Surat Penyusunan SOP SP SKM 2020 [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN CILACAP



SEKRETARIAT DAERAH



Jalan Jenderal Sudirman Nomor 32 Telepon (0282) 534771 – 534775 Faksimile (0282) 535222 Website : www.cilacapkab.go.id E-mail : [email protected]



CILACAP Kode Pos 53223



Cilacap, 22 Januari 2020



Nomor Lampiran Perihal



: 061/ 00427 /10 : 2 (dua) lembar : Penyusunan SP, SOP, SKM OPD/Unit Kerja Pemerintah Kabupaten Cilacap



Kepada Yth : Kepala Perangkat Daerah / Unit Kerja Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cilacap Di – CILACAP



Dalam rangka pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan guna mendorong upaya peningkatan kualitas pelayanan publik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cilacap, maka perlu disusun dan ditetapkan Standar Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) serta dilaksanakan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) oleh masing-masing Perangkat Daerah / Unit Kerja penyelenggara pelayanan publik di Kabupaten Cilacap. Sehubungan dengan hal tersebut, diminta bantuan Saudara untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut : 1. Agar menyusun dan menetapkan Standar Pelayanan (SP), Maklumat, Motto dan Janji Pelayanan sesuai Peraturan Menpan & RB Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan dengan ketentuan : a. Bagi Perangkat Daerah/Unit Kerja yang telah menyusun dan menetapkan SP dan Maklumat Pelayanan berdasarkan Permenpan&RB No. 36 Tahun 2012 agar direviu kembali untuk disesuaikan dengan ketentuan Permenpan & RB Nomor 15 Tahun 2014. b. Bagi SKPD/Unit Kerja yang belum menyusun dan menetapkan



SP dan



Maklumat Pelayanan agar mempedomani Permenpan&RB Nomor 15 Tahun 2014. c. Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan tersebut di atas, agar dipublikasikan kepada masyarakat. 2. Menyusun dan menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) berdasarkan Permendagri Nomor 52 Tahun 2011 dan/atau Peraturan Menpan&RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan, dan khusus untuk SOP yang bersifat teknis dapat mengacu pada ketentuan peraturan sektoral lainnya (Permenkes, Permenpu, Permendiknas, dll), baik dalam bentuk Peraturan Bupati Cilacap, maupun ketetapan lainnya.



3. Penyusunan SOP diintegrasikan dengan Peta Proses Bisnis yang telah disusun oleh Perangkat Daerah / Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cilacap. 4. Dalam rangka pelaksanaan penilaian kualitas pelayanan publik Perangkat Daerah/ Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cilacap diwajibkan melaksanakan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) Tahun 2020 terhadap pelayanan yang diberikan oleh masing-masing Perangkat Daerah / Unit Kerja dengan berpedoman pada Permenpan & RB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedoman SKM terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik melalui Aplikasi Sistem Survey Kepuasan Masyarakat (SISUKMA), untuk mempermudah proses penilaian kualitas pelayanan publik dan menyusun laporan hasil SKM sesuai format terlampir dan disampaikan kepada Bupati Cilacap u.p. Kepala Bagian Organisasi Setda Kabupaten Cilacap dalam bentuk print out dan softcopy, paling lambat tanggal 15 (lima belas) hari setelah akhir bulan pada tiap Triwulan di Tahun 2020. 5. Hasil Pelaksanaan Penyusunan IKM pada tahun 2019 dan pada tiap triwulan di Tahun 2020 agar segera dipublikasikan baik ditempat pelayanan maupun media elektronik. 6. Bagi Perangkat Daerah / Unit Kerja khususnya Desa yang belum melaksanakan SKM menggunakan Aplikasi SISUKMA, atau akan menambah layanan yang diberikan agar berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Cilacap atau Bagian Organisasi Setda Kabupaten Cilacap untuk mendapatkan username, password serta petunjuk penggunaan Aplikasi SISUKMA. 7. Pelaksanaan kegiatan penyusunan SP dan SOP dapat dimulai sejak diterimanya surat ini, dan melaporkan hasilnya kepada Bupati Cilacap u.p. Kepala Bagian Organisasi Setda Kabupaten Cilacap selambat-lambatnya pada tanggal 1 Maret 2020 dalam bentuk print out dan softcopy untuk diolah lebih lanjut menjadi laporan SP dan SOP Pemerintah Kabupaten Cilacap. Demikian untuk menjadikan perhatian dan dilaksanakan. a.n. BUPATI CILACAP SEKRETARIS DAERAH



Drs. FARID MA’RUF, S.T., M.M. Pembina Utama Madya NIP. 19620322 198607 1 001 Tembusan : 1. Bupati Cilacap 2. Wakil Bupati Cilacap



CONTOH FORMAT



: LAPORAN HASIL SURVEY KEPUASAN MASYARAKAT (SKM) TRIWULAN I TAHUN 2020



HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL (apabila ada) BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Ruang Lingkup E. Manfaat BAB II GAMBARAN UMUM/PROFIL PELAYANAN A. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Perangkat Daerah/Unit Kerja B. Visi, Misi, Motto / Maklumat / Janji Pelayanan C. Pengertian dan Unsur-Unsur SKM D. Pemantauan, Evaluasi dan Mekanisme Pelaporan Hasil SKM E. Langkah-Langkah Penyusunan SKM BAB III HASIL PENGOLAHAN DATA SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT A. Teknik Pengolahan Data B. Hasil Pengukuran SKM C. Temuan BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan dan Rekomendasi B. Tindak Lanjut Hasil SKM LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Surat Keputusan (SK) Tim SKM 2. Daftar Kuesioner SKM 3. Perhitungan Hasil Pengolahan Data Nilai Persepsi Responden 4. Foto-foto/Dokumentasi pelaksanaan SKM (jika ada)



PENJELASAN FORMAT LAPORAN HASIL SURVEY KEPUASAN MASYARAKAT (SKM) TAHUN 2020 BAB I PENDAHULUAN - Latar Belakang



:



berisi penjelasan hal-hal yang bersifat umum terkait dengan kebijakan penyusunan SKM.



- Maksud dan Tujuan



: pada bagian ini dijelaskan tentang maksud dan tujuan pelaksanaan SKM.



- Sasaran



: pada bagian ini berisi penjelasan terkait sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan SKM.



- Ruang lingkup



:



- Manfaat



: berisi penjelasan manfaat SKM bagi penyelenggara dan pengguna pelayanan (masyarakat).



berisi penjelasan tentang ruang lingkup jenis pelayanan beserta dasar hukumnya (jika ada).yang dilakukan pengukuran SKM-nya.



BAB II GAMBARAN UMUM/PROFIL PELAYANAN Pada bagian ini dijelaskan tentang gambaran keberadaan instansi, dasar hukum pembentukan dan uraian tupoksinya, Visi, Misi, Motto / Maklumat / Janji pelayanan yang telah dibuat/ditetapkan oleh masing-masing instansi beserta dasar hukumnya (Keputusan/Peraturan Kepala Perangkat Daerah/Unit Kerja) yang digunakan sebagai pedoman dan motivator bagi pegawai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, penjelasan tentang pengertian dan unsur-unsur SKM, mekanisme pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta langkah-langkah penyusunan SKM sebagaimana diatur dalam Permenpan&RB Nomor 16 Tahun 2014. BAB III HASIL PENGOLAHAN DATA SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT - Teknik Pengolahan Data



:



pada bagian ini dijelaskan hal-hal yang terkait dengan waktu dan tempat pelaksanaan SKM, responden, metode pengumpulan data dan metode pengolahan data yang dilakukan.



- Hasil Pengukuran SKM



:



berisi hasil pengolahan data persepsi responden beserta penjelasan dan simpulannya, dapat disajikan dalam bentuk tabel / matrik.



- Temuan



:



berisi penjelasan tentang temuan-temuan yang didapat dari hasil jawaban responden terhadap kuesioner atas 9 (sembilan) unsur yang di SKM maupun pertanyaan-pertanyaan terbuka / wawancara dan saran / masukan dari responden.



BAB IV PENUTUP - Kesimpulan dan Rekomendasi



: pada bagian ini merupakan simpulan dari hasil SKM dan rekomendasi yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan (berdasarkan hasil temuan) baik dalam lingkup internal maupun eksternal.



- Tindak Lanjut Hasil SKM berisi upaya-upaya konkrit yang telah/sedang dilakukan untuk melaksanakan hasil rekomendasi disertai dengan data dukung (seperti : Keputusan / Peraturan, Surat Edaran, Surat Kepala Perangkat Daerah / Unit Kerja, foto-foto / dokumentasi, dll).