Program Kerja SPI [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA SATUAN PEMERIKSA INTERNAL (SPI) RUMAH SAKIT PERKEBUNAN



PT NUSANTARA MEDIKA UTAMA RUMAH SAKIT PERKEBUNAN 2016 i



SURAT KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT No.XX-SURKP/RSP/16.016 TENTANG PROGRAM KERJA SATUAN PEMERIKSA INTERNAL (SPI) RUMAH SAKIT PERKEBUNAN KEPALA RUMAH SAKIT PERKEBUNAN



Menimbang



:



a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan, maka diperlukan adanya Program Kerja Satuan Pemeriksa Internal (SPI) di Rumah Sakit Perkebunan. b. Bahwa dalam pertimbangan sebagaimana dimaksud butir a diatas maka perlu ditetapkan dalam Keputusan Kepala Rumah Sakit Perkebunan.



Mengingat



: 1.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;



2.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;



3.



Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129 Tahun 2008 Tentang Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;



4.



Keputusan



Menteri



Kesehatan



RI



Nomor



1165



.A/MenKes/SK/X/2004 tentang Komisi Akreditasi Rumah Sakit. 5.



Keputusan Kepala Rumah Sakit Utama PT. Nusantara Medika Utama No. XX-SURKP/NMU/13.008 tentang Pengangkatan Pjs Kepala Rumah Sakit.



6.



Keputusan Kepala Rumah Sakit No. XX-SURKP/RSP/16.016 tentang Satuan Pemeriksa Internal (SPI)



ii



MEMUTUSKAN



Menetapkan



:



Pertama



: Keputusan Kepala Rumah Sakit Perkebunan Tentang Program Kerja Satuan Pemeriksa Internal (SPI) Rumah Sakit Perkebunan.



Kedua



: Memberlakukan Program Kerja Satuan Pengawas Internal (SPI) sebagaimana terlampir dalam Surat Keputusan ini.



Ketiga



: Program Kerja Satuan Pemerksa Internal (SPI) digunakan sebagai acuan dalam memberikan pelayanan di Rumah Sakit Perkebunan.



Keempat



: Keputusan ini berlaku 1 (satu) tahun sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jember Pada tanggal : 26 September 2016 PT. NUSANTARA MEDIKA UTAMA RUMAH SAKIT PERKEBUNAN



dr. Suratini MMRS Kepala



iii



Lampiran Nomor Tanggal



: Surat Keputusan Kepala Rumah : NO. XX-SURKP/RSP/16.016 : 26 September 2016 PROGRAM KERJA SATUAN PEMERIKSA INTERNAL (SPI) RUMAH SAKIT PERKEBUNAN



I.



PENDAHULUAN Dalam ekonomi dan lingkungan pasar yang kompetitif serta peraturan yang terus berubah, setiap perusahaan , termasuk Rumah Sakit, terus berjuang untuk mengidentifikasi dan mengelola resiko yang mereka hadapi. Memaksimalkan nilai dan efektifitas sangat penting untuk berkembang pada saat ini. Tantangan-tantangan bisnis yang baru mendorong Kepala Rumah Sakit dan manajemen untuk terus mencari cara agar senantiasa mengupgrade manajemen resiko yang dilakukan. Membangun fungsi strategis Satuan Pemeriksa Internal (SPI) merupakan solusi untuk mengatasi tantangan tersebut. Rumah Sakit perlu melakukan pengawasan / audit internal pada selang waktu yang tertencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan telah memenuhi persyaratan standar Internasional. Hal ini akan menentukan apakaah sistem manajemen mutu dipelihara dan telah diimplementasikan secara efektif. Dalam rangka peningkatan mutu yang berkelanjutan (continual improvement), organisasi harus terus meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan proses tata kelola organisasi, khususnya dibidang manajemen dan pengendalian resiko. Dalam banyak organisasi rumah sakit, harapan yang diberikan pada SPI telah meningkat dan fungsi SPI telah meningkat dan fungsi SPI sedang diandalkan untuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan pada rumah sakit.



II. LATAR BELAKANG Undang-undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pada pasal 36 menyebutkan bahwa setiap rumah sakit harus menyelenggarakan tata kelola rumah sakit dan tata kelola klinis yang baik. Kaidah-kaidah tata kelola rumah sakit yang baik (Good



Corporate



Governance)



tersebut



meliputi



antara



lain



transparansi,



1



akuntanbilitas, pertanggungjawaban, kemandirian, serta kewajaran/kepatutan sesuai dengan prinsip korporasi yang sehat dan taat kepada peraturan perundangan. Mekanisme dan sistem pengendalian internal melalui SPI merupakan salah satu sarana utama untuk dapat memastikan bahwa pengelolaan rumah sakit telah dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 1684/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit juga menunjukkan pentingnya SPI sebagai bagian dari struktur manajemen rumah sakit.



III. TUJUAN 1. Tujuan Umum : Melakukan monitoring, verifikasi, dan asesmen terhadap proses pengelolaan organisasi serta membuat rekomendasi secara tepat untuk meningkatkan proses pengelolaan organisasi dan pencapaian tujuan organisasi. 2. Tujuan Khusus : a. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti proses yang tidak efisien. b. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti pelanggaran terhadap prosedur. c. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan terhadap kebijakan manajemen. d. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan terhadap Undangundang dan peraturan. e. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya keterbatasan kompetensi. f. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya kecurangan (fraud)



IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 1. Pengembangan Sumber Daya Manusia Mengikuti pelatihan SPI 2. Kegiatan Kesekretariatan a. Membuat dan menyususn Rencana Kerja Tahunan (RKT) b. Memfasilitasi kegiatan administrator audithor c. Pengaturan rapat rutin internal dan rapat lainnya ynag diperlukan d. Menyusun Laporan hasil review dan Laporan Hasil Audit e. Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI



2



3. Kegiatan Audit Keuangan a. Memfasilitasi/mendampingi/berkoordinasi dengan audithor eksternal pada pelaksanaan audit Laporan Keuangan Tahun 2016. b. Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2017 c. Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2017 d. Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun 2017 e. Melakukan review atas Laporan Keuangan Semester I tahun 2017



4. Kegiatan Audit Non Keuangan Melakukan audit rutin terhadap unit kerja Unit kerja yang diaudit terdapat pada tabel 1 Tabel 1. Unit kerja di Rumah Sakit yang di audit secara rutin



No



Unit Kerja



1



Instalasi Gawat Darurat



2



Poli Umum dan Spesialis



3



Rawat Inap



4



Kamar Operasi



5



Rawat Intensif



6



Ruang Bersalin



7



NICU



8



Fisiotherapi



9



Rekam Medik



10



Radiologi



11



Laboratorium



12



Farmasi



13



Gizi



14



Linen dan Tata Graha



15



Sarana/ IPS



16



Pencegahan dan Pengendalian Infeksi



17



Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit



18



AKS



19



Masbang



20



Komite Medik 3



21



Komite Keperawatan



22



PMKP



5. Melakukan Audit Khusus Insidental atas permintaan Kepala Rumah Sakit



V. CARA PELAKSANAAN KEGIATAN Cara pelaksanaan kegiatan Satuan Pemeriksa Internal (SPI) sebagai berikut : 1. Langkah-langkah audit dan review dilakukan sesuai dengan Buku rencana kerja SPI dan buku pegangan audit, serta menggunakan instrumen berupa kertas kerja audit yang sesuai dengan tujuan audit/review 2. Audit dapat menggunakan data sekunder berupa dokumen-dokumen dari unit yang diaudit/direview maupun data primer yang diperoleh sendiri oleh SPI 3. Setiap pelaksanaan review/audit diikuti dengan penyusunan laporan review/audit 4. Laporan audit terdiri atas ; a. Temuan b. Penyebab c. Akibat atau konsekuensi dari temuan d. Saran pemecahan masalah 1) Rekomendasi dari laporan review/audit akan ditindaklanjuti oleh unit atau bidang dan setelah itu dapat dilakukan review kembali atas tindak lanjut yang sudah dilakukan. 2) Metode-metode audit yang dilakukan, antara lain; a) Inspeksi Inspeksi merupakan cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indera terutama mata untuk memperoleh bukti-bukti atas suatu keadaan atau suatu masalah pada saat tertentu. Inspeksi merupakan usaha auditor untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung, yang berarti auditor sendiri yang harus berada disaat keadaan atau masalah tersebut ingin dibuktikan.



4



b) Observasi Observasi atau pengamatan adalah cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indera terutama mata yang dilakukan secara kontinyu. Hal tersebut dilakukan selama kurun waktu untuk memperoleh pembuktian atas sesuatu keadaan atau suatu masalah. c) Tanya jawab Tehnik tanya jawab ini berkenaan dengan pertanyaanpertanyaan untuk memperoleh pembuktian. Tanya jawab dapat dilakukan dengan cara ; i.



Tanya jawab secara lisan (wawancara)



ii.



Tanya jawab secara tulisan



d) Konfirmasi Konfirmasi merupakan upaya untuk memperoleh informasi atau penegasan dari sumber lain yang independen, baik secara lisan maupun tertulis dalam angka pembuktian audit. Jenis konfirmasi dapat dilakukan dengan dua cara ; i.



Lisan



ii.



Tulisan, terdiri dari dua macam yaitu; positif dan negatif.



e) Analisis Tehnik analisis merupakan memecah atau menguraikan suatu keadaan kedalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk digabungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain. f) Perbandingan Perbandingan adalah usaha untuk mencari persamaan antara dua atau lebih gejala atau keadaan. Hasil dari perbandingan kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis sebab-sebab terjadinya penyimpangan. g) Pemeriksaan bukti-bukti tertulis (vouching atau verifikasi) Tehnik vouching yaitu suatu langkah pemeriksaan otentik tidaknya serta lengkap tidaknya bukti yang mendukung 5



suatu transaksi. Sedangkan verifikasi adalah istilah yang digunakan dalam arti umum untuk memeriksa ketelitian tentang



perkalian,



penjumlahan,



pembukuan,



dan



eksistensinya. h) Rekonsiliasi Tehnik rekonsiliasi yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi masing-masing dibuat oleh pihak-pihak yang independen untuk mendapatkan data yang benar. i) Trasir Trasir merupakan cara memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan, kegiatan maupun masalah sampai pada sumber atau bahan pembuktiannya. j) Scanning Scanning berarti melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal yang memerlukan audit lebih lanjut.



VI. SASARAN Sasaran atau obyek penilaian Satuan Pemeriksa Internal (SPI) rumah sakit; 1. Keuangan 2. Operasional atau Pelayanan 3. Pemasaran / Masbang 4. Sumber daya manusia 5. Sasaran khusus (misalnya; untuk tahun ini proyek pembangunan gedung rawat inap dan gedung rawat jalan atau proses insidental lainnya).



6



VII.



JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN



No



Kegiatan



Bulan 1



2



3



4



5



6



7



8



9



10



11



12



√



1



Instalasi Gawat Darurat



2



Poli Umum dan Spesialis



3



Rawat Inap



4



Kamar Operasi



√



5



Rawat Intensif



√



6



Ruang Bersalin



√



7



NICU



√



8



Fisiotherapi



√



9



Rekam Medik



√



10



Radiologi



√



11



Laboratorium



√



12



Farmasi



√



13



Gizi



√



14



Linen dan Tata Graha



√



15



Sarana/IPS



√



16



Pencegahan dan Pengendalian Infeksi



√



17



Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah



√



√ √



Sakit 18



AKS



√



19



Masbang



√



20



Komite Medik



21



Komite Keperawatan



22



PMKP



√ √ √



VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN 1. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi pelaksanaan program Satuan Pemeriksa Internal (SPI) direncanakan untuk dilakukan setiap tiga bulan sekali. Evaluasi tersebut dilakukan secara langsung oleh 7



Satuan Pemerksa Internal (SPI). Hasil evaluasi akan dibahas dan didiskusikan dengan semua fungsional umum di SPI untuk mengetahui proses pelaksanaan dan hasil yang dicapai dalam periode tersebut. Setiap kendala dan hambatan dalam proses tersebut akan dicarikan solusi sehingga tidak menjadi gangguan. Format evaluasi pencapaian kinerja setiap triwulan ditunjukkan dalam tabel 2. Tabel 2. Format Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Per-Triwulan Triwulan.......................................Tahun................................................. NO



Kegiatan



Target



Realisasi



Kendala/Hambatan



Solusi



pencapaian



Keter angan



2. Pelaporan Kegiatan Laporan evaluasi kegiatan akan dibuat dalan format tabel. Tabel tersebut mencakup keterangan mengenai uraian kegiatan, target, capaian, kendala/permasalahan yang dihadapi, rekomendasi pemecahan masalah, serta keterangan. Dengan format tersebut, pembaca laporan akan dapat melihat hasil capaian (kinerja) selama tiga bulan berjalan. Laporan tersebut akan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Kepala SPI. Kemudian Kepala SPI beserta bagian kesekretariatan SPI akan membuat rekapitulasi terhadap semua laporan evaluasi kegiatan untuk disampaikan kepada Direktur/Kepala rumah sakit.



IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN 1. Pencatatan dan Pelaporan Semua kegiatan yang dilaksanakan dilingkungan SPI dalam melaksanakan program yang telah disusun sesuai dengan skedul akan dibuat catatan yaitu Kertas Kerja Audit (KKA). Catatan-catatan tersebut akan menjadi bukti yang autentik serta juga sebagai dokumen untuk pemeriksaan dan evaluasi audit yang telah dilaksanakan. Kertas kerja audit (KKA) juga sebagai dokumen dan bukti terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor eksternal. 2. Evaluasi Kegiatan Evaluasi sistem pelaporan yang disusun SPI terhadap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan skedul adalah hasil review dan audit terhadap suatu bidang pelayanan 8



dalam



bentuk



laporan



tertulis



yang



akan



disampaikan



langsung



kepada



Direktur/Kepala rumah sakit pada akhir tahun berjalan. Isi laporan dimaksud mencakup temuan, kesimpulan, dan rekomendasi dari hasil review/audit yang telah dilaksanakan oleh SPI menjadi masukan dalam pengambilan suatu kebijakan dan keputusan.



Jember, 26 September 2016 Menyetujui PT NUSANTARA MEDIKA UTAMA RUMAH SAKIT PERKEBUNAN



dr. Suratini, MMRS Kepala



Satuan Pemeriksa Internal



Sri Wahyuni,SE, S.Kep. Ns



9