![Rancangan Aktualisasi Rahmat Liambo [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/rancangan-aktualisasi-rahmat-liambo.jpg)
5 0 1 MB
1
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III OPTIMALISASI PENGARSIPAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ADMINISTRASI KEUANGAN (GU) DI SUBBAG KEUANGAN DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA PROVINSI SULAWESI TENGGARA
DISUSUN OLEH: Nama
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
NIP
: 199804 21202108 1 002
Jabatan
: Pelaksana
Instansi
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kelas/Kelompok : A.4/1 No. Presensi
:4
Gelombang
: 1 (Satu)
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2022
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI JUDUL
:
NAMA NIP GOLONGAN/PANGKAT UNIT KERJA
: : : :
Optimalisasi Pengarsipan Laporan pertanggungjawaban Administrasi Keuangan (GU) di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara Rahmat Triadi Apriansyah L. 19980421 202108 1 002 III-a/Penata Muda Subbag keuangan
Disahkan berdasarkan Seminar Aktualisasi yang dilaksanakan pada tanggal 16 April Tahun 2022 di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri melalui metode daring.
Kendari, 18 April 2022 Penguji
Coach
(Dyah Prihatinningrum, S.TP, M.Si)
(Dik Hansen, S.E, M.M)
NIP. 198010292008012001
NIP. 197305112008011001
Mengetahui Kepala Pusat Pengembangan Kompetensi Kepamongprajaan dan Manajemen Kepemimpinan
Dr. H NIP.
i
BERITA ACARA SEMINAR LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI Pada hari Tanggal Pukul Temapt
: Sabtu : 16 April 2022 : 10.00 – 11.00 WITA : Rumah kediaman Peserta
Telah diseminarkan Laporan Pelaksanaan Aktualisasi Latsar CPNS Angkatan XXVIII Tahun 2022 JUDUL
: Optimalisasi Pengarsipan Laporan pertanggungjawaban Administrasi Keuangan (GU) di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara.
DISUSUN OLEH KELAS/KELOMPOK NO. PRESENSI INSTANSI JABATAN
: : : : :
Rahmat Triadi Apriansyah L. S.Tr.IP. A.4 / 1 4 Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Pelaksana
Dan Telah Mendapat Pengujian/Komentar/Masukan/Saran Dari Penguji, Mentor Dan Coach/ Moderator. COACH
PESERTA
Dyah Prihatinningrum, S.TP, M.Si NIP. 19801029 200801 2 001
Rahmat Triadi Apriansyah L. S.Tr.IP. NIP. 19980421 202108 1 002
PENGUJI
MENTOR
Dik Hansen, S.E, M.M NIP. 19730511 200801 1 001
Ita Juwita, S.Si.,M.M. NIP. 19851025 20100 1 2011
ii
KATA PENGANTAR Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh puji serta syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Pengarsipan Laporan pertanggungjawaban Administrasi Keuangan (GU) di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara”. Tujuan dari penulisan rancangan aktualisasi ini adalah untuk memenuhi tugas Latihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) BPSDM Kementerian Dalam Negeri tahun 2022. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan aktualisasi ini tidak lepas dari adanya kerja sama dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Bapak
Dr.
Sugeng
Hariyono,
M.Pd.
selaku
Kepala
Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri; 2. Kepala Pusat….. 3. Bapak La Ode Paliawaludin, S.Pi., M.Si. selaku Plt. Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara; 4. Ibu Ita Juwita, S.Si., M.M. selaku Kepala Sub Bagian Keuangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara; 5. Ibu Dyah Prihatinningrum, S.TP., M.Si. selaku Coach sekaligus tutor agenda IV; 6. Orang tua, kakak dan keluarga besar penulis atas doa dan dukungan yang diberikan; 7. Seluruh panitia Pelatihan Dasar CPNS BPSDM Kemendagri tahun 2022; 8. Seluruh rekan-rekan peserta Latsar CPNS Golongan III Purna Praja IPDN Angkatan XXVIII khususnya Kelas A4 Kelompok 1, terima kasih atas Kerjasama dan kebersamaannya selama masa Pendidikan latsar. Dengan ini, penulis berharap semoga kebaikan dari berbagai pihak yang telah membantu, membimbing dan memberikan dukungan atas terselesaikannya iii
penyusunan rancangan aktualisasi ini, agar kebaikan yang telah diberikan dapat dibalas dengan segala nikmat dan rahmat dari Allah SWT. Tidak lupa, penulis juga berharap semoga rancangan aktualisasi ini dapat bermanfaat dan memberikan pengetahun yang baru lagi bagi banyak orang yang membaca. Wassalamu’alaikum wr. wb. Kendari,
April 2022 Penulis
Rahmat Triadi Apriansyah L, S.Tr.IP. NIP. 19980421 202108 1 002
iv
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN..................................................................................i BERITA ACARA................................................................................................ii KATA PENGANTAR..........................................................................................iii DAFTAR ISI........................................................................................................v DAFTAR GAMBAR............................................................................................vi DAFTAR TABEL................................................................................................vii BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................8 A. Latar belakang ..........................................................................................8 B. Tujuan .......................................................................................................10 C. Ruang lingkup............................................................................................11 BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA.....................................................12 A. Profil Instansi..............................................................................................12 B. Profil Peserta..............................................................................................17 BAB III RINGKASAN RANCANGAN AKTUALISASI.......................................18 A. Deskripsi isu...............................................................................................18 B. Analisis core isu.........................................................................................24 C. Gagasan kreatif penyelesaian core isu.....................................................25 BAB IV CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI........................................26 A. Matrik Jadwal Kegiatan Aktualisasi............................................................26 B. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi.................................................................27 C. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi (BerAkhlak).................................37 D. Capaian Penyelesaian Core Isu................................................................38 E. Manfaat Terselesaikannya Core Isu..........................................................39 F. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi...................................................41 BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI...................................................42 A. Kesimpulan................................................................................................42 B. RekomendasI.............................................................................................44 DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... LAMPIRAN........................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar Struktur Organisasi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa ...................................................................................... ....................................................................................................... Gambar 3.1 Gambar Diagram Fishbone............................................................22
vi
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Penetapan core isu dengan analisis USG.........................................20 Tabel 4.1 Jadwal Kegiatan Aktualisasi………….................................................24 Tabel 4.2 Matrik Rancangan Aktualisasi............................................................25 Tabel 4.3 Tahapan Kegiatan Aktualisasi............................................................26 Tabel 4.4 Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS……… 35 Tabel 4.5 Kondisi Core Isu…………………………………………………………..35 Tabel 4.6 Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Hasil Aktualisasi.............................39
vii
BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil mengacu pada UU Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil serta berpedoman pada peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 25 tahun 2017 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III. Instansi/Pemerintah wajib memberikan Pelatihan dan Pendidikan Terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dengan mengedepankan penguatan nilai-nilai dan pembangunan karakter dalam mencetak PNS. Berdasarkan Undang – Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), fungsi Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa. Salah satu fungsi Aparatur Sipil Negara adalah sebagai pelayan publik, yakni melaksanakan tugas dan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Aparatur Sipil Negara (ASN) dituntut cekatan dan mumpuni untuk menyelenggarakan pelayanan publik yang baik bagi masyarakat, berkarakter dalam melaksanakan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, dan sanggup berperan sebagai perekat persatuan dan kesatuan bangsa. Tidak ada lagi Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berfikir dirinya adalah seorang penguasa yang harus dilayani. Untuk menjadi ASN yang seutuhnya seseorang harus terlebih dahulu menjalani beberapa tahapan. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) adalah salah satu tahapan untuk menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Untuk menjadi seorang PNS, CPNS harus
memiliki
pengetahuan
dan
keterampilan
tentang
bagaimana
melaksanakan pelayanan publik dengan baik. Oleh karena itu, seorang CPNS harus mengikuti diklat pendidikan dan pembekalan.
8
9
Saat ini kita menghadapi era digital yang biasa dikenal dengan Revolusi industri 4.0. Perubahan era ini menuntut manusia untuk melakukan perubahan-perubahan yang inovatif. Perubahan ini hendaknya juga dilakukan oleh ASN sehingga terjadi perubahan pelayanan publik ke arah yang lebih baik. Perubahan tersebut diharapkan kedepannya seorang Aparatur sipil Negara harus memiliki integritas, profesional, netral, bebas dari intervensi politik dan bersih dari korupsi serta mampu menjalankan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945 Arsip adalah rekaman catatan kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti
sah
untuk
suatu
tindakan
dan
keputusan.
Dengan
adanya
perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Kearsipan ialah suatu kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat sesuai system tertentu sehingga saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat Pengelolaan arsip saat ini tak lepas dari kecakapan pengelolaan yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan. Manfaat yang besar akan menghadirkan kemudahan bagi kehidupan organisasi, perusahaan sampai pemerintah. Sesuai dengan pendapat International Organization for Standardization (ISO) 15489 bahwa arsip sebagai informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau individu untuk kepentingan hukum maupun bisnis. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik dan terpercaya harus menjadi fokus
utama.
Bukan
tanpa
alasan,
segala
kebijakan,
laporan,
pertanggungjawaban kinerja, sampai pelayanan publik tersimpan dan akan disimpan dalam pengarsipan. Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi dan
10
ketika arsip dibutuhkan mudah ditemukan kembali. Namun, banyak sekali perusahaan, Lembaga dan instansi pemerintahaan yang mengalami kesulitan dalam mengelola arsip, khususnya arsip yang bersifat fisik. Alasannya selain banyak dan menumpuk juga karena persoalan lain, seperti kertas yang sudah usang. Robek, lusuh dan tak jelas menjadi persoalan yang sebenarnya sudah tak harus lagi dirasakan. Saat ini, muncul digitalisasi Arsip yang jauh lebih praktis. Tak perlu lagi merasakan gundah akibat arsip yang terlihat lusuh, kusam dan robek. Tak terbatas waktu dan tempat, pengelolaan arsip secara digital meminimalkan resiko buruk kepada perusahaan, instansi, dan arsip tiap invdividu. Arsip
yang
sudah
berbentuk
digital
lebih
efisien,
tak
perlu
mengeluarkan biaya pemeliharaan yang tak berjangka. Apalagi di era informasi ini, sangat mustahil sebuah data penting tidak disimpan dengan baik, bukan hanya faktor bencana yang tak pasti tapi juga dikarenakan human error. Dengan banyaknya problematika dari sistem pengarsipan konvensional atau berbentuk fisik maka, harus siap pula dengan resiko yang menanti Pelaksanaan Pengarsipan Dokumen-Dokumen Berkas Fisik saat ini ditemukan kendala yang butuh perhatian khusus. Sesuai pengamatan dan observasi penulis di Kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa , kurang optimalnya pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan yang menumpuk dan beresiko tercecer. Oleh karena itu, pada kegiatan aktualisasi ini penulis mengangkat judul “Optimalisasi Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Administrasi Keuangan Melalui Aplikasi TeraBox Pada Sub Bagian Keuangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara” B. Tujuan Aktualisasi Penyusunan rancangan aktualisasi ini bertujuan sebagai pedoman dalam
mengaktualisasikan
nilai-nilai
dasar
ASN
yang
terdiri
atas
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif, serta Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI. Hal ini bertujuan agar saat melaksanakan tugas sebagai ASN di instansi tempat bekerja dapat sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014
11
tentang Aparatur Sipil Negara.
C. Ruang Lingkup Kegiatan Rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi PNS dilaksanakan di Subbag Keuangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara. Kegiatan Aktualisasi ini berfokus pada pengarsipan kelengkapan berkas laporan pertanggungjawaban keuangan berupa Laporan GU (Ganti Uang Persediaan). Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan selama 6 minggu, dari bulan April hingga bulan Mei.
BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA A. Profil Instansi 1. Profil Organsisasi Perangkat Daerah Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa dibentuk dengan Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara Nomor 13 Tahun 2016 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, yang telah ditindaklanjuti dengan Peraturan Gubernur Sulawesi Tenggara Nomor 62 Tahun 2016 tentang kedudukan Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara, bahwa Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara adalah unsur pendukung Pemerintah Daerah Provinsi yang bertanggung jawab kepada Gubernur. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara mempunyai tugas membantu Gubernur dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan di bidang pemberdayaan masyarakat dan desa. Sesuai amanat Peraturan Gubernur Provinsi Sulawesi Tenggara Nomor 65 Tahun
2016
nomenklatur
Badan
Pemberdayaan
Masyarakat
dan
Pemerintahan Desa berubah menjadi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa dipimpin oleh seorang Kepala OPD yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Hirarki pelaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara secara struktur organisasi terdiri dari : 1. Kepala Dinas 2. Sekretaris Dinas Pelaksanaan tugas Sekretaris dibantu oleh : a. Kepala Sub. Bagian Perencanaan dan Pelaporan; b. Kepala Sub. Bagian Keuangan; c. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan 12
13
Kepala Bidang Pemerintahan Desa/Kelurahan membawahi : a. Kepala Seksi Aministrasi dan Evaluasi Desa; b. Kepala Seksi Peningkatan Kapasitas Aparatur Desa; c. Kepala Seksi Keuangan dan Aset. 4. Bidang Pembangunan Desa dan Kawasan Perdesaan Kepala Bidang Pembangunan Desa dan Kawasan Perdesaan membawahi : a. Kepala Seksi Sarana dan Sarana Kawasan Perdesaan b. Kepala Seksi Pendataan dan Pengembangan Informasi Pembangunan Desa dan Kelurahan; c. Kepala
Seksi
Pengembangan
Ekonomi
Kawasan
Perdesaan. 5. Bidang
Pemberdayaan
Kelembagaan
dan
Sosial
Budaya
Masyarakat Kepala Bidang Pemberdayaan Kelembagaan dan Sosial Budaya Masyarakat membawahi : a. Kepala Seksi Pengembangan Kapasitas Masyarakat b. Kepala Seksi Pemberdayaan Kelembagaan Masyarakat c. Kepala Seksi Ketahanan dan Sosial Budaya Masyarakat 6. Bidang Usaha Ekonomi Desa, Sumber Daya Alam dan Teknologi Tepat Guna Kepala Bidang Usaha Ekonomi Desa, Sumberdaya Alam dan Teknologi Tepat Guna membawahi a. Kepala Seksi Pengembangan Usaha Ekonomi Masyarakat b. Kepala Seksi Pengembangan Lembaga Ekonomi Desa c. Kepala Seksi Pendayagunaan Sumberdaya Alam dan Teknologi Tepat Guna.
14
2.
Struktur Organisasi Berikut adalah bagan struktur organisasi Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan desa yang menggambarkan hierarki tugas dan tanggung jawab pegawai dalam unit kerja Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa KEPALA DINAS
SEKRETARIS
KASUBAG UMUM & KEPEG
KASUBAG KEUANGAN
KASUBAG PERENCANAAN & PELAPORAN
KADID PEMB. DESA & KWS PERDESAAN
KADID PEMBERD. KELEMB. & SOSBUD MASYA
KASI ADM & EVALUASI DESA
KASI SAPRAS DESA & KWS PERDESAAN
KASI PEMBERD. KELEMB. MASY.
KASI PENGEMB. USAHA EKONOMI MASY.
KASI PENINGK. KAPASITAS APARATUR DESA
KASI PENGEMBANGAN EKONOMI KAWASAN PERDESAAN
KASI PENGEMBANGAN KAPASITAS MASY.
KASI PENDAYAGUNAAN SDA & TTG
KASI KEUANGAN & ASET DESA
KASI PENDATAAN & PENGEMBANGAN INFO. BANGDES & KWS DESA
KASI KETAHANAN & SOSBUD MASY.
KASI PENGEMBANGAN LEMBAGA EKONOMI DESA
KADID PEMDES DAN KELURAHAN
KADID UED, SDA DAN TTG
15
3.
Visi, Misi dan Nilai Organisasi Berdasarkan
dokumen
perencanaan
pembangunan
yang
berpedoman pada RPJPD dan memerhatikan permasalahan pembangunan di Sulawesi Tenggara, serta Visi, Misi, dan program unggulan yang telah disampaikan oleh Gubernur dan Wakil Gubernur, maka dirumuskan visi pembangunan jangka menengah Provinsi Sulawesi Tenggara adalah “Mewujudkan Sulawesi Tenggara yang Aman, Sejahtera dan Bermartabat” Untuk mewujudkan Visi tersebut diatas telah dirumuskan 4 (lima) Misi yaitu sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas hidup masyarakat agar dapat berdaulat dan aman dalam bidang ekonomi, pangan, pendidikan, kesehatan, lingkungan, politik, serta iman dan taqwa, 2. Memajukan daya saing wilayah melalui penguatan ekonomi lokal dan peningkatan investasi, 3. Mewujudkan birokrasi pemerintahan provinsi yang modern, tata
kelola
pemerintahan
yang
baik
(good
village
governance) serta peningkatan kapasitas pemerintahan kecamatan
dan
kelurahan
sebagai
pusat
pelayanan
pemerintahan, 4. Meningkatkan konektivitas dan kemitraan antar pemerintah, swasta, dan masyarakat dalam rangka peningkatan daya saing
daerah
melalui
pembangunan
dan
perbaikan
infrastruktur, dan aspek-aspek sosial ekonomi. Dalam melaksanakan ke-empat misi tersebut dilakukan 5 (lima) pendekatan/Strategi,
yang
dikenal
dengan
akronim
Garbarata
(Pembangunan Terpadu Wilayah Daratan dan Lautan/Kepulauan) yaitu: 1. Pembangunan pertumbuhan
yang yang
bertumpu bertujuan
pada untuk
Pusat-pusat mengakselerasi
pembangunan diwilayah jazirah dan kepulauan Sulawesi Tenggara, sumberdaya
dengan manusia
mensinergikan secara
seluruh
optimal
agar
potensi dapat
meningkatkan taraf hidup masyarakat. 2. Pembangunan yang menitikberatkan pada pengembangan
16
konektivitas
antar
wilayah
melalui
pengembangan
infrastruktur kewilayahan didarat dan lautan dalam rangka menumbuh-kembangkan dan memanfaatkan potensi sumber daya alam.
3. Pembangunan dengan menitikberatkan pada keberpihakan pemerintah
kepada
masyarakat miskin
dan
kelompok
marjinal lainnya, agar dapat memberikan pelayanan dasar dan administrasi pemerintahan. 4. Pembangunan yang ditujukan untuk penguatan sumberdaya manusia dan pengarusutamaan gender dalam mengambil peran yang nyata terhadap proses pembangunan di Provinsi Sulawesi Tenggara. 5. Pembangunan yang bertumpu pada kelestarian sumber daya alam
dan
peningkatan
nilai
tambah
dalam
rangka
peningkatan daya saing daerah. 4. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Gubernur Sulawesi Tenggara
Nomor 65
Tahun 2016 tentang kedudukan Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara, bahwa Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara adalah unsur pendukung Pemerintah Daerah Provinsi yang
bertanggung
jawab
kepada
Gubernur.
Dinas
Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara mempunyai tugas membantu Gubernur dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan di bidang pemberdayaan masyarakat dan desa. Pelaksanaan Pemberdayaan
dan
Masyarakat
penyelenggaraan dan
tugas
Desa
Provinsi
teknis
bidang
tersebut,
Sulawesi
Tenggara
mempunyai fungsi sebagai berikut : a. perumusan
kebijakan
pemberdayaan
masyarakat; b. penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum
bidang
pemerintahan desa;
pemberdayaan
masyarakat
Dinas
dan
17
c. pembinaan
dan
fasilitas
bidang
pemberdayaan
masyarakat dan pemerintahan desa lingkup provinsi dan kabupaten/kota; d. pelaksanaan kesekretariatan dinas; e. pelasanaan tugas di bidang pemerintahan desa/nagari, kelembagaan
masyarakat,
partisipasi
masyarakat,
kelembagaan adat, usaha ekonomi masyarakat, sumber daya alam dan teknologi tepat guna serta pengembangan kawasan perdesaan; f. pemantauan
evaluasi
dan
pelaporan
di
bidang
pemberdayaan masyarakat dan desa; dan g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya. B. Profil Peserta Nama
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
NIP
: 199804212021081002
Jabatan
: sesuai sk cpns
Instansi
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kelas/Kelompok : A.4/1 Pelaksanaan orientasi tugas dilaksanakan di Subbag Keuangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara.
BAB III RINGKASAN RANCANGAN AKTUALISASI A. Deskripsi Isu 1. Isu Ke-1: Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan Pertanggungjawaban keuangan adalah hal yang sangat penting dalam mengelola keuangan, pertanggungjawaban digunakan sebagai bukti untuk
mempertanggungjawabkan
penggunaan
anggaran
pada
tahun
anggaran tertentu. Saat ini, pengelolaan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan di subbag keuangan DPMD Prov. Sultra masih menggunakan cara manual dengan arsip data dan laporan berbentuk kertas. Kebijakan arsip pertanggungjawaban keuangan saat ini dibuat 4 rangkap, dengan tujuan 1 rangkap diserahkan ke BPKAD, 1 rangka untuk Inspektorat, 1 rangkap untuk arsip keuangan dan 1 rangkap asli untuk BPKP. Kebijakan jumlah rangkap laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan akan membutuhkan dan menggunakan banyak kertas, umumnya bahan baku pembuatan kertas adalah berasal dari kayu, apabila kebijakan tersebut terus diterapkan maka akan berdampak negatif bagi kelangsungan hutan kita. Penyimpanan data dan arsip secara manual berdampak pada fisik data dan arsip, data akan mudah rusak karena berbagai faktor seperti pengaruh rayap dan lingkungan yang lembab. Jumlah 4 rangkap setiap laporan pertanggungjawaban administrasi tentunya akan membutuhkan ruangan dan lemari untuk media penyimpanan, hal tersebut pastinya membutuhkan biaya yang besar untuk proses pengarsipan laporan pertanggngjawaban administrasi keuangan. Selain itu, penyimpanan secara manual akan mempersulit para pegawai ketika mencari data dan arsip pertanggungjawaban yang dibutuhkan. Keterkaitan isu dengan substansi mata pelatihan pada agenda III tentang Smart ASN yaitu tentang Teknologi Informasi, ASN dituntut untuk menguasai
dan
memanfaatkan
perkembangan
teknologi
dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi untuk peningkatan pengelolaan pertanggungjawaban keuangan secara efektif dan efisien 18
19
2. Isu Ke-2: Minimnya kemampuan pegawai di subbag keuangan dalam mengoperasikan SIPD SIPD
merupakan
aplikasi
pengelolaan
keuangan
yang
baru
diterapkan sepenuhnya tahun ini, penerapan tersebut membutuhkan kompetensi pegawai yang memahami IT untuk proses pengoperasiannya. Umumunya operator SIPD setiap dinas terdiri dari dua org, yaitu disubbag perencanaan dan keuangan. Dengan jumlah operator yang minim tersebut tentunya akan menyebabkan ketergantungan penyelesaian pekerjaan pada operator, karena untuk mencairkan dana dan mempertanggungjawabankan dana yg telah digunakan perlu melewati berbagai proses di aplikasi SIPD, terkadang ketika operator berhalangan dan sering tidak disiplin akan mengakibatkan proses pertanggungjawaban keuangan menjadi terhambat. Keterlambatan tersebut akan berdampak pada beberapa hal yaitu, proses pembayaran uang perjalanan dinas pegawai, pembayaran pada para pihak ketiga, proses pertanggungjawaban keuangan dan realisasi program kegiatan menjadi terhambat. Keterkaitan isu dengan substansi mata pelatihan pada agenda III tentang Smart ASN yaitu tentang Teknologi Informasi, Umumnya setiap pegawai harus menguasai teknologi dan mampu beradaptasi dengan perkembangan pelayanan pemerintahan berbasis teknologi. Isu diatas juga memiliki keterkaitan dengan Manajemen ASN mengenai kewajiban pegawai, yaitu melaksanakan tugas kedinasan dengan penuh pengabdian, kejujuran, kesadaran dan tanggungjawab. Sedangkan ASN yang diberikan tugas sebagai operator SIPD tidak melaksanakan tugas sesuai tanggungjawab dan tidak disiplin 3. Isu Ke-3: Proses verifikasi laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas belum efektif dan efisien Laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas merupakan laporan yang wajib dibuat oleh para pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas agar pencairan dana perjalanan dinas dapat direalisasikan secepatnya. Proses verifikasi adalah satu tahap dalam proses pengelolaan data pertanggungjawaban keuangan, pada tahap ini berkas perjalanan dinas yang telah dibuat oleh pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas akan
20
diperiksa sesuai dengan format pertanggungjawaban yang ditetapkan dalam peraturan gubernur yang berlaku. Kondisi yang sering terjadi adalah proses verifikasi selalu dilakukan berulang-ulang karena beberapa kesalahan dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas, format maupun kata kata yang digunakan belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal tersebut membuat para pegawai harus berulang-ulang memperbaiki laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas yang menyebabkan waktu produktif terbuang sia-sia. Selain itu, kondisi tersebut sering membuat hubungan kerja antara pegawai bagian verifikasi dan pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas menjadi buruk, biasanya para pegawai yang selalu salah terkait format dan kata-kata akan salah paham dan mengganggap bahwa pegawai
bagian
verifikasi
mempersulit
proses
peratanggungjawaban
perjalanan dinas. Dampak yang terjadi karena isu ini dapat dirasakan oleh 2 pihak, yaitu para
pegawai
menghabiskan
yang banyak
melakukan waktu
perjalanan untuk
dinas
terus
tentunya
merevisi
akan laporan
pertanggungjawaban yang salah sehingga menghambat penyelesaian pekerjaan pegawai tersebut dan mengambat proses pencairan dana perjalanan dinas . Bagi para pegawai dibagian verifikasi akan menghabiskan waktu untuk memeriksa laporan yang salah secara terus menerus. Keterkaitan isu dengan substansi mata pelatihan pada agenda III tentang Smart ASN yaitu tentang Entrepeneurship, ASN dituntut memiliki jiwa kreatifitas, inovatif dan bertanggungjawab. Dengan masalah isu yang dihadapi tentunya bagian verifikasi harus memiliki inovasi dan kreasi untuk mengefisienkan proses dan biaya verifikasi laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi. Isu diatas juga memiliki keterkaitan dengan Manajemen ASN tentang tugas ASN memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas. Sebagai ASN yang bertugas dibagian verifikasi tentunya harus memberikan pelayanan yang berkualitas terhadap pegawai lain yang dilayani dengan cara mengembangkan inovasi dan kreatifitas pelayanan verifikasi.
21
Berdasarkan hasil analisis, maka isu–isu strategis yang menjadi kendala saat ini antara lain: 1. Belum
optimalnya
penyimpanan
arsip
pertanggungjawaban
administrasi keuangan di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa Provinsi Sulawesi Tenggara 2. Minimnya kemampuan pegawai di subbag keuangan dalam mengoperasikan SIPD 3. Proses verifikasi laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas belum efektif dan efisien Fenomena isu yang terjadi dan belum terselesaikan akan memiliki dampak jangka panjang terhadap keberlanjutan pelaksanaan pembangunan, sehingga isu yang terjadi saat ini perlu diatasi secara bertahap. Untuk mengetahui dan menentukan masalah pokok yang akan diangkat menjadi isu prioritas, maka digunakan Teknik analisis USG (Urgency, Seriously, and Growth). Teknik analisis USG adalah salah satu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan dengan cara menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1-5 dan isu yang memiliki skor tertinggi merupakan isu prioritas. Urgency Memandang seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu. Seriousness Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu dimengerti bahwa dalam keadaan yang
22
Perbaiki spasi
sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan
masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri. Growth Seberapa
kemungkinan-kemungkinannya
isu
tersebut
menjadi
berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan. Adapun hasil analisis USG yang didapatkan penulis sebagai berikut : Tabel 3.1 Penetapan Core Isu dengan Analisis USG No 1
Isu
Kriteria U S G
Jumlah Nilai
Peringkat Kualitas
Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban
5
5
3
13
I
4
3
3
10
III
4
3
4
12
II
administrasi keuangan (GU) 2
Minimnya kemampuan pegawai di subbag keuangan dalam mengoperasikan SIPD
3
Proses verifikasi laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas belum efektif dan efisien
Adapun kriteria penetapan indikator USG, yaitu: Urgency: 1. Tidak mendesak untuk ditindaklanjuti 2. Kurang mendesak untuk ditindaklanjuti 3. Cukup mendesak untuk ditindaklanjuti 4. Mendesak untuk ditindaklanjuti 5. Sangat mendesak untuk ditindaklanjuti Seriousness: 1. Tidak serius akibat yang ditimbulkan 2. Kurang serius akibat yang ditimbulkan 3. Cukup serius akibat yang ditimbulkan
23
4. Serius akibat yang ditimbulkan 5. Sangat serius akibat yang ditimbulkan Growth: 1. Tidak cepat memburuk jika tidak ditangani 2. Kurang cepat memburuk jika tidak ditangani 3. Cukup cepat memburuk jika tidak ditangani 4. Cepat memburuk 5. Sangat cepat memburuk Sesuai dengan urutan peringkat, maka isu Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa Provinsi Sulawesi Tenggara menjadi isu prioritas yang harus diselesaikan karena dari kriteria Urgency isu ini sangat mendesak
untuk
ditindaklannjuti
untuk
menjaga
data
dan
arsip
pertanggungjawaban administrasi keuangan. Kriteria seriousness, akibat yang ditimbulkan dari isu ini sangat serius jika tidak diselesaikan, sebab data dan arsip pertanggungjawaban keuangan merupakan hal yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan. Apabila isu ini tidak ditindaklanjuti maka data dan arsip pertanggungjawaban keuangan akan membutuhkan ruangan dan lemari untuk media penyimpan yang tidak menjamin terjaganya arsip secara utuh dari pengaruh rayap dan lingkungan lembab yang dapat mengakibatkan arsip rusak dan hancur. Kriteria Growth, isu cukup cepat memburuk jika tidak diselesaikan. Perkembangan
teknologi
dan
informasi
menjadi
sarana
dalam
melaksanakan dan memudahkan tugas dan fungsi ASN, penyimpanan arsip secara manual akan cukup cepat memberikan dampak buruk dan menghambat proses penyelenggaraan pemerintahan berbasis digital. Berdasarkan Analisis USG di atas, maka isu yang terpilih dan menjadi isu
prioritas
adalah
”Belum
optimalnya
penyimpanan
arsip
pertanggungjawaban administrasi keuangan (GU) di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa Provinsi Sulawesi Tenggara”
24
B. Analisis Core Isu
Dari hasil analisis USG di atas, dapat dilihat bahwa isu yang menjadi prioritas utama dengan skor 13 adalah “Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa Provinsi Sulawesi Tenggara”. Teknik analisis fishbone digunakan untuk mengetahui akar permasalahan isu prioritas yang diangkat. Gambar 3.1
Diagram Fishbone
Berdasarkan Analisis Fishbone di atas, diketahui bahwa akar penyebab masalah dari isu “Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan (GU)” adalah pengarsipan pertanggungjawaban administrasi keuangan masih dilakukan secara manual menyebabkan arsip mudah rusak dan tidak bertahan lama.
25
C. Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu
Untuk mewujudkan gagasan kreatif tersebut, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama masa habituasi adalah sebagai berikut: 1. Melakukan
koordinasi
dengan
kassubag
keuangan
terkait
penunjukan dan pembagian kerja pegawai yang bertanggungjawab mengenai arsip keuangan. 2. Mengumpulkan
dokumen
dan
arsip
pertanggungjawaban
administrasi keuangan (GU). 3. Melakukan perekaman dokumen dan Mengatur berkas digital sesuai dengan jenisnya. 4. Melaksanakan evaluasi kegiatan aktualisasi
BAB IV CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI A. Matrik Jadwal Kegiatan Aktualisasi Pelaksanaan
kegiatan
habituasi
awalnya
dijadwalkan
akan
dilaksanakan dari tanggal 18 April s/d 3 Juni 2022 selama 27 hari kerja, namun karena beberapa faktor eksternal, yaitu cuti hari raya idul fitri yang panjang mengakibatkan terjadinya perubahan jadwal habituasi. Kegiatan habituasi yang awalnya direncanakan sampai tanggal 3 Juni, diperpanjang sampai tanggal 8 Juni dengan lama kegiatan habituasi selama 30 hari kerja. Perubahan jadwal habituasi tersebut menyebabkan adanya peralihan pelaksanaan kegiatan habituasi sehingga pelaksanaan kegiatan habituasi tidak sesuai dengan matriks rencana kegiatan aktualisasi. No
April
Kegiatan
I
1.
Kegiatan ke -1 (Melakukan Koordinasi dengan Kassubag Keuangan) (18 April s/d 22 April 2022)
2.
Kegiatan ke -2 (Mengumpulkan dokumen dan arsip laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan) (25 April s/d 28 April 2022) Kegiatan ke -3 (Melakukan perekaman dokumen dan mengatur berkas digital sesuai dengan jenis dan tahun anggaran) (9 Mei s/d 13 Mei 2022) Kegiatan ke -4 (Evaluasi kegiatan optimalisasi pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi (GU) keuangan berbasis online) (6 Juni s/d 8 Juni 2022)
3.
4.
II
Tabel 4.1 Jadwal Kegiatan Aktualisasi
26
Mei III
Juni IV
27
B. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi
Tabel 4.2 Matrik Pelaksanaan Aktualisasi Unit Kerja
:
Subbag Keuangan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Identifikasi Isu
:
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan (GU) 2. Minimnya kemampuan pegawai di subbag keuangan dalam mengoperasikan SIPD 3. Proses verifikasi laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas belum efektif dan efisien
Isu yang Diangkat
:
Belum optimalnya penyimpanan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan (GU)
Gagasan Pemecahan Isu
:
Optimalisasi Pengarsipan Dokumen Pertanggungjawaban Administrasi Keuangan (GU) berbasis digital
28 Spasi 1
NO
1.
KEGIATAN
Melakukan
Tabel 4.3 Tahapan kegiatan aktualisasi
TAHAPAN KEGIATAN
OUTPUT / HASIL
1. Meminta izin
- Terjadwalnya
Koordinasi dengan
terkait waktu
pelaksanaan
Kassubag Keuangan
luang atasan
koordinasi
2. berkoordinasi
- Tersampaikan
dengan ibu
nya arahan
kassubag
dan bimbingan
tentang
terkait
pengarsipan
pengarsipan
pertanggungjaw
laporan
aban
pertanggungja
KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
- Kolaboratif : berkoordinasi dan
KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI-NILAI BERAKHLAK DI ORGANISASI
Kegiatan ini
Memberikan
berkontribusi
contoh nyata
terhadap Misi
dan teladan
Provinsi Sultra
mengenai sikap
yaitu
dan perilaku
hormat, ramah dan sopan ketika
Mewujudkan
yang
menemui atasan dan menyampaikan
birokrasi
berdasarkan
pemerintahan
nilai-nilai
provinsi yang
BerAkhlak.
musyawarah dengan atasan serta staf lainnya untuk mencapai tujuan bersama.
- Berorientasi Pelayanan : bersikap
usulan dengan bahasa yang baik dan jelas. - Kolaboratif : berkoordinasi dan musyawarah dengan atasan serta staf lainnya untuk mencapai tujuan bersama.
modern, tata kelola pemerintahan
29
administrasi
waban
keuangan
administrasi keuangan
- Adaptif : mencatat hal-hal penting dari arahan atasan dengan teliti dan bertanggung jawab atas usulan berbasis teknologi informasi.
yang baik (good village governance)
- Harmonis : Menghargai pendapat, saran dan arahan ibu kassubag tentang pengarsipan pertanggungjawaban keuangan 2.
Mengumpulkan
1.Berkoordinasi
- Mendapatkan
- Berorientasi Pelayanan : bersikap hormat, ramah dan sopan ketika
Kegiatan ini
Memberikan
berkontribusi
contoh nyata
terhadap Misi
dan teladan
Provinsi Sultra
mengenai sikap
yaitu
dan perilaku
Mewujudkan
yang
dokumen dan arsip
dengan para
informasi
laporan
pegawai di
mengenai
pertanggungjawaba
subbag
tempat
n administrasi
keuangan
penyimpanan
keuangan
mengenai arsip
arsip dan
keuangan
tahun
birokrasi
berdasarkan
anggaran
pemerintahan
nilai-nilai
arsip
provinsi yang
BerAkhlak.
menemui rekan pegawai lainnya untuk berkordinasi dengan bahasa yang baik dan jelas. - Kolaboratif : berkoordinasi dan musyawarah dengan rekan pegawai lainnya terkait arsip keuangan.
30
keuangan 2. Mencari dan
- Terkumpulnya
mengumpulkan
arsip
arsip keuangan
keuangan
modern, tata - Loyal : mencari dokumen yang diperlukan dengan rasa tanggung
pemerintahan
jawab
yang baik (good
- Akuntabel: bekerja secara jujur dalam mencari dokumen yang diperlukan - Kompeten : Memberikan kinerja terbaik dalam mencari dan mengumpulkan arsip pertanggungjawaban keuangan - Kolaboratif : Bekerjasama dengan pegawai lain untuk mengumpulkan arsip pertanggungjawaban keuangan
3.Mengelompokka n arsip
- Tersusunnya arsip
kelola
- Harmonis : bersama-sama dengan staf Subbag Keuangan untuk mengelompokkan berkas agar dapat
village governance)
31
keuangan
keuangan
sesuai dengan
dengan rapi
jenis dan tahun
sesuai dengan
anggaran
jenis dan tahun anggaran
mempermudah dalam pengarsipan. - Kompeten : Melakukan pengelompokkan pertanggungjawaban administrasi keuangan dengan cermat agar tersusun sesuai dengan jenis dan tahun anggaran Adaptif Loyal, berorientasi pelayanan,
3.
Melakukan
1. Membuat target
perekaman
penyelesaian
dokumen dan
pekerjaan
mengatur berkas digital sesuai dengan jenis dan
- Terjadwalkan nya kegiatan kerja dan target kerja
- Kompeten : Membuat target kerja sebagai motivasi untuk menghasilkan kinerja terbaik - Loyal : Berdedikasi dan berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target pekerjaan Akuntabel, berorirentasi pelayanan, adaptif,
Dalam
Memberikan
melakukan
contoh nyata
perekeman
dan teladan
dokumen dan
mengenai sikap
merapikan berkas dan perilaku digital pada
yang
komputer ini
berdasarkan
32
tahun anggaran
2.Mempersiapkan
- Tersedianya
komputer dan
Komputer dan
print untuk
print scan
rekaman
yang siap
dokumen
untuk digunakan
- Akuntabel : Menggunakan peralatan kantor dengan sebaik-baiknya - Kompeten : Terus belajar dan mengembangakan kapabilitas dibidang teknologi - Loyal : Berkomitmen untuk selalu mempersiapkan peralatan kerja agar pekerjaan dapat terlaksana dengan lancar sesuai target pekerjaan - Adaptif : Beradaptasi dengan perkembangan teknologi dengan terus mempelajari dan mengoperasikan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan
3. Melakukan
- File digital
perekaman
arsip
dokumen (scan)
keuangan (pdf)
- Akuntabel : bertanggung jawab atas data yang sudah diusulkan oleh PNS terkait serta memproses data secara cermat dan teliti. - Akuntabel : bersikap amanah dan tanggung jawab dalam melakukan scan terhadap dokumen - Kompeten : Memberikan kinerja
mencerminkan
nilai-nilai
terwujudnya tata
BerAkhlak.
Kelola pertanggungjawa ban berbasis teknologi informasi
33
terbaik dalam menyelesaikan kegiatan perekaman sampai tuntas0 - Adaptif : Beradaptasi dengan perkembangan teknologi dengan terus mempelajari, mengoperasikan dan memanfaatkan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan -Loyal : Berkomitmen untuk selalu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target penyelesaian pekerjaan Berorientasi pel, 4. Menyusun dan
- Tersusunnya
merapikan
Dokumen
dokumen
sesuai dengan
sesuai denga
folder jenis
- Kompeten : mengelompokkan dokumen sesuai keperluan agar lebih efektif dan efisien. - Berorientasi Pelayanan : Menyusun dokumen hingga menjadi dokumen
34
jenis dan tahun
dan tahun
anggara
anggaran
digital - Adaptif : Beradaptasi dengan perkembangan teknologi dengan terus mempelajari, mengoperasikan dan memanfaatkan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan -Loyal : Berkomitmen untuk selalu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target penyelesaian pekerjaan
5. Mengupload file
- Tersedianya
dokumen ke
database file
aplikasi
keuangan
penyimpanan
yang dapat
TeraBox
diakses setiap saat
- Kompeten : menguplud dokumen hasil pindai ke penyimpanan online - Akuntabel : Melaksanakan tugas tersebut dengan penuh tanggung jawab - Adaptif : Terus berinovasi dalam
35
menghadapi perkembangan teknologi dengan upaya digitalisasi arsip keuangan - Loyal : Berkontribusi terhadap negara melalui instansi dengan mempersiapkan arsip digital keuangan berorientasi 4.
Evaluasi dan
1. Mendata
-Terdatanya
pelaporan kegiatan
kendala dan
kendala dan
optimalisasi
halangan
halangan
pengarsipan laporan
pelaksanaan
kegiatan
pertanggungjawaba
kegiataan
aktualisasi
n administrasi (GU)
aktualisasi
keuangan berbasis
2. Melaporkan kepada atasan
-Tersampaikan nya laporan
-Adaptif : mencatat hal-hal penting terkait kendala dan halangan kegiatan aktualisasi. - Loyal : Berdedikasi dalam mengamati kendala dan halangan kegiatan aktualisasi Kompeten, - Harmonis : bersikap sopan dan ramah dalam melaporkan hasil
Dalam
Memberikan
melakukan
contoh nyata
perekeman
dan teladan
dokumen dan
mengenai sikap
merapikan berkas dan perilaku digital pada
yang
komputer ini
berdasarkan
mencerminkan
nilai-nilai
36
online
tentang kendala dan halangan dalam kegiatan aktualisasi
kepada atasan terkait kendala dan halangan - Tersampaikan nya arahan, saran dan kritik untuk mengoptimalk an kegiatan pengarsipan
kegiatan kepada atasan. - Adaptif: membuat dan memperbaiki folder file dengan teliti dan cermat agar efektif dan efisien. - Akuntabel : melaporkan hasil kegiatan dengan jujur, transparan dan bertanggung jawab. - Kompeten: Menguasai tahapan kegiatan aktualisasi sehingga mampu melaporkan kendala dan halangan kegiatan aktulisasi secara objektif
terwujudnya tata Kelola pertanggungjawa ban berbasis teknologi informasi
BerAkhlak.
37
C. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi NND PNS (BerAKHLAK)
Tabel 4.4 Matrik Rekapitulasi Habituasi Nilai-Nilai ASN Kegiatan No
Mata Pelatihan
Ke-1
Ke-2
Ke-3
Jumlah Aktualisasi Per MP
Ke-4
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
1.
Berorientasi Pelayanan
1
1
1
1
1
1
1
1
4
4
2.
Akuntabel
0
0
0
0
3
3
1
1
4
4
3.
Kompeten
0
0
0
0
3
3
0
0
5
5
4.
Harmonis
1
1
1
1
0
0
1
1
2
2
5.
Loyal
0
0
0
0
5
5
1
1
6
6
6.
Adaptif
1
1
1
1
4
4
3
3
8
8
7.
Kolaboratif
2
2
2
2
0
0
1
1
4
4
5
5
5
5
16
16
6
6
32
Jumlah MP yang Diaktualisasikan Per Kegiatan
32
38
39
D. Capaian Penyelesaian Core Isu Tabel 4.5 Kondisi Core Isu Kondisi Core Isu Sebelum Aktualisasi
Sesudah Aktualisasi
Pengelolaan arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan di subbag keuangan DPMD Prov. Sultra masih menggunakan cara manual dengan arsip data dan laporan berbentuk kertas. Penyimpanan data dan arsip secara manual berdampak pada fisik data dan arsip, data akan mudah rusak karena berbagai faktor seperti pengaruh rayap dan lingkungan yang lembab. Jumlah 4 rangkap setiap laporan pertanggungjawaban administrasi tentunya akan membutuhkan ruangan dan lemari untuk media penyimpanan, hal tersebut pastinya membutuhkan biaya yang besar untuk proses pengarsipan laporan pertanggngjawaban administrasi keuangan. Selain itu, penyimpanan secara manual akan mempersulit para pegawai ketika mencari data dan arsip pertanggungjawaban yang dibutuhkan.
Kegiatan rancangan aktualisasi menghasilkan output data digital arsip pertanggungjawaban administrasi keuangan (GU) yang telah diupoad dan tersimpan di aplikasi penyimpanan Terabox. Setelah kegiatan pengarsipan digital dilaksanakan maka ada beberapa dampak positif yang terealisasi dan menyelesaikan permasalahan pengarsipan manual. Beberapa dampak positif yang dirasakan setelah kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut; meminimalisir penggunaan kertas, menghindari kerusakan data, tidak membutuhkan lemari dan ruangan untuk penyimpanan arsip dan memudahkan pencarian data dan arsip pertanggungjawaban keuangan ketika dibutuhkan.
40
E. Manfaat Terselesaikannya Core Isu 1. Individu Peserta Beberapa manfaat yang dirasakan oleh peserta latsar dengan terselesaikannya core isu, yaitu peserta latsar telah menyelesaikan tugas latsar sebagai salah satu syarat kelulusan kegiatan latsar dan sebagai sarana pengabdian peserta latsar terhadap instansi yang telah menerima dan memberikan banyak pengalaman teknis pemerintahan. 2. Instansi Manfaatnya
yang
dirasakan
instansi
Dinas
Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa khususnya di Subbag Keuangan adalah sebagai berikut: a) Peralihan pengelolaan arsip keuangan, dari pengarsipan manual menuju pengarsipan digital b) Arsip digital sebagai output kegiatan habituasi memiliki beberapa kelebihan, yaitu: aman, tidak mudah rusak dan mudah untuk diakses c) Meminamalisir penggunaan kertas, lemari dan ruangan untuk penyimpanan arsip 3. Stakeholder Ada beberapa pemangku kepentigan yang merasakan dampak positif dengan terselesaikannya core isu pada kegiatan habituasi, diantaranya: a) Kassubag Keuangan Pengelolaan arsip secara digital akan meminimalisir penggunaan anggaran, lemari dan ruangan untuk penyimpanan arsip keuangan. b) Pegawai Subbag Keuangan Pengarsipan digital merupakan metode pengarsipan yang sangat efisien dan mudah untuk dilakukan oleh para pegawai subbag keuangan. Ketika ada arsip yang dibutuhkan dan dicari, maka dengan data digital para pegawai Subbag Keuangan akan dengan mudah mencari data yang dibutuhkan
41
c) Operator SIPD Pengelolaan
keuangan
saat
ini
menggunakan
aplikasi
SIPD,
pengoperasian aplikasi tersebut membutuhkan data digital GU yang akan diupload sebagai syarat dalam penerbitan kelengkapan berkas GU. Terselesaikannya core isu pada kegiatan habituasi dengan output data digital ini membantu dan memudahkan operator SIPD. Dengan kegiatan habituasi ini secara otomatis menyediakan data digital GU bagi operator SIPD untuk diupload pada aplikasi SIPD.
F. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi Tabel 4.6 Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi No
Kegiatan
1.
Serah terima akun Terabox kepada pegawai subbag keuangan
2.
Peralihan pengarsipan digital untuk seluruh data dan arsip keuangan, seperti arsip UP, TU, dan LS
Durasi dan Waktu Penanggungjawab 3 Hari akun Terabox
Para Pihak Terlibat Pegawai Subbag Keuangan
Tidak membutuhkan anggaran
Diserahkan pada pegawai yang paham dengan IT
Data digital keuangan
Pegawai Subbag Keuangan
Tidak membutuhkan anggaran
Penunjukan pegawai untuk bertanggungjawa b mengelola arsip keuangan berbasis digital
Output
6 Bulan
42
Sumber Biaya
Keterangan
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. Kesimpulan 1. Habituasi Nilai Ber-Akhlak a) Kegiatan ke-1: Kegiatan ke-1 adalah melakukan koordinasi dengan Kassubag Keuangan, pada kegiatan ini ada beberapa nilai BerAkhlak yang diaktulisasikan pada setiap sub kegiatan aktualisasi. Pada sub kegiatan pertama, yaitu meminta izin terkait waktu luang ibu kassubag, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai kolaboratif. Selanjutnya pada sub kegiatan kedua, yaitu berkoordinasi dengan ibu kassubag tentang pengarsipan pertanggungjawaban administrasi keuangan, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai berorientasi pelayanan, Kolaboratif, Adaptif dan Harmonis. b) Kegiatan ke-2: Kegiatan ke -2 adalah mengumpulkan dokumen dan arsip laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan, pada kegiatan ini ada beberapa nilai BerAkhlak yang diaktulisasikan pada setiap sub kegiatan aktualisasi. Pada sub kegiatan pertama, yaitu Berkoordinasi dengan para pegawai di subbag keuangan mengenai arsip keuangan, nilai BerAkhlak yang
diaktualisasikan
adalah
nilai
Berorientasi
pelayanan,
dan
Kolaboratif. Selanjutnya pada sub kegiatan kedua, yaitu mencari dan mengumpulkan arsip keuangan, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Loyal, Akuntabel, Kompeten dan Kolaboratif. Sub kegiatan terakhir, yaitu Mengelompokkan arsip keuangan sesuai dengan jenis dan tahun anggaran, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Harmonis dan Kompeten.
43
44
c) Kegiatan ke-3: Kegiatan ke -3 adalah melakukan perekaman dokumen dan mengatur berkas digital sesuai dengan jenis dan tahun anggaran, pada kegiatan ini ada beberapa nilai BerAkhlak yang diaktulisasikan pada setiap sub kegiatan aktualisasi. Pada sub kegiatan pertama, yaitu membuat
target
penyelesaian
pekerjaan,
nilai
BerAkhlak
yang
diaktualisasikan adalah nilai Kompeten, dan Loyal. Selanjutnya sub kegiatan kedua, yaitu Mempersiapkan komputer dan print untuk rekaman dokumen,
nilai
BerAkhlak
yang
diaktualisasikan
adalah
nilai
Kompeten,Akuntabel, Loyal dan Adaptif. Kemudain sub kegiatan ketiga, yaitu Melakukan perekaman dokumen (scan), nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Akuntabel, Kompeten, Adaptif dan Loyal. Setelah itu sub kegiatan keempat, yaitu menyusun dan merapikan dokumen sesuai denga jenis dan tahun anggaran, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Kompeten, Berorientasi pelyanan, Adaptif dan Loyal. Sub kegiatan terakhir yaitu, Mengupload file dokumen ke aplikasi penyimpanan Terabox, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Kompeten, Akuntabel, Adaptif dan Loyal. d) Kegiatan ke-4: Kegaitan ke -4 adalah evaluasi kegiatan optimalisasi pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi (GU) keuangan berbasis online,
pada
kegiatan
ini
ada
beberapa
nilai
BerAkhlak
yang
diaktulisasikan pada setiap sub kegiatan aktualisasi. Pada sub kegiatan pertama, yaitu mendata kendala dan halangan pelaksanaan kegiatan aktualisasi, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan adalah nilai Adaptif dan Loyal. Sub kegiatan terakhir yaitu, melaporkan kepada atasan tentang kendala dan halangan dalam kegiatan aktualisasi, nilai BerAkhlak yang diaktualisasikan Kompeten.
adalah
nilai
Harmonis,
Adaptif,
Akuntabel
dan
45
2. Gagasan Kreatif Penyelesaian Isu Berdasarkan permasalahan isu yang diangkat dalam kegiatan aktualisasi maka langkah gagasan kreatif penyelesaian permasalahan isu yang digunakan adalah optimalisasi pengarsipan pertanggungjawaban administrasi keuangan berbasis digital. 3. Capaian Hasil Penyelesaian Isu Setelah melaksanakan kegiatan habituasi dan aktualisasi selama 30 hari kerja, output dan capaian hasil adalah sebagai berikut: a. Peralihan pengarsipan, dari pengarsipan manual menuju pengarsipan digital. b. Tersedianya data digital yang tidak mudah rusak, tidak mudah hilang, mudah dicari dan tidak membutuhkan tempat dan ruangan penyimpanan yang besar. c. Tersedianya data digital GU bagi operator SIPD untuk diupload ke Aplikasi SIPD. B. Rekomendasi 1. Unit Penyelenggara Pelatihan Pelaksanaan kegiatan latsar CPNS telah berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, dengan metode Sinkronus dan Asinkronus memberikan arahan dan kesempatan belajar bagi para peserta. Berdasarkan pertimbangan efisiensi biaya, pelaksanaan latsar CPNS secara online
sangat
menghemat
penggunaan
anggaran,
baik
dari
pihak
penyelenggara maupun dari pihak peserta, namun pelaksanaan latsar secara online tentunya tidak terlepas dari berbagai sisi negatif, salah satu hal negatif yang dirasakan oleh peserta adalah tujuan dan ouput pelatihan tidak didapatkan secara maksimal. Waktu pelaksanaan zoom yang panjang tidak menjamin para peserta akan memahami secara mendalam mengenai materi pelatihan
yang
diberikan.
Bahkan
padatnya
pelaksanaan
zoom
46
menyebabkan kebosanan dan hilangnya motivasi belajar bagi peserta. Rekomendasi bagi penyelenggara, sebaiknya kegiatan pelatihan CPNS dilaksanakan secara offline, dengan menyesuaikan situasi pandemi saat ini. Opsi yang direkomendasikan adalah melaksanakan kegiatan Latsar CPNS di Provinsi masing-masing dengan berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak BPSDM provinsi. 2. Untuk Instansi Peserta Kegiatan magang dan kegiatan Latsar CPNS adalah kegiatan yang selalu dilaksanakan setiap tahun secara rutin, setiap peserta pada kegiatan habituasi akan mencari permasalahan yang tengah dihadapi pegawai instansi, kemudian para peserta mencari gagasan dan ide kreatif penyelesaian permasalahan tersebut. Selain itu, ada beberapa peserta latsar yang memberikan inovasi dan kreasi dengan menguprade cara kerja lama berubah menjadi cara kerja cerdas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi.
Kegiatan
Latsar
CPNS
secara
nyata
berkontribusi
pada
penyelenggaraan pemerintahan, setiap peserta tentunya akan menghasilkan gagasan, ide, inovasi dan kreasi yang dapat menjawab tantangan dan permasalahan pemerintahan saat ini, namun realita yang terjadi saat ini, gagasan, kreasi, ide dan inovasi para peserta hanya digunakan sebatas untuk pemenuhan syarat kelulusan kegiatan Latsar CPNS dan dilaksanakan saat itu juga. Mayoritas peserta dan instansi tidak melanjutkan gagasan, kreasi, ide dan inovasi yang ditemukan pada saat pelaksanaan kegiatan habituasi dan aktualisasi. Rekomendasi untuk Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, gagasan data digital keuangan wajib dilanjutkan bahkan diterapkan pada setiap proses pengarsipan data dan dokumen di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa.
LAMPIRAN LAPORAN KEGIATAN AKTUALISASI MINGGU 1 A. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi
Judul Kegiatan :
Optimalisasi Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Administrasi di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Provinsi Sulawesi Tengara
Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Minggu ke -1 Tanggal 18 April s.d 22 April 2022
Daftar Lampiran/Bukti kegiatan
1. Meminta izin terkait waktu luang dan kesempatan Ibu kassubag keuangan melalui pesan WhatsApp
2. Berkoordinasi dengan ibu Kassubag keuangan terkait pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan
Uraian Kegiatan yang dilaksanakan : 1. Kegiatan pertama yang dilaksanakan adalah melakukan koordinasi dengan Kassubag keuangan dengan 2 sub kegiatan. Sub kegiatan pertama saya terlebih dahulu meminta izin terkait waktu luang dari ibu kassubag melalui pesan WhatsApp, output kegiatan adalah mendapatkan jadwal dan waktu luang ibu kassubag untuk melakukan koordinasi dengan beliau.
Pelaksanaan
sub
kegiatan
pertama
dilandasi
nilai
kolaboratif,
berkoordinasi dan musyawarah dengan atasan serta staf lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Selanjutnya saya melaksanakan sub kegiatan kedua, yaitu berkoordinasi dengan ibu kassubag keuangan tentang pengarsipan pertanggungjawaban keuangan administrasi, dengan output kegiatan saya mendapatkan arahan dan bimbingan terkait pertanggungjawaban
administrasi
pengarsipan laporan keuangan. Pelaksanaan
sub kegiatan kedua dilandasi beberapa nilai dasar, yaitu nilai berorientasi Pelayanan bersikap hormat, ramah dan sopan ketika menemui atasan dan menyampaikan usulan dengan bahasa yang baik dan jelas. Nilai kolaboratif, berkoordinasi dan musyawarah dengan atasan serta staf lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Nilai adaptif, mencatat hal-hal penting dari arahan atasan dengan teliti dan bertanggung jawab atas usulan berbasis teknologi informasi. Nilai harmonis, Menghargai pendapat, saran dan arahan ibu kassubag tentang pengarsipan pertanggungjawaban keuangan.
3. Teknik aktualisasi pada kegiatan ini adalah berkoordinasi dengan baik, dengan bukti kegiatan sebagai berikut:
4. Proses kegiatan 1 dilaksanakan dengan lancar dan sesuai dengan matriks rancangan aktualisasi dengan kualitas produk kegiatan berupa arahan, bimbingan dan informasi terkait pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan. 5. Kegiatan ini berkontribusi terhadap vis-misi Provinsi Sultra yaitu Mewujudkan birokrasi pemerintahan provinsi yang modern dan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). 6. Analisis dampak terhadap satuan kerja apabila aktualisasi ini tidak berdasarlkan Nilai DS. Proses kegiatan tidak akan terlaksana secara lancar dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan. Diuraikan per nilai
B. Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Pelatih
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No 1.
Tanggal/Waktu Hari terakhir perminggu
Catatan Bimbingan Lanjutkan dan perbaiki
Hasil Capaian Output sesuai
Paraf Mentor
C. Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Mentor
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No
Tanggal/Waktu
Catatan Bimbingan
Hasil Capaian Output
Media Komunikasi
LAPORAN KEGIATAN AKTUALISASI MINGGU 2 A. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi Judul Kegiatan :
Optimalisasi Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Administrasi di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Provinsi Sulawesi Tengara
Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Minggu ke -2 Tanggal 25 April s.d 28 April 2022
Daftar Lampiran/Bukti kegiatan
1. berkoordinasi dengan pegawai di subbag keuangan mengenai arsip keuangan
2. mencari dan mengumpulkan arsip keuangan
3. mengelompokkan arsip keuangan sesuai dengan jenis dan tahun anggaran
Uraian Kegiatan yang dilaksanakan : 1. Kegiatan kedua yang dilaksanakan adalah mengumpulkan dokumen dan arsip laporan pertanggungjawaban administrasi keuangan dengan 3 sub kegiatan. Sub kegiatan pertama, saya terlebih dahulu berkoordinasi dengan pegawai di subbag keuangan mengenai arsip keuangan, output kegiatan yang dihasilkan adalah mendapatkan informasi terkait tempat penyimpanan arsip keuangan. Pelaksanaan sub kegiatan pertama dilandasi beberapa nilia nilai dasar ASN, yaitu nilai berorientasi pelayanan, bersikap hormat, ramah dan sopan ketika menemui atasan dan menyampaikan usulan dengan bahasa yang baik dan jelas. Nilai kolaboratif, berkoordinasi dan bermusyawarah dengan rekan pegawai lainnya terkait arsip keuangan. Selanjutnya saya melaksanakan sub kegiatan kedua, yaitu mencari dan mengumpulkan arsip keuangan, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah terkumpulnya arsip keuangan. Pelaksanaan sub kegiatan kedua dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu nilai Loyal, mencari dokumen yang diperkulan dengan rasa tanggung jawab. Nilai Akuntabel, bekerja secara jujur dalam mencari dokumen yang diperlukan. Nilai Kompeten, memberikan kinerja terbaik dalam mencari dan mengumpulkan dokumen dan Nilai Kolaboratif,
bekerjasama
dengan
pegawai
lain
untuk
mengumpulkan
arsip
pertanggungjawaban keuangan. Kegiatan
yang
terakhir,
saya
melaksanakan
sub
kegiatan
ketiga,
mengelompokkan arsip keuangan sesuai dengan jenis dan tahun anggaran, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah tersusunnya arsip keuangan dengan rapi sesuai dengan jenis dan tahun anggaran. Pelaksanaan sub kegiatan ketiga dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu nilai Harmonis, bersama- sama staf subbag keuangan dalam mengelompokkan berkas keuangan untuk mempermudah kegiatan pengarsipan. Nilai Kompeten, melakukan pengelompokan pertanggungjawaban keuangan dengan cermat agar tersusun sesuai dengan jenis dan tahun anggaran. 2. Teknik aktualisasi pada kegiatan ini adalah berkoordinasi dengan baik, mengmpulkan arsip keuangan dengan penuh rasa tanggungjawab dan mengelompokkan arsip keuangan secara cermat, teliti dan rapi. Bukti kegiatan sebagai berikut:
3. Proses kegiatan 2 dilaksanakan dengan lancar dan sesuai dengan matriks rancangan aktualisasi dengan kualitas produk kegiatan berupa informasi terkait arsip keuangan, terkumpulnya arsip keuangan dan tersusunnya arsip keuangan sesuai dengan jenis dan tahun anggaran. 4. Kegiatan ini berkontribusi terhadap vis-misi Provinsi Sultra yaitu Mewujudkan birokrasi pemerintahan provinsi yang modern dan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). 5. Analisi dampak terhadap satuan kerja apabila aktualisasi ini tidak berdasarlkan NDS. Proses kegiatan tidak akan terlaksana secara lancar dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan.
B. Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Pelatih Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No 1.
Tanggal/Waktu 26 April 2022
Catatan Bimbingan Kumpulkan dan utamakan digitalisasi arsip keuangan tahun 2021 dan tahun 2022
Hasil Capaian Output Dokumentasi dan koordinasi
Paraf Mentor
C. Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Mentor Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No
Tanggal/Waktu
Catatan Bimbingan
Hasil Capaian Output
Media Komunikasi
LAPORAN KEGIATAN AKTUALISASI MINGGU KE -3 A. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi
Judul Kegiatan :
Optimalisasi Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Administrasi di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Provinsi Sulawesi Tengara
Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Minggu ke -3 Tanggal 9 Mei s.d 13 Mei 2022
Daftar Lampiran/Bukti kegiatan
1. Membuat target penyelesaian pekerjaan Print dan scan,,
2. Mempersiapkan komputer dan print (alat scan) untuk perekaman dokumen
3. Melakukan perekaman dokumen (scan)
4. Menyusun dan merapikan dokumen sesuai dengan jenis dan tahun anggarannya
5. Mengupload file dokumen ke aplikasi penyimpanan Terabox
Uraian Kegiatan yang dilaksanakan : 1. Kegiatan kedua yang dilaksanakan adalah melakukan perekaman dokumen dan mengatur berkas digital sesuai dengan jenis dan tahun anggaran dengan 5 sub kegiatan. Sub kegiatan pertama, saya terlebih dahulu membuat target penyelesaian pekerjaan, output kegiatan yang dihasilkan adalah jadwal kerja dan target penyelesaian pekerjaan Pelaksanaan sub kegiatan pertama dilandasi beberapa nilia nilai dasar ASN, yaitu Kompeten, membuat target kerja sebagai motivasi untuk menghasilkan kinerja terbaik. Nilai Loyal, berdedikasi dan berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target pekerjaan.Selanjutnya saya melaksanakan sub kegiatan kedua, yaitu Mempersiapkan komputer dan print untuk perekaman dokumen, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah komputer dan print siap untuk digunakan. Pelaksanaan sub kegiatan kedua dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu nilai Akuntabel menggunakan peralatan kantor dengan sebaik-baiknya. Nilai Akuntabel, bekerja secara jujur dalam mencari dokumen
yang
diperlukan.
Nilai
Kompeten,
terus
belajar
dan
mengembangkan kapabilitas dibidang teknologi. Nilai Kolaboratif, berkomitmen untuk selalu mempersiapkan peralatan kerja agar pekerjaan dapat terlaksana dengan lancar sesuai target pekerjaan. Nilai Adaptif,
eradaptasi
dengan
perkembangan
teknologi
dengan
terus
mempelajari dan mengoperasikan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan. Sub kegiatan ketiga adalah melakukan perekaman dokumen (scan), dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah data digital. Pelaksanaan sub kegiatan ketiga dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu Akuntabel bertanggung jawab atas data yang sudah diusulkan oleh PNS terkait serta memproses data secara cermat dan teliti. Nilai Akuntabel, bersikap amanah dan tanggung jawab dalam melakukan scan terhadap dokumen. Nilai Kompeten, memberikan kinerja terbaik dalam menyelesaikan kegiatan perekaman sampai tuntas. Nilai Adaptif, beradaptasi dengan perkembangan teknologi dengan terus mempelajari, mengoperasikan dan memanfaatkan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan dan nilai
Adaptif, Berkomitmen untuk selalu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target penyelesaian pekerjaan. Kemudian melaksanakan sub kegiatan keempat, yaitu menyusun dan merapikan dokumen sesuai dengan jenis dan tahun anggarannya, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah tersusunnya dokumen sesuai dengan folder jenis dan tahun anggaran. Pelaksanaan sub kegiatan keempat dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu Kompeten, mengelompokkan dokumen sesuai keperluan agar lebih efektif dan efisien. Berorientasi pada pelayanan, Menyusun dokumen hingga menjadi dokumen digital. Adaptif, beradaptasi dengan perkembangan teknologi dengan terus mempelajari, mengoperasikan dan memanfaatkan benda elektronik dalam penyelesaian pekerjaan. Loyal, berkomitmen untuk selalu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target penyelesaian pekerjaan. Kegaitan terakhir dengan sub kegiatan kelima yaitu mengupload file dokumen ke aplikasi penyimpanan TeraBox, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah tersedianya database file keuangan yang dapat diakses setiap saat. Pelaksanaan sub kegiatan kelima dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu Kompeten, menguplud dokumen hasil pindai ke penyimpanan online. Nilai Akuntabel, melaksanakan tugas tersebut dengan penuh tanggung jawab. Nilai Adaptif, terus berinovasi dalam menghadapi perkembangan teknologi dengan upaya digitalisasi arsip keuangan. 2. Teknik
aktualisasi
pada
kegiatan
ini
adalah
menetapkan
sasaran
penyelesaian kerja, mempersiapkan alat, scan data dengan teliti, menyusun data digital secara rapi dan mengupload data digital ke penyimpanan Terabox, bukti kegiatan sebagai berikut: 3. Proses kegiatan 3 dilaksanakan dengan lancar dan sesuai dengan matriks rancangan aktualisasi dengan kualitas produk kegiatan berupa target penyelesaian kerja, komputer dan alat scan siap untuk digunakan, data digital keuangan, data digital keuangan tersusun sesuai dengan jenis dan tahun anggaran dan data digital terupload ke penyimpanan Terabox. 4. Kegiatan ini berkontribusi terhadap vis-misi Provinsi Sultra yaitu Mewujudkan birokrasi pemerintahan provinsi yang modern dan tata kelola pemerintahan
yang baik (good governance). 5. Analisis dampak terhadap satuan kerja apabila aktualisasi ini tidak berdasarkan NDS. Proses kegiatan tidak akan terlaksana secara lancar dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan
B.
Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Pelatih
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No 1.
Tanggal/Waktu 12 Mei 2022
Catatan Bimbingan Untuk data digital, scan TBK dan bukti pembayaran
Hasil Capaian Output Dokumentasi dan koordinasi
Paraf Mentor
C.
Catatan Pengendalian Aktualisasi oleh Mentor
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No
Tanggal/Waktu
Catatan Bimbingan
Hasil Capaian Output
LAPORAN KEGIATAN AKTUALISASI MINGGU KE -4
Media Komunikasi
A. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi
Judul Kegiatan :
Optimalisasi Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Administrasi di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Provinsi Sulawesi Tengara
Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Minggu ke -4 Tanggal 6 Juni s.d 8 Juni 2022
Daftar Lampiran/Bukti kegiatan
1. Mendata kendala dan halangan pelaksanaan kegiataan aktualisasi
2. Melaporkan kepada atasan tentang kendala dan halangan dalam kegiatan aktualisasi
Uraian Kegiatan yang dilaksanakan : 1. Kegiatan keempat yang dilaksanakan adalah melakukan evaluasi kegiatan optimalisasi pengarsipan laporan pertanggungjawaban administrasi (GU) keuangan berbasis online dengan 2 sub kegiatan. Sub kegiatan pertama, saya terlebih dahulu mendata kendala dan halangan pelaksanaan kegiataan aktualisasi dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah terdatanya kendala dan halangan kegiatan aktualisasi. Pelaksanaan sub kegiatan pertama dilandasi beberapa nilia nilai dasar ASN yaitu Adaptif, mencatat hal-hal penting terkait kendala dan halngan kegiatan aktualisasi dan nilai Loyal, berdedikasi dalam mengamati kendala dan halangan kegiatan aktualisasi. Selanjutnya saya melaksanakan sub kegiatan kedua, yaitu melaporkan kepada atasan tentang kendala dan halangan dalam kegiatan aktualisasi, dengan output kegiatan yang dihasilkan adalah tersampaikannya laporan kendala dan halangan kegiatan pada atasan dan tersampaikannya arahan, saran serta kritik untuk mengoptimalkan kegiatan habituasi. Pelaksanaan sub kegiatan kedua dilandasi beberapa nilai nilai dasar ASN, yaitu nilai Harmonis, bersikap sopan dan ramah dalam melaporkan hasil kegiatan kepada atasan. Nilai Adaptif, membuat dan memperbaiki folder file dengan teliti dan cermat agar efektif dan efisien. Nilai Akuntabel, melaporkan hasil kegiatan dengan jujur, transparan dan bertanggung jawab dan nilai Kompeten, menguasai tahapan kegiatan aktualisasi sehingga mampu melaporkan kendala dan halangan kegiatan aktulisasi secara objektif 2.Teknik aktualisasi pada kegiatan ini adalah menggunakan teknik komunikasi yang jelas dan terarah. 3. Proses kegiatan 4 tidak berjalan sesuai matriks rencana kegiatan karena adanya perubahan jadwal, namun perubahan tersebut tidak menghalangi terlaksanannya kegiatan evaluasi kegiatan. Pelaksanaan kegiatan aktulisasi menghasilkan produk kegiatan berupa data kendala dan halangan kegiatan aktualisasi serta tersampaikannya informasi mengenai kendala dan halangan
kegiatan aktualisasi. 4. Kegiatan ini berkontribusi terhadap vis-misi Provinsi Sultra yaitu Mewujudkan birokrasi pemerintahan provinsi yang modern dan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). 5. Analisis dampak terhadap satuan kerja apabila aktualisasi ini tidak berdasarkan NDS. Proses kegiatan tidak akan terlaksana secara lancar dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan.
B. CATATAN PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH PELATIH
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
No 1.
Tanggal/Waktu 12 Mei 2022
Catatan Bimbingan Untuk data digital, scan TBK dan bukti pembayaran
Hasil Capaian Output Dokumentasi dan koordinasi
Paraf Mentor
C. Catatan Pengendalian Aktualisasi Oleh Mentor
Nama Peserta
: Rahmat Triadi Apriansyah L.
Satuan Kerja
: Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sulawesi Tenggara
Tempat Aktualisasi
: Sub Bagian Keuangan
N o
Tanggal/Waktu
Catatan Bimbingan
Hasil Capaian Output
Media Komunikasi
DAFTAR PUSTAKA Buku Panduan Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Golongan III Modul Peraturan latsar Peraturan pengelolaan keuangan
