Program Teknologi Medis [PDF]

Citation preview

PROGRAM MANAJEMEN PERALATAN MEDIS TAHUN 2017



A.



LATAR BELAKANG Instalasi Pemeliharaan Peralatan Medik harus mampu mengantisipasi kejadian darurat,



membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan terkait seluruh peralatan medis berdasarkan kejadian yang telah terjadi maupun yang bersifat pencegahan. Selama tahun 2016 terdapat 1724 unit alat medis yang mengalami kerusakan yang berbeda, melihat banyaknya kerusakan yang terjadi maka diperlukan pemeliharaan preventive, kalibrasi dan perencanaan sparepart sehingga apabila terdapat perbaikan yang memerlukan sparepart, perbaikan dapat dilakukan secepatnya. III.



TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS Tujuan umum: Alat medis tersedia untuk digunakan dan berfungsi sebagaimana mestinya sehingga aman bagi pasien dan staf rumah sakit. Tujuan khusus : Melaksanakan program manajemen peralatan medik meliputi perencanaan suku cadang, inventarisasi peralatan medik, pemeriksaan, percobaan (uji coba, uji fungsi) pemeliharaan preventif, kalibrasi, perbaikan peralatan medik, dan pengafkiran, serta pendokumentasiannya.



IV. RUANG LINGKUP 1.



Inventarisir semua peralatan medis yang ada di seluruh area rumah sakit: a. Ruang perawatan pasien rawat inap dan rawat jalan b. Kamar operasi c. Laboratorium d. Radiologi e. Radioterapy f.



Jantung terpadu



g. Ruangan Endoscopy h. Ruang Hemodialisa i. 2.



Ruang Penyediaan darah



Pelaksanaan inspeksi peralatan medis di rumah sakit



3.



Penatalaksanaan pengujian (uji fungsi dan uji coba) peralatan medis baru di rumah sakit



4.



Pelaksanaan pelatihan peralatan medis di rumah sakit bagi user



5.



Pelaksanaan pemeliharaan peralatan medis rumah sakit



6.



Pelaksanaan perbaikan peralatan medis rumah sakit



7.



Pelaksanaan kalibrasi internal peralatan medis rumah sakit.



8.



Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran (recall)



V. RISK REGISTER PERALATAN MEDIS a.



Risk risiko teknologi medis antara lain: 1. Kegagalan fungsi alat medis 2. Kecelakaan pada pasien dan petugas pada penggunaan alat medis 3. Kerusakan bawaan pabrik 4. Kesalahan pengoperasian oleh operator 5. Tidak terpelihara sesuai jadwal 6. Tidak terkalibrasi sesuai jadwal 7. Alat rusak tidak diperbaiki 8. Kehabisan bahan habis pakai 9. Kehabisan suku cadang/tidak tersedianya suku cadang 10. Kesalahan instalasi 11. Kesalahan prasarana 12. Kesalahan penyimpanan



No



Risk register



Frekwensi /tahun 238



Resiko terhadap pasien/ petugas 5



Mampu kelola



Jumlah



Grade



1 2



Kegagalan fungsi alat medis yang tidak bisa ditangani Kecelakaan pada pasien dan petugas pada penggunaan alat medis



3



3570



III



2



5



3



30



VII



3



Kerusakan bawaan pabrik



8



4



5



160



VI



4



Kesalahan pengoperasian oleh operator



141



3



1



423



V



5



Tidak jadwal



terpelihara



sesuai



699



4



3



8388



I



6



Tidak jadwal



terkalibrasi



sesuai



172



5



5



4300



II



7



Kehabisan suku cadang/ tidak tersedianya suku cadang



238



3



4



2856



IV



8



Kesalahan instalasi



2



4



3



24



VIII



9



Peralatan tidak ditemukan saat pemeliharaan



20



1



1



20



IX



B. Analisa dan Pengelolaan Resiko Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan yang lebih berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran, Perbaikan dan pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb: Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas No 1



Risk register Kegagalan fungsi alat medis yang tidak bisa ditangani Kecelakaan pada pasien dan petugas pada penggunaan alat medis



Grade III



3



Tidak jadwal



terkalibrasi



sesuai



II



4



Tidak jadwal



terpelihara



sesuai



I



5



Peralatan tidak ditemukan saat pemeliharaan



IX



Inventarisasi peralatan



6



Kehabisan suku cadang/ tidak tersedianya suku cadang



IV



Perencanaan suku cadang



7



Kesalahan instalasi



VIII



Uji coba/uji fungsi alat baru



8



Kerusakan bawaan pabrik



VII



Uji coba/uji fungsi



9



Kesalahan pengoperasian oleh operator



V



Pelatihan bagi user



2



VII



Pencegahan resiko -Inspeksi harian -Melaksanakan perbaikan Pengecekan alat medis sebelum digunakan Perencanaan kalibrasi sebelum tahun anggaran baru, menyusun jadwal kalibrasi jadwal pemeliharaan, Melaksanakan pemeliharaan



VI. PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan pada tabel di bawah ini.



Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab NO 1 2 3 4 5 6 7 8



KEGIATAN Inspeksi harian Pelatihan Membuat perencanaan suku cadang Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Melaksanakan kalibrasi Melaksanakan uji fungsi dan uji coba Melaksanakan facility tour Evaluasi dan pelaporan



PENANGGUNG JAWAB Teknisi /user Teknisi Level I (coordinator ) Kepala IPPM Teknisi level 3 Teknisi level 2 Teknisi level 2 Teknisi sebagai Tim MFK Kepala IPPM



VII. JADWAL PELAKSANAAN Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.



Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO



KEGIATAN



1



Membuat perencanaan kerja Membentuk tim kerja Menyiapkan anggaran Membuat jadwal pelaksanaan program Melaksanakan inspeksi rutin Melaksanakan pemeliharaan rutin Melaksanakan uji fungsi dan uji coba Melaksanakan facility tour rutin Menindaklanjuti permasalahan Laporan Bulanan



1



2 3 4



5 6 7 8 9 10 11



Evaluasi program tahunan



2



3



4



5



BULAN 6 7 8



9



10



Sesuai kebutuhan



Bulan Januari tahun berikutnya



11



12



VIII. PENATALAKSANAAN Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan prosedur mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan. 1.



Inventarisasi alat Medis Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe alat, no seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan bantuan komputer. Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris sangat diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan, kebutuhan biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan ketepatan untuk digantikan dengan alat yang baru



2.



Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal (Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui perkembangan kondisi peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan untuk perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit . Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.



3.



Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya disesuaikan dengan aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data hasil inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.



4. Dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan tersebut sebagai tindakan pencegahan terhadap peralatan tersebut dari kerusakan ataupun masalah kecil yang berdampak pada ketidakamanan alat saat digunakan pada pasien. Jadwal pemeliharaan selalu ditepati oleh petugas. Semua bukti pemeliharaan alat tercatat dan di buatkan rekomendasi untuk peralatan tersebut selalu aman dan siap pakai. Pemeliharaan dapat berupa pemeliharaan fisik dan kalibrasi alat. Apabila Pemeliharaan preventif



dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi), maka dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP. Program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil PM dan riwayat perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive peralatan kesehatan berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut: Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat



Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi Kategori



Therapetik



Deskripsi Fungsi



Skor



Life support (penunjang hidup)



10



Surgical and intensive care (bedah dan perawatan intensif)



9



Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan pengobatan)



8



Surgical and intensive care monitoring (monitoring bedah dan perawatan intensif)



7



Additional physiological monitoring and diagnostic (monitoring fisik tambahan dan diagnostik)



6



Analytical laboratory (analisa laboratorium)



5



Laboratory accessories (asesoris laboratorium)



4



Computers and related (komputer dll)



3



Patient related and other (terkait pasien dll)



2



Non patient related (tidak terkait pasien); Test equipment (peralatan uji)



1



Diagnostik



Analitik



Lain-lain



Contoh Defibrillator, ventilator, pacemaker, infant incubator Electrosurgical unit,laser Dialysis machine, infusion pump,traction unit,diathermy EEG machine, noninvasive blood pressure monitor, x-ray generator adult scale, tympanic thermometer, ultrasound unit blood gas analyzer, clinical chemistry analyzer, cell counter shaker, centrifuge, incubator, microtome computer, ticket printer, QC system X-ray view box, sterilizer, chair lift ECG simulator, office equipment, kitchen equipment, UPS



5. Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis Deskripsi risiko penggunaan



Skor



Potensi kematian pasien



5



Potensi cedera pasien atau operator



4



Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat



3



Kerusakan alat



2



Risiko tidak signifikan



1



Contoh Defibrillator,ventilator, anesthesia machine Hypo/hyperthermia unit, laser,electrosurgical unit ECG machine, blood gas analyzer,centrifuge Gel warmer, heat sealer, suction pump Exam light, computer terminal, video printer



Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan Kebutuhan Pemeliharaan



Skor



Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid



5



Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid tapi terutama elektronik



4



Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan



3



Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja



2



Minimal inspeksi visual



1



Contoh Dialysis machine, ventilator, anesthesia machine, x-ray table Infant incubator, blood warmer, laser, portable x-ray system Defibrillator, infusion pump, electrosurgical unit, traction unit Lab microscope,scales, general medical device Exam light, computer terminal, video camera



Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat Frekuensi Kerusakan Alat



Skor



Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan



+2



Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan



+1



Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan



0



Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan



-1



Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan



-2



Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 125 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali pertahun. Nilai total skoring 5-9 berjumlah 410 alat, frekuensi PPM 2 kali pertahun. Nilai total skoring 10-19 berjumlah 198 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan nilai total skoring ≥ 20 berjumlah 2030 alat, frekuensi PPM 4 kali pertahun. Namun



karena frekwensi pemakaian peralatan medic di RSUP



Sanglah yang cukup tinggi dan untuk memudahkan pelaksanaan di lapangan, maka pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan sekali 6.



Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari rumah sakit



7.



Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang ditarik oleh pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian pemakaian pada alat tersebut atau IPPM atau instalasi terkait akan mengakses data alat recall melalui situs resmi. Selanjutnya kepala IPPM akan melaporkan kepada Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tersebut dari unit pelayanan. Alat-alat yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok untuk dilakukan tindakan selanjutnya.



KOORDINASI DAN KEWENANGAN 1.



Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah tanggung jawab kepala instalasi IPPM yang melakukan koordinasi kepada kepala bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK



2.



Ka IPPM membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.



3.



Kegiatan



inspeksi



dan



pemeliharaan



peralatan



medis



dibuktikan



dengan



dokumentasi, dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan operasional. Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan Fasilitas dan Keselamatan rumah sakit 4.



Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan peralatan medis rumah sakit



PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI 1.



Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan fungsi alat medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file.



Apabila dalam



pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau kerusakan, maka user melapor ke IPPM. 2.



Tim IPPM melakukan pemeliharaan berkala setiap bulan dan melakukan pengelolaan resiko untuk setiap alat yang ada



3.



Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan



4.



Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK Surabaya atau vendor lain yang telah tersertifikasi



5.



Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPPM, untuk saat ini kalibrasi internal yang dilakukan oleh IPPM mencakup 3 alat yaitu ECG, tensimeter dan Flowmeter.



6.



Membuat laporan hasil



pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan sebagai



bahan penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring dilaporkan secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum operasional 7.



Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya



8.



Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan



oleh



Kepala instalasi



kepada Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .



PROGRAM PENDIDIKAN Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis, teknisi peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan dilaksanakan



dengan



tujuan



meningkatkan



kemampuan



agar



lebih



terlatih



dalam



pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user), pemeliharaan, perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan medis (bagi kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel program pendidikan peralatan medis di rumah sakit



NO 1



Jenis Pelatihan



Pelatihan untuk mengoperasikan ECG peralatan medis



2



Ruang Lingkup



Pelatihan



dan Staff



Defibrilator



pemeliharaan



perbaikan



Sasaran



dan Seluruh peralatan medis



Periode



Pengguna 6 bulan



peralatan medis Teknisi peralatan 3 bulan medis



(secara



bergilir) 3



Pelatihan



Kalibrasi



peralatan Seluruh



medis 4



Pelatihan



peralatan medis menejemen Seluruh



pengelolaan peralatan medis



peralatan medis



Teknisi peralatan 1 tahun medis Kepala



dan 1 tahun



koordinator



alat



medis



Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan sekali secara global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua peralatan



tersebut



sering



mengalami



kerusakan



hanya



karena



kesalahan



dan



pengoperasionalan. Sedangkan untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat dilakukan sewaktu-waktu oleh teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan. Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3 bulan sekali secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki kompetensi untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis. Dengan adanya program pendidikan ini, diharapkan seluruh staff pengguna, teknisi maupun kepala dan koordinator peralatan medis dapat memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya sehingga resiko terhadap peralatan medis dapat dikurangi.