Tata Naskah [PDF]

Citation preview

1



KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Kuasa kami panjatkan karena berkat rahmat dan inayahNya kami dapat menyelesaikan Tata Naskah Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru Tahun 2020 dengan lancar dan tanpa hambatan yang berarti. Tata Naskah di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru ini di susun dalam rangka memberikan acuan bagi Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru, melalui Tata Naskah ini diharapkan Puskesmas Tanjung Lalak dapat memahami berbagai hal yang berkaitan dengan pendokumentasian dokumen Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. Ucapan terima kasih dan penghargaan selayaknya disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan dokumen Tata Naskah ini. Semoga harapan untuk dapat lebih meningkatkan kinerja yang optimal dapat tercapai seiring dengan pemberdayaan para pelaksana. Plt. Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kecamatan Pulau Laut Kepulauan



Hasbullah, SKM NIP. 19700403 199101 1 003 Penata / IIIc



2



DAFTAR ISI Kata Pengantar .................................................................................................. Daftar Isi .................................................................................................. BAB I PENDAHULUAN............................................................................... A. Latar Belakang.......................................................................... B. Maksud dan Tujuan................................................................... C. Sasaran..................................................................................... D. Dasar Hukum............................................................................ BAB II DOKUMENTASI PUSKESMAS TANJUNG LALAK ......................... A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber...................................... B. Jenis Dokumen Puskesmas...................................................... C. Jenis Dokumen Yang Perlu Disediakan.................................... BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN PUSKESMAS....................................... A. Tata Naskah.............................................................................. B. Kebijakan.................................................................................. C. Pedoman – Panduan................................................................ D. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan..................... E. Standar Operasional Prosedur (SOP)....................................... F. Rekam Implementasi................................................................ BAB IV PENUTUP.......................................................................................... DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... LAMPIRAN.................................................................................................................



3



2 3 4 4 4 5 5 6 6 6 7 9 9 15 20 23 24 31 32 33 33



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Salah satu unsur penting dalam menentukan keberhasilan penyusunan dokumen puskesmass yaitu adanya tata cara yang benar bagaimana mengatursistem pendokumentasian dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi dalam proses implementasi penyusunan dokumen Puskesmas Tanjung Lalak di Kabupaten Kotabaru dianggap penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan pendokumentasian dokumenPuskesmas.Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang optimal. Dokumen yang dimaksud dalam sistem pendokumentasian Puskesmas secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman/Panduan, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku. B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman ini dimaksudkan agar seluruh pegawai Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru memiliki acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen di Puskesmas. 2. Tujuan a. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas, penanggung jawab dan pelaksana upaya kesehatan di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru dalam menyusun dokumen-dokumen puskesmas. b. Tersedianya pedoman bagi pendamping/konsultan yang direkomendasikan dari Dinas Kesehatan Kabupaten untuk melakukan pendampingan pada Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. c. Tersedianya pedoman bagi surveior dalam melakukan penilaian Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. C. SASARAN Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Program Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penanggung Jawab Mutu Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. D. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 39 tahun 2009 tentang Kesehatan; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun2014 tentang Pemerintahan Daerah; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri;



4



4. Peraturan Menteri Kesehatan No. 14 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan; 5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 tahun 2019 tentang Puskesmas; 6. Peraturan Bupati Nomor 66 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kotabaru;



BAB II DOKUMENTASI PUSKESMAS TANJUNG LALAK KABUPATEN KOTABARU A. JENIS DOKUMEN BERDASARKAN SUMBER 1. Dokumen Internal Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat yang berupa dokumen seperti Surat Keputusan, Pedoman/Panduan, SOP (Standar Operasional Prosedur) serta Kerangka Acuan Program maupun Kerangka Acuan Kegiatanperlu dibakukan berdasarkan tata naskah yang berlaku sebagai dokumen internal yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. Dokumen internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disusun oleh puskesmas. 2. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedomanpedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Pemerintah Kabupaten, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat yang khusus dijadikan dasar bagi Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. B. JENIS DOKUMEN PUSKESMAS 1. Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas dan diberi tanda/stempel “ASLI”. Arial 18



A S L I



1 cm



Arial 18



1 cm



PUSKESMAS TANJUNG LALAK



2. Dokumen Terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.



TERKENDALI Salinan No :



1 cm 88 0,5 cm



PUSKESMAS TANJUNG LALAK



3. Dokumen Tidak Terkendali 5



Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar Puskesmas digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.



TIDAK TERKENDALI PUSKESMAS TANJUNG LALAK



4. Dokumen Kedaluwarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karenatelah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagimenjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.



KEDALUWARSA PUSKESMAS TANJUNG LALAK



C. JENIS DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru adalah sebagai berikut: 1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: a. Manual Mutu, b. Tata Naskah, c. Surat Keputusan (SK), d. Standar Operasional Prosedur (SOP), e. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK), f. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen, g. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Puskesmas : 1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan 2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan), c. Standar Operasional Prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM. 3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis, d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu danKeselamatan Pasien. Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.



6



BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN PUSKESMAS A. TATA NASKAH Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru membuat ketentuan Tata Naskah Dokumen Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru Tahun 2020 sebagai dasar dalam memberlakukan terhadap semua dokumen yang akan disusun dalam akreditasi dengan mengacu pada Tata Naskah Dinas Kesehatan Kabupaten Kotabaru Tahun 2021, Peraturan Bupati Kotabaru Nomor 66 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kotabaru dan Permenkes RI No. 14 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan. Adapun ketentuan yang dipergunakan oleh Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaruadalah sebagai berikut : 1. Pengertian a. Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. b. Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. c. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas. d. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD. e. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempelkan dibagian atas kertas. f. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan. g. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat ke pejabat atau pejabat dibawahnya. h. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. i. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. Apabila atasan yang berwenang tidak ada di tempat maka dapat menggunakan atas nama pejabat tersebut Contoh : a.n. Plt. Kepala Puskesmas Tanjung lalak Hasbullah, SKM NIP. 19700403 199101 1 003 j. Keputusan kepala adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final. k. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas instansi. l. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. m.Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. n. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 7



2. 3. 4. 5.



6.



7.



8.



o. Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan fungsinya. p. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. q. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. r. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. s. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. t. Surat pengantar adalah naskah dinas yang berisi jenis dan jumlah barang/dokumen yang berfungsi sebagai tanda terima. u. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang, pertemuan dan rapat. v. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. Asas Tata Naskah Dinas, terdiri atas : Asas efisien dan efektif, Asas pembakuan, Asas akuntabilitas, Asas keterkaitan, Asas kecepatan dan ketepatan, Asas keamanan. Prinsip Naskah Dinas : ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan. Penyelenggaraan Naskah Dinas : pengelolaan surat masuk dan keluar, tingkat keamanan, kecepatan proses, penggunaan kertas surat, pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran, warna dan kualitas kertas. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar : a. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima oleh Bagian administrasi Puskesmas. 2) Surat masuk diagendakan dan didistribusikan atau diinformasikan pada pengelola yang ditujukan pada surat tersebut. 3) Pengelola menindaklanjuti surat tersebut sesuai arahan dari Kepala Puskesmas. 4) Surat masuk diarsipkan pada unit Tata Usaha 5) Copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. b. Surat Keluar 1) Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit Tata Usaha dalam rangka pengendalian 2) Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan kerja perangkat daerah 3) Surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan 4) Surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha. Kecepatan Proses Surat : kilat (batas waktu 1 x 24 jam setelah surat diterima), segera (batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima), penting (batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima), dan biasa (batas waktu maksmum 5 hari kerja setelah surat diterima). Penggunaan Kertas Surat : a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ( SK dan SOP ) adalah HVS 70 gms , Folio /F4 b. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio /F4 c. Ukuran kertas yang digunakan untuk laporan adalah F4 Pengetikan : a. Bentuk Huruf (font) 1) Surat Keputusan ( SK ) Tulisan Naskah dinas Surat Keputusan ( SK ) menggunakan jenis huruf 8



Bookman Old Style ukuran 12 atau ukuran disesuaikan dengan kebutuhan. 2) Setiap tulisan naskah dinas ( Dokumen lainnya ) menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 12 dan spasi 1. 3) Bentuk Naskah dinas menggunakan bentuk setengah lurus atau setengah balok (semi block syle) 4) Untuk tulisan cover judul depan menggunakan bentuk huruf kapital Arial ukuran 18 bold spasi 1 dan logo Puskesmas. 5) Diagram Alir tidak di tempatkan di samping langkah-langkah akan tetapi ditaruh di bawah langkah-langkah dengan tulisan menggunakan Arial 12. 6) Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang digunakan angka romawi dan arab, seperti contoh : I. A. 1. a. 1) a) (1) (a) b. Pembatasan ruang Tepi Naskah Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah, yaitu : 1) Ruang Tepi Atas : a) Kop naskah dinas, 2 spasi dibawah Kop. b) Tanpa Kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas. 2) Ruang Tepi Bawah : 2,5 cm dari tepi bawah kertas 3) Ruang Tepi Kiri : 3 cm dari tepi kiri kertas 4) Ruang Tepi Kanan : 2 cm dari tepi kanan kertas Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti diatas bersifat flexibel,disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.



c. Warna Tinta Warna tinta yang digunakan dalam pembubuhan tanda tangan dan paraf biru tua untuk pimpinan atau pejabat berwenang dan hitam untuk staf. 9. Format Naskah Dinas Format naskah dinas diperuntukkan terhadap dokumen surat keputusan, sedangkan format naskah dinas Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) mengikuti aturan pedoman penyusunan Dokumen Puskesmas di Kabupaten Kotabaru. 10. Format Naskah Surat Tugas Format naskah surat tugas diperuntukkan terhadap surat yang dikeluarkan oleh Puskesmas untuk petugas yang bertugas diluar gedung atau menjalankan dinas luar, sedangkan format naskah surat tugas mengikuti pedoman penyusunan Dokumen Puskesmas di Kabupaten Kotabaru. Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, NIP, pangkat dan jabatan. Untuk contoh format naskah dinas dan naskah surat tugas yaitu kop surat keputusan di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru beserta cara pembuatan isinya, susunannya adalah sebagai berikut :



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU(Arial 18) DINAS KESEHATAN(Arial 16 )



PUSKESMAS TANJUNG LALAK(Arial 18 tebal) 9



Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 ( Arial 8 ) Kecamatan Pulaulaut Kepulauan Kode Pos 72154 Email : [email protected] Spasi1



Keterangan pada kop surat keputusan : Kop surat keputusan menggunakan spasi 1 (single), garis bawah kop surat keputusan ukuran spasi 1 (single), Pemerintah Kabupaten Kotabaru menggunakan Tulisan Arial 18 dan Dinas Kesehatan menggunakan Arial 16 dengan tanpa ditebalkan, nama Puskesmas Arial 18 dengan bold/ditebalkan, alamat dan kodepos, Arial 8 dan menggunakan lambang daerah berwarna hitam. 11. Penggunaan Kertas Surat : kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram, ukuran kertas untuk semua naskah dinas yang digunakan adalah Folio/ F4 (215 x 330 mm). 12. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan berwarna biru tua. 13. Metode Penomoran a. Penomoran Dokumen Internal Metode penomoran dokumen Internal Naskah Dinas dan Surat Tugas ditetapkan sebagai berikut : 1) 445/Jenis- No.Agenda/ /TJLK/2021 ADM UKM



UKP



Contoh: 445/SK-001/ADM/TJLK/2021 2) 445/Jenis dok. Form-No. Agenda /TJLK/2021 Contoh: 445/SS-003/TJLK/2021 3) 445/Jenis Dok. Pendukun-No. Agenda /TJLK/2021 Contoh: 445/Reg.KIA-007/TJLK/2021 Jenis-jenis Dokumen Internal : 1) Manual Mutu/MM 2) Tata Naskah 3) Surat Keputusan/SK 4) Standar Operasional Prosedur/SOP 5) Kerangka Acuan Kegiatan/KAK 6) Dok. Form : a) Rekam Medis/RM b) Surat Sehat c) Surat Sakit d) Surat Tugas e) Surat Pengantar 7) Dok. Pendukung : Register per unit pelayanan atau program b. Penomoran Dokumen Eksternal Dok.Ex/ Jenis-No. Agenda /TJLK/2021 Contoh: Dok.Ex/UU-001/TJLK/2021 Jenis-jenis Dokumen Eksternal : 1) Regulator : a) Undang-undang/UU b) Peraturan Pemerintah/PP c) Keputusan Presiden/Kepres d) Peraturan pemerintah Dalam Negri/Permendagri e) Surat Keputusan Bersama/SKB f) Peraturan Menteri Kesehatan/Permenkes g) Peraturan Daerah Provinsi h) Peraturan Gubernur/Pergub i) Peraturan Daerah Kabupaten j) Peraturan Bupati/Perbup 10



k) Satuan Kerja Perangkat Daerah/SKPD 2) MOU : a) Jaminan Kesehatan Nasional/JKN b) Bantuan Operasional Kesehatan/BOK c) Limbah d) Rumah Sakit 3) Referensi : a) Handbook b) Buku c) Panduan 15. Stempel Puskesmas Pembubuhan stempel dilakukan pada bagian kiri tanda tangan pejabat yang menandatangani surat yang di keluarkan oleh Puskesmas. Bentuk dan spesifikasi stempel Puskesmas berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4cm,ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8cm, ukuran garis tengah lingkaran dalam 2,7cm dan jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 1cm, dengan memakai tinta warna ungu. Contoh stempel :



1 cm



2,7 cm



3,8 cm



4 cm



16. Stempel Legalisir Stempel legalisir adalah pengesahan fotokopi dokumen, berupa tanda tangan asli dan stempel basah oleh kepala tata usaha Puskesmas atas dokumen yang dikeluarkan oleh Puskesmas. Bentuk dan spesifikasi stempel Puskesmas berbentuk persegi panjang, dengan ukuran panjang 7 cm dan lebar 5 cm, dengan memakai tinta warna biru tua. Contoh stempel :



7 cm



5 cm



B. KEBIJAKAN Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/ panduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus 11



didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan presiden, peraturan daerah, peraturan kepala daerah, peraturan menteri dan pedoman pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas di Kabupaten Kotabaru dapat dituangkan dalam lampiran dari peraturan/ keputusan tersebut. Format surat keputusan disesuaikan dengan peraturan daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut: 1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: a. Kebijakan : Keputusan Kepala (sebutkan nama Kepala Puskesmas), b. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP, c. Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang, d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) 2. Konsideran, meliputi : a. Menimbang: 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, 2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua( : ), dan diletakkan di bagian kiri, 3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;). b. Mengingat: 1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut, 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, 4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;). 3. Diktum : a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah katamemutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ) 4. Batang Tubuh : a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu : Kedua : Dst. b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/ Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan. 5. Kaki Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/ keputusan yang terdiri dari: a. Tempat dan tanggal penetapan, 12



b. Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,) c. Tanda tangan pejabat, dan d. Nama lengkap pejabat yang menanda tangani. 6. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat Keputusan, b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh KepalaPuskesmas. 7. Penandatangan : Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas, dituliskan nama lengkap dan gelar, NIP, pangkat/gol. Hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu: 1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 2. Untuk Penulisan SK (Kebijakan Kepala Puskesmas) berupa peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK JL. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulaulaut Kepulauan Kode Pos 72154 Email : [email protected]



Spasi1



KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMASTANJUNG LALAK(spasi 1) Nomor : 445/SK/TJLK/2021(spasi 1) TENTANG (spasi 1) PENETAPAN PENANGGUNG JAWAB PENGELOLA BARANG (spasi 1) DI PUSKESMAS TANJUNG LALAK Spasi 1



KEPALA PUSKESMAS TANJUNG LALAK Spasi 1



Menimbang :



a. bahwa untuk pelaksanaan kegiatan pelayanan maupun penyelenggaraan program diperlukan ketersediaan sarana dan peralatan yang siap pakai dan terpelihara dengan baik; (spasi 1) b. bahwa dalam rangka inventarisasi sarana dan perlalatan puskesmas perlu ditetapkan penanggung jawab barang inventaris di puskesmas; (spasi 1) c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam hurup a perlu menetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas tentang penetapan pengelola barang di Puskesmas ............; (spasi 1)



Mengingat :



1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi; 2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 13



tentang Puskesmas; MEMUTUSKAN Menetapkan:



KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS ........... TENTANG PENETAPAN PENGELOLA BARANG DI PUSKESMAS .............. (spasi 1)



Kesatu



:



Mengangkat atau menunjuk salah satu petugas sebagai penanggung jawab pengelola barang ( inventaris barang ) di Puskesmas .............(spasi 1)



Kedua



:



Penanggung jawab barang inventaris di Puskesmas .......... serta uraian tugasnya tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Surat Keputusan ini.



Ketiga



:



Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : ................. PadaTanggal: ( spasi 1) (enter 1 spasi)



Plt. Kepala Puskesmas.............. Kec……………………………….



(Nama Lengkap dan Gelar) (NIP) (Pangkat/Gol)



Catatan : Ukuran Kertas F4 Huruf Bookman Old Style, Ukuran 12 Batas Penulisan : Atas : halaman pertama : 1 cm Halaman berikutnya : 2 cm Bawah : 2,5 cm Kiri : 3 cm Kanan : 2 cm



14



Contoh format lampiran surat keputusan : Lampiran : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TANJUNG LALAK Nomor : 445/SK- /TJLK/2021 Tentang :



JUDUL SURAT KEPUTUSAN Nama : NIP : Jabatan :



Plt. Kepala Puskesmas Tanjung Lalak



Hasbullah, SKM C. PEDOMAN – PANDUAN Pedoman adalah merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk pedoman atau panduan yaitu: 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang digunakan sebagai berikut: a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan BAB IV Struktur Organisasi BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat 15



BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI/PENUTUP Sistematika pedoman/panduan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi atau isi pedoman/panduan. Pedoman/ panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskemas. d. Pedoman disahkan oleh Kepala Puskesmas pada lembar Kata Pengantar Sedangkan panduan disahkan oleh Kepala Puskesmas pada lembar pengesahan seperti contoh di bawah ini : PEDOMAN / PANDUAN …………………. ( JUDUL )



Ditetapkan Plt. Kepala Puskesmas ….....



16



…............................................... NIP. …........................................



D. PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Format Kerangka Acuan Kerja ( KAK ) : A. Pendahuluan B. Latar belakang C. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. D. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. E. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untukmelaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. F. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu: 1) Specific: sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measurable: sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3) Agressive but Attainable: sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. 4) Result oriented: sasaran spesifik dengan hasil yang ingin dicapai. 5) Time bound: sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). G. Jadwal pelaksanaan kegiatan Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan atau diperbolehkan memakai narasi / deskriptif. H. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. I. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/ kegiatan secara menyeluruh. E. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya: 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 tahun 2012). 17



2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telahditetapkan (Susilo, 2003). 3. Langkah di dalam penyusunan instruksi kerja, sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/ unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 4. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakandi UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan dan UUNomor 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit. 5. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu: a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap, b. Prosedur untuk panduan kerja (prosedur kerja, disingkat PK), c. Prosedur untuk melakukan tindakan, d. Prosedur penatalaksanaan, e. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak, f. Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat Juknis, g. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokolklinis, Algoritma/Clinical Pathway. Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan istilah “ Standar Operasional Prosedur“ (SOP) sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012. Prosedur yang dimaksud dalam Istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)“ bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur yang dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas di Kabupaten Kotabaru ini adalah prosedur yang bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi, sementara istilah “ Standar Operasional Prosedur “(SOP) yang dipergunakan dalam undang-undang Praktik Kedokteran maupun dalam undang-undang Kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi. 6. Tujuan Penyusunan SOP Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 7. Manfaat SOP a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan c. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. 8. Format SOP Penyusunan SOP dibuat dengan memperhatikan hal-hal berikut : a. Jika sudah terdapat Format baku SOP berdasarkanPeraturan Daerah (Perda) masing-masing, maka Format SOP dapat disesuaikan dengan Perda tersebut. b. Jika belum terdapat Format Baku SOP berdasarkan Perda, maka SOP dapat dibuat mengacu Permenpan No. 35/2012 atau pada contoh format SOP yang ada dalam buku Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dokumen ini. c. Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu institusi harus “ SERAGAM’ d. Contoh yang dapat digunakan di luar format SOP Permenpan terlampir dalam Tata Naskah Dokumen Puskesmas Tanjung Lalak di Kabupaten Kotabaru e. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkahlangkahnya dengan bagian alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP. 18



Format SOP sebagai berikut: 1) Contoh Kop/heading SOP a)Puskesmas Tanjung Lalak lebar kotak 4 cm



JUDUL SOP(arial 14), spasi 1, panjang kotak 8,5 cm No. Dok.: ( spasi 1), lebar 7 cm, arial 12 No. Revisi



SOP cm, arial 12 (arial 14, lebar kotak 1)



: (spasi 1), lebar 7



Tanggal Terbit : (spasi 1), lebar 7 cm, arial 12 Halaman cm, arial 12



Nama Kepala Puskesmas NIP................................................ (arial 12,) lebar kolom menyesuaikan isi dari nama kepala puskesmas)



lebar kotak 4 cm



: (spasi 1), lebar 7



Tanda tangan Kepala Puskesmas Tinta biru



PUSKESMAS TANJUNG LALAK(lebar 4 cm, spasi 1, arial 12 center)



b)Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpamenyertakan kop/heading 2) Komponen SOP 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5.Prosedur/Langkahlangkah 6. Bagan Alir 7. Unit Terkait 8.Rekaman Perubahan







Historis No



Yang diubah



Isi Perubahan



Tanggal mulai diberlakukan



Penjelasan : a) Penulisan SOP harus tetap di dalam kotak adalah : nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan kepala Puskesmas b) Pada SOP Logo kabupaten berukuran Height = 2,67 cm dan Width = 2,11 cm dan lambang Puskesmas berukuran Height = 2,77 cm dan Width = 2,51 cm, SK logo kabupaten berukuran Height = 2,49 cm dan Width = 2,12 cm dan berwarna c) Tulisan judul SOP arial 14 bold, spasi judul 1 cm, panjang kotak 8 cm d) Kotak logo kabupaten lebar 4 cm, logo Puskesmas lebar 4 cm



19



Catatan : Dalam pelaksanaannya, penentuan kotak logo seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi nama Puskesmas dan nama Kepala Puskesmas. e) Nomor dokumen, nomor revisi, tanggal terbit, halaman spasi1 lebar 6,5 cm, arial 12 cm. f) Tulisan SOP arial 14 bold, lebar kotak 1 cm. g) Penulisan Puskesmas Tanjung Lalak lebar 4 cm, spasi 1 cm penulisannya arial 12 (center) h) Penulisan Kepala Puskesmas arial 12, spasi 1 cm dan penulisan NIP arial 12 Catatan : lebar kotak menyesuaikan isi dari nama kepala Puskesmas. i) Kop SOP dan komponen SOPformatnya jadi satu, untuk garis tengah di komponen SOP sejajar dengan garis kanan kop logo kabupaten. j) Untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi, prosedur, diagram alir (bila perlu), unit terkait, rekaman historis perubahan, lebar kotak menyesuaikan isi materi. f. Petunjuk Pengisian SOP 1) Logo: Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Kotabaru, dan lambang Puskesmas yang berwarna. 2) Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut: a) Heading hanya dicetak halaman pertama. b) Kotak Kop kanan kiri diberi Logo pemerintah daerah dan lambang Puskesmas c) Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya. d) Nomor Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru. e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dengan urut angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 001, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 001A, dan seterusnya. f) Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut. g) Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misal 1-5). h) Ditetapkan Kepala Puskesmas : diberi tandatangan Kepala Puskesmas, nama dan gelar serta Nomor Induk Pegawai (NIP). 3) Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut: a) Pengertian : diisi definisi judul SOP, danberisi penjelasan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. b)Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”. c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP Komunikasi, pada kebijakan dituliskan : SK Keputusan Kepala Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru No. : ADMEN/SOP-001/TJLK/2021 tentang Menjalin Komunikasi Dengan Masyarakat. d) Referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. e) Prosedur/langkah-langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. f) Bagan alir (Flow Chart): Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir 20



secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. (1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan,hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok: (2) Diagram alir mikro, menunjukkanrincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut: 



Awal kegiatan:







Akhir kegiatan:







Simbol Keputusan:







Penghubung







Dokumen :







Arsip :



g) 6 Unit Terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. h) Rekaman Historis Perubahan : berisi rekaman tentang isi perubahan SOP yang akan diubah serta tanggal pemberlakuan. g. Syarat penyusunan SOP: 1) Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas Tanjung Lalak di Kabupaten Kotabaru hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/ unit kerja dalam penyusunan SOP. 2) SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan. 3) Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelassiapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa. 4) SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas. 5) SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai. 6) SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. h. Evaluasi SOP 21



Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP. 1) Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list: a) Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan dan diberi tanda (checkmark). b) Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. c) Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks. d) Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri. e) Langkah-langkah menyusun daftar tilik : Langkah awal menyusun daftar tilikdengan melakukan Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya. (1) Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut, (2) Buat daftar kerja yang harus dilakukan, (3) Susun urutan kerja yang harus dilakukan, (4) Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu, (5) Lakukan uji coba, (6) Lakukan perbaikan daftar tilik, (7) Standarisasi daftar tilik. f) Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkahlangkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. Σ Ya Compliance Rate (CR) = X 100 % Σ Ya+ Tidak 2) Evaluasi isi SOP a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahunsekali yang dilakukan oleh masing masing unit kerja. b) Hasil evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisiisi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila:  Alur SOP sudah tidak sesuai dengankeadaan yang ada,  Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,  Adanya perubahan organisasi ataukebijakan baru,  Adanya perubahan fasilititas. d) Peraturan Kepala Puskesmas Tanjung Lalak di Kabupaten Kotabaru tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala PUSKESMAS. F. REKAM IMPLEMENTASI 1. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai dalam kegiatan Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru dalam melaksanakanregulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. 2. Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.



22



23



BAB IV PENUTUP Pada prinsipnya dokumen adalah “TULIS YANGDIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, Standar Operasional Prosedur dan Kerangka Acuan Program/Kegiatan selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas Tanjung Lalak, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen tersebut. Dengan tersusunnya Tata Naskah Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru Tahun 2020 diharapkan dapat membantu seluruh staf Puskesmas Tanjung Lalak Kabupaten Kotabaru dalam menyusun dokumen puskesmas.



24



DAFTAR PUSTAKA 1. Republik Indonesia. 2006.Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas II, Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat Departemen Kesehatan RI 2006. Dirjen.Jakarta. 2. Republik Indonesia. 2015. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015. Dirjen.Jakarta. 3. Pemerintah Daerah. 2017. Peraturan Bupati Kotabaru Nomor 66 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Kotabaru. Pemda. Kotabaru.



25



LAMPIRAN- LAMPIRAN 1. Sampul Tata Naskah/Pedoman



JUDUL 26



2. Lembar Pengesahan Pedoman Nomor Revisi ke Berlaku Tanggal



PEDOMAN PENYUSUNAN DOKUMEN



Ditetapkan Plt. Kepala Puskesmas….............



….......................................... NIP. ….........................................



27



3.Format Disposisi Surat Masuk



LAMBANG DAERAH KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH



LEMBAR DISPOSISI Surat dari :



Diterima Tgl No. Agenda Sifat



No. Surat Tgl. Surat



Sangat Segera



Segera



Hal :



Diteruskan kepada sdr ……… ……… ……….



Dengan hormat harap Tanggapan dan saran Proses lebih lanjut Koordinasi/ konfirmasikan …………



Dan seterusnya Catatan



Kotabaru, Kepala Dinas Nama Pejabat



28



Rahasia



4. Surat Tugas



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



SURAT TUGAS NOMOR : 445/ /TJLK/2021 Dasar



: ..........................................................



Kepada



: 1. Nama Pangkat NIP Jabatan



Untuk



: ...............................................................



:.................................. :.................................. : ................................. : .................................



Ditetapkan :.............. Pada tanggal :............. ....................................



.................................... NIP. .....................................



29



5. Surat Undangan



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



............................... Kepada Nomor Sifat Lampiran Perihal



: 445/ /TJLK/2021 : .............. :: ............



Yth. ................. Di Tempat



Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Pembentukan Tim Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) dengan ini kami mengundang Bapak/ibu/sdr (i) untuk berhadir pada acara tersebut yang Insya Allah akan dilaksanakan pada : Hari Tanggal Pukul Tempat Acara



: ........................................ : ........................................ : ........................................ : ........................................ : ........................................



............................................................................................................ ...................................................................................................................... .......... .................................................. ................................................ NIP.......................................... .................................................



30



6. Daftar Hadir



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



DAFTAR HADIR Hari / tanggal Acara NO



: ....................................................... : ......................................................... TANDA NAMA / NIP JABATAN TANGAN



KET



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Dst.



............................................... ............................................ NIP. ..................................... ............................................



31



7. Notulen Rapat



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



NOTULEN Rapat



: ................................................................



Hari / Tanggal Surat Undangan Pukul Rapat Acara



: ................................................................ : ................................................................ : ................................................................ : 1. .......................................................... 2. Dst… : ................................................................ : ................................................................ : ................................................................ : ................................................................ : ................................................................ : ................................................................



Pimpinan Rapat Ketua Sekretaris Pencatat Peserta Kegiatan



Uraian jalannya rapat :



..................................................



........................................... NIP. .................................. ..........................................



32



8. Surat Biasa



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



Kepada : Yth. Di – Tempat Nomor Sifat Lampiran Hal



: 445/ : : :



/TJLK/2021



........................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ .................................... ................................................ ............................................ NIP. ..................................... ............................................



33



9. Surat Pengantar



PEMERINTAH KABUPATEN KOTABARU DINAS KESEHATAN



PUSKESMAS TANJUNG LALAK Jl. Pendidikan Desa Tanjung Lalak Selatan RT.01 RW.01 Kecamatan Pulau Laut Kepulauan Kode Pos 72154 Email: [email protected]



Kepada : Yth. Di – Tempat SURAT PENGANTAR NOMOR :445/ /TJLK/2021 No.



Jenis yang dikirim



Banyaknya



Keterangan



................................................ ............................................. NIP. ..................................... ............................................



Diterima oleh : Tanggal : ............................. Jabatan .......................................... NIP. ..................................



34