12 0 244 KB
PEDOMAN MANAJEMEN RISIKO PUSKESMAS BUMIAYU
DINAS KESEHATAN KABUPATEN BREBES
PUSKESMAS BUMIAYU
DAFTAR ISI BAB I ……………………………………………................................................... DEFINISI........................................................................................... BAB II ……………………………………………….............................................. RUANG LINGKUP...................................................................................... BAB III …………………………………………………………….............................. TATA LAKSANA ........................................................................................ BAB IV …………………………………………………………….............................. DOKUMENTASI............................................................................................... BAB V …………………………………………………………….............................. REFERENSI...............................................................................................
BAB I DEFINISI A. Pengertian Risiko
1 3 13 26 33
a. Risiko adalah peluang terjadinya sesuatu yang akan berdampak pada tujuan. Jenis-jenis risiko dalam pelayanan kesehatan: o Corporate risk: kejadian yang akan memberikan dampak negatif terhadap tujuan organisasi o Non-clinical (physical) risk: bahaya potensial akibat lingkungan o Clinical risk: bahaya potensial akibat pelayanan klinis o Financial risk: risiko finansial yang secara negatif akan berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. b. Manajemen
risiko
merupakan
proses
mengenal,
mengevaluasi,
mengendalikan, meminimalkan risiko dalam suatu organisasi secara menyeluruh B. Pengertian Manajemen Risiko Klinis 1. Clinical Risk Management adalah meminimalkan risiko terhadap pasien: o dengan mengenal kesalahan atau kemungkinan kesalahan selama mendapat asuhan klinis, o mengenal faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terjadi kesalahan/risiko, o belajar dari pengalaman terhadap setiap adanya adverse event, o memastikan terjadi
bahwa
dilakukan
kesalahan/risiko,
dan
tindakan
untuk mencegah
membangun
sistem
untuk
mengurangi terjadinya risiko. 2. Manajemen Risiko Klinis adalah suatu pendekatan untuk mengenal keadaan yang menempatkan pasien pada suatu risiko dan tindakan untuk mencegah terjadinya risiko tersebut. C. Pengertian Kejadian Risiko a. Insiden keselamatan pasien yang selanjutnya disebut insiden adalah setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cedera yang dapat dicegah pada pasien, terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan, Kejadian Nyaris Cedera, Kejadian Tidak Cedera dan Kejadian Potensial Cedera. b. Kejadian
Tidak
Diharapkan
(KTD)
adalah
insiden
yang
mengakibatkan cedera pada pasien. c. Kejadian Nyaris Cedera (KNC)/near miss adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien.
d. Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien, tetapi tidak timbul cedera. e. Kondisi Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden. f. Kejadian sentinel adalah suatu KTD yang mengakibatkan kematian atau cedera yang serius.
D. Pengertian Analisis Risiko a. Severity Assesment adalah penilaian keparahan suatu kejadian dan untuk memilih kejadian yang akan diinvestigasi. b. RCA
(Root Cause Analysis/Analisis Akar
Masalah)
merupakan
investigasi terstruktur yang bertujuan untuk melakukan identifikasi penyebab masalah paling dasar dan untuk menentukan tindakan agar kejadian yang sama tidak terjadi lagi. c. FMEA (Failur Mode and Effec Analysis) adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,
melakukan
penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur.
BAB II RUANG LINGKUP Lingkup manajemen risiko meliputi : A. Lingkup Strategi dan Kebijakan 1. Strategi manajemen risiko: reaktif dan proaktif 2. Kebijakan dan prosedur untuk melaporkan setiap insiden 3. Kebijakan dan prosedur menangani komplain 4. Informasi penanganan komplain bagi karyawan 5. Kebijakan dan prosedur untuk menangani tuntutan 6. Kebijakan
dan
prosedur
untuk
mencegah
kejadian
yang
membahayakan (preventing harm) dan meminimalkan risiko (patient safety) B. Lingkup Program : 1. Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien 2. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 3. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga kesehatan yang lain 4. Risiko yang terkait dengan sarana dan prasarana 5. Risiko financial 6. Risiko lain (yang lain, misalnya yang terkait dengan penggunaan kendaraan/alat transportasi, misalnya ambulans, vans, sepeda motor dsb) Selain di atas, lingkup manajemen risiko juga meliputi : I. MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN A. DEFINISI Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas adalah penerapan manajemen risiko untuk meminimalkan dampak yang ditimbulkan oleh aktifitas atau kegiatan di Puskesmas pada kesehatan pasien, petugas maupun pada lingkungan. B. RUANG LINGKUP PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN Lingkup pelaksanaan manajemen risiko lingkungan di Puskesmas meliputi : -
Penilaian
persyaratan
bangunan,
sarana
prasarana
dan
kondisi
lingkungan Puskesmas -
Identifikasi risiko kondisi lingkungan yang berdampak pada pasien, petugas dan lingkungan sekitar Puskesmas
-
Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan
-
Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan
Penerapan manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Bumiayu meliputi : -
Sarana dan prasarana bangunan Puskesmas
-
Sarana prasarana fasilitas Puskesmas termasuk rasio jumlah karyawan dan toilet, dsb
-
Tata ruang dan penetapan zona risiko
-
Pemantauan kualitas lingkungan termasuk suplai air bersih, keadaan udara, penghawaan, kebisingan, pencahayaan, kelembaban
-
Pemantauan fasilitas sanitasi Puskesmas 1) Toilet dan Kamar Mandi, 2) Pembuangan sampah, 3) Penyediaan air minum dan air bersih, 4) Hygiene dan sanitasi makanan 5) Pengolahan limbah, 6) Pengolahan limbah medis 7) Pengelolaan linen 8) Pengendalian serangga dan binatang pengganggu 9) Dekontaminasi dan sterilisasi 10)Promosi hygiene dan sanitasi
C. PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN DI PUSKESMAS Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Bumiayu diterapkan pada seluruh kegiatan yang menimbulkan dampak risiko terhadap lingkungan yaitu: 1. Kegiatan pelayanan klinis di Puskesmas 2. Kegiatan pelayanan kesehatan di Pustu, Poskesdes dan Posyandu 3. Kegiatan pasien/ pengunjung Puskesmas 4. Kegiatan karyawan/ staf Puskesmas Kegiatan penerapan manajemen risiko lingkungan a. Penilaian persyaratan bangunan, sarana dan prasarana Puskesmas -
Bangunan Puskesmas terdiri dari bangunan dengan konstruksi kuat, atap tidak bocor, lantai tidak licin, permukaan dinding kuat dan rata serta menggunakan bahan bangunan yang tidak membahayakan
-
Lingkungan Puskesmas tidak panas, ventilasi cukup, pencahayaan cukup, seluruh ruangan tidak lembab dan tidak berdebu.
-
Terdapat fasilitas pemadam kebakaran dan petunjuk jalur evakuasi dan pintu darurat jika terjadi kecelakaan
-
Rasio kecukupan toilet karyawan mengikuti indeks perbandingan jumlah karyawan dengan toilet yaitu 1:20 artinya setiap penambahan 20 karyawan harus ditambah I toilet dan 1 kamar mandi.
-
Tata ruang o Zona ruang dengan
Risiko rendah : meliputi ruang administrasi TU, Ruang Kepala Puskesmas, Ruang pertemuan, ruang penyimpanan rekam medis bersatu dengan loket (unit pendaftaran), ruang penyimpanan obat, ruang Akreditasi dan Musholla
Risiko sedang: meliputi poli rawat jalan (selain poli P2)
Risiko tinggi: meliputi Poli P2, Laboratorium, UGD dan tempat penampungan limbah/sampah medis
o Penataan ruangan memperhatikan zona risiko penularan b. Identifikasi risiko kondisi lingkungan Setiap unit kerja melakukan identifikasi risiko kondisi lingkungan antara lain: 1. Sarana o Kerusakan bangunan atau sarana prasarana o Fasilitas sanitasi seperti wastafel buntu, air tidak lancar, sampah medis tidak tersedia, toilet rusak, dll 2. Kondisi
pencahayaan,
penghawaan,
kelembaban,
kebisingan
peralatan, dsb 3. Kebersihan ruangan dan fasilitas 4. Limbah, misalnya sarana pembuangan limbah yang penuh, paparan limbah pada lingkungan dll. c. Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan 1. Toilet dan Kamar Mandi, o Tersedia dalam keadaan bersih o Lantai kedap air dan mudah dibersihkan o Terpisah antara toilet laki laki dan perempuan o Tidak terdapat perindukan nyamuk 2. Pembuangan sampah, o Tersedia fasilitas tempat sampah organik (sampah basah) dan non organik (sampah kering) di setiap ruangan o Tempat sampah tertutup o Sampah/ limbah non medis padat ditampung dalam kantong warna hitam. Sampah medis ditampung dalam kantong warna kuning.
o Sampah setiap hari dibuang di tempat penampungan sampah sementara 3. Penyediaan air minum dan air bersih, o Tersedia air bersih o Tersedia air minum untuk karyawan sesuai kebutuhan 4. Hygiene dan sanitasi makanan o Kebersihan peralatan makan di Puskesmas 5. Pengolahan limbah o Limbah cair ditampung dalam SPAL Puskesmas 6. Pengolahan limbah medis o Limbah medis tajam ditampung dalam safety box o Limbah medis padat ditampung dalam tempat sampah medis dengan kantong warna kuning o Limbah medis padat selanjutnya ditampung pada penampungan sementara untuk dikirim ke tepat pemusnahan 7. Pengelolaan linen o Dilakukan pemisahan linen yang infeksius dan non infeksius o Linen / kain yang terkontaminasi dilakukan proses desinfeksi o Linen / kain secara berkala dikumpulkan dan dikirim ke tempat pencucian 8. Pengendalian serangga dan binatang pengganggu o Dilakukan pengamatan terhadap serangga nyamuk, kecoa dan tikus o Kebersihan ruangan dijaga untuk mencegah binatang pengganggu o Dilakukan pemberantasan jika terdapat binatang pengganggu 9. Dekontaminasi dan sterilisasi o Seluruh
peralatan
yang
terkontaminasi
dilakukan
proses
dekontaminasi dan sterilisasi o Proses
dekontaminasi
dilaksanakan
segera
setelah
proses
pelayanan, sterilisasi dilakukan di ruang sterilisasi 10. Promosi hygiene dan sanitasi o Tersedia promosi untuk menjaga kebersihan ruangan, membuang sampah, kebersihan kamar mandi dan cara mencuci tangan, etika batuk. d. Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan dilaksanakan oleh petugas sanitasi
D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko lingkungan didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas II. MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS A. DEFINISI Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, evaluasi, mengendalikan dan
meminimalkan
risiko
dalam
suatu
organisasi
secara
menyeluruh.
Manajemen risiko layanan klinis adalah suatu pendekatan untuk mengenal keadaan yang menempatkan pasien pada suatu risiko dan tindakan untuk mencegah terjadinya risiko tersebut. Manajemen
risiko
layanan
klinis
di
Puskesmas
dilaksanakan
untuk
meminimalkan risiko akibat adanya layanan klinis oleh tenaga kesehatan di Puskesmas yang dapat berdampak pada pasien maupun petugas. Tujuan utama penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas adalah
untuk
keselamatan
pasien
dan
petugas.
Penyusunan
panduan
manajemen risiko layanan klinis bertujuan untuk memberikan panduan bagi petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang paling aman untuk pelanggan Puskesmas. B. RUANG LINGKUP PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS Manajemen risiko layanan klinis mencakup adanya prosedur untuk mencegah kejadian
yang
membahayakan
(preventing
harm)
dan
prosedur
untuk
meminimalkan risiko (patient safety). Lingkup penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Bumiayu meliputi: 1. Risiko yang berhubungan dengan pasien/ pengunjung Puskesmas 2. Risiko yang berhubungan dengan petugas kesehatan 3. Risiko yang berhubungan dengan staf Puskesmas lainnya 4. Risiko yang berhubungan dengan peralatan kesehatan dan properti Puskesmas lainnya Penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Bumiayu dilaksanakan di unit pelayanan yang menyelenggarakan layanan klinis yaitu: 1. Pendaftaran dan Rekam Medis 2. Pemeriksaan Umum 3. Kesehatan Ibu, Anak dan KB 4. Kesehatan Gigi dan Mulut
5. Pelayanan Gawat Darurat 6. Laboratorium 7. Farmasi Ruang
lingkup
penerapan
manajemen
risiko
pelayanan
klinis
juga
dilaksanakan di jaringan pelayanan Puskesmas Bumiayu yang melaksanakan layanan klinis seperti pemeriksaan, pengobatan dan tindakan termasuk imunisasi. Jaringan pelayanan Puskesmas yang dimaksud meliputi: Puskesmas Pembantu (Pustu), Polindes/ Poskesdes dan Posyandu. . C. PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS Proses penerapan manajemen risiko layanan klinis meliputi kegiatan: 1. Identifikasi risiko Masing-masing unit pelayanan dan jaringan Puskesmas menyusun daftar risiko yang berpotensi membahayakan pasien dan petugas yang bisa didapatkan dari: -
Hasil temuan pada audit internal
-
Keluhan pasien/pelanggan Puskesmas
-
Adanya insiden atau kejadian berbahaya yang pernah terjadi di unit pelayanan tersebut
Contoh daftar risiko pada layanan klinis di Puskesmas: Unit Layanan Pendaftaran
Risiko dan - Kesalahan pemberian identitas rekam medis
Rekam Medis
-
Pemeriksaan
umum, -
Kesehatan
Gigi
dan -
Kesalahan pengambilan rekam medis Kesalahan diagnosis Kesalahan identifikasi pasien/salah orang
mulut, KIA/ KB dan -
Kesalahan pemberian terapi
Pelayanan
Kesalahan pemberian resep
Darurat
Gawat -
Kesalahan tindakan yang menimbulkan perlukaan
-
Monitoring pengobatan atau tindakan yang kurang baik
-
Insiden tertusuk jarum bekas pakai
-
Limbah medis berceceran
-
Paparan dengan luka terbuka atau cairan tubuh pasien
-
Tidak menggunakan Alat Pelindung Diri
Unit Layanan
Risiko - Menggunakan peralatan tidak steril
Laboratorium
-
Kegagalan
pengambilan
sampel
sehingga
menimbulkan perlukaan
Farmasi
-
Kesalahan pengambilan sampel
-
Kesalahan pemberian label sampel laboratorium
-
Kesalahan penulisan hasil pemeriksaan laboratorium
-
Hasil pemeriksaan hilang
-
Sampel rusak atau hilang
-
Kesalahan membaca resep
-
Kesalahan pemberian obat
-
Kesalahan dosis/formula obat
-
Kesalahan edukasi cara minum/pemakaian obat
-
Kesalahan identifikasi pasien
-
Pemberian obat kadaluwarsa
-
Kesalahan penulisan label
-
Pemberian obat rusak
-
Kesalahan pengambilan obat
Daftar risiko yang telah teridentifikasi, dicatat dalam formulir identifikasi manajemen risiko Puskesmas dan dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas. 2. Analisis risiko (Risk Assessment) Daftar risiko yang telah diidentifikasi kemudian dilakukan analisis oleh Tim Mutu. Analisis risiko dilakukan dengan cara menilai tingkat kegawatan dari risiko (severity assessment) dan dengan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) seperti dalam Formulir berikut:
Formulir Analisis FMEA Risiko Pelayanan Klinis Puskesmas Bumiayu RP
FAILU
FREKU
RE No
(Kega
PENY
EFE
galan/
EBAB
K
Kesal
ENSI
KEMUDA N KEGAW
HAN
(OC
TERJAD ATAN
TERDET
C x
INYA
EKSI
SV
(DT)
x
(SV)
(OCC)
ahan)
VALID SOL
ASI
USI
SOLU SI
DT)
Keterangan: -
Rentang nilai OCC mulai 0-10; dimana 0= tidak mungkin terjadi dan 10 = sangat sering terjadi
-
Rentang nilai SV mulai 0-10; dimana 0=tidak gawat dan 10=sangat gawat
-
Rentang nilai DT mulai 0-10; dimana 0=mudah dideteksi dan 10=sangat sulit dideteksi
3. Evaluasi risiko Evaluasi risiko dilakukan pada kasus yang terpilih berdasarkan kegawatan risiko.Evaluasi dilakukan dengan mencari penyebab masalah menggunakan Analisis Akar Masalah (RCA/Root Cause Analysis) kemudian ditentukan apakah memerlukan tindakan perbaikan (treatment) ataukah tidak. 4. Tindakan atau perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan.Setiap tindakan
perbaikan
dikonsultasikan
kepada
Kepala
Puskesmas
dan
dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya. D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko layanan klinis didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.
III. MANAJEMEN RISIKO PELAKSANAAN PROGRAM A. DEFINISI Manajemen risiko pada pelaksanaan program Puskesmas merupakan upaya untuk mengidentifikasi, menganalisa dan meminimalkan dampak atau risiko atas pelaksanaan program Puskesmas. B. RUANG LINGKUP Manajemen risiko pelaksanaan program Puskesmas meliputi risiko : -
Risiko pelaksanaan program terhadap masyarakat sasaran
-
Risiko pelaksanaan program terhadap lingkungan
-
Risiko pelaksanaan program terhadap petugas pelaksana program Tempat pelaksanaan program dan sasaran program termasuk pada
pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Posyandu lansia C. PENERAPAN Penerapan manajemen risiko pelaksanaan program meliputi kegiatan 1. Identifikasi risiko Risiko yang dapat timbul karena pelaksanaan program antara lain: Program Posyandu Balita
Risiko - Kesalahan penentuan kebutuhan imunisasi -
Kesalahan cara pemberian imunisasi
-
Kesalahan jenis imunisasi
-
Kesalahan dosis vaksin
-
Insiden kegagalan pemberian imunisasi
-
Insiden efek samping imunisasi
-
Ceceran limbah medis
-
Insiden petugas tertusuk jarum
-
Insiden balita terluka pada proses penimbangan menggunakan dacin
-
Kesalahan cara penimbangan
-
Kesalahan
pencatatan
hasil
pengukuran
dan
pemeriksaan Posyandu Lansia
-
Kesalahan identifikasi
-
Kesalahan pemeriksaan dan diagnosis
-
Insiden perlukaan karena penggunaan alat periksa
Program
Risiko - Kesalahan hasil pemeriksaan laboratorium -
Insiden perlukaan karena pemeriksaan laboratorium
-
Insiden tertusuk jarum
-
Insiden kontak dengan cairan tubuh penderita
-
Tidak menggunakan APD
-
Kesalahan pemberian obat
-
Kesalahan dosis obat
2. Analisis risiko 3. Evaluasi risiko Risiko yang teridentifikasi dianalisi menggunakan formulir FMEA dan analisis penyebab dengan menggunakan metode RCA (Root Caused Analysis).Tingkat risiko yang memiliki nilai yang tinggi merupakan prioritas untuk dilakukan pemecahan masalah. Identifikasi risiko dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas 4. Tindakan perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dikonsultasikan kepada Kepala Puskesmas dan dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko layanan klinis didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.
BAB III
TATA LAKSANA Untuk dapat menanggulangi semua risiko yang mungkin terjadi, diperlukan sebuah proses yang dinamakan sebagai manajemen risiko. A. Tahapan Proses Manajemen Risiko Tahapan proses manajemen risiko adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan lingkup manajemen risiko Tahapan pertama dalam proses manajemen risiko adalah tahap menetapkan lingkup manajemen risiko seperti Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien, Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 2. Idensifikasi Risiko Tahapan kedua dalam proses manajemen risiko adalah tahap identifikasi risiko. Identifikasi risiko merupakan suatu proses yang secara
sistematis
dan
terus
menerus
dilakukan
untuk
mengidentifikasi kemungkinan timbulnya risiko atau kerugian terhadap kekayaan, hutang, dan personil perusahaan. Proses identifikasi risiko ini mungkin adalah proses yang terpenting, karena dari proses inilah, semua risiko yang ada atau yang mungkin terjadi pada
suatu
pekerjaan,
harus
diidentifikasi.
Adapun
proses
identifikasi harus dilakukan secara cermat dan komprehensif, sehingga tidak ada risiko yang terlewatkan atau tidak teridentifikasi. Dalam pelaksanaannya, identifikasi risiko dapat dilakukan dengan beberapa teknik, antara lain: a.
Audits
b.
Complaints
d. Claims e. Incidents 3. Analisa Risiko Setelah
risiko-risiko
yang
mungkin
terjadi
diidentifikasi,
selanjutnya dapat dilakukan suatu analisa untuk menganalisa dampak risiko secara keseluruhan, dengan menggunakan matriks evaluasi risiko. Analisis risiko merupakan upaya untuk menentukan estimasi risiko secara kuantitatif atau kualitatif berdasarkan tehniktehnik evaluasi maupun matematis. Analisis risiko merupakan proses untuk mengenali bahaya yang mungkin terjadi dan bagaimana
potensi kegawatan dari bahaya tersebut. Analisa risiko dengan cara : Severity analysis (analisis tingkat kegawatan, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)/analisis terhadap kegagalan dan efek prosedur, Root Cause Analysis (RCA)/ analisis akar penyebab masalah. 3.1 Severity Analysis (Analisis Kegawatan/Bahaya) Severity analysis dengan menggunakan parameter probabiltas dan severity. Severity, meliputi minor, moderat,mayor dan extreme. Severity assesment, menilai kegawatan / bahaya dengan memadukan probability dan severity seperti pada tabel. Langkah dalam severity assesment adalah menentukan : a) Probability, meliputi
sangat sering, kemungkinan besar,
mungkin, sepertinya tidak akan dan sangat kecil Tabel Tingkat Probabilitas
DESKRIPSI
INSIDEN Hampir sering muncul dalam
Sangat Sering Kemungkinan besar
waktu yang relative singkat Beberapa kali terjadi dalam 1
terjadi
Tahun
Mungkin terjadi
Terjadi kira – kira 1 – 2 tahun
Sepertinya tidak akan
Terjadi kira – kira 2 – 5 tahun
terjadi Sangat kecil
Jarang terjadi (dapat terjadi dalam
kemungkinan terjadi
> 5 - 30 tahun)
b) Severity meliputi sangat gawat, gawat, sedang, tidak begitu gawat dan tidak gawat Tabel Severity DESKRIPSI
Sangat gawat
Gawat Sedang
INSIDEN Penderita meninggal tidak terkait proses alami penyakit. Contoh: meninggal karena persalinan, kesalahan prosedur yg menyebabkan kematian atau kerusakan saraf Pasien dengan kerugian permanen fungsi utama tubuh (sensorik, motorik, psikologi, intelegensi) cacat Pasien dengan berkurangnya permanen fungsi tubuh. Contoh: cidera ringan sampai sedang,
Tidak begitu gawat Tidak gawat
penambahan lama perawatan/operasi tambahan/prosedur tambahan Pasien dengan peningkatan tingkat perawatan termasuk review dan evaluasi Pasien tanpa cidera atau tanpa terkait perawatan/lama menginap
Tabel Assesment Severity catagory of incidents Severity Tidak Probability
Sangat
Gawat
Sedang
gawat Sangat Sering Kemungkinan besar terjadi Mungkin terjadi Sepertinya tidak akan terjadi Sangat kecil kemungkinan terjadi
1
begitu
Tidak
gawat
gawat
1
2
2
3
1
2
3
3
2
2
3
4
1
2
3
4
4
2
3
3
4
4
1 1
Keterangan : 1 = extreme risk 2 = high risk 3 = moderate risk 4 = low risk Kejadian yang masuk dalam katagori 1=extreme risk (warna merah) dan katagori 2 = high risk (warna kuning) adalah kejadian yang perlu dilakukan investigasi / RCA. 3.2 Root Cause Analysis (RCA) Langlah RCA adalah sebagai berikut : a) Investigasi kejadian: menentukan masalah, mengumpulkan bukti-bukti yang nyata, melakukan wawancara, meneliti lingkungan kejadian,
mengenali
faktor-faktor
yang
berkontribusi
terhadap timbulnya kejadian, menggambarkan rantai terjadinya kejadian. b) Rekonstruksi kejadian : mengenali
kejadian-kejadian
yang
mengawali
terjadinya adverse event ataupun near miss, melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian, lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan c) Analisis sebab : mengidentifikasi akar-akar penyebab: Faktor
manusia:
sistem
pengelolaan
kelalaian,
incompetence,
sumber
daya
manusia
termasuk reward system Sistem
breakdown,
system
failure,
system
incapability Sistem pengendalian Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya rumuskan pernyataan akar masalah d) Menyusun rencana tindakan : menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian. Rencana
tindakan
disusun
untuk
tiap
akar
penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi e) Melaporkan
proses
analisis
dan
temuan kepada
Kepala Puskesmas: Catat proses dan alat yang digunakan Biaya yang dibutuhkan Ringkasan kejadian
Proses investigasi dan analisis Temuan Diagram Root Cause Masala
h
ROOT CAUSE
3.3 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,
dan
mengenali
model-model
adanya
kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,
melakukan
penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan mencari
penyebab
terjadinya,
mengenali
akibat
dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur Langkah – langkah FMEA adalah sebagai berikut : Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim Tetapkan peran dari tiap anggota tim Gambarkan alur proses yang ada sekarang Kenalilah Failure modes pada proses tersebut
Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan Lakukan
penilaian
untuk
tiap
model
kesalahan/kegagalan:
Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 0 : tidak pernah, 10 sangat sering
Kegawatannya (severity): (SV) 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat
Kemudahan untuk terdeteksi: (DT) 0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas Tentukan
kegiatan
untuk
mengatasi
(design
action/solution) Tentukan
cara
memvalidasi
apakah
solusi
tersebut
berhasil Gambarkan
alur
yang
baru
dengan
adanya
solusi
tersebut
Saverity Rating Scale (SV) Nila i 10
Penjelasan Amat
Pengertian
sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian
berbahaya 9
Sangat
8
berbahaya
pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tandatanda yang mendahului Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen
pada
pelanggan
atau
gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda 7
Berbahaya
yang mendahului Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan
dan/atau
menyebabkan
gangguan
sistem
yang
membutuhkan perbaikan berat atau kerja 6
Berbahaya
ulang yang signifikan Kesalahan berakibat
sedang
dengan
5 4
cedera
ketidakpuasan
ringan
pelanggan
dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem Kesalahan menyebabkan cedera sangat ringan
Berbahaya ringan
3
sedikit
pada
sampai atau
sedang
tidak
mengganggu
cedera oleh
tetapi pelanggan
dirasakan dan/atau
menyebabkan masalah ringan pada sistem 2
Berbahaya
yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan
ringan
pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan
1
atau tidak berakibat pada sistem Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan
Tidak berbahaya
tidak berdampak pada sistem Occurance Rating Scale (Occ)
Nilai 10
Penjelasan Kemungkinan
Kesalahan
Pengertian terjadi paling tidak sekali
terjadinya
dapat sehari atau hampir setiap saat
9
dipastikan Hampir tidak
dapat Kesalahan
8
dihindarkan Kemungkinan
atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari terjadi Kesalahan sering terjadi atau terjadi
7 6
sangat tingggi Kemungkinan
paling tidak seminggu sekali terjadi Kesalahan terjadi sekali sebulan
5 4
tinggi sedang Kemungkinan
terjadi Kesalahan kadang terjadi, atau sekali
3 2
sedang Kemungkinan
tiap tiga bulan terjadi Kesalahan jarang terjadi atau terjadi
1
rendah Kemungkinan
sekitar sekali setahun terjadi Kesalahan hampir tidak
amat sangat rendah
dapat
diprediksi
Detection Rating Scale (Dt)
Penjelasan
pernah
terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
Nilai
terjadi
Pengertian
10
Tidak
ada
peluang Tidak
untuk diketahui Sangat sulit diketahui
9 8
ada
mengetahui adanya kesalahan Kesalahan dapat diketahui inspeksi feasible
7
mekanisme
yang dan
untuk dengan
menyeluruh, tidak
segera
tidak dapat
dilakukan Kesalahana dapat diketahui dengan
Sulit diketahui
6
inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga
5
Berpeluang
ketahuan karena kebetulan sedang Ada proses untuk double checks atau
untuk diketahui
inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling tinggi Dipastikan ada proses inspeksi
4
Berpeluang
3 2
untuk diketahui rutin tetapi tidak otomatis Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin
1
tinggi untuk diketahui yang otomatis Hampir dipastikan Ada proses otomatis untuk diketahui
yang
yang
akan
menhentikan proses untuk mencegah kesalahan Tabel FMEA
Failure
Cause of
Effects of
Mode
Failure
Failur
Occ
SV
DT
RPN
Design
Design
Action/Solution
Validation
4. Evaluasi Risiko Setelah risiko-risiko yang mungkin terjadi diidentifikasi dan dianalisa, langkah selanjutnya melakukan evaluasi risiko. Tim manajerial menentukan apakah risiko memerlukan tindakan atau tidak. Jika suatu risiko memerlukan tindakan maka tim manajerial menyusun rencana aksi. 5. Tindakan / treatment terhadap risiko Tim manajerial memformulasikan strategi penanganan risiko yang tepat. Strategi ini didasarkan kepada sifat dan dampak potensial / konsekuensi dari risiko itu sendiri. Adapun tujuan dari
strategi ini adalah untuk memindahkan dampak potensial risiko sebanyak mungkin dan meningkatkan kontrol terhadap risiko. Tindakan
risiko
bertujuan
untuk
menghilangkan
atau
meminimalkan resiko yang mungkin timbul. 6. Monitoring Monitoring
dilaksanakan
untuk
mengamati
dan
meninjau
pelaksanaan tindakan, apakah pelaksana melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 7. Komunikasi Komunikasi risiko dilakukan kepada stakeholders, tim manajerial dan pelaksana agar proses manajemen risiko dapat diterapkan dengan efektif.
B. Tim Manajemen Risiko Tim manajemen risiko terdiri dari Risk Manager, Assistant Risk Manager dan Health & Safety Manager. Risk Manager : Kepala Puskesmas Assistant Risk Manager : Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu Health & Safety Manager : Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP), Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), Koordinator Mutu bidang Administrasi dan Manajemen (Admen). Tim
manajemen
risiko
mempunyai
peran
memfasilitasi,
mengkoordinasi, memonitor kegiatan manajemen risiko baik klinis maupun
non-klinis
dalam
menjalankan
peran
meningkatkan
kesadaran
organisasi.
adalah
Fungsi
menyediakan
melalui
pelatihan
utama
dukungan, terhadap
karyawan tentang mengelola risiko Uraian tugas dan Tanggung jawab tim manajemen risiko : a. Risk Manager Uraian tugas :
dalam dan
seluruh
Merumuskan,memelihara
dan
mereview
secara
periodik
efektivitas penerapan manajemen resiko Menetapkan kebijakan dan pedoman manajemen resiko Memberikan arahan strategis tentang penerapan manajemen resiko Tanggung jawab : bertanggung jawab dan akuntabilitas terhadap keseluruhan manajemen risiko b. Assistant Risk Manager Uraian tugas Assistant Risk Manager adalah sebagai berikut :
Mengkoordinasikan penetapan konteks risiko.
Mengintegrasikan penerapan manajemen risiko pada lintas fungsi organisasi.
Memelihara efektivitas penerapan manajemen risiko secara periodik.
Mengelola risiko korporat yang berdampak strategis dan risiko unit kerja yang signifikan.
Memberikan saran mengenai penerapan manajemen risiko kepada Risk Manager Melaporkan dan mengkomunikasikan secara periodik
tentang penerapan manajemen
Meningkatkan
kesadaran
tantang
manfaat
penerapan
manajemen risiko di seluruh karyawan.
Memfasilitasi
kegiatan–kegiatan
penerapan
manajemen
penerapan
manajemen
risiko di lingkungan Puskesmas.
Memfasilitasi
kegiatan-kegiatan
risiko di unit–unit kerja.
Memonitor penerapan manajemen risiko di unit-unit kerja.
Melakukan
tugas-tugas
sebagai
counterpart
dalam
penerapan manajemen risiko.
Mensosialisasikan
penerapan
manajemen
risiko
secara
efektif di lingkungan Puskesmas.
Memfasilitasi pengembangan kompetensi para pihak yang terkait dalam penerapan manajemen
Tanggung jawab Assistant Risk manager adalah bertanggung jawab
terhadap
manajemen
operasional pelayanan
risiko
pada
semua
tingkat
c. Health & Safety Manager Uraian tugas Health & Safety Manager adalah :
Menerapkan
manajemen
risiko
terhadap
pencapaian
sasaran dan tujuan di unit kerjanya.
Melakukan risk assessment yang meliputi identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi risiko.
Melakukan penanganan (mitigasi) terhadap risiko yang menjadi tanggung jawab unit kerjanya.
Melakukan
monitoring
dan
manajemen
risiko
melakukan
serta
reviu
atas
penerapan
analisis
terhadap
potensi timbulnya risiko baru.
Mengkomunikasikan hasil penerapan manajemen risiko kepada assistant risk manager
Memelihara dan mendokumentasikan data pengelolaan risiko.
C. Strategi Dalam Manajemen Risiko Klinis Strategi dalam manajemen resiko klinis antara lain : a. Strategi Proaktif : o Prosedur operasional untuk mengangkat dan mengarahkan isuisu risiko klinis yang mungkin terjadi melalui kejelasan tanggung jawab dan kendali pada semua lini pelayanan. o Pemahaman
terhadap
tingkat
dan
proses
pengambilan
keputusan sehingga tidak terjadi tumpang tindih o Pendekatan multidisiplin dalam mengelola risiko o Pelatihan orientasi bagi karyawan baru, terutama dalam mengoperasikan peralatan medis/klinis o Kebijakan dalam pemeliharaan peralatan yang dikerjakan secara konsisten o Kebijakan dalam: o fire safety, o infectious and non-infectious waste management, o infection control o occupational health o Audit klinis yang dilaksanakan secara teratur dengan tindak lanjut yang nyata.
o Pengelolaan dokumen rekam medik, pencatatan medik yang akurat dan terjamin ketelursuran o Komunikasi dalam tim medis, tim keperawatan terpelihara dengan baik o Serah terima dilakukan secara adekuat o Adanya komunikasi yang terdokumentasi antara staff dan pasien/keluarga mengenai keputusan terapi/tindakan klinis o Dokumentasi
spesifik
keadaan-keadaan
medis
tertentu,
misalnya alergi, dsb, pada rekam medik, yang secara legal ditandatangani b. Strategi Reaktif : o Komplain dari pasien dan karyawan ditangani segera dan optimal, dan dibuktikan dengan “consent” dari semua pihak yang terkait o Tinjauan terhadap morbiditas dan mortalitas dilakukan untuk mengenal faktor-faktor yang dapat dicegah, dan menjamin bahwa pelayanan yang terbaik diberikan o Jika terjadi tuntutan, dilakukan pendekatan untuk mengenal akar masalah (root cause) dan dilakukan dengan pendekatan budaya tidak menyalahkan o Adanya mekanisme untuk melaporkan terjadi adverse incident baik klinis maupun non klinis, termasuk kejadian near miss, dan dicatat dalam risk register untuk audit dan analisis. B. Penanganan terhadap KTD, KPC, KTC dan KNC Langkah–langkah penanganan KTD, KPC, KTC dan KNC adalah sebagai berikut: 1. Catat setiap kejadian risiko pada register/catatan kejadian risiko 2. Laporkan setiap kejadian risiko mulai dari pelaksana kegiatan, penanggung jawab upaya, Tim mutu dan Kepala Puskesmas 3. Lakukan
Severity
analysis
untuk
menentukan
prioritas
kegawatan/bahaya dari kejadian risiko; 4. Lakukan Root Cause Analysis (RCA) untuk mengetahui akar penyebab masalah dan rencana tindak lanjut untuk kejadian risiko yang masuk katagori extreem risk dan high risk; 5. Tindaklanjuti temuan hasil RCA 6. Lakukan FMEA untuk menganalisis prosedur;
7. Lakukan Monitoring dan Komunikasi antara Kepala Puskesmas, tim manajemen, dan pelaksana.
BAB IV DOKUMENTASI Semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan manajemen risiko harus didokumentasikan dan dikendalikan dengan baik sesuai dengan form yang berlaku. Setiap penanggung jawab program/pelayanan mencatat kejadian risiko pada buku catatan Kejadian Risiko. Form dokumentasi kegiatan manajemen risiko sebagai berikut : a. Form Analasis Akar Masalah (RCA) FORM ANALASIS AKAR MASALAH ( RCA)
1. Kejadian yang akandianalisa : 2. Tim RCA : a. Ketua Tim : b. Anggota ( pastikan semua area terkait terwakili) c. Petugas notulen : 3. Tanggal pelaksanaan RCA : mulai…………………… selesai…………………….. 4. Pengumpulan data dan informasi: a. Observasi langsung b. Dokumen: c. Wawancara: d. Waktu kejadian (isi table dibawah ini: WAKTU Kejadian Informasi Tambahan Good practice (kalau ada) Masalah pelayanan
e.
Staf yang terlibat ( pelaku) dan waktu:
Staf pelaku
Waktu
a. Identifikasi masalah dalam pengelolaan pelayanan pasien: Masalah
Penjelasan
5. Analisis Sebab Masalah : a. TehnikMengapa:
Masalah: Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa
b. Analisis Penyimpangan
Prosedur yang Normal
Prosedur yang dilakukan saat
(SOP)
insiden
Apakah terdapat bukti penyimpangan dalam proses
c. Analisis Barier Barier apa saja
Apakah barrier
Mengapa barrier
yang sudah ada
tersebut ada
gagal, dan apa
terkait masalah
/dilakukan
dampaknya
ini
c. Fish bone analysis (gambarkan diagram tulang ikan ) d. Faktor-faktor yang berkontribusi : 1. Faktor diluar FKTP ( regulasi/peraturanperundangan, ekonomi, sosial budaya dsb) 2. Faktor Organisasi dan manajemen: a. Organisasi dan Manajemen: b. Kebijakan Internal : c. Prosedur : d. Administrasi : e. Budaya keselamatan: f. SDM g. Pendidikan/pelatihan/kompetensi 3. Faktor Lingkungan Kerja a. Bangunan : b. Lingkungan c. Peralatan/perlengkapan: 4. Faktor Kontributor: Tim Kesehatan a. Supervisi dan konsultasi b. Konsistensi pelaksanaan tugas c. Kepemimpinan dan tanggungjawab d. Respons terhadap kejadian 5. Faktor contributor : Staf a. Kompetensi b. Stressor fisikdan mental 6. Faktor contributor: Tugas a. Ketersediaan SOP b. Ketersediaan dan akurasi hasil test c. Faktor penunjang dalam validasi alat medis d. Disaintugas 7. Faktor contributor : Pasien a. Kondisi b. Personal ( kepribadian, bahasa, kondisisosial, keluarga) c. Pengobatan d. Riwayat e. Hubungan staf dan pasien 8. Faktor kontibutor: Komunikasi
a. Komunikasi verbal/komunikasi tertulis 6. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Akar
Tindakan
Masalah
Tingkat
Penanggungjawab
Waktu
Pelaksana
Sumberdaya
Bukti
Paraf
yang
penyelesaian
dibutuhkan
8. Hasil Pelaksanaan dan pelaporan b. Form Failure Mode FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)
UNIT KERJA : Tim FMEA: d. Ketua Tim : e. Anggota: f. Petugas notulen: g. Peran masing-masing I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisa: II.
Identifikasi failure mode :
III.
Tujuan melakukan analisis FMEA:
IV.
Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode
V.
Identifikasikan kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan ( kalau ada) untuk mengatasi failure mode:
VI. Tahapan proses
VII.
Lakukan penghitungan RPN ( Risk Priority Number) dengan menggunakan matriks sbb: Failure mode
Akibat
S (Severity)
Kemungkinan sebab
O (Occurrence)
Upaya kendali yg sdh dilakukan
D (detectability)
Tetapkan Treshold untuk memilih failur mode yang akan diselesaikan dan tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. 1. Urutkan Failur Mode mulai yang paling tinggi nilai RPNnya (Pareto) Failur
Nilai
RPN
Mode E A F C B J I D G H
RPN 320 300 150 120 100 90 80 60 40 30
2. Tentukan nilai Threshold
Failur Mode
Nilai RPN
Nilai Kumulatif
Prosentasi Kumulatif
E
320
320
25 %
A
300
620
48 %
F
150
770
59 %
C
120
890
69 %
B
100
990
77 %
J
90
1080
84 %
I
80
1160
90 %
D
60
1220
95 %
G
40
1260
97 %
H
30
1290
100 %
(320/1290X100%)
Threshold
(1290/1290x100%)
Jadi : yang dicarikan solusinya dari batas treshold ke atas yang mempunyai nilai RPN dari 90 – 320. VIII.
Tahapan Proses
Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure mode tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan Failur Mode
IX.
Tahapan
Failur
Akibat
S
Kemung kinan sebab
O
Upaya kendali yang sudah dilakukan
D
RPN
Kegiatan direkomenda sikan
Penanggung jawab
Waktu
Pelaksana kegiatan dan evaluasi Laksanakan kegiatan dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN Akibat
S
Kemung
O
Upaya
D
RP
Kegiatan
Penang
Kegiatan
S
O
D
RPN
Proses
Mode
kinan sebab
kendali yang sudah dilaku kan
N
direkomen dasikan
gung jawab
yang dilakukan
c. Form Identifikasi Risiko FORM IDENTIFIKASI RISIKO
NO
Unit Pelayanan
Jenis Pelayanan
Identifikasi Risiko
Tindakan Rekomendasi yang Tindakan sudah ada lain
d. Form Catatan Kejadian Risiko FORM CATATAN KEJADIAN RISIKO No
Tgl Kejadian
Tempat Kejadian
Ringkasan Kejadian
Kondisi Korban
Kategori risiko
Skor SA/kega watan
Tindakan yg dilakukan
Usulan rencana Perbaikan
Paraf Penanggung jawab
BAB V REFERENSI Menteri Kesehatan Republik Indonesia 2004, Peraturan Menteri Kesehatan RepublikIndonesia No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes 2017, Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor
Tahun 2017 tentang Penerapan Manajemen Risiko
Dalam Pelaksanaan Program dan Pelayanan di Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes