Modul Mpi p1 [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



PERTEMUAN 1: MANAJEMEN PROYEK INFORMATIKA A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pengertian Manajemn dan Organisasi, Anda harus mampu: 1.1 Mengetahui Pengetian Manajemen. 1.2 Mengerti Model Manajemen. 1.3 Mengetahui Pengertian Organisasi dan macam-macam struktur organisasi



B. URAIAN MATERI Tujuan Pembelajaran 1.1: Mengerti apa itu Manajmen



Apakah pengertian dari manajemen ? manajemen secara harfiah berasal dari Bahasa Inggris yang mengacu pada kata "to manage" yang berarti mengatur, mengurus atau mengelola. Seperti yang terjadi pada banyak bidang studi lainnya yang menyangkut human, maka istilah manajemen tergolong yang sulit didefinisikan. Beberapa referensi yang penulis peroleh untuk memaparkan definisi manajemen dari para pakar manajemen adalah sebagai berikut: 1. James A.F. Stoner Management is the process of planning, organizing, leading and controlling the effort of organization member and using all other organizational resources to achieve stated organizational goals. Manajemen ialah proses perencanaan, organisasi, kepemimpinan dan pengawasan terhadap usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan semua sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.1 2. Luther Gulick Manajemen menjadi suatu bidang pengetahuan (ilmu) yang secara sistematik berusaha memahami mengapa dan bagaimana orang bekerja sama. 3. Mary Parker Follett Management is the art of getting things done through people. Manajemen merupakan seni dalam mencapai tujuan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi



1



James A.F. Stoner, Management, Prentice / Hall International, Inc., Englewood Cliffs, New York, 1982, halaman 8.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan.



4. Robert L.Kats Manajemen merupakan suatu profesi yang menuntut persyaratan tertentu. Seorang manajer harus memiliki tiga keahlian atau kemampuan hakiki, yaitu kompetensi secara konseptual, sosial (hubungan manusiawi), dan teknikal. Kemampuan konsep adalah kemampuan untuk berpikir dan menggagas situasisituasi abstrak, untuk melihat organisasi sebagai suatu kesamaan dan hubungan di antara sub-sub unit, dan untuk menggambarkan bagaimana organisasi dapat masuk dalam suatu lingkungan. Kemampuan ini dimiliki oleh manajemen puncak. Kemampuan sosial (manusiawi) adalah kemampuan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain, baik secara individual maupun dalam suatu kelompok. Kemampuan ini dimiliki oleh manajemen menengah. Kemampuan teknikal mencakup pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus tertentu, misalnya rekayasa, keuangan, produksi, dan komputer. Kemampuan ini dimiliki oleh manajemen tingkat rendah. Dari keempat definisi para pakar tersebut dapat dilihat bahwa tidak ada definisi yang konsisten bagi semua orang. Follet menyebutkan manajemen sebagai seni (kiat), Stoner mengatakan manajemen sebagai sebuah proses, Gulick memandang manajemen sebagai ilmu, sedangkan manajemen menurut Kats sebagai sebuah profesi. Mengartikan manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah, akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan antarmanusia atau kemampuan interpersonal. Manajemen sebagai suatu proses adalah cara sistematis melakukan pekerjaan bagi seorang manajer dengan tidak memperdulikan kecakapan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan. Sedangkan manajemen dapat juga diartikan sebagai ilmu, karena teori-teori yang terdapat di dalamnya mampu menuntun manajer dengan memberikan kejelasan akan apa yang harus mereka lakukan pada situasi tertentu dan mampu memprediksi akibat-akibat dari keputusan yang diambilnya. Sedangkan manajemen dipandang sebagai profesi karena seorang manajer profesional harus memiliki kompetensi sebagai dasar keahlian khusus, diakui dan dihargai oleh masyarakat dan pemerintah, memiliki kode etik, serta berkomitmen dan berdedikasi dalam menekuni pekerjaannya.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Sekian banyaknya definisi manajemen, namun ada satu yang kiranya dapat dijadikan pegangan dalam memahami ilmu manajemen, yaitu:



Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif dengan dan melalui orang lain.



Berikut ini akan dijelaskan beberapa bagian spesifik dari definisi manajemen di atas: a. Planning/Perencanaan, adalah proses pemikiran kegiatan-kegiatan sebelum dilaksanakan dengan melibatkan beberapa metoda, logika, bukan hanya sekedar dugaan atau firasat melainkan pengambilan keputusan secara ilmiah. Hal ini dilakukan untuk mengkaji kekuatan dan kelemahan organisasi, menentukan kesempatan dan ancaman, menetapkan strategi, kebijakan, adn program. b. Organized/Pengorganisasian, adalah proses mengkoordinasikan sumbersumber daya (resources) meliputi manusia, peralatan, bahan, uang, dan waktu. Proses ini merupakan aktivitas yang paling menentukan dalam keefektifan pencapaian tujuan organisasi. Pada tahap ini dilakukan penentuan fungsi, hubungan, dan struktur. Fungsi berupa tugas-tugas yang dibagi dalam bentuk garis, staf, dan fungsional. Hubungan meliputi tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan struktur terbagi menjadi bentuk vertikal atau horizontal. c. Direction/Pengarahan, merupakan proses memberikan arahan, prosedur kerja bagi karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling baik, serta menciptakan iklim kerja yang kondusif bagi terlaksananya aktivitas yang telah ditetapkan. d. Controlling/Pengawasan, diartikan sebagai proses pembenaran apabila aktivitas melenceng dari tujuan organisasi. Sehingga proses ini diharapkan mampu menjamin keberlangsungan organisasi mencapai tujuannya dan keefektifan manajemen dapat terukur. e. Efficiency/Efesiensi, merupakan bagian penting dalam manajemen, sebab menyangkut masukan dan keluaran. Apabila keluaran yang dapat Anda hasilkan menunjukkan harga yang lebih besar dari masukan, maka Anda telah meningkatkan efesiensi. Sumber masukan diantaranya adalah manusia, uang, dan peralatan. Oleh karena itu, manajemen menaruh perhatian untuk meminimal biaya sumber daya (masukan) tersebut untuk menghasilkan keluaran yang optimal. Sehingga, dari sudut pandang ini, efesiensi sering dikatakan sebagai “melakukan segala sesuatunya secara tepat” (do the things right), artinya tidak memboroskan sumber-sumber.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



f. Efectivity/Efektivitas, adalah pasangan sejati dari efesiensi. Karena tidak cukup hanya efesien tetapi harus efektif, artinya penyelesaian kegiatan diharapkan mampu mencapai tujuan organisasi. Manakala manajer mencapai sasaran organisasi mereka, kita mengatakan bahwa mereka berhasil guna (efektif). Sehingga efektivitas dilukiskan sebagai “melakukan hal-hal yang tepat” (do the right things).



1



Timbul pertanyaan, “Mungkinkah organisasi itu efesien namun tidak efektif?”. Jawabnya adalah “Ya”, dengan melakukan hal-hal yang keliru secara baik. Misalnya, sebuah universitas telah menjadi sangat efesien dalam memproses mahasiswanya dimana menggunakan pembelajaran yang dibantu komputer dan bahan kuliah berdasarkan internet, kelas-kelas yang besar, mengandalkan dosen yang expert, dan menyediakan sarana laboratorium yang kondusif. Namun yang menyebabkan tidak efektif adalah apakah mereka telah dididik dengan sebagaimana mestinya. Tentu saja kesimpulannya adalah sebuah organisasi yang sukses apabila efesiensi yang tinggi terjadi bersama-sama dengan efektivitas yang tinggi. Dan manajemen yang buruk seringkali sekaligus diakibatkan oleh ketidakefesienan tetapi mencapai keefektifan atau efektivitas yang dicapai melalui ketidakefesienan. Dapat dikatakan bahwa manajemen dibutuhkan untuk menjamin ketersediaan sumber daya perusahaan secara efesien, menciptakan sistem dan organisasi serta iklim kerja yang kondusif bagi tumbuh kembangnya potensi perusahaan.



1.2



Model Manajemen



Dari definisi manajemen di atas dilihat bahwa teori manajemen banyak ragamnya, demikian pula fungsi-fungsinya, dari yang sangat sederhana sampai yang kompleks. Beberapa contoh model manajemen yang digunakan dalam suatu organisasi beserta penjabaran fungsinya adalah sebagai berikut: 1. Model P-I-E (Planning, Implementation & Evaluation). Model termasuk yang paling sederhana, karena hanya meliputi 3 fungsi saja yaitu fungsi perencanaan, implementasi dan evaluasi sumber daya agar mencapai tujuan yang ditetapkan. 2. Model P-O-A-C(Planning, Organizing, Actuating & Controling). Namun, pengertian tersebut mengalami transformasi sekitar tahun 1914, dimana seorang ahli bernama Henri Fayol yang berkebangsaan Perancis mengatakan bahwa manajemen melaksanakan lima fungsi utama, yaitu merencanakan (plan) aktivitas yang akan dilakukan, kemudian mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mengarahkan (direct) sumber daya yang dimiliki untuk melaksanakan rencana dan memimpin sumber dayanya (leading). Akhirnya mengendalikan (control) sumber daya agar tetap beroperasi secara optimal.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



3. Model P1-P2-P3, dimana P1 adalah Perencanaan, P2 adalah Penggerakan dan Pelaksanaan, dan P3 terdiri dari Pengawasan, Pengendalian, dan Penilaian. 4. Model A-R-R-I-F (Analisis, Rumusan, Rencana, Implementasi dan Forum komunikasi). Model ini digunakan oleh organisasi yang bergerak di bidang partisipasi masyarakat. 5. Model A-R-R-I-M-E(Analisis, Rumusan, Rencana, Implementasi, Monitoring dan Evaluasi). Model ini tidak jauh berbeda dengan model A-R-R-I-F, perbedaannya terletak pada fungsi Monitoring dan Evaluasi yang diletakkan terpisah.



1.3



Pengertian Organisasi



Istilah Organisasi berasal dari Bahasa Yunani Organonyang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Seperti diketahui bahwa segala macam bentuk kegiatan membutuhkan wadah, yaitu Organisasi, baik untuk tujuan komersil atau bisnis maupun untuk tujuan sosial. Berikut akan dijelaskan pengertian Istilah Organisasi dari beberapa ahli. Menurut James D. Mooney “ Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama” Menurut Chester I. Barnard “Organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih “ Fungsi Organisasi 1. Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri. 2. Memberikan pengetahuan secara kontinue, baik mengenai :  Pengaturan bagaimana bekerja sama  Adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih  Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab 3. Merupakan sarana karier bagi kita Struktur organisasi/Bagan organisasi Adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan Dalam struktur organisasi tergambar adanya : 1. Pembagian pekerjaan 2. Pimpinan dan bawahan 3. Type-type pekerjaan yang harus dilaksanakan 4. Tingkatan-tingkatan dalam manajer Menurut A.F. Stoner (1982), Sruktur organisasi tergantung pada variabel-variabel kunci, yaitu: a. Strategi menentukan macam dan besar kecilnyasuatu organisasi. Contoh pemilik proyek menentukan strategi pelaksanaan pembangunan atas dasar



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



harga kontrak tetap maka pengaruhnya sangat besar terhadap struktur organisasi dari konstruksi. b. Teknologi mempengaruhipenentuan struktur organisasikarena struktur tertentu lebih sesuai untuk teknologi tertentu daripada struktur yang lain. Contoh penggunaan komputer dan sistem informasi canggih dalam proses perencanaan dan pengendalian proyek akan memerlukan kualitas tenaga pelaksana yang berbeda dengan bila memakai cara-cara sederhana c. Lingkungan tempat beroperasi, faktor ini sangat berpengaruh terhadap penentuan struktur organisasi. Contoh : lokasi proyek yang jauh terletak dari kantor pusat. Lingkungan yang lebih lengkap baik fasilitas komunikasi dan prasarana lainnya. Jauh perlu struktur organisasi lebih lengkap, besar dan kompleks.



Macam-macam struktur organisasi 1. Organisasi Fungsional Ciri-ciri :proyek ini merupakan bagian dari organisasi fungsional yang dipimpin oleh manager lini Kebaikan : a. Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian b. Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumber daya c. Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas Keburukan : a. Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu b. Kurangnya penekana pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya c. Koordinasi horizontal antar bidang dan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak luar perusahaan d. Lambat dalam menanggapi masalh diluar rencana karena informasi perlu di saring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional



2. Organisasi Koordinator Kebaikan : a. Ditunjuk seorang koordinator yang bertugas sepenuhnya mengurusi proyek b. Ia berfungsi sebagai anggota staf bagi manager lini dan melaksanakan pimpinannya atas proyek dengan jalan prosedur yang dijalankan bukan seperti wewenang dari manager lini c. Sebagai sumber informasi tentang kemajuan proyek, kesulitan yang dihadapi dan memberikan saran atas perbaikan yang diperlukan



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Keburukan : Dikarenakan kedudukannya seperti itu akan sulit baginya melaksanakan pimpinan yang efektif terhadap proyek dikarenakan ia tidak dapat mendesak dan memerintahkan pelaksana proyek agar bertindak cepat dan tepat sesuai dengan keperluan karean wewenang yang dimilikinya hanya terbatas pada menghimbau atau menganjurkan. 3. Organisasi Gugus Tugas (Task Force) Sering disebut organisasi murni, karena disini proyek berstatus mandiri dalam arti terpisah dari bagian organisasi lain dalam perusahaan Ciri-cirinya : a. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek b. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek c. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional Kebaikan: a. Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik b. Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat c. Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas team d. Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional ke dalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek Keburukan: a. Terlalu mahal biaya yang dikeluarkan secara keseluruhan Tidak efisien dengan membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan 4. Organisasi Matriks Kebaikan : a. Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek b. Bila proyek itu rahasia maka kukungan informasi di dalam kelompok kerja itu sangat membantu dalam pengamannya.



Keburukan : a. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas kalau pelaksana proyek ada yang sakit b. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik c. Bila proyek selesai maka organisasi dibubarkan akibatnya akan menimbulkan trauma pada sebagian anggota dan bila diperlukan sudah tidak ada pelaksananya lagi.



C. SOAL LATIHAN/TUGAS 1. Apa yang anda ketahui tentang Manajemen ? 2. Jelaskan Model-model manajemen yang anda ketahui.! 3. Apa yang anda pahami tentang Organisasi ?



8



DAFTAR PUSTAKA



rd



Clough, R.G, Construction Project Management, 3 edition, John Wiley. 2000. Ervianto, Wulfram I. Teori-Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. 2004. Yogyakarta : Penerbit ANDI Yogyakarta. Murahartawaty, S.T Modul Manajemen Proyek Sekolah Tinggi Teknologi Telkom Bandung. 2005. Imam Heryanto, Totok Triwibowo. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi. Edisi I. Bandung: Informatika Bandung, 2009.



9