Korespondensi Per.6 [PDF]

Citation preview

PER. 6 Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: 1. 2. 3. 4.



Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri Berbicara dengan nada tinggi, tidak sabar, cenderung kasar Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat



Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tanda-tanda diatas: 1. 2. 3. 4. 5.



Bersikap tenang, sabar, hati-hati, namun waspada Tanyakan dengan sopan Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia Jika penelepon semakin emosi, anda harus tetap tenang Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat



C.      Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1)      Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2)      Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3)      Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4)      Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan, yaitu: 1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. 2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan 3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D.      Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus 2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik, D. Langkah dan teknik menelpon 1. Perhatikan jam anda menelepon



        Saat anda menelepon seseorang, itu sama halnya dengan anda sedang bertamu ke rumah orang tersebut. Anda harus mengetahui kapan saat yang tepat untuk menelepon. 2. Ucapkan salam



       Selayaknya orang bertamu, mengucapkan salam terlebih dahulu seperti meminta izin untuk pada mereka untuk menggunakan waktunya sebentar. Mengucapkan salam pada orang yang ditelepon juga dapat memberikan kesan bahwa anda adalah orang yang sopan dan berniat baik  3. Sebutkan identitas diri anda



       Jika anda pertamakali menelpon nomor yang anda tuju tersebut selayaknya anda memperkenalkan diri terlebih dahulu , jadi orang yang dituju mengetahui dengan baik dan tidak kebingungan siapa sih yang menelpon, dan alangkah baiknya kita perkenalkan diri terlebih dahulu. 4. Beri tahu maksud dan tujuan kita menelpon Penerima telepon pasti ingin tahu ada hal apa sih kita menelponya , nah untuk itu kita sampaikan kepadanya tujuan dan maksud kita menelpon . agar penerima tidak bosan dalam menerima telepon dari kita karena kita terlalu basa basi . 5. Setelah itu , jika kita ingin menutup telepon tersebut hendaknya menutup dengan salam        Jika kita mengawali telepon dengan salam maka hendaknya menutup teleponpun dengan salam agar terkesan ramah  dan sopan. 6. letakan  gagang telepon dengan pelan  Setelah salam penutup , leatakkan gagang telepon dengan pelan jangan teralalu keras dalam meletakan gagang telepon. E. Langkah dan teknik menerima telepon  1. Segeralah angkat jika telepon berdering. 2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.



3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. 4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. 5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.     



Agar percakapan dapat berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa



J=Julie



B=Bravo



K=Kilo



S=Sierra



C=Charlie



L=Lima



T=Tanggo



D=Delta



M=Mike



U=Uniform



E=Echo



N=November



V=Victor



F=Foxtrot



O=Oscar



W=Whiskey



G=Golf



P=Papa



X=X-ray



H=Hotel



Q=Quebec



Y=Yankey



I=India



R=Romeo



Z=Zulu