Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi [PDF]

Citation preview

PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 1 dari 8



Departemen : Regulatory/ Sekretariat ISO / HRD Nomor SOP : Judul SOP : Informasi Yang Terdokumentasi PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI Keterangan Revisi Rev. No



Revisi halaman dan isi



Tanggal



SALINAN KE



Disusun oleh



Diperiksa oleh



Disetujui oleh



Sekretariat ISO



Direktur



Direktur



1.



Tujuan



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 2 dari 8



Menjelaskan mekanisme yang ditetapkan PT. RADIAN ELOK DISTRIVERSA untuk mengendalikan Informasi Terdokumentasi dalam sistem manajemen (SM). 2.



Ruang Lingkup Informasi terdokumentasi yang digunakan untuk penerapan SM baik internal ataupun eksternal



3.



Acuan ISO 9001:2015 pasal 7.5 tentang “Documented Information”



4.



Definisi 4.1.



4.2. 4.3.



5.



Uraian Umum 5.1.



5.2.



5.3. 5.4.



6.



Pengendalian informasi terdokumentasi adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menjaga kecukupan, kelayakan dan keabsahan Pedoman, Prosedur, IK dan Form. Informasi terdokumentasi internal adalah Pedoman, Prosedur, IK dan Form SM yang diterbitkan oleh perusahaan Informasi terdokumentasi eksternal adalah Pedoman, Prosedur, IK dan Form yang diterbitkan oleh institusi atau badan lain tetapi digunakan oleh perusahaan sebagai acuan dalam penerapan SM



Semua informasi terdokumentasi yang digunakan sebagai acuan dalam penerapan SM, baik internal maupun eksternal, dikendalikan sesuai prosedur pengendalian informasi terdokumentasi ini. Pendistribusian dilakukan dengan cara menggandakan master document, dan memberi stempel “terkendali” pada salinan yang diperuntukkan untuk pihak-pihak yang tercatat dalam daftar distribusi. Untuk pihak-pihak lain, maka salinan dokumen akan diberi stempel “tidak terkendali” Setiap karyawan berhak mengajukan usulan perubahan informasi terdokumentasi melalui atasan masing-masing. Secara rutin, minimal sekali dalam 3 tahun, bagian-bagian terkait akan mengkaji kecukupan dan kelayakan informasi terdokumentasi.



Prosedur Penyusunan dan Pemeriksaan Dokumen 6.1 Karyawan/Staff dan Sekretariat ISO



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 3 dari 8



6.1.1 Karyawan dan/atau Staff menyusun draft instruksi kerja baku dan form baku perusahaan, Sekretariat ISO menyusun draft prosedurprosedur perusahaan dan menyusun draft kebijakan perusahaan atau merevisi sesuai masukan dari manajemen perusahaan 6.1.2 Mengajukan draft instruksi kerja baku dan form baku perusahaan, prosedur perusahaan dan kebijakan perusahaan untuk pemeriksaan dan persetujuan sesuai dengan matriks persetujuan dokumen yang ditetapkan 6.1.3. Merevisi draft instruksi kerja baku dan form baku perusahaan, prosedur perusahaan dan kebijakan perusahaan sesuai rekomendasi dari pejabat perusahaan yang relevan 6.2. Kepala Bagian 6.2.1 Memeriksa atau merevisi kecukupan instruksi kerja dan form catatan yang diajukan dan akan memeriksa atau merevisi kecukupan dari prosedur perusahaan yang diajukan, sedangkan Direktur akan memeriksa atau merevisi kebijakan perusahaan yang diajukan. 6.2.2 Mengajukan draft instruksi kerja baku dan form baku perusahaan, prosedur perusahaan dan kebijakan perusahaan untuk pengesahan sesuai dengan matriks persetujuan informasi terdokumentasi yang ditetapkan. Jika informasi terdokumentasi yang akan disahkan melibatkan beberapa Bagian atau pihak, maka informasi terdokumentasi tersebut harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pihak-pihak yang terlibat sebelum disahkan. 6.2.3 Merevisi informasi terdokumentasi sesuai rekomendasi atau masukan yang diterima. Pengesahan Informasi Terdokumentasi 6.3. Direktur 6.3.1. Memeriksa kecukupan dari kebijakan perusahaan yang diajukan oleh Direktur 6.3.2. Menandatangani informasi terdokumentasi pada kolom yang telah disediakan, atau meminta Direktur untuk merevisi hal-hal yang kurang relevan dalam kebijakan perusahaan. 6.4. Kepala Bagian dan Direktur 6.4.1. Kepala Bagian akan memeriksa kecukupan instruksi kerja baku dan form baku perusahaan, sedangkan Direktur akan memeriksa



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 4 dari 8



kecukupan prosedur perusahaan yang diajukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 6.4.2. Menandatangani informasi terdokumentasi pada kolom yang telah disediakan. Pendistribusian Informasi Terdokumentasi 6.5. Sekretariat ISO/QA 6.5.1. Mencatat informasi terdokumentasi yang telah disahkan oleh Direktur Utama, Direktur dan Kepala Bagian dalam Daftar Induk Dokumen 6.5.2. Menggandakan, memberi stempel dan mendistribusikan Informasi terdokumentasi ke pihak-pihak yang tercatat dalam daftar distribusi. 6.5.3. Atas seijin direktur mendistribusikan dokumen ke pihak-pihak lain dengan stempel. Perubahan Informasi terdokumentasi 6.6. Karyawan / Staff 6.6.1. Mengajukan usulan perubahan informasi terdokumentasi dengan menggunakan formulir usulan perubahan informasi terdokumentasi, mengajukannya ke bagian dokumentasi untuk selanjutnya diteruskan ke Direktur. 6.7. Direktur 6.7.1. Mengkaji permintaan perubahan informasi terdokumentasi 6.7.2. Memberikan persetujuan atau ketidaksetujuan dan mengembalikan usulan perubahan informasi terdokumentasi ke sekretariat ISO untuk selanjutnya diteruskan ke pihak yang berkepentingan. 6.8. Sekretariat ISO/QA 6.8.1. Menginformasikan keputusan Direktur atau Kepala bagian ke pihak yang berkepentingan. 6.8.2. JIka usulan perubahan informasi terdokumentasi disetujui kembali ke 6.1 sesuai dengan jenis Informasi terdokumentasi yang akan direvisi. Pengendalian Informasi Terdokumentasi Eksternal 6.9. Kepala Bagian



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 5 dari 8



6.9.1. Menugaskan salah seorang karyawan untuk mencatat informasi terdokumentasi eksternal yang ada di departemennya. 6.9.2. Memberi ijin atas peminjaman atau permintaan untuk penggandaan informasi terdokumentasi 6.10.Sekretariat ISO/QA 6.10.1. Mencatat informasi terdokumentasi eksternal dalam daftar informasi terdokumentasi eksternal, memberi nomor, label, identifikasi dan pengelompokan yang diperlukan untuk dokumen / catatan 6.10.2. Menyimpan informasi terdokumentasi dalam bentuk hard copy dan soft copy dengan baik. 6.10.3. Menginformasikan daftar informasi terdokumentasi eksternal ke Sekretariat ISO 6.10.4. Meminjamkan atau menggandakan informasi terdokumentasi atas seijin Kepala Bagian terkait



7.



Dokumen Terkait 7.1 FISO-SGM/300.4131 terdokumentasi 7.2 FISO-SGM/300.4132 7.3 FISO-SGM/300.4133 7.4 FISO-SGM/300.4134 7.5 FISO-SGM/300.4135



Usulan



perubahan



dan



penambahan



Daftar induk informasi terdokumentasi Daftar distribusi informasi terdokumentasi Bukti penerimaan informasi terdokumentasi Daftar informasi terdokumentasi eksternal



informasi



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



8.



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 6 dari 8



Diagram Alir



A. Dokumen Internal Pelaksana



Diagram Alir



Dokumen



Mulai



Menyusun atau merevisi Informasi terdokumentasi: kebijakan, Karyawan dan Staf,instruksi kerja dan form prosedur, Sekretariat ISO perusahaan



Draft Informasi terdokumentasi



T ?



Kepala Bagian, Direktur



Y



Pengesahan Informasi terdokumentasi



Mencatat dalam daftar induk Informasi terdokumentasi, menggandakan dan Direktur Utama, mendistribusikan Informasi ,Kepala Bagian, terdokumentasi



Master Informasi terdokumentasi



Direktur Mengajukan usulan perubahan atau penambahan Informasi terdokumentasi T ?



Sekretariat ISO Y



Menyimpan Informasi terdokumentasi dan mencatat dalam daftar induk



Karyawan



Direktur



Selesai



FISO-SGM/300.4132 Daftar Induk Informasi terdokumentasi FISO-SGM/300.4133 Daftar distribusi Informasi terdokumentasi FISO-SGM/300.4134 Bukti penerimaan Informasi terdokumentasi FISO-SGM/300.4131 Usulan Perubahan dan Penambahan Informasi terdokumentasi



Sekretariat ISO/QA FISO-SGM/300.4132 Daftar Induk



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 7 dari 8



Informasi terdokumentasi



PROSEDUR MUTU No.:



ISO-SGM/400.4140



Tanggal: 1 – Jan - 2019



Rev:



00



Hal: 8 dari 8