Project Charter Sistem Informasi Sekolah [PDF]

Citation preview

RISK MITIGATING MONITORING AND MANAGEMENT PLAN (RMMM PLAN)



Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Analisa Proyek SistemIinformasi (APSI) pada program Strata Satu (SI)



Disusun Oleh: NENG SAIDAH : (16130001)



Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ANTAR BANGSA Tangerang 2016



I. Pengantar 1. Lingkup dan Tujuan Dokumen



Judul Proyek



: Sistem Informasi Sekolah



Tanggal Mulai Proyek



: 22 Mei 2017



Tanggal Akhir Proyek



: 22 September 2017



Informasi Anggaran



: Perusahaan 10thLoading menganggarkan Rp 80.000.000,-



untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama empat bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama empat bulan, dan untuk instalasi software di sekolah yang memberi proyek. Manajer Proyek



: Agus Darmawan



Tujuan Proyek



: Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu



mengelola pelayanan pengelolaan data sekolah dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan pelayanan anggota sekolah secara lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa digunakan oleh user (calon siswa/siswi) antara lain : presensi dan data kehadiran, data siswa, data guru dan karyawan, kehadiran siswa, kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan, keuangan siswa, honor guru, pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh anggota sekolah. Pendekatan: 



Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan.







Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek.







Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.



1







Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user. Peranan dan Tanggung Jawab



Nama



Peranan



Posisi



Informasi Kontak



Agus Darmawan



Project Manager



Project Manager



[email protected]



Ryan Adji



Bayu Anggota Tim Software Analyst



[email protected]



Fery Fistiawan



Anggota tim



Software Developer [email protected] (progammer)



Widyarto



Anggota Tim Software Developer [email protected] (progammer)



Mardiana Dwi Trisnawati



Anggota Tim Software Developer [email protected] (progammer)



Arum Naeliyatul Khikmah



Anggota Tim Software Developer [email protected] (progammer), dokumentator



Risna Yuniati Anggita



Anggota Tim Representatif klien



[email protected]



2



SISTEM INFORMASI SEKOLAH 1. Introduction/Background Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan . Sejalan dengan VISI kami yaitu: “Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.” Maka kami mengembangkan sebuah sofware (Sistem Informasi Sekolah) untuk membantu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu bentuk pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada siswa/siswi (generasi penerus bangsa), sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari Teknologi Informasi itu sendiri.



Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain: •



Data Siswa



•



Data Guru/Karyawan



•



Kehadiran Siswa



•



Kehadiran Guru/Karyawan



•



Data Kegiatan



•



Kedisiplinan



•



Jadwal Mengajar



•



Keuangan Siswa



•



Honor Guru



3



2. Business Objective Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi ,sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel. Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif. 3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak masalah yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi. 4. Critical Assumption and Constraints Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah tersebut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Project manager harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis. 5. Analysis of Options and Recommendation Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut: 1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait, 2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi. 3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.



4



6. Preliminary Project Requirements Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:



1. Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint scanner. 2. Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa data Guru, Karyawan, dan para murid . 3. Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di sekolah. Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit kenaikan kelas.



4. Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan lain-lain. 5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat. 6. Memeriksa data kehadiran siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu . 7. Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga setiap Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin hukuman sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan..



8. Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti : - Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran - Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran 9. Fitur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. Sistem Informasi Sekolah juga menyediakan fasilitas : - membuat komponen-komponen honor guru, -



update honor guru



-



membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.



-



membuat slip honor guru



-



membuat tunjangan berdasarkan jabatan



10. Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi singkat



yang akan disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan murid.Instansi digunakan untuk mengatur informasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi. 11. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada



5



data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya. 12. Proses back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis. Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data secara reguler dari harddisk ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.



7. Budget Estimate and Financial Analysis Estimasi biaya proyek sebesar Rp 80.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 100.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp 50.000,-/jam untuk 6 staf lainnya.  total 10 jam x 4 minggu x 4 bulan x (Rp 100.000,- + 6 x @Rp 50.000,-) = Rp 64.000.000,Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software. Biaya tersebut sebesar Rp 6.000.000,- ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti barcode scanner dan finger scanner seharga Rp 10.000.000,-. Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar Rp 3.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini seperti barcode scanner, maupun finger scanner (sidik jari) , maka diperlukan adanya biaya maintenance sebesar Rp 2.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp 5.000.000,-. Benefit yang diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari memudahkan kontrol divisi, individu dan kehadiran pegawai dan memudahkan dalam mengolah data kehadiran guru, karyawan dan siswa. Jika menggunakan cara konvensional (absensi langsung), sekolah membutuhkan paling tidak lebih dari 2 pegawai untuk melakukan pencatatan, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini, sekolah cukup menggunakan 1 orang yang mengelola system pencatatan kehadiran sehingga sekolah menghemat tenaga kerja sebanyak ± 3 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 3 orang @12 bulan x Rp 1.000.000,-/ bulan = Rp 36.000.000,Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 19.700.000,-. 8. Schedule Estimate User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.



6



9. Potential Risks Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran siswa/i, guru dan karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan iseng dengan mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.



10. Exhibits Tingkat Diskon



5%



Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4 bulan



Tahun 0



1



2



3



Cost



64000000



5000000



5000000



5000000



Discount factor



1



0.95



0.90



0.85



Discounted cost



64000000



4750000



4500000



4250000



Benefit



0



36000000



36000000



36000000



Discount factor



1



0.95



0.90



0.85



Discounted benefit



0



34200000



32400000



30600000



Discounted benefit-cost



- 64000000



29450000



27900000



26350000



Accumulated benefit-cost



- 64000000



-34550000



- 6650000



19700000



77500000



97200000



NPV



payback tiap tahun



Asumsi-asumsi : Cost tahun pertama : Project manager : 160 jam x Rp 100.000,-/jam



16000000



7



Staf lain 6@160 jam x Rp 50.000,-



48000000



Biaya instalasi Software



6000000



Total Cost tahun pertama



80000000



Cost tahunan setelah proyek selesai : Maintenance & biaya koneksi jaringan



3000000



Biaya maintenance alat (Barcode & Finger Print)



2000000



Total cost tahunan



5000000



Benefit : Penghematan pegawai



3



Gaji 1 pegawai tiap bulan



1000000



Total penghematan pegawai tiap tahun 12 x 3 x Rp 1.000.000,-



36000000



11. Schedule



8



Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1. Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek No.



Kegiatan Kerja Proyek



Bulan I



1.



Persiapan



2.



Pengambilan data primer



3.



Pembuatan Sistem Informasi



4.



Penyusunan laporan



II



III



IV



9