![Draf Laporan Aksi Perubahan Ke Coach [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/draf-laporan-aksi-perubahan-ke-coach.jpg)
4 0 6 MB
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL PADA INSPEKTORAT KABUPATEN LAHAT
Disusun Oleh : Neti Angreni, SE, MM. NIP. 19850820 201001 2 004 NDH : 29
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I PEMERINTAH KOTA LUBUKLINGGAU TAHUN 2021
HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL PADA INSPEKTORAT KABUPATEN LAHAT Disusun Oleh: Neti Angreni, SE, MM. NIP. 19850820 201001 2 004 NDH : 29 Telah diseminarkan: Hari Tanggal Tempat
: : 06 Oktober 2021 : BPSDMD Kota Lubuklinggau
PEMBIMBING/COACH,
YETI ZURIDA, S.IP, M.A.P NIP. 19800129 201101 2 001
MENTOR
YUNISA RAHMAN, S.IP, MM NIP. 19850820 199003 1003
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL PADA INSPEKTORAT KABUPATEN LAHAT Disusun Oleh: Neti Angreni, SE, MM. NIP. 19850820 201001 2 004 NDH : 29 Telah diseminarkan: Hari Tanggal Tempat
: : 06 Oktober 2021 : BPSDMD Kota Lubuklinggau
PEMBIMBING/COACH,
YETI ZURIDA, S.IP, M.A.P NIP. 19800129 201101 2 001
MENTOR
YUNISA RAHMAN, S.IP, MM NIP. 19850820 199003 1003
Disahkan, KEPALA BKPSDMD KOTA LUBUKLINGGAU
YULITA ANGGRAENI, SH. MH. NIP. 198407202006042010
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Puji dan Syukur penulis panjatkan khadirat Allah SWT atas segala limpahan dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Implementasi Aksi Perubahan ini. Implementasi Aksi Perubahan ini disusun sebagai salah satu persyaratan menjalani Pendidikan dan Latihan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021 yang diselenggarakan Pemerintah Kota Lubuklinggau. Adapun topik sebagai area perubahan yang penulis ajukan adalah “PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL PADA INSPEKTORAT KABUPATEN LAHAT”. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada : 1.
Ibu Yulita Anggraini, S.H, M.H selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Kota Lubuklinggau;
2.
Bapak Kalhan, M.Si selaku Penguji
3.
Bapak H. Resta Irwan Putra, SE selaku Plt.Inspektur Kota Lubuklinggau;
4.
Bapak Yunisa Rahman, S.IP, MM Inspektur Kabupaten Lahat, selaku Mentor.
5.
Ibu Yeti Zurida, S,IP, M.AP selaku Coach/Pembimbing.
6.
Widyaiswara Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Kota Lubuklinggau;
7.
Kepala Dinas Kominfo Kabupaten Lahat
8.
Kepala Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Lahat
9.
Para Irban dan Kasubbag di Lingkungan Isnpektorat Kabupaten Lahat
10.
Para Kabid, Kasi. dan semua Staf di Lingkungan Inspektorat Kota Lubuklinggau
11.
Tim Teknis Pelaksana Aksi Perubahan dan Seluruh Panitia Penyelenggara Diklat
Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021 Kota Lubuklinggau. 12.
Rekan-rekan Peserta Diklat Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat, terutama bagi kami, peserta Diklat, dalam mengembangkan dan menambah pengetahuan. Semoga Allah SWT melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, Amin. Lubuk Linggau, Oktober 2021 PENULIS,
Neti Angreni, SE, MM NIP. 198508202010012004
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Administrasi perkantoran merupakan bagian dari tata pengelolaan surat yang ada pada kantor. Di era digital menjadikan semua aspek harus berubah mengikuti perkembangan. Kemajuan teknologi yang tidak diikutsertakan dengan perkembangan aspek pendukung menjadikan urusan di beberapa aspek menjadi terhambat. Pengembangan aspek pendukung menjadikan manusia mudah dalam melakukan banyak hal dan menghemat tenaga serta biaya. Teknologi di era digital terus berkembang dan terus maju, dalam menghadapi kemajuan teknologi manusia juga harus mengikuti perkembangan dan mampu beradaptasi dengan baik. Perkembangan teknologi yang ada harus dibarengi dengan ilmu yang ada, agar menghasilkan teknologi yang berguna bagi semua aspek dan bidang. Berkaitan dengan kemajuan teknologi komunikasi misalnya, kemampuan masyarakat untuk memiliki telepon cerdas (smartphone) semakin meningkat, bahkan ditunjang dengan serbuan produk murah dari ‘Negeri Tirai Bambu’. Jika masyarakat dulu menggunakan telepon genggamnya untuk menelepon, menuliskan SMS, sekarang melalui fasilitas yang terdapat di smartphone, masyarakat bahkan mampu melakukan transaksi perbankan, ataupun jual-beli lebih efisien dan efektif. Maka sudah tepat dan saatnya jika instansi pemerintah yang bergerak melayani publik, memanfaatkan fasilitas yang terdapat di dalam smartphone untuk mengoptimalkan pelayanannyan, meski demikian mutkahirnya TIK namun tanpa pengakuan dan legitimasi masyarakat, inovasi pelayanan publik tidak berarti. Untuk itu diperlukan partisipasi masayarakat dalam menguji tingkat keefektifan dan keefektifitasan inovasi yang akan gunakan. Mengikuti pola zaman yang penuh dengan digitalisasi, paradigma Inspektorat Daerah saat dengan menjalankan fungsi penjamin mutu, dan sebagai konsultan dengan menjalankan fungsi sebagai peringatan dini sebelum dilakukan pemeriksaan oleh pengawas eksternal. Dengan perubahan paradigma, yang tadinya sebagai pemeriksa
saat ini Inspektorat Daerah lebih ditekankan melakukan pembinaan kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Lahat. Hal ini sangat perlu dilakukan guna mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan bersih dilingkungan Pemerintah Kabupaten Lahat. Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan dalam berbagai bidang kehidupan manusia. manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan
dirubah menjadi sistem yang
terkomputerisasi untuk memudahkan proses sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehubungan dengan hal tersebut terobosan atau inovasi yang akan dilaksanakan adalah Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat. B. Tujuan Tujuan dari Rancangan Aksi Perubahan ini meliputi 3 (tiga) tujuan yaitu: 1). Tujuan Jangka Pendek (dilaksanakan dalam kurun waktu 2 bulan) a) Menyusun surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat; b) Menyusun SOP Panduan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
2). Tujuan Jangka Menengah (dilaksanakan dalam kurun waktu 6 bulan s/d 1 tahun). a) Penyiapan sarana prasarana system aplikasi e-office/digitaliasi. c) Inventarisasi SDM sebagai Operator Administrasi Perkantoran Satu Pintu Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat; b) Pengembangan Pelayanan administrasi perkantoran dengan menggunakan digitalisasi 3). Tujuan Jangka Panjang (dilaksanakan dalam kurun waktu 1 tahun s.d 2 tahun) Monitoring Evaluasi Program. C. Manfaat 1. Manfaat bagi Organisasi a) Meningkatkan citra positif pemerintahan; b) Dapat memberikan gambaran bagi pemerintah dan masyarakat tentang langkah-langkah pentingnya pengelolaan administrasi perkantoran berbasis digital; c) Memberdayakan aparatur secara optimal untuk melaksanakan program yang nyata dan bermanfaat bagi masyarakat; d) Mendukung Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati Lahat secara maksimal sebagai bentuk pengabdian, tugas dan fungsi selaku aparatur; e) Dengan mengubah sistem tata kelola administrasi kepegawaian dari manual ke digital elektrik akan mampu menjadikan layanan kearsipan yang cepat, tepat, akurat dan akuntabel f)
Data akan tersimpan dengan baik didalam digital electric, sehingga dapat digunakan
dengan lebih mudah
pelayanan administrasi perkantoran.
sewaktu–waktu dalam pelaksanaan
g) Mempermudah dan sekaligus mempercepat koordinasi dan komunikasi antar bidang dalam hal mensinergikan program kerja di antara bidang dalam satu dinas dan mendukung kinerja Inspektur dalam hal melaksanakan kebijakan perencanaan,
pengorganisasian
pelaksanaan
program
dan
kegiatan,
evaluasi serta pengangawasannya. 2. Manfaat bagi Peserta
1) Memenuhi
syarat
akademis
pelaksanaan
Pelatihan
Kepemimpinan
Pengawas Angkatan I Tahun 2021, BPSDM Kota Lubuklinggau;
2) Meningkatkan kinerja dalam melaksanakan tugas dimasa yang akan datang.
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN UNIT OPD A.Tugas dan Fungsi Subbag Umum dan Kepegawaian Visi dan Misi dari dari pejabat daerah yang terpilh telah menentapkan:
Visi “Mewujudkan Masyarakat Kabupaten Lahat yang berahlak, Mandiri, Berkeadilan, Makmur dan Sejahtera serta Terselenggaraanya Pembangunan yang Berbasis Pemerataan Berkelanjutan” Misi antara lain menciptakan Pemerintahan yang bersih dan Inovatif. Visi
“Inspektorat
Kabupaten
Lahat
adalah
“Terwujudnya
Pengawasan
Pemerintah yang Berkualitas dan Berintegritas”, yang bermakna: pengawasan pemerintah adalah proses kegiatan yang ditujukan untuk menjamin agar pemerintah berjalan efisien dan efektif sesuai rencana dan ketentuan peraturan perundangundangan, berkualitas adalah bermutu baik dan professional, serta berintegritas adalah menjunjung tinggi norma dan kode etik pengawasan, sedangkan Misi Inspektorat Kabupaten Lahat, yaitu:
Mendorong SKPD untuk meningkatkan Akuntabilitas Kinerja dan Keuangan dengan Pengendalian Internalnya dan
Melaksanakan tugas-tugas pengawasan. Inspektorat Kabupaten Lahat adalah perangkat Daerah atau unsur pelaksana Pemerintah Kabupaten Lahat yang mempunyai tugas membantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang pengawasan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Hal ini sesuai dengan Peraturan Bupati Lahat Nomor 10 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Bupati Nomor 43 Tahun 2016 tentang Nomenklatur, Susunan Organisasi, dan Uraian Tugas Masing-Masing Jabatan Struktural dilingkungan Inspektorat. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, Inspektorat melakukan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) lainnya juga dengan Aparat Pengawasan Internal Pemerintah maupun eksternal Pemerintah sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku Inspektorat Kabupaten Lahat dipimpin oleh Inspektur yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati Lahat melalui Sekretaris Daerah Kabupaten Lahat. Bagan Struktur Organisasi Inspektorat Kabupaten Lahat yang tercantum pada Peraturan Bupati Lahat Nomor 10 Tahun 2020, seperti Gambar 1: Gambar 1. Struktur Organisasi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Inspektur dibantu oleh Sekretaris dan Inspektur Pembantu Wilayah. Keduanya berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Inspektur atas pelaksanaan tugas kesekretariatan, Tugas dan fungsi Kasubbag Umum dan Kepegawaian antara lain: a. pengelolaan urusan tata usaha surat menyurat; b. pengelolaan administrasi, inventarisasi, pengkajian analisis laporan; c. pengelolaan urusan kepegawaian; d. pengelolaan urusan perlengkapan dan rumah tangga; e. membagi tugas kepada bawahan supaya tugas terbagi habis dan terlaksana dengan baik; f. menghimpun dan menyusun peraturan perundang-undangan beserta petunjuk pelaksana (juklak) untuk pedoman pelaksana tugas;
g. melaksanakan koordinasi kepada sub bagian lainnya pada Sekretariat untuk kelancaran tugas; h. melaksanakan evaluasi dan verifikasi pelaksanaan tugas bawahan; i. melaksanakan penilaian terhadap bawahan setiap akhir tahun yang dituangkan pada DP3; serta j. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan. B. Fokus Area Perubahan Permasalahan yang dihadapi oleh Subbag Umum dan Kepegawaian pada Inspektorat Kabupaten Lahat pada saat ini adalah belum efisiennya layanan persuratan seperti kecepatan, ketepatan, pendisposisian, distribusi dan tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar. Permasalahan ini diperoleh dari hasil identifikasi isu-isu strategis pada Subbag Umum dan Kepegawaian berdasarkan Diagnosa Organisasi dan Analisis Manajemen yaitu : 1. Belum efisiennya layanan persuratan seperti kecepatan, ketepatan, pendisposisian, distribusi dan tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar karena masih dilaksanakan secara manual. 2. Informasi Kepegawaian belum tersusun dengan baik karena masih dilakukan secara manual dan terjadinya penumpukan arsip. 3. Proses pemanfaatan/peminjaman aset terutama permintaan dari para pegawai sering mendadak karena lambatnya proses surat menyurat/persetujuan karena dilakukan secara manual.
BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN A. IDENTIFIKASI ISU Isu adalah kabar atau opini yang berkembang di luar intansi. Isu dapat didentifikasi dari pembicaraan orang baik dalam forum- forum formal maupn informal, di media masa, media social, dsb. Pejabat pengawas perlu menganalisis isu-isu yang berkembang tersebut apakah berdampak strategis terhadap kinerja pelayanan unit kerjanya atau tidak. Jika isu-isu itu berdampak strategis pada kinerja organisasi maka harus segera diatasi, sedangkan jika tidak isu-isu itu bisa diabaikan. Proyek Perubahan ini menggunakan metode ASTRID dengan melihat isu berdasarkan kriteria isu : Aktual, Spesifik, Transformatif, Relevan, Inovatif, dan Dapat dilaksanakan. Aktual berarti isu ini sedang banyak dibicarakan orang saat ini baik diiternal intansi maupun diluar intansi. Problematik isu-isu itu akan menjadi masalah serius jika tidak ditangani. Kekhalayakan artinya isu itu berdampak luas bagi masyarakat dan memerlukan penanganan supaya tidak merugikan masyarakat. Layak artinya isu itu dapat ditangani dengan ketersediaan sumberdaya yang ada dan waktu yang tersedia. Relevan artinya isu itu berada dalam kewenangan peserta untuk menanganinya. Transformatif berarti relevan, spesifik dan layak untuk dilakukan perubahan dilihat dari ketersedian sumber daya, waktu, dan keweangan peserta. Gambar 2 Pisau Analisis ASTRID
Dalam melaksanakan tugas sebagai Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Inspektorat Kabupaten Lahat, terdapat beberapa permasalahan yang sering muncul, sebagai berikut: 1. Belum efisiennya layanan persuratan seperti kecepatan, ketepatan, pendisposisian, distribusi dan tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar karena masih dilaksanakan secara manual. 2. Informasi Kepegawaian belum tersusun dengan baik karena masih dilakukan secara manual dan terjadinya penumpukan arsip. 3. Proses pemanfaatan/peminjaman aset terutama permintaan dari para pegawai sering mendadak karena lambatnya proses surat menyurat/persetujuan karena dilakukan secara manual. Penentuan identifikasi masalah pada area organisasi berpedoman pada kriteria tupoksi pada hasil identifikasi menggunakan teknik ASTRID yaitu: Memilih Isu Strategis/Masalah Menjadi Gagasan Perubahan dengan Kriteria ASTRID seperti yang tertera pada tabel berikut: Tabel 3.1 Identifikasi Masalah No.
Kriteria
Bobot
Isu Strategis
Ket
Kriteria
A
B
C
1
Aktual
15
15
15
15
2
Spesifik
10
10
10
10
3
Transformasi
10
10
10
10
4
Relevan
15
15
15
15
5
Inovatif
20
15
15
15
6
Dapat dilaksana-
30
30
20
15
100
95
85
80
kan sesuai
masa pelatihan
Berdasarkan table 3.1, pada hasil analisa ASTRID diatas maka ditetapkan bahwa permasalahan nomor 1 dengan nilai point 95 yaitu ‘”Belum efisiennya layanan persuratan
seperti
kecepatan,
ketepatan,
pendisposisian,
distribusi
dan
tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar karena masih dilaksanakan secara manual.” C. Isu Strategis yang akan Ditangani Berdasarkan analisis terhadap isu-isu yang berkembang di atas, menunjukkan bahwa isu strategis prioritas dengan nilai tertinggi yang perlu diangkat dalam rancangan perubahan adalah : Belum efisiennya layanan persuratan seperti kecepatan, ketepatan, pendisposisian, distribusi dan tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar.
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A.Terobosan Inovasi Rancangan
aksi
perubahan
ini
telah
mengidentifikasi
kondisi-kondisi
yang
membutuhkan terobosan / inovasi. Berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang diharapkan, permasalahan dan analisis masalah tersebut diatas, maka perlu ada proyek perubahan yang dapat menjawab tantangan sehingga pelayanan administrasi perkantoran menjadi efisien, efektif, mudah, cepat dan murah pada semua unit kerja di lingkungan Inspektorat Kabupaten Lahat. Untuk itu dibutuhkan Inovasi dengan mengembangkan sistem terintegrasi berbasis Teknologi. Rancangan Aksi Perubahan yang digagas adalah ”PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL PADA INSPEKTORAT KABUPATEN LAHAT”. 1. Deskripsi inovasi Di
era
digital
ini
yang
semua
dilakukan
melalui
internet
menjadikan
perkembangan teknologi semakin maju dan canggih. Segala bidang menggunakan kecanggihan teknologi dalam membantu pekerjaan, termasuk dalam penggunaan internet juga berpengaruh besar dalam kehidupan manusia. Penggunaan teknologi yang canggih juga diterapkan di instansi pemerintah maupun swasta. Teknologi yang digunakan menerapkan prinsip-prinsip yang ada pada perkantoran dan instansi, sehingga teknologi yang diterapkan mampu mengatasi penanganan surat masuk dan keluar, disposisi pimpinan dan lain sebagainya. Dengan demikian penerapan teknologi dilakukan dengan penggunaan administrasi perkantoran secara digital. Inovasi ini menjadikan urusan administrasi perkantoran menjadi lebih mudah dan meringankan pekerjaan. Pentingnya urusan administrasi perkantoran dilakukan untuk menjadikan sekretaris atau staf administrasi mudah dalam mengurus pengarsipan surat. Penggunaan secara digital surat menyurat harus dan wajib digunakan karena memiliki manfaat dan berpengaruh besar pada institusi. Pada administrasi perkantoran secara digital menjadikan surat digital mudah ditangani dan dikerjakan, sehingga mengurangi potensi kehilangan surat maupun potensi surat rusak dan tidak tercatat.
Gasasan Inovasi Pengelolaan Administrasi Perkantoran Satu Pintu Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat merupakan gagasan orisinil dari Project Leader yang mengamati pola administrasi perkantoran di Inspektorat Kabupaten Lahat yang masih lamban, berbelit-belit bahkan kesulitan untuk mencari dokumentasi surat menyurat. Invoasi ini dapat dideskripsikan sebagai berikut: NO
NAMA INOVASI 1.
Administrasi Berbasis
Digital Pada
OUTPUT
Surat Masuk:
Pengelolaan Perkantoran
CARA KERJA
Inspektorat
Kabupaten Lahat
1. Staf
File Surat Masuk
menginput
data
surat
masuk secara online melalui email/wa untuk di inventarisir dan di disposisi oleh pimpinan 2. Surat yang telah di disposisi oleh
pimpinan
diteruskan
ke
langsung
bagian/bidang File Surat Keluar
yang ditugaskan. Surat Keluar 1. Surat keluar dikirimkan dengan sekretaris untuk ditandatangani oleh pimpinan; 2. Surat yang telah disetujui oleh pimpinan akan ditandatangani 3. Staf mengarsipkan surat keluar dalam inventarisir surat keluar
2. Model Inovasi Model inovasi berguna untuk memberikan gambaran secara utuh dan menyeluruh tetapi sederhana. Salah satu model yang cukup komprehensip dapat digunakan adalah model canvas inovasi sebagai berikut : Gambar 4.1. Model Canvas Inovasi Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat
3. Tujuan Terobosan Inovasi Tujuan inovasi pada dasarnya adalah untuk mendatangkan manfaat inovasi bagi penyelesaian masalah pelayanan dan mengantisipasi tuntutan perubahan. Keberhasilan tujuan inovasi ini akan dievaluasi saat inovasi ini diimplementasikan,
•
dan ketercapaian tujuan ini akan dilaporkan sebagai manfaat yang dihasilkan oleh terobosan inovasi.
Inovasi merupakan kebutuhan bagi organisasi untuk meningkatkan pelayanan dan kinerja. Dengan adanya terobosan inovasi “Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat” yaitu program integrasi digital di lingkungan unit kerja, sistem digital surat masuk, sistem informasi Kepegawaian, dll. Inovasi
e-office satu pintu bertujuan untuk
mempermudah pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga. Inovasi ini akan dibangun dan akan terus dikembangkan, disempurnakan, dan diupayakan agar berkelanjutan.
Jaringan yang tidak stabil
B. Tahapan Kegiatan Tahapan Kegiatan adalah Rencana kerja secara rinci yang menggambarkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang umumnya disusun dari Rencana Strategis. Tahapan Kegiatan dalam proses pelaksanaan Aksi Perubahan sebagaimana diuraikan dalam tabel berikut : Tabel 4.1. Pentahapan /Strategi N
Tahapan/ Uraian
Waktu
Output
o Jangka Pendek (2 bulan) 1 Koordinasi dan konsultasi dengan mentor 2
Melaksanakan Rapat Tim Efektif dalam rangka pelaksanaan Aksi perubahan
11 Oktober 2021
Notulen Rapat
14 Oktober 2021
Undangan rapat
Foto
Daftar Hadir Notulen Rapat Foto
3
4
5
6
Menyusun Penerbitan Keputusan Tim Efektif mendukung kegiatan Perubahan
Surat untuk Aksi
22 Oktober 2021
Koordinasi dan konsultasi dengan pihak eksternal (dinas Kominfo Kab. Lahat dan Bagian Ortala Setda Kab. Lahat)
28 Oktober dan 1 November 2021
Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait calon username system eoffice/digitalisasi
15 November 2021
Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait teknis penggunaan Aplikasi system eoffice/digitalisasi
16 November 2021
SK Inspektur Tanda SK
Terima
Daftar Hadir Notulen Rapat Foto Koordinasi dengan pihak ke tiga Daftar hadir dokumentasi Koordinasi dengan pihak ke tiga Daftar hadir dokumentasi
7
8
9
Menyusun Surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
22 November 2021
Menyusun SOP Panduan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
26 sd 29 November 2021
Menyiapakan beberapa contoh surat masuk dan surat keluar yang akan di aplikasikan
30 November 2021
Foto Tanda terima SK SK Inspektur
Koordinasi dengan Bagian Ortala SOP Surat Masuk Surat Keluar
Jangka Menengah ( > 6 bulan) 1
2
Penyiapan sarana prasarana system e-office/digitalisasi
2022
Rancang
2022
Bangun
Perkantoran Pada
Administrasi
Berbasis
Inspektorat
Anggaran 2022 Dokumen laporan
Digital
Kabupaten
Rapat dengan Pihak ketiga Konsultasi dengan Diskominfo
Lahat;
Foto Kegiatan Hasil Kajian 3
Coaching
Clinic
Administrasi
Operator
2022
Perkantoran
Berbasis Digital Pada Inspektorat
Daftar Hadir
Kabupaten Lahat; 4
Melakukan Sosialisasi dengan seluruh pegawai di Inspektorat Kabupaten Lahat terkait Administrasi Perkantoran Berbasis Digital
Undangan Bimtek
Notulensi 2022
Foto Undangan Sosialisasi Absensi Sosialisasi Paparan
Narasumber Hasil Kajian 5
Pengembangan Pelayanan administrasi perkantoran dengan menggunakan digitalisasi
2022
Laporan Kegiatan
2023
Dokumen Laporan
Jangka Panjang (> 1 Tahun) 1
Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Aksi perubahan
C. Peta Pemanfaatan Sumber Daya Peta dan pemanfaatan sumberdaya menjadi salah satu komponen penilaian dalam Rancangan Aksi Perubahan (RAP) ini. Komponen penilaian ini menilai seberapa banyak sumber daya yang bisa dioptimalkan pemanfaatannya. Sumber daya utama yang menjadi sorotan adalah Tim Kerja, dan pemanfaatan teknologi Informasi. Hal ini logis mengingat keberadaan tim kerja sudah given dan peran kepemimpinan adalah kemampuan untuk memberdayakan tim kerja tersebut sehingga menjadi tim yang efektif dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan. Sedangkan keberadaan teknologi informasi di era Industri 4.0 merupakan tuntutan sakaligus peluang dalam meningkatkan kualtias pelayanan publik. Selain itu mengoptimalkan sumberdaya lain juga akan menambah point penilaian, seperti terobosan inovasi yang dibuat mampu menjadikan efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Rancangan Aksi Perubahan ini melibatkan Inspektur Kab. Lahat selaku Atasan Mentor, Sekretaris selaku mentor, dan seluruh staf pada sub bagian umum dan kepegawaian Inspektorat Kabupaten Lahat. 1. Pemberdayaan Tim Kerja Untuk mewujudkan inovasi yang sudah dirancang diperlukan timkerja yang efektif. Untuk itu tugas pejabat pengawas sebagai Team Leader harus mampu melaksanakan peran kepemimpinan pelayanan dalam memberdayakan tim dan mengendalikan mutu pekerjaan. Untuk menciptakan tim kerja yang efektif harus dimulai sejak pembentukan tim yang dilakukan secara demokratis dan terbuka. Penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota tim perubahan adalah sebagai berikut :
a) Sponsor / Mentor :
Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan pelaksanaan secara keseluruhan proyek perubahan.
Memfasilitasi project leader untuk mendapatkan sumber daya dalam pelaksanaan proyek perubahan.
Memfasilitasi project leader untuk menyelesaikan permasalahan diluar kewenangan project leader.
b) Coach:
Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilakukan oleh project leader.
Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang pelaksanaan proyek perubahan.
c) Reformer/Project Leader:
Merencanakan jenis inovasi yang akan dilakukan.
Membangun tim yang akan melaksanakan inovasi / proyek perubahan.
Menyiapkan, mengelola dan mengatur secara administrasi seluruh kegiatan proyek perubahan.
Melaporkan progress proyek perubahan.
d) Koordinator dan anggota tim administrasi
Bertugas membantu project leader untuk menyelenggarakan kegiatan proyek perubahan
Bertugas membantu project leader untuk Mengkoordinir Tim, Menyiapkan surat-surat dan dokumen-dokumen, melaksanakan sosialisasi/FGD/Rapat serta keperluan administrasi lainnya yang berhubungan dengan Proyek Perubahan
e) Koordinator dan anggota tim substansi
Bertugas membantu project leader untuk menyusun dan menyiapkan alur persuratan untuk aplikasi, menyiapkan Keputusan dan Surat Edaran
Rektor yang berhubungan dengan Proyek Perubahan
Bertugas membantu project leader untuk menyusun pedoman rancangan aplikasi online
f) Koordinator dan anggota tim Pengembangan/IT
Bertugas membantu project leader untuk menyusun perencanaan sistem aplikasi
Bertugas membantu project leader untuk menyusun pedoman, menyusun dan mengembang software/aplikasi, user manual secara online (WA/Email)
g)
Koordinator dan anggota tim sarana dan prasarana
Bertugas membantu project leader untuk menyusun kebutuhan sarana dan prasarana
h)
Bertugas membantu project leader dalampengadaan sarana dan prasarana Stakeholders
Memberikan saran dan masukan sesuai kebutuhan stakeholders Memberikan dukungan data dan informasi. 2.
Pemanfaatan Teknologi Informasi Pemanfaatan teknologi digital dalam inovasi pelayanan yang ada di
Inspektorat Kabupaten Lahat belum diimplementasikan secara maksimal. sehingga penggunaan teknologi digital khususnya teknologi informasi dan komputer belum sepenuhnya dimanfaatkan guna meningkatkan pelayanan publik di tempat peserta bekerja. Inovasi ini hadir didasarkan pada beberapa masalah administrasi perkantoran yang dihadapi dalam aktivitas keseharian pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Kabupaten Lahat. Masalah tersebut di antaranya adalah pengelolaan surat yang bersifat manual menyebabkan risiko kehilangan arsip surat dan lambatnya respons disposisi unsur pimpinan bila pimpinan yang bersangkutan tidak di tempat. Selain itu, pengelolaan surat yang bersifat manual tidak efisien dalam penggunaan sumber daya. Berikutnya, pengelolaan layanan permintaan barang persediaan belum optimal. Inovasi ini akan memanfaatkan Teknologi Infromasi ini bisa pemanfaat langsung, seperti membuat laman khusus melalui email dan WA Grup khusus untuk administrasi perkantoran yang mempermudah proses alur surat masuk surat keluar dan disposisi secara online.
3. Identifikasi Stakeholder Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat, baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap inovasi/proyek perubahan yang sedang dilakukan oleh performer stakeholder yang akan terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholder internaldan stakeholder eksternal. Adapun identifikasi stakeholder yang terkait dengan proyek perubahan seperti tertera pada tabel berikut:
Stakeholder Inspektur
Sekretaris
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder Keterangan Stakeholder Internal, memiliki kepentingan terhadap program dan juga kekuatan untuk mendukung Aksi perubahan merupakan Atasan Langsung dari Mentor Stakeholder Internal memiliki kepentingan terhadap program dan juga kekuatan untuk mendukung Aksi perubahan dan merupakan Mentor
1.
BAPPEDA
2.
BPKAD
3.
Diskominfo
4.
Seluruh Bidang di Inspektorat Kabupaten Lahat
Stakeholder Eksternal yang memilki kepentingan dan menyuarakan dukungan tapi kekuatannya besar untuk mempengaruhi program.
Coach dari Widyaiswara di Kota Lubuklinggau
Stakeholder yang berperan sebagai coach (pembimbing) yang sangat berpengaruh dan berkepentingan terhadap pembimbingan teori dan implementasi Aksi perubahan
Masyarakat; Media Masaa dan LSM
Stakeholder eksternal yang tidak memiliki kepentingan khusus tetapi memiliki pengaruh dalam pelaksanaan Aksi perubahan.
Gambar 4.2
Peta Stakeholder INTEREST STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN
BAPPEDA BPKAD Diskominfo
PENGARUHU H
LATENTS
PROMOTORS
Inspektur Sekretaris Seluruh Bidang pada Inspektorat KabupatenLahat
KEPENTINGAN
APHATETICS LSM Media Masyarakat
DEFENDERS Organisasi Perangkat Daerah
BAB V. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 1. Membangun Integritas Integritas adalah sebuah konsep abstrak, tetapi hasilnya dapat dilihat dalam bentuk prilaku dan tindakan seseorang seperti: transaparan, bertanggungjawab, jujur, ikhlas, dan amanah. Sebagai Peserta pejabat pengawas berperan sebagai figure integritas sekaligus bertanggungjawab dalam pembangunan integritas bagi para anggota Timnya. a. Pemimpin sebagai Figure Integritas Sebagai figure integritas Peserta dapat menunjukkan sikap dan tindakan integritas dalam melakukan terobosan inovasi, seperti berikut ini : 1) melaporkan gagasan perubahan ini kepada pimpinan; 2) menginformasikan gagasan dan rancangan aksi perubahan kepada stakeholder internal maupun stakeholder eksternal terutama bagi stakeholder yang akan menerima dampak langsung dari aksi perubahan; 3) Membentuk Tim Kerja berdasarkan musyawarah secara terbuka; 4) Dalam setiap
tahapan senantiasa
dikendalikan oleh nilai-nilai
Pancasila dan semangat bela negara; 5) Mengendalikan
setiap
tahapan
dan
pengawasan
terhadap
kepatuhan Tim Kerja dalam melaksanakan tusinya serta kepatuhan pada SOP dan aturan-aturan lainnya. b. Kontribusi Inovasi dalam Pembangunan Integritas Pada sub bab ini peserta menjelaskan kontribusi terobosan inovasi terhadap pembangunan integritas, maka kontribusi inovasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Inovasi ini menjadikan urusan administrasi perkantoran menjadi lebih mudah dan meringankan pekerjaan; 2) Pentingnya urusan administrasi perkantoran dilakukan untuk menjadikan sekretaris atau staf administrasi mudah dalam mengurus pengarsipan surat; 3) Pada administrasi perkantoran secara digital menjadikan surat digital mudah ditangani dan dikerjakan, sehingga mengurangi potensi kehilangan surat maupun potensi surat rusak dan tidak tercatat. Untuk menjamin mutu pelaksanaan inovasi, maka setiap tahapan inovasi perlu dikontrol dari awal sampai akhir. Hal ini penting agar ketika terjadi kesalahan bisa
terdeteksi dalam setiap tahapan, shingga dapat ditindaklanjuti pada saat itu juga, tidak harus menunggu sampai proses inovasi selesai. Untuk mengendalikan setiap tahapan inovasi ini bisa digunakan mode PDCA (Plan, Do, Check, dan Action). Dalam tahapan RAP, PDCA ini adalah melakukan Plan, sedangkan Do, Check, dan Action, akan dilaksanakan pada saat implementasi RAP (saat off campus). Model PDAC yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan RAP dapat dilihat pada table berikut:
Tabel Manajemen Mutu dan Pengendalian Pekerjaan (PDCA) NO
PLAN Uraian Rencana
DO Range Time
CHECK Mutu pelayanan
ACT
Uraian
Tanggal pengerjaan
Bukti
Akuntabilitas bentuk tanggung jawab pengerjaan pada mentor Etika public saat berkonsultasi dengan mentor
11 Oktober 2021
untuk mengetahui perencanaan proyek perubahan yang akan diimplementasikan dan kendala pelaksanaan guna meningkatkan mutu pelayanan administrasi.
Lembar kendali konsultasi
Melaksanakan hasil brainstroming dengan mentor
Memberikan pengarahaan kepada tim efektif hal-hal strategis yang akan diimplementasi kan Melaksanakan penyusnan rencana aksi perubahan
1
Komunikasi dan koordinasi dengan mentor
-
Konsultasi dengan Mentor
2
Melaksnakan Rapat dengan Tim Efektif terkait Aksi Perubahan
-
Melaksanakan Rapat Tim Efektif dalam rangka pelaksanaan Aksi perubahan
14 Oktober 2021
Menginformasikan kepada tim efektif hal-hal terkait proyek perubahan yang akan dilaksanakan
14 Oktober 2021
Untuk dapat menjadi dasar pelaksanakan rencana aksi perubahan
Undangan Rapat Hasil kajian Foto kegiatan
-
Penyiapan SK tim Efektif
22 Oktober 2021
22 Oktober 2021
Mengakomodir pegawai yang akan terlibat secara langsung dengan aksi perubahan
Inventarissasi
-
Rapat penyusunan langkah langkah Aksi Perubahan
22 Oktober 2021
Menginventarisir namanama pegawai yang akan ikut melaksanan aksi perubahan Membuat SK Tim Efektif Menentukan pokok permasalahan yang akan dijadikan aksi perubahan melalui metode ASTRID
22 Oktober 2021
Mengakomodir pegawai yang akan terlibat secara langsung dengan aksi perubahan
Inventarissasi
11 Oktober 2021
Melaksanakan langkah – langkah rencana aksi perubahan
3 -
4 -
Koordinasi dan Konsultasi dengan OPD eksternal terkait Aksi Perubahan Koordinasi dan konsultasi dengan pihak eksternal (dinas Kominfo Kab. Lahat dan Bagian Ortala Setda Kab. Lahat)
28 Oktober dan 1 November 2021
Akuntabilitas bentuk tanggung jawab pengerjaan aksi perubahan pada pihak eksternal Etika public saat berkonsultasi dengan pihak eksternal
28 Oktober dan 1 November 2021
untuk mengetahui perencanaan proyek perubahan yang akan diimplementasikan dan kendala pelaksanaan guna meningkatkan mutu pelayanan administrasi pada Inspektorat Kab.Lahat
• Foto • Notulen
Melaksanakan hasil Koordinasi dan konsultasi dengan pihak eksternal
Melakukan Rapat melalui Zoom Meeting dengan PT.Integra Inovasi Indonesia teraki Alsi Perubahan Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait calon username system eoffice/digitalisasi
15 November 2021
Menyusun konsep username system secara digital
calon arsip
15 November 2021
Pegawai Inspektorat Kabupaten Lahat akan sangat terbantu dengan sistem arsip secara digital
Koordinasi dengan pihak ke tiga Daftar hadir dokumentasi
Koordinasi dan Konsultasi dengan pihak ketiga terkait sistem digital e-office
16 November 2021
Menyusun konsep teknis system e-offie secara digital
16 November 2021
Pegawai Inspektorat Kabupaten Lahat akan sangat terbantu dengan sistem administrasi perkantoran secara digital
Koordinasi dengan pihak ke tiga Daftar hadir dokumentasi
Koordinasi dan Konsultasi dengan pihak ketiga terkait sistem digital e-office
Mempersiapkan Surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat Konsultasi dan Koordinasi dengan pimpinan terkait hal-hal yang akan tercantum dalam SK
22 November 2021
Dengan tersedianya legal standing yang akurat, maka pelaksanaan aksi perubahan akan dapat dimplementasikan dengan terarah dan terukur
SK Inspektorat Foto konsultasi dan koordinasi
Memberikan penjelasan terkait SK Inspektur Kabupaten Lahat
Menyusun alur SOP yang jelas yang memudahkan
26 sd 29 November
Pegawai mendapatkan informasi dengan cepat terkait
SOP
Sosialisasi penerpaan
-
Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait teknis penggunaan Aplikasi system e-office/digitalisasi
5
Menyusun Surat Keputusan Inspektur terkait Aksi Perubahan
-
Tim mulai Menyusun surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Satu Pintu Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
6
Menyusun SOP Terkait Aksi Perubahan
-
Menyusun SOP Panduan Pengelolaan Administrasi
22 November 2021
26 sd 29 November
-
Perkantoran Satu Pintu Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
2021
pegawai dalam mendapatkan pelayanan
2021
Menyiapakan beberapa contoh surat masuk dan surat keluar yang akan di aplikasikan
30 November 2021
Menyiapakan dan Menyusun surat masuk dan surat dalam pelayanan admninstrasi perkantoran
30 November 2021
administrasi perkantoran
Data pegawai yang mengakses informasi ADM perkantoran secara berkala
SOP administrasi perkantoran
Pegawai mendapatkan informasi dengan cepat terkait administrasi perkantoran
Surat masuk Surat Keluar
Melaksnakan langkah – langkah untuk persiapan surat dalam administarsi perkantoran
2. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam sub bab ini peserta melaporkan bagaimana memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) dalam terobosan inovasi baik langsung maupun tidak langsung. Teknologi di era digital terus berkembang dan terus maju, dalam menghadapi kemajuan teknologi manusia juga harus mengikuti perkembangan dan mampu beradaptasi dengan baik. Perkembangan teknologi yang ada harus dibarengi dengan ilmu yang ada, agar menghasilkan teknologi yang berguna bagi semua aspek dan bidang. Maka sudah tepat dan saatnya jika instansi pemerintah yang bergerak melayani publik, memanfaatkan fasilitas yang terdapat di dalam smartphone untuk mengoptimalkan pelayanannya, meski demikian mutkahirnya TIK namun tanpa pengakuan dan legitimasi masyarakat, inovasi pelayanan publik tidak berarti. Untuk itu diperlukan partisipasi masyarakat dalam menguji tingkat keefektifan dan keefektifan inovasi yang digunakan. Mengikuti pola zaman yang penuh dengan digitalisasi, paradigma Inspektorat Daerah saat dengan menjalankan fungsi penjamin mutu, dan sebagai konsultan dengan menjalankan fungsi sebagai peringatan dini sebelum dilakukan pemeriksaan oleh pengawas eksternal. Dengan perubahan paradigma, yang tadinya sebagai pemeriksa saat ini Inspektorat Daerah lebih ditekankan melakukan pembinaan kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Lahat. Hal ini sangat perlu dilakukan guna mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan bersih dilingkungan Pemerintah Kabupaten Lahat. Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan dalam berbagai bidang kehidupan manusia. manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan dirubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Pemanfaatan teknologi digital dalam inovasi pelayanan yang ada di Inspektorat Kabupaten Lahat belum diimplementasikan secara maksimal. sehingga penggunaan
teknologi digital khususnya teknologi informasi dan komputer belum sepenuhnya dimanfaatkan guna meningkatkan pelayanan publik di tempat peserta bekerja. Inovasi ini hadir didasarkan pada beberapa masalah administrasi perkantoran yang dihadapi dalam aktivitas keseharian pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Kabupaten Lahat. Masalah tersebut di antaranya adalah pengelolaan surat yang bersifat manual menyebabkan risiko kehilangan arsip surat dan lambatnya respons disposisi unsur pimpinan bila pimpinan yang bersangkutan tidak di tempat. Selain itu, pengelolaan surat yang bersifat manual tidak efisien dalam penggunaan sumber daya. Berikutnya, pengelolaan layanan permintaan barang persediaan belum optimal. Inovasi ini memanfaatkan Teknologi Infromasi ini bisa pemanfaat langsung, seperti membuat laman khusus melalui email dan WA Grup khusus untuk administrasi perkantoran yang mempermudah proses alur surat masuk surat keluar dan disposisi secara online. 3. Pengelolaan Tim Dalam
sub
bab
ini
Peserta
melaporkan,
merencanakan
dan
mengorganisasikan Tim Efektif, membuat legalitas Tim, memberdayakan, dan mengendalikan Tim Efektif dengan melaksanakan rapat staf dalam rangka pelaksanaan Aksi
perubahan, Menyusun Penerbitan Surat Keputusan Tim
Efektif untuk mendukung kegiatan Aksi
Perubahan, Melakukan Rapat Tim
Efektif untuk pembahasan kegiatan Aksi perubahan. TEAM LEADER
Tim Adminstarsi
1. 2. 3. 4. 5.
Yuniarti, SE, MM M. Yamin Yeni Astuti Inti Suryani, S.IP Hikmahtul Ambia
Tim Substansi
1.Akira Jaya 2.Aan Sugiato, SE, MM 3.Mardianto, SE 4.Nurbaiti, SE, MM
Tim Pengembangan IT
1. Denni Satrya, S.Kom. 2. Bayu Permadi 3. Amri Siregar, S.Sos, M.Sc 4. Dendra Ferdi, S.Kom, MM 5. Debby Pratama
Tim Sarana Prasarana
1.Yudha Antoni Gustiawan 2.Mia Novaria, A.Md 3.Rudiansyah 4.Zainal Anwar 5.Subianto, S.Pd, MM 6.Distriani, SE 7.Putri 8.Karin
Gambar Tim Efektif Aksi Perubahan
Stakeholder
1.Bappeda Kab. Lahat 2.BPKAD Kab. Lahat 3. Kominfo Kab. Lahat
Form Monitoring Kepatuhan Tim Efektif Aksi Perubahan Penerapan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat
N
Tim Efektif
o 1
Project Leader
Uraian Tugas Tim Efektif Aksi Perubahan a. merencanakan inovasi
jenis
yang
Check YA √
akan
dilakukan. b. membangun akan
tim
yang
√
melaksanakan
inovasi/
proyek
perubahan. c. menyiapkan, dan
mengelola
mengatur
√
secara
administrasi
seluruh
kegiatan
proyek
perubahan.
2
Mentor
d. melaporkan progress aksi
√
perubahan. a. memberikan
√
arahan
terkait jenis perubahan, rencana,
dan
pelaksanaan
secara
keseluruhan
aksi
perubahan. b. memfasilitasi leader mendapatkan
project
√
untuk sumber
daya dalam pelaksanaan aksi perubahan. c. memfasilitasi leader
project untuk
menyelesaikan permasalahan
diluar
√
TIDAK
kewenangan 3
Coach
project
leader. memberikan
bimbingan
tentang
perubahan
jenis
√
yang akan dilakukan oleh project leader.
membimbing dan memantau serta
memberikan
tentang
√
arahan
pelaksanaan
aksi
perubahan.
Memberikan persetujuan dan format
√
gagasan Project Leader Memberikan bimbingan dan
√
menandatangani 4
Koordinator
arahan
kepada
semua
Tim
tentang pelaksanaan kegiatan 5
Tim Administrasi
aksi perubahan a. bertugas membantu project leader
√
untuk
menyelenggarakan kegiatan proyek perubahan b. bertugas membantu project
√
leader untuk Mengkoordinir Tim, Menyiapkan surat-surat dan
dokumen-dokumen,
melaksanakan
sosialisasi/
FGD/ Rapat serta keperluan administrasi berhubungan
lainnya dengan
yang aksi
perubahan
6
Tim Substansi
a. bertugas membantu project leader untuk menyusun dan menyiapkan alur persuratan
√
untuk aplikasi, menyiapkan Keputusan
Inspektur
berhubungan
dengan
yang aksi
√
b. bertugas membantu project
√
perubahan leader
untuk
menyusun
pedoman rancangan aplikasi 7
Tim Pengembangan IT
online a. bertugas membantu project leader
untuk
√
menyusun
perencanaan sistem aplikasi b. bertugas membantu project leader
untuk
pedoman,
√
menyusun
menyusun
dan
mengembang software/aplikasi, manual 8
Tim Sarana dan Prasarana
user
secara
online
(WA/Email) a. bertugas membantu project leader
untuk
kebutuhan
√
menyusun
sarana
dan
prasarana b. bertugas membantu project leader 9
Stakeholder
dalam
√
pengadaan
sarana dan prasarana a. memberikan saran
dan
√
masukan sesuai kebutuhan stakeholders b. memberikan dukungan data dan informasi. Selain itu mengoptimalkan sumberdaya lain juga akan menambah point penilaian, seperti terobosan inovasi yang dibuat mampu menjadikan efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Impelemntasi Aksi Perubahan ini melibatkan Inspektur Kab. Lahat selaku
Atasan Mentor, Sekretaris selaku mentor, dan seluruh staf pada sub bagian umum dan kepegawaian Inspektorat Kabupaten Lahat. Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat, baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap inovasi/proyek perubahan yang sedang dilakukan oleh performer stakeholder yang akan terlibat dalam Aksi perubahan ini terdiri dari stakeholder internaldan stakeholder eksternal. Adapun identifikasi stakeholder yang terkait dengan proyek perubahan seperti tertera pada tabel berikut: Gambar
LATENTS
1. BAPPEDA BPKAD LITBANG
PENGARUHHU H
Peta Stakeholder setelah implementasi Aksi perubahan INTEREST STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN PROMOTORS
1. Inspektur Sekretaris Seluruh Bidang pada Inspektorat Kabupaten Lahat Diskominfo
APHATETICS 1. LSM Media Masyarakat
KEPENTINGAN
DEFENDERS
Organisasi Perangkat Daerah PT. Integra Inovasi Indonesia
Berdasarkan hasil identifikasi stakeholder, project leader menggunakan 2.
berbagai strategi komunikasi untuk meminta dukungan stakeholder agar mereka bisa bergeser menjadi stakeholder promotor. Namun karena keterbatasan waktu yang ada dan terhambatnya komunikasi dan aktivitas kera karena situasi Pandemi Covid 19, tidak semua stakeholder yang telah diidentifikasi bisa dilibatkan dalam kolaborasi. Strategi komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Consultative yaitu meminta saran dan masukan dari mentor untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 2) Canalizing yaitu melakukan komunikasi secara mendalam dengan tujuan dapat
mempengaruhi
stakeholder/komunikan
untuk
dapat
mengikuti
kemauan komunikator. 3) Koordinative yaitu melakukan komunikasi secara berkesinam-bungan untuk memperlancar jalannya penyusunan Aksi Perubahan. 4) Informative yaitu menginformasikan segala perkembangan yang terjadi dalam suatu penyusunan proper. 5) Educative yaitu memberikan pengetahuan tentang tugas yang akan dilaksanakan untuk menunjang kelancaran penyusunan proper. Lima strategi di atas digunakan dalam rangka mengupayakan agar Stakeholder Latents, Apathethics, dan Defendants dapat bergerak dan bergeser menjadi Stakeholder yang Promotors. Berdasarkan hasil komunikasi dan kolaborasi yang dilakukan, terjadi perubahan posisi stakeholder dalam kuadran tersebut. dengan rincian sebagai berikut: 1) Dinas Komunikasi dan Informasi Kabupaten Lahat dari kelompok Laten menjadi promotors. Hal ini karena memiliki tugas untuk mengarahkan Aplikasi Adminintrasi Perkantoran lebih maksimal yang membawa pengaruh terbesar dalam proyek perubahan 2) Ada penambahan OPD Litbang Kabupaten Lahat yang belum terlibat sebelumnya menjadi laten. Hal ini terjadi karena kepentingannya tinggi dan merupakan
salah
satu
tolok
ukur
dalam
Pengelolaan
Adminstrasi
Perkantoran. 3). PT. Integra Inovasi Indonesia yang sebelumnya belum terlibat sebelumnya menjadi defenders yang memiliki ketertarikan yang tinggi, tapi memiliki kekuatan yang kecil. khususnya dalam komunikasi.
BAB VI. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian dalam perbaikan sistem pelayanan Aksi perubahan dilaksanakan melalui kegiatan jangka pendek (milestones) yang telah diusulkan, disetujui dan memperoleh masukan Mentor, Coach dan Evaluator, serta disepakati pada saat seminar rancangan aksi perubahan (RAP). Selanjutnya kegiatan dalam tahapan jangka menengah dan jangka Panjang merupakan milestones yang menghasilkan outcomes dan impact dari kegiatan jangka pendek. Berikut ini beberapa catatan Mentor, Evaluator, dan Coach pada saat seminar RAP. Pelaksanaan Aksi perubahan merupakan pelaksanaan komitmen. Selama dua bulan melaksanakan janji sebagaimana direncanakan dalam RAP. Aksi perubahan pada PKP bukan hanya sekedar “change” namun harus mampu menampilkan “innovation”. Bukti Implementasi merupakan salah satu tahap dalam proses kebijakan publik. Biasanya implementasi dilaksanakan setelah sebuah kebijakan dirumuskan dengan tujuan yang jelas. Implementasi merupakan rangkaian aktifitas dalam rangka menghantarkan kebijakan kepada masyarakat sehingga kebijakan tersebut dapat membawa hasil sebagaimana yang diharapkan. Rangkaian kegiatan tersebut mencakup persiapan seperangkat peraturan lanjutan yang merupakan interpretasi dari kebijakan tersebut. Berikut adalaha bukti-bukti implementasi aksi perubahan: No
Kegiatan
Jangka Pendek (2 bulan) 1 Koordinasi dan konsultasi dengan mentor
Waktu 11 Oktober 2021
Output Notulen Rapat Foto
Implementasi: Koordinasi dan diskusi dengan mentor perihal kegiatan aktualisasi dengan menginformasikan 8 kegiatan yang akan dilakukan dalam aktualisasi di unit kerja guna mendapatkan ijin melaksanakan kegiatan dan juga tetap menjalin komunikasi yang baik dengan mentor, agar kegiatan aktualisasi berjalan lancar di dukung dengan membuat laporan aktualisasi tiap kegiatan yang diketahui oleh mentor, kegiatan koordinasi dengan mentor perihal kegiatan aktualisasi.
Dukungan dari Inspektur Kabupaten Lahat atas implementasi aksi perubahan, Senin 11 Oktober 2021
Koordinasi dan konsultasi dengan mentor, (INSPEKTUR KABUPATEN LAHAT)
Gambar Output/Evidence No 2
Kegiatan Melaksanakan Rapat Tim Efektif dalam rangka
Watu 14 Oktober
Output Undangan rapat
pelaksanaan Aksi perubahan
2021
Daftar Hadir Notulen Rapat Foto
Implementasi: Penentuan judul dan gagasan merupakan langkah awal dari pelaksanaan aksi perubahan ini. Diawali dari diskusi Inspektorat Kabupaten Lahat, menjajaki adanya permasalahan dan hambatan dalam program kegiatan. Setelah dilakukan pemetaan permasalahan maka munculah gagasan untuk Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital. Persetujuan Mentor yang diperlukan sebagai perwujudan dukungan dari Pimpinan untuk aksi ini. Melalui serangkaian diskusi dengan Mentor, masukan dan arahan, maka proyek perubahan ini telah disetujui. Berdasarkan persetujuan ini, pelaksanaan kegiatan-kegiatan untuk aksi perubahan dapat dimulai. Setelah dilakukan diskusi, coach sepakat gagasan tersebut untuk diangkat dalam proyek perubahan. Selanjutnya, mengkonsultasikan gagasan tersebut sekaligus memohon arahan. Gambar Output/Evidences
Rapat Tim Efektif dalam rangka pelaksanaan Aksi perubahan , Kamis 14 Oktober Tahun 2021
Rapat Tim Efektif dalam rangka pelaksanaan Aksi perubahan Kamis 14 Oktober Tahun 2021
N
Kegiatan
Waktu
Output
o 3
Menyusun Keputusan mendukung Perubahan
Penerbitan Tim Efektif kegiatan
Surat untuk Aksi
22 Oktober 2021
SK Inspektur Tanda Terima SK
Implementasi: Identifikasi perlu dilakukan guna mengetahui apakah sebelumnya telah terbentuk tim serupa, atau terdapat tim lain yang memiliki potensi untuk berkontribusi. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih ketika terbentuk tim baru, sehingga partisipasi sumber daya manusia menjadi lebih efisien. Pada tahapan ini peserta melakukan rapat dengan tim efektif guna pembahasan kegiatan aksi perubahan. peningkatan pelayanan dalam organisasi memerlukan tim yang efektif dalam aksi perubahannya. Bagi banyak organisasi, keberhasilan membangun tim kerja yang efektif merupakan kunci keberhasilan untuk mencapai tujuan organisasi. Maka, tim kerja dalam aksi perubahan merupakan penentu
keberhasilan. Oleh karenanya seorang pemimpin perubahan terlebih dahulu harus merancang pembentukan tim kerja yang efektif. Kemampuan sebuah organisasi dalam membangun tim kerja yang efektif tentunya akan menentukan kemampuan organisasi tersebut dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuannya. Bagi organisasi sektor publik, memberikan pelayanan yang prima adalah tugas sekaligus tujuan organisasi. Sangat diyakini bahwa tugas pelayanan publik merupakan pekerjaan yang kompleks dengan beragam tantangan. Pekerjaan kompleks ini tentu tidak mungkin dikerjakan tanpa menggunakan tim yang solid dan efektif. Tahap awal adalah pembentukan tim, dalam tahap ini komposisi tim ditentukan siapa pemimpin, anggota, dan penyelaras. Setelah komposisi tim terbentuk, selanjutnya mempelajari peluang, tantangan, dan tujuan akhir (goals). Fungsi masingmasing anggota tim mulai memitigasi sesuai tugasnya, semakin lengkap mitigasi semakin bagus kerja tim. Disini peran pemimpin sebagai coach sangat penting, pemimpin harus bisa menyikapi perbedaan pandangan dari anggota tim dengan sedikit perintah namun tepat dan efektif. Tugas utama dari pemimpin tim adalah memfasilitasi hubungan (facilitation contact) antar para pihak yang masuk menjadi anggota tim. Kemampuan
ini
membutuhkan
keterampilan
berkomunikasi
dan
memfasilitasi
komunikasi antar pihak. Tahap ini juga melingkupi identifikasi dalam menentukan anggota tim yang merupakan pemangku kepentingan untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan secara efektif dan agile. Anggota tim berasal dari internal dan eksternal Inspektorat Kabupaten Lahat. Gambar Output/Evidences
Menyusun tim Efekti dalam rangka pelaksanaan Aksi perubahan , Jum’at 22 Oktober 2021
N
Tahapan/ Uraian
Waktu
o 4
Koordinasi dan konsultasi dengan pihak eksternal (dinas Kominfo Kab. Lahat dan Bagian Ortala Setda Kab. Lahat)
Output
OUTPUT
28 Daftar Hadir Oktober Notulen dan 01 Rapat November 2021 Foto
Implementasi: Pada tahap keempat, peserta berkoordinasi dan konsultasi dengan pihak eksternal (dinas Kominfo Kab. Lahat dan Bagian Ortala Setda Kab. Lahat). Koordinasi ini dilaksanakan dalam rangka sebuah proses sinergi semua kegiatan dalam pekerjaan antara satu pihak dengan pihak lain agar tercapai tujuan setiap pihak dan tujuan bersama. Gambar Output/Evidences
Koordinasi dan Konsultasi dengan Dinas Kominfo Kabupaten Lahat, Kamis 28 Oktober 2021
Dukungan dari Kepala Dinas Kominfo Kabupaten Lahat Kamis 28 Oktober 2021
Koordinasi dan Konsultasi dengan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Lahat, Rabu 3 November 2021
N
Kegiatan
Waktu
Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait calon username system eoffice/digitalisasi
15 November 2021
Output
o 5
Koordinasi dengan pihak ke tiga Daftar hadir dokumentasi
Implementasi: Aplikasi yang dirancang oleh peserta dinamakan e-Office dengan karakteristik bersifat web service dan single database. Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung dengan baik atau tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan dan sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan internet, maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan single database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti yang terjadi pada persuratan secara manual dimana satu surat diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat dihindarkan. Dengan aplikasi ini, konsep surat yang semula dicetak pada kertas dapat dilakukan di aplikasi dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh pihak atau pejabat
yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda tangan dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada aplikasi dan akan dihasilkan tandatangan berupa digital signature. Pihak yang terlibat dalam pembuatan surat akan terdeteksi dan terekam dalam aplikasi, mulai dari pelaksana sampai pihak terkahir yang memberikan persetujuan. Peserta telah berkoordinasi dengan pihak ketiga terkait calon username system e-office via daring melalui zoom meeting. Dengan membuat surat lewat aplikasi eoffice, apabila terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki oleh atasan. Hal ini dapat menurunkan penggunaan kertas dalam pembuatan konsep surat yang biasanya dicoret
dan
diberi
catatan
apabila
ada
kesalahan.
Dengan
tidak
perlunya
pencetakan hardcopy juga dapat menurunkan konsumsi penggunaan kertas. Hal ini juga
berpengaruh
terhadap
penggunaan toner printer.
Semakin
sering
printer
digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin besar dan sebaliknya jika printer jarang digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin rendah.
Pada
akhirnya
dengan
penggunaan e-office maka
penggunaan toner printer semakin berkurang. Gambar Output/Evidences
Jadwal Paparan calon username Aplikasi E-Office dari PT. Integra Inovasi pada Inspektorat Kab. Lahat, 15 Novemmber 2021
konsumsi
Narasumber dari PT. Integra Inovasi Indonesia Bpk. Yudha Antoni
N
Kegiatan
Waktu
Output
Melakukan rapat melalui zoom meeting dengan pihak ketiga terkait Teknis system eoffice/digitalisasi
16 November 2021
Koordinasi dengan pihak ke tiga
o 6
Daftar hadir dokumentasi
Implementasi: Aplikasi yang dirancang oleh peserta dinamakan e-Office dengan karakteristik bersifat web service dan single database. Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung dengan baik atau tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan dan sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan internet, maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan single database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti yang terjadi pada persuratan secara manual dimana satu surat diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat dihindarkan. Dengan aplikasi ini, konsep surat yang semula dicetak pada kertas dapat dilakukan di aplikasi dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh pihak atau pejabat yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda tangan dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada aplikasi dan akan dihasilkan tandatangan berupa digital signature. Pihak yang terlibat dalam pembuatan surat akan terdeteksi
dan terekam dalam aplikasi, mulai dari pelaksana sampai pihak terkahir yang memberikan persetujuan. Peserta telah berkoordinasi dengan pihak ketiga terkait teknis system e-office via daring melalui zoom meeting. Dengan membuat surat lewat aplikasi eoffice, apabila terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki oleh atasan. Hal ini dapat menurunkan penggunaan kertas dalam pembuatan konsep surat yang biasanya dicoret
dan
diberi
catatan
apabila
ada
kesalahan.
Dengan
tidak
perlunya
pencetakan hardcopy juga dapat menurunkan konsumsi penggunaan kertas. Hal ini juga
berpengaruh
terhadap
penggunaan toner printer.
Semakin
sering
printer
digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin besar dan sebaliknya jika printer jarang digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin rendah.
Pada
akhirnya
dengan
penggunaan e-office maka
penggunaan toner printer semakin berkurang. Gambar Output/Evidences
Jadwal Paparan Teknis E-Office dari PT. Integra Inovasi Indonesia pada Inspektorat Kab. Lahat, 16 Novemmber 2021
Narasumber dari PT. Integra Inovasi Indonesia Bapak Agus, selasa 16 November 2021
konsumsi
Materi dari narasumber
N
Kegiatan
Waktu
Output
o 7
Menyusun Surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat;
22 November 2021
Foto Tanda SK
Terima
SK Inspektur
Implementasi: pada tahapan ke-lima peserta meyusun Surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Satu Pintu Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat. Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau institusi tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengatur. Permasalahan yang dihadapi oleh Subbag Umum dan Kepegawaian pada Inspektorat Kabupaten Lahat persuratan
seperti
pada saat ini adalah belum efisiennya layanan
kecepatan,
ketepatan,
pendisposisian,
distribusi
dan
tindaklanjut/update informasi status layanan yang diminta dalam surat masuk, pencarian arsip serta lambatnya penyelesaian/penerbitan surat keluar. Salah satu solusi yang diberikan adalah terbitnya SK Inspektorat. Surat keputusan bersifat konkret, individual dan final. Oleh sebab itu dalam prosesnya pembuatan surat keputusan langsung ditujukan kepada pihak yang dimaksud dan tidak disebarkan secara umum. Menjadi keputusan atau pernyataan final yang merupakan suatu solusi atau akhir dari setiap permasalahan yang ada. Dalam hal ini, surat keputusan sering ditujukan kepada individu sebagai solusi dari permasalahn yang dimiliki. Menjadi akhir dari permasalah yang tentunya sebagai solusi yang tetap memperhatikan peraturan.
Gambar Output/Evidences
Koordinasi dengan sekretaris Inspektur terkait Surat Keputusan tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat, 15 November 2021
Tim Efektif mulai menyusun Surat Keputusan tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat, 15 November 2021
Penandatanganan Surat Keputusan Inspektur Kabupaten Lahat tentang Penerapan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat
Surat Keputusan Inspektur
N
Kegiatan
Waktu
Output
o 8
Menyusun SOP Panduan 23 sd 25 Koordinasi Pengelolaan Administrasi November 2021 dengan Bagian Perkantoran Berbasis Digital Pada Ortala Inspektorat Kabupaten Lahat; SOP
Implementasi: SOP sebagai suatu pedoman untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Jadi, bisa disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur adalah suatu panduan atau prosedur kerja sistematis yang bertujuan untuk menciptakan standardisasi guna memudahkan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan meminimalisir kesalahan. Mengacu pada hal diatas peserta bersama dengan Tim Efektif menyusun Standar Operasional Prosedur Panduan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi.
Administrasi
kantor yang
baik
memegang
peranan penting
dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil Gambar Output/Evidences
Tim efektif koordinasi untuk menyusun SOP didampingi oleh Kabag Organisasi Setda kabupaten Lahat, selasa 23 November 2021
Tim efektif mulai menyusun SOP Panduan Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat, selasa 25 November 2021
N
Kegiatan
Waktu
Menyiapakan beberapa contoh surat masuk dan surat keluar yang akan di aplikasikan
30 November 2021
Output
o 9
Surat Masuk Surat Keluar
Implementasi: Surat masuk dan keluar sebagai suatu pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun nonusaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Jadi, bisa disimpulkan bahwa surat masuk dan surat keluar adalah suatu kerja sistematis yang bertujuan untuk menciptakan administrasi perkantoran berbasis standardisasi guna memudahkan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan meminimalisir kesalahan. Mengacu pada hal diatas peserta bersama dengan Tim Efektif menyusun Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil.
Tim melakukan scan surat masuk dan surat keluar, selasa 30 November 2021
Tim Adminstrasi memperbaiki hasil scan surat masuk dan keluar, Selasa November 2021 Gambar………. : Surat Masuk
Gambar……………… Surat Keluar
Alur dan Desian System
2. Manfaat Aksi Perubahan A. Manfaat bagi Organisasi
1) Meningkatkan citra positif pemerintahan; 2) Dapat memberikan gambaran bagi pemerintah dan masyarakat tentang langkah-langkah
pentingnya
pengelolaan
administrasi
perkantoran
berbasis digital; 3) Memberdayakan aparatur secara optimal untuk melaksanakan program yang nyata dan bermanfaat bagi masyarakat; 4) Mendukung Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati Lahat secara maksimal sebagai bentuk pengabdian, tugas dan fungsi selaku aparatur; 5) Dengan mengubah sistem tata kelola administrasi kepegawaian dari manual ke digital elektrik akan mampu menjadikan layanan kearsipan yang cepat, tepat, akurat dan akuntabel 6) Data akan tersimpan dengan baik didalam digital electric, sehingga dapat digunakan dengan lebih mudah sewaktu–waktu dalam pelaksanaan pelayanan administrasi perkantoran. 7) Mempermudah dan sekaligus mempercepat koordinasi dan komunikasi antar bidang dalam hal mensinergikan program kerja di antara bidang dalam
satu
dinas
dan
mendukung
kinerja
Inspektur
dalam
hal
melaksanakan kebijakan perencanaan, pengorganisasian pelaksanaan program dan kegiatan, evaluasi serta pengangawasannya. B. Manfaat bagi Peserta 1). Memenuhi syarat akademis pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021, BPSDM Kota Lubuklinggau; 2). Meningkatkan kinerja dalam melaksanakan tugas dimasa yang akan datang.
BAB VII. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
1. Legalitas Penerapan Inovasi Legalitas pemberlakuan terobosan inovasi yang dibuat peserta PKP ini penting agar penggunaannya bisa ditaati oleh setiap pegawai yang terlibat dalam pelayanan dimaksud. Reformasi birokrasi salah satunya diwujudkan melalui akselerasi pemanfaatan dukungan teknologi informasi secara intensif dan masif. Oleh karena itu transformasi digital dalam pelayanan publik harus diikuti dengan perubahan mindset. Hal ini sangat diperlukan tidak hanya sekedar mengubah layanan menjadi online atau dengan menggunakan aplikasi digital, akan tetapi juga harus diikuti dengan perubahan perilaku. Tujuan inovasi pada dasarnya adalah untuk mendatangkan manfaat inovasi bagi penyelesaian masalah pelayanan dan mengantisipasi tuntutan perubahan. Keberhasilan tujuan inovasi ini akan dievaluasi saat inovasi ini diimplementasikan, dan ketercapaian tujuan ini akan dilaporkan sebagai manfaat yang dihasilkan oleh terobosan inovasi. Inovasi merupakan kebutuhan bagi organisasi untuk meningkatkan pelayanan dan kinerja. Dengan adanya terobosan inovasi Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat yaitu program integrasi digital di lingkungan unit kerja, sistem digital surat masuk, sistem informasi Kepegawaian, dll. Inovasi e-office bertujuan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga. Inovasi ini dibangun dan akan terus dikembangkan, disempurnakan, dan diupayakan agar berkelanjutan. Tujuan
sebenarnya
dari
aksi
perubahan
meningkatnya kualitas pelayanan publik. Sementara
dalam dalam
PKP
adalah
waktu
60 hari
aksi perubahan baru menghasilkan output yang dapat digunakan sebagai strategi
mencapai
tujuan
tersebut.
Oleh
karena
itu
untuk
mengukur
ketercapaian tujuan tersebut keberlangsungan aksi perubahan merupakan keharusan yang tidak bisa ditawar-tawar. Dalam hal ini peserta harus mampu melakukan komunikasi dengan pimpinannya untuk mendapatkan dukungan
pemberlakuan inovasi dan keberlanjutan penggunaan inovasi dalam jangka menengah dan jangka Panjang. 2. Pengukuran Outcome dan Impact Inovasi Pengukuran outcome (jangka menengah) dan impact (jangka) Panjang belum bisa dilakukan pada saat selesainya pelatihan. Oleh karena itu diperlukan komitmen dari pimpinan instansi untuk melakukan monitoring dan evaluasi (monev) terhadap pemanfaatan inovasi ini dan melaporkan hasil monev tersebut kepada BKPSDM selaku penyelenggara pelatihan. Bentuk komitmen tersebut dituangkan dalam bentuk Surat Pernyataan Komitmen, yang isinya sebagai berikut: 1) Akan mengalokasikan anggaran bagi pembiayaan operasional hasil terobosan inovasi (jika belum teranggarkan); 2) Akan
melakukan
evaluasi
outcome
pada
jangka
menengah
untuk
membuktikan bahwa inovasi sudah dipergunakan secara konsisten dan berkesinambungan, tanpa terputus; 3) Akan melakukan evaluasi dampak (impact) inovasi pada peningkatan kualitas pelayanan, berupa survei Kepuasan Pelanggan. Gambar Surat Pernyataan Komitmen peserta diklat dengan Inspektur Kabupaten Lahat
BAB VIII. PENUTUP
1. Kesimpulan Dalam Aksi perubahan mengenai Pengelolaan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital Pada Inspektorat Kabupaten Lahat, maka peserta menarik kesimpulan yang berdasarkan paparan dan bahasan pada bab sebelumnya, yaitu:
1. Saat ini dunia sudah memasuki era industri baru, yakni revolusi industri 4.0 atau yang biasa dikenal dengan 4IR. 4IR mencakup beragam teknologi canggih, seperti kecerdasan buatan (AI), Internet of Things (IoT), wearables devices, robotika canggih, dan 3D printing.
2. Penerapan digitalisasi administrasi perkantoran di Inspektorat Kabupaten Lahat mampu mendukung terciptanya tertib administrasi perkantoran khususnya dalam kegiatan korespondensi.
3. Digitalisasi administrasi perkantoran merupakan suatu layanan berupa aplikasi elektronik yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengolahan administrasi perkantoran yaitu korespondensi kedinasan berupa surat menyurat baik surat masuk, surat keluar dan penyimpanan surat, bagi setiap pegawai di suatu perusahaan atau institusi yang dilakukan secara elektronik.
4. Tujuan dalam penerapan digitalisasi administrasi perkantoran ini adalah untuk meningkatkan efektivitas kegiatan perkantoran khususnya kegiatan korespondensi kedinasan dari yang sebelumnya manual menjadi elektronik.
5. Pemanfaatan digitalisasi administrasi perkantoran terbukti sangat membantu dalam mempercepat proses bisnis perkantoran. E-office yang telah memberikan implikasi terhadap; a. Kecepatan transfer dokumen perkantoran antar bidang b. Penghematan terhadap pemakaian ATK. c. Mereduksi kebutuhan tenaga kerja terkait distribusi dokumen perkantoran. d. Kecepatan dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan.
2. Saran 1. Digitalisasi administrasi perkantoran yang digunakan harus mampu membantu dalam banyak hal persuratan instansi, agar penerapannya dapat digunakan
secara maksimal dan optimal. 2. Dalam penerapan aplikasi surat menyurat haruslah memperhatikan kebutuhan dari instansi, dengan demikian digitalisasi ini hadir dalam menjawab kebutuhan pengarsipan surat Inspektorat Kabupaten Lahat. 3. Penggunaan dan pengaksesan aplikasi disposisi surat agar kiranya dapat dikembangkan secara mobile dan menjadikan penanganan surat masuk dan keluar dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. 4. Data yang didapat instansi akan disimpan dengan aman dan terpusat, sehingga memudahkan dalam mencari berkas surat dan mengurangi potensi kehilangan. Laporan data yang diberikan juga dilakukan secara berkala sehingga memudahkan dalam pelaporan kepada pimpinan. 5. Pada tahap pengembangan diharapkan tersedia penganggaran khusus terkait inovasi ini, dimana inovasi ini menyediakan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari instansi dan menjadikan pekerjaan lebih mudah dilakukan.
LAMPIRAN BUKTI IMPLEMNTASI AKSI PERUBAHAN TAHUN 2021
Dukungan dari Sekretaris Inspektur Kabupaten Lahat Implementasi aksi perubahan
Dukungan dari kasubbag Perencanaan dan Keuangan
Dukungan dari Irban I
Gambar :……………….rapat dukungan dari para irban dan para subidang di Inspektorat Kab. Lahat
Rancangan penawaran dari pihak ke tiga PT. Integra Inovasi Indonesia
Notulen Dan Daftar Hadir Kegiatan :
Gambar……..Koordinasi dan konsultasi dengan mentor
Gambar…….Rapat tim efektif
Gambar……Penyusunan penerbitan SK inspektur
Gambar ……Konsultasi dan Koordinasi dengan Pihak Intenal
Gambar………zoom meeting dengan PT. Integra Inovasi Indonesia
Gamabar……. Menyusn SOP
Gambar …….penyusunan SK Inspektur Kab. Lahat
Bukti produk yang di hasilkan setiap kegiatan (SK, SOP, dan surat dukungan instansi) :
Gambar…..: SK TIM EFEKTI AKSI PERUBAHAN
Gambar …………….SK Pedoman dan SOP E.Office Inspektorat Kabupaten Lahat
Gambar…..dukungan dari Dinas Kominfo Kab.Lahat
Gambar…..Dukungan dari BPKAD Kab. Lahat
