 orang staf IFK dan 1 orang dari Dinas Kesehatan. d. Penyimpanan perbekalan farmasi di IFK menggunakan system FIFO dan FEFO e. Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan oleh IFK dengan menggunakan system FIFO dan FEFO dengan menggunakan LPLPO. f. Pencatatan perbekalan farmasi di IFK dilakukan menggunakan kartu stock barang sesuai dengan jumlah fisik barang. Adapun pelaporan rutin yang buat oleh IFK dilporakan setiap bulan ke Dinas Kesehatan Tanah Bumbu, provinsi, dan pusat. g. Pemusnahan perbekalan farmasi di IFK dilakukan dengan membentuk TIM pemusnahan yang



mempunyai izin berupa SK dari Bupati. Pemusnahan



dilakunan dengan cara menimbunnya dalam tanah karena belum memiliki incinerator. 4.2



Saran Sebaiknya Instalasi Farmasi kabupaten Tanah Bumbu pada bagian gudang



penyimpanan sediaan farmasi dan alkes lebih ditingkatkan kebersihannya. Penambahan tenaga farmasi dan alat-alat penunjang seperti incenarator sebaiknya ditambah untuk pengelolaan obat dan alkes di IFK.



DAFTAR PUSTAKA BPOM RI 2016. Tentang PedomanPengelolaan Obat-Obat Tertentu Yang Sering Disalah Gunakan.Peraturan BPOM RI no.7 : Jakarta Islan Nor, Nia Monika 2015, Laporan Pengantar Praktek Kerja Lapangan Di Upt Gudang Farmasi Kabupaten Banjar, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin Program Studi D3 Farmasi : Banjarmasin IGFP Kalsel 2018, Profil pengelolaan obat, perlengkapan kesehatan & vaksin Instalasi Gudang Farmasi Provinsi dan Kab/Kota Provinsi Kalimantan Selatan : Banjarmasin. IFK Tanah Bumbu 2018, Profil Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Tanah Bumbu : Batulicin Kemenkes 2015,TentangPeredaran, penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan Narkotika, Psikotrapika dan precursor farmasi.Permenkes no 3 : Jakarta Kemenkes 2010, Tentang Materi Pelatihan Menajemen Kefarmasian di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota. Drjen Binfar RI :Jakarta



Lampiran 1Ruang administrasi IFK



Lampiran 2 Ruang Penyimpanan Vaksin



Lampiran 3Ruang Penyimpanan Obat Eceran



Lampiran 4 Lemari Narkotika dan Psikotrapika



Lampiran 5 Ruang Penyimpanan Obat kemesan Kardus/besar



Lampiran 6



penyimpanan BMHP



Lampiran 7 Alur penerimaan di IFK Tanah Bumbu



Ruangan



ALUR PENERIMAAN OBAT DAN PERLENGKAPAN KESEHATAN OLEH IFK TANAH BUMBU Penerimaan obat dan Perlengkapan kesehatan oleh IFK



Petugas penerima mengecek keabsahan dokumen, cek keabsahan barang, cek jenis barang dengan SP ( Surat Pesanan) dan faktur pengantar



Form Pemeriksaan oabat dan perlengkapan kesehatan secara Diletakan di ruang penolakan barangkuantitatif dan kualitatif Tidak sesuai Sesuai BA ( Berita Acara)penerimaan dan pelaporan disertai dokumen penolakan dan petugas penerimaan barang menghubungi pihak supplier



Form



Form



Belum disusun



Penyusunan di ruang penyimapanan: 



Ruang Karantina



   



Penyusunan berdasarkan : sumber dana, jenis obat, Alfabetis, FIFO/FEFO pencatatan di kartu stock penumpukan dus sesuai ketentuan( max 8 dus) Diletakan diatas palet/rak Pencatatan dibuku kadaluarsa



 Pengamatan mutu obat secara visual harus setiap bulan



Surat Permintaan obat



Persetujuan penangguang jawabprogram



Persetujuan kepala IFK



Penyiapan oabta/alkes serta dokumen penyerahan



Form



Catat dikartu syock dan buku pengeluaran



Pendistribusian obat dan alkes (seksi distribusi)



Lampiran 8Mekanisme permintaan & pendistribusian di IFK



MEKANISME PERMINTAAN DAN DISTRIBUSI OBAT/BARANG



DINAS KESEHATAN KABUPATEN TANAH BUMBU



INSTALASI FARMASI KABUPATEN TANAH BUMBU



LPLPO



KEPALA IFK



Program & buffer stock obat& buffer stock



SEKSI PENYIMPANAN



LPLPO



PUSKESMAS



SEKSI PENDISTRIBUSIAN



OBAT/ ALKES



LAMPIRAN



FORMULIR I



KARTU STOK JENIS OBAT KEMASAN ISI KEMASAN SATUAN



: ……………………………… : ……………………………… : ……………………………… : ………………………………



SUMBER DANA : PUSAT / ASKES / PROGRAM / DAU PROPINSI /DAU KAB/KOTA / LAIN TGL



1



DOKU-



DARI/



NO.BATCH/



KADA-



PENERI-



PENGE-



SISA



MEN



KEPADA



NO.LOT



LUARSA



MAAN



LUARAN



STOK



2



3



4



5



6



7



8



PARAF



9



FORMULIR -V LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT ( LPLPO ) BULAN :………………………………2019 DOKUMEN NOMOR IFK PUSKESMAS PUSKESMAS DAERAH KAB/KOTA



: : PELAPORAN BULAN/PERIODE : PERMINTAAN BULAN/PERIODE :



NO



1



NAMA O BAT/ABJ AD



SATUAN



2



3



JUMLAH KUNJUNGAN PASIEN



MENGETAHUI/MENYETUJUI : KEPALA DINKES KAB/KOTA



(…………………………………)



STOK AWAL



4



PENERIM PERSEDIA PEMAKAI AAN AN AN



5



6



UMUM TIDAK BAYAR BAYAR



ASKES



7



SISA STOK



8



STOK PERMINT O PTIMUM AAN



9



10



PEMBERIAN BULAN APBN



ASKES



APBDI



BUFFER



LAIN-LAIN



11



12



13



14



15



JUMLAH



YANG MENYERAHKAN KEPALA INSTALASI FARMASI



(…………………………………)



YANG MEMINTA/MELAPORKAN KEPALA PUSKESMAS



(………………………………….)



……………………2019 YANG MENERIMA PETUGAS PUSKESMAS



(…………………………..)