Tugas Administrasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

Tugas.1 Kerjakanlah Tugas Berikut. 1. Jelaskan perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian! 2. Bagaimanakah tata cara penentuan formasi dan  rekrutmen PNS? 3. Bagaimanakah sistem kompensasi PNS berbasis kinerja? Jawab : 1. Administrasi kepegawaian ialah segala macam bentuk kegiatan atau aktivitas yang



berhubungan dengan masalah pemakaian tenaga kerja atau pegawai untuk mencapai tujuan. Sedangkan tujuan dari administrator adalah untuk menyusun dan mengontrol semua kegiatan untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan seluruh tenaga kerja sesuai dengan beban kerja sehingga tujuan dari organisasi atau perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya dapat tercapai.  Fungsi teknis Yaitu suatu fungsi yang berkaitan tentang teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.  Fungsi umum administrasi kepegawaian a) Perencanaan Pegawai Merupakan suatu proses untuk menentukan segala macam kebutuhan yang diperlukan oleh pegawai dimasa depan atas dasar dari perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang telah ada. Perencanaan pegawai adalah hal yang sangat penting, karena bisa membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam memilih sumber yang diperlukan dan bisa membantu untuk menentukan hal apa saja yang dapat dicapai dari sumber yang telah ada. b) Pengorganisasian Kepegawaian Merupakan penggolongan, penetapan, dan pengaturan segala macam kegiatan yang dianggap sangat penting, contohnya seperti: menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam sebuah pola khusus yang sedemikian rupa sehingga tenaga kerja atau pegawai yang bekerja didalamnya bisa saling bekerja sama dan tentu saja agar bisa mempermudah suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya. c) Pengarahan Pegawai Ada banyak sekali teori dan keyakinan yang berhubungan dengan motivasi pegawai, tetapi secarakeseluruhannya tidak ada kesepakatan tentang apa saja yang dapat membuat pegawai termotivasi.  d) Pengendalian Pegawai Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian yakni merupakan sebuah proses untuk mengukur tingkat keefektivitasan kerja dari tenaga kerja dalam hal memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi.



Setiap bentuk dari pengawasan hal yang dibutuhkan adalah tolak ukur yang fungsinya untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam berkerja, dalam penilaian kerja, hal ini biasa dikenal dengan standar kerja. 2. Rekruitmen adalah merupakan proses penemuan dan menarik para pelamar pekerjaan untuk suatu pekerjaan. Proses dimulai ketika pengarahan atau merekrut calon pekerja baru mencari dan berakhir ketika aplikannya ditetapkan. Hasil-hasilnya adalah penampungan pelamar pekerjaan atau aplikan dari proses seleksi pekerja baru. Rekruitmen adalah suatu usaha mencari untuk mencari dan mendapatkan calon-calon pegawai yang melamar jabatan yang lowong atau kosong, guna mendapatkan sebanyak mungkin calon atau pelamar yang memenuhi syarat-syarat job description dan analisa yang diminta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi. Selanjutnya untuk mendapatkan calon/pelamar sebanyak mungkin, maka pelaksanaan rekruitmen harus dilakukan dengan berbagai jalan dan daya upaya yang dapat menarik perhatian, misalnya: a) Mencari pasaran kerja dan sumber-sumber tenaga kerja yang terbaik secara terus menerus, dengan mengadakan hubungan erat dengan Kantor-kantor Penempatan Tenaga, Organisasi-organisasi Pegawai, Perguruan-perguruan Tinggi dan Sekolah-sekolah Kejuruan serta Kursus-kursus dan bila dipandang perlu dengan mengadakan pembibitan. b) Mencari calon-calon dari jawatan/intern organisasi sendiri dengan jalan mengadakan penelitian catatan-catatan dalam kartu-kartu pegawai dan file pribadinya. c) Menyediakan literatur dan bahan-bahan pengumuman yang menarik. d) Slides dalam bioskop, TV, artikel-artikel yang dimuat pada surat-surat kabar dan majalah, sandiwara radio, sayembara, kontes dan lain-lain yang dapat menarik perhatian. Formasi Pegawai negeri Sipil a) Jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. b) Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.



3. Sistem kompensasi PNS berbasis Kinerja teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara.ii Untuk mewujudkan tujuan reformasi birokrasi tersebut, dibutuhkan perubahan paradigma tentang tata kelola pemerintahan yang baik (good corporate governance), jika dulu birokrasi penekanannya pada alat dan proses, maka sekarang harus diubah lebih terfokus pada aspek sumber daya manusianya. Kinerja SDM erat kaitannya dengan kinerja organisasi, semakin tinggi



kinerja SDM maka semakin tinggi pula kinerja organisasi, dengan demikian apabila kinerja organisasi semakin tinggi maka akan mempermudah pencapaian tujuan. Dalam hubungan tersebut, perhatian terhadap upaya peningkatan kinerja SDM harus diutamakan, sementara secara teori kinerja berkorelasi dengan motivasi, dan salah satu sumber motivasi yang penting adalah sistem kompensasi, baik yang bersifat finansial (gaji, tunjangan, insentif dan sebagainya) maupun non finansial (promosi jabatan, kenaikan pangkat, hak cuti dan sebagainya). Tujuan kompensasi adalah untuk pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan, mendorong agar karyawan lebih dan lebih giat, menunjukan bahwa perusahaan mengalami kemajuan, dan menunjukkan penghargaan dan perlakuan adil organisasi terhadap karyawannya (adanya keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan.Sistem Kompensasi PNS yang sedang mengemuka dewasa ini adalah diterapkannya kebijakan Remunerasi, Remunerasi sering dikaitkan dengan Tunjangan Kinerja, padahal kedua hal tersebut dari sisi pengertian jauh berbeda, jika tunjangan kinerja diberikan atas dasar keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi maka remunerasi diberikan atas dasar kontribusi yang diberikan pegawai kepada organisasi. Tunjangan kinerja diartikan sebagai fungsi dari keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi atas dasar kinerja yang telah dicapai oleh pegawai. Tunjangan kinerja individu dapat meningkat atau menurun sejalan dengan peningkatan atau penurunan kinerja yang diukur berdasarkan indikator-indikator yang telah disepakati bersama. Sementara remunerasi adalah semua bentuk imbalan yang diterima pegawai atas kontribusi yang diberikannya kepada organisasi. Pemberian remunerasi bersifat fleksibel, yaitu dapat bersifat langsung atau tidak langsung, dapat berbentuk tunai dan non tunai, dan dapat diberikan secara reguler atau pada waktu-waktu tertentu. Kebijakan remunerasi pada dasarnya harus dijalankan dengan syarat adanya kejelasan antara hak dan kewajiban pegawai serta dapat memberikan jaminan bahwa pegawai penerima remunerasi, dalam melaksanakan tugasnya berorientasi pada pencapaian kinerja sesuai dengan jabatannya.