Manajemen Logistik Bencana [PDF]

Citation preview

MANAJEMEN LOGISTIK DIREKTORAT JENDERAL LINJAMSOS TAHUN 2012



OLEH: BAGIAN UMUM SETDITJEN LINJAMSOS Disampaikan pada : Penatausahaan Aset BMN dan Barang Persediaan di Lingkungan Ditjen Linjamsos Tahun l2012



Tata kelola Logistik barang persediaan (buffer stock)



MANAJEMEN LOGISTIK PENANGGULANGAN BENCANA (BIDANG BANTUAN SOSIAL): 1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan 2. Perencanaan 3. Pengadaan 4. Penggunaan 5. Penyaluran (Distribusi) 6. Pencatatan (Pembukuan dan Pelaporan) 7. Pengawasan 8. Penghapusan



1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan • Mengetahui apa yang dibutuhkan • Mengetahui siapa yang membutuhkan, dimana dan kapan • Cara penyampaian kebutuhan Dibutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui kondisi korban bencana yang ditangani No



Korban Bencana



1



Perempuan/Laki-laki



2



Ibu Hamil



3



Anak



4



Balita



5



Lanjut Usia



6



Penyandang Cacat



7



Lain-lain



Jumlah



Kebutuhan



2. PERENCANAAN 1. Perencanaan terkait dengan penanggulangan bencana. Mengetahui jumlah bantuan(logitik, peralatan), jenisnya (sandang, pangan, papan), cara penyampaian, penanggungjawab dan waktu penyampaian. 2. Perencanaan kebutuhan Koordinasi (informasi, data-data), laporan media, TRC dan Instansi Terkait 3. Perencanaan barang Pengadaan untuk 1 tahun (evaluasi berkala/triwulan dan saat terjadi bencana), Kab/Kota mendata lokasi rawan bencana (untuk kepastian jumlah kebutuhan barang), Kab/Kota berkoordinasi mendapatkan data kependudukan, melakukan perhitungan kebutuhan barang (buffer stock), Mempertimbangkan batas kadaluarsa (selektif untuk antisipasi tempat penyimpanan)



3. PENGADAAN Pelaksanaan Pengadaan Barang sesuai Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 1. Pengadaan Barang dari Pusat • Beras (DO) • Mie instan (DO) apabila bufferstock di Gudang Dinsos Provinsi menipis, Kepala Logistik Provinsi dapat mengajukan ke Pusat dengan melampirkan laporan pertanggungjawaban sisa stock barang yang ada. 2. Pengadaan Barang dari Daerah • Berkoordinasi dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan barang kebutuhan dasar yang bersifat lokal. (untuk memastikan pengadaan barang di daerah berbeda dengan yang dialokasikan dari Pusat



4. PENGUDANGAN Gudang merupakan tempat penyimpanan barang-barang bantuan sosial hasil pengadaan dan hibah masyarakat untuk disalurkan bagi korban bencana. 1. Penerimaan • Barang pengadaan dan perlatan yang dimasukkan ke Gudang (Jumlahnya, Kondisi Barang, Yang menyerahkan dan Yang menerima) 2. Penyimpanan • Gudang (Type/Kapasitasnya), fasilitasnya, sistem pengamanan dan keamanan gudang • Sistem pendistribusian (FIFO/First In First Out) • Terjaminnya ketersediaan barang setiap waktu



Contoh Daftar Pencatatan Gudang Barang yg diterima



Jumlah barang



Keadaan barang



Siapa yg menyerahkan



Siapa yg menerima



Mie Instan



25 dooz



Baik s.d Mar 13



Kabid LJS Dinssos



Kades Satu (a.n. 25 KK)



Pakaian SD



5 lusin



Baik / Lengkap



Kadinsos



Kepsek SD 007 (a.n. 60 org)



Papan



70 kubik



Baik / meranti



Petugas Gudang



Ketua RT 3/5 (a.n. 7 KK)



5. PENYALURAN Barang-barang bantuan sosial berdasarkan permintaan yang telah disetujui oleh pejabat berwenang dalam penanggulangan bencana disalurkan dengan prinsip 3T (Tepat Sasaran, Tepat Jumlah dan Tepat Waktu). 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos a. PPK membuat kesepakatan penyerahan barang dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang/jasa b. PPK memberitahukan kepada Sesditjen Linjamsos tentang penerimaan barang di Gudang Bekasi Jawa Barat c. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum dan Kepala Gudang Bekasi untuk menerima barang d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan pemeriksaan dan penerima barang dari penyedia barang di Gudang Bekasi



LANJUTAN PENYALURAN 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos e. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih dahulu memeriksa barang dan mencocokkan dengan dokumen penerimaan barang disertai penandatanganan BAST barang dengan diketahui oleh Kepala Gudang Bekasi f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST barang kepada Kepala Gudang Bekasi, juga disampaikan satu set BAST kepada PPK g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan disampaikan kepada Penyedia Barang serta Sesditjen Linjamsos h. Kepala Gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat mutasi penerimaan barang pada Kartu Barang dan Buku Persediaan serta memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan menyimpan barang sesuai kelompok barang di gudang.



LANJUTAN PENYALURAN 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos i. PPK menyerahkan BAST barang kepada petugas SAI UAKPA atau UAKPB j. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang berdasarkan dokumen sumber sesuai prosedur dan ketentuan peraturan



LANJUTAN PENYALURAN 2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensos a. Direktur PSKBA dan/atau Direktur PSKBS menyampaikan rencana distribusi barang ke Provinsi (Dinas/Instansi Sosial) disertai BAST dan temusannya kepada Sesditjen Linjamsos b. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum dan Kepala Gudang untuk menyiapkan pengeluaran barang sesuai degan rencana distribusi barang c. Kepala gudang menyerahkan barang kepada Ekspedisi disertai Surat Penyerahan Barang dan mencatat Mutasi Barang pada kartu Barang dan Buku Persediaan d. Ekspedisi menyerahkan barang kepada Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi disertai dengan Surat Penyerahan Barang



LANJUTAN PENYALURAN 2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensos e. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi menerima barang dan memberi paraf pada Surat Penyerahan Barang dan BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani Surat Penyerahan Barang dan BAST serta menyampaikan satu set kepada Ekspedisi g. Ekspedisi membawa BAST yang telah ditandatangani dan menyerahkan kepada PPK beserta Surat Penyerahan barang dengan tembusan ke Sesditjen Linjamsos h. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Umum melakukan Pencatatan pada Buku Persediaan per Provinsi (Dinas/Instansi Sosial)



LANJUTAN PENYALURAN 3. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola Gudang agar mempersiapkan Gudang untuk menerima barang berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Direktur terkait dilingkungan Ditjen Linjamsos b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumen terlebih dahulu c. Pengelola dan Petugas Gudang memparaf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan menyampaikan satu set kepada Ekspedisi e. Pengelola dan Petugas Gudang selanjutnya mencata Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang serta mendokumentasikan buktibuktinya



LANJUTAN PENYALURAN 4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi meneruskan Surat Permintaan Barang Persediaan dari Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota kepada Kepala Bidang terkait untuk ditelaah b. Kepala Bidang terkait pada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menelaah surat permohonan tersebut dan membuat surat pemberitahuan tentang hasil telaahan kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota c. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memberitahukan kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota perihal kesiapan pengambilan barang d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola dan Petugas Gudang untuk mengeluarkan barang dan menyerahkannya kepada Petugas pengambil barang dari Dinas/ Instansi Sosial Kab/Kota



LANJUTAN PENYALURAN 4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi e. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi menyerahkan Barang kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota diserta BAST f. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi mencatat Mutasi Brang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang g. Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi mendokumentasikan BAST



LANJUTAN PENYALURAN 5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota a. Berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan kepada Petugasnya untuk mengambil barang dari Gudang Provinsi b.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mengambil barang setelah terlebih dahulu memeriksa serta menandatangani Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota membawa barang serta BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota d.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada Pengelola dan Petugas gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota



LANJUTAN PENYALURAN 5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota e. Pengelola dan Petugas Gudang melakukan Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menandatangani BAST dan mengirimkan kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota



LANJUTAN PENYALURAN 5. Prosedur Pengeluaranan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan Kepala Bidang Terkait dan Pengelola Gudang menganalisis kebutuhan barang untuk korban bencana berdasarkan data korban bencana b.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/kota mempersiapkan pengeluaran barang untuk bencana c. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan petugas mengambil barang dari gudang untuk diserahkan kepada POSKO Bencana (Masyarakat Korban Bencana) d.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada petugas disertai Bukti Penyerahan Barang e. Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mencatat Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang



6. PENCATATAN/PEMBUKUAN DAN PELAPORAN Merupakan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan yang disajikan secara lengkap (ringkas, dapat dibaca, akurat) serta profesional dan proporional. Sistem pencatatan yang handal dengan tujuan sbb: 1) Sebagai bukti pertanggungjawaban atas hal-hal yang telah dilakukan 2) Menyajikan data yang digunakan untuk mengidentifikasi perubahan yang diinginkan, melayani permintaan dan bahan informasi 3) Sebagai data untuk keperluan penelitian 4) Menyajikan data dan bahan dalam membuat kebijakan, pengembangan dan monev 5) Sebagai alat pengendalian



Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat Pasal 18 (1) Setiap Kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI untuk menghasilkan Laporan Keuangan (2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP



Pasal 39 (1) Setiap Unit Akuntansi Barang melakukan inventarisasi atas BMN yang dikuasainya (2) Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk Persediaan dan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP) dilaksanakan setiap tahun



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI



Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan yang dilengkapi dengan Buku Pembantu dan Kartu Barang. 1) Buku Persediaan Gudang Bekasi Mencatat penerimaan barang, penyaluran barang ke Provinsi dan Saldo Barang di gudang bekasi 2) Kartu Barang Gudang Bekasi Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang , menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI 3) Pemeriksaan Fisik Persediaan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab UAKPB menugaskan Tim untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Dilakukan bersama Kepala Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang yang disetujui oleh Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab (UAKPB) 4) Laporan Persediaan Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Kepala Bagian Umum Sesditjen Linjamsos menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan dan menyampaikan kepada Direktur selaku Penanggungjawab (UAKPB) terkait sebagai bahan penyusunan Laporan Persediaan untuk penyusunan Laporan Keuangan (SAI)



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI



Rekapitulasi Saldo Persediaan juga mencakup Saldo Persediaan yang dikelola oleh:  Kementerian Sosial  Dinas/Instansi Sosial Provinsi  Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Berdasarkan BAP barang persediaan dari Gudang Kementerian Sosial, Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Laporan Persediaan yang disusun oleh Satker Penanggungjawab UAKPB dibuat menurut:  Sub kelompok barang  Jumlah barang persediaan yang rusak/usang



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI



Rekapitulasi Saldo Persediaan didukung dengan BAP Fisik Persediaan yang diperoleh dari:  Kementerian Sosial  Dinas/Instansi Sosial Provinsi  Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Barang persediaan yang usang adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk operasional (bukan karena usianya, dapat disebabkan karena sudah ketinggalan teknologi atau tidak sesuai spesifikasi) Sistem Aplikasi Persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan melakukan Jurnal Penyesuaian secara otomatis selanjutnya UAKPB mengirimkan file data jurnal penyesuaian kepada UAKPA



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi



Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang. 1) Buku Persediaan Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu) 2) Kartu Barang Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi 3) Pemeriksaan Fisik Persediaan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) 4) Laporan Persediaan Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Provinsi menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Kab/Kota



Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Kab/Kota melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang. 1) Buku Persediaan Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu) 2) Kartu Barang Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang



Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi 3) Pemeriksaan Fisik Persediaan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Kab/Kota menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) 4) Laporan Persediaan Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Kab/Kota menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)



Pelaporan Persediaan



1) Laporan harian Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang yang terbaru pada saat keluar masuk didukung dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran selanjutnya diarsipkan sesuai tanggal penerimaan 2) Laporan Bulanan Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang setelah dibandingkan dengan stock opname bulanan, yang berfungsi sebagai alat kontrol Dinsos Provinsi saat merencanakan dan menyalurkan bantuan serta kondisi barang saat ini.



Pelaporan Persediaan



3) Laporan triwulan Hasil akumulasi dari laporan bulanan dan kondisi stock opname berdasarkan data dan kondisi barang per tiga bulan 2) Laporan Semester I, II dan Tahunan Merupakan pertanggungjawaban pengguna BMN sesuai SAP untuk mengetahui situasi/kondisi barang (transparan dan akuntabel) berdasarkan pencatatan dari hasil stock opname selanjutnya disajikan menjadi bahan Laporan Semester I dan II sesuai Standar Akuntansi dan Keuangan Pemerintah. 4) Laporan Rekapitulasi Untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan barang di Provinsi/Kab/Kota dengan dasar BAST



Pelaporan Persediaan 5) Laporan Stock Opname Diterbitkan berdasarkan pemeriksaan stock opname bersama Pimpiman/Atasan Langsung dan atau Pemeriksaan (Inspektorat Daerah didampingi Inspektorat Jenderal Kemensos/BPKP RI/Perwakilan) 6) Laporan Emergency Merupakan laporan atas dasar kejadian berifat emergency, tibatiba/tidak terduga (berdasarkan kejadian bencana) 7) Laporan Barang Rudak/Kadaluarsa Untuk mengetahui kondisi bantuan/barang yang rusak atau kadaluarsa di gudang secara keseluruhan, dilaporkan sesuai hasil penilaian petugas gudang disertai rencana penghapusan didukung BA Penghapusan sesuai peraturan yang berlaku.



7. Pengawasan



1) Supervisi Dilaksanakan dalam rangka memberi saran dan masukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam mengelola logistik, pemberian bantuan pengetahuan dan informasi guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan 2) Monitoring Merupakan upaya untuk mengetahui masalah yang dihadapi, identifikasi adanya penyimpangan dengan menggunakan instrumen yang dibuat guna mengetahui pencapaian target atas dasar hasil wawancara, kuesioner atau laporan yang dibuat sebagai bahan kebijakan manajemen maupun menjadi bahan evaluasi kinerja baik di Pusat dan Daerah



7. Pengawasan



3) Evaluasi Merupakan kegiatan untuk menilai kinerja atas proses pelaksanaan kegiatan yang telah dirumuskan dalam rencana berdasarkan penilaian dan informasi yang diperoleh guna mendapat simpulan atas keberhasilan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, yaitu:  Apakah pelaksanaan kegiatan sesuai prosedur dan ketentuan berlaku  Apakah tata kelola dilakukan sesuai dengan kebutuhan  Apakah spesifikasi barang sesuai standar yang ditentukan



8. Penghapusan



1) Barang dan peralatan yang dialihkan kepemilikannya atau tidak dapat digunakan/dimanfaatkan/hilang/musnah dapat dihapuskan 2) Penghapusan dilakukan dengan permohonan dari pejabat yang berwenang melalui proses/mekanisme ketentuan peraturan berlaku didukung dengan BA Penghapusan 3) Barang/bantuan yang sudah expired segera dimusnahkan, disaksikan oleh Kepala Dinas atau pejabat yang terkait, kepolisian dan Instansi terkait lainnya didukung BA Penghapusan 4) Barang/bantuan yang sudah mendekati batas expired 2 bln sebelum batas akhir segera disalurkan kepada eks korban bencana alam didukung dengan BAST



Koordinasi dan kerjasama Pengelolaan logistik diperlukan adanya Koordinasi dan Kerjasama antara beberapa pihak terkait guna tercapainya tujuan yang antara lain kesamaan persepsi, tindakan dan komitmen Kemensos RI dengan Dinas Sosial Provinsi/Kab/Kota. Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi: 1. Para Pihak yang bekerjasama, perikatan kerjasama yang dilakukan antara Sesditjen Linjamsos sebagai Pihak Pertama dengan Kepala Dinas Sosial Provinsi sebagai Pihak Kedua 2. Tujuan Kerjasama, untuk tertib pengelolaan Barang/Persediaan untuk tujuan strategis berjaga-jaga dalam penanggulangan bencana yang berasal dari Ditjen Linjamsos untuk diserahkan kepada Dinas Sosial Provinsi dan akan diteruskan ke Dinas Sosial Kab/Kota sebagai barang persediaan



Lanjutan Koordinasi dan kerjasama Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi: 3. Ruang Lingkup, meliputi penerimaan, penyimpanan, penyaluran, pencatatan dan pelaporan persediaan 4. Hak dan Kewajiaban Pihak Pertama a. Menerima laporan bulanan dan semesteran atas pengelolaan barang/persediaan dari Dinas Sosial Provinsi termasuk dari Dinas Sosial Kab/Kota b. Mengalokasikan pengadaan dan pengiriman barang/ persediaan ke Dinas Sosial Provinsi hingga diterima Dinas Sosial Kab/Kota c. Melaksanakan pembinaan, monev secara berkala atas barang/persediaan untuk tujuan strategis/berjaga-jada dalam penanggulangan bencana



Koordinasi dan kerjasama 5. Hak dan Kewajiban Pihak Kedua a. memperoleh Barang/Persediaan untuk tujuan strategis berjagajaga yang berasal dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) b. Mentediakan tempat penyimpinan/gudang untuk Barang/ Persediaan yang diterima dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) c. Menyediakan SDM/petugas untuk mengelola barang/ persediaan mulai dari menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat dan melaporkan. d. Melaksanakan penyaluran barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, secara langsung kepada masyarakat yang memerlukan atas sepengetahuan Dinas Sosial Kab/Kota



Lanjutan Koordinasi dan kerjasama e. Melaksanakan pencatatan penerimaan dan penyaluran barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, ke dalam buku persediaan, kartu barang di gudang untuk setiap jenis barang berdasarkan sumber (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) f. Memantau pengelolaan barang/persediaan yang terdapat pada Dinas Sosial Kab/Kota yang disalurkan dari Dinas Sosial Provinsi g. Menyusun laporan barang/persediaan setiap bulan kepada Setditjen Linjamsos, selambatnya tanggal 10 di bulan berikutnya, laporan mencakup barang/persediaan Dinas Sosial Kab/Kota h. Melakukan pemeriksaan fisik barang/persediaan di gudang Dinas Sosial Provinsi dan didukung dengan BAP Fisik setiap semester dan mengumpulkan BAP Fisik yang dilakukan Dinas Sosial Kab/Kota untuk disampaikan ke Setditjen Linjamsos bersama laporan bulan Juni dan Desember



Lanjutan Koordinasi dan kerjasama 6. Pembiayaan, akibabat yang timbul atas adanya kerjasama ini harus disepakati pembebanannya oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua 7. Jangka Waktu Kerjasama Penetapan jangka waktu kerjasama dan kesepakatan para pihak dan butir-butir perubahan perlu dibut



Lampiran 1: Buku Kas Umum



PENERIMAAN BANTUAN



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



PENGELUARAN BANTUAN



SAT



JML



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



SAT



JML



SALDO



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 2: Buku Pembantu Harian Provinsi:…………. PENERIMAAN BANTUAN



NO



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



PENGELUARAN BANTUAN



SAT



JML



NO



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



SAT



JML



SALDO



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 3: Buku Pembantu Bulanan Provinsi:…………. Bulan:……………. PENERIMAAN BANTUAN



NO



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



PENGELUARAN BANTUAN



SAT



JML



NO



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



SAT



JML



SALDO



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 5: Pembukuan Buffer Stock Provinsi:…………. Bulan:…………… Tahun:……………



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BARANG



MERK/TYPE



JUMLAH



SATUAN



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 6: Buku Rekapitulasi Barang di Gudang Dinas Provinsi:…………. PENERIMAAN BANTUAN



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/T YPE



PENGELUARAN BANTUAN



S A T



JML



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



S A T



JML



UTK KEPERLUAN



SALDO



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 7: Laporan Harian Bantuan Sosial Gudang Dinas Provinsi:…………. hari/tanggal: PENERIMAAN BANTUAN



NO



JENIS BRG



MERK/TYPE



JML MASUK



SAT



PENGELUARAN BANTUAN



PENGIRIMAN



JML KELUAR



SAT



PENERIMA



UTK KEPERLUAN



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 8: Laporan Kondisi Barang di Gudang Dinas Provinsi :……………. Bulan:……………… Tahun:……………… PENERIMAAN BANTUAN



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



PENGELUARAN BANTUAN



SAT



JML



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



SAT



JML



SALDO



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 9: Laporan Kondisi Barang di Gudang Dinas Provinsi :……………. Tahun:……………… PENERIMAAN BANTUAN



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



PENGELUARAN BANTUAN



SAT



JML



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BRG



MERK/ TYPE



SAT



JML



SALDO



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



Lampiran 10: Buffer Stock Barang Provinsi:…………. Bulan:…………… Tahun:……………



NO



TGL



ASAL BANTUAN



JENIS BARANG



MERK/TYPE



JUMLAH



SATUAN



KET



………………,...............20… Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi…………. (………………………)



Petugas (……………………..)



UAPB::KEMENSOS RI UAPPB-E1:DIT.BSKBA UAPPB-W:INSTANSI PUSAT LAPORAN OPNAME FIFIK BARANG PERSEDIAAN POSISI PER……………..,…………..20… KODE UAKPB : NAMA UAKPB : PEROLEHAN N0



KODE SUBSUB KELP



KODE BRG



NAMA BRG



MERK/ TYPE



HRG SAT



SAT



JML BRG



TGL



JML HRG



KONDISI



LOKASI



………………,...............20… Petugas Barang Persediaan ……………………………………….. NIP………………………………….



Serektariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial