SOP Tata Usaha [PDF]

Citation preview

MADRASAH TSANAWIYAH SWASTA (MTsS)



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



MUHAMMADIYAH LHOKSEUMAWE



Tanggal Revisi



16 Juni 2019



Tanggal Efektif Kepala MTsS Muhammadiyah Lhokseumawe



Disahkan Oleh Wiwik Andriani, S.Pd NIP.197004072007012003



SOP SEBAGAI PENYELENGGARA PELAKSANA SEHARI-HARI INVENTARIS BARANG MINLIK NEGARA Dasar Hokum : 1. Men KU 18 Tahun 1994 tentang klasifikasi Barang Inventaris Milik Negara.



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan sehari-hari inventaris barang milik Negara 2. MTsS



Keterkaitan : - Pengadaan Barang



Peralatan/Perlengkapan : - Alat tulis - Komputer / Laptop



Peringatan : - Apabila tidak terpenuhinya barang inventaris akan mengurangi kelancaran KMB di sekolah.



Pencatatan dan Pendataan : - Data Barang - Harga Barang - Mutasi Barang



Pelaksana No.



Aktivitas



1.



Menerima Disposisi



2.



Kondisi Barang



3.



Catatan



4.



Mengadakan Musyawarah dengan sarpras



Kepala



Ka TU



Pelaksana



Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan - Mendata Barang 10 menit - Buku Pengambilan Barang - Daftar Kebutuhan - RABM - Mengadakan perbaikan - Mengamankan - Mengusulkan Perbaikan - Mengajukan IMB - Sertifikat Tanah - Daftar isi ruangan - Ada kesepakatan - Ter penuhinya Anggaran



Output



Keterangan



Konsep Usulan



10 menit



Pemeliharaan Barang



30 menit



Data terinput



Tertib inventaris



20 menit



Terpenuhunya Barang



Inventaris



Keterangan :



Lhokseumawe, 16 Juni 2019 Pelaksana,



Riana, A.Md



Nomor SOP Tanggal



02 15 April 2012



Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP BERTANGGUNG JAWAB ATAS PENYELENGGARAAN DAN PELAKSANAAN TUGAS SEHARI-SEHARI DALAM ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN Dasar Hokum : 1. KMA No.45 Tahun 1981 tentang struktur organisasi dan tata kerja UPT



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan sehari-hari inventaris barang milik Negara 2. SMK



Keterkaitan : 1. Melayani Guru/Siswa/Masyarakat 2. Administrasi



Peralatan/Perlengkapan : - Alat tulis - Komputer / Laptop



Peringatan : 1. Apabila tidak dijalankan akan menghambat kegiatan belajar mengajar



Pencatatan dan Pendataan : 1. Rincian Tugas Pegawai 2. Jumlah Siswa dan Guru 3. RABM



Pelaksana No.



Aktivitas



1.



Menerima Disposisi



2.



Mengumpulkan Data



3.



Imput Data



Kepala



Ka TU



Mutu Baku Pelaksana KTU



Persyaratan/ Perlengkapan - Apsen Guru/Pegawai - Absen Siswa - Surat Masuk - Surat Keluar - Menuskrip



- Rekap



Waktu



Output



20 menit



Administratif



5 menit



Surat ijin



5 menit



Guru Surat Ijin Pegawai Prosentase



Keterangan :



Subang, 15 April 2012 Pelaksana,



Awan Sutiana, SH NIP. --



Keterangan



Nomor SOP Tanggal



15 April 2012



Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP SEBAGAI ATASAN LANGSUNG PEGAWAI URUSAN TATA USAHA BERHAK DAN BERKEWAJIBAN MEMBERI TUGAS PENGAWASAN BIMBINGAN PETUNJUK SERTA PENILAIAN KERJA Dasar Hokum : 1. KMA No.95 Th 1981 tentang setruktur organisasi dan tata kerja UPT



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan sehari-hari inventaris barang milik Negara 2. SMK



Keterkaitan : - Melayani Guru/ Siswa /Masarakat Administrasi



Peralatan/Perlengkapan : - Alat tulis - Komputer / Laptop



Peringatan : - Apabila Pekerjaan tidak selesai maka akan memperlambat pekerjaan berikutnya - Apabila tidak di atur citra sekolah menjadi kurang baik.



Pencatatan dan Pendataan : - Perestasi Kerja - Memberikan Tugas - Memberikan Bimbingan



Pelaksana



Mutu Baku



No.



Aktivitas



1.



Disposisi



2.



Kehadiran Pegawai



- Tugas harian



5 menit



3.



Catatan



- Yang tidak hadir



5 menit



Terselesaikan



4.



Mencatat di buku harian



- Di Laporkan ke Kepala



5 Menit



Tahu yang tidak hadir



Kepala



Ka TU



Pelaksana KTU



Persyaratan/ Perlengkapan - DP3 - Rincian Tugas - Meja Kerja - Ruang Kerja.



- Tugas luar



Waktu



Output



20 menit



Nilai/Condite



Keterangan :



Subang, 15 April 2012 Pelaksana,



Awan Sutiana, SH NIP. --



pekerjaan



Keterangan



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



01 15 April 2012



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP MELAYANI KEPALA SEKOLAH DI BIDANG KATATA USAHAAN Dasar Hukum : 1. KMA NO.45 tahun 1984 tentang Struktur Organisasi



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami Bidang Katata Usahaan 2. SMK



Keterkaitan : 1. Merupakan Tupoksi Bidang Administrasi



Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat tulis



Peringatan : 1. Apabila tidak dijalankan maka KMB akan terlambat 2. Administrasi Jadi Tidak Lancar 3. Ketidak teraturan Proses Administrasi Kantor



Pencatatan dan Pendataan : 4. Data Siswa 5. Data Guru



No.



Aktivitas



Pelaksana



1.



Desposisi



Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Data Guru / Pegawai 30 menit



2.



Mengumpulkan Data



Mengecek Data



30 Menit



- Absen Pegawai -Absen Siswa



3.



Input Data



Memriksa Kelengkapan Data



10 menit



4.



Laporan



Perangkat Komputer



10 Menit



Admisnistrasi Guru Dan Karyawan ADministrasi Guru



Kepala



Ka TU



Pelaksana



Output



Keterangan



- Absen Pegawai -Absen Siswa



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP.--



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



02 15 April 2012



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP MELAKSANAKAN TUGAS – TUGAS KEDINASAN LAINNYA ATAS PERINTAH KEPALA Dasar Hukum : a. KMA NO. 45 Tahun 1981 b. Tentang Struktur Organisasi



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memhami Jam Kerja 2. SMK



Keterkaitan : 1. Merupakan Tupoksi 2. Kelancaran Tugas



Peralatan/Perlengkapan : 1. Meja Kursi



Peringatan :



Pencatatan dan Pendataan : 1. Mengawasi Tugas Guru 2. Menghadiri Rapat – Rapat 3. Menanda Tangani Surat – surat apabila kepala berhalngan Pelaksana



No.



Aktivitas Kepala



1.



Disposisi



2.



Tugas Pokok



3. 4.



Ka TU



Mutu Baku Pelaksana



Persyaratan/ Perlengkapan - Jadwal Mengajar - Pembagian Tugas Kantor



Waktu



Output



30 menit



- KMB berjalan Lancar



Mengarahkan Pekerjaan



10 Menit



Terselesainya Pekerjaan



Memahmai Tugas



- Evisiensi Waktu - Tertib



10 menit



Karyawan



Memberikan Pengaarahan apabila ada pekerjaan yang sulit



Pekerjaan Akan Segera Berahir



10 Menit



Hemat Waktu



Keterangan



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP.--



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



03 15 April 2012



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP IKUT SERTA MENYAMPAIKAN PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARAN Dasar Hukum : 1. kma No. 501 tahun 2003 Tentang Pelaksanaan dan pemeliharaan dan Inventaris BMN



Kualifikasi Pelaksana : 1. Memhami Jam Kerja 2. SMK



Keterkaitan : 1. Kepala Madrasa 2. Bendarhar 3. Ka TU



Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat Tulis



Peringatan : Terabainya SOP ini dapat Mengakibatkan kerugian bagi Pengguna Barang



Pencatatan dan Pendataan : - RAB - Daftar Usulan Kebutuhan



Pelaksana No.



Aktivitas Kepala



Ka TU



Mutu Baku Pelaksana



Persyaratan/ Perlengkapan 1. Kartu barang 2. Kebutuhan 3. RAPBM



20 Menit



Tersedia Barang



30 Menit



Terpenuhi Barang



1.



Ka TU Menjabarkan kebutuhan barang habis pakai dan Barang bergerak



2.



Merencanakan barang habis pakai dan barang bergerak



Sarpras



3.



Memonitoring barang habis pakai dan barang bergerak



Perencanaan Pengadaan barang



4.



Memberikan Pengaarahan apabila ada pekerjaan yang sulit



Ceklist Barang



Waktu



Output



Keterangan



3 Lembar Sosialisasi



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP.--



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



15 April 2012



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP KOORDINATOR KEAMANAN DAN KETERTIBAN SEKOLAH Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Kualifikasi Pelaksana : 1. Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah 2. Membantu BK 3. Menjaga kendaraan 4. Penerimaan tamu



Keterkaitan : Memahami ruang lingkup keamanan dan ketertiban



Peralatan/Perlengkapan : Pentungan, Pluit, telepon, seragam petugas keamanan



Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan dengan baik proses belajar mengajar kurang kondusif



Pelaksana



Pencatatan dan Pendataan :



Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Seragam keamanan, Setiap Pentungan , pluit hari



No.



Aktivitas



1.



Mengisi absen kehadiran



2.



Mengontrol lingkungan sekolah setiap waktu



Agenda keamanan harian



Setiap hari



Terkontrolnya kestabilitasan sekolah



3.



Membukukan setiap kejadian



Buku laporan agenda harian



Setiap hari



Tersusunnya catatan kejadian



Kepala



Ka TU



Pelaksana



Output



Keterangan



Terlaksananya pengontrolan



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH Nip. --



Nomor SOP Tanggal Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



15 April 2012



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP KOORDINATO PEMBANTU BK Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Kualifikasi Pelaksana : 1. Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah 2. Membantu BK 3. Menjaga kendaraan 4. Penerimaan tamu



Keterkaitan : Membantu terlaksanannya KBM



Peralatan/Perlengkapan : Buku, pulpen, kartu poin siswa



Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan keadaan sekolah kurang terkontrol



Pencatatan dan Pendataan : -



Mencatat siswa yang melanggar peraturan sekolah di kartu poin siswa Memanggil/mencari siswa yang bermasalah dengan sekolah



Pelaksana No.



Aktivitas



1.



Mengisi absen kehadiran



2.



3.



Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Mengisi kartu poin



Waktu



Output



10 menit



Siswa yang melanggar akan terdata



Mengontrol siswa yang melanggar



Buku lapor harian



10 menit



Keadaan akan terkontrol



Mencatat semua kejadian



Mengisi buku catatan kejadian



15 menit



Terciptanya keamanan dan ketertiban siswa



Kepala



Ka TU



Pelaksana



Keterangan



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP. --



Nomor SOP Tanggal



15 April 2012



Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.---



SOP KOORDINATOR PENJAGAAN KENDARAAN Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Kualifikasi Pelaksana : 1. Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah 2. Membantu BK 3. Menjaga kendaraan 4. Penerimaan tamu



Keterkaitan : Memahami ruang lingkup keamanan dan ketertiban



Peralatan/Perlengkapan : - Buku kendaraan masuk



Peringatan :



Pencatatan dan Pendataan : - Mengontrol motor-motor yang masuk dan keluar - Mengecek semua motor yang ada



Apabila hal ini tidak dilakukan keamanan tidak akan terjaga dengan baik



Pelaksana



Mutu Baku



No.



Aktivitas



1.



Mengisi absen kehadiran



Persyaratan/ Perlengkapan Mencatat motormotor yang masuk dan keluar



2.



Mengontrol seluruh lokasi sekolah



3.



Mencatat semua kejadian



Kepala



Ka TU



Pelaksana



Waktu



Output



5 menit



Akan terciptanya keamanan dan ketertiban



Buku laporan kejadian



10 menit



Agenda keamanan



15 menit



Masuk keluar kendaraan akan rapi Berjalannya administrasi keamanan dengan baik



Keterangan



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP. --



Nomor SOP Tanggal



15 April 2012



Pembuatan



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG



Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--



SOP KOORDINATOR PENERIMA TAMU Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Kualifikasi Pelaksana : 1. Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah 2. Membantu BK 3. Menjaga kendaraan 4. Penerimaan tamu



Keterkaitan : Memahami ruang lingkup keamanan dan ketertiban



Peralatan/Perlengkapan : - Buku tamu



Peringatan :



Pencatatan dan Pendataan : - Mengontrol/mengetahui tamu yang masuk



Apabila hal ini tidak dilakukan keamanan tidak akan terjaga dengan baik



Pelaksana No.



Aktivitas



1.



Menyapa tamu yang datang



2.



Mempersilahkan tamu untuk melapor



3.



Memberikan informasi/petunjuk sesuai keperluan tamu



4.



Mempersilahkan tamu bertemu orang yang dituju



5.



Menyapa tamu yang keluar



Kepala



Ka TU



Mutu Baku Pelaksana



Persyaratan/ Perlengkapan



Waktu



Output



Keterangan



Akan terciptanya suasana ramah



Buku tamu



2 menit



Terisinya buku tamu Tersampaikan informasi yang dibutuhkan tamu Bertemu tamu dengan orang yang dituju Terciptanya suasana ramah



Keterangan :



Subang 15 April 2012 Pelaksana



Awan Sutiana, SH NIP. --



Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif



15 April 2012 . Kepala SMK Terpadu Lampang



YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG Disahkan oleh



Drs. Asep Priatna, M.Pd NIP. --SOP PENGADAAN BARANG Dasar Hukum : 1. 2. 3. 4. 5.



Kualifikasi Pelaksana:



Keppres 42 Tahun 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran; Keppres 80 Tahun 2003; KMA Nomor 36 Tahun 1999; KMA Nomor 327 Tahun 2001; Pedoman Penyusunan SOP di Sekolah.



Keterkaitan :



1. Jenis Anggaran; 2. Bendahara Penerimaan Anggaran; 3. Bendahara Pengeluaran Anggaran; 4. Persetujuan Penerimaan dan pengeluaran anggaran.



Peralatan/Perlengkapan



1. Kepala Sekolah 2. Bendahara 3. Kepala Urusan Tata Usaha 4. Bagian/Fungsi-fungsi lain yang terkait



Formulir



Peringatan :



Pencatatan dan Pendataan :



Terabaikannya SOP ini dapat mengakibatkan kerugian bagi pengguna barang



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Formulir rencana kebutuhan barang tahunan Formulir rencana pengadaan barang tahunan Formulir permintaan barang Formulir pemesanan pembelian / purchase Order (PO) Formulir Laporan Pembelian barang Formulir Pemakaian barang Formulir evaluasi penawaran Formulir Daftar pemasok formulir Daftar peringkat kinerja pemasok.



Pelaksana No



:



Aktifitas



1.



Kaur TU mengajukan rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak kepada Kepala Sekolah.



2.



Melakukan pemilahan



KPA / KEPALA



Ka. TU/ PPK



Mutu Baku STAF



Persyaratan/ Perlengkapan Kartu kebutuhan barang RAPBM



Waktu Awal tahun



Tersusunnya rencana pengadaan barang



1 minggu



Terpilihnya



rencana kebutuhan barang habis pakai dan bergerak yang dibutuhkan. 3.



Merekapitulasi rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak



4.



Membuat persetujuan pengadaan barang



5.



Melakukan monitoring barang habis pakai dan barang bergerak



6.



Melaksanakan pengadan barang habis pakai dan barang bergerak ( dengan



Output



kebutuhan barang



Formulir rencana 2 hari pengadaan barang tahunan



Rekaprencana kebutuhan barang



1 hari Cheklist monitoring Minimal setiap barang bulan Kondisional



3 Terlaksananya monitoring barang Terlaksananya pengadaan barang



Ket



cara lelang, penunjukkan, pemilihan maupun swakelola ) sesuai ketentuan yang berlaku 7.



Jika pengadaan barang dengan teknik lelang, membuat surat perjanjian kerja ( SPK ) / kontrak pengadaan barang/jasa dengan mendapat persetujuan Pejabat berwenang/Kamad.



8.



Menerima barang/jasa



9.



Melakukan pengecekan kesesuaian terhadap surat pemesanan barang dengan prosedur Inspeksi dan pengujian (dapat meminta bantuan tenaga ahli dari bidangnya jika diperlukan.



HPS Spesifikasi barang diperjanjikan



10.



Membuat laporan pembelian barang.



Kuitansi, nota



11.



Membuat laporan pemakaian barang.



Cheklist barang



12



Melakukan evaluasi terhadap rencana pengadaan barang tahunan dan realisasinya.



RAPBM, kartu Setiap 6 bulan kebutuhan barang



13



Melakukan revisi jika ada perubahan rencana pengadaan barang tahunan.



3 hari



Melakukan inventarisasi dan labeling barang bergerak yang sudah



Sebelum didistribusikan pada yang



14.



Dokumen HPS



lelang, Mengikuti dokumen perjanjian lelang



Tersusunnya suratperjanjian kontrak



1 hari



Diterimanya barang Kesesuaian jinis barang dengan pemesanan



dan 1 hari jenis



Minimal setiap bulan



pengguna Minimal setiap bulan



sesuai dengan



3 Tersusunya laporan pembelian barang 3 Tersusunnya laporan penggunaan barang Terselenggarany a evaluasi rencana penggunaan barang tahunan berikutnya Terlaksananya revisi rencana pengadaan barang



mengajukan



pemesanan barang, spesifikasi dan prosedur inspeksi dan pengujian sesuai dengan peraturan yang berlaku. 15.



Membuat daftar pemasok pengadaan barang



16.



Melakukan evaluasi kinerja rekanan.



Setiap akhir tahun Formulir peringkat pemasok



daftar kinerja



Tersusunya inventaris data pemasok/rekanan Terselenggarany a evaluasi kinerja rekanan



Keterangan : Subang, 15 April 2012 Pelaksana, Awan Sutiana, SH NIP. --