SK Tata Naskah 2019 [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Baru Desa Kundi Kec. Simpang Teritip Kodepos 33366 email:[email protected] KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI NOMOR : 188.4/ /1.2.1.1.6/2019 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS KUNDI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS KUNDI, Menimbang



: a. bahwa dalam rangka proses penyusunan dokumen pelayanan kesehatan yang bermutu diperlukan pedoman dalam pembuatan tata naskah yang seragam dengan mengacu pada peraturan yang berlaku; b. bahwa penyusunan dokumen tersebut perlu dibakukan tata naskah dinas dalam suatu organisasi sebagai media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam butir a, dan b di atas, perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas Kundi tentang pedoman tata naskah Puskesmas Kundi;



Mengingat



: 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 4. Undang – undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Dalam Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;



8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas; 9. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 49 tahun 2016 tentang Pedoman Teknis Pengorganisasian Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten/Kota; 10. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2018 tentang Tata naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 11. Keputusan Bupati Bangka Barat no. 559 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bangka barat; 12. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2017; MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS KUNDI.



TENTANG



KESATU



: Pedoman Tata naskah Puskesmas Kundi sebagimana tercantum dalam lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;



KEDUA



: Dokumen – dokumen yang telah disusun sebelum tata naskah ini terbit tetap berlaku, dan bila ada perubahan atau revisi menyesuaikan dengan tata naskah yang berlaku



KETIGA



: Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila dikemudian hari ada kekeliruan dalam penetapan ini, maka akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : Kundi pada tanggal : 03 Januari 2019 KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU



LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI NOMOR 188.4 / /1.2.1.1.6 / 2019 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS KUNDI PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS KUNDI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Akreditasi



Puskesmas



dan



Fasilitas



Kesehatan



Tingkat



Pertama



merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku. Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, perlu disusun pengaturan-pengaturan Regulasi internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedomanpedoman



eksternal



yang



berlaku.



Untuk



memudahkan



dalam



mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun pedoman penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas. B. Tujuan Pedoman Pedoman ini disusun dengan tujuan sebagai berikut: 1. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas / Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, Penanggung Jawab dan Pelaksana Upaya Kesehatan di Puskesmas, dan tim mutu dalam menyusun dokumen - dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi, 2. Tersedianya Pedoman bagi pendamping akreditasi di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk melakukan pendampingan pada Puskesmas, 3. Tersedianya



pedoman



bagi



surveyor



dalam



melakukan



penilaian



akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama lainnya, 4. Tersedianya pedoman penyusunan dokumen untuk pelatihan akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama lainnya. C. Sasaran 1. Kepala puskesmas, penanggung jawab, pelaksana, dan Tim Mutu/ Akreditasi FKTP 2. Pelatih akreditasi 3. Pendamping akreditasi 4. Surveior akreditasi FKTP



D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 4. Undang – undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Dalam Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas; 9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 49 tahun 2016 tentang Pedoman Teknis Pengorganisasian Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten/Kota; 10. Keputusan Bupati Bangka Barat no. 559 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bangka barat; 11. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2017; 12. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2018 tentang Tata naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;



BAB II DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber 1. Dokumen Internal Adalah semua dokumen / regulasi internal yang harus dipersiapkan Puskesmas Kundi, yang merupakan persyaratan yang diminta oleh standar akreditasi. Dokumen internal dibagi menjadi: 1. Dokumen yang merupakan Regulasi 2. Dokumen Non Regulasi 3. Rekaman : dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan 2. Dokumen Eksternal Adalah peraturan perundang-undangan dan pedoman – pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi / Kabupaten / Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas Kundi dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat. Dokumen eksternal sebaiknya dokumen yang dikendalikan, meskipun bukan merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi. B. Jenis Dokumen Akreditasi FKTP 1. Dokumen Induk Adalah dokumen Puskesmas Kundi yang telah disahkan oleh kepala Puskesmas Kundi tanpa dicap Puskesmas dan disimpan dibagian tata usaha bagian kearsipan. 2. Dokumen Terkendali Dokumen



yang



didistribusikan



kepada



sekretariat,



tiap



unit/program/ruangan, dan tiap pelaksana (staf Puskesmas Kundi). Dokumen terkendali Puskesmas Kundi adalah penggandaan dari dokumen induk yang diberikan cap basah Puskesmas dan diberi tanda/stempel “TERKENDALI”. 3. Dokumen Tidak Terkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak diluar Puskesmas Kundi yang digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen tidak terkendali Puskesmas Kundi memiliki tanda stempel “PUSKESMAS KUNDI” dan “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Manajemen Mutu Puskesmas Kundi dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.



4. Dokumen Kadaluarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan/kegiatan Puskesmas. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KADALUARSA”. Dokumen induk yang sudah kadaluarsa diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan. C. Jenis Dokumen yang Perlu Disediakan Dokumen-dokumen yang perlu ada di Puskesmas adalah sebagai berikut: A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: 1. Kebijakan



Kepala



Puskesmas/Fasilitas



Pelayanan



Kesehatan



Tingkat Pertama; 2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas; 3. Pedoman/manual mutu; 4. Pedoman/panduan tehnis yang terkait dengan manajemen; 5. Standar Operasional Prosedur (SOP); 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK); 7. Kerangka Acuan Kegiatan. B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM): 1. Kebijakan Kepala Puskesmas; 2. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat; 3. Standar Operasional Prosedur (SOP); 4. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM; 5. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM. C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan (UKP) 1. Kebijakan Kepala Puskesmas 2. Pedoman Pelayanan Klinis 3. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis 4. Rencana Tahunan UKP terintegrasi dalam RUK dan RPK 5. Kerangka Acuan terkait dengan Program / Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.



BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI A. KEBIJAKAN Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Kundi yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib



dilaksanakan



oleh:



penanggung



jawab



maupun



pelaksana.



Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan. Format peraturan atau surat keputusan dapat disusun sebagai berikut. 1.



Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: a. Kebijakan



: Keputusan kepala Puskesmas



b. Nomor



: ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP



Contoh nomor SK 188.4 / xxx /1.2.1.1.6 / 2019 Keterangan : 188.4



: kode keputusan



XXX



: Nomor SK



1.2.1.1.6



: nomenklatur kode OPD dan sub OPD



2019



: tahun keluar SK



c. Judul



: ditulis judul Peraturan / Keputusan tentang



d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakan di tengah margin Sistematika



format



pembukaan



dalam



surat



keputusan



ditulis



menggunakan spasi 1. 2.



Konsiderans terdiri atas: a. Menimbang: 1) memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, 2) Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,



3) Konsideran



menimbang



diawali



dengan



penomoran



menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;), b. Mengingat: 1)



memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut,



2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di



bagian kiri sejajar kata



menimbang, 4) Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;), Sistematika penulisan konsideran dalam surat keputusan ditulis menggunakan spasi 1. 2. Diktum a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital. Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan 3. Batang Tubuh, terdiri dari a. Batang



tubuh



memuat



semua



substansi



keputusan



yang



dirumuskan dalam diktum-diktum, b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, c.



Materi



kebijakan



dapat



dibuat



sebagai



lampiran



peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan, d. Batang tubuh kesatu, kedua dan seterusnya dicantumkan setelah kata menetapkan menggunakan huruf kapital yang diakhiri dengan tanda baca (;) untuk pembatasan tiap-tiap batang tubuh dan pada batang tubuh terakhir menggunakan tanda titik (.). Sistematika format batang tubuh dalam surat keputusan ditulis menggunakan spasi 1.



5. Kaki Kaki keputusan merupakan bagian akhir substansi keputusan yang memuat



penandatanganan



penerapan



keputusan,



pengundangan



keputusan yang terdiri dari: a. Tempat dan tanggal penetapan, b. Nama jabatan ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, diakhiri dengan tanda koma (,), c.



Tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.



Sistematika format kaki dalam surat keputusan ditulis menggunakan spasi 1. 6. Penandatanganan Surat Keputusan kepala Puskesmas Kundi ditandatangani oleh kepala Puskesmas Kundi, dituliskan nama tanpa gelar dengan huruf kapital dan ditebalkan 7. Lampiran Surat Keputusan Halaman



pertama



harus



dicantumkan



judul



dan



nomor



peraturan/keputusan yang ditulis dengan huruf kapital. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP dengan posisi sejajar dan sama dengan penandatangan SK di atasnya dan tanpa penebalan huruf. Semua isi pada lampiran menggunakan spasi 1,5. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu: 



Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.







Pembuatan dokumen kebijakan oleh kepala puskesmas akan tetap berlangsung di setiap tahun berjalan mengikuti kebutuhan kegiatan puskesmas.







Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.



Contoh Surat Keputusan: 2 cm



PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT



2 cm



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI



2,5 cm



2,5 cm



Jln. Baru Desa Kundi Kec. Simpang Teritip Kodepos 33363 email:[email protected] KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI NOMOR : 188.4/ /1.2.1.1.6/2019 TENTANG ................................................................... KEPALA PUSKESMAS KUNDI KABUPATEN BANGKA BARAT, Menimbang



: a. bahwa ................................................................................; b. bahwa ................................................................................; c. dan seterusnya...................................................................;



Mengingat



: 1. Undang-Undang Republik Indonesia .................................; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia ......................... 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia .............; 4. Dan seterusnya .................................................................; MEMUTUSKAN



Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI TENTANG .................................................................................................... KESATU



: ...................................................................................................;



KEDUA



: ...................................................................................................; Ditetapkan di : Kundi pada tanggal :



2019



KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU



B. MANUAL MUTU Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi yang meliputi : KATA PENGANTAR & TANDA TANGAN KEPALA FKTP I.



Pendahuluan A.



Latar belakang 1. Profil Organisasi 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan



A.



Ruang Lingkup



B.



Tujuan



C.



Landasan hukum dan acuan



D.



Istilah dan definisi



II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: A.



Persyaratan umum



B.



Pengendalian dokumen



C.



Pengendalian rekaman



III. Tanggung Jawab Manajemen: A.



Komitmen manajemen



B.



Fokus pada pelanggan



C.



Kebijakan mutu



D.



Perencanaan Sistem Manajemen Mutu



E.



Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi



F.



Wakil manajemen mutu



G.



Komunikasi internal



IV. Tinjauan Manajemen : A.



Umum



B.



Masukan tinjauan



C.



Luaran tinjauan



V. Manajemen Sumber Daya : A.



Penyediaan sumber daya



B.



Manajemen sumber daya manusia



C.



Infrastruktur



D.



Lingkungan kerja



VI. Penyelenggaraan Pelayanan : A.



Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas : 1.



Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja (PKP)



2.



Proses yang berhubungan dengan sasaran: a)



Penetapan persyaratan sasaran



b) Tinjauan terhadap persyaratan sasaran



c)



Komunikasi dengan sasaran



3.



Pembelian (jika ada)



4.



Penyelenggaraan UKM : a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c.



Identifi kasi dan mampu telusur



d. Hak dan kewajiban sasaran



5.



e.



Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)



f.



Manajemen risiko dan keselamatan



Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM : a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1)



Kepuasan pelanggan



2)



Audit internal



3)



Penilaian Kinerja Puskesmas: a) Pemantauan dan pengukuran proses b) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan



c.



Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai



d. Analisis data



B.



e.



Peningkatan berkelanjutan



f.



Tindakan korektif



g.



Tindakan preventif



Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) : 1.



Perencanaan Pelayanan Klinis



2.



Proses yang berhubungan dengan pelanggan



3.



Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis:



4.



a)



Proses pembelian



b)



Verifikasi barang yang dibel



c)



Kontrak dengan pihak ketiga



Penyelenggaraan pelayanan klinis : a)



Pengendalian proses pelayanan klinis



b)



Validasi proses pelayanan



c)



Identifikasi dan ketelusuran



d)



Hak dan kewajiban pasien



e)



Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb)



f) 5.



Manajemen risiko dan keselamatan pasien



Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien: a)



Penilaian indikator kinerja klinis



b)



Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien



6.



VII.



c)



Pelaporan insiden keselamatan pasien



d)



Analisis dan tindak lanjut



e)



Penerapan manajemen resiko



Pengukuran, analisis dan penyempurnaan : a)



Umum



b)



Pemantauan dan pengukuran : (1)



Kepuasan pelanggan



(2)



Audit internal



(3)



Pemantauan dan pengukuran proses



(4)



Pemantauan dan pengukuran hasil layanan



c)



Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai



d)



Analisis data



e)



Peningkatan berkelanjutan



f)



Tindakan korektif



g)



Tindakan preventif



Penutup Lampiran (jika ada)



C.



RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS 1. Sistematika Rencana Kinerja Lima tahunan Puskesmas dapat disusun sebagai berikut: Kata Pengantar Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan Bab II. Kendala dan Masalah A. Identifikasi keadaan dan masalah B. Penyusunan Rencana C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action) D. Penyusunan Pelengkap Dokumen BAB III. Indikator dan Standar Kinerja untuk Tiap Upaya dan Jenis Pelayanan Puskesmas BAB IV. Analisis Kinerja A. Pencapaian kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya puskesmas B. Analisis kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja. Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program kerja dan kegiatan berisi program – program kerja yang akan dilakukan. B. Rencana anggaran Bab VI. Pemantauan dan Penilaian Bab VII. Penutup



Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan puskesmas. 2. Langkah – langkah penyusunan rencana kinerja lima tahunan puskesmas: a. Membentuk tim perencanaan lima tahunan puskesmasn b. Tim mempelajari rencana strategis Dinas Kesehatan, target kinerja lima tahunan puskesmas c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja d. Tim melakukan analisis kinerja e. Tim menyususn tahapan pencapaian indikator kinerja puskesmas dengan penjabaran pencapaian tiap tahun f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target tiap indikator. g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disyahkan kepala puskesmas h. Sosialisasi rencana pada seluruh pegawai puskesmas. 3. Matriks Rencana Lima Tahunan Panduan dalam mengisi rencana kinerja lima tahunan a. Nomor : diisi dengan nomor urut b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya, c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan g. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya



program



kerja



pengembangan



SDM,



program



kerja



peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya. i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan, k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.



4. Penutup Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun Rencana Lima Tahunan, yang kemuian diuraia daam rencana tahunnan yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan. Aturan penulisan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut: 1. kertas huruf F4 2. Jenis huruf bookmann old style, 12 pt 3. spasi 1.5 4. batas kertas a. batas kanan



: 2 cm



b. batas kiri



: 3 cm



c. batas atas



: 2 cm



d. batas bawah



: 2 cm



D. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan a. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas 1) Membentuk tim perencanaan puskesmas 2) Menyusun RUK (H+1), yang dilakukan pada bulan januari tahun berjalan berdasarkan kajian pencapaian tahun sebelumnya (H-1). Hasil dari RUK kemudian dijabarkan dalam RPK yang disusun pada bulan januari tahun berjalan dalam forum lokakarya mini pertama. b. Penyusunan RUK 1) Tahap persiapan Kepala puskesmas membentuk Tim PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas. 2) Tahap analisis situasi Yaitu analisis masalah dan kebutuhan masyarakat yang dilakukan melalui kesepakatan tim perencanaan puskesmas dan lintas sektoral puskesmas melalui: (1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan melalui analisis kesehatan masyarakat, (2) Menetapkan urutan prioritas masalah (3) Merumuskan masalah (4) Mencari akar penyebab masalah 3) Penyusunan RUK Penyusunan RUK meliputi: (1) Kegiatan tahun yang akan datang (2) Kebutuhan sumber daya (3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan c. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Terdiri dari:



1. Mempelajari alokasi kegiatan 2. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK 3. Menyusun rancangan awal secara rinci 4. Mengadakan lokakarya mini 5. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan Proses penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format - format sesuai dengan acuan yang tertera pada peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor 44 tahun 2016 tentang manajemen puskesmas. Aturan penulisan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran F4, HVS putih, 70 gram 2. Jenis huruf Bookmann OldStyle 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,5 5. Batas kertas: 1. Batas kanan : 2 cm 2. Batas kiri



: 3 cm



3. Batas atas



: 2 cm



4. Batas bawah : 2 cm E.



Pedoman / Panduan Adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arahan langkah – langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melaksanakan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur satu kegiatan. Penerapannya dengan menggunakan SOP. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk dokumen pedoman dan panduan yaitu: a. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman / panduan tersebut. b. Peraturan



kepala



puskesmas



tetap



berlaku



meskipun



terjadi



penggantian kepala puskesmas. c. Setiap pedoman / panduan akan dievaluasi setiap 3 tahun sekali. d. Bila kementerian kesehatan telah menerbitkan pedoman / panduan untuk kegiatan / pelayaan tertentu, maka puskesmas dalam membuat pedoman / panduan wajib mengacu pada pedoman / panduan yang diterbitkan oleh kementerian kesehatan. Ketentuan pedoman Puskesmas Kundi adalah sebagai berikut: 1. Kertas/Media Penulisan



a. Jenis kertas



: HVS warna putih 70 GSM



b. Ukuran kertas



: F4 (215 mm x 330 mm)



c. Margins



:







Top



: 2 cm



Bottom



: 2 cm







Left



: 3 cm



Right



: 2 cm



2. Penulisan a. Program



: Word



b. Jenis huruf



: Bookman Old Style (huruf biasa dan tebal)



Ukuran huruf c. Spasi



: 12 : 1,5



3. Format/Sistematika Penulisan Penulisan diawali dengan KOP Puskesmas, judul pedoman, dilanjutkan dengan sistematika/format sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja Kata pengantar Bab I Pendahuluan Bab II Gambarn Umum Puskesmas Bab III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas Bab IV Struktur Organisasi Puskesmas Bab V Struktur Organisasi Unit kerja Bab VI Uraian Jabatan Bab VII Tata hubungan kerja Bab VIII Pola ketenagaan dan kualifikasi personil Bab IX Kegiatan orientasi Bab X Pertemuan / Rapat Bab XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja Kata pengantar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional F. Landasan Hukum BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan



C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN / PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI Pedoman atau panduan yang dibuat oleh Puskesmas Kundi adalah pedoman / panduan yang dipersyaratkan dalam elemen penilaian akreditasi puskesmas. F.



Kerangka Acuan Program / Kegiatan Program / kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan standar akreditasi, antara lain : program pengembangan SDM, program peningkatan



mutu



puskesmas



dan



keselamatan



pasien,



program



pencegahan bencana, program pencegah kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya. Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Ketentuan kerangka acuan kegiatan di Puskesmas Kundi adalah sebagai berikut: 1. Kertas/Media Penulisan a. Jenis kertas



: HVS warna putih 70 GSM



b. Ukuran kertas



: F4 (215 mm x 330 mm)



c. Margins



:







Top : 20 mm



Bottom



: 20 mm







Left : 30 mm



Right



: 20 mm



2. Penulisan a. Program



: Word



b. Jenis huruf



: Bookman Old Style (huruf biasa dan tebal)



c. Ukuran huruf



: 12



d. Spasi



: 1,5



3. Format/Sistematika Penulisan Penulisan diawali dengan KOP Puskesmas, judul kerangka acuan kegiatan, dilanjutkan dengan sistematika/format sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar Belakang c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan e. Cara Melaksanakan Kegiatan f.



Sasaran



g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan i.



Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan



j.



Tanda tangan yang membuat KAK serta diketahui oleh masingmasing ketua Pokja/Kepala Puskesmas.



G. Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. 1. Kertas/Media Penulisan a.



Jenis kertas



: HVS warna putih 70 GSM



b.



Ukuran kertas



: F4 (215 mm x 330 mm)



c.



Margins



:







Top, bottom, left, right



: 20 mm



2. Penulisan a.



Program



: Word



b. Jenis huruf



: Bookman Old Style (huruf biasa dan tebal)



c.



Ukuran huruf



: 12



d.



Spasi



: 1,5



3. Penomoran Penomoran dikoordinir di Administrasi Manajemen (ADMEN) dalam buku tersendiri dengan cara penomoran sebagai berikut: Puskesmas



: 445/AAA/XXXX



Keterangan: 445



: kode pengarsipan puskesmas



AAA



: nomor SOP



XXXX



: tahun keluar SOP



4. Format/Sistematika Penulisan a.



Pengisian SOP 1)



Heading dan kotaknya dicetak pada halaman pertama saja.



Untuk halaman-halaman berikutnya tanpa kotak heading. Contoh kotak heading dan penulisannya:



KOMUNIKASI INTERNAL Logo Kabupaten



No. Dokumen: No. Revisi



SOP



:



Tanggal Terbit: Halaman



Nama Organisasi



Logo Puskesmas



: /



Tandatangan Kepala



Nama dan NIP Kepala



Puskesmas



Puskesmas



2) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya dan ditulis dengan huruf capital dan bold. 3) No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. Conton nomor dokumen : 445/ xxx/ pokja (ADM/UKM/UKP) / yyyy Keterangan: 445



: kode pengarsipan puskesmas



xxx



: nomor SOP



pokja



: SOP yang didistribusikan ke pokja yang di tuju



yyyy



: tahun terbit SOP



4) No. Revisi : diisi dengan status revisi dengan menggunakan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. 5) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya (1/5). Namun , di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua : 2/5, halaman terakhir : 5/5. 6) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP. 7) Komponen dan Isi SOP 1)



Pengertian Berisi definisi judul SOP dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan persepsi.



salah



pengertian/menimbulkan



multi



2)



Tujuan Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan diawali kata “sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan (judul SOP).”



3)



Kebijakan Berisi kebijakan (SK) kepala FKTP yang memuat dasar dibuatnya SOP tersebut, dengan diawali kata “Keputusan Kepala Puskesmas Kundi No. ….. tentang ………….” Penulisannya



diawali



dengan



huruf



capital



kecuali



“tentang” diawali huruf kecil, penulisan nomor dengan (No.) 4)



Referensi Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka seperti web yang jelas. Misal kamus besar dll.



5)



Langkah-langkah Merupakan bagian utama yang menguraikan langkahlangkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.



6)



Diagram Alir/bagan alir 



Diagram



alir/bagan



alir



digunakan



untuk



memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah dalam SOP. 



Diagram alir tidak wajib digunakan disetiap SOP







Diagram alir digunakan untuk SOP yang langkahlangkahnya harus berurutan dan tidak boleh diacak.







Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara



garis



besar



dari



proses



yang



ingin



kita



tingkatkan, hanya ada satu simbol balok.







Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatankegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut : Awal kegiatan



:



Akhir kegiatan



:



Simbol keputusan



:



ya ? / /



tidak



7)



Penghubung



:



Dokumen



:



Arsip



:



Unit Terkait Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.



8)



Dokumen Terkait Berisi dokumen-dokumen yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.



9)



Rekaman Historis Perubahan Rekaman historis perubahan tidak wajib digunakan di setiap SOP. Bagian ini dibuat bila ada perubahan dalam SOP



sebelumnya.



Berisi



nomor,



yang



diubah,



isi



perubahan, tanggal mulai diberlakukan. Kotak komponen dan isi SOP tidak terpisah dengan kotak heading. 5.



Evaluasi Isi SOP a.



Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.



b.



Hasil evaluasi SOP : 1) SOP masih tetap bisa dipergunakan 2) SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi 3) Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya



c.



Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila : 1) Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada 2) Adanya perkembangan ilmu dan teknologi (iptek) pelayanan kesehatan 3) Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru 4) Adanya perubahan fasilitas



d.



Peraturan kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian kepala FKTP.



6.



Evaluasi Penerapan SOP



a.



Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list.



b.



Daftar tilik tidak wajib ada di setiap SOP.



c.



Daftar tilik digunakan untuk SOP yang berpotensi terjadi penyimpangan/tidak patuh dalam pelaksanaanya.



d.



Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.



e.



Heading dan kotaknya sama dengan SOP. Kotak heading dan kotak isi daftar tilik tidak terpisah.



Contoh kotak heading, kotak isi daftar tilik dan penulisannya: KOMUNIKASI INTERNAL Logo Kabupaten



No. Dokumen : No. Revisi : DAFTAR



Tanggal Terbit :



Logo Puskesmas



TILIK Halaman: /



NO



URAIAN KEGIATAN



Y A



TIDAK TB



BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS KUNDI A.



PENGERTIAN PENGENDALIAN DOKUMEN 1.



Pedoman Pengendalian Dokumen



Puskesmas kundi adalah sistem



pengelolaan dokumen,surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. 2.



DOKUMEN EKSTERNAL adalah buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas.



3.



DOKUMEN/ ARSIP AKTIF adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi / masih dipakai di dalam kegiatan dan masih disimpan di unit – unit pelayanan.



4.



DOKUMEN / ARSIP INAKTIF adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah / sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien sudah mati atau sudah pindah.



5.



Master dokumen akreditasi telah lengkap / telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.



6.



Kelompok Dokumen adalah kelompok jenis – jenis dokumen / rekaman ( contoh kelompok SOP ).



B.



KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN 1.



Penomoran dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat akreditasi, sedangkan penomoran dokumen perkantoran lainnya dilakukan di Tata Usaha oleh pengadministrasi umum.



2.



Penomoran dokumen akreditasi dan dokumen perkantoran lainnya diurutkan sesuai dengan jenis dokumen yang beredar di puskesmas. Kode Dokumen sebagai berikut : 1)



Kebijakan disingkat



: SK,



2)



Dokumen Eksternal disingkat



: Dek,



3)



Pedoman/Panduan disingkat



: PM,



4)



Kerangka Acuan Kegiatan disingkat: KAK,



5)



Standar Operasional Prosedur



: SOP,



6)



Daftar Tilik disingkat



: DT,



7)



Audit Internal disingkat



: AI



8)



Administrasi disingkat



: ADM



9)



Upaya Kesehatan Masyarakat



: UKM



10) Upaya Kesehatan Perorangan



: UKP



11) Berita Acara disingkat



: BA



12) Usulan Belanja Modal disingkat



: BM



3.



13) Usulan Rumah Tangga disingkat



: RT



14) Usulan Farmasi disingkat



: FR



15) Surat Tugas disingkat



: ST



16) Surat Perjalanan Dinas disingkat



: SPPD



Tata cara penomoran dokumen selain dokumen yang dipersyaratkan dalam akreditasi, secara umum sebagai berikut: Contoh penomoran dokumen : 440 / xxx / yyy



/ 1.2.1.1.6 / 2019



Keterangan: 440



: kode pengarsipan bidang kesehatan



xxx



: nomor dokumen



yyy



: kode singkatan dokumen yang dikeluarkan



1.2.1.1.6



: nomenklatur OPD dan Sub OPD



2019



: tahun terbit dokumen



Apabila dokumen merujuk pada upaya kesehatan / pelayanan tertentu bisa ditambahkan kode sesuai pelayanan yang diperlukan, antara lain:



C.



1)



KIA



: Kesehatan Ibu dan Anak



2)



Gizi



: Gizi



3)



P2



: Pencegahan dan Pengendalian Penyakit



4)



Promkes



: Promosi Kesehatan



5)



Kesling



: Kesehatan Lingkungan



6)



BPU



: Pemeriksaan Umum



7)



Gilut



: Kesehatan Gigi dan Mulut



8)



Lab



: Laboratorium



9)



RM



: Rekam Medik



10)



Daftar



: Pendaftaran



11)



UGD



: Unit Gawat Darurat



12)



Lansia



: Kesehatan Lanjut Usia



13)



Obat



: Kefarmasian



14)



Imuns



: Imunisasi



15)



KB



: Program Keluarga Berencana



16)



UKS



: Usaha Kesehatan Sekolah



17)



Perkesmas



: Keperawatan Kesehatan Masyarakat



18)



Pusling



: Puskesmas Keliling



PENETAPAN KETENTUAN PENULISAN DOKUMEN PUSKESMAS Dokumen yang dibuat atau dikeluarkan oleh puskesmas ditulis dengan menggunakan ketentuan umum sebagai berikut. 1. Naskah dokumen diketik pada satu halaman tidak boleh bolak – balik dengan tipe huruf Bookmann old style ukuran 12 pt 2. Jarak antar baris dibuat 1,5 spasi kecuali untuk judul atau keterangan 3. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia sesuai EYD. 4. Batas kertas untuk dokumen perkantoran lainnya: Batas Atas



: 4 cm



Batas Kiri



: 3 cm



Batas Kanan



: 3 cm



Batas Bawah



: 3 cm



Teks rata tepi kanan kiri ( justify ) 5. Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan Arab, seperti contoh berikut : I. A. 1. a. 1) a) (1) (a) D. Revisi atau Perubahan Dokumen : 1. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen. 2. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya dan/atau Ketua Mutu. 3. Revisi



atau



perubahan



dokumen



merupakan



upaya



perbaikan



berkelanjutan. 4. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian. 5. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen. E.



Ketentuan Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen Puskesmas 1. Pengendalian Dokumen a.



Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP) tercatat dalam Daftar Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.



b.



Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan dikelompokkan berdasarkan program.



c.



Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan dikelompokkan berdasarkan program.



d.



Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.



e.



Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau



dan



memutakhirkan



menyetujui ulang dokumen.



seperlunya



serta



untuk



c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan. f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu. g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan. f.



Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual Mutu, Panduan Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan, dan Standar Operasional Prosedur dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.



g.



Dokumen yang telah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.



h.



Masa retensi dokumen kadaluarsa



ditetapkan bersama oleh



Penanggung Jawab Program/kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar rekaman dan kode formulir. i.



Setiap kegiatan baru didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan/rekaman.



j.



Pemusnahan dokumen kadaluarsa diusulkan Penanggung Jawab Program dan dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Ketua Mutu dan Kepala Puskesmas.



k.



Pemusnahan dokumen kadaluarsa dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan Dokumen.



2. Penyimpanan Dokumen a.



Penyimpanan Dokumen Akreditasi 1. ADMEN Warna Map: Kuning (Dokumen Akreditasi) Penyimpanan Dokumen



: Lemari



2. UKM Warna Map: Merah (Dokumen Akreditasi) Penyimpanan Dokumen



: Lemari



3. UKP Warna Map: Hijau (Dokumen Akreditasi) Penyimpanan Dokumen : Lemari b. Dokumen Rekam Medik ( RM ) inaktif wajib disimpan sekurang – kurangnya 5 ( lima ) tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, kunjungan terakhir atau pindah tempat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain



harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya. c.



Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan disimpan minimal 5 ( lima ) tahun dan dikelompokkan sesuai jenis pasiennya yaitu : pasien umum dan pasien BPJS.



d.



Surat Masuk 1) Surat masuk diterima oleh pengadministrasi surat pada SKPD / unit kerja. 2) Pengadministrasi surat melakukan pencatatan data agenda surat masuk dan melakukan penyimpanan. 3) Pengguna tujuan surat dapat melihat dan memeriksa data maupun isi surat masuk yang ditujukan kepadanya. 4) Apabila surat masuk tersebut salah alamat, terdapat fasilitas khusus untuk mengembalikan ke pengadministrasi surat agar dilakukan penyesuaian. 5) Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk dengan membuat disposisi. 6) Disposisi Surat Masuk, dengan alur sebagai berikut: (a)



Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan.



(b)



Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang menerima surat masuk pertama kali atau penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan.



(c)



Format disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan kepada penerima disposisi.



(d)



Penerima disposisi harus menindaklanjuti disposisi dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut disposisi kepada pembuat disposisi.



(e)



Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi lanjutan kepada pejabat di bawahnya.



e.



Surat Keluar 1) Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh bagian administrasi



untuk didistribusikan di luar maupun di dalam



puskesmas berupa surat pemberitahuan, undangan, maupun laporan. 2) Adapun alur surat keluar sebagai berikut: a. Surat keluar external puskesmas Surat yang dibuat oleh bagian administrasi puskesmas . Kemudian dilanjutkan ke Pimpinan Puskesmas untuk di cek (Merubah/Menambah jika diperlukan) selanjutnya ditanda tangani oleh Pimpinan Puskesmas. Setelah itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk didokumentasikan dengan penomoran



dan



dikirim



ke



alamat



yang



dituju



oleh



ekspeditor.



(pengarsipan & buku eskpedisi) b. Surat keluar internal puskesmas Surat yang dibuat oleh administrasi puskesmas untuk didistribusikan di lingkungan puskesmas saja. Contoh surat keluar internal puskesmas antara lain surat pemberitahuan pertemuan lokakarya mini bulanan, surat pemberitahuan pertemuan internal pokja, surat usulan permintaan barang, dan sebagainya. c. Ketentuan numerisasi dokumen surat keluar adalah sebagai berikut: Contoh Format



: 445/200/1.2.1.1.6/2019



Keterangan 445



: kode pengarsipan Puskesmas



200



: Nomor Surat Keluar (No.Urut Agenda)



1.2.1.1.6



: Kode nomenklatur OPD dan Sub OPD



2019



: Tahun surat dikeluarkan



3) Konsep surat dibuat oleh SKPD / unit kerja yang mempunyai inisiatif untuk membuat surat keluar. 4) Konsep surat dibuat dengan menggunakan template / boring acuan sesuai dengan ketentuan yang mengatur tentang tata naskah dinas pada Pemerintah Daerah. 5) Konsep surat harus diajukan kepada atasan untuk mendapat persetujuan. 6) Surat yang telah disetujui oleh atasan diberi nomor sesuai dengan format penomoran agenda surat keluar. 7) Surat yang telah diberi nomor kemudian dicetak dan dibubuhi tanda tangan dan cap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan. f.



Penyimpanan dokumen / arsip kepegawaian puskesmas dilakukan dengan menggunakan map file masing – masing nama pegawai dengan urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.



g. Penyimpanan salinan dokumen akreditasi disimpan di masing – masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen ( admen ) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program sesuai jenis dokumen. F.



PEMINJAMAN DOKUMEN Peminjaman



dokumen



dari



antar



unit



/



lintas



unit



dengan



mempergunakan ekspedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melewati ketatausahaan.



G.



PENETAPAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki sampul yang merupakan identitas dokumen yang berisi : 1.



Nama jenis dokumen



2.



Judul dokumen



3.



Lambang dan identitas kabupaten



4.



Lambang dan identitas Puskesmas



5.



Nomor dokumen



6.



Nomor revisi



7.



Terbitan



8.



Tanggal mulai berlaku



9.



Halaman



10. Pengesahan Kepala Puskesmas H.



Rekaman 1.



Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan.



2.



Rekaman dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi



bukti



verifikasi,



tindakan



pencegahan



dan



tindakan



perbaikan dan tidak perlu terkena pengendalian revisi. 3.



Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman.



4.



Rekaman yang muncul dari setiap kegiatan diidentifikasi dan dikelompokkan sesuai klasifikasi.



5.



Menentukan referensi rekam dan metode penyimpanan rekam.



6.



Memberikan pengesahan terhadap data induk rekam.



7.



Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang telah ditetapkan Memeriksa rekam yang telah habis masa simpan.



8.



Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.



9.



Membuat daftar rekam habis masa simpan.



10. Rekaman yang telah habis masa simpan dilaporkan ke atasan terkait untuk dilakukan pemusnahan. 11. Data rekam yang akan dimusnahkan dicek dan direview kemudian disetujui pemusnahan rekam sesuai dalam aturan yang berlaku. 12. Memerintahkan staf untuk melakukan pemusnahan. 13. Memisahkan rekam dan melakukan pemusnahan rekam dan membuat berita acara pemusnahan rekam. 14. Pemusnahan rekaman diarsipkan dalam Berita Acara Pemusnahan Rekaman.



BAB V PENUTUP Penyusunan



kebijakan,



pedoman/



panduan,



standar



prosedur



operasional dan program, serta ketentuan dokumen lainnya selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas, juga diperlukan komitmen staf untuk mampu dan mau menyusun dokumen sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan dalam pedoman tata naskah puskesmas. Dengan tersusunnya pedoman ini diharapkan dapat membantu Puskesmas dan fasilitator pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen baik yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi maupun untuk ketertiban administrasi puskesmas. Dengan



pedoman



ini



diharapkan



semua



penulisan



dokumen



di



Puskesmas dan seluruh jaringannya dapat dilaksanakan sesuai dengan standar. Dokumen



ini



terbuka



terhadap



saran-saran



untuk



perbaikan



dan



penyempurnaan. Akhirnya semoga buku pedoman ini bermanfaat secara maksimal, dengan tidak mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.



LAMPIRAN II KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI NOMOR 188.4 / /1.2.1.1.6 / 2019 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS KUNDI



CONTOH SISTEMATIKA PENULISAN DOKUMEN PERKANTORAN DI PUSKESMAS KUNDI



1. CONTOH EDARAN



Ukuran huruf baris pertama 14 baris kedua dan ketiga 18 baris keempat & kelima 12



PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT Ukuran 2,5 cm x 2cm



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Desa Kundi Kec.Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected]



Nomor Sifat Lampiran. Perihal



: : : :



Kundi , ,20... Kepada Yth...................................... di Tempat



.................................................................................................................... ........... .......................................................................................................................... ........... .......................................................................................................................... ........... .......................................................................................................................... .... .......................................................................................................................... ........... .......................................................................................................................... ........... Mengetahui Kepala Puskesmas Kundi



Nama Pejabat Pangkat NIP



Ukuran huruf baris pertama 14 baris kedua dan ketiga 18 baris keempat & kelima 12



2. CONTOH KETERANGAN



PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT Ukuran 2,5 cm x 2cm



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Desa Kundi Kec.Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected]



SURAT KETERANGAN NOMOR:............../.........../........./ 201 Yang bertanda tangan dibawah ini Nama :....................................................................................... NIP



:



...................................................................................... Jabatan



:



...................................................................................... Dengan ini menerangkan bahwa: Nama



:



...................................................................................... NIP



:



...................................................................................... Pengkat/golongan



:



...................................................................................... Jabatan



:



...................................................................................... Maksud



:



...................................................................................... Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperluanya. Mengetahui Kepala Puskesmas Kundi



Nama Pejabat Pangkat NIP



3.



Surat Perintah a. Surat perintah tugas adalah naskah dinas puskesmas yang dibuat oleh kepala puskesmas yang berwenang kepada bawahan yang diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan b. Susunan a. Kepala Kepala surat perintah tugas terdiri atas: 1. Kop naskah dinas 2. Kata surat perintah tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara semestris 3. Nomor yang berada dibawah tulisan surat perintah Tugas b. Batang Tubuh Batang Tubuh surat perintah tugas terdiri atas: 1. Konsiderens meliputi pertimbangan dari atau dasar,pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah tugas dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat peritah tugas tersebut 2. Diktum dimulai denagn kata memberi perintah. Memberi tugas yang



ditulis



dengan



huruf



kapital



dicantumkan



secara



simetris.diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Dibawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilakukan. c. Bagian akhir Bagian akhir surat peritah tugas terdiri dari 1. Tempat dan tanggal surat perintah tugas 2. Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma; 3. Tanda tangan pejabat yang menugasi; 4. Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah tugas yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya 5. Cap dinas d. ke dalam lampiran yang terdiri dari koma nomor urut,anama pengakat, nip, jabatan, dan keterangan a. Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan b. Surat keterangan perintah yang ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas Bentuk /model naskah dinas surat biasa, sebagaimana tertera pada halaman berikut.



Ukuran huruf baris pertama 14 baris kedua dan ketiga 18 baris keempat & kelima 12



4. CONTOH SURAT TUGAS



PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT Ukuran 2,5 cm x 2cm



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Desa Kundi Kec.Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected]



SURAT TUGAS Nomor : 800 /



/ST/1.02.01.6/2019



Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Puskesmas Kundi Kecamatan Simpang Teritip Kabupaten Bangka Barat, dengan ini : MENUGASKAN Kepada:



Nama



:



NIP



:



Pangkat/Gol



:



Jabatan



:



Tujuan Perjalanan



:



Lama Perjalanan



:



Berangkat Tanggal



:



Untuk



:



Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mengetahui Kepala Puskesmas Kundi



Nama Pejabat Pangkat NIP



5. CONTOH SPPD SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS 1 2 3



Pejabat yang berwenang memberi perintah Nama / NIP Pegawai yang diperintahkan a.



Pangkat dan Golongan Ruang



a.



b.



Jabatan



b.



Tingkat Menurut Peraturan Perjalanan Dinas Maksud Mengadakan Perjalanan Dinas c.



4



c.



5



Alat angkutan yang dipergunakan



6



a.



Tempat berangkat



a.



b.



Tempat tujuan



b.



7



a. b. c.



Lamanya perjalanan Tanggal berangkat Tanggal harus kembali / Tiba di tempat



a. b. c.



Baru * ) 8



Pengikut : 1. 2. 3. 4.



9



10



Pembebanan Anggaran a.



Instansi



b.



Mata Anggaran



Keterangan Lain - lain



Nama



Tanggal Lahir



6. Surat izin a. Pengertian izin adalah naskah dinas yang berisi petunjuk terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. b. Susunan 1. Kepala surat Bagian kepala surat izin terdiri dari : 1) Tulisan surat izin diketik dengan huruf kapital secara simetris 2) Nomor diketik dibawah tulisan surat izin secara simetris 3) tulisan tentang diketik dengan huruf kapital secara simetris 2. Batang tubuh surat izin Bagian batang tubuh surat izin terdiri dari atas: 1) Nama 2) Jabatan 3) Alamat 4) Maksud dan tujuan pemberian izin. 3. Bagian akhir Bagian akhir surat izin terdiri dari: Tempat dan tanggal pembuatan surat izin 1) Nama jabatan 2) Tanda tanggan dan nama pejabat 3) Pangkat dan NIP bagi PNS 4) Stempel jabatan/instansi c.



Hal yang perlu diperhatikan Surat izin yang ditanda tanda tanggan oleh kepala puskesmas kundi dibuat dengan menggunakan kop naskah puskesmas kundi. Bentuk /model naskah dinas surat biasa, sebagaimana tertera pada halaman berikut.



PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Baru Desa Kundi Kec. Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected]



SURAT KETERANGAN IZIN Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Jabatan : Alamat : NIP : Mengajukan Permohonan izin pada : Hari dan Tanggal : Keperluan : Jumlah ijin : Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. Mengetahui Kepala Puskesmas Kundi



Nama Pejabat Pangkat NIP



, Pemohon,



7. Contoh MOU



PERJANJIAN KERJASAMA PUSKESMAS KUNDI DENGAN ........................................................................................ TAHUN ...... NOMOR : 188.4/ NOMOR :



/1.2.1.6/201 201



Yang bertandatangan dibawah ini : 1. Nama : Nip : Pangkat/golongan : Jabatan : Unit kerja : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Puskesmas Kundi selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama Nip Pangkat/golongan Jabatan Unit kerja



: : : : :



Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ............................, .......................................................................................selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Tanpa mengurangi ketentuan hukum yang berlaku, kedua belah pihak sepakat mengadakan perjanjian kerjasama dengan ketentuan – ketentuan yang diatur dalam pasal – pasal berikut :



MAKSUD DAN TUJUAN PASAL 1 1. Pihak pertama adalah ........................................................................... .......................................................................................................... ........................................................................................................... .......................................................................................................... 2. Pihak kedua sepakat .............................................................................. .......................................................................................................... ............................................................................................................



PROSEDUR PELAYANAN PASAL 2 1. Umum



Jasa pelayanan ..........................................................................dengan ketentuan : a) Antara Pihak Pertama dan Pihak Kedua telah sepakat dan menandatanngani perjanjian kerjasama ............................................... b) Pihak pertama.....................................................................................



2. ...........................................................diberikan oleh pihak kedua kepada pihak pertama Pihak Pertama mempunyai kewajiban sebagai berikut : ........................................................................................................ .....................................................................................................



3. Pihak Kedua mempunyai kewajiban sebagai berikut a) Melakukan ......................................................................................



TEMPAT PELAYANAN Pasal 3 Pelayanan pengangkutan limbah .................................................................... ............................................................................................................... WAKTU PELAYANAN Pasal 4 Waktu pelayanan sesuai dengan jadwal, kesepakatan kedua belah pihak. PEMBIAYAAN Pasal 5 Segala biaya yang timbul akibat perjanjian kerjasama ini, dibebankan kepada pihak pertama sesuai kesepakatan kedua belah pihak. MASA BERLAKUNYA PERJANJIAN Pasal 6 1. Perjanjian ini berlaku selama .................tahun terhitung sejak ditetapkan. 2. Perjanjian ini sepakat diperpanjang selama tidak ada keberatan dari kedua belah pihak. PENYELESAIAN DAN PERSELISIHAN Pasal 7 Apabila terjadi perselisihan dalam pelaksanaan perjanjian ini, kedua belah pihak setuju menyelesaikan dengan musyawarah untuk mufakat. ATURAN PERALIHAN Pasal 8 Peninjauan kembali perjanjian ini sebelum batas waktu sebagaimana tersebut dalam pasal 6, dapat dilakukan kedua belah pihak apabila ada perubahan kebijakan pemerintah dan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.



ATURAN PENUTUP Pasal 9 1. Perubahan terhadap ketentuan yang telah ditetapkan dalam perjanjian ini dapat dilakukan atas persetujuan kedua belah pihak. 2. Hal-hal yang timbul pada pelaksanaan perjanjian ini akan diatur kemudian atas persetujuan kedua belah pihak.



Demikian perjanjian ini diketahui oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.



Dibuat dan ditanda tangani Di : ........................ Pada tanggal : .......................



Pihak pertama



Nama Pejabat Pangkat NIP



Pihak Kedua



Nama Pejabat Pangkat NIP



8. Contoh Surat Keterangan PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Baru Desa Kundi Kec. Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected]



SURAT KETERANGAN No : 440/



/1.2.1.1.6/201



Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : .............................. NIP : .............................. Pangkat/Gol : .............................. Jabatan : .............................. Unit Kerja : .............................. Menerangkan bahwa : Nama NIP Pangkat/Gol Jabatan Unit Kerja



: : : : :



............................... ................................. ................................. ................................ ...............................



Memang benar yang bersangkutan tidak pernah izin dari bulan ..............sampai dengan pengajuan cuti tahuanan ........ Berdasarkan tidak pernah izin atau tidak masuk kerja tanpa keterangan tersebut, maka berikan cuti tahunan untuk tahun .......... sebanyak .... ( ......... ) hari kerja dari tanggal Surat keterangan ini dibuat sebagai pertimbangan untuk pengajuan cuti tahunan yang bersangkutan. Demikian disampaikan, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. CATATAN PEJABAT KEPEGAWAIAN :



Mengetahui



Tidak masuk kerja dalam tahun yang



Kepala Puskesmas Kundi



bersangkutan : 1. Izin Tidak Masuk Kerja



:



Hari



2. Tidak masuk kerja Keterangan :



Hari



Nama Pejabat Pangkat NIP Mengetahui, Kepala Dinas Kesehatan



Nama Pejabat Pangkat



NIP



9. Contoh Surat Undangan PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT DINAS KESEHATAN PUSKESMAS KUNDI Jln. Desa Kundi Kec.Simpang Teritip Kode Pos 33366 email:[email protected] Kundi ,.......................... Nomor Sifat



: 440/



/ 1.2.1.1.6 /2018



:-



Kepada Yth.



........................................ Lampiran.



:-



Perihal



: Undangan



........................................ ......................................



................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ........................................................................................................ Hari / Tanggal



:



Pukul



:



Tempat



:



Acara .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .............................................................



Mengetahui Kepala Puskesmas Kundi



Nama Pejabat Pangkat NIP



Contoh Surat Cuti



Kundi, ....................201 Kepada



CUTI :...........



Yth. ...................................... Melalui : ...................................... ...................................... di Muntok Yang bertandatangan di bawah ini : Nama : .................................. NIP : .................................. Pangkat/Gol : .................................. Jabatan : .................................. Unit Kerja : .................................. Dengan ini mengajukan permintaan Cuti Sakit Tahun .......... selama .......... (.............) hari kerja, terhitung mulai tanggal.................. sampai dengan tanggal ................ (dikarenakan .....................................) . Demikianlah permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya.



Hormat saya,



CATATAN PEJABAT PEPEGAWAIAN Cuti yang telah diambil dalam tahun Yang bersangkutan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Cuti Tahunan Cuti Alasan Penting Cuti Besar Cuti Sakit Cuti Bersalin Keterangan lain-lain



CATATAN / PERTIMBANGAN Kepala Puskesmas Kundi



: : : : : :



Nama Pejabat Pangkat NIP KEPUTUSAN PEJABAT YANG BERWENANG MEMBUAT CUTI. KEPALA DINAS KESEHATAN KAB. BANGKA BARAT



Nama Pejabat Pangkat NIP A. Pengendalian Rekam Implementasi



Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan dalam satu buku seperti buku Notulen Pertemuan (Lokmin dan Komunikasi Internal) buku Monitoring dan Evaluasi kegiatan, buku untuk Umpan Balik, buku akses masyarakat, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya (foto, copy ijazah, sertifikat pelatihan, dll).



a. Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rincian Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Penyelenggarakan program dan upaya Puskesmas perlu direncanakan dengan baik untuk menjamin pelaksanaan kegiatan yang optimal. Perencanaan puskesmas sangat penting guna terlaksananya program yang berorientasi pada kesehatan dan keselamatan masyarakat. Perencanaan yang terintegrasi dari berbagai program dan upaya puskesmas melalui analisis kebutuhan dan harapan masyarakat. 1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK)



2) Rincian Pelaksanaan Kegiatan (RPK)



A. PERENCANAAN PUSKESMAS 1. Kepala puskesmas, penanggung jawab upaya dan pelaksana kegiatan di puskesmas wajib berperan aktif dalam perencanaan puskesmas. 2. Perencanaan puskesmas harus disusun berdasarkan analisis kebutuhan masyarakat dengan melibatkan masyarakat dan lintas sektor terkait dan sesuai dengan visi, misi, fungsi dan tugas pokok Puskesmas Kundi. 3. Analisis kebutuhan masyarakat dilakukan melalui pertemuan dengan tokoh masyarakat, sektor terkait, Survei Mawas Diri (SMD), Musyawarah Masyarakat Desa (MMD), analisis data surveilans serta capaian kinerja pelayanan. 4. Rencana Puskesmas disusun dalam bentuk rencanan lima tahunan. Rencanan usulan kegiatan, dan rencana pelaksanaan kegiatan. 5. Rencana puskesmas merupakan perencanaan yang terintegrasi baik untuk pelayanan UKM maupun UKP. 6. Perencanaan Puskesmas Kundi memfasilitasi kegiatan pembangunan berwawasan kesehatan dan pemberdayaan masyarakat. 7. Penyusunan rencana usulan kegiatan puskesmas memperhatikan siklus perencanaan yang ada di kabupaten bangka barat melalui mekanisme musrenbang desa, kecamatan, kabupaten disesuaikan dengan waktu pelaksanaan kegiatan masing- masing. 8. Perencanaan Puskesmas Kundi meliputi: a. Perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia b. Perencanaan pemenuhan kebutuhan sarana, prasarana, dan alat kesehatan c. Perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya anggaran atau keuangan d. Perencanaan pemenuhan kebutuhan obat-obatan/ kefarmasian e. Perencanaan pemenuhan kebutuhan laboratorium f. Perencanaan kegiatan upaya kesehatan masyarakat dan pemberdayaan masyarakat g. Perencanaan pemenuhan kebutuhan mutu klinis dan keselamatan pasien h. Perencanaan manajemen data dan informasi



B. TATA CARA PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS 1. Perencanaan tingkat Puskesmas Kundi disusun melalui empat tahap, yaitu: a. Tahap Persiapan Tahap ini mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan perencanaan tingkat puskesmas agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahaptahap perencanaan yang dilakukan dengan cara kepala puskesmas membentuk tim perencanaan tingkat puskesmas yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas. Kepala puskesmas menjelaskan tentang pedoman perencanaan tingkat puskesmas kepada tim agar dapat memahami pedoman tersebut. b. Tahap Analisis Situasi Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan. c. Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan Rencana usulan kegiatan disusun dalam bentuk matriks, yang meliputi kegiatan tahun yang akan datang, meliputi kebutuhan sumber daya, kegiatan rutin, sarana prasarana. Tahap ini dilakukan dengan langkah menganalisa masalah yaitu mengidentifikasi masalah, menetapkan urutan prioritas masalah, merumuskan masalah, mencari akar penyebab masalah. d. Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Langkah-langkah penyusunan RPK adalah sebagai berikut: a) Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui b) Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK c) Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akan dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan alokasi pelaksanaan d) Mengadakan Lokakarya Mini Tahunan untuk membahas kesepakatan RPK e) Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks



Mengetahui, KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU



LAMPIRAN II KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI TENTANG PERENCANAAN DAN EVALUASI KINERJA PUSKESMAS KUNDI



PERUBAHAN PERENCANAAN PUSKESMAS KUNDI 1. Kepala Puskesmas Kundi, Tim Perencanaan Tingkat Puskesmas, dan seluruh staf puskesmas berperan aktif bila ada perubahan dalam perencanaan Puskesmas Kundi 2. Pengajuan perubahan perencanaan puskesmas bisa dilakukan oleh seluruh jajaran Puskesmas Kundi dan dikoordinasikan oleh kepala sub bagian Tata Usaha 3. Dasar pertimbangan perubahan perencanaan Puskesmas Kundi adalah sebagai berikut. a. Kebijakan dari Dinas Kesehatan Kabupaten Bangka Barat untuk melakukan perencanaan atas kegiatan baru b. Hasil identifikasi kebutuhan masyarakat/lintas sektor c. Hasil monitoring dan analisis situasi masalah kesehatan d. Terjadinya perubahan Anggaran Satuan Belanja (ASB) e. Penyerapan anggaran yang tidak baik sehingga harus direvisi f. Hal-hal lain yang bersifat mendesak 4. Seluruh jajaran Puskesmas Kundi yang mengajukan perubahah perencanaan harus membuat usulan perencanaan/permintaan secara tertulis dan mengikuti mekanisme secara berjenjang 5. Persetujuan perubahan perencanaan oleh Kepala Puskesmas dan tim perencanaan Puskesmas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Tingkat urgensi (U) b. Tingkat Keseriusan (S) c. Tingkat Pertumbuhan (G) Mengetahui, KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU



LAMPIRAN III KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI TENTANG PERENCANAAN DAN EVALUASI KINERJA PUSKESMAS KUNDI



EVALUASI KINERJA PUSKESMAS 1. Kinerja Puskesmas wajib dimonitor dan dievaluasi 2. Penilaian kinerja dilakukan terhadap semua jenis pelayanan yang ada di Puskesmas, baik kinerja manajerial, kinerja pelayanan UKM maupun kinerja pelayanan UKP 3. Penilaian kinerja juga dilakukan terhadap penanggung jawab tiap Upaya Puskesmas 4. Monitoring dan Penilaian kinerja dilakukan secara periodik, baik bulanan, tri bulan, dan tahunan 5. Hasil monitoring dan penilaian kinerja harus diumpan balikkan pada pihak-pihak terkait 6. Hasil analisis kinerja dibandingkan dengan standar dan dapat dilakukan kaji banding dengan Puskesmas yang lain untuk meningkatkan mutu/kinerja puskesmas, minimal satu tahun sekali. 7. Hasil monitoring dan evaluasi kinerja, serta hasil kaji banding harus ditindak lanjuti dalam bentuk perbaikan 8. Hasil monitoring dan penilaian kinerja wajib dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 9. Hasil monitoring dan evaluasi kinerja, serta hasil kaji banding yang tidak dapat ditindak lanjuti oleh puskesmas dapat dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota Mengetahui, KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU



LAMPIRAN IV PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KUNDI NOMOR: 188.4/505/1.2.1.1.6/2017 TENTANG PERENCANAAN DAN EVALUASI KINERJA PUSKESMAS KUNDI



INDIKATOR PENILAIAN KINERJA PUSKESMAS A. PELAYANAN KESEHATAN NO



I A



B C



JENIS KEGIATAN



SATUAN



TARGET SASARAN



UPAYA KESEHATAN WAJIB PROMOSI KESEHATAN Penyuluhan Prilaku Hidup Bersih dan Sehat pada : 1 Institusi pendidikan (sekolah)



Sekolah



11



Bayi



88



Psy Psy Psy Psy



6 6 1 13



Kelompok



5



sarana



2



Sarana



6



Sarana



6



Sarana



1



Sarana



21963



Sarana



29



Bayi Mendapat Asi eksklusif Mendorong Terbentuknya Bersumber Masyarakat 1 Posyandu Madya (baru) 2 Posyandu Purnama 3 Posyandu Pratama 4 Posyandu Mandiri



Upaya



D



Penyuluhan Napza



II A



KESEHATAN LINGKUNGAN Penyehatan Air Pembinaan kualitas air 1 penyelenggara air minum



B



C



D



E



Kesehatan



minum



di



Higiene dan Sanitasi Makanan dan Minuman Inspeksi sanitasi tempat pengelolaan 1 makanan 2 Pembinaan tempat pengelolaan makanan Penyehatan Tempat Pembuangan Sampah dan Limbah Inspeksi sanitasi sarana pembuangan sampah 1 dan limbah Penyehatan Lingkungan Pemukiman dan Jamban Keluarga Pendataan penduduk dengan akses jamban 1 sehat Pengawasan Sanitasi Tempat - Tempat Umum 1 Sanitasi tempat umum memenuhi syarat



F



III A



B



C



D



IV



V A



Pengamanan Tempat Pengelolaan Makanan 1 Pembinaan tempat pengelolaan makanan



Sarana



6



Ibu hamil



186



Ibu hamil



186



Ibu bersalin



176



Ibu / bayi



176



Ibu hamil



50



Kesehatan Bayi Penanganan dan atau rujukan neonatus 1 resiko tinggi 2 Cakupan BBLR di tangani



Bayi



15



Bayi



14



Upaya Kesehatan Anak Usia Sekolah dan remaja Pelayanan kesehatan anak sekolah dasar oleh 1 nakes atau tenaga terlatih/guru UKS/dokter kecil 2 Cakupan pelayanan kesehatan remaja putri



Anak



440



Anak



1926



PUS Orang Orang Orang



3987 3192 3 1



Anak



1653



Ibu hamil



427



Anak



20



Orang



24



Orang



1



KESEHATAN IBU DAN ANAK TERMASUK KELUARGA BERENCANA Kesehatan Ibu Pelayanan kesehatan bagi bumil sesuai 1 standard, untuk kunjungan lengkap 2 Drop out K 4 - K 1 Pelayanan persalinan oleh tenaga kesehatan 3 termaksud pendampingan persalinan dukun oleh tenaga kesehatan sesuai standar. Pelayanan nifas lengkap (ibu & neonatus) 4 sesuai standar (KN3) Pelayanan dan atau rujukan ibu hamil resiko 5 tinggi / komplikasi



Pelayanan Keluarga Berencana 1 Akseptor KB aktif di Puskesmas (CU) 2 Akseptor aktif MKJP di Puskesmas 3 Akseptor MKJP dengan komplikasi 4 Akseptor MKJP mengalami kegagalan UPAYA PERBAIKAN GIZI MASYARAKAT Pemberian capsul vitamin A (dosis 200.000 si) 1 pada balita 2 kali/tahun Pemberian tablet besi (90 tablet) pada ibu 2 hamil 3 Balita bawah garis merah UPAYA PENCEGAHAN DAN PEMBERANTASAN PENYAKIT MENULAR TB PARU Pengobatan penderita TB Paru (DOTS) BTA 1 positif 2 Pengobatan penderita TB Paru (DOTS) BTA negatif Rontgen positif



B



D



E



F



G



J



VI A.



B.



Malaria Pemeriksaan sediaan darah (SD) pada 1 penderita malaria klinis 2 Penderita malaria klinis yang di obati Penderita + (positif) malaria yang di obati 3 sesuai standar Penderita yang terdeteksi malaria berat di 4 puskesmas yang di rujuk ke RS



%



300



Orang



10



Orang



4



%



3



Bayi Bayi Bayi



159 187 159



Orang



465



Orang



465



Orang



50



Orang



131



Orang



5



%



5



Deman Berdarah Dengue (DBD)*) 1 Angka Bebas Jentik (ABJ) 2 Cakupan Penyelidikan Epidemiologi (PE)



% %



75 75



Pencegahan dan Penanggulangan Filariasis 1 Kasus Filariasis yang ditangani



Orang



1



UPAYA PENGOBATAN Pengobatan 1 Kunjungan rawat jalan umum 2 Kunjungan rawat jalan gigi



Orang Orang



3100 550



Spesimen Spesimen Spesimen Spesimen Spesimen Spesimen



427 15 350 50 60 50



Pelayanan Imunisasi 1 Imunisasi DPT 1 pada bayi 3 Imunisasi HB-1< 7 hari 4 Imunisasi campak pada bayi Diare Penemuan kasus diare di puskesmas dan 1 kader Kasus diare di tangani oleh puskesmas dan 2 kader dengan oral rehidrasi Kasus diare di tangani dengan Rehidrasi 3 intravena ISPA Penemuan kasus pnemonia dan pnemonia 1 berat oleh puskesmas dan kader Jumlah kasus pnemonia dan pnemonia berat 2 di tangani Jumlah kasus pnemonia berat/dengan tanda 3 bahaya di tangani/di rujuk



Pemeriksaan Laboratorium 1 Pemeriksaan Hemoglobin pada ibu hamil 2 Pemeriksaan darah trombosit tersangka DBD 3 Pemeriksaan darah malaria 4 Pemeriksaan test kehamilan 5 Pemeriksaan sputum TB 6 Pemeriksaan urine protein pada ibu hamil



I



II



V



VII



UPAYA KESEHATAN PENGEMBANGAN Puskesmas dengan Rawat Inap 1 BOR Puskesmas tempat tidur Hari rawat rata-rata (ALOS) di Puskesmas 2 tempat tidur Asuhan keperawatan individu pada pasien 3 rawat inap Upaya Kesehatan Usia Lanjut Pemantauan kesehatan pada anggota 1 kelompok usia yang di bina sesuai standar Kesehatan Jiwa Penanganan kasus kesehatan jiwa, melalui 1 rujukan ke RS/spesialis Deteksi dan penanganan kasus jiwa (ganguan prilaku,ganguan jiwa, 2 ganguan psikosomatik, masalah napza, dll) yang datang berobat di puskesmas Pencegahan dan Penanggulangan Penyakit Gigi 1 Pembinaan kesehatan gigi pada TK Pembinaan dan bimbingan sikat gigi massal 2 pada SD / MI 3 Perawatan kesehatan gigi pada SD / MI 4 Gigi tetap yang di cabut 5 Gigi tetap yang di tambal permanen



VIII Perawatan Kesehatan Masyarakat 1 Kegiatan asuhan keperawatan pada keluarga Kegiatan asuhan keperawatan pada kelompok 2 masyarakat IX



Bina Kesehatan Tradisional Pembinaan TOGA dan pemanfaatanya pada 1 sasaran masyarakat Pembinaan pengobat tradisional yang 2 menggunakan tanaman obat Pembinaan pengobat tradisional dengan 3 keterampilan



%



22,1



Hari



3



Orang



668



Orang



1399



Orang



29



Orang



300



TK



1



SD/MI



17



SD/MI Gigi Gigi



17 400 100



Keluarga



100



Kelompok



5



Keluarga



25



Orang



5



Orang



5



B. INDIKATOR PENILAIAN MANAJEMEN PUSKESMAS N Jenis Variabel o 1



Manajemen Umum Puskesmas 1



3



Mempunyai rencana lima tahunan Menyusun RUK berdasarkan Rencana Lima Tahunan ,dan melalui analisa situasi dan perumusan masalah Menyusun RPK secara terinci dan lengkap



4



Melaksanakan mini lokakarya bulanan



5



Melaksanakan mini lokakarya tribulanan (lintas sektor)



4x / tahun



6



Membuat dan mengirimkan laporan bulanan ke Kabupaten/Kota tepat waktu



12x/ tahun



2



2



3



Manajemen sarana, prasarana, dan peralatan kesehatan Melakukan inventarisasi peralatan per unit/ruang di 7 puskesmas Membuat, dan meng update kartu monitoring bulanan 8 inventaris ruangan 9 Mencatat penerimaan dan pengeluaran obat di setiap 10 unit Pelayanan Membuat kartu stok untuk setiap jenis obat.bahan di gudang obat secara rutin Menerapkan FIFO dan FEFO



ada ada Ada 9-12x / tahun



terlaksana ada 100 % 100 % 100 %



Manajemen Keuangan 1 2



4



Target



Membuat catatan bulanan uang masuk-keluar dalam b uku kas Kepala Puskesmas melakukan pemeriksaan keuangan secara berkala



100 % 100 %



Manajemen 1



Membuat daftar/catatan kepegawaian petugas



4



Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab



5



Membuat penilaian DP3 tepat waktu



2 3



C. MUTU PELAYANAN PUSKESMAS No Jenis Variabel



100 % 100 % 100 % 100 %



Target



1



Drop out pelayanan ANC (K1-K4)



100 %



2



Persalinan oleh Tenaga Kesehatan



100 %



3



Penanganan Komplikasi Obstetri/risiko tinggi



100 %



4



Kepatuhan terhadap standar ANC



100 %



5



Kepatuhan terhadap standar pemeriksaan TB Paru



100 %



6



Tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan puskesmas



100 %



Mengetahui, KEPALA PUSKESMAS KUNDI,



YUNIARSIH PRIMA AYU