Diskusi 4 komunikasi bisnis [PDF]

Citation preview

Diskusi 4 Jelaskan kaitan korespondensi dengan kegiatan komunikasi bisnis! Jawab : Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu korespondesi juga diartikan dengan surat menyurat. Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Kaitan korespondensi dengan kegiatan komunikasi bisnis adalah korespondensi merupakan bagian dari komunikasi bisnis, korespondensi ini dapat berupa surat menyurat maupun melalui surat elektronik, ataupun komunikasi langsung baik secara tatap muka maupun melalui media seperti telepon. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi 2 yakni: 1. Korespondensi Eksteren Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar 2. Korespondensi intern Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang. Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda proposal maupun laporan bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensis bisnis adalah jelas, lugas, dan menarik serta santun. Peranan korespondensis dalam bisnis sebagai berikut: 1. Menciptakan surat yang baik dan jelas 2. Menciptakan kerja sama yang baik 3. Menyebarkan kegiatan Pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensis adalah a. b. c. d. e.



f.



Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim dan/atau yang menandatangani surat Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima



Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor impor biasanya dilakukan melalui korespondensi terutama melalui sarana teleks, faximili dan e-mail. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan internasional pada umumnya.



1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable image). Hampir sebagian besar relasi bisnis hanya mengenal perusahaan melalui surat-surat (brosur, leaflet, pricelist) yang telah dikirimkan. Tidak mengenal secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan. 2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation) apabila perusahaan telah mendapat pesanan pertama, berarti perusahaan mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis. 3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability) citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.



Sumber Referensi: -



Materi Inisiasi 4 Word BMP EKMA4159 Modul 4 Kegiatan Belajar 1 dan 2