Laporan Korespondensi [PDF]

Citation preview

LAPORAN TOUR & TRAVEL “TIGA CAHAYA UTAMA” MALANG KORESPONDENSI BISNIS KELAS 1F KELOMPOK 03 Oleh : Annisa Farah Nabilah



(1942620139)



Devita Nurul Anggraeni



(1942620114)



Taufikur Rahman



(1942620063)



PRODI D-IV MANAJEMEN PEMASARAN JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MALANG 2020



DAFTAR ISI



BAB I....................................................................................................................................................2 PENDAHULUAN.................................................................................................................................2 1.1



Latar Belakang....................................................................................................................2



1.2



Alasan Memilih Tour Travel Haji dan Umrah..................................................................3



1.3



Guna Mahasiswa dan Jurusan............................................................................................3



BAB II...................................................................................................................................................4 TEORI...................................................................................................................................................4 2.1 Definisi Pemasaran....................................................................................................................4 2.2 Definisi Pemasaran Jasa............................................................................................................4 2.3 Bauran Pemasaran Jasa............................................................................................................5 2.4 Definisi Tour and Travel...........................................................................................................6 2.5 Definisi Korespondensi..............................................................................................................7 2.6 Definisi Surat.............................................................................................................................7 2.7 Fungsi Surat...............................................................................................................................8 2.8 Syarat Surat yang Baik.............................................................................................................8 2.9 Tujuan Surat..............................................................................................................................9 2.10 Jenis Surat................................................................................................................................9 2.11 Surat Niaga.............................................................................................................................11 2.12 Pengertian Arsip....................................................................................................................16 2.13 Tujuan Penataan Arsip.........................................................................................................17 2.14 Fungsi Arsip...........................................................................................................................17 2.15 Syarat Arsip yang Baik.........................................................................................................17 2.16 Jenis Arsip..............................................................................................................................18 BAB III................................................................................................................................................22 HASIL OBSERVASI..........................................................................................................................22 3.1 Jenis surat bisnis yang digunakan dan alat/bahan yang dibutuhkan dalam membuat surat .........................................................................................................................................................22 3.1.1.



Jenis – jenis surat yang digunakan oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama”. .22



3.1.2.



Alat – alat atau bahan yang dibutuhkan dalam pembuatan surat.........................22



3.1.3.



Alat-alat atau mesin kantor yang diperlukan dalam pembuatan surat.................23



3.2 Cara pengiriman surat yang dilakukan oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama”........24 3.3 Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar...........................................................26 3.4



Prosedur pengarsipan surat oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama”.....................29



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Tour Travel Haji & Umrah adalah Suatu wadah perusahaan atau jasa yang memberikan pelayanan lengkap bagi mereka yang ingin menunaikan ibadah Haji maupun Umrah sehingga mereka mendapatkan pelayanan sebaik mungkin sesuai dengan paket yang telah dipilih sebelum jamaah melakukan perjalanan. Di Indonesia banyak sekali Biro Perjalanan Haji & Umrah yang siap melayani para jemaah untuk memberangkatkan mereka ke tanah suci oleh karena itu di jaman sekarang sudah tidak asing lagi dengan yang namanya Tour Travel Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan tertentu Pihak yang terlibat disebut koresponden. korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis. Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal. Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk pembuatan surat-surat menggunakan teknologi informasi.



2



1.2 Alasan Memilih Tour Travel Haji dan Umrah Untuk mengetahui tentang kegiatan korespondensi yang dilakukan oleh suatu perusahaan, kita dapat melakukan kegiatan observasi yang tujuannya untuk mengetahui bagaimana tour travel haji dan umrah ini dalam melaksanakan kegiatan korespondensi bisnis. Perusahaan yang kami observasi yaitu Tour Travel Haji dan Umrah “ Tiga Cahaya Utama” , Jl. Soekarno Hatta, Jatimulyo, Kec. Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur. Pemilihan objek observasi karena Tour Travel Haji dan Umrah lebih banyak konsumen dan tentu saja mitra kerjasamanya juga banyak, semakin banyak mitra yang bekerja sama maka kegiatan korespondensi di Tour Travel Haji dan Umrah “ Tiga Cahaya Utama” akan semakin luas. Dan lokasi yang dipilih cocok yaitu di tengah-tengah kota. 1.3 Guna Mahasiswa dan Jurusan Dengan adanya tugas observasi ke Tour Travel Haji dan Umrah “ Tiga Cahaya Utama” mahasiswa dapat menambah pengalaman dan pengetahuan yang setidak nya untuk kami ataupun rekan-rekan kami. Dan guna observasi Tour Travel Haji dan Umrah “ Tiga Cahaya Utama” untuk jurusan kami adalah bisa mengetahui kegiatan korespondensi yang ada di suatu Perusahaan/Instansi.



3



BAB II TEORI



2.1 Definisi Pemasaran Definisi marketing atau pemasaran adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempromosikan suatu produk atau layanan yang mereka punya. Pemasaran ini mencakup pengiklanan, penjualan, dan pengiriman produk ke konsumen atau perusahaan lain. Dalam melakukan promosi, mereka akan menargetkan orang-orang yang sesuai dengan produk yang dipasarkan. Biasanya mereka juga melibatkan selebriti, selebgram atau siapapun yang memiliki kepopuleran untuk mendongkrak produk tersebut. Tak hanya itu, dalam pemasaran, bagian yang memiliki tugas ini akan membuat kemasan atau desain yang menarik pada iklan sehingga akan banyak orang yang tertarik. Selain itu, dengan adanya pemasaran juga sangat membantu para konsumen. Jadi mereka akan lebih mudah menemukan produk yang sesuai dengan apa yang mereka butuhkan. Ketika pemasaran sesuai dengan targetnya, perusahaan akan mendapatkan banyak pembeli dan kefuntungan bisa didapatkan. 2.2 Definisi Pemasaran Jasa Pemasaran jasa adalah suatu tindakan yang ditawarkan pihak produsen kepada konsumen berupa jasa yang tidak dapat dilihat, dirasa, didengar atau diraba namun dapat dirasakan manfaatnya oleh konsumen. Berikut ini beberapa pengertian dan definisi dari pemasaran jasa: 



Menurut Lupiyoadi (2006:5), pemasaran jasa adalah setiap tindakan yang ditawarkan oleh salah satu pihak kepada pihak lain yang secara prinsip intangible dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun.



4







Menurut Yazid (2008:13), pemasaran jasa merupakan penghubung antara organisasi dengan konsumennya. Peran penghubung ini akan berhasil bila semua upaya pemasaran diorientasikan kepada pasar. Keterlibatan semua pihak, dari manajemen puncak hingga karyawan non-manajerial, dalam merumuskan maupun mendukung pelakasanaan pemasaran yang berorientasi kepada konsumen tersebut merupakan hal yang tidak bisa ditawar-menawar lagi.







Menurut Daryanto (2011:236), pemasaran jasa adalah mengenai janji-janji. Janji-janji yang dibuat kepada konsumen dan harus dijaga. Kerangka kerja strategis diketahui sebagai service triangle yang memperkuat pentingnya orang dalam perusahaan dalam membuat janji mereka dan sukses dalam membangun customer relationship.



2.3 Bauran Pemasaran Jasa Bauran pemasaran jasa adalah alat-alat pemasaran yang terdiri dari tujuh elemen yaitu product, price, promotion, place, people, physical evidance dan process yang semua variabel-varibelnya dapat dikendalikan oleh suatu organisasi untuk mencapai keunggulan bersaing. Organisasi yang bergerak dibidang jasa (service) menggunakan bauran pemasaran jasa ini untuk membantu strategi mereka dalam mencapai nilai jasa/ konsumen yang tinggi menurut konsumen (customer value) yang akhirnya menentukan posisi persaingan (competitive position) pada pasar sasaranya. 1. Product (Produk) Menurut Kotler (2002: 9) merupakan segala sesuatu yang dapat ditawarkan produsen untuk diperhatikan, diminta, dicari, dibeli, digunakan, atau dikonsumsi pasar sebagai pemenuhan kebutuhan atau keinginan pasar yang bersangkutan. 2. Price ( Harga ) Definisi harga menurut Kotler (2002:302) adalah : Harga adalah sejumlah uang yang dibebankan untuk sebuah produk atau jasa.



5



3. Place ( Lokasi ) Place merupakan variabel bauran pemasaran yang berupa lokasi. Place ini berkenaan dengan upaya penyampaian produk yang tepat ke tempat pasar target. 4. People ( Orang ) Menurut Zeithaml and Bitner (2000: 19) Orang (people) adalah semua pelaku yang memainkan peranan dalam penyajian jasa sehingga dapat mempengaruhi persepsi pembeli. 5. Physical Evidence ( Sarana Fisik ) Physical evidence merupakan salah satu variable bauran pemasaran yang berupa tampilan fisik dari perusahaan yang menunjukkan tempat dimana jasa diciptakan dan dimana pemberi jasa dan konsumen berinteraksi. Contoh physical evidence: penampilan gedung, penampilan toko, penampilan brosur, interior toko, fasilitas toko, music sebagai back ground transaksi dan lain-lain. 6. Process ( Proses ) Process menurut Payne (2000: 168) diartikan sebagai tindakan menciptakan dan memberikan jasa pada konsumen dan merupakan faktor penting dalam bauran pemasaran jasa, karena konsumen jasa akan merasakan sistem pemberian jasa tersebut sebagai bagian dari jasa itu sendiri. Proses adalah semua prosedur actual, mekanisme, dan aliran aktivitas yang digunakan untuk menyampaikan jasa. 2.4 Definisi Tour and Travel Tour Travel Haji & Umrah adalah Suatu wadah perusahaan atau jasa yang memberikan pelayanan lengkap bagi mereka yang ingin menunaikan ibadah Haji maupun Umrah sehingga mereka mendapatkan pelayanan sebaik mungkin sesuai dengan paket yang telah dipilih sebelum jamaah melakukan perjalanan.



6



2.5 Definisi Korespondensi Menurut http://likalikuputrafakfak.blogspot.com yang diakses pada tanggal 19 Mei 2013, Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnsis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat. Menurut http://korespondensibisnis-edun.blogspot.com yang diakses pada tanggal 19 Mei 2013, korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni: 1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. 2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang. 2.6 Definisi Surat Di bawah ini dikemukakan berbagai pendapat mengenai pengertian surat, yaitu : 1. Menurut (Pratama, 1997 : 1), “Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau suatu pernyataan secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi”. 2. Menurut (Sedarmayanti, 1997 : 26), Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari suatu pihak kepada pihak lain. Sedangkan dalam buku Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Surat adalah alat



7



komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warka. 3. Menurut Ig Wursanto (1997 : 11), Surat adalah alat penyampaian informasi atau keterangan–keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dsb) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Dari berbagai definisi pengertian surat di atas dapat disimpulkan, bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi kepada seseorang atau instansi yang berupa tulisan. 2.7 Fungsi Surat Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk pihak lain. Karena itu, surat juga berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim. (Pratama dan Manurung, 1997 : 10). Menurut Y.S Marjo (2005:15) ada beberapa fungsi surat dalam kehidupan masyarakat sehari-hari yaitu : a. Sebagai wakil atau duta dari si penulis atau si pengirim surat b. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas c. Alat pengingat d. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu e. Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha f. Jaminan keamanan, misalnya surat jalan g. Sebagai alat promosi pihak pengirim (berkaitan dalam surat bisnis) 2.8 Syarat Surat yang Baik Kita tidak dapat menyusun surat yang baik dan benar apabila tidak mengetahui syarat–syarat surat yang baik, dan syarat – syarat surat yang baik yaitu : 1. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi.



8



2. Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar. 3. Kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah–kaidah tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. 4. Isi surat tidak perlu panjang dan bertele–tele. 5. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan. 6. Penggunaan singkatan kata yang umumdipakai dalam surat–menyurat. 7. Penggunaan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya. 8. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dsb). 2.9 Tujuan Surat Surat merupakan sarana komunikasi yang penting dalam menyelenggarakan administrasi suatu perusahaan, sedangkan tujuan surat itu sendiri yaitu : 1. Sebagai pemberitahuan 2. Sebagai surat perintah 3. Sebagai surat permohonan 4. Sebagai surat susulan 5. Sebagai surat perintah atau teguran 6. Sebagai panggilan 7. Sebagai pengantar 8. Untuk mendapat tanggapan dari si penerima surat 9. Menyampaikan informasi, sekaligus meminta tanggapan dari si pembaca 2.10 Jenis Surat Surat harus diklasifikasikan menjadi beberapa jenis tergantung pada dasar tujuannya. Secara garis besar surat dapat digolongkan sebagai berikut : 1. Menurut isi dan asal pengirimannya surat dibedakan atas :



9



a. Surat resmi atau surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipakai oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah. b. Surat Niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh organisasi kemasyarakatan dan organisasi lainnya yang bersifat non frofit. c. Surat Pribadi adalah surat yang berasal dari perorangan kepada orang lain atau organisasi. Surat pribadi dapat dibedakan atas 2 macam, yaitu : Surat pribadi yang isinya privat, surta yang dikirimkan kepada kerabat dan keluarga. Surat pribadi yang isinya resmi, surat yang dikirimkan kepada pejabat suatu instansi atau organisasi. 2. Menurut Maksud dan Tujuannya Surat dapat digolongkan atas : surat keputusan, surat perintah, surat pemberitahuan, surat panggilan, surat permintaan atau permohonan, surat peringatan, surat laporan, surat pengantar, surat lamaran pekerjaan, surat penegasan, surat penentuan (klaim) dsb. 3. Menurut wujudnya, dikenal bentuk–bentuk surat seperti : a. Surat Bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas beserta anplopnya. b. Kartu Pos adalah surat bentuk kartu dengan ukuran 10x15, yang dikeluarkan oleh PT. POS Indonesia. c. Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. d. Telegram dan Telex adalah tanda atau berita yang dicetak dari jarak jauh. e. Memo dan Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. f. Surat Tanda Bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formula yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahaan suatu hal. 4. Menurut banyaknya sasaran yang hendaknya dicapai, surat terbagi atas :



10



a. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang atau organisasi dalam jumlah sedikit. b. Surat edaran atau pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak. 5. Berdasarkan jaminan dan keamanan isinya dikenal empat macam surat, yaitu : a. Surat Rahasia b. Surat Sangat Rahasia c. Surat Konfidensial (Terbatas) d. Surat Biasa 6. Menurut cara penyelesaiannya, surat terbagi atas : a. Surat Biasa adalah surat yang diperlukan secara biasa, artinya surat itu tidak diistimewakan atau mengandung pengertian tidak perlu cepat dikirim atau tidak perlu dibalas. c. Surat Segera (Ekspres) adalah surat yang memerlukan penyelesaian segera tetapi tidak secepat surat kilat. d. Surat Kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian segera. 7. Menurut Sifatnya, surat dibedakan menjadi : a. Surat Biasa adalah surat yang isinya biasa, artinya surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain yang dituju. b. Surat Konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas atau cukup diketahui orang yang dituju. 2.11 Surat Niaga Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan komunikan). Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :



11



a. Surat Perkenalan Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya. Selin itu surat ini juga berisi promosi. b. Surat Permintaan Penawaran Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya.Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu. c. Surat Penawaran Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk. Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran. Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar harga. d. Surat Pesanan Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya. Juga



12



disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan. e. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh. Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya. Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list. f. Surat Pengaduan Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya. Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :  Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.  Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.  Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut  Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan. g. Surat Jawaban Pengaduan



13



Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :  Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya  Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.  Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut  Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan  Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang h. Surat Pengiriman Pembayaran Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :  Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila ada.  Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan  Jelaskan cara pembayaran  Lampirkan bukti pembayaran  Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya i. Surat Penagihan Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi



14



kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :  Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya  Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur  Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat  Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar  Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan. j. Surat Penangguhan Pembayaran Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :  Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau telah menerima surat penagihan  Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah tersebut.  Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya



15



 Berjanji untuk segera melunasinya k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :  Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima  Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembeli, nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.  Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya.  Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir. 2.12 Pengertian Arsip Dibawah ini dikemukakan berbagai pendapat oleh para ahli pengertian arsip yaitu: 1. “Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000 : 45). 2. “Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18) 3. Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali Menurut Agus Sugiarto (2005 : 5)



16



4. Menurut Wursanto (1995 : 15 ) Arsip adalah Kumpulan Warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 2.13 Tujuan Penataan Arsip Tujuan Penaataan Arsip diantaranya: 1. Memberikan Pelayanan dalam menyimpan arsip. 2. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan,dan tepat waktu, serta efesiensi. 3. Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna. 2.14 Fungsi Arsip Tujuan Penaataan Arsip diantaranya: 1. Memberikan Pelayanan dalam menyimpan arsip. 2. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan,dan tepat waktu, serta efesiensi. 3. Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna. 2.15 Syarat Arsip yang Baik Arsip harus memiliki syarat-syarat arsip yang baik menurut kamus adminitrasi perkantoran yaitu: 1. Dokumen harus masih mempunyai kegunaan. 2. Dokumen harus disimpan secara teratur dan berencana. 3. Dokumen harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila ditemukan kembali.



17



2.16 Jenis Arsip Pengelolaan Arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi. Dalam pengelolaan arsip terbagi menjadi beberapa bagian, Menurut Agus Sugiarto (2005: 10) yaitu : 1. Arsip menurut subjek atau isinya Menurut subjek atau isinya, arsip dapat di bedakan menjadi beberapa macam, yaitu : a. Arsip kepegawaian, contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya. b. Arsip keuangan, contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar. c. Arsip pemasaran, contoh ; surat penawarn, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya. d. Arsip pendidikan, contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa, dan sebagainya. 2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik Penggolongan ini lebih di dasarkan pada tampilan fisik media yang di gunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat di bedakan menjadi : a. Surat, Contoh : naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya. b. Pita rekaman c. Microfilm d. Disket e. Compact disk ( CD )



18



3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya Penggolongan arsip ini lebih di dasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam penggolongan ini ada bermacam – macam arsip, yaitu ; a. Arsip bernilai informasi, contoh; penggumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya. b. Arsip bernilai adminitrasi, contoh ; ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, urain petugas pegawai, dan sebagainya. c. Arsip bernilai hukum, contoh ; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte peerkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya. d. Arsip bernilai sejarah, contoh ; laporan tahunan, notulen rapat, gambar atau foto peristiwa, dan sebagainya. e. Arsip bernilai ilmiah, contoh ; hasil penelitian. f. Arsip bernilai keuangan, contoh ; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangaan, dan sebagainya. g. Arsip bernilai pendidikan, contoh ; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya. 4. Arsip menurut sifat kepentingannya Penggolongan ini lebih di dasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinnya, dalam peggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu : a. Arsip tidak berguna ( nonesensial ), contoh ; surat undangan, memo, dan sebagainya. b. Arsip beguna, contoh ; presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya. c. Arsip penting, contoh ; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.



19



d. Arsip vital, contoh ; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan, ijazah, dan sebagainya. 5. Arsip menurut fungsinya Penggolongan ini lebih berdasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu ; a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari – hari. b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari – hari. 6. Arsip menurut tempat atau pengelolaanya Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat penggelolaanya, dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan menjadi : a. Arsip pusat, arsip yang di simpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah ; arnas pusat di Jakarta b. Arsip unit, arsip yang berada di unit – unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah ; arnas daerah di ibu kota propinsi. 7. Arsip menurut keasliannya Penggolongan ini dasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan menjadi : a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.



20



b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen adli, tetapi di tujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesusain dengan dokumen asli. d. Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli. 8. Arsip menurut kekuatan hukum Penggolongan ini di dasarkan pada legalitas yang di lihat dari sisi hukum. dari segi hukum arsip di bedakan menjadi dua macam, yaitu ; 1. Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat di pergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, microfilm, hasil print computer, dan lain sebagainya.



21



BAB III HASIL OBSERVASI 3.1 Jenis surat bisnis yang digunakan dan alat/bahan yang dibutuhkan dalam membuat surat 3.1.1. Jenis – jenis surat yang digunakan oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama” 1. Surat perkenalan



6. Surat Resmi



2. Surat Pengaduan / Komplain



7. Surat Kuasa



3. Surat Pengantar



8. Surat Edaran



4. Surat Permohonan



9. Surat Niaga



5. Surat Keputusan



10. Surat Penagihan



3.1.2. Alat – alat atau bahan yang dibutuhkan dalam pembuatan surat. 1) Kertas Dalam pembuatan surat, diperlukan bahan kertas. Kertas yang digunakan untuk menulis surat dalam surat menyurat kantor ada beberapa jenis, ukuran dan warna. Berikut penjelasannya. a. Jenis kertas 



Kertas HVS







Kertas tipis atau doorslag







Kertas stensil







Union skin yaitu kertas tipis dan kuat







Kertas segel



b. Ukuran kertas 



Kertas ukuran polio (21 x 33cm)







Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm)



22







Kertas ukuran oktavo







Kertas ukuran A4 (29 x 21cm)







Kertas ukuran A5 (15 x 21cm)







Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm)







Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm)







c. Warna kertas 



Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.



2) Tinta Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang sifatnya resmi pada umumnya adalah warna hitam. 3) Amplop Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik akan dilipat ataupun tidak. 3.1.3. Alat-alat atau mesin kantor yang diperlukan dalam pembuatan surat Alat-alat atau mesin kantor yang digunakan untuk menulis surat meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat. 3.1.3.1. Mesin untuk mencatat keterangan adalah : a. Mesin tik b. Mesin komputer c. Mesin Diktafon 3.1.3.2. Mesin untuk memperbanyak surat adalah : a. Mesin fotokopi b. Mesin stensil



23



c. Mesin scanner d. Mesin spirit duplicator e. Mesin offset. 3.1.3.3. Mesin untuk mengirim warta atau keterangan adalah : a. Mesin telek b. Mesin faximile c. Microfilm 3.2 Cara pengiriman surat yang dilakukan oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama” Surat – surat yang sudah menjalani pemeriksaan terakhir, lalu dipilihkan cara pengirimannya : A. Berdasarkan Classes of Mail 1. First Class (kelas utama) Cocok untuk mengirimkan surat, catatan pribadi, kartu pos dan cek. 2. Second Class (kelas II) Untuk mengirimkan surat kabar dan jurnal atau terbitan berkala. 3. Third Class (Kelas III) Untuk kiriman materi promosi, buku, catalog, perdagangan dan edaran. 4. Fourth Class (kelas IV) Untuk barang dagangan dan barang cetakan. B. Special Mail Service a. Private Courier Service Adalah jasa pengiriman surat dan paket yang diselenggarakan perusahaan swasta. Contoh : TIKI, DHL, Fed Ex dsb 2. Express Mail



24



Dipakai untuk mempercepat pengiriman. Cocok untuk pengiriman surat, dokumen dan barang dagang. Contoh : Pos kilat, kilat khusus 3. Registered Mail (Tercatat) Cocok untuk mengirimkan dokumen penting dan barang-barang berharga. Bila dianggap perlu maka dibuatkan asuransi pos, terutama untuk dokumen yang berharga. 4. Certified Mail Pengiriman jenis ini mempunyai bukti pengiriman 5. Insured Mail Untuk pengiriman yang diasuransikan, biasanya untuk pengiriman kelas 3 dan 4 6. Special delivery Pelayanan pengiriman pos yang lebih cepat daripada layanan biasa. 7. Special Handling Cocok untuk barang kelas 4, dikirim dari kantor pos dalam negeri dengan prioritas. 8. Priority mail Pelayanan pos kelas satu. C. Secara Elektronik 1. Melalui mesin faksimili, yaitu yang dapat mengirimkan dan menerima tulisan maupun gambar melalui saluran telepon (telecopier) 2. E-mail, yaitu pengiriman pesan dengan memanfaatkan saluran internet. 3. Telex, yaitu mesin pengirim berita dalam bentuk teks saja D. Petugas Pengantar Surat Perusahaan Ada perusahaan yang mempekerjakan tenaga khusus untuk mengirimkan surat-surat atau dokumen-dokumen di dalam kota (kurir). CARA PENGIRIMAN SURAT RAHASIA



25



Surat dinas dalam proses pengurusannya dibedakan menjadi :



a. Surat sangat rahasia Cara pengiriman surat sangat rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah sampul. Sampul pertama diberi tanda Sangat Rahasia dan dilak. Kemudian sampul ini dimasukkan kedalam sampul ke dua yang juga ditandai Sangat Rahasia dan di lak. Selanjutnya sampul ke dua ini dimasukkan ke dalam sampul ketiga, yang merupakan sampul surat-surat biasa (tidak ditandai RHS ataupun SRHS) dan tidak di lak. b. Surat Rahasia Cara pengiriman surat Rahasia dilakukan dengan menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama ditandai RAHASIA dan dilak, sedangkan sampul kedua (luar) seperti sampul surat biasa. c. Surat penting Cara pengirimannya hampir sama dengan pengiriman surat rahasia namun menggunakan sampul biasa d. Surat biasa Cara pengiriman via jasa pengiriman biasa seperti pos, J&T dan JNE 3.3 Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar Menurut Wursanto (2006: 108) Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Prosedur Penanganan Surat di Tour Travel Haji dan Umrah “ Tiga Cahaya Utama” adalah sebagai berikut



26



1. Prosedur Penanganan Surat Masuk a. Penerimaan Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor. b. Penyortiran surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas dan menyangkut kepentingan perusahaan dan organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. c. Pencatatan Surat Pencatatan dilakukan degan menggunakan buku agenda. d. Pengarahan Surat Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. e. Penyampaian Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis pada lembar disposisi. f. Penyimpanan Surat



27



Jika surat telah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan pada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. 2. Prosedur Penanganan Surat keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: a. Pembuatan konsep surat Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan seperti: 



Penetapan konsep tujuan







Menyediakan informasi pelengkap yang dibutuhkan







Mengetahui calon penerima surat



b. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. c. Pemberian nomor surat Konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat, salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat hendaknya jelas, sederhana, dan mudah dimengerti. d. Pengetikan konsep Dalam proses pengetikan ini akan dilakukan biasanya akan dilakukan halhal berikut: 



Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap







Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan







Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu,



e. Penandatanganan surat



28



Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan. Surat tersebut siap untuk ditandatangani f. Pemberian cap stempel organisasi Langkah berikunya adalah diberikan cap stempel organisasi yaitu disebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan. g. Pencatatan surat keluar Langkah berikunya adalah pencatatan pada buku agenda surat keluar yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat dan keterangan. 3.4 Prosedur pengarsipan surat oleh Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama” Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat/arsip. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut : 1. Meneliti Surat Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan. 3. Menyortir Surat Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Menyimpan surat ke dalam map (folder). 4. Menata arsip



29



Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpana arsip di Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama menggunakan Sistem Tanggal (Chronological Filing System)



30



BAB IV KESIMPULAN



Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau suatu pernyataan secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama sendiri,jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi. Ada banyak jenis surat yang digunakan oleh suatu perusahaan seperti Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama”. Perusahaan ini menggunakan beberapa jenis surat yaitu Surat perkenalan, Surat Pengaduan / Komplain, Surat Pengantar , Surat Permohonan, Surat Keputusan, Surat Resmi, Surat Kuasa, Surat Edaran, Surat Niaga, dan Surat Penagihan. Alat/ Bahan yang digunakan adalah Kertas, tinta, amplop, mesin ketik (laptop), fotocopy, dan lain-lain. Cara pengiriman surat berdasarkan Classes Of Mail dibagi menjadi 4 yaitu First Class, Second Class, Third Class,dan Fourth Class. Sedangkan jika surat dikirim secara elektronik dibagi menjadi 3 yaitu melalui email, faksimile, dan Telex. Dalam menyimpan surat Tour & Travel “Tiga Cahaya Utama” menggunakan sistem tanggal, hal ini bertujuan agar lebih gampang menemukan surat jika suatu saat dibutuhkan



31



Daftar Pustaka



http://birohajiumrah.blogspot.com/ , Diakses pada tanggal 13 Februari 2020 Pukul 14.15 https://cpssoft.com/blog/bisnis/pengertian-pemasaran-fungsi-dan-jenis-pemasaran-dalambisnis/, Diakses pada tanggal 20 Februari 2020 Pukul 17.40 https://www.kajianpustaka.com/2018/11/tujuan-karakteristik-jenis-dan-strategi-pemasaranjasa.html, Diakses pada tanggal 20 Februari 2020 Pukul 17.43 https://www.materibelajar.id/2015/12/definisi-surat-fungsi-jenis-beserta.html, Diakses pada tanggal 10 April 202 Pukul 13.00 http://ahmad-collections.blogspot.com/2015/05/pengertian-korespondensi-surat-fungsi.html, Diakses pada tanggal 10 April Pukul 13.05 https://daysidee.blogspot.com/2014/02/tugas-1-komunikasi-bisnis.html, Diakses pada tanggal 10 April 2020 Pukul 12.30 https://www.pengadaan.web.id/2019/09/pengertian-fungsi-dan-jenis-jenis-arsip.html, Diakses pada tanggal 10 April Pukul 14.00 https://docplayer.info/31728699-Bab-ii-tinjauan-pustaka-karena-mempunyai-suatukegunaan-agar-setiap-kali-diperlukan-dapat-secara-cepat.html, Diakses pada tanggal 11 April 2020 Pukul 08.00 https://portal-ilmu.com/pengertian-arsip/, Diakses pada tanggal 11 April 2020 Pukul 11.30



32