Survei AHRQ Tentang Budaya Keselamatan Pasien [PDF]

Citation preview

Survei Rumah Sakit AHRQ tentang Budaya Keselamatan Pasien: Panduan Pengguna



Bersiap-siap untuk: Badan Penelitian dan Kualitas Kesehatan Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan AS 540 Gaither Road Rockville, MD 20850 http://www.ahrq.gov



Kontrak No. HHSA290201300003C



Disiapkan oleh: Westat, Rockville, MD Joann Sorra, Ph.D. Laura Gray, M.P.H. Suzanne Streagle, M.A. Theresa Famolaro, M.P.S. Naomi Yount, Ph.D. Jessica Behm, M.A.



Publikasi AHRQ No. 15 (16) -0049-EF Mengganti 04-0041 Januari 2016



Isi Panduan Pengguna Survei Ini Survei Rumah Sakit AHRQ tentang Budaya Keselamatan Pasien, Panduan Pengguna ini, dan materi toolkit lainnya tersedia di situs Web AHRQ (http://www.ahrq.gov/professionals/quality- safety-patient / patientafetyculture / index.html). Bahan-bahan ini dirancang untuk memberi rumah sakit pengetahuan dasar dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan penilaian budaya keselamatan pasien, bersama dengan ide-ide untuk menggunakan data. Panduan ini memberikan gambaran umum tentang masalah dan keputusan besar yang terlibat dalam melakukan survei dan melaporkan hasilnya.



Bagian Satu: Panduan Pengguna Survei



Bab 1. Pendahuluan 1 Pengembangan Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien 1 Komposit Budaya Keselamatan Pasien 3 Modifikasi pada Survei 4 Bab 2. Memulai 5 Tentukan Sumber Daya yang Tersedia dan Lingkup Proyek 5 Tentukan Metode Pengumpulan Data Anda 5 Putuskan Apakah Akan Menggunakan Pengidentifikasi Survei 6 Putuskan Apakah Akan Menggunakan Vendor Luar 7 Rencanakan Jadwal Proyek Anda 7 Membentuk Tim Proyek 9 Menetapkan Poin Kontak Dalam Rumah Sakit 9 Bab 3. Memilih Populasi Survei Anda 11 Menentukan Apakah Melakukan Sensus atau Sampel 11 Tentukan Siapa Yang Akan Disurvei 11 Tentukan Ukuran Sampel Anda 12 Kompilasi Daftar Sampel Anda 12 Tinjau dan Sempurnakan Sampel Anda 13 Bab 4. Survei Kertas 15 Mendistribusikan Survei 15 Survei Pengembalian 15 Mempublikasikan dan Mempromosikan Survei 15 Mengikuti Administrasi Survei, Langkah 16 Mengembangkan dan Merakit Bahan Survei 17



Bab 5. Survei Hanya-Web dan Mode Campuran 20 Publikasikan dan Promosikan Survei 20 Mengikuti Administrasi Survei, Langkah 20 Menyusun Materi Terkait Survei 22 Desain dan Survei Web Pretest 24 Bab 6. Menganalisis Data dan Menghasilkan Laporan 27 Identifikasi Survei Tidak Lengkap dan Tidak Berhak 27 Hitung Tingkat Respons Akhir 27 Edit Data dan Siapkan File Data 27 Menganalisa Data dan Menghasilkan Laporan Hasil 29 Bantuan Teknis 32 Referensi 32 Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien: Komposit dan Item 40 Lampiran A. Contoh Protokol Pengumpulan Data untuk Titik Kontak Rumah Sakit: Survei Kertas 43 Lampiran B. Contoh Protokol Pengumpulan Data untuk Titik Kontak Rumah Sakit: Survei Web 44 Lampiran C. Contoh Protokol Pengumpulan Data untuk Titik Kontak Rumah Sakit: Survei Mode Campuran 45



Daftar Gambar Gambar 1. Garis Waktu Tugas untuk Perencanaan Proyek untuk Rumah Sakit Tunggal 8



Daftar tabel Tabel 1. Komposit dan Definisi Budaya Keselamatan Pasien 3 Tabel 2. Ukuran Sampel Minimum dengan Jumlah Dokter dan Staf 12 Tabel 3. Contoh Cara Menghitung Persentase Frekuensi 30 Tabel 4. Contoh Cara Menghitung Item dan Komposit Persen Skor Positif 31



Bab 1 Pendahuluan Karena rumah sakit terus berupaya untuk meningkatkan keselamatan dan kualitas pasien, kepemimpinan rumah sakit semakin menyadari pentingnya membangun budaya keselamatan. Untuk mencapai budaya seperti itu dibutuhkan kepemimpinan, dokter, dan staf untuk memahami nilai-nilai, kepercayaan, dan norma organisasi mereka tentang apa yang penting dan apa sikap dan perilaku yang diharapkan dan sesuai. Definisi budaya keselamatan yang berlaku untuk semua pengaturan perawatan kesehatan disediakan di bawah ini.



Pengembangan Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien Tujuan Badan Penelitian dan Kualitas Kesehatan (AHRQ) dan Kelompok Kerja Kesalahan Medis dari Satuan Tugas Koordinasi Antar Kualitas (QuIC) mensponsori pengembangan Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien. Survei rumah sakit dirancang khusus untuk staf rumah sakit dan meminta pendapat mereka tentang budaya keselamatan pasien di rumah sakit mereka.



Survei dapat digunakan untuk: • Meningkatkan kesadaran staf tentang keselamatan pasien, • Menilai status budaya keselamatan pasien saat ini, • Mengidentifikasi kekuatan dan area untuk peningkatan budaya keselamatan pasien, • Memeriksa tren perubahan budaya keselamatan pasien dari waktu ke waktu, • Mengevaluasi dampak budaya dari inisiatif dan intervensi keselamatan pasien, dan • Melakukan perbandingan di dalam dan di seluruh organisasi. Pengembangan Survei dan Uji Coba Berdasarkan kontrak dengan AHRQ, tim desain survei dari Westat melakukan kegiatan berikut untuk mengidentifikasi komposit kunci dari budaya keselamatan rumah sakit, pertanyaan latar belakang yang relevan tentang staf dan karakteristik rumah sakit, dan istilah serta kata-kata yang tepat untuk digunakan dalam survei: • Meninjau literatur, termasuk survei yang ada, yang berkaitan dengan keselamatan pasien, kesalahan medis rumah sakit dan kejadian terkait kualitas, pelaporan kesalahan, iklim dan budaya keselamatan, serta iklim dan budaya organisasi. • Melakukan wawancara latar belakang dengan para ahli di bidang keselamatan pasien dan dengan staf rumah sakit. Berdasarkan kegiatan ini, tim desain mengembangkan rancangan item survei untuk mengukur komposit kunci yang diidentifikasi dan melakukan wawancara kognitif dengan staf rumah sakit. Peserta wawancara kognitif termasuk staf klinis, seperti dokter, perawat, dan profesional kesehatan sekutu lainnya, dan staf nonklinis, termasuk administrator dan juru tulis unit. Tim desain juga menerima masukan pada rancangan survei dari Komisi Bersama, peneliti keselamatan pasien tambahan, administrasi sistem rumah sakit, dan asosiasi profesional.



Rancangan survei diuji coba dengan lebih dari 1.400 karyawan rumah sakit dari 21 rumah sakit di seluruh Amerika Serikat. Tim desain memeriksa keandalan dan struktur faktor komposit kultur keselamatan pasien. Berdasarkan analisis ini, item akhir dan komposit dalam Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien ditentukan untuk memiliki sifat psikometrik yang baik (Sorra dan Nieva, 2003).



Definisi Rumah Sakit Tujuan dari Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien adalah untuk mengukur budaya keselamatan pasien di satu rumah sakit di lokasi tertentu. Karena itu kami menganggap setiap fasilitas unik sebagai situs terpisah untuk keperluan administrasi survei dan memberikan umpan balik khusus rumah sakit. Ketika Anda mengelola survei di beberapa rumah sakit, Anda harus mengidentifikasi setiap rumah sakit sebagai situs terpisah sehingga setiap situs dapat menerima hasil sendiri selain hasil keseluruhan di seluruh situs. Kami juga merekomendasikan bahwa setidaknya ada 10 responden dari rumah sakit untuk laporan umpan balik survei yang akan diberikan ke situs, untuk melindungi anonimitas responden. Rumah sakit yang merupakan bagian dari sistem kesehatan dapat mengumpulkan datanya dengan orang lain untuk tujuan umpan balik.



Identifikasi Peserta Survei Survei ini meneliti budaya keselamatan pasien dari perspektif staf rumah sakit. Semua staf yang diminta untuk menyelesaikan survei harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang rumah sakit Anda dan operasinya untuk memberikan jawaban atas pertanyaan survei. Secara keseluruhan, ketika mempertimbangkan siapa yang harus menyelesaikan survei, tanyakan pada diri sendiri: • Apakah orang ini tahu tentang kegiatan sehari-hari di rumah sakit ini? • Apakah orang ini berinteraksi secara teratur dengan staf yang bekerja di rumah sakit ini?



Jenis Staf Survei ini dapat diselesaikan oleh semua jenis staf rumah sakit — dari rumah tangga dan keamanan hingga perawat dan dokter. Namun, survei ini paling cocok untuk yang berikut: • Staf rumah sakit yang memiliki kontak langsung atau interaksi dengan pasien (staf klinis, seperti perawat, atau staf nonklinis, seperti petugas unit); • Staf rumah sakit yang mungkin tidak memiliki kontak langsung atau interaksi dengan pasien tetapi yang pekerjaannya secara langsung mempengaruhi perawatan pasien (misalnya, staf di unit-unit seperti farmasi, laboratorium / patologi); • Dokter yang dipekerjakan di rumah sakit atau dokter kontrak yang menghabiskan sebagian besar jam kerjanya di rumah sakit (mis., Dokter gawat darurat, rumah sakit, ahli patologi); dan • Pengawas, manajer, dan administrator rumah sakit. Dokter atau dokter yang berbasis di rumah sakit dalam pengaturan rawat jalan dengan hak istimewa rumah sakit dapat diminta untuk menanggapi survei. Mereka harus menanggapi tentang unit rumah sakit di mana mereka menghabiskan sebagian besar waktu kerja mereka atau menyediakan sebagian besar



layanan klinis mereka, atau mereka dapat dengan mudah memilih "Banyak unit rumah sakit yang berbeda / Tidak ada unit khusus" ketika menanggapi survei.



Komposit Budaya Keselamatan Pasien Survei Rumah Sakit tentang Budaya Keselamatan Pasien menekankan keselamatan pasien dan kesalahan serta pelaporan acara. Ada 42 item yang dikelompokkan menjadi 12 ukuran komposit, atau komposit. Selain komposit, survei mencakup dua pertanyaan yang meminta responden untuk memberikan nilai keseluruhan tentang keselamatan pasien untuk area / unit kerja mereka dan untuk menunjukkan jumlah peristiwa yang mereka laporkan selama 12 bulan terakhir. Selain itu, responden diminta untuk memberikan informasi demografi latar belakang terbatas tentang diri mereka sendiri (area / unit kerja mereka, posisi staf, apakah mereka memiliki interaksi langsung dengan pasien, masa kerja di area / unit kerja mereka, dll.).



Modifikasi Survei Kami menyarankan untuk membuat perubahan survei hanya jika benar-benar diperlukan karena perubahan apa pun dapat memengaruhi keandalan dan validitas survei dan mempersulit perbandingan dengan rumah sakit lain.



Mengubah Item Latar Belakang Survei dimulai dengan pertanyaan latar belakang tentang area atau unit kerja utama responden. Survei berakhir dengan beberapa pertanyaan latar belakang tambahan tentang posisi staf, masa kerja dalam organisasi, dan jam kerja. Rumah sakit Anda mungkin ingin mengubah respons terhadap pertanyaan latar belakang ini sehingga dirancang untuk mencerminkan nama-nama jabatan dan unit kerja staf Anda. Memodifikasi Area Kerja atau Posisi Staf Jika Anda memodifikasi area kerja atau posisi staf dalam survei Anda dan berencana untuk menyerahkan ke Survei Rumah Sakit AHRQ tentang Basis Data Perbandingan Budaya Keselamatan Pasien, buat penyeberangan untuk mengkode ulang area kerja yang dimodifikasi atau posisi staf ke area kerja survei asli atau posisi staf. Menambahkan Item Jika rumah sakit Anda menambahkan item ke survei, tambahkan item ini menjelang akhir survei (tepat sebelum bagian Pertanyaan Latar Belakang).



Menghapus Item Anda dapat memutuskan ingin mengelola survei yang lebih pendek dengan item yang lebih sedikit. Jika demikian, identifikasi komposit tertentu yang tidak ingin dinilai oleh rumah sakit Anda, dan hapus semua item dalam komposit tersebut (lihat Bagian 2 di halaman 40 untuk daftar item dalam komposit). Kami tidak merekomendasikan menghapus item dari komposit berbeda di seluruh survei karena skor ukuran komposit rumah sakit Anda tidak akan sebanding dengan rumah sakit lain jika ada item yang hilang.



Bab 2. Memulai



Sebelum Anda mulai, penting untuk memahami tugas-tugas yang terlibat dalam mengumpulkan data survei dan memutuskan siapa yang akan mengelola proyek. Bab ini dirancang untuk memandu Anda melalui tahap perencanaan dan pengambilan keputusan proyek Anda.



Tentukan Sumber Daya yang Tersedia dan Lingkup Proyek Dua elemen terpenting dari proyek yang efektif adalah anggaran yang jelas untuk menentukan ruang lingkup upaya pengumpulan data Anda dan jadwal yang realistis. Pikirkan tentang sumber daya yang tersedia: • Berapa banyak uang dan / atau sumber daya yang tersedia untuk melakukan proyek ini? • Siapa di dalam rumah sakit yang tersedia untuk mengerjakan proyek ini? • Kapan kita perlu memiliki hasil survei yang lengkap dan tersedia? • Apakah kita memiliki kemampuan teknis untuk melakukan proyek ini di rumah sakit, atau apakah kita perlu mempertimbangkan untuk menggunakan perusahaan atau vendor luar untuk beberapa atau semua tugas?



Tentukan Metode Pengumpulan Data Anda Keputusan untuk menggunakan survei kertas, survei Web (baik melalui Internet atau melalui intranet organisasi Anda), atau mode campuran harus didasarkan pada beberapa faktor penting. Data komparatif untuk survei rumah sakit menunjukkan bahwa lebih banyak rumah sakit yang mengelola survei melalui Web meskipun tingkat respons rata-rata sedikit lebih tinggi dengan survei kertas (Sorra, et al., 2014). Untuk membantu Anda memutuskan metode pengumpulan data mana yang paling tepat untuk rumah sakit Anda, pertimbangkan hal berikut: 1. Tingkat respons. Tingkat respons penting karena tingkat rendah dapat membatasi kemampuan Anda untuk menggeneralisasi hasil ke seluruh rumah sakit Anda. Ketika tingkat respons rendah, ada bahaya bahwa sejumlah besar staf yang tidak menanggapi survei akan menjawab sangat berbeda dari mereka yang merespons. Semakin tinggi tingkat respons, semakin yakin Anda bahwa Anda memiliki representasi yang memadai dari pandangan staf. Data komparatif untuk survei rumah sakit (Sorra, et al., 2014) menunjukkan bahwa tingkat respons sedikit lebih tinggi dengan survei kertas (69 persen; kisaran: 15-100 persen) dibandingkan dengan Web saja (54 persen; kisaran 7100 persen) . 2. Pengalaman Rumah Sakit Anda dengan survei Web. Anda juga harus mempertimbangkan faktorfaktor berikut ketika berpikir tentang kemungkinan penggunaan survei Web: • Akses ke komputer atau email. Jika staf memiliki akses terbatas ke komputer atau tidak memiliki alamat email yang ditetapkan rumah sakit, ini dapat menyebabkan tingkat respons yang rendah atau kesulitan mengelola survei Web yang berhasil. Staf juga mungkin khawatir tentang privasi tanggapan mereka jika mereka berbagi komputer dan mungkin memutuskan untuk tidak melakukan survei di tempat kerja.



• Pengalaman Rumah Sakit melakukan survei Web. Jika sebelumnya Anda telah berhasil mensurvei staf rumah sakit secara online dan mencapai tingkat respons yang tinggi, Anda dapat memilih untuk melakukan survei Web. 3. Logistik. Di rumah sakit kecil, logistik administrasi survei kertas dapat dikelola. Namun, jika Anda berencana untuk mengelola survei di rumah sakit besar, survei Web menawarkan beberapa keuntungan: • Tidak ada survei atau surat pengantar untuk dicetak, paket survei untuk mengumpulkan, mengirim dan mengirim amplop untuk diatur, atau menyelesaikan survei kertas untuk dikelola. • Respons secara otomatis dimasukkan ke dalam basis data, sehingga kebutuhan untuk entri data yang terpisah dihilangkan. • Tugas pembersihan data berkurang karena pemeriksaan validasi terprogram. 4. Biaya dan sumber daya rumah sakit Anda. Jika Anda berencana untuk mengelola survei di rumah sakit besar, survei Web mungkin lebih efektif daripada survei kertas. 5. Persiapan survei dan waktu pengujian. Jika Anda menggunakan survei Web dan berencana untuk memprogramnya, beri waktu dan sumber daya yang cukup untuk: • Pastikan survei Web memenuhi standar yang dapat diterima untuk fungsionalitas, kegunaan, dan kata sandi masuk (jika Anda menggunakan kata sandi) dan memungkinkan responden untuk menyimpan respons mereka dan kembali lagi nanti untuk menyelesaikan survei, • Memformat survei dengan tepat untuk mengurangi kesalahan responden, • Menempatkan pengamanan keamanan untuk melindungi data, dan • Uji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa dataset yang dihasilkan telah menangkap data dengan benar.



Putuskan apakah akan menggunakan pengidentifikasi survei Anda perlu memutuskan apakah Anda akan menggunakan pengidentifikasi survei individu dan, jika Anda mensurvei banyak rumah sakit, bagaimana Anda akan mengidentifikasi respons dari setiap rumah sakit.



Pengidentifikasi Individu Staf biasanya khawatir tentang kerahasiaan tanggapan mereka, jadi kami sarankan Anda melakukan survei anonim secara individual. Ini berarti Anda tidak boleh menggunakan pengidentifikasi untuk melacak individu. Juga, jangan meminta responden untuk menyebutkan nama mereka. Anda ingin memastikan bahwa responden merasa nyaman melaporkan persepsi mereka yang sebenarnya dan yakin bahwa jawaban mereka tidak dapat dilacak kembali ke mereka.



Pengidentifikasi Rumah Sakit Jika Anda mensurvei beberapa rumah sakit, Anda perlu menggunakan pengidentifikasi tingkat rumah sakit untuk melacak survei dari setiap rumah sakit. Melakukan hal itu akan memungkinkan Anda untuk menghasilkan laporan umpan balik untuk setiap rumah sakit. Kami menawarkan beberapa cara menggunakan pengidentifikasi untuk makalah dan survei Web.



Survei Kertas Warna survei bervariasi. Pertimbangkan untuk mencetak survei pada kertas berwarna berbeda untuk setiap pusat. Cetak pengenal rumah sakit pada survei. Anda dapat mencetak pengenal rumah sakit pada survei dengan memberikan nomor formulir unik kepada setiap rumah sakit (mis., Formulir 1, Formulir 2, Formulir 3) untuk mengidentifikasi rumah sakit yang berbeda. Cetak pengidentifikasi pada survei (mis., Sudut kiri bawah halaman belakang). Waspadalah, namun, beberapa anggota staf akan sangat khawatir tentang kerahasiaan tanggapan mereka sehingga mereka dapat menandai pengidentifikasi situs atau nomor formulir. Survei Web Anda dapat memasukkan pengenal rumah sakit sebagai bagian dari kata sandi yang digunakan untuk mengakses survei. Kata sandi akan ditautkan ke situs tertentu. Atau, Anda dapat menggunakan hyperlink khusus untuk staf di rumah sakit yang berbeda di seluruh lokasi.



Putuskan Apakah Akan Menggunakan Vendor Luar Anda mungkin ingin menggunakan perusahaan atau vendor luar untuk menangani sebagian atau semua pengumpulan data, analisis, dan persiapan laporan Anda. Menyewa vendor mungkin merupakan ide bagus karena beberapa alasan: • Bekerja dengan vendor luar dapat membantu memastikan netralitas dan kredibilitas hasil Anda. • Staf mungkin merasa respons mereka akan lebih rahasia ketika survei mereka dikembalikan ke vendor luar. • Vendor biasanya juga memiliki staf berpengalaman untuk melakukan semua kegiatan yang diperlukan dan fasilitas serta peralatan untuk menangani tugas-tugas tersebut. Perusahaan profesional dan berpengalaman mungkin dapat menyediakan rumah sakit Anda dengan hasil kualitas yang lebih baik lebih cepat daripada jika Anda melakukan tugas sendiri. Jika Anda berencana untuk menyewa vendor, panduan berikut dapat membantu Anda memilih yang benar: • Cari vendor dengan keahlian dalam penelitian survei. • Tentukan apakah vendor dapat menangani semua komponen proyek. Beberapa vendor akan dapat menangani analisis data Anda dan kebutuhan laporan umpan balik; yang lain tidak. • Memberikan vendor potensial dengan garis besar persyaratan kerja yang tertulis dan jelas. Buat tugas, harapan, tenggat waktu, dan hasil kerja menjadi jelas dan spesifik. Kemudian, minta setiap vendor untuk mengajukan proposal singkat yang menjelaskan pekerjaan yang mereka rencanakan untuk diselesaikan, kualifikasi perusahaan dan staf mereka, dan perincian mengenai metode dan biaya. • Bertemu dengan vendor untuk memastikan Anda akan dapat bekerja sama dengan baik dan mereka memahami harapan Anda. • Setelah memilih vendor, lakukan pemantauan dan prosedur penyelesaian masalah.



Rencanakan Jadwal Proyek Anda Garis waktu sampel pada Gambar 1 dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengelola makalah atau survei Web. Rencanakan setidaknya 10 minggu dari awal proyek hingga akhir. Jika Anda berencana untuk mensurvei beberapa rumah sakit, Anda mungkin perlu menyesuaikan waktu: • Menetapkan titik kontak tingkat sistem (POC) serta POC di setiap rumah sakit. • Berikan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan bahan survei dan / atau mengembangkan survei Web (mis., 4 minggu alih-alih 2 minggu untuk kertas atau 3 minggu untuk Web). • Tambahkan satu minggu atau lebih ke periode pengumpulan data. • Tambahkan satu minggu atau lebih ke periode analisis data.



Membentuk Tim Proyek Apakah Anda melakukan survei di rumah atau melalui vendor luar, Anda perlu membentuk tim proyek yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola proyek. Tim Anda dapat terdiri dari satu atau lebih individu dari staf rumah sakit Anda sendiri, staf vendor outsourcing, atau kombinasi. Tanggung jawab mereka meliputi: • Perencanaan dan penganggaran — Menentukan ruang lingkup proyek dengan sumber daya yang tersedia, merencanakan tugas proyek, dan memantau anggaran. • Membentuk kontak person — Menetapkan POC di rumah sakit untuk mendukung administrasi survei, menjaga komunikasi terbuka di seluruh proyek, dan memberikan bantuan. • Mempersiapkan bahan publikasi — Membuat selebaran, poster, dan pesan email dan intranet untuk mengumumkan dan mempromosikan survei di rumah sakit. • Mempersiapkan bahan survei kertas — Cetak survei, siapkan amplop dan label pengembalian yang dibayar dengan ongkos kirim, dan kumpulkan komponen-komponen ini untuk distribusi survei Anda. • Mengembangkan instrumen survei Web (jika melakukan survei Web) —Desain instrumen, programkan survei, dan uji coba instrumen tersebut. • Mendistribusikan dan menerima bahan survei kertas (jika melakukan survei kertas) - Bagikan survei dan pemberitahuan pengingat dan tangani tanda terima dari survei yang sudah lengkap. • Melacak respons survei dan menghitung tingkat respons awal — Memantau pengembalian survei dan menghitung tingkat respons awal; jika nomor identifikasi individu digunakan pada survei untuk melacak non-responden (meskipun kami tidak merekomendasikan ini), identifikasi non-responden yang harus menerima bahan tindak lanjut. • Menangani entri data, analisis, dan persiapan laporan — Tinjau data survei untuk kesalahan responden dan kesalahan entri data dalam file data elektronik, lakukan analisis data, dan siapkan laporan hasil. • Mendistribusikan dan mendiskusikan hasil umpan balik dengan staf — Sebarkan hasil secara luas untuk meningkatkan kegunaannya. • Berkoordinasi dengan dan memantau vendor luar (opsional) —Outline persyaratan proyek untuk meminta penawaran dari vendor luar, memilih vendor, mengoordinasikan tugas yang harus



diselesaikan di dalam perusahaan versus oleh vendor, dan memantau kemajuan untuk memastikan bahwa diperlukan pekerjaan selesai dan tenggat waktu terpenuhi.



Menetapkan Poin Kontak Dalam Rumah Sakit Anda perlu membentuk orang-orang di rumah sakit untuk melayani sebagai titik kontak untuk survei. Putuskan berapa banyak titik kontak yang dibutuhkan dengan memperhitungkan jumlah staf dan area rumah sakit atau unit yang melakukan survei. Kami sarankan untuk menggunakan setidaknya dua jenis titik kontak.



Titik Kontak Rumah Sakit Utama Setidaknya satu titik kontak rumah sakit utama harus ditunjuk dari tim proyek. Kami merekomendasikan untuk memasukkan informasi kontak untuk titik kontak rumah sakit utama di semua bahan survei jika responden memiliki pertanyaan tentang survei. Titik kontak rumah sakit utama memiliki beberapa tugas, termasuk: • Menjawab pertanyaan tentang item survei, instruksi, atau proses, • Menanggapi komentar dan kekhawatiran staf, • Membantu mengoordinasikan pengiriman dan penerimaan survei, • Berkomunikasi dengan vendor luar sesuai kebutuhan, dan • Berkomunikasi dengan titik kontak lain sesuai kebutuhan.



Tempat Kontak Tambahan Anda dapat memutuskan untuk merekrut titik kontak untuk setiap area kerja / unit rumah sakit atau kategori staf yang termasuk dalam sampel Anda. Titik kontak tingkat unit bertanggung jawab untuk mempromosikan dan mengelola survei di dalam unitnya dan untuk mengingatkan staf unit untuk menyelesaikan survei. Kontak tingkat unit biasanya di tingkat manajemen atau pengawasan, seperti manajer perawat, manajer departemen, atau supervisor shift.



Bab 3. Memilih Populasi Survei Anda



Populasi dari mana Anda memilih sampel Anda akan menjadi staf di rumah sakit atau sistem rumah sakit Anda. Anda dapat memberikan survei kepada semua orang dalam populasi dokter dan staf rumah sakit Anda (mis., Sensus), atau Anda dapat memberikan survei ke subset atau sampel populasi Anda. Anda mungkin ingin melakukan sensus karena Anda mengelola survei sebagai alat pendidikan untuk meningkatkan kesadaran staf tentang nilai dan efisiensi. Namun, jika Anda mengelola rumah sakit besar, waktu tambahan dan sumber daya yang dibutuhkan dapat membuat melakukan sensus lebih sulit, terutama jika Anda mengelola survei kertas. Ketika Anda memilih sampel, Anda memilih sekelompok orang yang mewakili populasi sehingga Anda dapat menggeneralisasi hasil sampel Anda ke populasi yang lebih luas. Untuk memilih sampel Anda, Anda perlu menentukan dokter dan staf rumah sakit mana yang ingin Anda survei dan jumlah yang perlu disurvei.



Tentukan Apakah Melakukan Sensus atau Sampel Jika Anda mengelola survei di rumah sakit kecil (mis., Kurang dari 500 dokter dan staf), Anda harus melakukan sensus dan mensurvei semua dokter dan staf. Bahkan jika Anda mengelola survei dalam sistem dengan banyak rumah sakit, ukuran rumah sakit individu akan mendorong keputusan ini.



Tentukan siapa yang akan disurvei Semua dokter dan staf di rumah sakit atau sistem rumah sakit Anda mewakili populasi Anda. Dari populasi ini, Anda mungkin ingin mensurvei dokter dan staf dari setiap area rumah sakit, atau Anda mungkin ingin fokus pada unit tertentu, kategori kepegawaian, atau tingkat kepegawaian. Anda dapat memilih sampel dari suatu populasi dengan beberapa cara. Beberapa jenis sampel dijelaskan di bawah ini. Pilih jenis yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, dengan mempertimbangkan apa yang praktis diberikan sumber daya yang tersedia. • Staf dalam kategori tertentu. Anda mungkin hanya tertarik untuk mensurvei staf dalam kategori kepegawaian tertentu, seperti keperawatan. Dengan pendekatan ini, Anda dapat memilih semua staf dalam kategori kepegawaian atau memilih sebagian staf. Namun pendekatan ini saja, mungkin tidak cukup untuk mewakili pandangan semua staf di rumah sakit. • Staf di bidang / unit tertentu. Anda mungkin ingin mensurvei staf di area atau unit rumah sakit tertentu, seperti OB / GYN, Emergency, atau Farmasi. Daftar di bawah ini menyajikan tiga contoh cara staf dapat dipilih menggunakan pendekatan ini, yang terdaftar secara berurutan dari yang paling sedikit mewakili seluruh populasi rumah sakit: o Sejumlah staf dari semua area / unit (paling representatif). o Semua staf dari beberapa area / unit. o Sejumlah staf dari beberapa area / unit (paling tidak representatif). o Pendekatan gabungan. Jika memungkinkan, kami merekomendasikan staf survei menggunakan kombinasi dari dua jenis sampel yang baru saja dijelaskan. Misalnya, Anda mungkin tertarik untuk mensurvei semua perawat (kategori kepegawaian) tetapi hanya sebagian staf dari setiap area rumah sakit (tidak termasuk keperawatan). Menggunakan kombinasi jenis sampel memungkinkan



Anda untuk melakukan oversample atau secara selektif sampel jenis staf tertentu dalam upaya untuk mewakili keragaman staf rumah sakit secara menyeluruh. Ingatlah bahwa jika Anda ingin melaporkan hasil untuk unit atau posisi staf tertentu, kami sarankan melakukan sensus dokter dan staf di dalam unit atau posisi staf ini.



Tentukan Ukuran Sampel Anda Ukuran sampel Anda akan tergantung pada siapa yang ingin Anda survei dan sumber daya yang tersedia. Meskipun sumber daya Anda dapat membatasi jumlah staf yang dapat Anda survei, semakin banyak staf yang Anda survei, semakin besar kemungkinan Anda untuk mewakili populasi Anda secara memadai. Karena tidak semua orang akan merespons, Anda dapat mengharapkan untuk menerima survei lengkap dari sekitar 30 persen hingga 50 persen dari sampel Anda. Lihat Tabel 2 untuk ukuran sampel minimum yang disarankan mengingat jumlah penyedia dan staf di rumah sakit Anda serta respons yang diharapkan dengan asumsi tingkat respons 50 persen.



Respon yang Diharapkan Ukuran Sampel Minimum * (Dengan Menganggap Populasi Dokter Tingkat Respon 50%) dan Staf 500 / < Sensus (semua penyedia dan staf) Setidaknya 50% 501-999 500 250 1,000 -2,999 600 300 3,000 / > 800 400 * Ukuran sampel target didasarkan pada tiga asumsi: pengambilan sampel acak acak atau sistematis, tingkat respons 50 persen, dan interval kepercayaan +/− 5 persen. Lihat http://www.gifted.uconn.edu/siegle/ research / Samples / samsize.html



Anggaran Anda dapat menentukan jumlah staf yang dapat Anda sampel, terutama jika Anda mengelola survei kertas. Untuk mencapai jumlah tanggapan yang memadai, Anda harus mengirim survei awal serta survei lanjutan kepada mereka yang tidak menanggapi survei pertama. Anggaran Anda juga harus mempertimbangkan biaya tambahan untuk bahan-bahan seperti amplop dan ongkos kirim, jika Anda mengirim survei.



Kompilasi Daftar Sampel Anda Setelah Anda menentukan siapa yang ingin Anda survei dan ukuran sampel Anda, kompilasi daftar staf dari mana untuk memilih sampel Anda. Saat menyusun daftar sampel Anda, sertakan beberapa item informasi untuk setiap anggota staf: • Nama pertama dan terakhir, • Alamat surat-menyurat rumah sakit internal, atau alamat rumah atau kantor jika survei akan dikirimkan, • Alamat email (jika melakukan survei berbasis web atau menggunakan email untuk mengirim surat prenotifikasi, hyperlink survei Web, atau pengingat), • Area / unit rumah sakit, dan • Kategori kepegawaian atau jabatan.



Jika Anda memilih SEMUA staf dalam kategori kepegawaian tertentu, area rumah sakit, atau unit, tidak diperlukan pengambilan sampel; cukup kompilasi daftar semua staf ini. Jika Anda memilih subset atau sampel staf dari kategori kepegawaian tertentu, area rumah sakit, atau unit, Anda perlu menggunakan metode seperti pengambilan sampel acak sederhana atau pengambilan sampel sistematis.



Pengambilan Sampel Acak vs. Sistematik Sederhana Pengambilan sampel acak sederhana melibatkan pemilihan staf secara acak sehingga setiap anggota staf memiliki peluang yang sama untuk dipilih. Sampling sistematis pada dasarnya melibatkan memilih setiap orang ke-N dari daftar populasi. Misalnya, jika Anda memiliki daftar 100 nama dalam kelompok tertentu dan perlu memilih 25 untuk dimasukkan dalam sampel Anda, Anda akan mulai pada titik acak pada daftar dan kemudian memilih setiap anggota staf ke-4 untuk menyusun daftar sampel Anda. Jadi, jika Anda mulai dengan orang pertama dalam daftar, Anda akan memilih anggota staf ke-4, 8, 12, 16, dll., Hingga staf ke-100, yang menyusun total 25 nama dalam daftar sampel Anda.



Tinjau dan Sempurnakan Sampel Anda Setelah Anda menyusun daftar sampel Anda, tinjau daftar tersebut untuk memastikan sudah tepat untuk mensurvei setiap anggota staf dalam daftar. Sedapat mungkin, pastikan bahwa informasi ini lengkap, terkini, dan akurat. Poin yang perlu diperiksa termasuk: • Staf cuti administratif atau perpanjangan cuti sakit, • Staf yang muncul di lebih dari satu kategori kepegawaian atau area / unit rumah sakit, • Staf yang telah pindah ke area / unit rumah sakit lain, • Staf yang tidak lagi bekerja di rumah sakit, dan • Perubahan lain yang dapat memengaruhi keakuratan daftar nama atau alamat surat Anda. Jika Anda yakin staf tertentu tidak boleh menerima survei atau bahwa catatan Anda tidak lengkap, secara selektif hapus orang dari daftar. Jika Anda menghapus seseorang dari daftar, tambahkan anggota staf lain di tempatnya.



Memilih Sampel — Contoh Misalkan Anda bekerja di rumah sakit 300 tempat tidur dengan 1.600 anggota staf. Keperawatan adalah kategori kepegawaian tunggal terbesar, dengan 1.200 staf. Area atau unit rumah sakit yang lebih kecil memiliki total gabungan 100 staf yang tidak merawat, dan area atau unit rumah sakit yang lebih besar memiliki total gabungan 300 staf yang tidak merawat. • Menentukan siapa yang akan disurvei. Anda memutuskan untuk mensurvei sampel perawat, semua staf yang tidak merawat dari area atau unit rumah sakit yang lebih kecil, dan semua staf yang bukan perawat dari area atau unit rumah sakit yang lebih besar. Karena itu Anda memilih pendekatan kombinasi untuk memilih sampel Anda. • Tentukan Ukuran Sampel Anda. Anda hanya mengambil sampel perawat dan memiliki populasi 1.200 perawat sehingga menurut Tabel 2, ukuran sampel minimum Anda harus 600 perawat. • Kompilasi Daftar Sampel Anda. Daftar sampel akhir Anda yang terdiri dari 1.000 anggota staf terdiri dari:



1. Perawatan — Dari total 1.200 perawat, sampel 600 perawat dipilih. Sampel dipilih sebagai berikut: • Daftar 1.200 perawat dihasilkan. • Menggunakan pengambilan sampel sistematis dari titik awal acak dalam daftar, setiap perawat lain dalam daftar dipilih untuk dimasukkan dalam sampel sampai 600 nama dipilih (1.200 total perawat dibagi dengan 600 perawat yang dibutuhkan = setiap perawat kedua). 2. Area atau unit rumah sakit yang lebih kecil — Semua 100 staf yang tidak merawat. 3. Area atau unit rumah sakit yang lebih besar — Ke-300 staf yang tidak merawat. • Tinjau dan Sesuaikan Sampel Anda. Ketika memverifikasi informasi kontak untuk sampel awal 1.000 staf, Anda menemukan bahwa 25 staf tidak lagi bekerja untuk rumah sakit dan perlu dikeluarkan dari daftar. Anda mungkin atau mungkin tidak ingin mengganti nama-nama ini. Untuk mengganti nama, pilih secara acak staf tambahan dari kategori kepegawaian yang sama atau area rumah sakit sebagai staf yang dijatuhkan.



Bab 4. Survei Kertas Dalam bab ini, kami menyajikan informasi untuk membantu Anda memutuskan bagaimana survei makalah Anda akan didistribusikan dan dikembalikan, menyarankan cara untuk mempromosikan dan mempublikasikan survei Anda, menjelaskan langkah-langkah administrasi survei, dan memberikan deskripsi rinci tentang bagaimana mengembangkan dan mengumpulkan bahan-bahan survei.



Mendistribusikan Survei Kami merekomendasikan bahwa titik kontak yang ditunjuk mendistribusikan survei kepada staf rumah sakit. Untuk mempromosikan partisipasi, Anda dapat mendistribusikan survei di rapat staf dan menyajikan minuman, mengikuti pedoman ini untuk mendistribusikan survei:



• Berikan instruksi eksplisit untuk menyelesaikan survei. • Memberitahu staf bahwa menyelesaikan survei adalah sukarela. • Yakinkan mereka bahwa tanggapan mereka akan dirahasiakan. Tekankan bahwa laporan temuan hanya akan mencakup data ringkasan dan tidak akan mengidentifikasi individu. • Perhatian mereka (terutama jika mereka menyelesaikan survei selama pertemuan) untuk tidak membahas survei dengan staf lain saat menjawab survei. • Mengizinkan staf untuk menyelesaikan survei selama jam kerja untuk menekankan bahwa administrasi rumah sakit mendukung upaya pengumpulan data.