1 - Inovasi 2021 - Rme [PDF]

Citation preview

REKAM MEDIS ELEKTRONIK (RME) dr. Emirald Isfihan, MARS Fatwadi, S.Si., M.Ak Lalu Muhammad Ridwan, S.Si, M.Si



1. LATAR BELAKANG Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen seperti identitas pasien, hasil pemeriksaan, riwayat pengobatan, serta tindakan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dalam perkembangannya, rekam medis berbentuk kertas ini menimbulkan banyak masalah, antara lain: a). memerlukan ruang penyimpanan yang besar; b). membutuhkan tambahan lemari penyimpanan; c). memerlukan sarana dan prasarana penunjang seperti pendingin ruangan/AC yang harus menyala 24 jam dan mesin vaccum cleaner untuk menyedot debu; d). berpotensi besar untuk rusak akibat kena air dan ancaman bahaya kebakaran serta potensi hilang karena salah letak; e). membutuhkan biaya operasional yang tinggi seperti biaya cetak dan lain-lain serta Sumber Daya Manusia (SDM) yang tidak sedikit berupa tenaga perekam medis bagian filling dan assembling serta transporter. RSUD Kota Mataram merupakan salah satu rumah sakit yang masih menggunakan



dokumen



rekam



medis



berbasis



kertas



dalam



proses



penyelenggaraan pelayanan kesehatan. Selain kelemahan seperti uraian diatas, dalam konteks pelayanan terhadap pasien, masih terdapat beberapa masalah (walaupun persentasenya kecil) yang berkaitan dengan penyediaan dokumen rekam medis dimana pasien telah menunggu untuk diberikan pelayanan akan tetapi berkas rekam medis pasien belum diantar karena hilang atau masih dalam proses pencarian (pencarian berkas agak lama akibat tempat penyimpanan yang over load). Tentu kondisi ini akan berdampak pada kepuasan pasien yang menurun terhadap kualitas pelayanan yang diberikan. Mengingat banyaknya masalah yang ditimbulkan, maka RSUD Kota Mataram melakukan inovasi berupa implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) yang sudah dirintis sejak tahun 2019 sebagai salah satu solusi. Implementasi ini 1



diharapkan mampu memberikan manfaat besar bagi pelayanan kesehatan seperti efisiensi biaya operasional dan sumber daya manusia, memudahkan tenaga administrasi dalam menyediakan informasi kesehatan pasien, mempermudah Professional Pemberi Asuhan (PPA) seperti dokter, perawat dan lain-lain dalam mengakses



informasi



pasien



yang



pada



akhirnya



mempercepat



dan



mempermudah para PPA dalam mengambil keputusan klinis seperti penegakan diagnosa, pemberian terapi, menghindari terjadinya reaksi alergi serta duplikasi obat. 2. PERMASALAHAN Pandemi Covid 19 yang melanda Indonesia bahkan dunia menjadikan teknologi informasi dan komunikasi memiliki peranan yang sangat penting, termaksud yang terjadi pada RSUD Kota Mataram yang menjadikan RME sebagai pengganti Rekam Medis berbasis kertas. Rekam medis berbasis kertas dalam konteks pandemi seperti saat ini secara otomatis berpotensi menjadi salah satu media penyebaran virus corona, karena dalam penggunaannya berkas ini sering berpindah tangan dari satu unit ke unit lainnya. Adapun gambaran kondisi yang terjadi sebelum inovasi dilakukan yaitu: a). Terjadi peningkatan belanja cetak map dan formulir-formulir berkas rekam medik; b). Laju penambahan berkas semakin meningkat setiap harinya; c). Tingkat kepadatan lemari berkas semakin meningkat, disisi lain sudah tidak memungkinkan penambahan ruangan filling; d). Potensi berkas hilang dan atau salah letak sangat besar karena kondisi lemari penyimpanan yang “overload”; e). Potensi berkas rusak sangat tinggi karena media penyimpanan masih berbentuk kertas; f). Potensi terjadinya kebakaran juga sangat besar mengingat rekam medis masih berbasis kertas; g). Potensi komplain dari pasien masih ada akibat adanya keterlambatan penyiapan berkas rekam medis yang dilakukan; h). Efektivitas pelayanan menjadi sedikit terhambat karena adanya ketergantungan pada berkas rekam medis yang belum tersedia; i). Monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis yang belum lengkap terisi sangat sulit dilakukan. Masalah-masalah ini sedikit demi sedikit terpecahkan dengan implementasi RME. Implementasi ini mengakibatkan terjadinya penurunan biaya cetak sekitar 10-20%, laju penambahan berkas rekam medis dapat dikurangi secara bertahap, 2



tingkat kepadatan lemari penyimpanan juga sudah mulai berkurang, serta kejadian berkas hilang dan atau rusak tidak akan terjadi lagi karena media penyimpanan telah berbentuk elektronik atau digital. Selain itu, komplain pasien yang berkaitan dengan lamanya penyediaan berkas rekam medis menjadi “zero complain”. Begitupun dengan potensi berkas rusak dan atau potensi kebakaran dapat dihindari dengan konsep “Auto Backup” dimana setiap jam 00.00 wita, system akan otomatis menyimpan data ke server cadangan dan hardisk eksternal untuk kemudian dipindahkan ke tempat lain yang dianggap aman oleh tim teknis. Melalui implementasi RME ini juga, PPA tidak akan lagi bergantung pada berkas medis manual. PPA cukup mengakses data pasien lewat berbagai perangkat seperti Personal Computer (PC), laptop ataupun handphone (HP). Terkait monitoring, melalui system ini proses pemantauan kelengkapan pengisian berkas rekam medis yang belum lengkap dapat dilakukan secara real time dimana pun dan kapan pun tanpa harus keliling ke masing-masing unit. Inovasi ini dirintis sejak tahun 2019 dengan melibatkan berbagai stakeholder mulai dari direksi (jajaran manajemen), komite medik, komite keperawatan, Komite Kesehatan lainnya, Kepala Instalasi Gawat Darurat, Kepala Ruangan, serta Tim Teknis SIMRS. Dalam pelaksanaannya tentu terdapat beberapa kendala diantaranya terkait dengan kebiasaan PPA (dokter, perawat, dan lain-lain) yang sebelumnya terbiasa dalam menulis di kertas tiba-tiba harus mengetik di komputer atau laptop yang telah disediakan. Selain itu, ada beberapa tampilan aplikasi yang dirubah sesuai dengan keinginan user. Kendala berikutnya yaitu terkait persepsi pasien yang kurang nyaman dengan implementasi inovasi ini, dimana pasien awalnya merasa seperti tidak diperhatikan oleh dokter karena konsultasi dilakukan dokter sambil mengetik di laptop. Akan tetapi hal ini tidak berlangsung lama karena begitu dijelaskan apa yang dilakukan dan dampaknya terhadap kualitas pelayanan ke pasien, maka pasien menjadi paham dan berbalik mendukung implementasi RME.



3



3. DASAR HUKUM a. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktek Kedokteran; b. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; c. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan UndangUndang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; d. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan; e. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis; f.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;



g. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktek Kedokteran; h. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; i.



Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan UndangUndang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;



j.



Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan;



k. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis; l.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;



m. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 10 Tahun 2013 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Sakit Umum Daerah Kota Mataram; n. Keputusan Walikota Mataram Nomor: 565 / XII / 2010 tanggal 1 Desember 2010 tentang Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Mataram sebagai Badan Layanan Umum Daerah.



4



4. MAKSUD DAN TUJUAN Adapun maksud tujuan inovasi ini diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) yaitu tujuan jangka pendek, jangka menegah dan jangka panjang. 1) Tujuan Jangka Pendek Inovasi ini bertujuan untuk mengatasi serangkaian masalah yang muncul akibat penggunaan rekam medis berbasis kertas. 2) Tujuan Jangka Menengah Target jangka menengah inovasi ini yaitu semua PPA 100% telah melakukan pencatatan rekam medik secara elektronik sehingga branded RSUD Kota Mataram sebagai Digital Hospital semakin kuat. 3) Tujuan Jangka Panjang Inovasi ini mampu terintegrasi dengan Rekam Medis Elektronik (RME) fasilitas kesehatan lainnya sehingga ringkasan atau resume medis pasien dapat dipertukarkan secara online. 5. PELAKSANAAN DAN PENERAPAN Inovasi ini mulai dirintis sekitar bulan Oktober 2019, dimana agar pembahasan lebih sistematis, maka pelaksanaan inovasi dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: a). sebelum terjadinya pandemi Covid-19 dan b). Setelah terjadinya Covid19. 5.1. Sebelum terjadinya pandemi Covid-19 Inovasi ini dimulai dengan menjadikan beberapa unit sebagai pilot project, dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut: a). Untuk mengetahui kesiapan user (dokter dan perawat) dalam proses implementasinya sehingga dapat diketahui beberapa kendala yang dihadapi di lapangan; b). Untuk mengetahui kekurangan aplikasi sehingga dapat disempurnakan sesuai kebutuhan user; b). Sebagai sarana untuk menguji keandalan aplikasi dan jaringan internet; c). Untuk memetakan respon pasien terhadap proses implementasi;



5



Sebelum implementasi, disusun rencana aksi dengan kaidah POACE (Planning, Organizing, Actuating, Controlling dan Evaluating).



Perencanaan dan pengorganisasian kegiatan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Rapat koordinasi dengan jajaran manajemen terkait rencana implementasi; 2. Pembentukan Tim Implementasi; 3. Rapat koordinasi tim implementasi; 4. Penentuan Job Description masing-masing; 5. Menyamakan persepsi dengan semua tim. Dalam inovasi ini, beberapa stakeholder yang terlibat: 1. Jajaran manajemen. Jajaran manajemen merupakan stakeholder utama yang sangat berperan dalam meletakkan pondasi inovasi ini. Jajaran management melihat bahwa urgensi implementasi RME ini sangat penting mengingat biaya operasional RS yang sangat tinggi serta ketersediaan ruang penyimpanan berkas rekam medis yang sudah tidak mungkin ditambah lagi karena terbatasnya lahan rumah sakit. Disisi lain, manajemen juga melihat bahwa infrastruktur penerapan RME juga sudah sangat bagus sehingga tidak membutuhkan biaya tambahan ketika rencana ini diimplementasikan. Argumentasi lain yang sangat logik yaitu terkait dengan terjadinya pandemic Covid-19, dimana berkas rekam medis berbasis kertas dianggap berpotensi sebagai salah satu media penyebaran Covid-19. 6



2. Seksi Pengembangan Mutu Penunjang Medik dan Non Medik Rumusan umum yang disepakati jajaran manajemen akan didetailkan oleh unit ini terkait dengan rencana implementasi dengan berkoordinasi dengan unit terkait seperti Seksi Pengembangan Mutu Pelayanan Keperawatan, Sub bagian SIMRS dan Rekam Medis dan PPA (Profesional Pemberi Asuhan) seperti Dokter dan Perawat. 3. Seksi Pengembangan Mutu Pelayanan Keperawatan Sebagai salah satu unit yang dijadikan pilot project implementasi RME, maka unit ini memiliki peranan yang besar sekali mengingat mereka adalah user. System sebaik apapun apabila tidak didukung oleh SDM yang baik, maka tidak akan berjalan dengan baik. 4. Sub bagian SIMRS dan Rekam Medis; Unit ini bertugas dalam menyiapkan aplikasi dasar RME, perubahan aplikasi



sesuai



masukan



user,



sosialisasi



teknis



pengisian,



serta



pendampingan terhadap user pada tahap awal pengisian. Selain itu, unit ini bertugas untuk menyiapkan sarana dan prasarana pendukung dalam mendukung implementasi serta melaporkan dan memberikan masukan teknis terkait kelemahan atau kendala-kendala yang terjadi di lapangan serta usulan solusinya. 5. PPA (Profesional Pemberi Asuhan) seperti Dokter dan Perawat; Dokter yang dimaksud disini yaitu dokter umum sedangkan untuk dokter spesialis akan segera menyusul setelah PPA keperawatan, gizi dan farmasi telah berhasil menerapkan RME. Sebagai end user, maka peran mereka menjadi penentu apakah rencana ini berhasil atau tidak, oleh karena itu, semua keinginan ataupun kebutuhan yang mereka sampaikan harus menjadi prioritas utama seperti kemudahan-kemudahan terkait pengisian di aplikasi. Terkait aspek kemudahan (user friendly), PPA sangat berharap agar aplikasi yang dibuat sama persis ataupun mirip dengan formulir-formulir yang biasa mereka isi baik dari segi urutan maupun substansi masing-masing formulir. Actuating atau pelaksanaan kegiatan dimulai dengan berkoordinasi dengan unit pilot project implementasi RME. Pada kesempatan ini, tim menjelaskan tentang urgensi dan manfaat implementasi RME. Setelah itu dilakukan show up aplikasi untuk mendapatkan masukan-masukan dari user. Masukan-masukan dari 7



user kemudian di follow up oleh tim SIMRS (programmer) untuk kemudian dikomunikasikan kembali ke user. Setelah user sepakat dengan tampilan dan isi aplikasi, maka disusun jadwal kapan mulai menggunakan RME. Sekitar seminggu sebelum implementasi, user diberikan pelatihan terkait teknis atau cara mengisi data medis pasien di aplikasi dan dilakuakan proses pendampingan oleh tim teknis yang sudah dibentuk. Secara umum, tahapan implementasinya dalah sebagai berikut: a. Mapping jaringan internet untuk memastikan agar proses entry berjalan lancar; b. Setting Aplikasi di Laptop user; c. Customize aplikasi sesuai masukan user; d. Show up aplikasi hasil customize; e. Transfer knowledge terkait aspek teknis cara entry di aplikasi; f. Pendampingan secara berkala terhadap user. Controlling atau pengawasan dilakukan melalui: a. By system secara real time melalui aplikasi oleh Tim SIMRS; b. Melalui grup whatsapp (WA); c. Pengawasan langsung di lapangan. Adapun untuk evaluasi dilakukan melalui rapat mingguan dengan melibatkan semua stakeholder terkait. Beberapa temuan hasil evaluasi antara lain: a. Terjadi gangguan pada aplikasi akibat terjadinya suspend; b. User agak lama move on dari kebiasaan lama menulis data medis pasien di kertas, kemudian tiba-tiba harus beralih ke elektronik; c. User belum terbiasa mengetik cepat sehingga pada tahap awal dibantu oleh tim teknis; d. Pasien pada tahap awal implementasi komplain terhadap pelayanan dokter karena merasa dokter tidak memperhatikan pasien akan tetapi lebih fokus ke laptop (konsultasi sambil entry data di laptop); Terhadap kendala tersebut diatas, solusi yang diambil antara lain: a. Melacak query penyebab terjadinya suspend untuk kemudian diperbaiki; b. Memberikan motivaasi ke user bahwa siapapun user nya pasti akan membutuhkan waktu untuk beralih dari kebiasaan lama ke kebiasaan baru sambil terus melakukan pendampingan di lapangan; 8



c. Untuk tahap awal entry data dibantu oleh tim teknis SIMRS; d. Memberikan edukasi ke pasien bahwa ada kebijakan baru pencatatan data medis pasien dari berbasis kertas ke elektronik sambil menjelaskan ke pasien manfaat penggunaan RME; 5.2. Setelah terjadinya Pandemi Covid-19 Pada bulan Februari 2020, terjadi Pandemi Covid-19. Kondisi ini menyebabkan



agenda



implementasi



RME



menjadi



stagnan



atau



tidak



berkembang sama sekali karena semua SDM rumah sakit fokus pada penanganan Covid-19. Tim implementasi baru fokus pada agenda tersebut sekitar bulan November 2020, dimana pada saat itu, dirumuskan kembali strategi implementasi. Strategi yang dimaksud antara lain: a. Implementasi RME dilakukan secara bertahap atau sebagian dengan mempertimbangkan kesiapan SDM dan infrastruktur sarana dan prasarana; b. Implementasi RME dilakukan pada unit yang berpotensi menghabiskan banyak form-form manual atau kertas; c. Implementasi RME dilakukan pada PPA yang berpotensi paling siap; Berdasarkan



pada



3



(tiga)



kriteria



tersebut,



maka



disimpulkan



bahwa



implementasi RME fokus pada unit IGD dan Rawat Inap (Ranap). Khusus rawat inap, maka implementasi RME masih terbatas pada form-form Asuhan Keperawatan yang diisi oleh PPA Keperawatan. Strategi ini cukup ampuh mengingat hasil evaluasi triwulan pertama yang sangat menggembirakan, dimana tingkat kepatuhan pengisian mencapai 50%. Angka ini diangggap bagus karena saat itu, Tim IGD dan Ranap masih berada dalam masa transisi dimana tim melakukan 2 (dua) kerja sekaligus yaitu menulis data medis pasien di kertas dan entry di system sekaligus. Masa transisi ini berlaku sampai pihak manajemen berhasil menyiapkan dokumen “legal standing” berjalannya RME. Kondisi ini tentu sangat memberatkan bagi mereka. Sekitar bulan Maret 2021 RSUD Kota Mataram berhasil membuat dasar hukum berjalannya RME. Kondisi ini berdampak pada berakhirnya masa transisi, dimana unit IGD dan Ranap saat ini hanya mengisi data medis pasien melalui system. Disamping itu, keluarnya legal standing tersebut menjadi akhir bagi 9



penggunaan kertas pada unit IGD dan ranap. Pada konteks keberlanjutan program, rencana implementasi ini akan dilanjutkan secara berkala pada PPA lain yaitu PPA dari unit gizi, farmasi dan dokter. Sebagai sebuah inovasi yang tergolong baru, maka inovasi ini telah dilengkapi dengan pedoman teknis atau manual book untuk mempermudah user dalam proses implementasi.



Gambar 1. Manual Book Penggunaan RME Pada manual book ini (terlampir), dijelaskan tatacara imput by system mulai dari pendaftaran pasien, kajian awal medis pasien, resiko jatuh pasien, CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi), transfer pasien, sampai asuhan keperawatan pasien. Untuk mempermudah pemantauan, tim teknis telah membuat sebuah dashboard monitoring yang dapat diakses oleh jajaran manajemen dalam melakukan pengawasan secara berkala dan bersifat real time. Melalui fitur ini, akan diketahui ruangan mana saja yang belum melakukan input data lengkap dengan nama pasien yang diindikasikan melalui indikator warna yang berbeda (warna orange) sehingga proses pemantauan dapat berjalan optimal.



10



Gambar 2. Dashboard Monitoring RME Fitur ini dapat diakses dimana saja dan kapan saja oleh semua jajaran manajemen bahkan melalui HP android sekalipun sehingga diharapkan mampu mengakselerasi keberhasilan program tersebut. Beberapa kendala yang dihadapi pada proses implementasi tahap 2 (dua) ini, yaitu: a. Regulasi terkait aspek legal pelaksanaan RME; Sebelum adanya dasar hukum implementasi RME, maka user melakukan pencatatan data medis pasien melalui 2 (dua) cara sekaligus yaitu pada media berbasis kertas sekaligus pada media yang berbasis elektronik. Kondisi ini tentu memberatkan user karena dalam waktu yang bersamaan ada tambahan pekerjaan yang harus mereka selesaikan. b. Resistensi



atau



penolakan



dari



sebagian



user



pada



pada



awal



implementasi; Pada awal implementasi, ada beberapa user yang menolak dengan alasan yang bervariasi seperti respon time pelayanan menjadi lebih lama, kendala kurang media untuk melakukan proses input, dan lain-lain. c. Sarana dan prasarana yang kurang lengkap; Sarana dan prasarana yang dimaksud terfokus pada unit IGD, dimana unit IGD meminta tambahan 2 (dua) tablet dan 2 (dua) PC untuk mendukung 11



pelayanan di masing-masing zona. Sebagai informasi tambahan, unit IGD sebelum implementasi RME hanya memiliki masing-masing 1 tablet dan 1 PC. Melalui RME ini, maka harapan user adalah masing-masing zona (merah, kuning dan hijau) memiliki sarana dan prasarana masing-masing 1 sehingga proses input data menjadi lebih cepat. d. Masih lemahnya jaringan internet pada beberapa tempat; Lemahnya jaringan internet ini lebih disebabkan adanya barrier berupa tembok penyekat ruangan. e. Manual Book yang belum tersedia; Manual book sangat penting untuk disiapkan mengingat RME adalah sesuatu yang baru. Adanya manual book ini diharapkan mampu membantu user dalam memahami teknis entry data medis pasien berbasis elektronik; f. User belum disiplin dalam melakukan input data; Ini merupakan salah satu masalah besar yang dihadapi pada awal implementasi sehingga perlu dicarikan solusinya. Terkait beberapa kendala tersebut, maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a). Menyiapkan dokumen aspek legal sebagai dasar hukum pelaksanaan RME; b). Memberikan edukasi dan motivasi kepada user tentang urgensi implementasi RME; c). Menyiapkan sarana dan prasarana yang menjadi kebutuhan user; d). Memasang alat penguat sinyal pada beberapa lokasi yang memiliki sinyal buruk; e). Segera menyiapkan manual book untuk mempermudah user melakukan entry data; f). Membuat dashboard monitoring inputan RME. 6. INDIKATOR KEBERHASILAN Inovasi ini sangat besar manfaatnya karena berimbas pada banyak sektor (multiplayer effect). Adapun manfaat yang dimaksud antara lain: a) Efisiensi operasional berupa berkurangnya biaya cetak map dan formulirformulir rekam medis; b) Laju penambahan berkas dapat dihambat sedikit demi sedikit; 12



c) Tingkat kepadatan isi lemari berkas rekam medis semakin berkurang; d) Dalam jangka panjang, lemari filling rekam medik akan kosong dan ruangan filling dapat dialihkan menjadi ruangan lain yang produktif; e) Masalah tulisan PPA yang sulit atau tidak dapat terbaca oleh PPA lainnya secara otomatis akan hilang dengan sendirinya; f) PPA lebih disiplin dalam melakukan pengisian atau input data karena adanya monitoring kelengkapan pengisian sudah dapat dilakukan secara real time by system; g) Pelayanan menjadi lebih efektif, karena berkas rekam medis manual tidak perlu dicari dan diantar akan tetapi cukup dengan membuka PC atau laptop atau HP; h) Persiapan re-akreditasi menjadi lebih mudah khususnya yang berkaitan dengan indikator jumlah presentase kelengkapan isi dokumen rekam medik. Disamping itu, sebagian besar PPA merasa bahwa implementasi RME ini sangat membantu tugas mereka sehari-hari. Hal ini terbukti dari hasil survey yang dilakukan dimana mayoritas responden menyatakan bahwa mereka mengakui bahwa RME sangat membantu mereka dalam melaksanakan tugas.



Gambar 3. Tampilan Survey RME di Aplikasi



13



Gambar 4. Tampilan Hasil Survey RME pada Dashboard Monitoring Berdasarkan hasil survey, dari 75 responden yang melakukan pengisian by system, 15 responden mengatakan sangat bagus (15%), 44 responden mengatakan bagus (58,67%), 13 responden berpendapat biasa (17,33%), 2 responden menyatakan buruk (2,67%), dan 1 responden menyatakan sangat buruk (1,33%). Terkait perbedaan antara sebelum dan sesudah inovasi, maka dapat diuraikan sebagai beikut: No



Sebelum



Sesudah



1



2



3



1



Setiap



tahun



RS



harus Biaya cetak berkurang sekitar 10-20%



mengeluarkan dana sekitar 1,5 M dan akan terus meningkat efisiensinya per tahun untuk kebutuhan cetak seiring dengan penambahan jumlah Map dan formulir-formulir Rekam PPA yang beralih ke RME Medis 2



Laju penambahan berkas semakin Laju penambahan berkas setiap bulan 14



bertambah



seiring



bertambahnya



dengan semakin berkurang dari bulan-bulan



pasien



yang sebelumnya



berkunjung ke RS 3



Tingkat berkas



kepadatan rekam



isi



lemari Tingkat kepadatan isi lemari berkas



medis



semakin rekam medis semakin berkurang



tinggi 4



RS harus menyiapkan ruangan Dalam jangka panjang, lemari filling tambahan serta lemari tambahan rekam



medik



akan



kosong



dan



untuk antisipasi laju penambahan ruangan filling dapat dialihkan menjadi berkas



rekam



medis



yang ruangan lain yang produktif



semakin besar 5



Masih



adanya



berkaitan



masalah



dengan



yang Pemberlakuan RME secara otomatis



tulisan



PPA akan mengeliminasi masalah ini



yang tidak dapat dibaca oleh rekan sejawat atau PPA lainnya 6



Tingkat kedisiplinan PPA dalam Kedisiplinan PPA dalam melakukan melakukan pencatatan data medis pencatatan data medis pasien makin pasien ke dokumen rekam medis meningkat setelah adanya dashboard secara tepat waktu masih rendah



monitoring input RME yang mampu diakses oleh jajaran manajemen kapn pun dan dimana pun



7



PPA



harus



menunggu



berkas Pelayanan



menjadi



lebih



efektif,



rekam medis pasien yang akan karena berkas rekam medis manual diantar oleh petugas perekam tidak perlu dicari dan diantar akan medis



terdahulu



melakukan



tindakan



sebelum tetapi cukup dengan membuka PC sehingga atau laptop atau HP



berpotensi menimbulkan complain pasien 8



Adanya



temuan



tim



akreditasi Setelah pemberlakukan RME maka



terkait dengan indikator jumlah indikator ini akan lebih baik dari presentase dokumen



kelengkapan rekam



mencapai 100%



medik



isi sebelumnya bahkan dapat mencapai belum 100% sebagai dampak dari monitoring real time yang dilakukan setiap hari 15



Dalam konteks pencapaian 17 tujuan pembangunan berkelanjutan yang tertuang dalam Sustainable Development Goals (SDGs), maka inovasi RME ini selaras dengan tujuan tersebut khususnya tujuan ke 3 dan 9. Dalam tujuan ke-3 (Memastikan kehidupan yang sehat dan mendukung kesejahteraan bagi semua untuk semua usia) target ke-8 SDGs disebutkan bahwa ”Mencapai cakupan layanan kesehatan universal, termasuk lindungan resiko finansial, akses terhadap layanan kesehatan dasar yang berkualitas dan akses terhadap obatobatan dan vaksin yang aman, efektif, berkualitas dan terjangkau bagi semua”. Inovasi ini merupakan bagian dari upaya RSUD Kota Mataram dalam menghadirkan pelayanan kesehatan yang berkualitas sekaligus sebagai upaya untuk terus meningkatkan pelayanan kesehatan dengan memanfatkan teknologi informasi. Melalui inovasi ini, PPA dapat langsung memberikan pelayanan kepada pasien tanpa harus menunggu dokumen rekam medic diantar oleh petugas rekam medik. PPA tinggal mencari riwayat medis pasien lewat komputer yang sudah tersedia di masing-masing ruangan atau bahkan lewat HP android masing-masing PPA. Rekam medik berbasis kertas merupakan salah satu masalah klasik yang dihadapi oleh hampir semua fasilitas kesehatan termaksud rumah sakit. Hal ini disebabkan oleh sifat media penyimpanan tersebut yang bersifat khusus seperti memerlukan tempat luas, membutuhkan lemari khusus, pendingin udara serta perlakukan khusus seperti metode penyimpanan berdasarkan “numberic code”. Selain itu, media penyimpanan berbasis kertas memiliki kelemahan seperti mudah rusak dan mudah terbakar. Dalam konteks pandemi covid-19, dokumen ini justru berpotensi menjadi salah satu media penularan covid-19. Oleh karena itu, inovasi RME ini dirasa sangat cocok sebagai solusi dari semua permasalahan tersebut diatas. RME hanya membutuhkan server dengan ukuran 40 x 60 cm sebagai media penyimpanan data serta ruangan server sekitar 4 x 5 m. Kondisi ini sangat kontras dengan rekam medis berbasis kertas yang membutuhkan 5 ruangan dengan dimensi rata2 10x30 m, serta membutuhkan lemari yang tidak sedikit. Dalam konteks menghindari kebakaran atau bencana lainnya, inovasi ini sudah dilengkapi dengan teknik Auto Backup, dimana semua data akan secara otomatis dicopy ke hardisk eksternal dan server cadangan setiap jam 00.00 untuk 16



kemudian di copy dan disimpan di tempat yang berbeda sehingga jika terjadi bencana, maka data-data tersebut sudah aman. Inovasi ini berbeda dengan inovasi lainnya, beberapa hal yang membuat inovasi ini unik, antara lain: a). Dikembangkan secara mandiri oleh SDM internal rumah sakit; b). Telah melewati proses customize application yaitu proses penyempurnaan aplikasi sesuai kebutuhan dan keinginan user; c). Dibuat dengan urutan dan subtansi yang sama persis dengan dokumen rekam medis berbasis kertas sehingga sangat mempermudah user; c). Mampu bridging dengan output alat-alat kesehatan yang dimiliki RS; d). Bahasa pemprograman yang digunakan merupakan bahasa pemprograman yang mudah dikembangkan dan di bridgingkan dengan aplikasi lain. Terkait aspek keberlanjutan dan replikasi, inovasi ini sangat dibutuhkan untuk dilanjutkan dan disempurnakan. Semua jajaran manajemen dan sebagian besar PPA sampai saat ini masih berpandangan bahwa inovasi ini merupakan solusi cerdas dalam menghadapi berbagai masalah yang dihadapi berkaiatan dengan penggunaan rekam medis berbasis kertas. Bahkan sampai saat ini, implementasi RME oleh sebagian PPA telah menunjukan hasil yang sangat memuaskan dimana belanja cetak berkurang 10-20% dan sederet dampak positif lainnya. Oleh karena itu, inovasi ini SANGAT LAYAK untuk direplikasi oleh fasilitas kesehatan lainnya khususnya seluruh puskesmas yang berada di Kota Mataram.



17



7. LAMPIRAN a. Rapat Persiapan Implementasi Rekam Medis Elektronik (RME)



b. Pembuatan Aplikasi oleh Programmer 18



c. Show Up Aplikasi yang sudah dibuat



19



d. Penyempurnaan Aplikasi Sesuai Kebutuhan User oleh Programmer



e. Konsolidasi dengan Stakeholder terkait



20



21



f. Pendampingan Pengisian Rekam Medis Elektronik (RME) di masing-masing unit



(Dokumentasi : Ruang Unit Stroke)



(Dokumentasi : Ruang Irna IA)



(Dokumentasi : Ruang Irna 1B)



22



(Dokumentasi: Ruang Irna 2)



(Dokumentasi: Ruang Irna 3A)



(Dokumentasi: Ruang VK)



23



(Dokumentasi: Ruang NICU)



(Dokumentasi: Ruang NICU)



(Dokumentasi: Ruang ICU)



24



(Dokumentasi: Ruang VIP Graha)



(Dokumentasi: Ruang Pelayanan Jantung Terpadu/Intermediate Room) g. Monitoring Kepatuhan Pengisian Rekam Medis Elektronik (RME) by system



25



26