Modul Ajar Elemen 5 Dokumen [PDF]

Citation preview

MODUL AJAR ELEMEN 5 DOKUMEN BERBASIS DIGITAL Deskripsi



Meliputi pemahaman tentang dasar-dasar prosedur penanganan dokumen, jenis peralatan pengelolaan dokumen, prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai sistem yang digunakan dunia kerja.



A. INFORMASI UMUM 1. INDENTITAS SEKOLAH Nama Sekolah



SMKS BUDI AGUNG MEDAN



Nama Guru Pengampu



Inelia Marhamah, S.Pd



Kelas



10 MPLB



Alokasi Waktu



1350 menit



Jumlah Pertemuan



TM x @6JP (’45 menit)



Fase Capaian



E



2. KOMPETENSI AWAL Dalam dokumen berbasis digital meliputi pemahaman tentang dasar-dasar prosedur penanganan dokumen, jenis peralatan pengelolaan dokumen, prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai sistem yang digunakan dunia kerja. 3. PROFIL PELAJAR PANCASILA Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan berakhlak Mulia, Mandiri, Bernalar Kritis, dan Kreatif 4. SARANA & PRASARANA  Alat dan Bahan : LCd, HP, laptop, printer, scanner, Hardisk, flasdisk, Komputer/Laptop, Filling cabinet, Peralatan kearsipan Internet Dokumen manual dan digital, Form pengelolaan dokumen, Aplikasi pengelolaan dokumen  Materi dan Sumber Ajar : LMS, Modul, Buku, Slide, Video, Gambar, 5. TARGET PESERTA DIDIK: Peserta didik yang menjadi target yaitu peserta didik reguler atau inklusif 6. MODEL PEMBELAJARAN YANG DIGUNAKAN : Model Pembelajaran



Discovery Learning



Moda Pembelajaran



Daring / Kombinasi



Metode Pembelajaran



Diskusi, presentasi, demonstrasi, simulasi praktik, kunjungan industri



B. KOMPETENSI INTI 1. TUJUAN PEMBELAJARAN Siswa mampu: 2. Siswa mampu Mengidentifikasi jenis dokumen MPLB yang ada dengan menganalisis dokumen-dokumen yang sering digunakan dalam perkantoran 3. Siswa dapat Menjelaskan prosedur penanganan dokumen kantor dengan menggunakan Bahasa sendiri dan dapat mengaplikasikaanya secara langsung sesuai SOP Perusahaan. 4. Siswa mampu Menjelaskan prosedur penyimpanan dokumen kantor yang ada berdasarkan konsep yang telah di pelajari. 5. Siswa mampu Mengidentifikasi jenis sarana/ prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan 1. PEMAHAMAN BERMAKNA  Dokumen adalah data yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan. Dokumen adalah kunci dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dokomen banyak diklasifikasikan menurut asal, fungsi, dan lain-lain.  Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan. 2. PERTANYAAN PEMANTIK  Apakah anda pernah mendengar kata dokumen?  Sebutkan dokumen-dokumen apa saja yang anda ketahui?  Menurut anda mengapa dalam suatu instansi/organisasi sangat memerlukan dokumen?  Sebutkan jenis penyimpanan dokumen berbasis digital yang anda ketahui?  Menurutmu apakah manfaat dokumen/surat?  Surat apakah yang pernah anda buat! 3. PERSIAPAN PEMBELAJARAN Membantu peserta didik menemukan passionnya dengan melakukan assesmen diagnostic kognitif dan non-kognitif, sehingga guru bisa menemukan karekteristik peserta didik selama mengikuti pembelajaran.



4. KEGIATAN PEMBELAJARAN PERTEMUAN 1 DARING/LURING (270 MENIT) 1. Mengidentifikasi jenis dokumen MPLB Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (210 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik : a. Apakah kamu ingin bekerja di kantor? b. Apa menurutmu yang disebut dengan kantor? c. Apa harapanmu saat kamu mempelajari tentang manajemen perkantoran? d. Apa yang kamu ketahui tentang proses bisnis? e. Bagaimana gambaran proses bisnis yang terjadi di sebuah kantor



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang jenis dokumen MPLB 2. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai: a. Definisi Surat /Dokumen b. Fungsi Surat/Dokumen c. Jenis-jenis Surat/Dokumen 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengeksplorasi a. Mengidentifikasi Jenis-jenis surat/dokumen MPLB b. Analisis Jenis-jenis Surat/dokumen yang ada sering digunakan di instansi perusahaan/organisasi 4. Peserta didik diminta melaporkan hasil studinya dan kemudian bersama-sama dengan dibimbing oleh guru mendiskusikan hasil laporannya di depan kelas 5. Untuk analisis j A nalisis Jenisjenis layanan Bisnis yang ada di berbagai kantor/ perusahaan. dapat dilakukan secara kolaboratif di papan tulis. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan gagasannya. Guru membimbing diskusi. 6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal Latihan.



Kegiatan Penutup (30 Menit) 1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



Referensi • 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



1. Soal-soal Latihan Pertemuan 1



PERTEMUAN 2 DARING/LURING (270 MENIT) 1. Menjelaskan prosedur penanganan dokumen kantor Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (210 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Apakah yang dimaksud prosedur ? b. Apa yang kamu ketahui tentang prosedur penangan dokumen kantor. c. Apa harapanmu setelah mempelajari materi procedure penanganan dokumen kantor



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang prosedur penangan dokumen kantor. 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Prosedure Pengelolaan Surat Masuk b. Prosedure Pengelolaan Surat Keluar 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya



Kegiatan Penutup (30 menit)



Referensi • 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron



1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



Lembar Aktivitas Praktik 2



PERTEMUAN 3 DARING/LURING (270 MENIT) 3. Menjelaskan prosedur penyimpanan dokumen kantor Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (210 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Pernahkah anda melihat prosedur penyimpanan dokumen kantor/sekolah sebelumnya? b. Menurut anda mengapa dokumen perlu disimpan? c. Apakah manfaat dari penyimpanan dokumen?



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang prosedur penyimpanan dokumen kantor 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Mengindentifikasi prosedur penyimpanan dokumen kantor b. Menelaah asas-asas penataan dokumen/surat 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya



Kegiatan Penutup (30 menit)



Referensi



1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



1. Soal-soal Latihan 2. Praktek penyimpanan dokumen



PERTEMUAN 4 DARING/LURING (270 MENIT) 4. Menjelaskan prosedur perawatan dokumen kantor Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (210 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Pernahkah anda melihat perawatan pada dokumen kantor? b. Menurutmu mengapa dokumen kantor perlu dirawat. c. Langkah-langkah apa yang perlu anda ketahui dalam melakukan perawatan pada dokumen? d. Apa harapanmu setelah mempelajari materi ini?



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang Standar perawatan dokumen kantor 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Mengidentifikasi penyebabpenyebab terjadinya kerusakan pada dokumen/surat? b. Carilah solusi-solusi yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan pada dokumen/surat. c. Berdasarkan pengamatan/ pemahamanmu Langkah-langkah apa yang dapat dilakukan untuk menjaga keamanan arsip! 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya



Kegiatan Penutup (30 menit)



Referensi



1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



Lembar Aktivitas Praktik 4



PERTEMUAN 5 DARING/LURING (270 MENIT) 5. Mengidentifikasi jenis sarana/ prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan. Kegiatan Awal ( 30 Menit)



Kegiatan Inti (210 Menit)



1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik:



1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang sarana/prasaranan pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Definisi sarana b. Definisi prasarana c. Ruang lingkup sarana dan prasarana pengelolaan dokumen kantor d. Peralatan kantor yang digunakan



a. Apakah yang dimaksud sarana? b. Apa perbedaan sarana dan prasaranan? c. Sebutkan sarana dan prasarana kantor yang anda ketahui ?



dalam pengelolaan dokumen kantor



3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya



Kegiatan Penutup (30 menit)



Referensi



4. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 5. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 6. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.



• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron



Refleksi



Lembar Kegiatan



1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?



1. Lembar pengamatan 5



7. ASSESMEN  Asesmen sebelum pembelajaran (diagnostik)  Asesmen selama proses pembelajaran (formatif)  Asesmen pada akhir pembelajaran (sumatif) 1. Tes tertulis (tes objektif : essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah) 2. Kuisioner 8. PENGAYAAN DAN REMEDIAL Remedial diberikan kepada peserta didik yang membutuhkan bimbingan untuk memahami materi atau pembelajaran mengulang.



C. LAMPIRAN



1. BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA MATERI PERTEMUAN KE-1 : JENIS DOKUMEN MPLB



A.



PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS DOKUMEN MPLB Surat atau dokumen adalah komponen penting bagi individu ataupun Lembaga, mapun kantor. Dokumen-dokumen kantor harus ditata dengan sedemikian rupa, sehingga tetap terawatt atau tidak rusak dan mudah ditemukan jika diperlukan. Selain itu, penataan dokumen kantor tersebut bertujuan agar semua surat dan dokumen tidak rusak. 1. Pengertian Surat/Dokumen Surat adalah suatu susunan atau hasil tulisan yang berisi suatu pernyataan dari penulis atau penyusun ynag bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain yang dikehendaki. Surat dalam suatu organisasi merupakan salah satu media komunikasi administrasi antara sesame pegawai, baik secara individu maupun dengan pihak luar perusahaan dan dilakukan dengan cara timbal balik. 2. Fungsi Surat/Dokumen Berikut merupakan fungsi surat dalam perusahaan : a. Sebagai wakil suatu instansi/ unit usaha b. Sebagai bahan pembuktian c. Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah d. Sebagai alat ukur kegiatan suatu instansi e. Sebagai media/sarana untuk memudahkan dan memperpendek jarak



3. Jenis-Jenis Surat Ada beberapa jenis surat yang harus diketahui, yaitu sebagai berikut : a. Menurut sifatmya



b. Menurut Jangkauannya



c. Prosedurnya



d. Menurut Urgensi Pengirimannya



e. Menurut Keamanan Isinya



f. Menurut Jumlah Penerimaanya



g. Menurut Tujuannya



h. Menurut Wujudnya



MATERI PERTEMUAN KE-2 : PENANGANAN DOKUMEN KANTOR



B.



Prosedur Penanganan Dokumen Kantor.



1. Prosedure Pengelolaan Surat Masuk Surat masuk merupakan jenis surat yang berasal dari luar perusahaan dan siterima oleh perusahaan untyk kemudian diteruskan dan ditindak lanjutiprosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah- langkah yang tepat yang bisa memudahkan surat diakses kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah atau prosedur pengelolaan surat yang baik dapat berpedoman pada beberapa hal berikut: a. Penerimaan Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :  Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk  Meneliti ketepatan alamat pengirim  Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya  Menandatangani surat telah diterima b. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :  Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.  Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.  Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain.  Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan pencatatan merupakan kegiatan menulis surat masuk kedalam perusahaan. Pencatatan ini dilakukan setelah surat dicatat dan sistempel serta diperikasa ketepatan jenis maupun jumlah lampiran yang harus diterima. Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu seperti misalnya kartu kendali. d.Mengagendakan Surat Masuk kegiatan mengagendakan surat merupakan proses pencatatan masuk dalam buku agenda atau buku harian perusahaan. Hal ini karena setiap surat yang masuk ke dalam perusahaan dicatat dan diberikan nomor agenda surat masuk. e. Pengarahan dan penerusan Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam



lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang digunakan yaitu :  Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat  Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri. f. Penyampaian Surat Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern. g. Penyimpanan Surat Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain  sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor. 2. Prosedure Pengelolaan Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirimkan kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Adapun proseure pengelolaan surat keluar sebagai berikut : a. Perintah atau Instruksi Pembuatan Surat b. Pembuatan Konsep Surat Konsep surat (draft) dibuat oleh sekretaris atau bagian Tata Usaha berdasarkan ide dari pimpinan atau dari Kepala Bagian atau seksi. Konsep surat tergantung dari jenis surat. Apabila surat rahasia, maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat sendiri oleh pimpinannya. Sedangkan apabila surat biasa/ penting maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha. c. Persetujuan Konsep Surat Jika konsep surat dibuat oleh seorang konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan/ atasan terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki/ dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan atau acc (accepted) dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/ paraf/taklik pada konsep tersebut yang artinya surat dapat diproses lebih lanjut. d. Pengetikan dan Penelitian Surat Setelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan, selanjutnya konsep surat dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi dalam kop surat. Alamat tujuan pada sampul surat yang akan digunakan juga harus diketikkan. Kemudian juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di print atau dicetak, untuk menghindari adanya kesalahan pengetikan sekecil apapun, walau hanya satu huruf. e. Penandatanganan Surat Setelah surat selesai diketik dengan rapi, surat diserahkan kepada pimpinan/ atasan



atau pejabat yang berwenang atau yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan di atas nama terang, selanjuynya surat diserahkan ke unit tata usaha (TU). f. Pencatatan Surat Surat selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar oleh unit tata usaha (TU) untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. g. Pemberian Cap Dinas Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat, selanjutnya diberi cap dinas/ stempel sebagai tanda sahnya surat. Cara memberi cap dinas adalah cap dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. i. Melipat dan Penyampulan Surat Sebelum dilipat dan siap dikirim, surat terlebih dahulu dibuat salinannya atau di copy. Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dikirimkan ke alamat yang dituju dengan dilipat rapi menggunakan aturan melipat surat. Selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan.



j. Pencatatan Surat di Buku Ekspedisi Ekstern Sebelum dikirimkan, surat dicatat di buku ekspedisi ekstern. Ketika surat diterima oleh pihak yang dituju, maka yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi ekstern. k. Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara yakni melalui kurir, melalui pos, perusahaan jasa pengiriman, melalui faksimile, juga melalui internet (E-mail). l. Penyimpanan surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinan/ kopi surat dan lampiran disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem subjek, tanggal, nomor, wilayah.



MATERI PERTEMUAN KE-3 : PENATAAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN



C. Prosedure Penataan dan Penyimpanan Dokumen Pengelolaan surat masuk dan surat keluar harus ditata denga naik dan benar. Hal ini karena menata dokumen atau surat dengna baik dan benar akan membuat proses administrasi dalam perusahaan dapat berjalan dengn baik. Dengan menerapkan prosedur penataan dan penyimpanan dokumen yang baik dan benar, maka berbagai bentuk pekerjaan dapat dikelola dengan baik dan efektif. 1. Asas Penataan Surat Asas penataan sering disebut asas kearsipan dalam suatu instansi atau perusahaan.. asas kearsipan merupakan suatu pedoman penyelenggaraan kegiatan pengelolaan surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu perusahaan atau organisasi. Ada 3 bentuk asas kearsipan, yaitu sebagai berikut : a. Asas Sentralisasi Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat Masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Jadi dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi. Dengan asas sentralisasi ini, maka: 1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan, 2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya, 3) Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua. Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut. 1) Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap. 2) Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khusunya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan keuangan. 3) Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan). 4) Adapun keuntungan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut: 5) Adanya keseragaman sistem dan prosedur. 6) Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (tenaga professional). 7) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan. 8) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif.



9) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancer. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif. 10) Pengawasan lebih mudah. Selain keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut. 1) Keseragaman asa belum tentu cocok untuk semua unit kerja. 2) Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat. 3) Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip. 4) Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip b. Asas Desentralisasi



Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanaan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan pengiriman surat. Dengan asas desentralisasi ini, maka: 1) Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah, 2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif, 3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar. Adapun keuntungan asas desentralisasi, antara lain sebagai berikut. 1) Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan, 2) Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat. 3) Penetapan nilai guna arsip lebih tepat. 4) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan. Selain keuntungan, asas desentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut. 1) Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar. 2) Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja. 3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berjas pada unit kerja seringkali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau. 4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikut, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan



yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkal iterjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Seingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti. 5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsian. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka. 3.Asas Gabungan



Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan demikian, dalam asas ini terdapat dua tempat pengelolaan arsip, yaitu unit kearsipan di pusat yang mengelola arsip inaktif, dan unit kerja (pengolah) yang mengelola arsip aktif. Adapun keuntungan sistem gabungan ini, antara lain sebagai berikut. 1) Keseragaman prosedur dan tata kerja. 2) Proess kerja lancer, karena arsip aktif berada di unit pengolah. 3) Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif. 4) Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya. 5) Karyawan di unit kerja dapat bertambah. Walaupun asas ini digunakan untuk meminimalkan kekurangan dari kedua asas tersebut, namun tetap saja asas ini memiliki kelemahan, yaitu sebagai berikut. a. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak. b. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi. c. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.



2. Sistem Penyimpanan Dokumen Seperti yang diketahui kearsipan merupakan kegiatan pengurusan arsip atau surat yang dimulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan Kembali. Ada beberapa system yang digunakan / diterapkan dalam kantor, yaitu sebagai berikut: a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)   Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.



Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat



b.



Sistem Subjek (Subjectical Filing System)   Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Contoh daftar klarifikasi masalah dapat dilihat pada tabel berikut: Daftar Klarifikasi Masalah Kode Masalah Masalah Sub Masalah Utama Kp Kepegawaian 1. Pererkrutan 1.Formasi 2.Lamaran 3.Penempatan 2. Cuti 1.Cuti Sakit 2.Cuti Melahirkan 3.Cuti Tahunan 4.Cuti Haid 3.Pengembangan 1.Diklat 2.Penataran 3.Magang 4.Seminar c.Sistem Wilayah (Geographical Filing System) Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci. Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip  dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim   marketing  kami untuk informasi selengkapnya.



Contoh daftar klarifikasi Wilayah dapat dilihat pada tabel berikut: Daftar Klarifikasi Wilayah Jawa Barat Jawa Tengah Bandung Banjar Negara Banten Ambarawa Cianjur Kudus Kuningan Purwakerto Tangerang Semarang d.Sistem Tanggal (Chronological Filing System) Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing  dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat  indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad. Contoh : Surat tanggal 10 januari 2017 apabila diindeks menjadi 10, Januari 2017 e.Sistem Nomor (Numerical Filing System)   Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing  atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing  yang lebih lama, banyaknya folder  yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.



E. Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen Sebelum membahas digitalisasi arsip, pengertian Arsip adalah rekaman catatan kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Sedangkan kearsipan ialah suatu kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat sesuai system tertentu. Sehingga saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.



1. Arsip Elektronik Elektronic Archine (e-Archive) atau digitalisasi arsip yang artinya suatu system atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/EDocuments) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. Arsip Elektronik Menurut Para Ahli. Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya 1. Menurut Australia Archive dalam buku Managing Electronic Record, mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer di dalam dan di antara system komputer. 2. Wallace mengemukakan bahwa berkas elektronik terdiri dari himpunan informasi yang terekam dalam bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan pada beberapa media agar dapat ditemukan kembali, dibaca, dan digunakan. 3. National Archive and Record Administration (NARA) USA mengartikan arsip elektronik sebagai arsip yang disimpan dan diolah dalam format tertentu yang hanya dapat diproses dengan komputer.



2. Kelebihan dan Kekurangan Arsip Secara  Elektronik Teknologi telah hadir untuk memberikan kemudahan termasuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kemudahan ini diharapkan akan menjadikan kerja kantor menjadi lebih baik. Berikut ini adalah keuntungan pengelolaan arsip elektronik atau digitalisasi arsip apabila dibandingkan dengan arsip konvensional: 1. Proses penemuan dan penyajian dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap berarti segala sesuatu yang diperlukan dapat diperoleh tanpa ada yang terlewatkan. 2. Penyaluran atau distribusi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan dalam waktu yang sama oleh semua pihak. 3. Penyimpanan informasi secara terpusat sehingga dapat menghindari adanya duplikasi informasi. 4. Tingkat keakuratan penyimpanan yang tinggi. 5. Penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital. Sedangkan kelemahan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah sebagai berikut: 1. Biaya pengadaan system relatif mahal. Meskipun pengadaan system ini dapat dijadikan investasi dalam organisasi. 2. Kemungkinan adanya manipulasi atau perubahan informasi 3. Kemungkinan adanya kerusakan file tanpa adanya indikasi, seperti server yang terserang virus komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.



3.Kemudahan Manajemen Arsip Secara Elektronik Kelebihan yang jelas tanpa kita sadari adanya arsip elektronik adalah kemudahan yang ditawarkan dalam pengelolaan arsip. Kemudahan-kemudahan yang dapat dirasakan apabila menggunakan arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebagai berikut: 1. Retensi Otomatis Penyimpanan arsip dengan komputer memungkinkan adanya pemeriksaan otomatis retensi dokumen. Jika ada dokumen yang kadaluarsa akan diberi peringatan untuk selanjutnya ditindak lanjuti pengguna, apakah file tersebut dimusnahkan atau didokumentasikan dalam dokumen pasif. Dokumen pasif maksudnya dokumen tersebut dinonaktifkan dan di back up dalam penyimpanan eksternal, dan dapat diaktifkan kembali jika diperlukan. 2. Bisa Dihubungkan dengan Jaringan Komputer Pengguna dapat menghubungkan system arsip dengan system jaringan baik yang global maupun Wide Area Network. Dengan menghubungkan system ke dalam jaringan, memungkinkan pengguna memakai system secara multiuser. Sehingga digitalisasi arsip ini dapat memberikan keuntungan yang berganda.



3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen Pengguna diberikan kemudahan untuk menemukan lokasi penempatan dokumen hard copy yang diinginkan. Pengguna dapat mengetahui lokasi gedung, bangunan, ruang, kabinet tempat arsip disimpan.



4. Fasilitas Gambar dan Suara Penggunaan alat scanner memungkinkan pengguna mentransfer file fisik ke dalam komputer dalam bentuk visual, ditambah dengan fitur perbaikan kualitas gambar, seperti mempertajam, mencerahkan, dan lain sebagainya.



5. Fasilitas Pencarian Dokumen Komputer mampu mencari dokumen dengan waktu yang cukup singkat. Pengguna cukup mengetikkan  keyword (kata kunci) pada tab pencarian dan tidak membutuhkan waktu lama bagi komputer untuk menemukan file dengan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip konvensional yang mengharuskan kita untuk mencari file satu persatu.



6. Mudah Dioperasikan Di dalam komputer terdapat program-program yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasa dikenal dengan istilah Human Computer Interactive. Sebagai contoh, apabila kita ingin mencetak dokumen maka hanya cukup menekan ikon print (pastikan komputer sudah terhubung ke printer), untuk menyimpan dokumen cukup menekan ikon Save atau Save As, dan lain sebagainya.



7. Laporan Kondisi Arsip Arsip elektronik memberikan kemudahan untuk menyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai format dan isi yang ditetapkan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan lain sebagainya.



8. Keamanan Data Di dalam komputer memungkinkan adanya jaminan keamanan dengan menggunakan ID pengguna dan password, sehingga hanya orang berkepentingan atau yang mengetahui ID dan password yang dapat mengakses arsip. Penyimpanan ganda arsip dengan menggunakan CD atau DVD juga dapat menambah keamanan arsip dan sebagai backup apabila file arsip di komputer terserang virus atau terhapus.



Media Penyimpanan Arsip dalam bentuk Elektronik Dalam pemilihan media penyimpanan, harus dikenali tipe media yang tepat dan memastikan untuk memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan. Beberapa media yang dapat digunakan untuk penyimpanan data dan informasi adalah sebagai berikut: 1. Pita magnetic, media penyimpanan yang terbuat dari bahan magnetic dengan lapisan plastic tipis. Pita magnetic dibedakan menjadi dua, yaitu real tape dan catridge tape.Reel tape adalah pita magnetic yang digulung dalam wadah lingkaran sedangkan catridge tape berbentuk kaset video audio. 2. Piringan magnetic, media penyimpanan berupa disk. Terdapat dua jenis piringan magnetic yaitu hard disk yang merupakan disk permanen dan floppy disk yang merupakan disk fleksibel. 3. Piringan optic, piringan yang mampu menampung data 100 bahkan 1000 kali lipat lebih banyak daripada disket. Contoh piringan optic adalah CD, DVD, Blue Ray.



Perangkat yang Digunakan Dalam menggunakan arsip elektronik, kita memerlukan alat yang disebut dengan hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Dua hal tersebut penting dalam implementasi system kearsipan elektronik, sehingga harus ditentukan dan dianalisa hardware dan software apa yang akan digunakan dalam system kearsiapan tersebut.



1. Pemilihan Hardware Beberapa kategori yang perlu diperhatikan dalam pemilihan hardware adalah sebagai berikut: 1. Kemampuan hardware, menyangkut kemudahan melakukan input, kecepatan proses, kapasitas penyimpanan, kualitas keluaran. 2. Keandalan hardware, berhubungan dengan tingkat atau frekuensi kegagalan proses secara teknik. 3. Biaya, harus memperhitungkan harga beli, biaya pemasangan dan pemeliharaan, dan biaya operasi (upah dan kegunaan). 4. Fleksibilitas dan kompatibilitas, perangkat yang dipilih harus kompatibel apabila dihubungkan dengan perangkat yang lain agar tidak membatasi gerak arsip dan mempersulit kegiatan kearsipan.



2. Analisis Pemilihan Software Tujuan dilakukan analisis terhadap software yang akan digunakan dalam system arsip elektronik adalah agar dapat memilih sesuai dengan system dan mudah dalam mengoperasikannya. Untuk mendapatkan perangkat lunak, kita data memilih satu dari beberapa item berikut:



1. Membeli perangkat lunak yang sudah ditulis atau dibuat perusahaan software. Cara ini memang praktis tetapi memakan biaya yang cukup banyak karena harga softwarenya yang masih mahal. 2. Menyewa program aplikasi dengan internet. Jasa penyimpanan data atau dokumen secara online dapat dimanfaatkan untuk arsip elektronik, selain tidak memakan biaya yang banyak penggunaan ini dapat mempermudah akses penyimpanan dan pengambilan dokumen serta tidak perlu khawatir akan virus yang kemungkinan menyerang komputer. 3. Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. keuntungan dari system ini jelas memberikan kemudahan bagi kantor karena programnya telah disesuaikan dengan kebutuhan sedangkan kelemahannya adalah program ini harus dikerjakan oleh ahli arsip dan ahli pemrograman komputer.



3. Pengendalian Keamanan Keamanan system fisik terkait proses digitalisasi arsip ini bertujuan agar menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen. Pengendalian ini dapat  dilakukan dengan menetapkan kondisi sebagai berikut: 1. Memberikan batasan akses ke system (hanya orang berwenang yang boleh mengakses system) 2. Pengaturan suhu ruang komputer agar terhindar dari panas berlebih, kelembaban, kebakaran, dan bahaya lain yang mungkin terjadi. 3. Perlu adanya back up terhadap file penting untuk antisipasi adanya kerusakan pada file yang asli. 4. Perlu adanya perlindungan asuransi untuk komponen system jika memungkinkan. Dengan adanya perlindungan ini, kontinuitas operasi system masih dapat berjalan meskipun setelah terjadi bencana tertentu. Hal ini karena asuransi telah menjamin atau mengganti komponen perangkat yang rusak. Keberadaan system pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.



MATERI PERTEMUAN KE-4 : PROSEDUR PERAWATAN DOKUMEN KANTOR



E. PROSEDURE PERWATAN DOKUMEN KANTOR Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya atau isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan. Menurut Sugiarto 2005:83- 86, “Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.” Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan mengetahui penyebab kerusakannya dan mencegah terjadinya kerusakan pada arsip. 1. Penyebab kerusakan arsip Penyebab kerusakan arsip dibedakan menjadi dua faktor, yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik: a. Faktor intrinsik ialah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari benda arsip itu sendiri seperti kualitas kertas, pengeruh tinta, pengaruh lem perekat. Penyebab kerusakan ini berdasarkan proses kimiawi yaitu kertas yang terbuat dari campuran bahan kimia akan mengalami perubahan dan rusak dalam waktu yang singkat ataupun kurun waktu yang lama. Tinta dan perekat yang digunakan juga mengandung bahan kimia yang dapat menyebabkan kerusakan kertas karena proses kimia. b. Faktor ekstrinsik Ialah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar benda arsip seperti lingkungan, organisme perusak, dan kelalaian manusia. 1. Faktor lingkungan fisik antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara, dan debu. 2. Biologis antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak dan tikus. 3. Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip. 4. Kelalaian manusia antara lain percikan bara rokok, tumpahan minuman dan sebagainya. 2.



Usaha Pencegahan Kerusakan arsip



Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan arsip akibat faktor ekstrinsik dan intrinsik penyebab kerusakan arsip. Usaha dengan cara menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penggunaan alat berbahan plastik juga lebih baik karena tidak mudah berkarat. Ruangan penyimpan arsip sebaiknya diatur dan dibangun dengan baik supaya arsip tetap terjaga diruangan dengan baik. a. Lokasi ruangan atau gedung penyimpanan arsip sebaiknya diluar atau terpisah dengan bangunan industri dengan luas yang cukup. Jika satu bangunan gedung sebaiknya terpisah dari keramaian dan tidak dilalui saluran air. b. Konstruksi bangunan sebaiknya menggunakan tembok, jika menggunakan kayu sebaiknya tidak langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela sebaiknya diletakkan dibagian yang tidak langsung terkena sinar matahari.



Kalau jendela sudah terlanjur terpasang sebaiknya diberi kaca dengan warna kuning tua atau hijau tua untuk menyaring sinar ultraviolet. Sebaiknya ventilasi udara diberi kawat halus untuk menghindari debu dan serangga. c. Ruangan dilengkapi dengan pencahayaan, pengatur temperatur ruangan, dan AC. Kelembaban udara yang baik sekitar 50-60 dan temperatur sekitar 60°-75° F atau 22°25° C. d. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa makanan. Menurut Sugiarto 2005:86, “Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah.” Pada umumnya kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar. Menurut Barthos 2013:58-60, perawatan atau penjagaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner alat penyedot debu. 2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau- kalau ada serangga,rayap dan sejenisnya. 3. Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. 4. Mengawasi serangga anai-anai Menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite, sodium ini letakkanlah dicelah-celah lantai. 5. Larangan makan dan merokok Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ketempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. 6. Rak penyimpanan arsip. Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. 7. Meletakkan arsip Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mengkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan jangan diletakan ditempat yang lebih kecil ukuranya daripada kertasnya sendiri. 8. Membersihkan arsip Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner dan arsip-arsip yang rusak segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. 9. Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak diperbolehkan dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Arsip-arsip yang basah sebaiknya keringkan dengan jalan menganginkan. 10. Arsip-arsip yang tidak terpakai Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. 11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak atau sobek janganlah ditambal menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusak kertas dan tulisannya.



Menurut Mulyono, dkk 2012:56- 60, “Berdasarkan pasal 40 ayat 5 UU No.43 Tahun 2009 tentang pengelolaan arsip dinamis. Keamanan arsip di dalamnya termasuk „aman informasi yang terkandung dalam arsip‟. Artinya informasi yang seharusnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Jadi, selain aman dari kerusakan dan kehilangan, arsip harus aman dari bocornya informasi.” Langkah-langkah untuk menjaga keamanan arsip adalah sebagai berikut: 1. Penertiban Kegiatan Mencegah kerusakan, penertiban ditujukan kepada petugasnya sendiri, yaitu supaya tidak melakukan kecerobohan dalam menangani arsip. Ditertibkan agar petugas atau siapa saja yang masuk ruang penyimpanan arsip dilarang membawa barang atau makanan yang dapat menimbulkan datangnya serangga atau hewan sehingga mengakibatkan kerusakan arsip. 2. Pemeliharaan Arsip Arsip sebagai bahan informasi harus dijaga dari kerusakan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan. Kerusakan arsip secara fisik terjadi karena dua faktor yaitu: a. Faktor internal yaitu kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak. Disebabkan oleh berbagai unsur yaitu: 1. Unsur kertas, kertas yang kualitasnya kurang baik yang digunakan menjadi penyebab percepatan kerusakan arsip. Sebaiknya menggunakan kertas dengan kualitas baik untuk menghindari hal tersebut. 2. Unsur tinta, tanda-tanda kerusakan arsip karena tinta adalah identitas arsip mulai sulit dibaca. Mencegah hal tersebut dengan menggunakan tinta dengan kualitas yang baik. 3. Unsur perekat, lembar arsip yang terkena perekat yang berasal dari bahan sintetis dapat mempercepat rusaknya arsip karena sifat- sifatnya organik dari bahan tersebut. b. Faktor eksternal yaitu kerusakan arsip yang disebabkan hal-hal di luar arsip yang bersangkutan. Penyebabnya adalah karena hal-hal berikut ini: 1. Kondisi lingkungan, tempat penyimpanan arsip yang tidak mendukung keawetan arsip yaitu kelembapan ruang penyimpanan lebih dari 75 diukur dengan hygrometer 2. Sinar matahari, arsip terkena sinar matahari secara langsung membuat arsip mudah rusak. Masuknya sinar matahari keruang tempat penyimpanan arsip sebaiknya harus diatur. 3. Debu, debu yang menempel pada kertas arsip membuat arsip cepat rusak. 4. Serangga, kerusakan arsip disebabkan serangga tertentu yang suka makan kertas. Kerusakan arsip terjadi karena ada serangga atau kutu pemakan kertas masuk ketempat penyimpanan arsip. 5. Tumbuh jamur, arsip yang ditumbuhi jamur dalam waktu yang tidak lama akan rusak karena molekul kertas menjadi rapuh dan berakibat hancurnya kertas. Faktor-faktor tersebut perlu dilakukan tindakan pencegahan terjadinya kerusakan arsip sehingga arsip terjamin keamanannya. Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. Pemeriksaan secara rutin harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Ruang tempat penyimpanan harus dijaga tetep kering. Ruangan harus cukup terang,



harus memiliki penghawaan ventilasi yang memadahi. Tempat penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. b. Penggunaan racun serangga, pencegahan kerusakan arsip setiap 6 enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot dengan DDT atau sejenisnya. Penyemprotan dilakukan dengan hati-hati tanpa mengenai kertas arsip. c. Tindakan preventif, menjaga arsip dengan tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapa pun untuk tidak merokok diruangan dan memasang tabung pemadam kebakaran didalam ruangan. d. Tempat dan letak arsip, kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan empat arsip yang memadahi, sebaiknya tempat arsip terbuat dari bahan logam, jika terbuat dari kayu sebaiknya pilih kayu yang berkualitas. e. Kondisi arsip, dilakukan dengan membersihkan arsip, memperbaiki arsip yang rusak, arsip yang basah sebaiknya diangin-anginkan. Apabila kerusakan arsip cukup berat sedangkan arsip mempunyai nilai statis, sebaiknya dikirim ke Lembaga Kearsipan untuk segera diperbaiki.



MATERI PERTEMUAN KE-5 : JENIS SARANA/PRASARANA PENGELOLAAN



DOKUMEN SESUAI KEBUTUHAN



E. Jenis Sarana/ Prasarana Pengelolaan Dokumen Sesuai Kebutuhan A.



Pangertian Sarana dan Prasarana



Kata sarana dan prasarana sudah sering kali kita dengar. Sarana dan prasarana selalu ada di sekitar kita. Namun apakah sebenarnya sarana dan prasarana khususnya sarana dan prasarana kantor itu? Pada bab ini kita akan bahas secara detail tentang administrasi sarana dan prasarana. Sebelum kita mengetahui apa itu pengertian administrasi sarana dan prasarana, kita akan mempelajari dulu pengertian dari masing-masing kata tersebut yaitu Administrasi, Sarana, dan Prasarana 1. Pangertian Sarana 2. a) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. b) Menurut Munir (1992:119) Sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja, fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. c) Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007 Dari pengertian diatas dapat disimpulkan Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah 2. Pangertian Prasarana 4. a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). b. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007. Prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. c. Secara Umum Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. (Contohnya lahan, jalan, parit, pabrik, tempat kerja, dan lain-lain.) Dari pengertian-pengertian di atas dapatlah disimpulkan pengertian administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses kegiatan untuk mencapai tujuan. Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada bendabenda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.



B. Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana



Ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi: 1. Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies), adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. 2. Mesin-mesin kantor (office machine), adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik, elektik, dan mekanik. 3. Mesin komunikasi kantor (office communication), adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. 4. Perabot kantor (office furniture), Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama. 5. Penataan interior kantor (office arrangement), adalah suatu area atau tempat yang berada di dalam suatu ruangan yang difungsikan sebagai kantor atau tempat administrasi. Bagian dalam gedung (ruang dan sebagainya) atau tatanan perabot (hiasan dan sebagainya) di dalam ruang dalam gedung dan sebagainya.



6. Tata ruang kantor (office layout) adalah pengaturan dan penataan yang seefisien mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyaw



C.Fungsi Dan Tujuan Administrasi Sarana Prasarana Kantor 1. Fungsi Administrasi Sarana Prasarana Kantor Administrasi sarana dan prasarana kantor meiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai berikut : a) Memberikan kemudahan serta mampu mempercepat proses pekerjaan b) Mampu meningkatkan produktifitas dalam bekerja c) Pekerjaan di kantor hasilnya menjadi berkualitas serta terjamin d) Dapat memberikan kemudahan dalam gerak para pengguna yaitu pekerjaan perkantoran e) Mampu menumbuhkan rasa nyaman bagi pekerja kantor atau orang yang berkepentingan f) Mampu menimbulkan rasa puas dalam pelaksanaan pekerjaan



2. Tujuan Administrasi Sarana Prasarana Kantor Adapun tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor diantaranya sebagai berikut : a) Sebagai cara untuk menjaga serta mempertahankan kondisi teknis dalam pekerjaan kantor b) Menciptakan budaya dalam hal pemakaian sarana prasarana serta pembekalan kantor c) Dapat menyediakan pedoman kerja bagi karyawan perkantoran d) Dapat menyediakan sarana dan prasarana yang bias digunakan olehkaryawan untuk setiap unit kerja maupun personal e) Mampu melaksanakan pengkhiran fungsi lewat pertimbangan yang mampu di pertanggung jawabkan. f) Sebagai penyedia informasi yang berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana serta pembekalan. 1. Ruang Lingkup Admnistrasi Sarana dan Prasarana Perkantoran Coba anda perhatikan began ruang lingkup administrasi sarana prasarana perkantoran berikut ini :



Pengendalian Penghapusan Rehalibilitas Pemeliharaan



Perencanaan Pengad aan



Ruang Lingkup Adminisitras i Sarana dan Prasarana



Penyalura n



Prakuali -fikasi Rekana n Pengada an Barang Penyim panan Inventar isasi



Pada began tersebut dapat dilihat ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana perkantoran. Ruang lingkup adalah Batasan atau segala hal yang berkaitan erat dengan administrasi sarana dan prasarana perkantoran, adapun ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana perkantoran sebaga berikut : a. Perencanaan pengadaan Perencanaan pengadaan merupakan sebuah rencana yang dibuat secara sistematis dan didasarkan pada pengetahuan yang tepat, dimana tujuan perencanaan ini yaitu sebagai pengontrol serta penentu arah adanya kecenderungan perubahan menuju segala tujuan yang sudah dibuat. b. Prakualifikasi Rekanan Prakualifikasi Rekanan yaitu system pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dengan cara melakukan pembelian untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan. c. Pengadaan Barang Dalam pengadaan barang sarana dan prasarana perkantoran dapat berupa tanah, bangunan, perabot kantor, kendaraan/alat transportasi serta ATK. d. Penyimpanan Penyimpanan perabotankantor berfungsi sebagai penampung hasil pengadaan barang. Hal tersebut dilakukan agar aman bagi barang yang sudah dibeli, baik belum atau akan dipakai dalam perkantoran. e. Inventarisasi Inventarisasi merupakan sebuah aktivitas melakukan pencatatan serta penyusunan daftar barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. Dalam perkantoran inventarisasi dilaksanakan sebagai usaha dalam hal penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang milik kantor. f. Penyaluran Wujud penyaluran barang dan perlengkapan kantor berupa pemindahan barang. g. Pemeliharaan Kegiatan ini dilakukan bertujuan agar barang atau peralatan kantor tidak mudah rusak. h. Rehalibitas Yaitu sebuah aktivitas perbaikan perabt kantor dan peralatan kantor darikerusakan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara tambal sulam atau penggantian suku cadang. i. Penghapusan Barang atau peralatan kantor yang rusak dan tidak dapat di gunakan lagi akan dilakukan penghapusan. Hal ini juga dapat dilakukan jika besar biaya perbaikan barang atau pelatan kantor terlalu besar, daya pakai terlalu singkat dan lainyya. j. Pengendalia Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkan agar perusahaan atau instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip



tanpa khawatir dengan bahaya yang mengintainya. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Pasal 5 Ayat (2) PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik. Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui dengan detil tentang kebutuhan penyimpanan arsip yang baik tersebut. Apakah Anda adalah salah satunya? Jika iya, berarti ulasan mengenai sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk gudang penyimpanan arsip ini penting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya! 1. Keberadaan Ruangan Khusus Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpanan arsip adalah adanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaan ruangan ini sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa dimanfaatkan menyimpan barang produksi atau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya. Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisa mungkin juga memiliki beberapa fasilitas, seperti:     



Sistem Pengendalian Lingkungan Pembatasan akses dari dan menuju gudang Sistem pendeteksi kebakaran dini Lingkungan yang terhindar dari hama Sistem keamanan khusus



2. Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkan agar arsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi:     



Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder  atau map arsip. Rak arsip, adalah kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang telah dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip sebelumnya. Lemari arsip, merupakan opsi lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanya terbuat dari baja, aluminium, atau kayu. Rak sortir, yang digunakan untuk memilah surat atau dokumen yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk diklasifikasi sebelum disimpan di gudang. Card cabinet, merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks, kartu kendali, dan kartu lain yang berhubungan dengan



penyimpanan arsip agar mudah untuk lebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi.



3. Persiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan proses indexing  dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanya dibutuhkan untuk penyimpanan arsip antara lain:  Folder  atau map, terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti map berdaun (stopmap folio), map dengan penjepit (snelhecter), map bertali (portapel), dan lainnya.  Guide  atau sekat penunjuk, yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yang berfungsi sebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder  penyimpanan arsip.  Laptop atau komputer, adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untuk kebutuhan administrasi atau  indexing  arsip agar dapat terdata dengan baik



Jenis Peralatan penyimpanan Dokumen Tujuan dari kearsipan, yaitu untuk dapat menciptakan suatusistem penataan arsip yang baik, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kelestarian arsip, menjaga kerahasiaan arsip, serta menunjang arsip yang berdayagunan. Peralatan arsip merupakan sarana ynag digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan kearsipan yang bagus dapat memperlama umur suatu arsip. Secara umum peralatan kearsipan terdiri dari bahan-bahan yang tahan lama misalnya logam, logam, kayu, aluminium maupun bahan kuat lainnya. Macam-macam peralatan kearsipan antaralain sebagai berikut : 1. Filling cabinet 2. Rotary Cabinet (Alat Penyimpanan Berputar) 3. Leteral Filling Cabinet (Lemari Arsip) 4. Sliding Door Filling Cabinet 5. Rak Arsip 6. Map Arsip 7. Guide 8. Ordner 9. Stapler 10. Perforator (Merupakan alat untuk melubangi kertas/kartu) 11. Numerator (alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen ) 12. Alat Sortir 13. Label 14. Card cabinet 15. Computer 16. Alat penyimpan khusus



1. ASESMEN 1.



ASESMEN DIAGNOSTIK



Informasi apa saja yang ingin digali?



Pertanyaan kunci yang ingin ditanyakan



Kondisi Psikologi dan emosional peserta didik



Apa Kabarmu hari ini ?  Apakah kamu siap untuk belajar hari ini?  Apa Harapan kamu dalam belajar hari ini? 



Aktivitas Selama Belajar di Rumah



Apa saja aktivitas kamu selama belajar dari rumah?  Hal apa saja yang paling menyenangkan dan tidak menyenangkan selama belajar dari rumah? Apa saja kendala-kendala yang kamu alami saat belajar dari rumah? Kritik/ saran/ harapan kamu terhadap BDR (belajar dari rumah)!



Kondisi Keluarga dirumah



Coba kamu jelaskan kondisi keluarga saat pandemi COVID 19, dan peran orang tua saat belajar dari rumah! Apakah kamu saat ini tinggal bersama orangtua ?



Gaya Belajar, Karakter serta minat



Apa yang lebih kamu suka ?  Membaca atau Mendengarkan Apa Musik Favoritmu ?  Jelaskan



2. ASESMEN FORMATIF PRESENTASI Tujuan : 1. Mengembangkan kemampuan berkomunikasi 2. Mendorong siswa untuk memahami topik presentasi dengan mendalam Tugas Kelompok: Silahkan kalian berdiskusi dengan kelompok, cari referensi atau browsing untuk mengerjakan pertanyaan di bawah ini. Kemudian buatlah naskah untuk dipresentasikan di depan kelas. 1. Jawablah pertanyaan yang ada pada konten! 2. sebutkan peran penting manajemen perkantoran dan layanan bisnis yang ada pada sebuah perusahaan! Setelah naskah selesai setiap kelompok dipersilahkan untuk menyajikan di depan kelas.



3. ASESMEN SUMATIF SOAL LATIHAN N O



MATERI



1.



PERTEMUA N KE1



FORMATIF



SUMATIF



3.



2



 tujuan dan 1. Jelaskan tujuan bisnis yang Project : manfaat bisnis. dilakukan 1. Pilih salah satu  karakteristik 2. Jelaskan manfaat bisnis perusahaan (bisa di layanan bisnis 3. Uraikan karakteristik gooling) atau dibidang layanan bisnis sesuai jenis perusahaan yang telah MPLB. bidang usaha dikunjungi pada waktu OPL. 2. Lakukan analisis terkait jenis-jenis Layanan Bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut. 3. Uraikan langkah langkah layanan bisnis yang dilakukan.



4.



3



 konsep K3LH 1. Mengapa peristiwa di tempat kerja. kecelakaan di tempat kerja bisa terjadi ? 2. Lakukan indentifikasi macam-macam kecelakaan yang terjadi di tempat kerja. 3. Apa faktor faktor yang mengakibatkan terjadinya kecelakaan di tempat kerja. berikan alasanmu! 4. Apa manfaat dari Peraturan Perundangan Keselamatan kerja bagi karyawan?



5.



4



1. Bagaimana cara 1. Melalui contoh yang  Menerapkan menghindari kecelakaan ada, susunlah sebuah konsep K3LH yang terjadi di tempat kerja SOP sederhana untuk di tempat 2. Buatlah analisis kebutuhan salah satu pekerjaan kerja/belajar alat dan perlengkapan untuk kantor yang ada di keselamatan kerja (APDperusahaan Anda



 konsep 1. Apa yang Anda pahami 1. Uraikan jenis jenis Manajemen tentang manajemen layanan bisnis dibidang Perkantoran perkantoran? manajemen perkantoran dan Layanan 2. Apa yang Anda ketahui 2. Bagaimana Proses Bisnis tentang layanan bisnis di terjadinya Layanan (MPLB). bidang manajemen bisnis di bidang  Jenis-jenis perkantoran ? manajemen perkantoran layanan bisnis. 3. Apa keterkaitan manajemen di sebuah perusahaan dengan layanan bisnis yang yang Anda teliti diberikan dalam bidang manajemen perkantoran ?



1. Lakukan analisis kebutuhan tanda tanda bahaya yang ada di perusahaan, Susunlah safety sign (hazard) yang dibutuhkan itu dan tentukan dimana letak lokasi pemasangan Hazard tersebut.



alat pelindung diri) pada 2. Jelaskan langkah masing masing bagian kerja langkah sosialisasi SOP di perusahaan Anda. yang sudah Anda susun 3. Bagaimana langkah itu di perusahaan Anda langkah melakukan agar seluruh karyawan perawatan/ pemeliharaan mengetahui dan peralatan kerja yang menerapkan SOP digunakan tersebut. 6.



5



 konsep 5R di 1. Apa yang dimaksud dengan 1. Lakukan 5R dan jelaskan indentifikasi tempat kerja. hubungannya dengan 5S langkah langkah  Menerapkan dalam Bahasa jepang dalam penerapan 5R konsep 5R di 2. Apa manfaat menerapkan di tempat kerja. tempat budaya kerja 5R di tempat Pilih salah satu kerja/belajar. kerja perusahaan yang mau Anda teliti. LEMBAR AKTIVITAS PRAKTIK 1



Instruksi Tugas :



Kerjakan secara mandiri dengan memanfaatkan fasilitas internet, carilah minimal 3(tiga) perusahaan dibidang Jasa, atau produksi, melalui tayangan (video/ narasi) yang menerapkan layanan bisnis di bidang manajemen perkantoran, jangan lupa cantumkan sumber informasi internetnya! Nama Siswa



: ...............................................



Kelas



: ...............



Np



Nama Perusahaan



PROSES DOKUMEN



1



Sumber : ............... 2



Sumber : ...............



PENYIMPANAN



3



Sumber : ...............



RUBRIK ASESMEN PRESENTASI HASIL AKTIVITAS PRAKTIK 1 INSTRUMEN PENILAIAN: PROSES DAN PRODUK ASPEK Proses presentasi hasil



Belum Kompeten (0-6) Peserta didik tidak mempresentasikan observasi



mampu hasil



Hasil pencarian Peserta didik mampu informasi terkait mendapatkan informasi