Tugas 8 PSBH Letisia - 483487 [PDF]

Citation preview

TUGAS AUDIT REKAM MEDIS PSBH (PROBLEM SOLVING FOR BETTER HEALTH)



Disusun Oleh Letisia (21/483487/SV/20288)



AP DIV – MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA



ANALISIS PSBH



Permasalahan



: Menumpuknya berkas rekam medis yang belum dikoding



Plan of action (POA) PSBH 1. Latar Belakang Masalah Menurut Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Untuk itulah rekam medis penting baik untuk pasien maupun rumah sakit. Dalam mengelola berkas rekam medis tentunya memiliki standar dan masalahmasalah yang dihadapi. Salah satunya adalah menumpuknya berkas akibat belum dikoding. Hal ini disebabkan oleh SDM yang kurang, yaitu hanya terdapat satu orang saja yang bertugas di bagian koding. Sehingga, mengakibatkan proses pengkodingan menjadi lama. Suasana yang terlalu santai dan tidak memiliki target kerja, juga memincu petugas koding santai-santai saja dalam bekerja meski berkas sudah menumpuk. Selain itu, tidak adanya SOP yang pasti juga menjadi factor pemicu lainnya. Penyebab lainnya adalah, tidak adanya laporan rutin kepada pimpinan terkait berkas yang sudah dikoding maupun belum. Masalah menumpuknya berkas yang belum dikoding ini, juga mengakibatkan alur berkas rekam medis berikutnya, yaitu analisis BRM menjadi terhambat dan BRM tidak segera kembali ke bagian filing lagi. 2. Tujuan a. Menganalisis solusi-solusi yang ada ; b. Menemukan solusi terbaik dalam permasalahan menumpuknya BRM yang belum dikoding; 3. Langkah-langkah Persiapan 1) Menyelenggarakan rapat pembentukan panitia recruitment pegawai baru, timeline kegiatan, dan anggaran yang dibutuhkan; 2) Panitia bentukan menentukan kualifikasi/syarat-syarat pegawai koding serta menyusun pertanyaan yang akan digunakan untuk seleksi;



3) Publikasi poster/pengumuman recruitment pada media online maupun offline Pelaksanaan 1) Panitia melaksanakan seleksi kepada pendaftar sesuai pertanyaan yang telah disusun; 2) Panitia merapatkan hasil seleksi dan menentukan peserta mana yang lolos seleksi; 3) Panitia menghubungi peserta yang telah lolos seleksi; Kesinambungan 1) Training petugas baru yang dilaksanakan tiga hari setelah adanya pemberitahuan kelolosan; 2) Kepala rekam medis melakukan penilaian tentang permasalahan berkas koding yang menumpuk dengan sesudah adanya penambahan petugas; 3) Kontrol kerja yang dilakukan oleh kepala rekam medis secara rutin 4. Rencana Waktu Kegiatan



Januari



Februari



Maret



Penghitungan jumlah SDM yang dibutuhkan dengan anggaran yang ada Open recruitment Training Penerimaan pekerja baru sesuai kebutuhan dan evaluasi berjenjang



5. Rencana Anggaran Sumber Daya



Tersedia



Tidak tersedia



Poster (online)



Rp. 60.000,00



Rp 140.000,00



Poster (offline)



Rp. 20.000,00



Rp 180.000,00



Konsumsi



Rp. 30.000,00



Rp 270.000,00



Uang lembur



Rp. 150.000,00



Rp 50.000,00



Jumlah



Rp. 260.000,00



Rp 640.000,00



6. Evaluasi Evaluasi mengenai solusi yang sudah diterapkan dan mengenai kegiatan kerja yang telah dilakukan. Evaluasi kinerja akan dilakukan dengan cara semua petugas coding dikumpulkan untuk membicarakan mengenai penyusunan target kerja, SOP, dan hal yang mendasari kegiatan kerja di bagian koding, masalah yang dihadapi dalam pekerjaan beserta solusinya. Evaluasi akan dilakukan berkala setiap bulannya pada minggu ke-4 yang dilakukan oleh kepala unit rekam medis. Dengan demikian, tercipta pengawalan kinerja petugas, memaksimalkan target kerja, dan mengupayakan ketercapaian tujuan PSBH yang solutif dan signifikan. 7. Kesinambungan 



Pemantauan rutin terhadap kinerja petugas baru agar senantiasa memiliki target kerja untuk menyelesaikan tumpukan berkas rekam medis yang belum di koding.







Kepala rekam medis melakukan penilaian terhadap banyaknya berkas rekam medis yang belum di koding apakah ada perbedaan antara sebelum dan sesudah penambahan petugas baru.







Kontrol rutin kepala unit rekam medis.



ANALISIS PSBH



Permasalahan



: Pihak keluarga pasien mengambil sendiri BRM ke Ruang Filing



Plan of action (POA) PSBH 1. Latar Belakang Masalah Menurut Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Untuk itulah rekam medis penting baik untuk pasien maupun rumah sakit. Dalam mengelola berkas rekam medis tentunya memiliki standar dan masalahmasalah yang dihadapi. Salah satunya adalah kebebasan pihak keluarga untuk mengambil sendiri BRM ke Ruang Filing karena diminta tolong oleh perawat. Hal ini disebabkan oleh perawat yang tidak menghiraukan SOP terkait pengambilan rekam medis dan keluar-masuk ruang filing; perekam medis tidak mematuhi dan menetapkan SOP secara benar; dan perekam medis tidak bertanggung jawab terhadap kerahasiaan data rekam medis pasien yang menjadi tanggung jawabnya. Ada faktor dari tidak adanya pengaman akses masuk ruangan filing sehingga ruang filing sangat mudah diakses oleh selain petugas URM; kurangnya penegakan SOP terkait hak pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis yang hanya bisa dilakukan oleh perekam medis saja; dan terdapat kebiasaan yang salah namun dibenarkan atau dianggap tidak salah seperti pengambilan berkas rekam medis oleh petugas selain perekam medis. Dengan demikian, perlu adanya perbaikan dan solusi atas permasalahan pengambilan BRM sendiri di ruang filing okeh pihak keluarga karena menyalahi kode etik dan kerahasiaan BRM yang menjadi tanggung jawab dari perekammedis. 2. Tujuan a. Menganalisis solusi-solusi yang ada ; b. Menemukan solusi terbaik dalam permasalahan pihak keluarga pasien mengambil sendiri BRM ke Ruang Filing



3. Langkah-langkah Persiapan 1) Melakukan pembentukan tim penyusun SOP 2) Panitia bentukan menentukan semua standar SOP mengenai hak akses ruang filing dan tata cara pengambilan-pengmbalian berkas rekam medis ke dan dari ruang filing. Pelaksanaan 1) Menyusun SOP akses ruang filing dan tata cara pengembalian-pengambilan berkas rekam medis ked an dari ruang filing 2) Pengajuan SOP kepada Kepala URM untuk disetujui untuk ditetapkan 3) Implementasi SOP yang harus dipatuhi oleh perekam medis dan tenaga kesehatan . Kesinambungan 1) Kontrol dan monitoring kepatuhan penerapan SOP oleh perekam medis dan tenaga kesehatan 2) Evaluasi lanjutan untuk SOP terkait pembaharuan dan penyesuaian dengan faktorfaktor lain 4. Rencana Waktu



Kegiatan



Januari Minggu ke-1



Menentukan semua standard yang akan ada di SOP Menyusun SOP Pengajuan SOP Implementasi SOP



Minggu ke-2



Minggu ke-3



Minggu ke-4



Monitoring dan kontrol implementasi SOP



5. Rencana Anggaran Sumber Daya



Tersedia



Tidak tersedia



Penggandaan SOP



Rp. 50.000,00



Rp 0,00



Konsumsi



Rp. 30.000,00



Rp 0,00



Jumlah



Rp. 80.000,00



Rp 0,00



8. Evaluasi Evaluasi mengenai solusi yang sudah diterapkan dan mengenai kegiatan kerja yang telah dilakukan. Evaluasi kinerja akan dilakukan dengan pengisian formulir evaluasi oleh petugas RM dan tenaga kesehatan yang erat kaitannya. Dengan demikian, tercipta pengawalan terhadap hak akses ruang filing yang hanya dapat diakses oleh petugas RM sehingga kerahasiaan pasien terjamin secara optimal. 9. Kesinambungan 



Kontrol



dan



monitoring



implementasi SOP



oleh



penanggungjawab



ruang



filing



terhadap



ANALISIS PSBH



Permasalahan belum lengkap



: Berkas rekam medis pasien operasi pada lembar informed consentnya masih



Plan of action (POA) PSBH 1. Latar Belakang Masalah Menurut Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Untuk itulah rekam medis penting baik untuk pasien maupun rumah sakit. Dalam mengelola berkas rekam medis tentunya memiliki standar dan masalahmasalah yang dihadapi. Salah satunya adalah berkas rekam medis pasien operasi yang pada lembar informed consentnya masih belum lengkap semua item datanya. Hal ini disebabkan oleh dokter dan perawat kurang terampil dalam mengisi secara lengkap informed consent sehingga informasi yang termasuk dalam dokumen penting memiliki kualitas yang kurang; beban kerja dokter dan perawat yang tinggi sehingga motivasi untuk melakukan pengisian informed consent secara lengkap sangat kurang; dan kurangnya peringatan berupa notice dari perekam medis pada saat pengembalian berkas rekam medis yang belum lengkap kepada dokter sehingga meminimalisir terjadinya ketidaklengkapan item data. Faktor-faktor lain yang memengaruhi seperti pada item-item data pada formulir informed consent yang disusun oleh perekam medis tidak efisien dan efektif sehingga menimbulkan kemasalan pada dokter untuk mengisi informed consent secara lengkap.; penegakan SOP yang kurang tegas mengenai keharusan dalam mengisi formulir informed consent secara lengkap sehingga saat terjadi pelanggaran tidak menimbulkan efek jera; belum adanya sanksi terhadap kasus ketidaklengkapan informed consent yang menjadi salah satu dokumen penting dan barang bukti hukum serta penilaian dokter dan perawat



terhadap informed consent sudah lengkap apabila sudah ada tanda tangan dari pihak pasien/pasien sendiri dan mengesampingkan tanda tangan pihak ketiga dan kelengkapan nama dokter



Dengan demikian, perlu adanya perbaikan dan solusi atas permasalahan berkas rekam medis pasien operasi pada lembar informed consentnya masih belum lengkap sehingga menghambat pengelolaan data pasien serta pengembalian BRM ke rak penyimpanan dan dapat digunakan kembali pada pelayanan selanjutnya. 2. Tujuan c. Menganalisis solusi-solusi yang ada ; d. Menemukan solusi terbaik dalam permasalahan berkas rekam medis pasien operasi pada lembar informed consentnya masih belum lengkap 3. Langkah-langkah Persiapan 1. Menyelenggarakan rapat pengadaan label / notes dengan pembuatan proposal, perencanaan kegiatan pembelian, dan perencanaan anggaran yang dibutuhkan; 2. Panitia bentukan menentukan spesfikasi label sesuai kebutuhan; Pelaksanaan 1. Petugas yang bertanggung jawab menyerahkan proposal pengadaan label/notes kepada Kepala URM untuk di ACC 2. Petugas melakukan transaksi pembelian label/notes 3. Petugas melakukan pelaporan dan pertanggungjawaban pembelian notes/label sesuai dengan rencana anggaran awal kepada Kepala URM; Kesinambungan 1. Petugas menggunakan secara teratur notes/label tersebut untuk membuat catatan ketidaklengkapan pada formulir informed consent di BRM



2. Penanggungjawab bagian analisis KLPCM bertanggung jawab untuk penggunaan label/notes pada setiap catatan ketidaklengkapan yang akan disampaikan kepada dokter. 3. Penanggungjawab analisis KLPCM untuk stok ketersediaan label/notes



2) Rencana Waktu Kegiatan



Januari Minggu ke-1



Minggu ke-2



Minggu ke-3



Pembuatan proposal pengadaan label/notes untuk catatan ketidaklengkapan item data di formulir informed consent Penyusunan perencanaan anggaran ACC oleh Kepala URM Pembeliaan label/notes Pelaporan tanggung jawab dan anggaran



3) Rencana Anggaran Sumber Daya



Tersedia



Tidak tersedia



Pembuatan proposal



Rp. 15.000,00



Rp 0,00



Minggu ke-4



Pembelian label/notes



Rp. 300.000,00



Rp 60.000,00



Tranportasi dan konsumsi



Rp. 30.000,00



Rp 20.000,00



Jumlah



Rp. 345.000,00



Rp 80.000,00



Post-it 76 mm x 101 mm 100 sheets (1 kodi)



4) Evaluasi Evaluasi mengenai solusi yang sudah diterapkan dan mengenai kegiatan kerja yang telah dilakukan. Evaluasi kinerja akan dilakukan dengan cara semua petugas analisis KLPCM dikumpulkan untuk membicarakan mengenai rencana pengadaan label/notes catatan, penyusunan proposal, dan perencanaan anggaran. Setelah semua persiapan dilaksanakan maka tahap pelaksanaan berupa permintaan persetujuan oleh Kepala URM dan pembelian label/notes sesuai kebutuhan. Evaluasi penggunaan notes/label dilakukan secara berkala. Dengan demikian, solusi berupa pengadaan notes/ label untuk media catatan ketidaklengkapan item data di formulir informed consent sehingga dapat mencapai efektifitas dan efisiensi waktu dalam pengolahan data selanjutnya. 5) Kesinambungan 



Kontrol rutin penggunaan notes/label seusai dengan kebutuhan yaitu sebagai media catatan ketidaklengkapan item data pada formulir informed consent