Tugas Komunikasi Bisnis Modul 2 [PDF]

Citation preview

TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS



MODUL 2



Tutor: Achmad Rizki Maulana Malik, S.E., MM.



Oleh :



NADI RUSPIANDI 021340552



POKJAR PRIMA BANGSA CIANJUR FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN UNIVERSITAS TERBUKA 2017



MODUL I PESAN KOMUNIKASI BISNIS



Kegiatan Belajar 1 Tipe Komunikasi Bisnis Salah satu definisi komunikasi menyatakan bahwa komunikasi adalah “interaksi sosial melalui pesan”. Definisi tersebut menunjukan pentingnya pesan dalam proses komunikasi manusia. Bila definisi itu kita gunakan dalam konteks komunikasi bisnis, maka setidaknya kita bias mendapatkan dua definisi baru dalam komunikasi bisnis. Pertama, komunikasi bisnis adalah “interaksi sosial melaui pesan bisnis” dan kedua, “interaksi bisnis melalui pesan” Mengingat pada dasarnya komunikasi bisnis dan komunikasi pada umumnya, maka bentuk-bentuk komunikasi bisnis pun sama saja dengan bentuk-bentuk komunikasi pada umumnya, yaitu  komunikasi verbal,  komunikasi nonverbal,  komunikasi visual,  komunikasi audio visual. Dalam komunikasi verbal, pesan yang disampaikan menggunakan lambing-lambang atau simbol-simbol bahasa lisan atau tulisan dalam bentuk kata-kata, yang secara kurtural ada kesepakatan atas maknanya. Sedangkan dalam komunikasi nonverbal, pesan disampaikan melalui Bahasa tubuh (body language), nada suara (intonasi), jarak antara komunikator dan komunikan (proxemic), bahkan melalui pakaian dan penampilan kita. A. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal itu merupakan komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara konseptualteoritis melalui simbol-simbol Bahasa. Kata-kata yang kita sampaikan dalam proses komunikasi itu ada yang disampaikan secara lisan dan ada pula yang disampaikan melalui tulisan. Komunikasi verbal ini dengan komunikasi (oral communications). Ini merupakan tipe komunikasi yang paling tua. Meski puni kini teknologi komunikasi sudah sangat maju, tidak berarti komunikasi lisan kita tinggalkan. Dalam kegiatan bisnis, begitu banyak komunikasi bisnis yang dilakukan dalam bentuk komunikasi lisan ini. Komunikasi lisan memang memiliki beberapa kelebihan bila dibandingkan dengan bentuk tipe komunikasi lainnya. Menurut Bovee dan Thill (1989: 57-59), kelebihan atau keunggulan komunikasi lisan adalah: a. komunikasi lisan memungkinkan terjadinya interaksi. b. pelaku komunikasi (komunikator dan komunikan) dapat berbagi, bertukar gagasan dan bekerja sama dalam memecahkan masalah, karena bias diperoleh titik temu antar kepentingan. c. bersamaan dengan itu, pesan norverbal juga dapat tersampaikan sehingga lebih menegaskan makna pesan yang di sampaikan, dan d. masing-masing pihak yang terlibat dalam komunikasi lisan akan merasa nyaman, karena kebutuhan utamanya terpuaskan yakni kebutuhan untuk diakui sebgai bagian dari komunikasi manusia.



Disamping itu , penting juga untuk diperhatikan, dalam komunikasi lisan posisi kita tidak hanya sebagai komunikator melainkan juga komunikan sehingga ada saat-saat kita berbicara dan ada saat-saat kita lebih banyak mendengarkan. Apalagi bila kita menyimak apa yang dikatakan orang lain itu dengan penuh empati. Dalam ungkapan dinyatakan bahwa empati adalah berdiri dengan memakai sepatu orang lain. Artinya, kita menyimak dengan memperhatikan apa yang dipikirkan dan dirasakan orang lain dengan menggunakan pikiran dan perasaan orang lain itu. Namun demikian, kita tak perlu memandang komunikasi lisan lawan dari komunikasi tertulis atau sebaliknya sehingga kita memilih salah satu untuk menghilangkan yang satunya lagi. B. Komunikasi Nonverbal Kita sekarang mempelajari dulu pengertian komunikasi nonverbal dalam daftar istilah Curtural and Communication Studies, sebuah pengantar paling komprehensif dinyatakan, komunikasi nonverbal adalah “semua ekspresi eksternal selain kata-kata terucap atau tertulis (spoken and written word), termasuk gerak tubuh, karakteristik penampilan, karakteristik penampilan, karakteristik suara, dan penggunaan ruang dan jarak (fisike, 2004: 281). Sedangkan jenis-jenis komunikasi nonverbal ini , menurut Jandt (1998: 104116) ada 9 jenis : 1. Proxemics (kedekatan), untuk menunjukan adanya ruang territorial baku dan ruang personal yang kita gunakan untuk berkomunikasi.



2. Kinesics (kinesik), untuk menunjukan gerak-gerik atau sikap tubuh (gestures), gerak tubuh (body movement), ekpresi wajah, dan kontak mata.



3. Cronemics (kronemik), yang berkaitan dengan cara kita menghargai waktu. 4. Paralanguage (parabahasa), yang menunjuk pada unsur-unsur nonverbal suara dalam percakapan verbal. 5. Kebisuan, yang dipandang agak membingungkan, karena membisu dipandang tidak berkumunikasi. 6. Haptics, yang berkaitan dengan penggunaan sentuhan dalam berkomunikasi. 7. Tampilan fisik dan busana, yang menunjuk tampilan fisik dan busana yang dikenakan 8. Olfactics, yang terkait dengan penggunaannindra penciuman dalam berkomunikasi. 9. Oculeis, yang menunjuk pada pesan yang disampaikan melalui mata. Jandt (1998: 100-101) menyebut fungsi komunikasi nonverbal sebagai berikut. 1. Mengantikan pesan lisan, mengingat adakalanya kita dihadapkan pada situasi yang tak memungkinkan menyampaikan pesan lisan. 2. Menyampaikan pesan-pesan yang tak enak disampaikan secara lisan ada kalanya juga kita sulit mengungkapkan dengan kata-kata dan merasa lebih nyaman menyampaikan dengan menggunakan isyarat. 3. Membentuk kesan yang mengarahkan komunikasi, ada saat-saat kita berusaha mengola kesan orang lain terhadap diri kita melalui pesan nonverbal. 4. Memperjelas relasi, yang menunjukan relasi diantara pihak-pihak yang berkomunikasi. 5. Mengatur interaksi, ini terjadi misalnya manakala kita terlibat dalam percakapan antar pribadi. Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal, isyarat-isyarat nonverbal dapat menjadi metapesan yang mempengaruhi penyandibalikan (decoding) pesan.



C. Komunikasi Visual Komunikasi visual ini dengan merumuskan pengertian komunikasi visual. Dalam kegiatan komunikasi, isi pesan umumnya diubah ke dalam simbol-simbol yang dapat dipahami lawan komunikasi kita, umumnya simbol-simbol yanh dapat dipahami lawan komunikasi kita , umumnya simbol-simbol bahasa atau simbol verbal. Dalam komunikasi visual, simbol-simbol itu dibantu atau diganti dengan simbol visual seperti gambar grafik untuk membantu pemahaman lawan komunikasi. Jadi, komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol visual. Bentuk komunikasi visual yang paling sering digunakan adalah a. gambar, yang misalnya digunakan sebagai ilustrasi laporan, sehingga memperjels isi pesan yang disampaikan. b. grafik , yang bentuknya cukup beragam mulai dari grafik garis, grafik lajur sampai grafik lingkaran. c. foto dan slide.



D. Analisis Khalayak Dalam komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, penting untuk mengetahui siapa khalayak komunikasi kita. Ungkapan lama yang menyatakan “kenali lawan bicara anda agar komunikasi efektif” bias kita jadikan acuan. Bila kita sudah tahu siapa khalayaknya maka cara da nisi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara anda berkomunikasidengan bahawan anda akan berbeda dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Perbedaan level komunikasi sendirinya membedalkan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal, cara mengidentifikasi lawan komunikasi sangat mudah. Pada level komunikasi massa, tentu mengidentifikasi khalayak ini sangat rumit lagi. Karena khalayak komunikasi bisnis kita tidak secara langsung kita hadapi, diantara sesame khalayak komunikasi sendiri tidak saling kenal, dan mereka menyebar di berbagai tempat. Untuk memudahkan mengidentifikasi khalayak biasanya dibuat kategori-kategori khalayak. Secara umum ada tiga kategori sasi yang biasanya yang digunakan untuk mengidentifikasi khalayak yakni secara: 1. demografis, 2. lokasi geografi, 3. psikografis. Identifikasi khalayak dengan pendekatan psikososial bias juga kita lakukan. Proses identifikasinya dimulai dengan mengenali komponen- komponen sosio-psikologis manusia yang dibagi menjadi 3, yaitu : a. komponen afektif yang berkaitan dengan kecendrungan untuk menyukai/meminati sesuatu, b. komoponen yang berkaitan dengan pengetahuan, dan c. komponen konatif yang berkaitan dengan tindakan manusia.



Kegiatan Belajar 2 Tipe Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis A. Organisasi Pesan Subjudul Organisasi Tulisan/Karangan atau Sistematika Tulisan/Karangan. Pada dasarnya, organisasi tulisan/karangan itu merupakan organisasi pesan. Kita merangkai pesan yang kita sampaikan melalui tulisan atau karangan dengan menyampaikan bagian yang perlu disajikan terlebih dulu hingga bagian terakhir. Begitu halnya dengan penyusunan dan organisasi pesan dalam komunikasi bisnis. Pada umumnya pesan yang kita susun diorganisasikan dengan mengkelompokan ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut meliputi : a. pembuka/pendahuluan (introduction), b. isi (body), dan c. penutup/kesimpulan (conclusion) Kita bias mengorganisasikan pesan dengan urut-urutan seperti yang dibuat Monroe yang terkenal dengan akronim ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan action). Dengan begitu, pesan yang disusun diawali dengan yang menarik perhatian orang. Ada juga akronim lain yang terkenal dalam penyusunan pesan yaitu AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Prinsipnya sama dengan ANSVA. Bangkitkan perhatian, lalu dorong minatnya, kembankan hasratnya, dan ajak membuat keputusan dan akhirnya melakukan tindakan. Selanjutnya, bagaimana apa yang dikemukakan lewat ANSVA atau AIDDA itu diorganisasikan. Rahmat (20025: 295) menunjukan enam macam organisasi pesan.: 1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan penyataan pendukung atau bukti. 2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan. 3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu pristiwa. 4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunkan hubungan sebab akibat sehingga kita bias menjelaskan lebih dulu akibat lalu sebab atau sebab dulu baru akibat 5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat. 6. Topical, yang menggunakan topik tertentu mulain dari kurang penting hingga yang terpenting sebaliknya. Dalam komunikasi bisnis, pesan yang disusun dengan menggunakan salah satu dari enam macam pengorganisasian pesan. Kita bias menggunakan salah satu pengorganisasian pesan itu saat menyampaikan presentasi, saat melakukan negosiasi atau saat menulis surat penawaran dalam korepondensi bisnis. B. Imbauan Pesan Imbauan pesan itu berkenan dengan berupaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakan atau mendorong prilaku penerima pesan (Rahmat, 2005: 298). Artinya , pesan yang kita sampaikan itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif penerima pesan atau komunikan. Bila imbauan pesan ingin kita mengena pada motif yang membuat seseorang bertindak



maka penting bagi kita untuk mengetahui kebutuhan komunikan kita, sehingga kita bias memilih jenis imbauan pesan tertentu yang akan kita gunakan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis. Rahmat (2005: 298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut berikut ini. Selanjutnya, kita akan melengkapi jenis-jenis imbauan pesan tersebut dengan memberikan contohnya sehingga kita bisa lebih memahami apa yang diuraikan rahmat itu. Kita ikuti uraian selanjutnya, seperti berikut ini. 1. Imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti. 2. Imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain. 3. Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan ornag lain dengan menunjukan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan. 4. Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan prilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah. Imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komuniksi untuk mengubah sikap, pendapat dan prilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita. Selanjutnya Lesly menunjukkan beberapa hal yang menjadi ciri pesan yang efektif, yaitu: a. Kesederhanaan. Karena yang paling efektif itu hampir semuanya dinyatakan secara sederhana. Pesan yang baik itu adalah pesan yang bemas pikirannya yang disajikan bahasan yang sederhana. b. Jemih. Mengingat penerima pesan kita bukan semuanya orang yang berpendidikan tinggi. Pesan yang baik itu, adalah pesan yang bisa dipahami oleh mereka yang tidak tamat SMP sekalipun. c. Bobot. Ini bukan berarti bobot itu ditentukan oleh panjang pesan melainkan oleh pesan yang disampaikan. d. Presisi. Berarti kita cermat menggunakan kata-kata. Ada baiknya kita tanya diri kita sendiri mengenai makna dari kata-kata yang dipergunakan. e. Substansi. Berarti pesan yang disampaikan hams bermakna dan menarik perhatian. f. Bertujuan. Maksudnya, pesan yang disampaikan dimaksudkan untuk mendukung tujuan komunikasi, bukan untuk menunjukkan kepandaian berkatakata. g. Organisasi. Ini membuat kita hams pandai menempatkan bagian pesan pada posisinya yang tepat sehingga bisa menarik perhatian komunikan. h. Keterkaitan. Kejelasan, konsistensi, dan kesatuan tampak sejak awal hingga bagian akhir pesan. i. Efektivitas. Memilih kata-kata yang tepat dan berdampak sehingga bisa mencapai tujuan komunikasi. j. Kredibilitas. Penyampai pesan adalah pihak yang dianggap memiliki kredibilitas. k. Motivasi. Ini berarti penerima pesan terdorong untuk melakukan tindakan. Ini merupakan titik puncak dari penyampaian pesan.