Tugas 1 Administrasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

TUGAS 1 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN JAWABAN NO 1 Pengorganisasian kepegawaian adalah menggolongkan dan menetapkan serta mengatur berbagai macam dari aktivitas maupun kegiatan yang dianggap sangat penting seperti menetapkan tugas dari seseorang. Dengan begitu para pegawai yang bekerja didalamnya dapat saling bekerjasama agar mempermudah untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi. Fungsi Administrasi Kepegawaian Fungsi administrasi kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua) yaitu: 1. Fungsi manajerial Yaitu suatu fungsi yang berhubungan dengan penggunaan pikiran, seperti: perencanaan, penegosiasian, pengarahan, dan pengendalian. 2. Fungsi teknis Yaitu suatu fungsi yang berkaitan tentang teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan. Fungsi umum administrasi kepegawaian 1. Perencanaan Pegawai Merupakan suatu proses untuk menentukan segala macam kebutuhan yang diperlukan oleh pegawai dimasa depan atas dasar dari perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang telah ada. Perencanaan pegawai adalah hal yang sangat penting, karena bisa membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam memilih sumber yang diperlukan dan bisa membantu untuk menentukan hal apa saja yang dapat dicapai dari sumber yang telah ada. 2. Pengorganisasian Kepegawaian Merupakan penggolongan, penetapan, dan pengaturan segala macam kegiatan yang dianggap sangat penting, contohnya seperti: menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam sebuah pola khusus yang sedemikian rupa sehingga tenaga kerja atau pegawai yang bekerja didalamnya bisa saling bekerja sama dan tentu saja agar bisa mempermudah suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya. 3. Pengarahan Pegawai Ada banyak sekali teori dan keyakinan yang berhubungan dengan motivasi pegawai, tetapi secarakeseluruhannya tidak ada kesepakatan tentang apa saja yang dapat membuat pegawai termotivasi. Apalagi bagi sebuah perusahaan membuat analisis yang mendalam tentang apa saja yang bisa membuat pegawainya termotivasi merupakan hal yang tidak praktis, akan tetapi terdapat berbagai aturan yang praktis yang dapat diikuti setidaknya untuk bisa membantu memotivasi seluruh tenaga kerjanya dan tentu saja dapat meningkatkan kepuasan kerj, antara lain seperti:



1. Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka (tenaga kerja) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. 2. Pastikan terdapat hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan, dan juga pastikan bahwa setiap dari hubungan seperti itu bisa di informasikan kepada tenaga kerja. 3. Perlakukan seluruh tenaga kerja dengan adi dan penilaian tentang kinerja harus obyektif artinya sesuai dengan fakta yang ada. 4. Kembangkan berbagai macam penghargaan yang berbeda-beda, sebab tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya. 5. Pompalah semangat pegawai didalam lingkungan kerja sebaik munkin dan juga kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan dapat diubah-ubah menyesuaikan orang dan lingkungannya. 6. Kembangkan juga suatu sistem manjemen kinerja atau paling tidak tetapkan target yang dapat dicapai tapi bisa terus berkembang. 7. Dan yang terakhir perhitungkan faktor lingkungan dan sosial, seperti: kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkingan kerja, interaksi sosial antar pegawai dan lain sebagainya. intinya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan. 4. Pengendalian Pegawai Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian yakni merupakan sebuah proses untuk mengukur tingkat keefektivitasan kerja dari tenaga kerja dalam hal memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap bentuk dari pengawasan hal yang dibutuhkan adalah tolak ukur yang fungsinya untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam berkerja, dalam penilaian kerja, hal ini biasa dikenal dengan standar kerja. JAWABAN NO 2 Pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi, yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara Karena tujuan pengadaan Pegawai Negeri Sipil untuk mengisi formasi yang lowong, maka pengadaan Pegawai Negeri Sipil harus berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan. Setiap Warga Negara Indonesia mempunyai kesempatan yang sama untuk melamar menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Syarat-syarat tersebut tidak boleh didasarkan atas jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan, atau Daerah. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil hanya diperkenankan dalam batas formasi yang telahditetapkan, dengan memprioritaskan:



1. Pegawai



pelimpahan/penarikan



dari



Departemen/Lembaga



Pemerintahan



Non



Departemen/Pemerintah Daerah yang kelebihan pegawai. 2. Siswa/mahasiswa ikatan dinas, setelah lulus dari pendidikannya. 3. Tenaga kesehatan yang telah selesai melaksanakan masa bakti sebagai pegawai tidak tetap. 4. Tenaga lain yang sangat diperlukan.



Persyaratan Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar untuk menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil: 1. Warga Negara Indonesia; 2. Pada saat diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil, berusia sekurang-kurangnya 18 tahun dan setingi-tinginya 35 tahun 3. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan;Dalam ketentuan ini, tidak termasuk bagi mereka yang dijatuhi hukuman percobaan. 4. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta; 5. Tidak berkedudukan sebagai Calon/Pegawai Negeri; 6. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan keterampilan yang diperlukan; Berkelakuan baik; 7. Sehat jasmani dan rohani; 8. Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Republik Indonesia atau negara lain yang ditentukan oleh pemerintah; dan 9. Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan. Catatan: Pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil dapat dilakukan bagi mereka yang melebihi usia 35 tahun namun tidak boleh melebihi usia 40 tahun. pengangkatan tersebut dilaksanakan berdasarkan kebutuhan khusus dan dilaksanakan secara selektif bagi yang telah mengabdi pada Pemerintah baik Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya 5 tahun terus-menerus sebelum diundangkannya Peraturan Pemerintah 11 Tahun 2002.



JAWABAN NO 3 Sistem kompensasi merupakan salah satu sub sistem yang penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, baik pada organisasi publik maupun dalam organisasi swasta. Kompensasi menyangkut penghargaan organisasi terhadap individu di dalam organisasi. Secara psikologis,



kompensasi yang layak akan memacu semangat dan loyalitas seseorang pada organisasi karena mereka merasa diperhatikan dan dibayar sesuai dengan harapannya. Sebaliknya, sistem kompensasi yang buruk dapat menghilangkan produktivitas pegawai. Dalam jangka panjang, hal ini akan berimplikasi pada tingginya angka turn-over dalam organisasi karena kemampuan setiap orang tidak dihargai dengan wajar. Oleh karena itu, keputusan strategis yang berkaitan dengan tingkat kompensasi, struktur kompensasi, evaluasi kinerja dan sistem reward sangat mempengaruhi tingkat kompetisi



organisasi



di



pasar



pencari



kerja



untuk



mendapatkan



pegawai



yang



kompeten dan qualified.



Dalam



konteks



organisasi



publik,



sistem



kompensasi



yang



digunakan



di



Indonesia masih menganut sistem tradisional. Penentuan gaji, bonus, remunerasi, tunjangan dan berbagai insentif lainnya masih ditentukan oleh jenjang kepangkatan, golongan dan senioritas. Kuatnya determinasi kepangkatan, golongan dan senioritas. Sistem kompensasi yang berjalan selama ini menjadi penghambat gerak reformasi kepegawaian publik (civil service reform) di Indonesia. Persoalan kompensasi seringkali ditengarai menjadi penyebab rendahnya kinerja birokrat karena penentuan gaji tidak didasarkan atas kinerja, melainkan karena pertimbangan kepangkatan dan senioritas. Kondisi ini menjadi masalah karena setiap orang digaji dengan bayaran yang sama walaupun kinerjanya berbeda. Situasi ini menjadi kondisi problematik manajemen kepegawaian



di



Indonesia



seperti



yang



disampaikan



oleh



Prasojo



(2009:



86) yaitu carut marutnya sistem penggajian dan penilaian kinerja. Sudah menjadi rahasia umum



bahwa



gaji PNS di



Indonesia



dibayarkan



secara



sama



tanpa memperhatikan



kinerja. Dengan bahasa sarkastik, sistem penggajian seperti ini sering disingkat dengan PGPS (pinter goblok, penghasilan sama).



Seiring dengan perkembangan dan perubahan dinamika tata pemerintahan (governance), sistem kompensasi tradisional sudah mulai ditinggalkan, terutama di negara-negara maju. Terlebih dengan diinjeksikannya prinsip-prinsip New Public Management dalam manajemen tata pemerintahan, termasuk pada manajemen kepegawaian publik. Banyak negara yang kemudian beralih menggunakan system kompensasi berbasis kinerja (pay for performance). Adopsi prinsip-prinsip NPM membuka peluang bagi sektor publik untuk mengembangkan teknik-teknik MSDM



yang



lebih



canggih



(Brown,



2004:305).



Salah



satunya



adalah



dengan



mengimplementasikan sistem kompensasi berbasis kinerja di sektor pendidikan. Kompensasi bisa disebut juga dengan reward, bentuk-bentuk reward tersebut dapat digambarkan pada table berikut:



Sistem kompensasi harus memperhatikan dua aspek yakni person dan performance (Kessler, 2005: 320). Dengan demikian, sistem kompensasi sangat terkait dengan kinerja. Pemberian kompensasi didasarkan atas penilaian (assessment) terhadap kinerja individu. Individu-individu yang mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik akan mendapatkan kompensasi yang tinggi. Bahkan, bisa mendapatkan buruk



insentif



mendapatkan



berupa



bonus.



kompensasi



Sementara



minimal.



itu,



Sistem



bagi



mereka



kompensasi



yang



yang



berkinerja



ideal



adalah



sistem kompensasi yang menghargai seseorang berdasarkan usaha dan jerih payah yang telah dikeluarkannya, bukan berdasarkan golongan, pangkat dan senioritas. Sistem kompensasi merefleksikan bagaimana organisasi menghargai pegawainya. Organisasi dituntut untuk memberikan balas jasa secara adil agar setiap orang merasa betah karena diperlakukan secara wajar. Guna mewujudkan prinsip keadilan dalam memberikan reward pada pegawai, organisasi dapat menerapkan sistem kompensasi berbasis kinerja (pay for performance). Sistem kompensasi berbasis kinerja dibangun atas monitoring perilaku atau kontrol output dengan tujuan mendorong setiap pegawai untuk memaksimalkan kinerja atau kemampuan mereka.



Sistem kompensasi berbasis kinerja otomatis menggunakan kinerja sebagai patokannya sehingga perlu disusun jabaran tugas (job description ) yang jelas dan terukur bagi setiap individu, sub unit, unit dalam organisasi dan job description organisasi secara keseluruhan. Berkaitan dengan guru, seorang kepala sekolah dapat menggunkan acuan program jangka pendek yang telah dirumuskan bersama dalam penentuan indikator tersebut. Sebagai contoh dalam program jangka pendek sekolah terdapat point yang segera dilaksanakan berkaitan dengan penggunaan bahasa inggris dalam penyampaian materi. Dari sinilah system kompensasi dapat diterapkan dimana seorang guru yang telah menggunakan bahasa inggris dalam seluruh kegiatan belajarnya berhak mendapatkan nilai kompensasi tersebut. Dengan begini seorang guru yang memiliki kreativitas



dan berkinerja tinggi merasa diperlakukan adil karena reward yang mereka terima tidak sama dengan mereka yang berkinerja buruk dan mereka yang tidak bekerja.