Modul Ajar Elemen 5 [PDF]

Citation preview

MODUL AJAR 5 DOKUMEN BERBASIS DIGITAL MGMP MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS JAKARTA BARAT 2



Penyusun : Hana Sulaiman Fauziyyah,S.S Tukidi,SE.MM Yulianti,S.Pd Saanah,S.Pd Nur Fitria Handayani,S.Pd Samsul Bahri,S.Pd



SMK FASE E KELAS X



IDENTITAS MATA PELAJARAN



Satuan Pendidikan



: MGMP Manajemen Perkantoran Dan Layanan Bisnis



Bidang Keahlian



: Bisnis dan Manajemen



Program Keahlian



: Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis



Mata Pelajaran



: KEJURUAN MPLB



Kelas



:X



Fase



:E



Guru



:



Tahun Pelajaran



: 2021-2022



Alokasi Waktu



:



ELEMEN 5 Dokumen Berbasis digital



KOMPETENSI AWAL Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini Peserta didik Sudah memiliki kemampuan dasar tentang materi Dokumen Berbasis Digital pada sebuah perusahaan.



PROFIL PELAJAR PANCASILA      



Beriman, bertakwakepadaTuhan Yang MahaEsa, dan berakhlakMulia Mandiri BernalarKritis Kreatif Gotong royong Kebhinekaan Global



SARANA DAN PRASARAN Sumber Belajar :   



Ruang Kelas Lab Perkantoran Ruang Arsip



Alat



:          



Buku Modul PesertaDidik LKS Smartphone Komputer BukuTulis Pulpen,pensil,Stabilo Scanner Guide Aplikasi Arsip Digital Arsip Manual



Bahan



:  



Jaringan Internet Daftar pertanyaan



:



   



Link Youtube Surat masuk Surat Keluar Form Agenda Surat Masuk dan Keluar



TARGET PESERTA DIDIK : Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di Kelas X (Sepuluh ) maksimal 36 peserta didik Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat 2 target peserta didik, yaitu : 1.



Peserta didik dengan kesulitan belajar (hanya menonjol pada salah satu gaya belajar saja) 2. Peserta didik dengan pencapaian tinggi



MODA PEMBELAJARAN Model Pembelajaran :



 



Project based learning Discovery Learning



Moda Pembelajaran :







Tatap Muka



Metode Pembelajaran :  



Pengamatan Praktek Langsung



  



Tanya jawab Diskusi Pengelolaan



KETERSEDIAAN MATERI : Materi disajikan dalam bentuk aktivitas pembelajaran (Menjelaskan,Mengidentifikasi,Mempraktekan dan Mengelola) sehingga menghasil proses kognitif, afektif dan psikomotorik yang membentuk karakter tediri : 



Menjelaskan materi yang akan di diskusikan bersama



  



Mengidentifikasi jenis-jenis arsip, prosedur pengelolaan arsip, penyimpanan arsip serta pemusnahan arsip Mempraktekan prosedur pengelolaan arsip, penyimpanan arsip serta pemusnahan arsip Mengelola arsip baik individu maupun kelompok



KATA KUNCI     



:



Arsip atau Dokumen Jenis-jenis Dokumen Penyimpanan Dokumen Digitalisasi Dokumen Pemusnahan Dokumen Manual dan Digital



PERSIAPAN PEMBELAJARAN No 1.



Materi Dasardasar penanga nan dokumen



Strategi Pembelajaran Menjelaskan : 1.1 Pengertian Surat Masuk Pada Perusahaan 1.2 Prosedur surat masuk Pada Perusahaan 1.3 Penanganan surat masuk Pada Perusahaan



Asesement Tempat



Diagnostik Kelas



peralatan pengelola



Menjelaskan : 1.1 Jenis-jenis peralatan



Alat : Proyektor Materi Laptop



Bahan : Modul Vidio Pembelajaran



1.4 Pengertian surat keluar pada perusahaan 1.5 Prosedur surat keluar pada perusahaan Penanganan surat keluar pada



2 1. Jenis



Alat bantu



Kelas



Alat : -Peralatan



Formatif



Sumatif



an dokumen



pengelolaan dokumen 1.2 Menyebut kan jenisjenis peralatan pengelolaa n dokumen



Ruang Arsip



Bahan : Modul Form jenisjenis peralatan



Menggunakan : 1.1 Mempraktekan penggunaan peralatan kantor saat pengelolaan dokumen



3



prosedur penyimpa nan dokumen



Menjelaskan : 1.1 prosedur penyimpanan dokumen dan sistem penyimpanan



Kelas Ruang Arsip



Lab Kompute Menerapkan : 1.1 Melakukan r MPLB pengelolaan penyimpanan arsip secara sistem penyimpanan baik secara manual maupun digital



4



Prosedur Menjelaskan : Pemusna 1.1 Prosedur dalam han Arsip pemusnaha Kadaluars n arsip a 1.2 Kelebihan



dokumen -Proyektor -Filing cabinet -Peralatan kearsipan



Alat : -Surat masuk -Surat Keluar -Peralatan penyimpanan arsip -Komputer -Scanner -flashdisk Bahan : -Jaringan internet -Aplikasi pengelola dokumen -Form pengelolaan dokumen



Ruang Arsip Lab kompute r



Alat : -Mesin penghancur -Komputer -Peralatan penyimpanan



dan kelemahan pemusnaha n arsip Mengidentifikas i: 1.1 Mengidenti fikasi arsip yang sudah kadaluarsa baik manual maupun digital Mengelola : 1.1 Mengelola arsip dengan memetakan arsip berdasarkan masa berlakunya



dokumen -Scanner -Flasdisk Bahan : -Arsip yang telah di petakan -Modul



KOMPETENSI AWAL TUJUAN PEMBELAJARAN : a. Fase “E” b. Rumusan Capaian Pembelajaran masing-masing elemen adalah sebagai berikut



Dokumen Berbasis Digital



c.



Pada Akhir Fase E peserta didik mampu menjelaskan dasar-dasar prosedur penanganan dokumen,jenis peralatan pengelolaan dokumen dan prosedur penyimpanan dokumen.



Tujuan



Pembelajaran yang Ingin Dicapai : 1. Mengidentifikasi jenis dokumen MPLB 2. Menjelaskan pengertian mengenai surat masuk dan surat keluar pada perusahaan 3. Menjelaskan prosedur surat masuk dan surat keluar pada sebuah perusahaan 4. Mengidentifikasi penanganan surat masuk dan surat keluar pada sebuah perusahaan 5. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan 6. Mengidentifikasi jenis saran/prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan 7. Menjelaskan prosedur perawatan dokumen kantor 8. Menjelaskan prosedur pemusnahan dokumen kantor



PERTANYAAN PEMANTIK : Perhatikan dan berikan pendapat kamu terhadap gambar yang kamu cermati !



……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ….......……………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ….......…………………………………….



……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ….......…………………………………….



……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. ….......…………………………………….



……………………………………………... ...................................................................... ……………………………………………... ..................................................................... …………………………………………….



KEGIATAN PEMBELAJARAN : Pertemuan 1 : 6 JP x 45 Menit PENDAHULUAN



1. Guru memasuki kelas memberi salam.



2. Guru menunjuk siswa untuk memimpin doa di depan kelas, mengabsensi kehadiran siswa serta menanyakan kabar siswa 3. Guru memancing pertanyaan mengenai penjelasan materi minggu lalu



4. Guru memberikan motivasi serta reward bagi peserta didik yang mampu menjawab dan memberikan penjelasan



INTI 1. Peserta didik mengamati penjelasan yang di sampaikan oleh guru 2. Peserta didik mengamati gambar atau video yang guru tayangkan sebagai bahan materi 3. Peserta didik memberikan tanggapan atas pengamatan tersebut 4. Guru memberikan umpan pertanyaan kepada peserta didik 5. Diskusi kelas



PENUTUP



1. Refleksi : Guru meminta siswa untuk memberikan kesimpulan dari pembahasan 2. Guru memberikan reward bagi siswa yang berani memberikan tanggapan 3.



Guru membimbing peserta didik dalam merangkum materi yang telah dipelajari dengan mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.



4. Pengayaan : Guru memberikan tugas pengelolaan dokumen manual maupun digital baik mandiri maupun berkelompok



PENILAIAN PEMBELAJARAN (ASSESMENT) TERTULIS



Menggunakan tes tertulis yang telah disiapkan guru



PERFORMA



Dengan Teknik observasi guru mengamati kinerja sebagai aspek keterampilan peserta didik Dilihat dari hasil pekerjaan dan kelengkapannya



SIKAP







Disiplin (Dapat dilihat dari timestamp saat mulai mengerjakan)







Kerja keras dan Tanggung Jawab (Dapat dilihat dari kelengkapan dalam mengerjakan soal







Gotong royong (dapat dilihat dari kelengkapan praktek berkelompok)



Asesmen Diagnostik 1. 1.



Asesmen Diagnostik Non-Kognitif Gaya belajar, karakter dan minat peserta didik Berilah skor 1 bila jawabanmu “YA” dan 0 bila “TIDAK” pada kotak dibawah ini! 2. Asesmen Diagnostik Kognitif Untuk memperjelas pemahaman terhadap Dokumen berbasis digital maka perlu lakukan terlebih dahulu asesmen mandiri sebagai berikut : Menjawab dengan jujur dari pernyataan berikut dengan memberi tanda ceklis pada kolom benar atau salah



No Pertanyaan



Ya



Tidak



Asesmen Formatif Menilai lembar kerja peserta didik (melalui diskusi) dan observasi saat diskusi a. LKPD 1 Dokumen Berbasis Digital Secara Mandiri b. LKPD 2 Pengelolaan Dokumen Berbasis Digital secara berkelompok c. LKPD 3 Project Kaloborasi



4. Asesmen Sumatif 1.



Kata arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu …. A. Archium * B. Archief C. Filling



D. File E. Archives



2.



Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, yaitu …. A. Folder B. Guide * C. Tab D. Indeks E. Laci



3.



pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan daftar …. A. Indeks B. Nama C. Folder D. Guide E. Klasifikasi *



4.



Berfungsi untuk memeriksa penyimpanan surat dengan melihat adanya tanda merupakan bagian …. A. Peraturan mengindeks B. Menyusun daftar klasifikasi C. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan D. Prosedur penyimpanan arsip * E. Prosedur penemuan kembali arsip



5.



Di bawah ini yang bukan kelebihan penggunaan sistem nomor adalah …. A. Dapat digunakan dalam segala bentuk dokumen atau surat B. Penyimpanan dapat lebih teratur dan teliti C. Nomor dokumen dapat diperluas D. Banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks * E. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat



PENGAYAAN dan REMEDIAL Lakukan pengelolaan prosedur surat masuk dan surat keluar yang ada di lingkungan sekolah,dan lakukan prosedur penyimpanan secara system abjad,tanggal,subjek,wilayah (pilih salah satu) baik secara manual maupun digital.



REFLEKSI a. Refleksi Guru Refleksi adalah kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar dalam bentuk penilaian tertulis dan lisan oleh guru untuk peserta didik dan mengekspresikan kesan konstruktif, pesan, harapan dan kritik terhadap pembelajaran yang diterima, Guru dapat mengajukan pertanyaan kepada peserta didik, dengan minta pendapat tentang cara mengajar, suasana pembelajaran,pemahaman pembelajaran.ataupun meminta kritik dan saran kepada peserta didik terhadap pembelajaran dan dirinya.hal ini dapat dilakukan menjelang pembelajaran berakhir sehingga tidak menggangu pembelajaran. b. Refleksi Peserta Didik Agar pembelajaran semakin menyenangkan dan bermakna untuk kalian, yuk sejenak berefleksi tentang aktivitas pembelajaran kali ini. Isilah penilaian diri ini dengan sejujur-jujurnya dan sebenar-benarnya sesuai dengan perasaan kalian ketika mengerjakan suplemen bahan materi ini! Bubuhkanlah tanda centang (v) pada salah satu gambar yang dapat mewakili perasaan kalian setelah mempelajari materi ini.



Setelah mempelajari materi diatas deskripsikan apa yang telah Kalian dapatkan dengan panduan pertanyaan berikut:



1. Apa yang kalian ketahui mengenai dokumen berbasis digital .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 2. Apa yang akan kamu lakukan ketika ada dokumen yang hampir rusak .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 3. Apa yang dapat kamu lakukan untuk merawat dokumen manual dan digital .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 4. Apa yang kamu pikirkan ketika melihat dokumen yang tidak ada sistem saat penyimpanan .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 5. Apa harapan kamu saat mempelajari dokumen berbasis digital ....................................................................................................................................



BAHAN BACAAN UNTUK GURU DAN PESERTADIDIK



DOKUMEN BERBASIS DIGITAL A. Dokumen



1. Pengertian Dokumen



Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Arti lain dalam KBBI, dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. Dokumen juga berarti rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut Kamus Oxford, dokumen adalah selembar materi tertulis, cetak atau elektronik yang memberikan informasi atau bukti yang berfungsi sebagai catatan resmi. Dalam Kamus Oxford, dokumen (kata kerja) berarti merekam sesuatu dalam bentuk tertulis, fotografi atau lainnya. Secara umum, dokumen adalah sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peristiwa atau sesuatu sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang. Dokumen adalah bentuk informasi. Biasanya informasi pada dokumen ditulis tangan tapi juga bisa dibuat dari gambar dan suara. 2. Fungsi Dokumen



Dokumen memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Alat komunikasi antar pihak-pihak yang menerima dokumen 2. Menjadi bukti pekerjaan yang telah dilakukan 3. Sebagai data pendukung yang meringankan suatu permasalahan 4. Sebagai data pendukung untuk proses pengiriman kargo 5. Menjaga dokumen agar keasliannya tidak rusak 6. Sebagai alternatif penyimpanan dari sebuah dokumen 3. Ciri Dokumen



Dokumen memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a. b. c. d.



Menyajikan informasi kepada semua pihak terkait Membantu pihak terkait membuat keputusan Memiliki nilai hukum sehingga layak digunakan sebagai alat bukti Memberikan instruksi untuk memecahkan masalah, atau pedoman untuk menyelesaikan pekerjaan e. Membantu proses penyelesaian pekerjaan di kantor 4. Jenis Dokumen Terbagi Dua :



a. Dokumen Berbasis Manual yaitu dokumen yang dilakukan secara manual dalam segi penyimpanan nya secara system yang berlaku seperti system abjad,system subjek,system tanggal,system wilayah .



b. Dokumen Berbasis Digital yaitu dikumen yang dilakukan secara digitalisasi baik dari proses pembuatan, pengiriman maupun penyimpanan nya.



LAMPIRAN LEMBAR KERJA PRAKTIK INDIVIDU



LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD) 1 NILAI



Nama : Kelas :



CATATAN GURU



LEMBAR KERJA PRAKTIK KELOMPOK



LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK 2 PEMBAGIAN TUGAS Ketua : Sekretaris : Anggota : a. Bagaimana Prosedur Penanganan surat masuk dan surat keluar b. Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar c. Buatlah prosedur penyimpanan dokumen manual dan dokumen berbasis digital d. Buatlah alur prosedur pemusnahan dokumen baik secara manual maupun digital



KELAS Objek : Tanggal Pengamatan :



PARAF



1.



DOKUMENTASI 2.



3.



4.



KESIMPULAN



LEMBAR KERJA PROJEK



LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK 2 PEMBAGIAN TUGAS Ketua : Sekretaris : Anggota :



KELAS : Objek : Tanggal Pengamatan : Projek Yang DiLakukan : Mata pelajaran : 1. 2. 3. Guru yang mengawasi : 1. 2. 3.



Mata Pelajaran : Projek : 1. 2. 3.



Proses yang dilakukan : 1. 2. 3.



Mata Pelajaran : Projek : 1. 2. 3. Mata Pelajaran : Projek : 1. 2. 3. Nilai Profile Pelajar Pancasila Yang Terkait Dalam Projek : 1. 2. 3.



Proses yang dilakukan : 1. 2. 3. Proses yang dilakukan : 1. 2. 3. Implementasi



dst 1.



2.



DOKUMENTASI 3.



4.



KESIMPULAN