Prosedur Indintfikasi Ketidaksesuaian [PDF]

Citation preview

PROSEDUR PENILAIAN KETIDAKSESUAIAN,TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P-SOP-K3-011 : 16 Jan 2023 : 0.0 :0 : 1/4



1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan memberikan pedoman dalam melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian atau potensial ketidaksesuaian yang ditemukan di Kantor Induk PT RBFOOD MANUFAKTUR INDONESIA. 2. LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari identifikasi ketidaksesuaian/ ketidaksesuaian potensial, tinjauan penyebab terjadinya ketidaksesuaian/ ketidaksesuaian potensial, penetapan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan serta pemantauan pelaksanaannya. 3. PENANGGUNG JAWAB Factory Manager



4. REFERENSI 4.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.5.3 Tindakan Pencegahan. 4.2. Persyaratan ISO 14001:2004, Klausul 4.5.3 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan pencegahan 4.3. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 10.1 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan 4.4. Persyaratan SMK3 PP 50/ 2012, Elemen 6.5 Pemeliharaan, Perbaikan dan Perubahan Secara Produksi 5. DEFINISI 5.1. Ketidaksesuaian Kondisi dimana suatu produk atau proses tidak memenuhi persyaratan. 4.1. Potensi Ketidaksesuaian Kondisi dimana suatu produk atau proses berpeluang tidak dapat memenuhi persyaratan. 4.2. Tindakan Perbaikan Upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian tersebut.



PROSEDUR PENILAIAN KETIDAKSESUAIAN,TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN 4.3. Tindakan Pencegahan



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P-SOP-K3-011 : 16 Jan 2023 : 0.0 :0 : 1/4



Upaya menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya suatu ketidaksesuaian. 4.4. Evaluator Personil yang melaksanakan kegiatan analisa dan evaluasi suatu proses/ kegiatan dalam upaya perbaikan/ peningkatan kinerja. 4.5. Auditor Personil yang bertugas untuk menilai kesesuaian Sistem Manajemen Terpadu terhadap persyaratan standar dan/atau peraturan yang berlaku. 4.6. Penanggung Jawab Unit kerja yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan. 6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 6.1. Identifikasi Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian 6.1.1. Ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian dapat diperoleh dari kegiatan antara lain : a. Pengukuran kepuasan pelanggan & keluhan pihak eksternal, b. Audit internal maupun eksternal, c. Pemantauan dan



pengukuran



produk/



proses,



lingkungan



& K3



termasuk perundangan dan peraturan pemerintah d. Pengendalian proses kerja diluar Gangguan Unit (Operation & Maintenance), e. Pengendalian pencemaran, f.



K3, Investigasi kecelakaan kerja dan bahaya potensial



g. Pengendalian Keamanan 6.1.2. Evaluator/



Auditor



mencatat



ketidaksesuaian/



potensi



ketidaksesuaian



yang



dijumpai/ diperoleh dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT- KITSBS-04-01) berikut penyebab terjadinya ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian dan kategori penyebabnya. 6.1.3. Kategori penyebab ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian terdiri dari : a. Manusia adalah ketidakmampuan personil dalam melaksanakan suatu proses/ kegiatan. b. Bahan adalah ketidaksesuaian bahan yang digunakan dalam suatu proses/



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



PROSEDUR PENILAIAN KETIDAKSESUAIAN,TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN kegiatan.



: P-SOP-K3-011 : 16 Jan 2023 : 0.0 :0 : 1/4



c. Alat adalah ketidakmampuan peralatan dalam menjalankan suatu proses/ kegiatan. d. Cara (proses) adalah ketidakmampuan metoda/ cara kerja untuk mencapai hasil yang direncanakan atau disyaratkan. e. Lingkungan



adalah



ketidaksesuaian



lingkungan



untuk



melaksanakan



suatu proses/kegiatan. f.



Keamanan



g. Lain-lain, selain 6 (enam) kategori di atas. 6.2. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 6.2.1. Penanggungjawab melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan rencana



yang



telah



ditetapkan.



Apabila



tindakan



tersebut



tidak



dapat



dilaksanakan sesuai rencana, maka secara proaktif, penanggung jawab melaporkan hal tersebut kepada Sekretariat SMT. 6.2.2. Bila tindakan perbaikan dan pencegahan tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana, dikarenakan sesuatu hal, bagian terkait menginformasikan kepada Sekretariat SMT untuk merevisi rencana tindakan perbaikan dan pencegahan. 6.2.3. Penanggung jawab melaporkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah selesai dilaksanakan kepada Sekretariat SMT. 6.3. Peninjauan Pelaksanaan Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian 6.3.1. Sekretariat SMT meninjau Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh Evaluator/ Auditor dan dicatat dalam Formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-03-05). 6.3.2. Peninjauan terhadap permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat dilaksanakan secara langsung oleh masing-masing bagian terkait namun jika belum mendapat solusi akan dibahas dalam rapat Koordinasi Kinerja Perusahaan. 6.4. Verifikasi Penyelesaian Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 6.4.1. Evaluator/ Auditor memverifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilaksanakan oleh bagian terkait. 6.4.2. Sekretariat SMT mengidentifikasi rekaman pemantauan tindakan perbaikan dan pencegahan yang tidak dapat diselesaikan untuk selanjutnya dilaporkan sebagai



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



PROSEDUR PENILAIAN KETIDAKSESUAIAN,TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN



: P-SOP-K3-011 : 16 Jan 2023 : 0.0 :0 : 1/4



bagian agenda Tinjauan Manajemen. 6.4.3. Sekretariat SMT memelihara rekaman hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan. 7. LAMPIRAN 6.1. Proses Tindakan Perbaikan dan Pencegahan



(PT-KITSBS-04)



6.2. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan



(FR-PT-KITSBS-04-01)



6.3



(FR-PT-KITSBS-03-05)



Formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan



HSE



Nama :Rishamdi Saputra Tanggal : 16 Jan 2023



Manager



Nama : Wanid Nakrumpa Tanggal :16 Jan 2023