Sistem Informasi Bukalapak [PDF]

Citation preview

Sistem Informasi Marketplace pada situs Bukalapak.com



Disusun Oleh



:



Dani Fauzi



(1501150043)



Dwi Ana Wulandari



(1501150214)



M Fikri Amrullah



(1501154151)



FAKULTAS KOMUNIKASI BISNIS UNIVERSITAS TELKOM 2017



BAB I PENDAHULUAN Umum Komputer adalah peralatan ( device ) yang bekerja di bawah control program yang tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data itu. Komputer berasal dari kata “to compute” yang berarti menghitung. Jadi secara umum komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer saat ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung dengan konstruksi elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan ( storage internal ) dan bekerja dengan bantuan program yang diberikan kepadanya. Komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan keputusan. Dalam dunia usaha komputer memiliki peranan yang cukup besar dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan dan juga pihak luar perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih akurat, relevan dan tepat waktu. MADTARI adalah sebuah tempat makan yang kegiatan utamanya adalah melayani dan memberikan pesanan / pelayanan terbaik, dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat.



BAB II LANDASAN TEORI A.



Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel – variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu Sistem menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Waren D. Stalling Jr ( HM Jogiyanto, Jogjakarta, 2005:1 ) adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Sedangkan pengertian Sistem yang menekankan pada komponennya menurut Richard F.N ( HM Jogiyanto, Jogjakarta 2005:1 ) adalah “ kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya. Pengertian Sistem menurut Norman H.Barish dalam bukunya System Analyse for Effective Administrator (Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah “Alat dimana pegawai dari suatu perusahaan bekerja untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.



B.



Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang termasuk ke dalam karakteristik sistem adalah sebagai berikut: 1. Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu sistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.



6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. C.



Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 3. Sistem dilklasifikasikan sbagai sistem tertentu dan sistem tak tentu Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.



D. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. E. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Blok masukan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar. 2. Blok model (model Block)



3.



4.



5.



6.



Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logoka, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengn cara yang sudah tertentu untuk mengahsilkan keluaran yang diinginkan. Blok keluaran (output block) Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. Blok teknologi (technology block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok basis data (database block) Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Blok kendali (control block) Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.



F. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Barry G. Cushing adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Frederick H. Wu adalah kumpulankumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Gordon B. Davis adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. .



BAB II ANALISA SISTEM BERJALAN A. Umum Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah - masalah yang terjadi pada suatu insatansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah - masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan, informasi tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Salah satunya contoh adalah sistem penggajian karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk itu perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti contohnya komputer. B. Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. a. Sejarah Perusahaan Cafe Madtari terletak di jalan Rangga Gading No.12 tepatnya di sebelah kampus Unisba. Sejarah dari Madtari ini adalah pertama kali didirikan oleh Bapak Dani pada tahun 1999, bapak Dani ini berasal dari Tasik, beliau merupakan seseorang pengangguran SMA pada waktu itu yang akhirnya berani untuk membuka usaha Matdari ini. Awalnya Madtari hanya sebuah warung kecil saja yang mana hanya ada makanan seperti : Mie goreng, Mie rebus, aneka jenis pisang goreng, roti bakar dan beraneka jenis minuman dengan berbahan dasar susu, seperti susu murni, Susu Teh Telur, Susu Teh Lemon es dan sebagainya, karena kegigihan dan ketekunan nya bapak Dani ini akhirnya madtari akhirnya membuka cabang 4 di kota Bandung. Adapun cabang nya terdapat di jalan Teuku Umar No 1(cabang), Jalan Surapati (Suci) No 72(cabang) , Jalan Dr. Otten No. 11 (cabang). Selain sudah memiliki cabang yang banyak madsari saat ini juga memiliki aneka makanan yang banyak juga dengan bergabungnya Bp. H Sulaiman yang mana masakannya berupa : ayam, ikan, bebek bakar dan goreng dan juga Bp.H E Suparman yang mana makanannya yang berbaur dengan keju dan sebagainya. b. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali.



Bentuk struktur organisasi pada MADTARI adalah sebagai berikut : Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. OWNER atau PEMILIK a. Bertanggungjawab atas jalannya usaha. b. Pemberi keputusan atas semua yang terjadi dalam usaha. c. Mengawasi dan memberi masukan kepada karyawan. 2. KITCHEN atau BAGIAN DAPUR a. Memasak makanan yang dipesan pelanggan. b. Membersihkan piring atau peralatan yang kotor. c. Menjaga kebersihan dapur. 3. HRD a. Mengurusi Surat Masuk dan Keluar. b. Mengurusi Pembagian Gaji Karyawan. 4. PROMOTION a. Mengurusi bagian promosi untuk mengenalkan MADTARI ke masyarakat melalui online/offline. 5. FLOOR Waiterss : a. Melayani pelanggan yang datang. b. Menulis pesanan yang akan dipesan. c. Memberikan makanan yang dipesan. Cashier : a. Mengurusi bagian pembayaran. C. Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem penggajian pada MADTARI adalah sebagai berikut : a. Prosedur Penyerahan Kartu Absen Para karyawan yang bekerja di PAYON RESTO menyerahkan kartu absen kepada HRD untuk direkap (akumulasikan). b. Prosedur Penyerahan Berkas Proses penyerahan berkas dilakukan setelah HRD menerima Kartu Absen pada 2 hari sebelum akhir bulan dari para Karyawan untuk direkap, dan data Kartu Absen tersebut disimpan kedalam Arsip Absen, selanjutnya HRD melengkapi Laporan Rekap Gaji untuk kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Owner untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada HRD untuk diarsipkan kedalam Arsip Laporan Rekap Gaji. c. Prosedur Penyerahan Gaji Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan setelah Bagian HRD membuat laporan yang telah disetujui serta ditandatangani Owner, untuk kemudian disiapkan uang yang sesuai laporan rekap gaji untuk diserahkan kepada para karyawan dengan disertakan bukti slip gaji untuk karyawan dan bukti serah terima gaji yang dikembalikan kepada HRD.



d. Prosedur Pengarsipan Berkas Setelah para karyawan menerima gaji mereka dan mengembalikan bukti serah terima gaji kepada HRD, kemudian oleh HRD bukti serah terima gaji karyawan disimpan dalam arsip. D. Kamus Data Sistem Berjalan Adapun data sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah sebagai berikut : a. Kamus Data Dokumen Masukan  Kamus Data Kartu Absen Nama arus data : Kartu Absen Alias : KA Bentuk data : Cetakan manual Arus data : Karyawan – Proses 1.0 Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan Periode : Setiap akhir bulan Volume : satu lembar untuk setiap bulan Struktur data : Header + Isi + Footer Header : Nama Perusahaan + Nama dokumen + Nama Karyawan Isi : Tanggal + Jam Masuk + Jam Keluar + Lembur Footer : Tanda tangan Karyawan 







Kamus Data Acc. Laporan Rekap Gaji Nama arus data : Acc. Laporan Rekap Gaji Alias : Acc LRG Bentuk data : Cetakan manual Arus data : Owner – Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan Periode : Setiap akhir bulan Volume : Satu lembar Struktur data : Header + Isi + Footer Kamus Data Bukti Serah Terima Gaji Nama arus data : Bukti Serah Terima Gaji Alias : BSTG Bentuk data : Manual Arus data : Proses 3.0 – Karyawan. Karyawan – Proses 4.0 Penjelasan : Sebagai bukti/laporan penerimaan gaji Periode : Setiap Akhir Bulan Volume : Dua lembar Struktur data : Header + Isi + Footer Header : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal Isi : No. + Nama + Divisi + Tanda tangan Footer : Tanda tangan HRD



b. Kamus Data Dokumen Keluaran  Kamus Data Laporan Rekap Gaji Nama arus data : Laporan Rekap Gaji Alias : LRG Bentuk data : Cetakan manual Arus data : Proses 2.0 – Owner Penjelasan : Sebagai laporan rekap gaji Periode : Setiap akhir bulan Volume : Satu lembar Struktur data : Header + Isi + Footer Header : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal Footer : Tanda tangan Owner + Tanda tangan HRD 



Kamus Data Slip Gaji Nama arus data : Slip Gaji Alias : SG Bentuk data : Manual Arus data : Proses 3.0 – Karyawan Penjelasan : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan Periode : Saat Pemberian Gaji Karyawan Volume : Satu lembar Struktur data : Header + Isi + Footer Header : Slip Gaji Bulan + Nama + Divisi Isi : No. + Keterangan + Jumlah *Keterangan = Gaji Pokok + Lembur + Potongan Kasbon/Alpha + Sub Total Gaji Diterima + Transport + Grand Total Gaji Diterima Footer : Tanda tangan HRD + Tanda tangan Karyawan E. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran. a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan  Kartu Absen Fungsi : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan Sumber : Karyawan Tujuan : HRD Media : Kertas/Kartu Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap Akhir bulan







Acc. Laporan Rekap Gaji Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangai Sumber : Owner Tujuan : HRD Media : Kertas Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap setalah laporan rekap gaji ditandatangani 



Bukti Serah Terima Gaji Fungsi : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah menerima gaji Sumber : Karyawan Tujuan : HRD Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Frekuensi : Setiap pembagian gaji karyawan



b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran  Laporan Rekap Gaji Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji Sumber : HRD Tujuan : Owner Media : Kertas Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap setelah merekap absen karyawan 



Slip Gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi



: Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan : HRD : Karyawan : Kertas : Satu Lembar : Setiap penyerahan gaji



F. Permasalahan Pokok Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa MADTARI dalam mengelola proses Penggajian mulai dari proses merekap kartu absen sampai pembuatan laporan memang sudah menggunakan komputer tetapi belum seluruhnya terkomputerisasi. Bisa dibayangkan apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan : a) Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama b) Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan. c) Keamanan dokumen yang kurang terjamin.



d) kurangnya sumber daya manusia e) Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan. G. Alternatif Pemecahan Masalah Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perekapan kartu absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer, yaitu : a) Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehinga menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada. b) Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data. c) Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.



BAB III PENUTUP Kesimpulan Dari pembahasan mengenai sistem penggajian pada PAYON RESTO dapat terlihat bagaimana fungsi dan peranan komputer serta sumber daya manusia yang belum digunakan secara optimal. Oleh karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penggajian dari proses perekapan kartu absen sampai pembuatan laporan pada PAYON RESTO adalah : a) Bahwa dengan penggunaan sistem penggajian secara manual banyak mengandung resiko kesalahan pencatatan data. b) Sistem pengumpulan data yang digunakan mengandung resiko hilangnya data-data penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua bukti terkumpul. Oleh sebab itu dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat komputerisasi sistem pinjaman guna menunjang proses mulai dari perekapan absen sampai pembuatan laporan yang selama ini berlangsung sangatlah diperlukan.



Saran Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem penggajian : a) Dalam menangani proses penggajian, sebaiknya menggunakan cara kerja komputer secara maksimal agar lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan mengurangi resiko kesalahan dalam pekerjaan yang tinggi. b) Perangkat komputer baik software maupun hardware yang digunakan sebaiknya dengan kebutuhan dan kemampuan.