Module 3 Pengguna Indutrsi MICE [PDF]

Citation preview

MODUL PERKULIAHAN



MICE Pengguna Industri MICE



Fakultas



Program Studi



Tatap Muka



Ekonomi & Bisnis



Manajemen D3



03



Kode MK 04510005



Ringkasan 1. Menjelaskan pengguna industri MICE. 2. Menjelaskan perusahaan dan Asosiasi MICE 3. Menjelaskan siapa agen/ perusahaan penyedia tempat penyelenggara MICE 4. Menjelaskan perjalanan incentive, DMO, Corporate event company, business travel agency, exhibiton, dan agen lainnya



Disusun Oleh Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Kompetensi Mahasiswa mampu menjelaskan Pengguna Industri MICE



PENGGUNA INDUSTRI MICE



3.1 PENGGUNA INDUSTRI MICE Pelaku yang terlibat dalam kegiatan MICE biasa disebut sebagai pengguna dan penyedia, biasanya meliputi:



A. PERUSAHAAN DAN ASOSIASI Sama seperti industri lainnya, industri MICE juga terdiri dari pengguna dan penyedia. Pengguna pada industri MICE adalah para penyelenggara kegiatan konferensi (Conference Organizer, Meeting Planner) atau siapa saja yang biasa menggunakan tempat-tempat untuk kebutuhan kegiatan MICE serta menggunakan pelayanan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan tersebut. Dua macam tipe besar pengguna di industri MICE adalah Corporate dan Association. Banyak terdapat agen kecil atau perorangan yang bekerja sendiri dalam mengelola bisnis MICE dengan bertujuan untuk mengambil keuntungan sendiri. Istilah Corporate biasanya identik dengan Conference Organizer atau Meeting Planner yang bekerja untuk perusahaan dengan tujuan mencari keuntungan. Banyak perusahaan memiliki divisi konferensi sendiri, tetapi sejak terjadinya krisis ekonomi pada akhir tahun 1990 sampai awal tahun 2000, dinilai divisi ini hanya menjalankan fungsinya pada saat-saat tertentu saja, sehingga perusahaan mulai menutup divisi ini dan menjalankan



kegiatan MlCE bekerjasama dengan



penyelenggara dari luar dengan dasar kontrak kesepakatan. Tidak jarang juga banyak perusahaan yang menutup divisi konferensi menggunakan jasa pegawai tidak tetap dalam melaksanakan kegiatan MlCE-nya, sehingga tidak membebani kcuangan perusahaan. Sebagai pengguna fasilitas kegiatan MICE, mereka harus benar-benar dapat mencari lokasi yang sesuai dan mendapatkan tempat yang cocok dengan keinginan konsumen dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Tidak terbatas pada satu tempat saja, satu daerah saja, tetapi pencarian tempat pun bisa dilakukan antar negara, karena banyak ketertarikan peserta untuk menghadiri suatu kegiatan MICE berdasarkan tempat di mana lokasi akan diselenggarakannya kegiatan tersebut. Tugas penyelenggaraan kegiatan MICE atau event yang tidak diberikan kepada conference atau event organizer; dalam suatu perusahaan biasanya dikelola oleh divisi Human Resources, atau Administrasi. Sehingga, pada divisi inilah banyak tantangan untuk menyelenggarakan kegiatan MICE atau event sendiri, yang dimulai dengan mencari tempat yang sesuai dengan tema kegiatan yang diselenggarakan. ,



2



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



Keputusan tentang pelaksanaan kegiatan MICE mulai dari pemilihan tempat, biaya, besarnya kegiatan, keterlibatan personal, bentuk kegiatan dan lainnya merupakan keputusan yang harus segera mendapat perhatian dari setiap pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut dan yang terpenting dalam pelaksanaan kegiatan MICE banyak keputusan yang perlu diambil segera karena berhubungan dengan kepuasan peserta pada kegiatan MICE dan event. Karena faktor efisiensi pekerjaan, banyak pertemuan perusahaan diselenggarakan di sebuah hotel, meskipun tidak jarang diselenggarakan dalam ruang rapat khusus yang disediakan d' perusahaan. Penyelenggaraan perjalanan insentif lebih sering dilaksanakan di tempat lain yang memiliki daya tarik tersendiri dengan maksud mendapatkan suasana lain dari rutinitas pekerjaan dan situasi lingkungan perusahaan. Dalam persiapan, penyelenggaraan pertemuan perusahaan biasanya tidak serumit dari enyelenggaraan pertemuan untuk sebuah asosiasi. Dengan persiapan dalam hitungan minggu atau hari dan bahkan jam, pertemuan untuk perusahaan dapat diselenggarakan. tetapi untuk sebuah pertemuan atau konferensi asosiasi biasanya memerlukan waktu lebih lama bisa sampai 3 bulan persiapan atau bahkan lebih. Biaya yang dikeluarkan untuk pertemuan perusahaan biasanya lebih besar untuk setiap peserta/delegasinya. Bagi asosiasi secara umum biaya yang dikeluarkan untuk pertemuan lebih kecil. Dalam menentukan peserta yang akan hadir pada kegiatan MICE biasanya perusahaan akan mengalokasikan dari biaya pelatihan dan peningkatan kemampuan pegawai dalam perusahaan. Penggunaan dana yang tepat sangat berpengaruh pada suksesnya penyelenggaraan MICE dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Tipe delegasi atau peserta pada kegiatan MlCE (dalam survey yang diselenggarakan oleh UK Conference Market Survey pada tahun 2002) adalah:



•



Sepanjang tahun 2001, rata-rata setiap peserta mengikuti kegiatan MICE sebanyak 38 kali



•



67 persen peserta yang mengikuti kegiatan MICE adalah pria



•



Sedikitnya Event organizer menyelenggarakan kegiatan MICE dihadiri oleh 70% delegasi dengan posisi manajer senior atau profesional dibidang penjualan dan pemasaran, 43% ahli keuangan, 31 % administrasi dan 11% yang berprofesi sebagai tenaga medis.



•



88% dari setiap industri yang ikut dalam kegiatan konferensi puas dengan pemilihan tempat.



3



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



•



Masalah yang banyak dikeluhkan dalam penyelenggaraan konferensi adalah makanan dan jarang sekali mengeluhkan tentang penampilan atau pelaksanaan kegiatan MlCE.



Secara umum karakter kegiatan konferensi dihadiri tidak lebih dari 200 orang peserta dengan waktu penyelenggaraan yang tidak terlalu lama tetapi mengeluarkan biaya yang besar dan menjadi tanggungan perusahaan yang mengirimkan pesertanya. Asosiasi sebagai pengguna jasa kegiatan MlCE terdiri dari banyak organisasi yang bergerak dalam bidang perdagangan, institusi pendidikan, kegiatan sosial, organisasi keagamaan, partai politik dan lainnya. Peserta yang mengikuti kegiatan MlCE dari asosiasi biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:



•



Peserta biasanya menghadiri kegiatan MICE yang diselenggarakan oleh asosiasinya daripada menghadiri kegiatan serupa yang diselenggarakan tempat kerjanya.



•



Peserta biasanya membiayai sendiri keikutsertaannya pada kegiatan MICE, sehingga sebagai penyelenggara sebaiknya dapat mengatur/menyusun biaya yang sesuai dengan kemampuan peserta (biasanya lebih murah dari kegiatan untuk perusahaan).



•



Pemilihan akomodasi menjadi hal penting bagi peserta, sehingga penyelenggara perlu memberikan beberapa jenis pilihan akomodasi dari jenis guest house sampai hotel berbintang.



•



Menariknya untuk tempat penyelenggaraan konferensi, asosiasi juga dapat menggunakan taman terbuka di samping penggunaan ruangan khusus sehingga menjadikan penyelenggaraan kegiatan memiliki kekhasan tersendiri.



•



Jumlah peserta yang hadir. akan lebih banyak dari industri, karena biasanya asosiasi menyelenggarakan konferensi secara periodik yang dihadiri hampir seluruh anggotanya dan tidak jarang juga kegiatan konferensi asosiasi menarik perhatian media untuk meliput.



•



Dalam sebuah survey yang diselenggarakan oleh UK Conference Market Survey pada tahun 2002, rata-rata usia delegasi pada konferensi asosiasi adalah 38 tahun (sedangkan pada tahun 2001 adalah usia 42 tahun), dengan 62% pesertanya adalah pria dan mereka menghadiri kegiatan seperti ini dua kali dalam setahun.



4



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



Karakteristik peserta seperti di atas dapat diaplikasikan untuk hampir semua jenis asosiasi tetapi tetap dalam setiap penyelenggaraan perlu ditinjau aspek penting yang menjadi ciri khas penyelenggaraan MICE dari setiap asosiasi. Misalnya, banyak anggota dari satu asosiasi medis selalu menginginkan jenis akomodasi hotel bintang untuk mereka menginap selama kegiatan berlangsung dengan tetap memperhatikan bahwa jumlah hotel cukup untuk jumlah delegasi yang hadir ditambah dengan spouse yang turut serta untuk mengikuti acara.



B. SEKTOR PUBLIK ATAU PEMERINTAH Sektor publik atau pemerintah dalam mengikuti kegiatan MICE biasanya memiliki karakteristik yang tidak terlalu jauh berbeda dengan peserta dari asosiasi di samping karena peserta dari pemerintahan, maka jumlah dana yang digunakan untuk turut serta dalam kegiatan terbatas. Sebagai conference organizer, harus dapat memahami bahwa meskipun peserta yang hadir tidak membayar sendiri biayanya, tetapi sebagai wakil pemerintah dengan biaya terbatas, organizer harus dapat menyelenggarakan kegiatan MICE dengan biaya yang sesuai. Penyelenggaraan seperti ini biasanya dengan menggunakan tempat yang tidak terlalu mahal, misalnya menggunakan tempat di universitas, tempat pelayanan umum atau hotel yang tidak terlalu mewah. Tidak jarang juga untuk jenis kegiatan serupa, meskipun dengan karakteristik sektor publik, penyelenggaraan konferensi dapat dilangsungkan pada tempat dengan standar tinggi karena permintaan dari delegasi. Pada sektor ini biasanya delegasi atau peserta mendapatkan akomodasi yang harus tinggal dalam satu kamar dengan peserta lainnya. Karena banyaknya permintaan akan jenis konferensi yang diselenggarakan pemerintah dengan biaya yang tidak terlalu tinggi, maka banyak universitas mulai meningkatkan fasilitasnya untuk siap menerima peserta dengan karakteristik seperti ini dan membuat penyedia jasa akomodasi juga semakin berkompetisi menghadapi pasar yang semakin kompetitif.



C. CONFERENCE ENTREPRENEUR Tipe ketiga pengguna industri MICE adalah orang-orang yang tertarik untuk menghadiri kegiatan/ konferensi berdasarkan ketertarikan akan topik yang dibahas saja, biasa dikenal dengan hot topics. Topik yang diangkat dan banyak mendapat perhatian dari pengunjung biasanya adalah topik mengenai bisnis di mana seluruh peserta dapat berdikusi dan berdebat langsung dengan pembicara dan ahlinya. Organizer hanya mempunyai tujuan untuk menjual tempatnya pada orang yang benar-benar tertarik saja. Sebagai organizer kegiatan semacam ini memiliki resiko yang tinggi, karena organizer harus mengeluarkan biaya yang besar dan bermacam-macam tetapi



5



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



belum tentu banyak peserta yang akan hadir. Di sisi lain, apabila peserta yang hadir lebih banyak dari perkiraan atau mencapai target yang diharapkan, maka keuntungan yang besarpun akan dapat diraih oleh organizer. Untuk menyelenggarakan kegiatan jenis ini yang hanya diselenggarakan dalam waktu singkat (biasanya tidak lebih dari 8 jam) di Amerika seorang peserta harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, biasanya berkisar antara US$300-$500. Untuk sukses pada konferensi jenis ini, penyelenggara harus jelas dengan topik yang diangkat dan kemungkinan menampilkan materi konferensi, memiliki sumber data siapa saja yang diundang dan kepada siapa saja konferensi ditujukan.



D. SUPPLIER Pelaku wisata MICE yang selanjutnya adalah Supplier atau penyedia tempat, destinasi atau jenis pelayanan lainnya yang biasa digunakan oleh penyelenggara kegiatan MICE. Supplier untuk kegiatan MICE saat ini telah berkembang dengan sangat pesat dan sangat baik dalam jumlah maupun jenisnya. Sebagai suatu supplier pada kegiatan MICE terbagi menjadi tiga kategori utama: tempat penyelenggaraan, destinasi. dan pelayanan lainnya. Saat ini banyak hotel digunakan sebagai tempat untuk penyelenggaraan kegiatan MICE, bahkan tidak jarang kegiatan MICE yang diselenggarakan di hotel memberikan pemasukan yang lebih besar bagi hotel itu sendiri, hal ini terlihat karena banyak hotel hanya terisi pada akhir minggu saja, sehingga hotel harus menjual fasilitas yang dimilikinya pada hari kerja dan memberdayakan pegawai yang dimilikinya. Fasilitas inilah yang banyak dicari oleh penyelenggara untuk kegiatan MICE. Dengan adanya tempat penyelenggaraan MICE (convention atau conference centre) beberapa hotel di sekitarnya akan mendapatkan keuntungan karena banyak peserta yang meskipun menghadiri kegiatan MICE di hotel besar atau convention center tetapi peserta tidak selalu tinggal di hotel tersebut, hai ini terjadi karena tipe peserta yang menghadiri kegiatan ini tidak semuanya dikirim oleh perusahaan. Selain pembangunan sebuah hotel, banyak convention center juga dibangun dibanyak negara lain, hal ini berkaitan dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaraan kegiatan



MICE.



Istilah



convention



center/meeting



room



sering



digunakan



untuk



menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas eksibisi, hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap. Istilah conference center adalah untuk menjelaskan bangunan dengan ruang rapat, akomodasi kamartetapi tidak memiliki tempat eksibisi (exhibition space). Tetapi saat ini mulai juga dibangun di banyak negara jenis fasilitas yang menggabungkan unsur keperluan tempat penyelenggaraan MICE dan akomodasi peserta atau pengunjung serta fasilitas lainnya yang dibutuhkan. Tempat Seperti ini biasanya dikenal dengan convention resort. Istilah resort pada kegiatan MICE saat ini menggabungkan antara tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dengan hotel, pusat



6



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



perbelanjaan, pusat olah raga dan banyak fasilitas pendukung lainnya yang memberikan kemudahan bagi pesertanya. Dengan adanya tempat penyelenggaraan MlCE (convention atau conference centre) beberap hotel di sekitarnya akan mendapatkan keuntungan karena banyak peserta yang meskipun menghadiri kegiatan MICE di hotel besar atau convention center tetapi peserta tidak selalu tinggal di hotel tersebut, hal ini teriadi karena tipe peserta yang menghadiri kegiatan ini tidak semuanya dikirim oleh perusahaan. Tidak hanya hotel dikuniungi oleh peserta saja, tetapi apabila event diselenggarakan berskala nasional atau internasional, maka media juga akan datang untuk meliput dan tentunya memerlukan akomodasi selama kegiatan itu berlangsung. Banyak hotel besar Saat ini mendesain ulang dan melengkapi fasilitasnya dengan keperluan konferensi termasuk penggunaan teknologi terbaru untuk kelengkapan konferensi. Selain hotel, banyak convention center dibangun di banyak negara, hal ini berkaitan dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaraan kegiatan MICE. Istilah convention center/meeting room sering digunakan untuk menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas eksibisi, hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap. Istilah conference center adalah untuk menjelaskan bangunan dengan ruang rapat, akomodasi kamar tetapi tidak memiliki tempat eksibisi (exhibition space). Tetapi saat ini mulai iuga dibangun di banyak negara jenis fasilitas yang menggabungkan unsur keperluan tempat penye|enggaraan MICE dan akomodasi peserta atau Pengunjung serta fasilitas lainnya yang dibutuhkan. Tempat seperti ini biasanya dikenal dengan convention resort. lstilah resort pada kegiatan MICE saat ini menggabungkan antara tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dengan hotel, pusat perbelanjaan, pusat olah raga dan banyak fasilitas lainnya. Banyak convention center yang dibangun khusus disiapkan untuk beragam jumlah pengunjung, mulai dari ratusan sampai ribuan pengunjung. Tempat-tempat di lokasi akademis seperti universitas juga memiliki tempat yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan konvensi. Di beberapa negara, kegiatan konvensi yang diselenggarakan di universitas dilakukan pada saat mahasiswa libur, sehingga terjadi optimalisaSi penggunaan ruangan dan akomodasi. Di Jerman sekitar 300 universitas digunakan sebagai tempat Untuk kegiatan rapat dan konvensi, begitu juga di lnggris banyak universitas mulai melengkapi fasilitasnya untuk kegiatan serupa dan dapat digunakan sepanjang tahun untuk jumlah peserta Sampai dengan 550 orang. Selain digunakan untuk jumlah pengunjung yang besar, penyekat digunakan untuk membagi ruangan besar menjadi ruang rapat kecil sesuai jumlah peserta. Bangunan dan fasilitas publik juga banyak digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan MICE, misalnya Brisbane City Hall Australia, Porsmouth Guidhall, inggris, Bremen's Stadhalle. Jerman. Penggunaan gedung-gedung ini karena adanya permintaan



7



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



penyelenggara untuk dapal melangsungkan kegiatan yang berbeda dari yang pernah diselenggarakan sebelumnya. Saat ini mulai berkembang penggunaan terhadap tempat yang tidak biasanya digunakan sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, tetapi karena banyak penyelenggara



menginginkan



tempat-tempat



tersebut



digunakan



dengan



maksud



memberikan hal yang sangat spesial, maka tempat tersebut dikategorikan sebagai tempat unik (unique venues). Atraksi yang ditampilkan oleh destinasi akan memberikan kesan pada peserta yang hadir. Dengan penggunaan tempat unik inilah maka mulai banyak supplier melengkapi tempat-tempat tersebut dengan fasilitas untuk kegiatan MICE, tetapi tidak jarang juga tempat unik tersebut masih minim dalam fasilitas sehingga penggunaannya disesuaikan dengan fasilitas tersedia, misalnya untuk penyelenggaraan yang tidak memerlukan waktu lama. Karena kurangnya fasilitas yang lengkap, tempat penyelenggaraan harus mampu memberikan kompensasi bagi peserta dalam bentuk lain, misalnya kegiatan lainnya yang akan mengimbangi kegiatan peserta selama berada di tempat tersebut, seperti olahraga, melihat kegiatan kultur atau mengunjungi tempat-tempat hiburan (museum, teater), mengunjungi atraksi wisata (heritage, taman, kastil), atau menggunakan alat transportasi sebagai objek (ferry, kereta uap). Salah satu contoh yang baik adalah British Isles, memiliki banyak tempat unik yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan konvensi dan konferensi. Destinasi



merupakan



hal



yang



paling



penting



bagi



penyelenggara



untuk



mempertimbangkan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Setiap destinasi kegiatan MICE harus memiliki beberapa jenis tempat, fasilitas, atraksi dan pelayanan pendukung lainnya serta infrastruktur yang baik untuk menarik bisnis MICE. Destinasi yang lengkap dengan fasilitas akan menjadikan destinasi sebagai pasar untuk industri MICE sehingga kekuatan setiap destinasi akan mudah untuk dipromosikana Untuk memenuhi keiengkapan fasilitas penunjang bagi destinasi yang belum lengkap dapat diiakukan dengan bekerjasama dengan asosiasi dan organisasi penyelenggaran kegiatan MICE, seperti DMO (Destination Marketing Organization), CVB (Convention and Visitor Beraux).



E. SUPPLIER LAINNYA Industri MICE banyak berkerjasama dengan supplier dari industri lain untuk memenuhi keinginan setiap peserta karena tidak seluruh fasilitas yang dimiliki tersedia dari satu penyedia jasa. Beberapa penyedia jasa untuk pelengkap kegiatan MICE adalah:



•



Kontraktor audiovisual, termasuk menyediakan SDM yang kompeten dan fasilitas yang lengkap serta teknologi terbaru



•



Perusahaan telekomunikasi (video/teie/satelit conference)



8



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



•



Jasa tranSportasi (penerbangan, bis, kereta, penyewaan kendaraan, taksi, ferry)



•



Juru alih bahasa (biasanya untuk konferensi yang bersifat internasional)



•



Pembicara, pengisi acara dan perusahaan yang bergerak dalam event khusus (misalnya penyelenggaraan event bersifat keolahragaan/outdoor activities)



•



Jasa katering



•



Penyediajasa layanan bunga



•



Kontraktor penyedia stand untuk eksibisi



•



Perusahaan yang mengembangkan software untuk menemukan tempat dan program kegiatan.



F. AGEN Agen merupakan istilah yang biasa digunakan untuk mendeskripsikan berbagai jenis organisasi balk itu penyedia jasa ataupun pengguna jasa. Mereka memberikan pelayanan kepada kliennya dengan berbagai peraturan yang telah ditetapkan secara bersama. Agen/penghubung biasa juga membantu terselenggaranya sebuah event dengan cara dikontrak mulai dari perencanaan sampai terselenggaranya event. Banyak bermunculan agen perencana dan penyelenggara kegiatan konvensi yang mem berikan bantuannya tetapi tidak jarang dari mereka juga tidak memiliki profesionalisme, sehing merugikan pihak perusahaan yang menggunakan jasa mereka. Banyak terjadi hai serupa yang akan merugikan pihak penyelenggara. Untuk mengantisipasi hal tersebut, perlu adanya seleksi terhadap penggunaan agen dalam suatu kegiatan MICE, terlebih lagi apabila kegiatan yang dimaksud memiliki prestise yang tinggi dengan peserta yang hadir dari kalangan atau organisasi tertentu dengan Standa, yang tinggi. Dengan melihat jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya, beberapa jenis organisasi Yang dapat dikategorikan sebagai agen penyelenggara kegiatan MICE yang terbagi dalam:



Professional Conference Organizer (PCO) Adalah profesional yang merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegitan



MICE



dengan



mempertimbangkan



pengelolaan



biaya,



administrasi,



serta



pemasarannya dan bekerjasama dengan pihak-pihak terkait sehingga penyelenggaraan kegiatan konferensi dapat berjalan SeSUai dengan harapan konsumen.



9



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



PCO dapat bekerja sebagai konsultan yang hanya memberikan pandangan berdasariq, pengalaman, keterampilan dan keahlian yang dimilikinya kepada konsumennya yang melipui pemantauan dan memberikan rekomendasi mengenai tempat, membantu merencanakan program termasuk program sosial, pemasaran kegiatan MICE, pengaturan registrasi peserta, pemesanan jasa akomodasi pada tempat dan jenis yang berbeda-beda, perencanaan sebuah eksibisi yang berlangsung bersamaan dengan kegiatan konferensi dan membantu penyusunan budget serta penyelenggaraan kegiatan MICE.



PCO juga dapat bekeria sebagai project Manager yang menghubungkan panitia pelaksana dengan penyedia jasa (supplier) yang berhubungan dengan kegiatan MICE. PCO biasanya dibayar berdasarkan jumlah peserta yang hadir atau dengan melakukan perhitungan yang berdasarkan pada jumlah pegawai yang terlibat, atau jumlah hari pelaksanaan. PCO juga biasanya mendapatkan komisi dari penggunaan akomodasi dan ruangan yang digunakan, serta atas penggunaan jasa pelayanan lainnya (toko cinderamata, oleh-oleh) dan besarannya berkisar antara 10-15% karena telah membawa konsumen datang. Hal ini juga yang memberikan keuntungan lain sebagai PCO ketika banyak jaringan dibuat oleh PCO untuk kepentingan konsumen. Menurut Rogers (2003), Pelayanan yang diberikan oleh PCO antara lain:



a. Penyediaan dan pemilihan tempat penyelenggaraan dan melakukan pemesanannya. b. Pemesanan dan pengelolaan akomodasi yang bervariasi untuk peserta. c. Pemasaran event termasuk perencanaan pemasaran, desain program konferensi, materi promo“ PR dan peliputan oleh media.



d. Perencanaan program dan pemilihan pembicara pada kegiatan MICE. e. pengaturan kegiatan administrasi dan sekretariat, pengaturan registrasi peserta, pemilihan staff yang diperlukan dan pengorganisasian penggunaan jasa transportasi bagi peserta.



f. Mengatur penyelenggaraan eksibisi serta penjualan dan pemasarannya. g. Memberikan masukan dan kordinasi tentang penggunaan audiovisual termasuk penggunaan jasa pelayanan penterjemah bahasa bila diperlukan.



h. Merencanakan katering, bekerjasama dengan juru masak dan seluruh staf banquet serta jasa katering apabila harus bekerjasama dengan pihak katering dari luar tempat penyelenggaraan.



10



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



i.



Menyusun kegiatan atauievent sosial, program tur dan kunjungan-kunjungan yang menjadi kegiatan pendukung.



j.



Menyusun



keamanan



dan



kesehatan



serta



keselamatan



pada



persiapan,



penyelenggaraan event dan setelah event berlangsung.



k. Mencatat dan mengolah data hasil konferensi untuk dipublikasikan. l.



Menyusun poster yang bekerjasama dengan pihak yang tepat.



m. Mempersiapkan anggaran, mengelola pemasukan dan pengeluaran, meningkatkan pendapatan melaiui sponsor dan eksibisi, mengelola pajak dan asuransi. n. Mempersiapkan kontrak untuk setiap supplier yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan MICE.



3.2 AGEN PENYEDIA TEMPAT PENYELENGGARAAN MICE Agen ini memberikan jasa penyediaan tempat penyelenggaraan MICE dengan memberikan rekomendasi tempat yang cocok dengan kegiatan yang berlangsung. Biasanya agen akan memberikan minimal tiga pilihan tempat yang cocok kepada konsumen dengan imbalan komisi dari pemilik tempat. Pelayanan yang diberikan tidak terbatas pada tempat penyelenggaraan saja, tetapi juga akomodasi tempat untuk peserta dan agen penyedia tempat tidak menerima komisi dari peserta. Di banyak negara, agen yang telah sukses menjalankan bisnisnya beralih menjadi event organizer karena mereka telah memiliki jaringan yang luas tidak hanya dengan penyelenggara saja tetapi juga dengan kliennya. Dengan berubahnya fungsi yang semula sebagai agen penyedia tempat me'njadi organizer telah membuktikan bahwa secara ekonomi kegiatan MICE memberikan dampak yang besar dan dapat dijadikan sebagai usaha individu.



3.3 PERUSAHAAN PENYELENGGARA MICE Perusahaan yang bergerak dalam penyelenggaraan kegiatan MICE memberikan pelayanannya dalam hampir seluruh aspek seperti mendesain tempat konferensi, menyusun tata letak untuk keperluan konferensi, mempersiapkan tata cahaya, tata suara, penggunaan teknologi dalam kegiatan MICE untuk presentasi (tele conference, video, dvd, projection dan lain-Iain) serta efek spesial lainnya yang diperlukan dalam kegiatan MICE yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan setiap kliennya.



11



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



Kreativitas sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE karena setiap peserta harus mendapatkan pengalaman yang tak terlupakan, di situlah biasanya tolok ukur keberhasilan suatu kegiatan MICE.



3.4 PERJALANAN INSENTIF Perjalanan insentif adalah jenis perjalanan yang diberikan oleh perusahaan kepada pegawainya atas prestasi yang diraih dan merupakan penghargaan yang tidak didapat oleh semua pegawai, tetapi hal ini akan memotivasi karyawan untuk bekerja sebaik mungkin yang pada akhirnya tujuan perusahaan akan tercapai. Tujuan perusahaan tersebut bermacam-macam, seperti peningkatan produksi atau peningkatan penjualan serta peningkatan daya beli konsumen atau lainnya. Tujuan dilakukannya perjalanan insentif oleh perusahaan adalah agar karyawan yang melakukan perjalanan insentif dapat melakukan studi banding di lokasi yang menjadi tujuannya dengan melakukan diskusi atau pertemuan sehingga manfaat lain dapat dicapai oleh perusahaan. Saat ini, banyak perusahaan yang mulai melakukan perjalanan insentif untuk karyawannya, karena karyawan dipandang sebagai aset perusahaan yang akan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Banyak model perjalanan insentif diberikan kepada karyawannya karena prestasi, misalnya dengan peraihan target penjualan yang dicapai, maka karyawan tersebut akan mendapatkan perjalanan insentif; karyawan mampu menekan biaya produksi atau prestasi lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan. Di Amerika pada tahun 1989 perusahaan telah mengeluarkan dana sebesar US$ 5,1 juta yang keseluruhannya digunakan untuk perjalanan insentif dan pengeluaran seluruh peserta perjalanan insentif di Amerika pada tahun 1999 adalah sebesar US$ 26 juta. Lebih luas lagi keseluruhan industri Meeting, Convention dan Incentive di Amerika bernilai US$ 41,8 billion_ Sebagai perbandingan, di Inggris pada tahun 1995 perjalanan insentif bernifai £ 1.025 miliar (termasuk biaya transpoitasi udara) dan sedikit menurun pada tahun 2000 menjadi £ 956 juta. Melihat jumlah dan perkembangan yang besar ini telah membawa perkembangan pada agen penyedia perjalanan insentif. Perjalanan insentif sebaiknya dibuat berdasarkan permintaan perusahaan karena pada dasarnya perjalanan insentif juga digambarkan sebagai "extraordinary reward for extraordinary performance" sehingga pegawai harus memperlihatkan kinerja yang melebihi standar untuk mendapatkan penghargaan tersebut.



4.5 DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC) DMC merupakan perusahaan yang bergerak dalam menangani operasional perjalanan insentif tetapi tidak jarang juga sebagai penyedia pelayanan yang dibutuhkan oleh conference organizer, terutama ketika penyelenggaraan kegiatan MICE berada di luar



12



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



daerah atau negara. Definisi DMC adalah organisasi pelayanan lokal yang menyediakan jasa



konsultasi,



penyelenggaraan



event



dan



pengelolaan



logistik



berdasarkan



pengetahuannya pada destinasi dan kebutuhan penyelenggaraan kegiatan MICE. Pelayanan yang diberikan bersifat profesional dan tidak ada biaya yang dikeluarkan oleh klien untuk mendapatkan informasi mengenai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. DMC harus memiliki pengetahuan yang luas dan detil tentang setiap destinasi yang ditawarkan, destinasi ini bisa berupa kota, pulau atau lokasi lainnya, bahkan wilayah suatu negara. DMC juga memiliki akses ke tempat-tempat yang tidak biasa digunakan, misalnya pen.im.ahan Pribadi, tempat-tempat pemerintahan yang tidak dibuka untuk umum letapi dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan MICE. DMC juga dapat memberikan pertimbangan budget yang dimiliki perusahaan sehingga mampu memberikan perbandingan pengeluaran oleh penyelenggara dengan hasil yang maksimal, misalnya penyelenggaraan di luar kota dengan biaya lebih rendah tetapi dapat memberikan pengalaman yang lain kepada peserta dibandingkan dengan penyelenggaraan di dalam kota. Pekerjaan yang ditangani oleh DMC membutuhkan kreativitas yang tinggi, karena akan banya pesaing jika Penyelenggaraan hanya mencontoh yang pernah ada saja, selain itu pekerjaan DMQ juga banyak dikejar oleh Waktu penyelenggaraan yang kadang hanya dalam hitungan minggu bahkan penyusunan biaya yang terbatas. Oleh karenanya DMC banyak bekerja dalam tekanan Untuk memuaskan keinginan peserta sebagai salah satu tujuun yang ingin dicapainya. Jika dilihat, banyak sekali kegiatan PCO dilakukan oleh DMC, sehingga pada saat ini banyak DMC yang memiliki ahli PCO atau mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama.



KeBiatan membentuk jaringan



dengan banyak pihak akan lebih banyak



menguntungkan karena akan banyak sekali pilihan yang dapat dilakukan oleh konsumen. Website yang berguna untuk mendapat infomasi detil mengenai DMC Yang tersebar di seluruh dunia: www.conworld.net/quick-finderdan www.travelcontacts.com.



4.6 CORPORATE EVENTS COMPANY Corporate event masih merupakan industri dalam bisnis pariwisata yang saat ini masih terpisah dari sektor konferensi. Corporate event dalam penyelenggaraannya lebih banyak memanfaatkan kegiatan keolahragaan yang besar dan kebudayaan sebagai daya tarik terbesarnya untuk mew dapatkan pengunjung potensialnya, misalnya undangan untuk menonton pertandingan tenis di Wimbledon. Bisa juga memberikan alternatif aktivitas yang lain dan disusun khusus untuk klien perusahaan termasuk menghadiri jamuan makan dan hiburan yang disediakan. Bagaimanapun, aktivitas itu tetap memiliki unsur formalnya, yaitu menyampaikan presentasi/pidato singkat untuk meyakinkan bahwa informasi yang akan disampaikan dapat diterima oleh kliennya.



13



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



Penyelenggara khusus kegiatan ini biasanya disewa oleh perusahaan untuk mengeluh kegiatan serupa untuk klien mereka. Corporate event biasanya menggabungkan kegiatan perusahaan dengan event besar keolahragaan atau budaya kemudian dikemas dan ditawarkan kepada pihak yang tertarik dengan kegiatan ini. Di banyak negara kegiatan ini sudah banyak dilakukan dan banyak diminati perusahaan karena banyak event besar keolahragaan



seni



kebudayaan



mampu



menarik



minat



pesertanya



yang



penyelenggaraannya digabungkan tujuan perusahaan.



4.7 BUSINESS TRAVEL AGENCY Memberikan pelayanan penuh pada konsumen merupakan bisnis utama agen perjalanan. Karena pelayanan utamanya penyelenggaraan perjalanan bagi pelaku bisnis maka agen ini mengkhususkan pada perjalanan bisnis misalya dengan melakukan reservasi transportasi (udara, darat, Iaut), reservasi akomodasi untuk peserta yang akan melakukan kegiatan bisnis baik di dalam dan di luar negeri. Perkembangan kebutuhan konsumen bisnis mulai meluas seiring diperlukannya kegiatan lain dalam perjalanan. Saat ini sudah banyak agen melakukan kegiatan lain dari bisnis utamanya, Sehingga agen perjalanan seperti ini mulai terlibat dalam mencari tempat penyelenggaraan untuk konferensi dan bisnis sejenis serta berkontribusi juga dalam perencanaan dan operasional even selenis. Dengan perkembangan bisnis ini, maka banyak agen perjalanan memiliki divisi baru dan berkembang dengan istilah Event Organizer (EO). Karena adanya keperluan perusahaan untuk dapat mengelola kegiatan MICE dalam internal perusahaannya, maka tidak jarang agen perjalanan seperti ini memiliki karyawan yang berlokasi dalam perusahaan kliennya atau biasa disebut dengan agency implants.



4.8 EXHIBITION/EXPOSITION ORGANIZER Eksibisi atau ekspo merupakan bisnis besar dalam sektor pariwisata. Pada mulanya kegiatan ekspo dan konferensi terpisah, tetapi karena tujuan penyelenggaraan kedua kegiatan ini sama yaitu fokus pada Konsumen yang lebih luas maka kegiatan ini sering diselenggarakan bersama. Banyak kegiatan eksibisi menyelenggarakan konferensi dalam pelaksanaannya, tujuannya adalah mengangkat nilai eksibisi jersebut menjadi lebih berarti untuk dikunjungi pelaku bisnis. Hal yang sama juga terjadi pada penyelenggaraan konferensi yang besar biasanya terdapat eksibisi yang dilakukan secara bersamaan. Bagi penyelenggara eksibisi, peserta yang hadir pada konferensi merupakan pengunjung penting/ otensial customer, sebaliknya bagi penyelenggara konferensi, eksibisi merupakan sumber pendapatan



yang



penting



yang



akan



membantu



diselenggarakan.



14



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



membiayai



konferensi



yang



Ketika perusahaan menyewa jasa exibition organizer (EO), perusahaan akan membayarnya dalam bentuk management fee untuk pekerjaan yang dilakukan atau negosiasi atas ukuran eksibisi yang akan diselenggarakan. Suatu perjanjian atau kontrak biasanya terdiri dari insentif atau bonus dari penjualan stand atau penghematan yang dapat dilakukan oleh EO, tetapi hal ini jarang dilakukan karena akan berdampak pada kualitas eksibisi yang diselenggarakan. Semakin besar EO harus mampu membawa nilai yang besar juga terhadap event yang diselenggarakan melalui jaringan yang dibangunnya yang belum tentu sama dengan conference organizer yang berdiri sendiri. EO biasanya telah memiliki hubungan dengan perusahaan penerbangan, jasa akomodasi (hotel), kontraktor penyedia jasa stand, penyedia jasa transportasi dan supplier lainnya. EO juga memiliki jaringan dan pengetahuan tentang tempat penyelenggaraan event serta pengalaman yang pada akhirnya menjadi asset yang tak ternilai. Beberapa website yang berguna sebagai informasi di sektor eksibisi:



www.iaem.org



www.aeo.org_,uk'



(International



(services



of



the



Association



for



Association



Exhibition of



Management)



ExhibitionOrganizers)



www.exhibitions'work.co.uk (informasi keuntungan penyelenggaraan eksibisi).



4.9 AGEN LAINNYA Terdapat organisasi yang mengambil bagian dalam penyelenggaraan konferensi meskipun porsinya ltecil dan bukan menjadi fokus utama pada pekerjaan organizer tetapi memberikan peran yang besar bagi terselenggaranya konferensi. Agen tersebut adalah: public relation dan konsultan advertensi (biasanya mengurusi konferensi dan seminar, press launches, product launches). Agen lainnya adalah konsultan manajemen serta perusahaan penyedia pelatihan (melakukan kegiatan seperti menjalankan pelatihan, motivasi dan kegiatan sejenis building). Agen seperti ini biasanya berdiri sendiri dan bekerjasama dengan penyelenggara kegiatan MICE apabila diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan yang diminta oleh konsumen. Melalui kerja sama dengan agen seperti ini, perusahaan mendapat keuntungan seperti penyelenggaraan kegiatan ditangani oleh ahlinya dan perusahaan hanya mengeluarkan biaya untuk saat pelaksanaan kegiatan saja tanpa harus mengeluarkan biaya tetap.



15



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id



Referensi



Abdullah, Alan Iqbal. (2009). Manajemen Konferensi Dan Event: Gadjah Mada Univerity Press Andini, Dini Nyoman. (2014). Pengelolaan Wisata Konvensi. Yogyakarta: Graha Ilmu Kesrul. (2004). Meeting, Incentive, Conference, Exhibition. Yogyakarta: Graha Ilmu Noor, Any. (2009). Management Event. Bandung: Alfabeta Pendit, Nyoman. (2002), Ilmu Pariwisata. Jakarta: Pradya Paramita Rogers. T.(2003). Conference and Convention, A Global Industry. London, ButterworthHeinemann.



16



MICE Desy Oktaviani, S.E.,M.T.A



Biro Akademik dan Pembelajaran http://www.widyatama.ac.id