Tugas 3 Penilaian Dan Penyusutan Arsip ASIP 4402 [PDF]

Citation preview

Tugas 3 Penilaian dan Penyusutan Arsip ASIP 4402 Nama : Hendri Firmansyah NIM



: 041809177



Prodi : D4 Kearsipan Universitas terbuka No



Soal



1



Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!



2



Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!



3



Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!



Jawab 1. Prosedur dan teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA merupakan salah satu unsur dari pengelolaan arsip. Prosedur tersebut perlu disusun untuk mengetahui bagaimana JRA digunakan dan bagaimana tahap-tahap serta teknik pelaksanaanya. Di dalam prosedur penyusutan berdasarkan JRA baik yang berupa pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain : -Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir -Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir -Pemusnahan arsip harus dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuatkan daftar arsipnya. Dan prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal JRA harus meliputi sebagai berikut : ➢ Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini



harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Maka sebelum menyusun perencanaan, perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah, kondisi, lokasi, tahun dan lain-lain yang menyangkut dengan data untuk pembenahan arsip. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan. ➢ Penelitian Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah sistem penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan asas provenance dan asas original order. Asas provenance terkait dengan pencipta arsip. Suatu organisasi yang berumur 10 tahun mungkin telah berubah tiga kali keorganisasiannya. Maka penataan arsip harus dikelompokan atas tiga periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu dicampur dengan arsip dari organisasi lainnya. ➢ Rekonstruksi Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain. ➢ 4.Pendiskripsian Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Pendiskripsian ini memuat 5 hal yaitu ; informasi series, tahun series, tingkat keaslian, bentuk redaksi, dan kondisi fisik. ➢ Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara. Pembuatan DPA berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokan berdasarkan sistem penataan aslinya . Misalnya sistem penatannya subyek, maka perlu dibuat semacam skema atau kalau masih dapat dikenali pola klasifikasi subyek. Skema atau pola ini dijadikan dasar pengelompokan kartu diskripsi yang kemudian dituangkan dalam bentuk daftar. ➢ Seleksi dan Penilaian Setelah DPAS tersusun, maka selanjutnya dilaksanakan kegitan seleksi dan penilaian arsip untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif, inaktif, usul musnah, dan usul untuk diserakan. ➢ Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan. Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah tersesusunnya daftar arsip yang akan disimpan, diusulkan musnah, dan diusulkan untuk diserahkan ke ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah ➢ Pelaksanaaan Penyusutan Pelaksanaaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksnakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis. Kegiatan pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan di atas secara umum, namun khusus untuk arsip-arsip yang disusutkan tidak berdasarkan JRA maka pembedaannya arsip yang retensinya 10 tahun kurang atau lebih tidak berlaku. Semua arsip diberlakukan sama, yaitu dianggap 10 tahun keatas. 2. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip, yang dilakukan dengan cara: a.Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;



b. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku; c. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan. B. Jelaskan Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip! Jawaban : Penyerahan arsip statis yaitu yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga Kearsipan (LK, dalam hal ini Unit Arsip IPB) yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA, dalam hal ini adalah Record Center Fakultas) melalui kegiatan sebagai berikut (berdasarkan Pasal 81 – PP 28 Tahun 2012) :Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar arsip statis yaitu pemeriksaan oleh LK apakah Arsip Statis yang mau diserahkan apakah cocok dengan data yang ada dalam Daftar Arsip yang dibuat oleh PA. Melakukan Verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK yaitu menilai arsip statis yang akan diserahkan oleh PA, apakah arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan kebuktian apa tidak; apalah arsip tersebut mempunyai retensi permanen atau tidak (lihat JRA).Apabila dalam melakukan verifikasi terdapat arsip yang tidak memenuhi kriteria sebagai arsip statis, kepala lembaga kearsipan berhak menolak arsip yang akan diserahkan. Menetapkan Status Arsip Statis oleh LK (Unit Arsip IPB) yaitu LK menetapkan apakah akan menerima arsip yang mau diserahkan itu atau tidak. Jika jawabnyah Ya maka segera LK Membuat daftar arsip statis yang akan di akuisisi, jika jawabnya Tidak maka arsip tersebut dikembalikan ke PA. Persetujuan untuk menyerahkan oleh PA yaitu PA membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis; Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh dekan kepada kepala UPT Arsip disertai dengan pernyataan dari Dekan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. 3. Penelitian survei adalah pengumpulan data dari suatu populasi dengan memilih sampel, sedangkan sensus adalah pengumpulan data terhadap seluruh anggota populasi. Survei tidak selalu identik dengan kuesioner (meski teknik pengumpulan data survei seringkali menggunakan kuesioner karena berhubungan dengan sampel berjumlah besar). Dalam praktiknya, terkadang pelaksanan survei tidak hanya menggunakan kuesioner atau angket, namun dilengkapi dengan wawancara atau observasi. Dan Penyusunan proposal atau usulan penelitian merupakan langkah awal yang harus dilakukan peneliti sebelum memulai kegiatan penelitian. Proposal penelitian dapat membantu memberi arah pada peneliti agar mampu menekan kesalahan yang mungkin terjadi selama proses penelitian berlangsung. Jika proposal penelitian sudah disusun secara sistematis, lengkap dan tepat, akan mempercepat pelaksanaan, proses serta penyusunan laporan penelitian. Proposal mempunyai arti sangat penting bagi setiap peneliti dalam usaha mempercepat, meningkatkan serta menjaga kualitas hasil penelitian Proposal penelitian harus dibuat sistematis dan logis



sehingga dapat dijadikan pedoman yang mudah diikuti. Proposal penelitian adalah gambaran se¬cara rinci tentang proses yang akan dilakukan oleh peneliti untuk dapat memecahkan permasalahan penelitian. Secara umum, poposal penelitian merupakan pedoman yang berisi langkah-langkah yang akan diikuti peneliti untuk melakukan penelitiannya. Dalam menyusun proposal perlu diantisipasi munculnya berbagai sumber yang dapat bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam mendukung penelitian atau faktor-faktor yang mungkin menghambat kegiatan penelitian. Tujuan umum proposal penelitian adalah memberitahukan secara jelas tentang tujuan penelitian, siapa yang hendak ditemui, serta apa yang akan dilakukan atau dicari di lokasi penelitian. JRA, penilaian, dan pemusnahan ibarat sebuah gambar segitiga yang antara garis yang satu dengan lainnya tidak dapat dipisahkan. Kalau hilang satu garis saja tidak lagi dinamakan gambar segitiga tetapi sudah gambar sudut. Ketika instansi akan melakukan pemusnahan maka harus melihat JRA apakah arsip yang akan dimusnahkan termasuk golongan arsip musnah atau bukan ?. Kemudian kalau menurut JRA termasuk golongan arsip musnah, apakah sesuai kondisi saat ini arsip tersebut sudah waktunya untuk dimusnahkan ? Guna menjawab pertanyaan tersebut maka dilakukan tindakan penilaian



untuk menguji kembali kesesuaian antara arsip dengan kondisi terkini. Dan setelah arsip dilakukan penilaian dan hasil dari penilaian adalah musnah maka arsip harus segera dimusnahkan setelah mendapat persetujuan, karena kalau tidak segera ditindaklanjuti dengan pemusnahan maka tidak ada gunanya dilakukan penilaian karena tetap akan menjadi beban instansi terkait dengan pemeliharaan. Pada hal tujuan dari penilaian dan pemusnahan adalah efisiensi sumber daya atau pengurangan beban pengelolaan. Atau Memiliki JRA dan melaksanakan pemusnahan merupakan kewajiban bagi setiap instansi. Dan salah satu tahapan dalam pemusnahan adalah penilaian dan permintaan persetujuan. Ketiga hal tersebut tidak dapat dipisahkan karena saling berkaitan. Persetujuan pemusnahan dari pejabat yang bewenang diperlukan untuk meminimalisir munculnya masalah dikemudian hari dan sekaligus sebagai upaya penyelamatan bukti-bukti sejarah.