SOP Rawat Jalan & Rawat Inap [PDF]

Citation preview

PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN LAMA POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 001/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien lama yang akan berobat ke poliklinik rawat jalan. 1. Mendaftarkan pasien ke poliklinik jalan 2. Menyiapkan berkas rekam medis. 3. Mengetahui jumlah kunjungan pasien lama setiap bulan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Memberikan senyum kepada pasien/keluarga/pengunjung 2. Tanyakan kepada pasien tentang : - Poliklinik/dokter yang akan di tuju. - Cara pembayaran?Pribadi,Asuransi,Bpjs? 3. Petugas pendaftaran meminjam kan kartu berobat pasien,jika pasien tidak membawa kartu berobat petugas pendftaran mencari nama pasien di program komputer rumah sakit. 4. Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sesuai dengan tujuan dokter yang di tuju dan menayakan cara pembayaran kepada pasien/keluarga. a. Pembayaran Pribadi pasien/keluarga cukup menunjukan kartu berobat. b. Pembayaran pasien Asuransi maka pasien/keluarga menunjukan kartu asuransi ke petugas pendaftaran untuk di input di Web Provider/mesin kartu asuransi dan menyiapkan klaim medis asuransi. c. Pembayaran pasien BPJS menunjukan rujukan/surat kontrol dan fotocopy kartu bpjs yang sudah di input di pendaftaran Bpjs untuk mendapatkan SEP(surat elegibilitas perserta). 5. Petugas pendftaran menginput nomor kartu berobat di program rumah sakit dan hasil Njm(nota jasa medis) rangkap 4 play*,untuk pasien diberikan arsip 3 dan di serahkan ke perawat sesuai poliklinik yang di tuju, kemudian pasien menuju kepoliklinik tersebut. 6. Njm arsip 1 & 2 diserahkan kebagian rekam medis untuk di carikan status(berkas asuransi dan bpjs di lampirkan bersama Njm) dan di serahkan kepoliklinik. Keterangan 1. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 2. Rangkap 3 ( NJM biru untuk pasien ) 3. Rangkap 4 ( NJM Kuning untuk arsip pendaftaran )



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 002/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 ½ Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien yang baru pertama kali berkunjung kerumah sakit untuk berobat/konsultasi. Mendapatkan identitas pasien baru dan mendaftarkan ke poliklinik rawat jalan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Sapa pasien/keluarga/pengunjung dengan senyum. Ada yang bisa kami bantu ? 2. Menanyakan kepada pasien tentang : a. Apakah pasien pernah berobat di Rs Mary Cileungsi? b. Apakah pasien membawa surat pengantar rujukan klinik/bidan? c. Menanyakan poliklinik/dokter yang di tuju? d. Menanyakan cara pembayaran ? Pribadi, Asuransi, Bpjs? 3. Petugas pendaftaran memberikan fomulir pendaftaran kepada pasien/keluarga untuk di isi identitas sesuai dengan ktp/sim yang berlaku. 4. Petugas pendaftaran menginput data yang sudah di isi oleh pasien/keluarga diprogram komputer rumah sakit. 5. Pendaftaran menanyakan dokter yang di tuju dan cara pembayaran kepada pasien/kelaurga jika pembayaran : a. Pasien Asuarnsi maka pasien/keluraga menunjukan kartu asuransi ke petugas pendaftaran untuk di input di Web Provider/mesin kartu asuransi dan menyiapkan klaim medis asuransi. b. Pasien Bpjs menunjukan rujukan dan fotocopy kartu Bpjs. 6. Petugas pendaftaran menyerahkan kartu berobat kepada pasien/keluarga sambil menjelaskan kegunaan kartu berobat tersebut. 7. Untuk pasien yang berobat kepoliklinik : a. Petugas pendaftaran menginput nomor kartu berobat di program rumah sakit dan hasil print Njm( nota jasa medis ) Rangkap 4play b. Untuk pasien diberikan arsip ke 3 dan di serahkan keperawat sesuai poliklinik yang di tuju, polliklinik tersebut. c. Njm arsip ke 1 & 2 diserahkan kebagian rekam medis untuk di carikan status (berkas asuransi dan bpjs di lampirkan bersama njm) dan di serahkan ke Poliklinik. 8. Untuk pasien yang berobat ke IGD : a. Petugas pendaftaran rawat jalan dan fomulir Btu (bukti transaksi IGD) kemudian berkas di serahkan kebagian rekam medis bersama identitas pasien untuk di antar keruangan IGD bersama status baru. b. Pasien/keluarga menuju ruang IGD.



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 002/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 01 2/2 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Keterangan 1. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 2. Rangkap 3 ( NJM biru untuk pasien ) 3. Rangkap 4 ( NJM Kuning untuk arsip pendaftaran )



Catatan : Khusus pasien baru BPJS rawat jalan poli, pasien mendaftar dahulu di pendaftaran pasien baru setelah itu pasien mendaftar ke petugas pendaftaran BPJS. Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BPJS POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 003/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN



KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Tata cara atau langkah-langkah pelayanan yang terjadi di rawat jalan. 1. Memberikan informasi serta memudahkan langkah-langkah pasien Bpjs untuk mendapatkan pelayanan di rawat jalan. 2. Mengupayakan optimalisasi kualitas pelayanan BPJS di rawat jalan Rumah Sakit Mary Cileungsi . 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Pasien mengambil nomor antrian Bpjs di security pada pukul 05.00 Wib. 2. Serah terima nomor antrian pada pukul 07.00 Wib ke pendaftaran Bpjs. 3. Pendaftaran memanggil nomor antran Bpjs sesuai nomor urut antrian. 4. Pendaftaran Bpjs menginput kartu Bpjs di program Bpjs. 5. Hasil print Sep( surat elibigilitas pasien) diserahkan kepasien bersama berkas fotocopy Bpjs dan surat kontrol/rujukan. 6. Pasien menandatangani Sep, setelah proses registrasi selesai di pendaftaran Bpjs pasien di arahakan menuju pendaftaran pasien lama dan jika pasien baru pasien menuju pendaftaran pasien baru. 7. Pasien mendaftar sesuain Spo rawat jalan pasien baru dan Spo rawat jalan pasien lama. Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PEMAKAIAN TELEPON No. Dokumen : 004/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu tempat komunikas timbal balik antara unit terkait, pelanggan atau pihak atau luar lainya dengan baik dan bener. Adanya suatu sistem komunikasih antara bagian di Rs Mary dengan pelanggan dan atau pihak luar lainya yang baik dan memuaskan serta dapat dipertanggung jawabkan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap Cara penerimaan telepon dari luar : a. Angkat gagang telepon pada dering pertama, maksimal 3 kali dering. b. Mengucapkan salam,selamat pagi/siang/sore/malam. c. Tanyakan nama/asal perusahaan/identitas si penelepon. d. Tanyakan nama/bagian/extention yang dituju. e. Apabila telepon bukan untuk penerima, ucapkan ”Mohon ditunggu sebentar” segera sambungkan ke nama/bagian/pesawat extention yang diminta f. penelepon. Sementara mencari orang yang dituju, tekan tanda FLASH/HOLD (jangan sekali-kali berteriak memanggil nama orang tanpa menekan tanda FLASH/HOLD terlebih dahulu. g. Apabila tidak dapat disambungkan dengan yang dituju, ucapkan ”Maaf h. Bapak/Ibu, ... (nama yang dicari), sedang tidak ada ditempat/sedang menerima telepon lain, apakah ada yang bisa saya bantu? Atau Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? i. Jika meninggalkan pesan, catat nama/pesan-pesan yang diminta untuk nantinya disampaikan ke orang yang bersangkutan. j. Ucapkan terima kasih dan salam penutup pada akhirnya pembicaraan. 2. Cara pemakaian telepon antar bagain/unit (telepon/extention). a. Angkat gagang telepon dan tekan angka nomor extention yang dituju (disetiap departemen/unit mempunyai pesawat telepon dengan nomor extention yang sudah di tentukan). b. Setelah tersambung, ucapkan salam.........(salam bagian/nama)................selamat pagi/siang/sore/malam. c. Selesai pembicaraan, ucapkan salam penutup dan ”terima kasih”. d. Tutup dan letakan kembali gagang telepon pada posisi dan tempat



semula. UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP No. Dokumen : 005/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/3 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pasien rawat inap adalah pasien yang dinyatakan oleh dokter yang memeriksa, baik yang masuk melalui rawat jalan maupun IGD/Poli, untuk observasi dan atau mendapatkan tindakan medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat. 1. Memberikan pelayanan pendaftaran bagi pasien yang akan masuk ruang perawatan. 2. Mengetahui jumlah pasien yang masuk ruang perawatan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Dokter IGD/Poliklinik menganjurkan pasien untuk rawat inap. Setelah ada persetujuan dari pasien atau keluarga pasien dokter membuat surat pengantar untuk rawat inap. 2. Perawat IGD/Poliklinik mengarahkan dan mengantar pasien atau keluarga pasien menuju ke bagian pendaftaran rawat inap dengan membawa surat pengantar rawat inap dari dokter dan memberitahukan administrasi rawat inap bahwa pasien akan dirawat. 3. Petugas administrasi rawat inap menerima pasien atau keluarga pasien serta memberikan salam “selamat pagi/siang/sore/malam, ada yang bisa dibantu……. Bapak/Ibu” dan mempersilahkan pasien untuk duduk. 4. Petugas administrasi rawat inap menanyakan kepada pihak pasien mengenai klasifikasi pembayaran pasien apakah pasien Pribadi/Umum, Asuransi/Perusahaan atau BPJS. Untuk Pasien Umum : a. Administrasi rawat inap mempersilahkan pasien atau keluarga pasien untuk menentukan kelas perawatan sesuai yang diinginkan dan menjelaskan tarif perawatan meliputi kamar perawatan, visit dokter, biaya paramedis secara jelas kepada pasien atau keluarga pasien. Jika pasien memerlukan tindakan operasi atau persalinan petugas memberikan informasi tentang estimasi biaya tindakan sesuai dengan pengantar dari dokter dan disesuaikan dengan tariff kamar perawatan yang dipilih oleh pasien atau keluarga pasien. b. Administrasi rawat inap meminta pasien/keluarga penanggung jawab pasien untuk melampirkan Fotocopy KTP / SIM atau tanda pengenal lainnya yang masih berlaku setelah mengisi form ringkasan masuk dan



keluar pasien, selanjutnya petugas pendaftaran menginformasikan jumlah deposit perawatan yang harus dibayarkan sesuai dengan ketentuan Rumah Sakit, apabila keluarga pasien belum bisa membayarkan deposit tersebut, maka diberikan batas waktu maksimal 1x24 jam.



PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP No. Dokumen : 005/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 2/3 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Untuk pasien perusahaan / asuransi : a. Bagi pasien asuransi, petugas pendaftaran menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien b. Melihat masa berlaku kartu asuransi kesehatan tersebut c. Bagi pasien jaminan perusahaan petugas pendaftaran menanyakan mengenai nama perusahaan dan nomor telepon yg mungkin dibutuhkan untuk keperluan konfirmasi jaminan. d. Bila pasien masuk pada jam kerja, petugas administrasi rawat inap melaporkan ke Perusahaan terkait agar dibuatkan jaminannya. Untuk pasien jaminan asuransi, petugas pendaftaran menghubungi pihak asuransi guna konfirmasi penjaminan dan mengetahui kelas jaminan pasien tersebut, konfirmasi dengan pihak asuransi dapat dilakukan kapan saja, karena sebagian besar operasional asuransi 24 jam. e. Bila pasien masuk diluar jam kerja, pelaporan ke Perusahaan dilakukan keesokan harinya pada saat jam kerja. f. Meminta foto copy kartu asuransi dan KTP sebagai pelengkap tagihan. g. Bila syarat administrasi belum lengkap, keluarga/penanggung jawab pasien diberi waktu maksimal 2X24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien dirawat). Jika tidak dipenuhi maka dianggap pasien Umum. h. Menginformasikan kepada pasien atau keluarga pasien mengenai kamar perawatan yang akan ditempati sesuai dengan jaminan dari perusahaan/asuransi. i. Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan, petugas pendaftaran memberikan “Surat Permintaan Naik Kelas Perawatan” untuk diisi dan ditanda tangani oleh pasien/keluarga/penanggung jawab pasien, dengan ketentuan yg sudah diberikan oleh perusahaan/ asuransi mengenai selisih pembayaran yg dibebankan kepada pasien. j. Untuk pasien yang menggunakan jaminan dari perusahaan hanya membawa bukti surat jaminan dari perusahaan tersebut, sedangkan untuk pasien asuransi biasanya disertakan formulir laporan medis yang dikirimkan oleh asuransi dan diisi oleh dokter diruang perawatan untuk kelengkapan penjaminan.



PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP No. Dokumen : 005/SPO/ADM/RSM/VII/2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PROSEDUR



Tanggal Terbit : 29 Juli 2016



No. Revisi : Halaman : 01 3/3 Ditetapkan,



dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur



Untuk pasien peserta BPJS / JKN : a. Menanyakan kartu peserta BPJS / JKN yang dimiliki pasien b. Mengecek kepesertaan BPJS pasien apakah aktif atau tidak serta mengetahui kelas jaminan BPJS. c. Menginformasikan kepada pasien atau keluarga pasien mengenai kelas yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jaminan BPJS. d. Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pasien atau keluarga pasien jika pada saat pengecekan kartu BPJS status kepesertaannya bermasalah seperti kartu tidak aktif / terdapat data yang tidak sesuai dengan data peserta / adanya denda pelayanan BPJS / dll. e. Petugas pendaftaran menjelaskan kepada pasien atau keluarga pasien untuk segera menyelesaikan permasalaha BPJS tersebut seesuai dengan kebijakan BPJS yaitu 3x24 jam atau sebelum ketentuan atau sebelum pasien pulang. Jika dalam jangka waktu tersebut status kepesertaan BPJS pasien masih bermasalah maka akan diberlakukan sebagai pasien Umum/Pribadi. f. Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS/PBI), berikan “Surat Permintaan Naik Kelas Perawatan” untuk diisi dan ditanda tangani oleh pasien/keluarga/penanggung jawab pasien. g. Petugas Pendaftaran Rawat Inap mencetak Surat Elegibilitas Peserta BPJS/JKN sebagai jaminan keabsahan pelayanan. Untuk pasien peserta BPJS Kecelakaan Kerja (JKK) : a. Menanyakan kartu peserta BPJS KEtenaga Kerjaan yang dimiliki pasien atau KTP yang masih berlaku. b. Mengecek kepesertaan BPJS pasien apakah aktif atau tidak. c. Jika status kepesertaan BPJS aktif maka pasien tersebut dapat dilayani sebagai pasien JKK. d. Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak pasien mengenai prosedur penjaminan pasien JKK / Kecelakaan kerja. e. Memberikan berkas formulir JKK kepada pihak pasien untuk diisi dan dilengkapi oleh pihak perusahaan guna penjaminan dari BPJS Ketenagakerjaan.



f.



UNIT TERKAIT



Menginformasikan kepada pihak pasien untuk mengembalikan berkas formulir tersebut beserta persyaratan yang lain dalam jangka waktu maksimal 3 x 24 jam hari kerja baik untuk pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.



Untuk pasien peserta JAMKESDA: a. Memastikan bahwa pasien tersebut dikategorikan pasien tidak mampu dan meminta bukti identitas (KTP) yang masih berlaku agar dapat ditentukan apakah pasien tersebut bisa melakukan pengurusan penjaminan JAMKESDA. b. Petugas pendaftaran menginformasikan mengenai prosedur yang harus dijalani oleh pihak pasien untuk memperoleh penjaminan. c. Petugas pendaftaran menginformasikan bahwa batas waktu pengurusan selama 3x24 jam hari kerja atau maksimal sebelum pasien pulang d. Memberikan penjelasan kepada pihak pasien jika jumlah nominal dalam surat jaminan kurang dari total tagihan rumah sakit maka pihak pasien harus bersedia membayar sisa biaya yang tidak termasuk ke dalam penjaminan. 5. Petugas pendaftaran rawat inap menghubungi bagian keperawatan di ruangan untuk konfirmasi kelas perawatan sesuai dengan yang diinginkan pasien (untuk pasien Pribadi/Umum) dan yang sesuai dengan penjaminannya (untuk asuransi/perusahaan/BPJS). 6. Petugas pendaftaran rawat inap memberikan penjelasan mengenai ruang perawatan yang akan ditempati oleh pasien kepada keluarga / penanggung jawab pasien. 7. Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien kemudian pihak pasien diminta untuk mengisi dan menandatangani surat pernyataan persetujuan rawat ina, persetujuan umum ( general concent) dan assessment pre admisi 8. Petugas pendaftaran memberikan penjelasan mengenai tata tertib rumah sakit serta hak dan kewajiban pasien selama perawatan di rumah sakit untuk kemudian di tandatangani oleh pihak pasien. 9. Setelah seluruh proses administrasi selesai petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran rawat inap kepada pasien atau keluarga pasien untuk diserahkan kepada perawat di ruang IGD disertai ucapan “semoga lekas sembuh”. 10.Jika kamar perawatan sudah siap pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD menuju ke ruang perawatan. 11. Petugas pendaftaran rawat inap mencatat di buku kunjungan pasien dan menyusun jurnal rawat inap harian. Pendaftaran Rawat Inap, Instalasi Gawat Darurat, Ruang Perawatan.



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP UMUM / PRIBADI No. Dokumen : 007/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap Umum/ Pribadi adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran tunai. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1) Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2) Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD atau poliklinik mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3) Petugas pendaftaran memberikan salam “Selamat pagi/siang/sore/malam, ada yang bisa dibantu…………Bapak/Ibu” dan mempersilahkan pasien untuk duduk. 4) Petugas pendaftaran memberikan informasi mengenai biaya rawat inap yang mencakup tarif kamar, visit dokter, paramedis termasuk biaya operasi dan alat operasi apabila pasien memerlukan tindakan operasi/ sesuai yang dibutuhkan oleh pasien. 5) Petugas pendaftaran mempersilakan keluarga pasien untuk menentukan kelas perawatan sesuai yg diinginkan, kemudian menghubungi perawat di ruang perawatan untuk memesan kamar yg sudah ditentukan oleh pihak pasien. 6) Petugas pendaftaran mengisi data pasien di form pendaftaran rawat inap, dan meminjam bukti identitas penjamin pasien yang masih berlaku seperti KTP, SIM, dan lain-lain guna melengkapi data dan meminta fotocopy identitas untuk kebutuhan internal rumah sakit. 7) Menjelaskan ketentuan deposit yang perlu dibayar pada saat pasien masuk rawat inap, apabila pihak pasien belum bisa membayarkan deposit pada saat itu, Pasien diberikan waktu 1x24 jam untuk melunasi deposit tersebut. 8) Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 9) Setelah seluruh proses pendaftaran selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak keluarga pasien untuk diberikan kepada perawat di ruang IGD, setelah semua proses di IGD selesai pasien beserta keluarga didampingi perawat IGD menuju ruang perawatan yg sudah disiapkan.



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP ASURANSI No. Dokumen : 008/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap Asuransi adalah suatu proses pendaftaran Rawat Inap yang akan dirawat inap/ yang akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran menggunakan jaminan Asuransi. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2. Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD atau poliklinik mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3. Petugas pendaftaran menerima pihak keluarga pasien kemudian menanyakan kepemilikan kartu Asuransi pasien. 4. Melakukan konfirmasi kepada pihak asuransi penjamin pasien guna pelaporan pasien masuk serta mengetahui jaminan harga kamar yang dijamin oleh asuransi untuk dapat di proses dan diterbitkan surat jaminan, kemudian memberikan informasi kepada pihak pasien mengenai kelas jaminan perawatannya, serta pembayaran selisih yg mungkin timbul pada saat perawatan, dan dibayarkan pada saat pasien pulang. 5. Menghubungi perawat ruangan untuk memesan kamar perawatan sesuai dengan harga kamar yg dijamin oleh asuransi. 6. Menginformasikan mengenai fasilitas kamar yg akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jaminan asuransinya. 7. Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 8. Setelah seluruh proses pendaftaran selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada keluarga pasien untuk kemudian diserahkan kepada perawat di ruang IGD, setelah seluruh proses di IGD telah selesai, pasien beserta keluarga dengan didampingi oleh perawat IGD menuju keruang perawatan yang sudah disiapkan. Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP BPJS No. Dokumen : 009/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap BPJS adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap/ akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran menggunakan jaminan BPJS/ JKN. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2. Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD atau poliklinik mendatangi petugas pendaftaran Rawat Inap 3. Petugas pendaftaran rawat inap menerima pihak pasien dan menanyakan kepemilikan kartu BPJS/ JKN. 4. Mengecek kepesertaan BPJS pasien apakah aktif/ tidak serta mengetahui kelas jaminan BPJS, kemudian mencetak Surat Eligibilitas Peserta (SEP). 5. Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak pasien jika pada saat pengecekan kartu BPJS, status kepesertaan bermasalah seperti kartu tidak aktif/ terdapat data yang tidak sesuai dengan data peserta/ adanya denda pelayanan BPJS, dll. Kemudian menjelaskan kepada pihak pasien untuk segera menyelesaikan permasalahan BPJS tersebut sesuai dengan kebijakan BPJS yaitu 3x24 jam atau sebelum pasien pulang, jika dalam jangka waktu tersebut status kepesertaan BPJS Pasien masih bermasalah maka akan diberlakukan sebagai pasien umum/ pribadi. 6. Menghubungi perawat ruangan untuk memesan kamar perawatan sesuai dengan kelas jaminan BPJS pasien, serta menginformasikan kepada pihak pasien mengenai fasilitas kamar yg akan ditempati sesuai dengan jaminannya. 7. Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 8. Setelah seluruh proses administrasi selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak pasien untuk diserahkan kepada perawat diruang IGD, jika kamar perawatan sudah siap, pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD menuju keruang perawatan. Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP PERUSAHAAN No. Dokumen : 010/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap perusahaan adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap atau akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran menggunakan jaminan dari Perusahaan. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1) Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2) Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD atau poliklinik mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3) Petugas pendaftaran menerima pihak pasien kemudian menanyakan apakah ada nomor telepon perusahaan yang dapat dihubungi guna keperluan konfirmasi pasien masuk dan kelas jaminan, agar dapat di proses dan diterbitkan surat jaminan perawatan. 4) Menghubungi pihak perusahaan yg dimaksud dan menginformasikan kepada perusahaan mengenai pasien/ karyawan yg akan dirawat/ dilakukan tindakan (jika pasien memerlukan tindakan operasi) 5) Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak pasien mengenai kelas perawatan yg dijamin oleh perusahaaan beserta fasilitasnya, kemudian meminta kepada pihak pasien untuk menyerahkan surat jamiann yg sudah diterbitkan oleh perusahaan kepada petugas pendaftaran dengan batas waktu 2x24 jam atau selambat-lambatnya sebelum pasien pulang. 6) Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 7) Setelah proses administrasi selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak keluarga pasien untuk diberikan kepada perawat di ruang IGD, setelah semua proses di IGD selesai pasien beserta keluarga didampingi perawat IGD menuju ruang perawatan yg sudah disiapkan Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP JKK (BPJS KETENAGAKERJAAN) No. Dokumen : 010/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN



TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap JKK adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap atau akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis yang disebabkan faktor kecelakaan kerja dengan cara pembayaran menggunakan jaminan dari BPJS Ketenagakerjaan. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1) Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2) Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3) Menanyakan kartu peserta BPJS Ketenaga Kerjaan yang dimiliki pasien atau KTP yang masih berlaku. 4) Mengecek kepesertaan BPJS pasien apakah aktif atau tidak. 5) Jika status kepesertaan BPJS aktif maka pasien tersebut dapat dilayani sebagai pasien JKK. 6) Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak pasien mengenai prosedur penjaminan pasien JKK / Kecelakaan kerja. 7) Memberikan berkas formulir JKK kepada pihak pasien untuk diisi dan dilengkapi oleh pihak perusahaan guna penjaminan dari BPJS Ketenagakerjaan. 8) Menginformasikan kepada pihak pasien untuk mengembalikan berkas formulir tersebut beserta persyaratan yang lain dalam jangka waktu maksimal 3 x 24 jam hari kerja. 9) Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 10) Setelah proses administrasi selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak keluarga pasien untuk diberikan kepada perawat di ruang IGD, setelah semua proses di IGD selesai pasien beserta keluarga didampingi perawat IGD menuju ruang perawatan yg sudah disiapkan Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP JAMKESDA No. Dokumen : 010/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap JKK adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap atau akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran menggunakan jaminan dinas kesehatan setempat (JAMKESDA).. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1) Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2) Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD / poliklinik mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3) Memastikan bahwa pasien tersebut dikategorikan pasien tidak mampu dan meminta bukti identitas (KTP) yang masih berlaku agar dapat ditentukan apakah pasien tersebut bisa melakukan pengurusan penjaminan JAMKESDA. 4) Petugas pendaftaran menginformasikan mengenai prosedur yang harus dijalani oleh pihak pasien untuk memperoleh penjaminan. 5) Petugas pendaftaran menginformasikan bahwa batas waktu pengurusan selama 3x24 jam hari kerja atau maksimal sebelum pasien pulang 6) Memberikan penjelasan kepada pihak pasien jika jumlah nominal dalam surat jaminan kurang dari total tagihan rumah sakit maka pihak pasien harus bersedia membayar sisa biaya yang tidak termasuk ke dalam penjaminan. 7) Petugas pendaftaran mengisi form ringkasan masuk keluar pasien dan menjelaskan tentang assessment pre admisi, persetujuan umum RS serta Hak dan Kewajiban pasien selama dalam masa perawatan di Rumah sakit, kemudian form tersebut ditandatangan oleh petugas pendaftaran dan pihak pasien. 8) Setelah proses administrasi selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak keluarga pasien untuk diberikan kepada perawat di ruang IGD, setelah semua proses di IGD selesai pasien beserta keluarga didampingi perawat IGD menuju ruang perawatan yg sudah disiapkan Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP JIKA RUANGAN YANG DIBUTUHKAN PENUH No. Dokumen : 012/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu proses atau kegiatan dimana dalam hal ini adalah memberikan penjelasan jika ruang yang diinginkan atau dibutuhkan dalam keadaan penuh 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran menerima informasi jika ruang perawatan yang dimaksud oleh pasien sedang dalam keadaan penuh 2. Jika pasien kategori umum atau pribadi dipersilahkan untuk memilih kelas yang lain sesuai dengan yang diinginkan 3. Jika pasien merupakan pasien jaminan BPJS maka diinfikan mengenai apakah pasien bersedia ditempatkan di kelas di bawah kelas jaminannya atau naik kelas perawatan dengan persetujuan menandatangani biaya selisih kamar 4. Jika pasien adalah pasien jaminan asuransi atau perusahaan petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak penjamin bahwa kelas yang sesuai dengan jaminan sedang dalam kondisi penuh dan menyampaikan kepada pihak pasien mengenai keputusan asuransi atau perusahaan apakah pasien tersebut diperbolehkan naik kelas (dengan selisih/tanpa selisih) atau turun kelas sementara hingga kelas yang sesuai dengan jaminan tersedia Pendaftaran Rawat Inap, IGD



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP JIKA SELURUH RUANGAN PENUH No. Dokumen : 012/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu kegiatan dimana di dalam proses ini adalah memberikan informasi jika ruangan rawat seluruhnya dalam kondisi penuh Untuk memenuhi kontinuitas pelayanan pasien terhadap pelayanan keperawatan berkelanjutan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran menghubungi bagian keperawatan dan mendapat informasi bahwa seluruh ruangan rawat inap yang dibutuhkan atau diinginkan pasien seluruhnya dalam kondisi penuh 2. Menginformasikan kepada pihak pasien jika seluruh ruang perawatan dalam kondisi penuh dan memberitahukan apabila pasien tersebut tidak bisa dilakukan perawatan 3. Menghubungi atau menginformasikan kepada pihak IGD bahwa seluruh ruang perawatan dalam kondisi penuh dan menyerahkan semua keputusan kepada pihak pasien dan IGD untuk menentukan tindak lanjut mengenai pasien tersebut Pendaftaran Rawat Inap, IGD, Ruang Perawatan



PERMINTAAN NAIK KELAS ATAU PINDAH KELAS OLEH PASIEN No. Dokumen : 011/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu kegiatan dimana dalam proses ini adalah memberikan informasi jika pasien menginginkan naik kelas perawatan atas keinginan sendiri. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap Pasien Pribadi 1. Pasien / keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran rawat inap untuk pengajuan naik kelas perawatan 2. Petugas pendaftaran menanyakan keinginan pasien / keluarga pasien untuk naik kelas berapa. 3. Petugas pendaftaran memeriksa nama pasien di dalam sistem dan memeriksa ketersediaan kelas yang diinginkan 4. Apabila kelas yang diinginkan tersedia, petugas mengubah kelas yang diinginkan pasien dan menjelaskan tentang perbedaan tarif kamar yang sebelumnya dengan kamar yang dipilih saat ini. Pasien BPJS 1. Pasien / keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran rawat inap untuk pengajuan naik kelas perawatan 2. Petugas pendaftaran menanyakan keinginan pasien / keluarga pasien untuk naik kelas berapa. 3. Petugas pendaftaran memeriksa nama pasien di dalam sistem dan memeriksa ketersediaan kelas yang diinginkan 4. Apabila kelas yang diinginkan tersedia, petugas mengubah kelas yang diinginkan pasien dan menjelaskan tentang selisih biaya kamar perawatan yang harus dibayar kemudian hari nya oleh pasien. Pasien Asuransi atau perusahaan 1. Pasien / keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran rawat inap untuk pengajuan naik kelas perawatan 2. Petugas pendaftaran menanyakan keinginan pasien / keluarga pasien untuk naik kelas berapa. 3. Petugas pendaftaran memeriksa nama pasien di dalam sistem dan memeriksa ketersediaan kelas yang diinginkan 4. Petugas mengkonfirmasi terlebih dahulu tentang kenaikan kelas kepada pihak asuransi atau perusahaan serta selisih pembayaran yang timbul akibat



UNIT TERKAIT



kenaikan kelas. Jika asuransi / perusahaan memperbolehkan, pasien disetujui untuk naik kelas. Pendaftaran Rawat Inap, IGD



KONFIRMASI BIAYA TINDAKAN PASIEN RAWAT INAP DENGAN JAMINAN PERUSAHAAN DAN ASURANSI No. Dokumen : 006/SPO/ADM/RSM/V/2017



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



STANDAR Tanggal Terbit : PROSEDUR CEK DARI SINI KEBAWAH YA 12 Mei 2017 OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN



KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Menginformasikan kepada perusahaan dan asuransi tindakan yang akan dilakukan untuk pasien yang sedang dirawat di RS Mary Cileungsi Untuk memastikan bahwa semua pasien rawat inap jaminan perusahaan dan asuransi mendapatkan pelayanan tindakan sesuai dengan indikasi medis dan sesuai dengan biaya yang diberikan perusahaan/asuransi yang memberikan jaminan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas administrasi rawat inap menerima pasien rawat inap dengan jaminan perusahaan dan asuransi yang sudah bekerjasama dengan RS Mary Cileungsi. 2. Petugas pendaftaran membuat perincian biaya tindakan untuk di ajukan ke Perusahaan/Asuransi, Setelah perincian selesai dibuat petugas administrasi rawat inap akan menandatangani dan menulis nama jelas pada formulir perkiraan biaya tersebut. 3. Petugas pendaftaran rawat inap akan megirimkan lewat fax atau email perkiraan biaya keperusahaan atau asuransi penjamin disertai lembaran tindakan penunjang / memo dokter yang diperlukan. 4. Jika perusahaan telah menyetujui tindakan tersebut, petugas administrasi rawat inap akan menginformasikan hal tersebut kepada perawat ruangan. 5. Memastikan bahwa konfirmasi telah selesai dan tindakan sudah dilakukan dengan prosedur perusahaan dan asuransi yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan. Pendaftaran Rawat Inap



PENGGUNAAN LEMBAR SARAN TERKAIT PELAYANAN No. Dokumen : 007/SPO/ADM/RSM/V/2017



No. Revisi : 00



Halaman : 1/1



Ditetapkan, STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Penyebaran lembar saran rawat jalan kepada pelanggan RS Mary Cileungsi sebagai bahan evaluasi pelayanan terhadap produk RS Mary Cileungsi. Untuk mengumpulkan data-data keluhan/masukan dari pelanggan RS untuk di evaluasi. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Lembar saran diletakkan oleh petugas pendaftaran di kotak saran yang ada di ruang rawat jalan dan di bagian informasi. 2. Segala hal-hal yang dirasakan tidak berkenan oleh pasien, dapat ditulis di lembar saran. 3. Semua lembar saran yang kembali ke bagian informasi ataupun ke bagian lain diserahkan kepada kepala divisi diteruskan ke Kabid Pelayanan Medis untuk di tangani. 4. Lembar saran yang ada masalah atau dengan kurang dan buruk sesuai prosedur keluhan pelanggan, diteruskan kepada bagian yang terkait. Pendaftaran Rawat Jalan & Rawat Inap



PENJELASAN TENTANG HAL-HAL YANG TIDAK OLEH PERUSAHAAN / ASURANSI No. Dokumen : 009/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017



PROSEDUR



dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pasien rawat inap yang menggunakan jaminan perusahaan atau asuransi harus mengetahui hal-hal yang tidak ditanggung oleh penjamin dan harus mengetahui dengan jelas dan benar. Agar proses rawat inap pasien dengan jaminan dapat berjalan dengan baik dan sesuai prosedur yang berlaku. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Bagian pendaftaran rawat inap menerima pasien dengan jaminan perusahaan dan asuransi yang sudah bekerjasama. 2. Pasien diterima untuk rawat inap sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Mary Cileungsi dan sesuai dengan peraturan yang ada pada perusahaan dan asuransi. 3. Apabila ada hal-hal yang tidak dapat dijamin oleh perusahaan dan atau asuransi, seperti : minyak telon, termometer, plastik, pampers, underpad, dll maka petugas pendaftaran rawat inap akan memberikan informasi tersebut kepada pasien atau keluarganya. 4. Bila pasien atau keluarganya sudah mengerti maka biaya tentang hal-hal yang tidak ditanggung tersebut akan dibayarkan oleh pasien atau keluarga secara tunai pada saat selesai perawatan. 5. Pembayaran biaya tersebut dilakukan di kasir rawat inap.



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan & Rawat Inap



PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DENGAN SURAT PENGANTAR DARI BIDAN LUAR No. Dokumen : 010/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Semua pasien yang masuk rawat inap harus membawa surat pengantar rawat inap. Untuk memastikan pasien yang akan dirawat mendapatkan pelayanan kesehatan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Bagian pendaftaran rawat inap menerima pasien masuk rawat inap dari :  IGD  Rujukan dari bidan di luar RS Mary Cileungsi  Bila pasien datang ke lantai kebidanan karena kondisi pasien, maka pasien harus diberikan pelayanan langsung diruang perawatan dan perawat kebidanan menginformasikan tentang pasien rujukan tersebut kepada petugas pendaftaran agar data bidan pengirim terdaftar di pendaftaran rawat inap. 2. Pendaftaran rawat inap menerima surat rujukan dari bidan luar dan menerima pasien sesuai dengan prosedur rawat inap yang berlaku di RS Mary Cileungsi. 3. Petugas pendaftaran rawat inap, memberikan informasi kepada perawat kebidanan tentang keberadaan pasien. 4. Pasien dan atau keluarga pasien mematuhi segala peraturan yang ada, saat perawatan di rumah sakit dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku, seperti : DP, dll. 5. Setelah proses pendaftaran selesai, petugas pendaftaran rawat inap akan mengantar pasien ke ruang perawatan/ke ruang bersalin. 6. Selanjutnya perawat kebidanan akan menerima pasien tersebut dan menginformasikan kepada dokter kandungan tentang kondisi pasien untuk tindakan/pelayanan selanjutnya. Pendaftaran Rawat Inap, IGD



MUTASI PASIEN / PINDAH KELAS PERAWATAN No. Dokumen : 011/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu proses perpindahan pasien dari ruangan yang satu ke ruang yang lain sesuai dengan kondisi pasien dan instruksi dokter. Untuk memastikan bahwa pasien yang sedang dirawat inap sudah dimutasikan atau dipindahkan sesuai dengan keinginan pasien atau instruksi dokter dengan prosedur yang berlaku. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran rawat inap menerima informasi dari perawat ruangan yang memberitahukan bahwa pasien membutuhkan :  Perawatan di ICU  Perawatan di ruang isolasi  Pindah kelas perawatan sesuai permintaan pasien atau keluarga pasien. 2. Petugas pendaftaran rawat inap menghubungi pasien atau keluarga untuk datang segera ke pendaftaran rawat inap dan mendapat penjelasan yang diperlukan. 3. Petugas pendaftaran rawat inap memberikan penjelasan mengenai ketentuan yang harus dijalani oleh pasien atau keluarga pasien serta menjelaskan tentang segala sesuatunya yang harus dipenuhi, termasuk biaya kelas perawatannya. 4. Petugas pendaftaran rawat inap menghubungi dan menginformasikan ruangan untuk tempat sesuai dengan pesanan pasien atau keluarga. 5. Bila proses administrasi pemindahan atau mutasi selesai, segera informasikan ke penjaga ruangan untuk memindahkan pasien tersebut. 6. Petugas pendaftaran rawat inap menyimpan copy mutasi tersebut kedalam surat pernyataan dirawat. 7. Memastikan bahwa proses mutasi sudah selesai sesuai prosedur yang berlaku. Pendaftaran Rawat Inap



KONFIRMASI PASIEN ASURANSI YANG DIRAWAT No. Dokumen : 012/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pelaporan kepada pihak ketiga (asuransi) perihal pasien yang menjadi tanggungannya yang dirawat di RS Mary Cileungsi Memberikan pelayanan yang baik dan membangun komitmen sesuai dengan isi perjanjian kerjasama yang telah disepakati mengenai pelaporan pasien asuransi yang sedang menjalani perawatan di RS Mary Cileungsi 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran dan penerimaan pasien rawat inap melakukan dan membuat konfirmasi formulir pelaporan pasien yang masuk, sesuai dengan formulir dan kartu dari masing-masing asuransi. Data yang dilaporkan : 1. Tanggal dan jam pasien masuk 2. Nama pasien 3. Nama pemegang kartu asuransi 4. Nomor asuransi 5. Diagnosa, rencana operasi 6. Kelas dan nomor kamar perawatan 2. Dalam waktu 2 x 24 jam asuransi akan mengirimkan surat jaminan melalui fax. 3. Petugas penerimaan pasien rawat inap mengidentifikasikan pasien pada formulir klaim dan memberikan formulir yang sudah diisi kepada ruang perawatan untuk diisi oleh dokter yang merawat maksimal 1x24 jam. 4. Bila akan dilakukan tindakan/operasi, petugas penerimaan pasien rawat inap membuat perkiraan biaya operasi/tindakan dan dikirim melalui fax. 5. Petugas pendaftaran rawat inap memberikan informasi kepada kepala ruangan bila plafon atau jumlah hari rawat yang tercantum pada surat jaminan sudah melewati, selanjutnya petugas pendaftaran rawat inap akan konfirmasi ulang ke asuransi. 6. Surat jaminan dan foto copy kartu asuransi diserahkan kepada bagian keuangan untuk proses penagihan. Pendaftaran Rawat Inap



PELAPORAN PASIEN PERUSAHAAN YANG DIRAWAT DI RUMAH SAKIT No. Dokumen : 013/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pelaporan kepada pihak ketiga (perusahaan) perihal pasien yang menjadi tanggungannya yang dirawat di RS Mary Cileungsi. Memberikan pelayanan yang baik dan membangun komitmen sesuai dengan isi perjanjian kerjasama yang telah disepakati mengenai pelaporan pasien perusahaan yang sedang menjalani perawatan di RS Mary Cileungsi 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran dan penerimaan pasien rawat inap melakukan konfirmasi perusahaan berdasarkan data-data pasien sebagai berikut: 1. Tanggal dan jam pasien masuk 2. Nama pasien 3. Nama pemegang kartu 4. Nama dokter yang merawat dan keahlian dokter 5. Diagnosa, rencana operasi 6. Kelas dan nomor kamar perawatan 2. Dalam waktu 2 x 24 jam perusahaan akan mengirimkan surat jaminan melalui fax, dan bila dalam waktu 2 x 24 jam, perusahaan belum mengirimkan surat jaminan dikarenakan suatu hal (libur panjang, dll), maka petugas pendaftaran akan mengkonfirmasikan ulang ke perusahaan tersebut bahwa karyawannya ada yang dirawat di RS Mary Cileungsi. 3. Dalam keadaan emergency / gawat pasien tidak membawa surat jaminan, maka petugas pendaftaran rawat inap langsung mengkonfirmasikan via telepon ke perusahaan yang bersangkutan, bahwa pasiennya ada yang perlu mendapatkan pelayanan di RS Mary Cileungsi. 1. Bila perusahaan menyetujui bahwa pasien adalah benar-benar karyawan perusahaan tersebut maka tindakan dapat dilakukan. 2. Bila karena hari libur surat jaminan belum dikirimkan dalam waktu 2 x 24 jam maka petugas pendaftaran rawat inap akan konfirmasi ulang untuk surat jaminan tersebut pada hari kerja berikutnya. 4. Bila akan dilakukan tindakan / operasi, petugas penerimaan pasien rawat inap



5.



UNIT TERKAIT



akan membuat perkiraan biaya operasi / tindakan, selanjutnya akan di fax kembali ke perusahaan untuk mendapat persetujuan. Surat jaminan dan foto copy kartu berobat diserahkan ke bagian keuangan untuk proses penagihan.



Pendaftaran Rawat Inap



PENANGGUNG JAWAB PASIEN RAWAT INAP No. Dokumen : 014/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Seseorang yang mengerti atas hal-hal dan ketentuan yang harus dipenuhi pada saat pasien rawat inap. Untuk memastikan bahwa semua pasien yang dirawat ada penanggung jawabnya yang memenuhi ketentuan yang berlaku. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Menerima pasien masuk rawat inap yang telah membawa surat pengantar rawat inap dari dokter IGD atau dokter poliklinik. 2. Menjelaskan kepada penanggung jawab pasien tentang tarif dan kelas perawatan serta uang muka harus dibayarkan ke RS Mary Cileungsi. Jika penanggung jawab pasien telah menentukan kelas yang dikehendaki petugas pendaftaran rawat inap akan melakukan registrasi pasien dengan ketentuan sebagai berikut : 3. Mengisi form pernyataan pasien rawat inap yang telah dilengkapi dengan data sosial dan pribadi pasien dan penanggung jawab pasien tersebut. 4. Penanggung jawab pasien adalah keluarga terdekat (suami/istri, ayah, ibu, Saudara kandung atau keluarga terdekat pasien ) 5. Penanggung jawab pasien harus menandatangani surat pernyataan rawat inap yang sudah diberi materai 6. Petugas pendaftaran rawat inap menjelaskan tentang (tata laksana pasien rawat inap) ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi selama pasien dalam perawatan. Setelah mendapatkan penjelasan penanggung jawab segera menandatangani untuk menyetujui tata laksana pasien rawat inap tersebut. 7. Lakukan proses input data atau registrasi data pasien yang tercantum dalam surat pernyataan rawat inap yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab pasien tersebut. 8. Pastikan bahwa penanggung jawab telah melakukan ketentuan-ketentuan yang telah ditentukan ( misalnya : pembayaran DP ). 9. Pastikan bahwa penanggung jawab pasien orang yang benar-benar



memahami akan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh RS Mary Cileungsi. 10. Bila ada hal yang masih meragukan agar dikomunikasikan oleh petugas pendaftaran rawat inap UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Inap



PENANGANAN KASUS BILA UANG MUKA PASIEN NIHIL / TIDAK SESUAI No. Dokumen : 015/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur langkah-langkah penanganan menyelesaikan kasus-kasus administrasi pembayaran pasien yang diberikan kebijakan tanpa uang muka atau uang muka tidak terpenuhi. Agar tercipta ketertiban pelayanan administrasi pasien rawat inap. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas tempat pendaftaran pasien (TPP) lapor dan minta persetujuan kepada Ka. Bidang Pelayanan Medis. 2. 1 x 24 jam Ka. Keuangan monitor secara ketat pasien tersebut 3. Bila 1 x 24 jam uang muka tetap nihil maka Ka. keuangan berkoordinasi dengan Ka.Ruangan tempat pasien tersebut dirawat dan segera melakukan konseling dengan penanggung jawab pasien dan ada bukti konseling tertulis. 4. Bila dalam waktu 2 x 24 jam uang muka tetap nihil maka konseling ulang untuk kedua kalinya dan melakukan survey lapangan, disertai dengan bukti tertulis hasil ulang konseling dan hasil survey. 5. Laporkan ke direktur untuk tindak lanjut hasil konseling dan survey. Pendaftaran Rawat Inap, Keuangan, Bidang Pelayanan Medis



TERBARU



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN ASURANSI KE POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 001/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien lama menggunakan asuransi yang akan berobat ke poliklinik rawat jalan. 1. Mendaftarkan pasien ke poliklinik jalan 2. Menyiapkan berkas rekam medis 3. Mengetahui jumlah kunjungan pasien lama setiap bulan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran memberikan senyum kepada pasien/keluarga/pengunjung dan menanyakan kepada pasien tentang “Poliklinik/dokter yang akan di tuju” 2. Petugas pendaftaran meminta pasien menunjukan kartu berobat dan kartu asuransi pasien. Jika pasien tidak membawa kartu berobat petugas pendftaran mencari nama pasien di program komputer rumah sakit. 3. Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sesuai dengan dokter yang di tuju dengan cara menginput nomor kartu berobat pasien di program Rumah Sakit serta menginput kartu asuransi di Web Provider / mesin kartu asuransi, kemudian menyiapkan klaim medis asuransi yang akan diisi oleh dokter dan di tandatanganin dokter, serta pasien menandatangani klam asuransi tersebut. 4. Setelah pendaftaran menginput nomor kartu berobat pasien dan menghasilkan NJM (Nota Jasa Medis) yang diprint dengan kertas rangkap 4 ply*, lalu pasien diberikan rangkap 3 untuk diserahkan kepada perawat, kemudian pasien menuju poliklinik yang dituju. 5. NJM rangkap 1 & 2 dilampirkan bersama klaim medis asuransi dan diserahkan kebagian rekam medis untuk dicarikan status yang kemudian diserahkan ke poliklinik. 6. NJM rangkap 4 disimpan untuk arsip pendaftaran.



Keterangan 4. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 5. Rangkap 3 ( NJM kuning untuk pasien ) 6. Rangkap 4 ( NJM hijau untuk arsip pendaftaran )



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN PRIBADI KE POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 002/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien dengan pembayaran tunai / pribadi yang akan berobat ke poliklinik rawat jalan. 1. Mendaftarkan pasien ke poliklinik jalan 2. Menyiapkan berkas rekam medis. 3. Mengetahui jumlah kunjungan pasien lama setiap bulan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas Pendaftaran memberikan senyum kepada pasien/keluarga/pengunjung dan menanyakan kepada pasien tentang “Poliklinik/dokter yang akan di tuju” 2. Petugas pendaftaran meminta pasien menunjukan kartu berobat pasien. Jika pasien tidak membawa kartu berobat petugas pendaftaran mencari nama pasien di program komputer rumah sakit. 3. Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sesuai dengan tujuan dokter yang dituju dengan cara menginput nomor kartu berobat pasien di program Rumah Sakit. 4. Setelah pendaftaran menginput nomor kartu berobat pasien dan menghasilkan NJM (Nota Jasa Medis) yang diprint dengan kertas rangkap 4 play*, lalu pasien diberikan rangkap 3 untuk diserahkan kepada perawat, kemudian pasien menuju poliklinik yang dituju. 5. Njm rangkap 1 & 2 diserahkan kebagian rekam medis untuk dicarikan status yang kemudian diserahkan ke poliklinik. 6. NJM rangkap 4 disimpan untuk arsip pendaftaran. Keterangan 1. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 2. Rangkap 3 ( NJM kuning untuk pasien ) 3. Rangkap 4 ( NJM hijau untuk arsip pendaftaran )



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BPJS KE POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 003/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN



KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien BPJS yang akan berobat ke poliklinik rawat jalan. 1. Memberikan informasi serta memudahkan langkah-langkah pasien BPJS untuk mendapatkan pelayanan di rawat jalan. 2. Mengupayakan optimalisasi kualitas pelayanan BPJS di rawat jalan Rumah Sakit Mary Cileungsi . 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Pasien mengambil nomor antrian BPJS di Security pada pukul 05.00 Wib. 2. Serah terima nomor antrian dari Security pada pukul 07.00 Wib ke pendaftaran BPJS 3. Pendaftaran Bpjs memanggil nomor antrian Bpjs sesuai nomor urut antrian. 4. Pendaftaran Bpjs menginput kartu BPJS di program BPJS. 5. Hasil print SEP ( Surat Elibigilitas Pasien) diserahkan kepada pasien yang dilampirkan bersama fotocopy BPJS dan surat kontrol/rujukan yang harus ditandatangani pasien. 6. Setelah proses pendaftaran selesai di pendaftaran BPJS, pasien diarahkan menuju pendaftaran pasien lama. 7. Petugas pendaftaran meminta pasien menunjukan kartu berobat dan mengambil berkas SEP. Jika pasien tidak membawa kartu berobat petugas pendaftaran mencari nama pasien di program komputer rumah sakit. 8. Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien sesuai dengan dokter yang di tuju dengan cara menginput nomor kartu berobat pasien di program Rumah Sakit. 9. Setelah pendaftaran menginput nomor kartu berobat pasien dan menghasilkan NJM (Nota Jasa Medis) yang diprint dengan kertas rangkap 4 play*, lalu NJM tersebut ditandatangani dahulu oleh pasien, kemudian pasien diberikan



rangkap 3 untuk diserahkan kepada perawat, dan pasien menuju poliklinik yang dituju. 10.Njm rangkap 1 & 2 dilampirkan bersama berkas SEP dan diserahkan kebagian rekam medis untuk dicarikan status yang kemudian diserahkan ke poliklinik. 11. NJM rangkap 4 disimpan untuk arsip pendaftaran. Keterangan 1. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 2. Rangkap 3 ( NJM kuning untuk pasien ) 3. Rangkap 4 ( NJM hijau untuk arsip pendaftaran )



UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU KE POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 004/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/2 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Proses penerimaan dan pendaftaran pasien yang baru pertama kali berkunjung kerumah sakit untuk berobat/konsultasi. Mendapatkan identitas pasien baru dan mendaftarkan ke poliklinik rawat jalan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Sapa pasien/keluarga/pengunjung dengan senyum. Ada yang bisa kami bantu? 2. Menanyakan kepada pasien tentang : a. Apakah pasien pernah berobat di RS Mary Cileungsi? b. Apakah pasien membawa surat pengantar rujukan klinik/bidan? c. Menanyakan poliklinik/dokter yang di tuju? d. Menanyakan cara pembayaran secara Pribadi, Asuransi, atau BPJS? 3. Petugas pendaftaran memberikan fomulir pendaftaran kepada pasien/keluarga untuk diisi identitas sesuai dengan KTP/SIM yang berlaku. 4. Petugas pendaftaran menginput data yang sudah diisi oleh pasien/keluarga di program komputer Rumah Sakit. 5. Petugas pendaftaran menanyakan kembali dokter yang dituju dan cara pembayaran kepada pasien/keluarga, jika pembayaran : a. Pasien Asuransi maka pasien/keluraga menunjukan kartu asuransi ke petugas pendaftaran untuk di input di Web Provider/mesin kartu asuransi dan menyiapkan klaim medis asuransi. b. Pasien BPJS menunjukan rujukan dan kartu BPJS. 6. Petugas pendaftaran menyerahkan kartu berobat dan kuitansi kepada pasien/keluarga sambil menjelaskan kegunaan kartu berobat tersebut. 7. Untuk pasien yang berobat ke poliklinik :



9.



a. Petugas pendaftaran menginput nomor kartu berobat di program Rumah Sakit dan menghasilkan NJM (Nota Jasa Medis) yang diprint dengan kertas rangkap 4 ply*, lalu pasien diberikan rangkap 3 untuk diserahkan kepada perawat, kemudian pasien menuju poliklinik yang dituju. b. Njm rangkap 1 & 2 diserahkan kebagian rekam medis untuk dicarikan status (berkas asuransi atau BPJS dilampirkan bersama NJM) yang kemudian diserahkan ke poliklinik. Untuk pasien yang berobat ke IGD : a. Petugas pendaftaran mengisi form rawat jalan dan form BTU (Bukti Transaksi IGD). Lalu petugas pendaftaran memberikan form rawat jalan kepada pasien untuk diserahkan ke perawat IGD. kemudian berkas diserahkan kebagian rekam medis bersama identitas pasien untuk diantar keruangan IGD bersama status baru. b. Pasien / keluarga menuju ke IGD



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU KE POLIKLINIK RAWAT JALAN No. Dokumen : 004/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/2 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Keterangan 1. Rangkap 1 & 2 ( NJM putih dan merah untuk diserahkan kebagian rekam medis ) 2. Rangkap 3 ( NJM kuning untuk pasien ) 3. Rangkap 4 ( NJM hijau untuk arsip pendaftaran )



Catatan : Khusus pasien baru BPJS rawat jalan poliklinik, pasien mendaftar dahulu di pendaftaran pasien baru, setelah itu pasien mendaftar ke petugas pendaftaran BPJS dan kembali mendaftar ke pendaftaran pasien baru. UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PEMBUATAN KARTU BEROBAT PASIEN DI PENDAFTARAN PASIEN BARU No. Dokumen : 005/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Setiap pasien baru yang menjalani pengobatan di RS Mary Cileungsi akan diberikan kartu identitas pasien/kartu berobat pasein. Memberikan kemudahan, kecepatan, ketepatan kerja pada saat pasien akan menjalani pengobatan serta perawatan di Rumah Sakit, serta mempercepet pengambilan rekam medis dan mencegah double file. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran pasien baru menerima pasien yang akan berobat ke poliklinik/IGD. 2. Petugas pendaftaran memberikan fomulir pendaftaran kepada pasien/keluarga untuk diisi identitas sesuai dengan KTP/SIM yang berlaku. 3. Petugas pendaftaran menginput data yang sudah diisi oleh pasien/keluarga di program komputer Rumah Sakit untuk mendapat nomor rekam medis pasien. 4. Kemudian petugas pendaftaran mencetak kartu berobat pasien sesuai nomor rekam medis pasien. 5. Kartu berobat diserahkan kepada pasien dan dijelaskan fungsi kartu berobat tersebut. Pendaftaran Rawat Jalan, Rekam Medis, Poliklinik



PENGGUNAAN TELEPON No. Dokumen : 006/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Suatu tempat komunikas timbal balik antara unit terkait, pelanggan dan atau pihak luar lainnya dengan baik dan benar. Adanya suatu sistem komunikasi antara bagian di Rs Mary dengan pelanggan dan atau pihak luar lainnya yang baik dan memuaskan serta dapat dipertanggung jawabkan. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Cara penerimaan telepon dari luar : 1. Angkat gagang telepon pada dering pertama, maksimal 3 kali dering. 2. Mengucapkan salam, selamat pagi/siang/sore/malam. 3. Tanyakan nama/asal perusahaan/identitas si penelepon. 4. Tanyakan nama/bagian/extention yang dituju. 5. Apabila telepon bukan untuk penerima, ucapkan ”Mohon ditunggu sebentar”, segera sambungkan ke nama/bagian/pesawat extention yang diminta penelepon. Sementara mencari orang yang dituju, tekan tanda FLASH/HOLD (jangan sekali-kali berteriak memanggil nama orang tanpa menekan tanda FLASH/HOLD terlebih dahulu). 6. Apabila tidak dapat disambungkan dengan yang dituju, ucapkan ”Maaf Bapak/Ibu, ... (nama yang dicari), sedang tidak ada ditempat/sedang menerima telepon lain, apakah ada yang bisa saya bantu? Atau Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? 7. Jika meninggalkan pesan, catat nama dan pesan-pesan yang diminta untuk nantinya disampaikan ke orang yang bersangkutan.



8. Ucapkan terima kasih dan salam penutup pada akhir pembicaraan. 2. Cara pemakaian telepon antar bagain/unit (telepon/extention). 1. Angkat gagang telepon dan tekan nomor extention yang dituju (disetiap departemen/unit mempunyai pesawat telepon dengan nomor extention yang sudah ditentukan). 2. Setelah tersambung, ucapkan salam.........(salam bagian/nama)................ 3. Selesai pembicaraan, ucapkan salam penutup dan ”terima kasih”. 4. Tutup dan letakan kembali gagang telepon pada posisi dan tempat semula. UNIT TERKAIT



Seluruh unit terkait



PENDAFTARAN PASIEN VIA TELEPON No. Dokumen : 007/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 01 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 12 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran via telepon yang di khusus kan untuk pasien asuransi dan pasien Pribadi. Memudahkan pasien untuk untuk berobat ke poliklinik rawat jalan 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Ucapkan salam dan unit “selamat pagi/siang/malam, Pendaftaran rawat jalan, ada yang bisa dibantu? 2. Menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat di Rs. Mary Cileungsi? Jika Belum, maka pasien diarahkan untuk datang langsung ke Rumah Sakit dan mendaftar di pendaftaran pasien baru. 3. Apabila pasien sudah pernah berobat, petugas menanyakan kartu berobat dan meminta pasien untuk menyebutkan nomor rekam medis yang ada di kartu berobat, ( jika tidak ada kartu berobat petugas mencari nama pasien di program rumah sakit). Kemudian petugas menanyakan kembali kepada pasien klasifikasi pembayaran, apakah pasien menggunakan kartu asuransi atau pribadi. 4. Untuk pasien pribadi petugas menginput langsung di program Rumah Sakit dan mengarahkan pasien untuk datang langsung menuju poliklinik yang dituju. 5. Untuk pasien asuransi, selain petugas menginput langsung di program Rumah Sakit petugas juga menanyakan nomor kartu asuransi untuk diinput di Web Provider/mesin kartu asuransi dan menyiapkan klaim medis asuransi.



Kemudian pasien diarahkan untuk datang terlebih dahulu ke petugas pendaftaran untuk menandatangani klaim medis. Setelah itu, pasien menuju poliklinik yang dituju. UNIT TERKAIT



Pendaftaran Rawat Jalan



PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP PERUSAHAAN No. Dokumen : 013/SPO/ADM/RSM/V/2017 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN



PROSEDUR



No. Revisi : Halaman : 00 1/1 Ditetapkan,



Tanggal Terbit : 22 Mei 2017 dr. Avicena Indraswara S, SKM, MARS Direktur Pendaftaran Pasien Rawat Inap perusahaan adalah suatu proses pendaftaran pasien untuk rawat Inap/ akan dilakukan tindakan sesuai indikasi medis dengan cara pembayaran menggunakan jaminan dari Perusahaan. 1. Terciptanya kinerja efektif dan efisien dalam melakukan registrasi Rawat Inap 2. Menertibkan administrasi dan melancarkan proses pelayanan kepada pasien. 1. Peraturan direktur nomor 007/PER/DIR/RSM/VI/2016 tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit. 2. Peraturan direktur nomor 165/PER/DIR/RSM/VII/2016 tentang Pedoman Pelayanan Unit Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap 2. Pihak pasien dengan didampingi oleh perawat IGD/ Poly mendatangi petugas pendaftaran rawat inap. 3. Petugas pendaftaran menerima pihak pasien kemudian menanyakan apakah ada nomor telepon perusahaan yang dapat dihubungi guna keperluan konfirmasi pasien masuk dan kelas jaminan, agar dapat di proses dan diterbitkan surat jaminan perawatan. 4. Menghubungi pihak perusahaan yg dimaksud dan menginformasikan kepada perusahaan mengenai pasien/ karyawan yg akan dirawat/ dilakukan tindakan (jika pasien memerlukan tindakan operasi) 5. Petugas pendaftaran menginformasikan kepada pihak pasien mengenai kelas perawatan yg dijamin oleh perusahaaan beserta fasilitasnya, kemudian meminta kepada pihak pasien untuk menyerahkan surat jamiann yg sudah diterbitkan oleh perusahaan kepada petugas pendaftaran dengan batas waktu 2x24 jam atau selambat-lambatnya sebelum pasien pulang.



UNIT TERKAIT



6. Petugas pendaftaran mengisi form pendaftaran unutk kemudian ditandatangan oleh pihak pasien. 7. Setelah proses administrasi selesai, petugas pendaftaran memberikan berkas pendaftaran kepada pihak keluarga pasien untuk diberikan kepada perawat di ruang IGD, setelah semua proses di IGD selesai pasien beserta keluarga didampingi perawat IGD menuju ruang perawatan yg sudah disiapkan. Pendaftaran Rawat Inap, IGD