Spo Penyimpanan Rekam Medis Kertas Dan Elektronik [PDF]

Citation preview

PENYIMPANAN REKAM MEDIS KERTAS DAN ELEKTRONIK



No. Dokumen : /SPO-RM/



/2022



Tanggal Terbit :



STANDAR PROSEDUR OPRASIONAL PENGERTIAN



No. Revisi : 00



Halaman : 1 dari 3



Ditetapkan oleh : Direktur RSKD Duren Sawit Wakil Kepala Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta



Dr. Nikensari Koesrindartia, MARS NIP.197303272006042021 Penyimpanan berkas rekam medis kertas adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medis pasien di ruang filing setelah melalui proses pengolahan berkas rekam medis. Penyimpanan



berkas



rekam



medis



elektronik



penyimpanan



berkas



yang



disimpan



dalam



adalah bentuk



database/elektronik melalui system computer dan disimpan di ruang server unit EDP TUJUAN



Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk : 1. Mengatur penyimpanan berkas rekam medis secara teratur, tertib, sistematis, dan efektif agar dengan mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali bila diperlukan. 2. Untuk effisiensi dan kecepatan pelayanan serta kecepatan dalam pengambilan keputusan 3. Untuk melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi



KEBIJAKAN 



1. Keputusan Direktur RSKD Duren Sawit Jakarta no. 88 tahun 2022 tentang Kebijakan Pelayanan RSKD Duren Sawit 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 tahun 2022 Tentang Rekam Medis



PROSEDUR



Rekam Medis Kertas :



PENYIMPANAN REKAM MEDIS KERTAS DAN ELEKTRONIK



No. Dokumen : /SPO-RM/



/2022



No. Revisi : 00



Halaman : 2 dari 3



1. Ruang atau lokasi tempat penyimpanan fisik rekam medis mencakup lokasi yang tidak terkena panas serta aman dari air dan api. 2. Ruang tempat penyimpanan fisik rekam medis memiliki suhu dan tingkat kelembaban yang tepat dan sesuai. Suhu yang sesuai berkisar 18ºC - 29ºC dan kelembaban 50% - 60%. Pemasangan Air Conditioner (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu. 3. Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Pencahayaan diupayakan tidak menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya. 4. Segera mengganti bola lampu yang sudah tidak berfungsi dengan baik. 5. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, seperti tikus, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. 6. Ruang tempat penyimpanan fisik rekam medis hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang. 7. Inventarisasi secara berkala rekam medis yang tersusun di rak penyimpanan dan disusun kembali menurut sistem penomoran. 8. Mengganti folder / atau dokumn rekam medis yang telah rusak dengan yang baru 9. Membuat laporan rekam medis yang belum kembali ke rak penyimpanan. 10. Menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapihan ruangan penyimpanan 11. Menjaga dan membatasi akses keluar masuk ruang penyimpanan rekam medis.



PENYIMPANAN REKAM MEDIS KERTAS DAN ELEKTRONIK



No. Dokumen : /SPO-RM/



/2022



No. Revisi : 00



Halaman : 3 dari 3



Rekam Medis Elektronik : 12. Penyimpanan Rekam Medis Elektronik merupakan kegiatan penyimpanan data Rekam Medis pada media penyimpanan berbasis digital pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan. 13. Penyimpanan Rekam Medis Elektronik harus menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data Rekam Medis Elektronik. 14. Media



penyimpanan



berbasis



digital



sebagaimana



dimaksud pada butir (1) di atas berupa server dan media penyimpanan perkembangan



berbasis teknologi



digital dan



lain



berdasarkan



informasi



(Backup



Database). 15. Penyimpanan berkas rekam medis elektronik disimpan dalam bentuk database / elektronik melalui system computer di ruang server, dan telah terintegrasi secara otomatis ke dalam system rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. 16. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam



medis



elektronik,



maka



dibuatkan



akses



(username dan password) bagi setiap tenaga kesehatan yang berhak mengisi dan mengakses rekam medis 17. Penyimpanan



rekam



medis



harus



memperhatikan



tingkat kelembaban udara, suhu, penerangan, debu dan terhindar dari faktor biologis organisma perusak seperti jamur, kutu buku, rayap, kecoa dan tikus serta dari factor kelalaian manusia seperti rokok, tumpahan minuman dan lain-lain. 18. Suhu di ruangan server berkisar 18ºC - 20ºC dan suhu



PENYIMPANAN REKAM MEDIS KERTAS DAN ELEKTRONIK



No. Dokumen : /SPO-RM/



/2022



No. Revisi : 00



Halaman : 4 dari 3



di luar ruangan server 18,7ºC kelembaban ruangan 70% RH. Ruangan server harus selalu dalam kondisi yang baik mengingat data yang ada di dalamnya sangat bernilai. 19. Wajib memiliki cadangan data atau backup system yang dilakukan rutin secara periodik 2 x sehari pada waktu pagi dan malam hari dalam bentuk File Database. UNIT TERKAIT



1. Komite Medis 2. Komite Rekam Medis 3. Instalasi Rawat Inap 4. Bidang Pelayanan Medis 5. Bidang Keperawatan 6. Instalasi Rekam Medis 7. SMF-SMF terkait