Project Charter PT Karyaindo Konstruksi [PDF]

Citation preview

Project Charter Document Project Name: Pembutan Website Manajemen Proyek Company : PT KaryaIndo Konstruksi Focus Area: Website Manajemen Proyek Product/Process: Website Project Time : 2,5 Bulan Cost Estimation : Rp 36.025.000,00



Prepared By Document Owner(s)



Project/Organization Role Project Manager Developer Stakeholder



Project Charter Version Control Version 1.0



Date 27/03/2016



Author



Change Description Document created



Contents 1



PROJECT CHARTER PURPOSE................................................................... 4



2



PROJECT EXECUTIVE SUMMARY.............................................................. 4



3



PROJECT OVERVIEW.................................................................................4



4



PROJECT SCOPE........................................................................................ 4



5



4.1



Goals and Objectives............................................................................... 4



4.2



Departmental Statements of Work (SOW)................................................... 5



4.3



Project Deliverables................................................................................ 5



4.4



Deliverables Out of Scope......................................................................... 6



4.5



Project Estimated Costs & Duration........................................................... 7



PROJECT CONDITIONS.............................................................................. 7 5.1



Project Assumptions................................................................................ 7



5.2



Project Issues......................................................................................... 7



5.3



Project Risks......................................................................................... 8



5.4



Project Constraints................................................................................. 9



6



Project Structure Approach ............................................................................ 9



7



Project Team Organization Plans..................................................................... 9



8



APPROVALS............................................................................................. 10



1 PROJECT CHARTER PURPOSE Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah sistem informasi manajemen proyek berbasis website untuk PT KaryaIndo Konstruksi. Sistem Informasi ini berguna untuk membantu operasional PT. Anughrah Kontrindo Pertiwi dalam menjalankan aktifitas perusahaan. Website ini dibangun untuk mempermudah manajer dalam mengevaluasi informasi mengenai biaya upah pegawai, biaya bahan baku, dan anggaran biaya masuk dan keluar serta membantu dalam pengambilan keputusan.



2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY • • • • • • •



Project goals Objectives Scope Assumptions Risks Costs Approach



3 PROJECT OVERVIEW PT KaryaIndo Konstruksi merupakan salah satu perusahaan General Contractor and Supplier yang khususnya bergerak dibidang jasa konstruksi dan sub bidang bangunan bertingkat. Dalam menjalankan aktifitas perusahaan agar berjalan dengan lancar tentunya harus didukung dengan sistem yang mampu mendukung operasional di perusahaan. Oleh karena itu dengan adanya sistem informasi manajemen proyek, dapat mempermudah manajer dalam mengevaluasi informasi mengenai biaya upah pegawai, biaya bahan baku, dan anggaran biaya masuk dan keluar serta membantu dalam pengambilan keputusannya. Implementasi sistem informasi berbasis website diharapkan meningkatkan kualitas data dalam pembangunan proyek yang nantinya akan disimpan dan dijadikan sebagai laporan, Sehingga meningkatkan produktivitas PT KaryaIndo Konstruksi



4 PROJECT SCOPE 4.1



Goals and Objectives



Goals Proyek akan mengelola seluruh data pekerja perusahaan



Objectives 1.



Mengembangkan halaman page untuk mengelola Data Karyawan (Mandor, Pekerja) perusahaan



Proyek akan mengelola Tender Proyek



2. Mengembangkan halaman page untuk mengelola tender proyek perusahaan



Proyek akan menampilkan perkembangan proyek



3. Mengembangkan halaman page untuk menampilkan perkembangan proyek perusahaan



4.2



Departmental Statements of Work (SOW)



Departmental SOW



Owner/Prime



Due Date/Sequence



Interview kebutuhan stakeholder



Project Manager, System Analyst, Stakeholder



Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama



Penentuan Fitur Sistem Informasi



System Analyst, Stakeholder



Melakukan Prototyping Desain Interface



System Analyst, Web Designer, Stakeholder



Tim Analyst akan menggali requirement dari para stakeholder secara komprehensif Web Designer, System Analyst dan Stakeholder akan berdiskusi untuk menyetujui rancangan prototype



Deskripsi Kebutuhan Sistem



System Analyst, Stakeholder



Stakeholder dan System Analayst akan berdiskusi untuk menyetujui bagaimana system akan dibangun.



Estimasi cost dari proyek



Project Manager



Project manager akan menentukan cost cost yang diperlukan untuk mengembangkan Sistem



Development Sistem Informasi



Developer, System Analyst



Testing Aplikasi



Tester



Developer dan System analyst akan bekerja untuk membangun sistem Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat



Implementasi Aplikasi Sistem Informasi



Tim Proyek



4.3



Project Deliverables



Milestone



Deliverable



Tim melakukan implementasi Sistem Informasi



1. Melakukan interview pada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai



Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder Data struktur organisasi PT KaryaIndo Konstruksi Menentukan batasan proyek Menentukan estimasi kebutuhan dana awal Dokumentasi pertemuan Dokumentasi kebutuhan proyek



2.



Melakukan Fitur



Membuat list list kebutuhan dari hasil elisitasi kebutuhan Merancang desain awal system Dokumentasi kebutuhan awal sistem



3.



Melakukan prototyping



penentuan



4. Deskripsi kebutuhan sistem 5.



4.4



Presentasi Produk Akhir



Membuat Prototype dari system yang akan dibangun Mendapat feedback dari stakeholder terkait system yang akan dibangun Dokumentasi pengembangan sistem Persetujuan mengenai bagaimana system akan dibangun Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak Layanan Bekerja sesuai kebutuhan Stakeholder Sistem berjalan dengan baik Produk telah diimplementasikan Dokumen laporan akhir sistem



Deliverables Out of Scope



Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi didalam PT KaryaIndo Konstruksi. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.



4.5



Project Estimated Costs & Duration



Project Milestone



Date Estimate



Melakukan Interview pada Stakeholder



19/04 /2016



Informasi mengenai PT KaryaIndo Konstruksi Informasi stakeholder yang terlibat Informasi proses bisnis yang ada Informasi struktur organisasi Dokumen Kebutuhan



High



Analisa hasil interview



26/04/2016



Mendapatkan kebutuhan utama Dokumen Kebutuhan



High



Prototyping Sistem



15/05/2016



Prototype Sistem Dokumen Feedback dari Stakeholder Dokumentasi pengembangan sistem



High



Persetujuan Kebutuhan Akhir Sistem



30/05/2016



Dokumen SKPL dan DPPL



Medium



Testing Aplikasi



15/06/2016



Dokumentasi testing aplikasi system informasi



High



Implementasi Sistem



30/06/2016



Dokumen Final Sistem Informasi



Medium



Deliverable(s) Included



Confidence Level



5 PROJECT CONDITIONS 5.1



Project Assumptions



Proyek ini diasumsikan satu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Manajemen Proyek Perusahaan Konstruksi Bangunan Proyek ini diasumsikan dapat membantu perusahaan untuk mengelola proyek perusahaan Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi yang membacanya



5.2



Project Issues



Priority Criteria 1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution. 2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. 3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.



4−Closed issue.



#



Issue



1



Anggota tim mendapatkan musibah



2



3



5.3



Priority



Owner



Description



Status & Resolution



Low



Project Manager



Kemungkinana terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim



Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan



Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web



High



Web Developer,Web Designer



Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.



Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.



Data Hilang



High



Tim Proyek



Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga



Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.



Project Risks



#



Risk Area



Likelihood



RiskOwner



Project Impact-Mitigation Plan



1



Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit



Medium



Likelihood



RiskOwner



Mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu. Project Impact-Mitigation Plan



#



Risk Area



2.



Informasi dari stakeholder utama kurang



Medium



Project Manager



Mencari stakeholder yang lainnya seperti mahasiswa dan alumni yang pernah menjadi warga laboratorium ebisnis



3



Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas



High



Project Manajer



Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek



4



Waktu High pengerjaan proyek terlambat dari target



Stakeholder



Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.



5



Kurangnya personil tim



5.4



Medium



Project Manager



Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan



Project Constraints



Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut : • Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya. • Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya. • Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder. • Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk PT KaryaIndo Konstruksi



6 Project Structure Approach Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi Web Manajemen Proyek.



7 Project Team Organization Plans Project Team Role



Project Team Member(s)



Project Manager



Avicenna Reza Alkautsar



Responsibilities • Melakukan interview terhadap stakeholder proyek • Melukan pembagian tugas • Control Project Team • Bertanggung jawab atas berjalannya proyek • Finnancial



Web Developer



Raudah • Melakukan pengembangan website



Web Designer



Avicenna Reza Alkautsar • Desain interface website



Website Analyst



Welda • Melakukan analisa terhadap rancangan website



Dokumentator



Raudah • Dokumentasi pengerjaan proyek • Dokumentasi pengembangan website



Tester



Welda • Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website • Memberikan feedback



8 APPROVALS Prepared by Approved by