Program Kerja RM 2018 [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS RS AWAL BROS UJUNG BATU TAHUN 2019 I.



PENDAHULUAN Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan suatu instalasi/unit kegiatan.Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri hanya merupakan salah satu bentuk kegiatan yang tercantum dalam uraian tugas dan tanggung jawab rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis yang tidak memenuhi standar akan mempengaruhi terhadap pelayanan informasi dan rencana tindakan dan asuhan pasien dalam melakukan pelayanan yang bermutu dan berorientasi kepada keselamatan pasien,karna rekam medis yang baik



mengandung beberapa aspek diantaranya aspek



administrasi,aspek medis, aspek hukum,aspek keuangan,aspek penelitian,aspek pendidikan dan aspek dokumentasi. Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas,karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan saja tetapi sebagai alat komunikasi antar dokter dan tenaga kesehatan lainnya,dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan,sebagai bukti tertulis,sebagai bahan analisa penelitian dan evaluasi,melindungi kepentingan hukum bagi pasien,rumah sakit dokter maupun tenaga kesehatan lainnya,sebagai dasar perhitungan biaya serta dokumentasi pertangung jawaban dan laporan. II.



LATAR BELAKANG Program kerja adalah suatu proses pengolahan untuk mencapai pelayanan rekam medis yang bermutu maka adanya program kerja peningkatan mutu dengan membuat sasaran yang dapat diukur berdasarkan aspek-aspek resiko dari setiap intervensi maupun hal-hal lain yang bisa dijadikan acuan terhadap kualitas 1



pelayanan. Peraturan-peraturan tersebut agar di institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit sehingga penyelenggaraan rekam medis menjadi meningkat. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Awal Bros Ujung Batu, maka perlu dilakukan upaya penilaian dan pengendalian mutu secara teratur dan berkesinambungan. Berdasarkan hal ini maka kami merasa perlu membuat suatu program upaya peningkatan mutu pelayanan di unit rekam medis. Adapun pelaksanaan kegiatan tersebut menggunakan suatu proses yang berkesinambungan. III.



TUJUAN 1. Tujuan Umum Meningkatan kinerja pelayanan Rekam Medis dalam pengelolaan dan pengendalian Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Awal Bros Ujung Batu. 2. Tujuan Khusus a. Untuk miningkatkan pengawasan mutu Rekam Medis terhadap pelayanan Rumah Sakit Awal Bros Ujung Batu b. Untuk meningkatkan informasi yang up date bagi tenaga kesehatan yang membutuhkan rekam medis di Rumah Sakit Awal Bros Ujung Batu



IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN a. Kegiatan pokok 1. Melakukan pelayanan Rekam Medis 2. Melakukan pengembangan SDM Rekam Medis 3. Melakukan pengembangan fasilitas Rekam Medis. 4. Melakukan peningkatan mutu informasi Rekam Medis. 5. Melakukan pencegahan dan pengendalian infeksi di Rekam Medis. 6. Melakukan keamanan berkas rekam medis dan keselamatan kerja di Rekam Medis



2



b. Rincian Kegiatan 1. Melakukan pelayanan Rekam Medis a. Pendistribusian berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik b. Pengarsipan dan pengelolaan berkas rekam medis c. Assembling berkas rekam medis. d. Pengkodean berkas rekam medis sesuai dengan ICD-X e. Pengukuran dan analisa pengisian berkas rekam medis secara lengkap oleh tenaga kesehatan. f. Pengukuran dan analisa keamanan berkas rekam medis 2. Melakukan pengembangan SDM Rekam Medis a. Melakukan orientasi dan evaluasi untuk petugas di Rekam Medis. b. Melakukan Pendidikan dan pelatihan untuk petugas Rekam Medis: 1. Mengikuti pelatihan Kode INA-CBGs 2. Mengikuti pelatihan pemusnahan Rekam Medis. 3. Mengikuti pelatihan Perarsipan berkas Rekam Medis. 4. Mengikuti pelatihan manajemen Rekam Medis. 5. Mengikuti pelatihan performance. 6. Mengikuti pelatihan komunikasi efektif. 7. Mengikuti pelatihan keamanan berkas rekam medis 8. Mengikuti pelatihan handling complaint. 9. Mengikuti pelatihan bahasa ingris. 10. Mengituti seminar dan workshop yang ditaja oleh PORMIKI. 11. Mengikuti studi banding pelayanan Rekam Medis. 3. Melakukan pengembangan fasilitas Rekam Medis. a. Penambahan rak roll O pack b. Penambahan ruang penyimpan berkas rekam medis in aktif c. Melakukan persiapan penggunaan elektro medical recod (e-medical record) d. Penambahan alat penghancur kertas. 3



e. Penambahan alat scaner kertas. f. Penambahan 2 unit komputer 4. Melakukan peningkatan mutu Rekam Medis. a. Melakukan pemantauan mutu waktu pengiriman berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik. b. Melakukan monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap dengan berkerja sama dengan Panitia Rekam Medis c. Melakukan monitoring pelaporan DBD ke Dinkes Kab. Rokan Hulu d. Melakukan monitoring pengurusan asuransi, visum dan resume medis. e. Melakukan monitoring kemanan dan kerahasiaan berkas rekam medis secara berkelanjutan 5. Melakukan pencegahan dan pengendalian infeksi di Rekam Medis. a. Melakukan kebersihan tangan sesuai five moment di Rekam Medis. b. Meningkatkan kewaspadaan standar APD di Rekam Medis. (penggunaan APD yang sesuai di Rekam Medis). c. Melakukan keamanan dan keselamatan kerja di Rekam Medis. 6. Melakukan keamanan dan keselamatan di Rekam Medis. a. Menggunakan alat pelindung diri (APD) setiap akan melakukan pengambilan berkas rekam medis. b. Melakukan pelaporan setiap kejadian kecelakaan kerja. 7. Melakukan monitoring greeting petugas rekam medis setiap 1 kali sebulan untuk meningkatkan kemampuan petugas dalam berkomunikasi 8. Melakukan evaluasi kemampuan petugas rekam medis bersama tim kredential petugas penunjang medis agar dapat meningkatkan kemampuan petugas dalam melaksanakan wewenang klinis. 9. Kemampuan menerima dan memberikan informasi perencanaan rumah sakit melibatkan : a. Para professional pemberi asuhan (PPA) b. Para kepala bidang dan kepala unit pelayanan



4



c. Badan/Pihak diluar rumah sakit yang membutuhkan data dan informasi tentang operasional dan pelayanan rumah sakit. V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Melakukan pelayanan Rekam Medis a. Pendistribusian berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik 1. Melakukan pengambilan berkas rekam medis ke rak penyimpanan setelah mendapatkan struk order. 2. Melakukan pencatatan serah terima berkas rekam medis dengan perawat poliklinik. 3. Melakukan prioritas pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik eksekutif terutama pasien Umum, Perusahaan, Asuransi dan BPJS Up Grade. 4. Melakukan ceklis di komputer pada ceklist berkas keluar masuk. 5. Melakukan serah terima berkas rekam medis di poliklinik. 6. Melakukan pengiriman berkas rekam medis melalui dumb waiter. 7. Untuk berkas rekam medis yang ke UGD dilakukan secara manual. b. Pengarsipan dan pengelolaan berkas rekam medis 1. Melakukan penyisipan berkas yang tertinggal ke dalam rak rekam medis. 2. Melakukan penyisiran ke dalam rak rekam medis untuk menata kembali posisi berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis. 3. Melakukan perapian penyusunan berkas rekam medis ke rak yang baru. c. Assembling berkas rekam medis. a. Melakukan penyusunan lembaran berkas rekam medis sesuai dengan SPO b. Memberikan map baru ke berkas rekam medis yang baru. c. Melakukan pemberian nama pada map rekam medis yang baru. d. Melakukan pemeliharaan map rekam medis yang rusak dengan melakukan penggantian map yang baru. d. Pengkodean berkas rekam medis sesuai dengan ICD-X a. Melakukan penginputan kode diagnosa ke sistem sesuai dengan ICD-X b. Melakukan penginputan kode tindakan sesuai dengan ICD-9 5



e. Pengukuran dan analisa pengisian berkas rekam medis secara lengkap oleh tenaga kesehatan. a. Melakukan review kelengkapan berkas rekam medis seperti kelengkapan pengisian resume medis, ringkasan keluar masuk, pengkajian awal rawat inap, catatan intergrasi, laporan operasi, laporan anastesi dan SOAP gizi. b. Melakukan perhitungan lembaran yang diisi dengan lengkap lembaran pengisian resume medis, ringkasan keluar masuk, pengkajian awal rawat inap, catatan intergrasi, laporan operasi, laporan anastesi dan SOAP gizi. c. Melakukan perhitungan presentase kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan melaporkan ke tinjauan manajemen. d. Melakukan pembahasan analisa mutu berkas rekam medis bersama Panitia Rekam Medis yang dilkasanakan 3 bulan sekali yang dihadiri oleh dokter DPJP, keperawatan, ahli gizi, farmasi dan fisioterapi. f. Assuransi, visum dan resume medis. a. Setelah petugas custumer care menerima form asuransi, visum dan resume medis, petugas Rekam Medis melakukan cek persetujuan pelepasan informasi medis asuransi atau visum atau resume medis. b. Mengambil berkas rekam medis dan membuat out guide di rak rekam medis. c. Mengirimkan berkas rekam medis ke dokter yang merawat. d. Melakukan follow up ke dokter yang merawat jika form asuransi, visum atau resume medis belum selesai. e. Jika sudah selesai maka form akan di foto copy dan form yang asli diserahkan ke petugas Custumer Care dengan mebuat tanda terima. 2. Melakukan pengembangan SDM Rekam Medis a. Melakukan penilaian post orientasi, penilaian karyawan triwulan dan satu tahun. b. Melaksanakan perhitungan analisa beban kerja di rekam medis dan melakukan usulan penambahan petugas rekam medis yang berkerjasama dengan bagian SDM Rumah Sakit Awal Bros Ujung Batu. c. Mengajukan brosur pelatihan yang diadakan oleh perhimpunan Rekam Medis (PORMIKI) dan perhimpunan lain yang berhubungan dengan Rekam Medis, 6



seperti pelatihan Koding ICD-X, Manajemen Rekam Medis, pelatihan pemusnahan Rekam Medis, pelatihan INA CBGs, pelatihan aspek hukum rekam medis. d. Melakukan evaluasi tenaga rekam medis bersama tim kredensial Rumah Sakit untuk peningkatan kualitas SDM rekam medis. e. Melakukan PPA dan PPE (personal, performance dan evaluasi) 3. Melakukan pengembangan fasilitas Rekam Medis. a. Mencari beberapa vendor yang menyediakan Rak Roll O Pack. b. Melakukan diskusi dengan pihak vendor yang menyediakan Rak roll O pack. c. Mengajukan ke Manajer dan Direktur untuk pengadaan peralatan untuk tindak lanjut perjanjian kerjasama. d. Mengajukan penambahan komputer 1 unit untuk keperluan koordinator rekam medis 4. Melakukan peningkatan mutu Rekam Medis. a. Melakukan pemantapan mutu waktu pengiriman berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik. 1. Melakukan monitoring pencatatan waktu pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik dan UGD. 2. Melakukan perhitungan dan analisa waktu pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik dan UGD secara manual. b. Melakukan monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1. Melakukan pemeriksaan lembaran berkas rekam medis rawat inap yang telah kembali setiap harinya. 2. Melakukan analisa berkas rekam medis sesuai sample yang telah ditentukan. 3. Melakukan penginputan analisa berkas rekam medis yang tidak lengkap dan yang lengkap pada komputer. 4. Melakukan perhitungan persentase kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap. 5. Melakukan follow up ke dokter atau tenaga kesehatan yang belum melengkapi pengisian berkas rekam medis. 7



c. Melakukan monitoring pelaporan DBD ke Dinkes Kota Pekanbaru 1. Melakukan monitoring pasien rawat inap yang terdiagnosa DBD ke ruangan rawat inap. 2. Melakukan penerimaan data Laporan DBD yang telah diisi oleh perawat ruangan. 3. Melakukan pelaporan kejadian DBD ke pihak DINKES kota Pekanbaru melalui Whats App. 4. Melakukan perekapan laporan DBD yang masuk ke Rumah Sakit Awal Bros Panam ke Dinkes Kota Pekanbaru Per sekali sebulan. d. Melakukan monitoring pengurusan asuransi, visum dan resume medis. 1. Melakukan monitoring waktu pengurusan asuransi, visum dan resume medis maksimal 3 hari kerja. 2. Melakukan perhitungan dan persentase waktu pengurusan asuransi, visum dan resume medis yang kurang dari 3 hari kerja. e. Melakukan pemantapan mutu eksternal dari pihak penyelenggara DEPKES. 1. Melakukan ujian kopetensi tenaga rekam medis oleh profesional PORMIKI 2. Melakukan review kemampuan tenaga rekam medis oleh tim PORMIKI. 3. Melakukan bimbingan kerja kepada tenaga rekam medis agar lebih baik lagi kedepan. f. Melakukan pencegahan dan pengendalian infeksi di Rekam Medis. 1. Melakukan monitoring cuci tangan setiap bulan yang dilaporkan ke bagian mutu. 2. Meningkatkan kewaspadaan petugas Rekam Medis terhadap alat pelindung diri (APD) pada saat bekerja. g. Melakukan keamanan dan keselamatan kerja di Rekam Medis. 1. Petugas Rekam Medis wajib menggunakan alat pelindung diri (APD) seperti masker, selama berada di dalam rekam medis pada saat melakukan pelayanan. 2. Petugas rekam medis wajib mengetahui dan memahami B3 yang ada di rekam medis bila terkena cairan tersebut sesuai pada buku MSDS. 8



3. Petugas yang mengalami kecelakaan kerja di rekam medis wajib melapor ke koordinator ruangan, K3 dan SDM. VI.



SASARAN MUTU UNIT REKAM MEDIS 1. Meningkatkan pelayanan di rekam medis a. Melakukan pemantapan mutu waktu pengiriman berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik dengan target 100% b. Melakukan monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap dengan target 100% c. Melakukan monitoring pelaporan DBD ke Dinkes Kab. Rokan Hulu dengan target 90% d.



Melakukan monitoring pengurusan asuransi, visum dan resume medis maksimal 3 hari kerja dengan target 90%.



2. Meningkatkan pengembangan dan kualitas SDM: a. Terlaksananya penilaian post orientasi, penilaian karyawan triwulan dan satu tahun seluruh petugas Rekam Medis target 100%. b. Penambahan petugas Rekam Medis sesuai analisa beban kerja target 100%. c. Pengajuan brosur pelatihan yang diadakan oleh pihak penyelenggara Perhimpunan Rekam Medis (PORMIKI) dan perhimpunan yang lain target 100%. 3. Pengembangan peralatan di Rekam Medis: a. Penambahan rak Roll O Pak



: 3 Unit



b. Penambahan ruangan Penyimpanan Berkas In Aktif c. Penambahan komputer



: 2 Unit



4. Melakukan pencegahan dan pengendalian infeksi di Rekam Medis. a. Melakukan monitoring cuci tangan setiap bulan yang dilaporkan ke bagian mutu dengan target 100% b. Meningkatkan kewaspadaan petugas Rekam Medis terhadap alat pelindung diri (APD) pada saat bekerja dengan target 100%



9



c. Membuang bekas kertas yang tidak terpakai ke dalam safety box yang sudah disediakan di Rekam Medis dengan target 100%. d. Melakukan pemisahan dan penscan berkas rekam medis pasien yang meninggal untuk di masukan kedalam mikrofilm atau dalam bentuk pdf belum tercapai hal ini disebabkan oleh kurangnya tenaga. 5. Melakukan peningkatan mutu Rekam Medis a. Melakukan pemantapan mutu waktu pengiriman berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik dengan target 100% b. Meningkatkan mutu kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap dengan target 100% c. Meningkatkan mutu pelaporan kasus DBD ke Dinkes Kab. Rokan Hulu 2 x 24 jam dengan target 100%. d. Meningkatkan mutu pengurusan assuransi, visum dan resume medis kurang dari 3 hari kerja dengan target 100% e. Meningkatkan mutu pencegahan dan pengendalian infeksi di rekam medis dengan target 100% f. Meningkatkan mutu keamanan dan keselamatan kerja di rekam medis dengan target 100%. 6. Melakukan keamanan dan keselamatan kerja di Rekam Medis. a. Petugas Rekam Medis wajib menggunakan alat pelindung diri (APD) selama berada di dalam rekam medis pada saat melakukan pelayanan dengan target 100%. b. Petugas rekam medis wajib mengetahui dan memahami B3 yang ada di rekam medis bila terkena cairan tersebut sesuai pada buku MSDS dengan target 100% c. Petugas yang mengalami kecelakaan kerja di rekam medis wajib melapor ke koordinator ruangan, K3 dan SDM dengan target 0%.



10



VII. SKEDUL (JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN



KEGIATAN A. Pelayanan Rekam Medis: 1. Pelayanan Pendistribusian berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik 2. Pengarsipan dan pengelolaan berkas rekam medis 3. Assembling berkas rekam medis. 4. Pengkodean berkas rekam medis sesuai dengan ICD-X 5. Pengukuran dan analisa pengisian berkas rekam medis secara lengkap oleh tenaga kesehatan. 6. Assuransi, visum dan resume medis. B. Pengembangan SDM : 1. Melakukan orientasi dan evaluasi petugas Rekam Medis 2. Melakukan penambahan petugas Rekam Medis 3. Melakukan pendidikan dan pelatihan Diklat Rumah Sakit - Mengikuti pelatihan INA CBGs oleh PORMIKI - Mengikuti pelatihan manajemen Rekam Medis - Mengikuti pelatihan performance - Melakukan pelatihan komunikasi efektif - Melakukan pelatihan hedling complin - Melakukan pelatihan bahasa inggris - Mengikuti seminar dan workshop PORMIKI - Mengikuti studi banding pelayanan Rekam Medis.



Tahun 2016



1



BULAN / TAHUN 2017 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



12



√



√ √ √ √ √ √ √ √



√



√



√



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √



√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √



√ √



√ √



√ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √ √



Tahun 2018



Keterangan



Sesuai jadwal SDM dan Diklat



11



C. Pengembangan Fasilitas Rekam Medis 1. Penambahan rak roll O pack 3 unit 2. Penambahan komputer 3 unit 3. Penambahan ruangan penyimpanan rekam medis in aktif D. Melakukan pengukuran peningkatan mutu Rekam Medis 1. Melakukan pemantapan mutu waktu pengiriman berkas rekam medis ke UGD dan Poliklinik. 2. Melakukan monitoring kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap. 3. Melakukan monitoring pelaporan DBD ke Dinkes Kab. Rokan Hulu. 4. Melakukan monitoring pengurusan asuransi, visum dan resume medis maksimal 3 hari kerja. 5. Melakukan pemantapan mutu eksternal dari pihak penyelenggara PORMIKI.



√ √



√ √ √



√



√



√



√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √



√ √



√ √



√ √



√



√ √ √ √ √ √ √ √



√



√



√



√



√ √ √ √ √ √ √ √



√



√



√



√ √



√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √



√



√ √ √ √ √ √ √ √



√ √



Masuk di RAKP 2018



12



VIII.



EVALUASI PELAKSANAAN Setiap bulan, evaluasi pelaksanaan dilakukan oleh Koordinator Rekam Medis melalui mekasnisme rapat. Evaluasi pelaksanaan program dilakukan setiap 3 bulan dengan format laporan evaluasi pelaksanaan program kepada Manajer Yanjangmed .



IX.



PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN a. Melakukan pencatatan pelayanan Rekam Medis setiap hari dan pelaporan pelayanan Rekam Medis setiap bulan ke manajaer Yanjangmed b. Melakukan pencatatan dan pelaporan peningkatan mutu Rekam Medis - Melakukan pencatatan peningkatan mutu internal setiap hari dan pelaporan setiap bulan ke bagian penanggung jawab Rekam Medis - Melakukan pencatatan peningkatan mutu eksternal setiap 6 bulan dan pelaporan setiap tahun ke Direktur Rumah Sakit dan Manajer Yanjangmed. c. Melakukan pencatatan dan pelaporan sasaran mutu dan indikator mutu setiap bulan ke komite mutu dan keselamatan pasien.



X.



PENUTUP Demikian program kerja yang dibuat oleh unit Rekam Medis dan mohon masukanmasukan untuk menyempurnakan dan pencapaian program yang telah disusun. Berharap program kerja ini dapat bermanfaat dan sebagai dorongan atau motivasi bagi SDM di Rekam Medis untuk meningkatkan kinerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Ujung Batu, 12 Desember 2017. Disusun Oleh



Diketahui Oleh



Riza Melputra, Amd. PK, SKM Koord. Rekam Medis



dr. Lanisa Nauli Sitorus Manajer YanJangmed



Disetujui Oleh



dr. Sofi Sumarlin Direktur



13