Sop Subbag Humas [PDF]

Citation preview

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH GORONTALO RESOR GORONTALO



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TENTANG TATA CARA PELAYANAN INFORMASI



I.



PENDAHULUAN 1. Umum Disusunnya Standar Operasional Prosedur (SOP) bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keseragaman bertindak didalam memberikan pelayanan informasi kepada publik yang berkaitan dengan informasi setiap saat, serta merta, berkala, dan yang di kecualikansecara optimal dan profesional sehingga diharapkan dapat memberikan pelayanan informasi kepada publik secara cepat, murah, transparan dan akuntabel, memudahkan pelayanan Informasi dan untuk mendapatkan hasil yang optimal. 2. Dasar a. Undang-Undang RI No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia. b. Undang – Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. c. Undang - Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik d. Peraturan komisi Informasi No. 01 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan Informasi Publik. 3. Maksud dan Tujuan a. Maksud Pembuatan Standar Operasional Prosedur ini sebagai pedoman pelaksanaan tugas bagi anggota dalam melayani setiap Pemohon Informasi Publik di Lingkungan Polres Gorontalo. b. Tujuan Pembuatan Standar Operasional Prosedur ini untuk memudahkan bagi setiap anggota dalam Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Polres Gorontalo. 4. Ruang Lingkup Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur ini dibatasi pada pelaksanaan tugas Pelayanan Informasi Publik Subbag Humas Polres Gorontalo . /5. Tata Urut…………. 1



5. Tata Urut Tata urut dari Standar Operasional Prosedur tentang Pelayanan Informasi Publik Subbag Humas Polres Gorontalo meliputi : i. PENDAHULUAN ii. PROSEDUR PELAKSANAAN iii. PENUTUP 6. Pengertian – pengertian a.



Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan dan tanda – tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data-data maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non-elektronik.



b.



Informasi Publik adalah Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang –Undang ini serta Informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan Publik.



c.



Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi di Polri.



d.



Pengemban PID adalah pejabat fungsional yang bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi di Satker Polres Gorontalo.



e.



Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan public sebagaimana dimaksud dalam Undang – Undang.



f.



Pengguna informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagai mana diatur dalam Undang – Undang.



g.



Pemohon informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang – Undang.



h.



Pelayanan informasi adalah serangkaian kegiatan pelayanan kepada pemohon informasi berupa penerimaan permohonan, pencatatan dan pemberian informasi.



7. Alat. a.



Alat perlengkapan pelayanan informasi yang di gunakan meliputi: 1) Komputer 2) Printer /3) Jaringan…………. 2



3) 4) 5) 6)



Jaringan Internet Telepon Scan Alat tulis (pulpin, kertas, Stofmap, flasdis) 7) Kamera 8) Meja dan kursi sesuai kebutuhan



b. c. d. II.



Piranti pendukung lainnya Buku Perundang-undangan, buku-buku referensi yang berkaitan dengan pelayanan informasi Ruang khusus yang di gunakan sebagai tempat untuk melakukan pelayanan informasi Publik



PROSEDUR PELAKSANAAN. 1. Persiapan pelayanan informasi : a. Mempersiapkan personil / petugas pelayanan informasi dengan Sprint Kasatker. b. Mempersiapkan sarana dan prasarana pelayanan baik berupa buku register dan blangko tanda penerimaan permohonan informasi. c. Menyusun jadwal piket pelayanan informasi. 2. Pelaksanaan Pelayanan Informasi. Petugas PPID mencatat identitas pemohon informasi Publik, subjek dan a. format informasi serta cara penyampaian informasi yang diminta oleh pemohon informasi publik. b. Petugas PPID mencatat permintaan informasi yang diajukan secara tertulis maupun tidak tertulis oleh pemohon disertai alasan permohonan informasi. c. Petugas PPID memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi. d. Petugas PPID dalam hal permintaan disampaikan secara langsung atau melalui surat elektronik, nomor pendaftaran diberikan saat penerimaan permintaan. e. Petugas PPID dalam hal permintaan disampaikan melalui surat, pengiriman nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi. f. Petugas PPID dalam memberikan informasi kepada pemohon berkoordinasi dengan pengemban PID Satker dan atau Satuan kewilayahan paling lambat 10 hari kerja setelah permintaan dari pemohon informasi. 3. Tanggungjawab Pelayanan Informasi. a. PPID wajib mendokumentasikan Informasi dan data yang diperoleh dalam bentuk hard/soft copy foto dan atau rekaman dan atau Audio Visual.



/b. Pengemban…………. 3



b.



c.



d. e.



Pengemban PID Satker Polres wajib mengirimkan informasi berkala, serta merta, setiap saat kepada PPID Polri melalui intranet atau e-mail atau mengirim secara tertulis. PPID Polres wajib mengirimkan informasi berkala, serta merta, setiap saat kepada PPID Polri melalui intranet, e-mail maupun mengirim secara tertulis. PPID wajib melaporkan ke atasan PPID terkait permohonan informasi yang masuk perhari, perminggu, perbulan dan pertahun. PPID bertanggung jawab terhadap akuratisasi informasi yang disampaikan kepada pemohon informasi.



4. Bentuk pelayanan informasi. a. Penyampaian informasi public dilakukan dalam bentuk : 1) Pemberian informasi dan data secara langsung oleh personil PID. 2) Pemberian informasi melalui jaringan teknologi informasi. b.



Penyampaian informasi dan data secara langsung kepada public oleh Pelayan informasi dalam bentuk : 1) Tulisan 2) Laporan 3) Gambar 4) Grafik 5) Rekaman



c.



Penyampaian akses informasi dan data melalui teknologi informasi dan komunikasi oleh Pelayan informasi dapat diperoleh melalui : 1) Internet 2) Multimedia Messages System (MMS) 3) Pesansingkat (Short Messages System/SMS) 4) Faksimil.



e.



Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan adalah : 1) Secara berkala. 2) Serta merta 3) Setiap saat



f.



Kewajiban pelayanan informasi setiap tahun mengumumkan layanan informasi berupa jumlah permintaan informasi yang diterima, waktu yang di perlukan, jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi serta alasan penolakan informasi.



5. KetentuanTambahan a. PPID Polres dapat meminta tambahan informasi dan data dari b. c.



pengemban PID Sub Satker Polres dan Polsek jajaran. Untuk informasi yang dikecualikan dapat diberikan setelah ada kebijakan dari pimpinan. Biaya yang dibutuhkan untuk pelayanan informasi yang diminta pemohon disesuaikan dengan ketentuan peraturan yang berlaku.



/6. Mekanisme…………. 4



6. Mekanisme memperoleh Informasi



Pemohon informasi



Penerimaan: - Alat - Biaya



III.



PPID /PID



Penolakan: - Alasan - Rujukan lain



Mencatat Identitas Pemohon Informasi



Memberitanda bukti Penerimaan Informasi dan di catat dalam register permohonan Informasi



Maksimal 10 Hari Kerja + perpanjangan 7 hari kerja



JAWABAN



PENUTUP Demikian Standar Operasional Prosedur ( SOP ) tentang Pelayanan Informasi Subbag Humas Polres Gorontalo, dibuat untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi anggota petugas Pelayanan Informasi Publik. Limboto, Maret 2016 KEPALA BAGIAN OPERASIONAL TTD



I PUTU SATMANADIKA, SIP KOMPOL NRP 64070543



5



KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH GORONTALO RESOR GORONTALO



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TENTANG DOKUMENTASI DAN PELIPUTAN ( DOKLIPUT ) SUBBAG HUMAS POLRES GORONTALO



I.



PENDAHULUAN 1. Umum a. Dengan diberlakukannya UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Polri sebagai Badan Publik dan melalui peran fungsi Kehumasan harus memahami dan menguasai bidang tugasnya termasuk dalam tugas Dokumentasi dan Peliputan (Dokliput); b. Dengan meningkatnya tuntutan pelayanan informasi publik terhadap penyelenggaraan tugas Polri dan khususnya fungsi kehumasan dalam kegiatan dokumentasi dan peliputan terhadap pimpinan Polri dan Satker, dapat dilaksanakan dengan baik, cepat, tepat, dan tepat sasaran. 2. Dasar a. UU NO 2 Th 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia; b. UU No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; c. Renja Polres Gorontalo T.A 2016; 3. Maksud dan Tujuan a. Maksud Pembuatan Standar Operasional Prosedur ini sebagai pedoman pelaksanaan tugas bagi anggota dalam melaksanakan dokumentasi dan peliputan, guna mendapatkan hasil yang baik. b. Tujuan Pembuatan Standar Operasional Prosedur ini untuk memudahkan bagi setiap anggota dalam melaksanakan tugas dokumentasi dan peliputan. 4. Ruang Lingkup Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur ini dibatasi pada pelaksanaan tugas dokumentasi dan peliputan Subbag Humas Polres Gorontalo .



/5. Tata Urut…………. 6



5. Tata Urut Tata urut dari Standar Operasional Prosedur tentang Dokumentasi dan Peliputan Subbag Humas Polres Gorontalo meliputi : iii. PENDAHULUAN iv. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR iii. PENUTUP 6. Pengertian – pengertian a. Dokumen 1) Dokumen : bukti tertulis, surat – surat penting, keterangan – keterangan tertulis sebagai bukti, piagam. 2) Dokumentasi Pendokumenan, Pengabadian suatu peristiwa penting ( dengan film, gambar, tulisan, prasasti, pengarsipan) sebagai dokumen. b. Peliputan 1) Liput : meliput, merekam/mengambil sebagai bahan berita hal apa yang berlangsung dalam suatu peristiwa. 2) Liputan : hasil liput ( bahan berita ). II.



STANDAR OPERASIONAL DOKUMENTASI.



PROSEDUR



(SOP)



PELIPUTAN



DAN



1. Peliputan a. Persiapan Personil 1) Bertugas sesuai jadwal piket yang ditetapkan; 2) Harus tahu sasaran kegiatan; 3) Kesehatan harus diperhatikan / dijaga; 4) Koordinasi dengan Spripim / Kasat fung. b. Persiapan Administrasi 1) Menyiapkan dan membuat Surat Perintah Penugasan, diparaf oleh Paur Subbag Humas Bag Ops Polres Gorontalo dan Kabag Ops kemudian ditandatangani Kapolres, dibuat 1 (satu) hari sebelum atau pada hari pelaksanaan tugas; 2) Membuat Surat Perintah Jalan Dinas ( Jaldis ) dan sesampaianya ditempat tugas/Satwil, agar dimintakan tandatangan dan dicap/stempel Kesatuan Setempat. c. Sarpras 1) Peralatan Alut a) Membawa peralatan Camera, Handycam dan Tape Recorder, yang sebelumnya diadakan pengecekan baterai/kaset dalam kondisi terisi dan siap pakai;



/b) Setelah…………. 7



b) Setelah bertugas, alut agar dikembalikan ditempat semula dan pastikan dalam kondisi baik dan baterai harus terisi, sehingga siap pakai kembali. 2) Kendaraan Bermotor a) Menyiapkan kendaraan bermotor, terlebih dahulu, kemudian diadakan pengecekan / control terhadap BBM, olie mesin, olie garden, perseneleng, air accu, air radiator, ban ranmor dan kelengkapan lainnya, sehingga KBM dalam keadaan siap pakai; b) Kendaraan bermotor setelah digunakan agar dicuci dan kondisi bersih dan siap pakai. d. Pelaksanaan Peliputan 1) Petugas Peliputan harus datang lebih awal sebelum acara dimulai; 2) Harus dapat mencari tempat/posisi untuk mempermudah dalam pengambilan gambar/foto terhadap sasaran, obyek foto yang terbaik sesuai moment; 3) Harus tahu obyek/sasaran yang akan diliput; 4) Dalam pengambilan gambar/foto obyek/sasaran harus tenang, tidak goyang dan pastikan obyek/sasaran melihat ke arah kamera, jangan membelakangi obyek/sasaran; 5) Petugas peliputan butuh kejelian dalam pengambilan moment yang tepat. 2. Dokumentasi. a. Setelah melaksanakan peliputan, agar petugas peliputan membuat laporan pelaksanaan tugas dengan laporan tertulis dan dilampiri foto kegiatan rangkap 4 (empat); b. Memasukan / mentransfer hasil peliputan ke file computer staf Subbag Humas Polres Gorontalo sesuai tanggal kegiatan; c. Hasil pelaksanaan tugas diberikan kepada Paur Subbag Humas Polres Gorontalo. d. Kaur Liprodok mendokumentasikan / mengarsipkan seluruh hasil kegiatan dengan rapi untuk bahan laporan kepada pimpinan. III.



PENUTUP Demikian Standar Operasional Prosedur ( SOP ) tentang Dokumentasi dan Peliputan ( Dokliput) Subbag Humas Polres Gorontalo, dibuat untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi anggota petugas peliputan dalam pelaksanaan tugas di lapangan. Limboto, Maret 2016 KEPALA BAGIAN OPERASIONAL



TTD I PUTU SATMANADIKA, SIP KOMPOL NRP 64070543 8