2.2.2. Ep 4 Sop Pencatatan Dan Pelaporan [PDF]

Citation preview

PENCATATAN DAN PELAPORAN



Dinkes.Kab.



SOP



Halmahera Selatan



Nomor



: A-II/08/III/2017



Terbit ke



: 08



No.Revisi



: 00



Tgl.Diberlakukan



: 06/03/2017



Halaman



: 1/4



UPTD Puskesmas Babang



ttd Ditetapkan Kepala UPTD Puskesmas Babang



Hj. Eci Daeng Perani, Amd.Keb NIP. 19660310 199102 2 004



1. Pengertian



1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputer dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan suara. 2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.



2. Tujuan



Mendapatkan data dan informasi secara akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi



3. Kebijakan



Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Babang Nomor 188.4/32.A/III/2017 tentang Pedoman Pengendalian Dokumen



4. Reverensi



1. Permenkes no 75 Tahun 2014 2. Permenkes Nomor 44 Tahun 2016



5. Langkah-langkah



1. Pelaksanaan pencatatan dan pelaporan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut : a. Rekaman Kesehatan Keluarga (RKK) Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di



b.



c.



d.



e.



puskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. Kartu Rawat Jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas. Kartu Indeks Penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di puskesmas. KMS Ibu Hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu atau catatan lainnya.



2. Bentuk pencatatan a. Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu : 1) Catatan individu (catatan ibu, bayi dan balita); 2) Catatan keluarga (kesehatan keluarga tertentu); 3) Catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita). b. Bentuk catatan berdasarkan kegiatan, yaitu : 1) Catatan pelayanan kesehatan anak; 2) Catatan pelayanan kesehatan KB; 3) Catatan pelayanan kesehatan Ibu; 4) Catatan Imunisasi; 5) Catatan kunjungan rumah / PHN; 6) Catatan persalinan; 7) Catatan kematian ibu dan bayi; dan 8) Catatan rujukan. c. Sementara bentuk catatan berdasarkan proses pelayanan, yaitu : 1) Catatan awal/masuk; 2) Catatan pengembangan berisi kemajuan/ perkembangan pelayanan; 3) Catatan pindah;



4) Catatan keluar. 3. Mekanisme pencatatan Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan didalam dan di luar gedung a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian. b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung puskesmas seperti kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS dan lain-lain. Pencatatan harian masing-masing program puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim kedinas kesehatan kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke dinas kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke dinas kesehatan provinsi dan departemen kesehatan pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutinke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. 4. Pelaporan Sesuai dengan keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat no. 590/BM/DJ/info/info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan januari sampai dengan desember dalam tahunyang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas. 5. Mekanisme pelaporan a. Tingkat puskesmas 1) Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. 2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. 3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. b. Tingkat kabupaten 1) Pengolahan data SP2TP di dinas kesehatan labuha menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh



Depkes. 2) Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan labuha disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi data. 3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program. 6. Unit terkait



7. Rekaman historis perubahan



1. 2. 3. 4. No



Pemegang program SP2TP Pelaksana kegiatan Petugas desa Yang diubah



Isi perubahan



Tanggal mulai diberlakukan