Tugas 1 Administrasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

TUGAS 1 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 1. Jelaskan perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian! 2. Bagaimanakah tata cara penentuan formasi dan rekrutmen PNS? 3. Bagaimanakah sistem kompensasi PNS berbasis kinerja?



JAWAB : 1. fungsi teknis adalah fungsi yang berkaitan tentang suatu teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya pada sebuah pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan. Sedangkan fungsi umum administrasi kepegawaian berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pegawai. 2. tata cara penentuan formasi PNS adalah 



Formasi pegawai



Penentuan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit kerja/organisasi pemerintah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam periode tertentu berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja yang harus dilaksanakan dengan tujuan agar organisasi mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna, dan berkelangsungan. Formasi PNs secara nasional terdiri atas : - formasi pegawai negeri sipil pusat - formasi pegawai negeri sipil daerah 



Penyusunan formasi pegawai



Formasi masing-masing organisasi Negara disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia. Analisis kebutuhn dilakukan berdasarkan hal berikut : - jenis pekerjaan - sifat pekerjaan - perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas kerja - prinsip pelaksanaan pekerjaan - jenjang jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam satuan organisasi yang bersangkutan.



- peralatan yang tersedia - kemampuan keuangan Negara atau daerah 



Usul pengajuan formasi pegawai negeri sipil



Mekanisme pengajuan formasi pns adalah sebagai berikut ; - pengajuan formasi pns pusat disampaikan oleh pejabat Pembina kepegawaian pusat yang bersangkutan kepada mentri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan badan kepegawaian Negara - pengajuan formasi pns di lingkungan kesekretariatan lembaga kepresidenan disampaikan oleh sekretaris negara kepada mentri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan badan kepegawaian Negara - pengajuan formasi pns provinsi disampaikan oleh pejabat Pembina kepegawaian provinsi yang bersangkutan kepada mentri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan badan kepegawaian Negara - pengajuan formasi pns kabupaten/kota disampaikan oleh pejabat Pembina kepegawaian kabupaten/kota yang bersangkutan kepada mentri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan badan kepegawaian Negara melalui gubernur sebagai wakil pemerintah 



Prosedur pengusulan formasi pegawai negeri sipil



Dalam pp no 54 tahun 2003 tentang formasi pns, prosedur pengusulan penetapan formasi pns pusat dan daerah adalah - prosedur pengusulan pns pusat, pejabat Pembina kepegawaian masing-masing satuan organisasi pemerintah pusat mengajukan usul penetapan formasi kepada menteri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan kepala badan kepegawaian Negara paling lambat akhir februari. Usul penetapan formasi tersebut melampirkan penyusunan besetting, pengolaahan formasi pns, daftar usul formasi pns, daftar kebutuhan pns dan lain-lain. - prosedur pengusulan pns daerah, pejabat Pembina kepegawaian masing-masing satuan organisasi pemerintah daerah kabupaten kota mengajukan usul penetapan formasi kepada menteri yang bertanggung jawab dibidang pendayagunaan aparatur Negara dan kepala badan kepegawaian Negara melalui gubernur paling lambat akhir februari. Usul penetapan formasi tersebut melampirkan penyusunan besetting, pengolaahan formasi pns, daftar usul formasi pns, daftar kebutuhan pns dan lain-lain.



Prosedur pengusulan pns daerah







Sistem penyusunan formasi



Ada dua sistem yang dipergunakan dalam menyusun/ menentukn formasi yaitu ; - sistem sama, sistem ini menentukan semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja yang ditujukan pada suatu organisasi - sitem ruang lingkup, sistem ini memerlukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang ditujukan pada suatu organisasi.



Tata cara rekrutmen pns adalah :  Langkah-langkah rekrutmen - penetuan jabatan yang kosong, rekrutmen dilakukan apabila ada jabatan yang kosong atau dimulai dengan analisis apakah ada jabatan yang lowong karena adanya pegawai yang pension, meninggal atau mengundurkan diri - penentuan persyaratan jabatan, persyaratan jabatan merupakan kriteria yang meliputi keahlian, pengetahuan, keterampilan dan pengalaman untuk dapat melakukan pekerjaan. - penentuan sumber perekrutan, langkah terakhir adalah menentukan sumber perekrutan yang harus dilakukan secara efektif dan efisien. Efektif dengan menggunakan saluran yang paling memungkinkan untuk mendapatkan calon yang paling baik dan sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi. Sementara itu, efisien adalah pengorbanan, baik waktu maupun biaya, yang paling rendah.  Sumber rekrutmen sumber perekrutan calon pegawai dapat berasal dari luar dan dalam organisasi. Sumber internal berasal dari orang-orang yang sudah bekerja menjadi pegawai organisasi public, tetapi tidak tetap atau belum menjadi pegawai negeri sipil atau pegawai honorer. Sementara itu sumber eksternal adalah orang-orang yang belum menjadi pegawai organisasi dating dan menulis lamaran sendiri.  Persyaratan Kebutuhan pegawai baru dalam suatu organisasi/perusahaan memiliki relevansi dengan kualifikasi jabatan yang diperlukan. Dalam PP No 11 tahun 2002 tentang pengadaan pegawai negei sipil, ditentukan bahwa syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah sebagai berikut - warga Negara Indonesia - berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun



- tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah memiliki kekuatan hokum tetap - tidak pernah diberhentikan secara tidak hormat atas permintaan sendiri, sebagai PNS, Anggota TNI, Kepolisian dan pegawai swasta - tidak berkedudukan sebagai calon/pegawai negeri - mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan keterampilan yang diperlukan - berkelakuan baik - sehat jasmani dan rohani - bersedia ditempatkan diseluruh wilayah NKRI  Pengumuman Dalam peraturan pemerintah no 11 tahun 2002 tentang Pegadaan Pegawai Negeri Sipil, antara lain ditentukan hal berikut - lowongan formasi pegawai negeri sipil diumumkan seluas-luasnya oleh pejabat Pembina kepegawaian - pengumuman dilakukan paling lambat 15 hari sebelum tanggal penerimaan lamaran - dalam pengumuman, dicantumkan : 1. jumlah dan jenis jabatan yang lowong 2. syarat yang harus dipenuhi setiap pelamar 3. alamat dan tempat lamaran ditujukan 4. batas waktu pengajuan lamaran  Pelamaran Pada umumnya, setiap pelamar harus mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri dan ditujukan kepada pejabat Pembina kepegawaian instansi yang bersangkutan. Dalam surat lamaran tersebut, harus dilampirkan - fotokopi surat tanda tamat belajar/ijazah yang disahkan oleh pejabat yang berwenang - kartu tanda pencari kerja dari dinas tenaga kerja - pas foto menurut ukuran dan jumlh yag ditentukan



3. dalam penjelasan pasal 7 UU Nomor 8 tahun 1974 jo UU No 43 tahun 1999 tentang pokok kepegawaian sistem kompensasi PNS berbasis kinerja terbagi menjadi 3 sistem yaitu: - sistem skala tunggal, adalah sistem penggajian yang memberikan gaji yang sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. Sistem skala tunggal mempunyai kelebihan yaitu sederhana. Dengan sistem ini, hanya diperlukan satu peraturan yang mengatur skala gaji untuk segenap pegawai. Kerugiannya adalah dirasakan tidak adil bagi pegawai yang memikul tanggung jawab yang berat - sistem skala ganda, adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji. Bukan saja didasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai, dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. Sistem skala ganda mempunyai keuntungan, yaitu memberikan perangsang yang dapat menimbulkan kegairahan bekerja bagi pegawai yang melaksanakan beban tugas yang besar dan memikul tanggung jawab yang berat. Sementar itu kerugiannya dapat menimbulkan ketidakadilan pada waktu mereka pension dimana tanggung jawab menjadi sama. - sistem skala gabungan, adalah perpaduan antara sistem skala tunggal dan simtem skala ganda. Maksudnya, gaji pokok bagi pegawai (PNS) yang berpangkat sama ditetapkan sama. Disamping itu, diberikan tunjangan bagi PNS yang berdasarkan penilaian melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang berat dibandingkan dengan yang lain.