![Laporan PPL Di Perpustakaan IPC Corporate University [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/laporan-ppl-di-perpustakaan-ipc-corporate-university.jpg)
4 0 2 MB
LAPORAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN PERPUSTAKAAN IPC CORPORATE UNIVERSITY Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah PPL di Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Disusun oleh: M. Imam Maswadi
13140046
Fiqie Iklil Haidar
13140036
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2016
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL........................................................................................ NOTA DINAS ................................................................................................. HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... HALAMAN MOTTO ...................................................................................... KATA PENGANTAR ..................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................................... DAFTAR TABEL ............................................................................................ DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang .......................................................................................
1
1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................
2
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan Laporan ................................................
2
1.4. Sistematika Penulisan Laporan ..............................................................
3
BAB II. GAMBARAN UMUM TEMPAT PPL 2.1. Sejarah IPC Corporate University .........................................................
4
2.2. Sejarah dan Profil Perpustakaan ............................................................
5
2.3.Koleksi dan Kegiatan ..............................................................................
6
2.4. Jam Buka Layanan .................................................................................
15
2.5. Sumber Daya Manusia ...........................................................................
15
2.6. Struktur Organisasi ................................................................................
17
2.7. Denah Ruangan Perpustakaan ...............................................................
18
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK LAPANGAN 3.1. Waktu dan Tempat .................................................................................
19
3.2. Materi Kegiatan .....................................................................................
19
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Perencanaan ...........................................................................................
45
4.2. Pengumpulan .........................................................................................
46
4.3. Pengolahan .............................................................................................
47
4.4. Penyebarluasan ......................................................................................
48
BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan ................................................................................................
50
5.2. Saran ......................................................................................................
51
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................
52
LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perpustakaan khusus adalah sebuah unit atau departemen dari suatu organisasi yang fungsi utamanya adalah melayani kebutuhan informasi setiap personil dalam organisasi (Ferguson dan Mobley, 1984 : 4). Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa perpustakaan berada di bawah struktur sebuah organisasi yang disebut organisasi induk. Perpustakaan khusus dibentuk oleh sebuah organisasi untuk mendukung kegiatan organisasi tersebut. Oleh karena itu, perpustakaan khusus memiliki koleksi yang berbeda (unik) sesuai dengan fungsi sebuah organisasi. Perpustakaan IPC Corporate University merupakan perpustakaan khusus bidang
pelabuhan,
maritim,
logistik,
managemen,
dan
kepemimpinan.
Perpustakaan IPC Corporate University disiapkan menjadi referensi terlengkap bidang-bidang tersebut di Indonesia bahkan di Asia Pasifik, tidak hanya menjadi tempat membaca dan knowledge sharing (berbagi pengetahuan), tetapi juga menjadi tempat menumbuhkan keterampilan membaca dan kesadaran literasi kepelabuhanan, maritim, logistik, managemen, dan kepemimpinan. Oleh karena itu, Perpustakaan IPC Corporate University merupakan tempat yang tepat untuk melaksanakan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) bagi para calon pustakawan yang ingin menimba ilmu perpustakaan secara nyata.
1
2
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, penulis menentukan rumusan masalah, yaitu: 1.
Bagaimanakah siklus kerja di Perpustakaan IPC Corporate University?
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan Laporan 1.3.1. Tujuan Tujuan dari penulisan laporan ini adalah: 1. Mengetahui siklus kerja di Perpustakaan IPC Corporate University 1.3.2. Manfaat Manfaat dari penulisan laporan ini adalah: 1. Sebagai bahan pertimbangan penilaian mahasiswa pelaksana PPL 2. Hasil laporan ini diharapkan dapat memberikan sumbangan informasi dan pemikiran dalam mengembangkan Ilmu Perpustakaan 3. Memperoleh transfer pengetahuan, sifat, keterampilan, motivasi dan nilai-nilai positif lainnya sehingga meningkatkan kompetensi kesiapan bersaing 4. Mahasiswa dapat berinteraksi dengan pustakawan maupun dengan pimpinan lembaga, instansi perusahaan maupun sistem didalamnya sehingga mahasiswa dapat mempromosikan calon tenaga kerja yang berkompeten. 5. Menciptakan
generasi
pustakawan
yang
kreatif,
berkompeten dalam mengembangkan dunia perpustakaan
inovatif
serta
3
1.4. Sistematika Pembahasan Sistematika pembahasan bertujuan untuk mempermudah penulis dalam menunjukkan rangkaian pembahasan secara sistematis sehingga terlihat jelas. Berikut sistematika pembahasan dalam laporan ini adalah: BAB I Pendahuluan, pendahuluan dalam bab ini terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian serta sistematika pembahasan. BAB II Gambaran umum tempat PPL, dalam bab ini terdiri dari sejarah IPC Corporate University, sejarah Perpustakaan IPC Corporate University, koleksi dan kegiatan, serta layanan. Bab III Pelaksanaan PPL, yang meliputi informasi tentang waktu dan tempat pelaksanaan PPL dan berisi tentang materi kegiatan PPL yaitu kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan di lokasi PPL selama kegiatan PPL berlangsung. Bab IV Hasil dan Pembahasan Pelaksanaan PPL yang meliputi uraian kegiatan yang dilakukan selama PPL dan pembahasan atas kegiatan tersebut dengan berdasarkan teori yang berkaitan. Bab V Penutup, yang meliputi simpulan dan saran mengenai kegiatan praktek pengalaman lapangan di Perpustakaan IPC Corporate University.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PPL Sumber yang digunakan dalam bab ini, kebanyakan di ambil dari website IPC Corporate University, yaitu www.indonesiaport.co.id. 2.1. Sejarah IPC Corporate University Sejarah IPC Corporate University dimulai pada tahun 1972, dimana cikal bakal IPC Corporate University masih menjadi Pusat Pelatihan Pegawai Pelabuhan Indonesia. Saat itu, misinya adalah mengembangkan pengetahuan dan keterampilan pegawai. Pusat Pelatihan Pegawai Pelabuhan Indonesia berlokasi di Jl. Dewi-dewi no. 1, Walang, Tanjung Priok, Jakarta Utara. Lembaga ini berkembang dengan menyelenggarakan pelatihan teknis kepelabuhanan dan berubah nama menjadi Pusat Pelabuhan Kepelabuhanan (P2K) pada tahun 2010. Seiring perkembangan bisnis pelabuhan yang semakin pesat, pada tanggal 09 Juli 2013. IPC mendirikan anak perusahaan yang didedikasikan untuk mengelola pendidikan kepelabuhanan, yaitu PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia (PMLI) atau IPC Corporate University. Pada awal tahun 2015, gedung kampus utama PT PMLI yang berlokasi di Jl. Raya Puncak – Jl. Beringin I no. 1, Desa Pandansari, Kec. Ciawi. Kab. Bogor telah siap untuk ditempati. Presiden Replubik Indonesia Ir. H. Joko Widodo resmikan gedung seluas 5 Hektar ini tanggal 05 Mei 2015. IPC Corporate University terdiri dari 6 Gedung utama, yaitu (1) Gedung Simulator Center (2) Gedung Management Office (3) Gedung Pendulum Nusantara Hall (4) Gedung
4
5
Residence (5) Gedung Port and Logistics Simulations, dan (6) Gedung Learning and Innovation Center 2.2. Sejarah dan Profil Perpustakaan PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia (PMLI) merupakan anak perusahaan BUMN dari PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) atau PT Pelindo II (Persero). PT PMLI mempunyai branding sebagai IPC Corporate University, yang mengikuti branding PT Pelindo II (Persero) yaitu Indonesia Port Corporation (IPC). PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia atau IPC Corporate
University merupakan
penyelenggara
berbagai
pelatihan dan
pendidikan bidang kepelabuhan, maritim dan logistik. Salah satu divisi dibawah PT PMLI adalah Divisi Pengelolaan Pengetahuan yang mengelola pengetahuan explicit dan tacit seluruh pegawai IPC Grup serta komunitas pelabuhan, maritim, dan logistik. Salah satu bentuk dari Pengelolaan Pengetahuan adalah Perpustakaan. Perpustakaan IPC Corporate University menyediakan beragam literatur tercetak dan elektronik (e-book, e-journal, online database) bidang pelabuhan, maritim, logistik, managemen dan kepemimpinan yang dapat menjadi sumber referensi pengembangan kompetensi pegawai IPC. Awalnya perpustakaan berada di kantor walang yang beralamat di Jalan DewiDewi Jakarta Utara dengan nama P2K (Pusat Pelatihan Kepelabuhanan). Kemudian pada tahun 2015 kantor walang resmi pindah dan dibagi menjadi 2 kampus.
6
Kampus 1 berada di Ciawi, Bogor sedangkan kampus 2 berada di Walang. Sedangkan perpustakaan sekarang berada di kampus 1 yang beralamatkan Jalan raya Puncak-Beringin Gadog Pandansari Kabupaten Bogor. Gedung perpustakaan diresmikan bersamaan dengan diresmikannya Gedung Baru (Kampus I) IPC Corporate University pada tanggal 5 Mei 2015 oleh Presiden Republik Indonesia Ir. Joko Widodo di cabang anak perusahaan PT Pelindo II yaitu PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia, Ciawi Bogor. Perpustakaan ini terletak di Lantai 2 Gedung Pusat Pembelajaran dan Inovasi yang memiliki luas sekitar 450 m². Saat ini perpustakaan memiliki koleksi sekitar 1200 eksemplar koleksi tercetak dan 6000 koleksi digital, berupa artikel elektronik dan E-book. 2.3. Koleksi dan Kegiatan 2.3.1. Koleksi Koleksi Perpustakaan IPC Corporate University terbagi menjadi 3 yaitu koleksi cetak, audio visual dan e-resource. Koleksi cetak terdiri dari buku teks kepelabuhanan, koleksi umum, tesis dan disertasi, IPC publikasi, dan referensi. Adapun yang termasuk koleksi audio visual terdiri dari CD dan DVD. Sedangkan e-resource adalah e-article, e-book dan database online. 1. Koleksi buku teks kepelabuhanan dibagi atas subyek port, maritime, logistics, management dan leadership. Koleksi ini bukan hanya untuk karyawan IPC Grup tapi juga komunitas dan masyarakat umum yang mempunyai konsen dalam bidang pelabuhan. Saat ini, perpustakaan IPC mempunyai koleksi sekitar 100 judul dengan jumlah eksemplar 459 eksemplar.
7
2.
Koleksi referensi merupakan koleksi yang mempunyai nilai khusus. Koleksi ini meliputi kamus baik itu kamus kepelabuhanan maupun maupun kamus umum, direktori, buku panduan, dan ensiklopedia. Saat ini koleksi referensi berjumlah 26 judul dengan jumlah eksemplar 32 eksemplar.
3.
Koleksi umum merupakan salah satu koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan IPC Corporate University. Koleksi ini kebanyakan berasal dari sumbangan oleh mantan Direktur Utama PT Pelindo II yaitu RJ Lino. Saat ini koleksi umum berjumlah 209 judul dengan 217 eksemplar.
4.
IPC Publication merupakan koleksi yang dihasilkan/diterbitkan oleh IPC Corporate University berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh IPC, baik itu yang bersifat pelatihan maupun makalah hasil seminar. Bentuk dari IPC Publication adalah modul, laporan, dan penghargaan. Saat ini koleksi IPC Publikasi berjumlah 227 judul dengan 326 eksemplar.
5.
Tesis dan Disertasi merupakan karya yang dihasilkan oleh pegawai IPC Grup yang melanjutkan studinya dalam bidang kepelabuhanan di berbagai perguruan tinggi di luar negeri. Hasil karya ilmiah ini disimpan di perpustakaan sebagai sumber referensi bagi karyawan untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka tentang kepelabuhanan. Saat ini koleksi tesis dan disertasi sekitar 108 judul dengan 122 eksemplar.
6.
E-article merupakan koleksi artikel elektronik yang dikumpulkan oleh pustakawan dari jurnal-jurnal online baik yang dilanggan Maupun artikel yang dapat diakses secara bebas. Saat ini, jumlah koleksi e-article ini sekitar 4542 eksemplar.
8
7.
E-book merupakan koleksi buku elektronik yang dikumpulkan oleh pustakawan. Saat ini, jumlah koleksi e-book ini sekitar 388 eksemplar. Saat ini perpustakaan IPC Corporate University sedang membangun sebuah repository. Dimana semua koleksi akan didigitalkan dan di online-kan sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Oleh karena itu, kegiatan digitalisasi sudah mulai dilakukan. Adapun jumlah koleksi yang sudah digitilasasi adalah 28 judul.
2.3.2. Kegiatan Kegiatan di Perpustakaan IPC Corporate University dibagi menjadi 3 fungsi besar, yaitu : A. Knowledge Management Sebagai sebuah organisasi pembelajar, IPC Corporate University menyadari bahwa segala perubahan dan kompetensi di organisasi lain harus dihadapi dengan keajaiban pengelolaan pengetahuan melalui creation dan sharing of knowledge, baik itu pengetahuan tacit (masih dalam di pikiran) maupun explisit (sudah berbentuk karya) di bidang pelabuhan, maritime, logistik, managemen, dan kepemimpinan. Beberapa program knowledge management yang digulirkan adalah : a) Knowledge Sharing Knowledge Sharing adalah kegiatan diskusi dengan mengundang seluruh karyawan PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia untuk melakukan diskusi bersama di ruang Perpustakaan IPC. Kegiatan ini dilakukan secara rutin setiap 2 minggu sekali dengan presenter dan tema yang berbeda. Tujuan diadakan
9
knowledge
sharing
adalah
menambah
wawasan
serta
menyebarluaskan
pengetahuan kepada seluruh karyawan PT PMLI dan lebih khususnya adalah membudayakan budaya sharing. b) Movie Insight Movie Insight adalah kegiatan nonton bareng oleh seluruh karyawan PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia. Kegiatan ini dilakukan setiap satu bulan sekali bertempat di ruang multimedia. Ini merupakan salah satu bentuk promosi yang dilakukan oleh perpustakaan. Kegiatan tersebut guna meningkatkan minat kunjung dan membaca di perpustakaan, karena setelah kegiatan selesai seluruh karyawan diharapkan untuk menulis pesan/hikmah dari film tersebut. c) Program Knowledge Management dalam Portal Knowledge Management Divisi Pengelolaan Pengetahuan IPC Corporate University mempunyai sebuah portal yang saat ini sedang dikembangkan. Portal tersebut dapat diakses di alamat http://km.ipc-corporateuniversity.com/.
Program-program
yang
disajikan
meliputi:
IPC Action Review Merupakan hasil ulasan mengenai kegiatan-kegiatan IPC
Book & Movie Insight Merupakan hasil ulasan sebuah buku maupun dari kegiatan movie insight
IPC Innovation Merupakan kumpulan inovasi-inovasi yang berasal dari karyawan IPC Group untuk membuat pekerjaan menjadi efisien dan efektif.
10
Knowledge Appreciation Merupakan pusat informasi mengenai prestasi-prestasi karyawan IPC Group
IPC Learning Merupakan kumpulan program-program pembelajaran yang idenya berasal dari karyawan IPC Group
IPC Pedia Merupakan wikipedianya IPC
IPC Today Merupakan twit-twit dari para petinggi IPC.
Port Expert Merupakan pusat informasi untuk mengetahui ahli-ahli di bidang kepelabuhanan.
d) Infografis Kepelabuhanan Merupakan program literasi informasi kepelabuhanan. Informasi yang menarik maupun yang terbaru mengenai kepelabuhanan dikemas ulang dalam bentuk sebuah infografis. B. Perpustakaan a) Repositori (lib.ipc-corporateuniversity.com) Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, Perpustakaan IPC Corporate University sedang membangun sebuah repositori yang bisa diakses di alamat lib.ipc-corporateuniversity.com. repositori tersebut menggunakan
11
aplikasi slims yang telah dimodifikasi sehingga dapat mendukung adanya repositori. b) Layanan Sirkulasi Sirkulasi diartikan juga sebagai perputaran atau pergerakan, peredaran atau perputaran. Menurut Martoatmojo (2009:2.3) bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan perpustakaan yang dimiliki perpustakaaan dengan
para
pemakainya.
Adapun
kegiatan-kegiatannya
adalah
peminjaman dan pengembalian koleksi, merapikan database sirkulasi dan keanggotaan. Untuk melaksanakan layanan sirkulasi, Perpustakaan sudah menggunakan slims Akasia yang telah dimodifikasi dan bisa diakses di lib.ipc-corporateuniversity.com. c) Layanan Penelusuran Informasi Mendapatkan asistensi penelusuran data dan informasi untuk penelitian, kajian, presentasi dan pengambilan keputusan. d) Layanan Current Awareness Service (CAS) Mendapatkan layanan informasi tentang pengetahuan kepelabuhanan terbaru e) Layanan Selective Dissemination of Information Mendapatkan layanan informasi terpilih sesuai dengan bidang/minat yang dibutuhkan
12
f) Layanan Keanggotaan Perpustakaan IPC Corporate University tidak hanya terbuka bagi karyawan IPC, tetapi juga masyarakat umum yang berkepedulian terhadap bidang port, maritime, logistics, management, dan leadership. Selain itu, kartu anggota ini sudah berbasis e-money. Tipe keanggotaan ada 3 yaitu: platinum, gold dan regular dengan tingkat keistimewaan masing-masing. Tipe keanggotaan dapat dirinci sebagai berikut : Platinum
Dapat meminjam koleksi cetak sebanyak 7 judul
Jenis koleksi yang dipinjam adalah kelompok port, maritime, logistic ; kelompok managemnet, leadership ; dan kelompok referensi.
Dapat mengakses koleksi elektronik
Lama meminjam selama 14 hari, dapat diperpanjang untuk 7 hari
Mendapatkan layanan referensi
Mendapatkan layanan Current Awareness Services (CAS)
Mendapatkan layanan Selective Dissemination Information (SDI)
Mengikuti kegiatan knowledge sharing (diskusi buku, ahli, atau literasi informasi)
13
Gold Dapat meminjam koleksi sebanyak 5 judul Jenis koleksi yang dipinjam adalah kelompok port, maritime, logistic; kelompok management, leadership ; dan kelompok referensi. Lama meminjam selama 7 hari, dapat diperpanjang untuk 4 hari Mendapatkan layanan referensi Mendapatkan layanan Current Awareness Services (CAS) Mengikuti kegiatan knowledge sharing (diskusi buku, ahli, atau literasi informasi) Reguler
Dapat meminjam koleksi cetak sebanyak 3 judul
Jenis koleksi yang dipinjam adalah kelompok port, maritime, logistic ; kelompok managemnet, leadership ; dan kelompok referensi.
Lama meminjam selama 5 hari, dapat diperpanjang untuk 2 hari
Mendapatkan layanan referensi
Mengikuti kegiatan knowledge sharing (diskusi buku, ahli, atau literasi informasi)
g) Kemas Ulang Informasi Kemas ulang informasi adalah mengemas informasi kembali, atau mengubah dari satu bentuk informasi ke bentuk lainnya (Djamarin,
14
2016:2). Kemas ulang informasi adalah media yang efektif dalam melakukan penyebaran informasi. Kemas ulang informasi bisa berbentuk apa saja. h) Penyebaran kemas ulang informasi Merupakan kegiatan perpustakaan dengan menyebarkan hasil kemas ulang informasi agar informasi tersebut bermanfaat bagi semua orang khususnya pegawai IPC grup. Cara penyebarannya dilakukan setiap hari rabu (abstrak) dan kamis (infografis) melalui email. i) Layanan Digitalisasi Adalah
layanan
bagi
pemustaka
untuk
mendigitalisasikan
/
mengalihmediakan koleksi. Untuk layanan ini, dikenai biaya sebesar Rp 100/halaman. j) Printing dan Fotocopy Adalah layanan bagi pemustaka untuk mencetak maupun fotokopi. Untuk layanan ini, dikenai biaya sebesar Rp 500/halaman. C. Arsip Arsip adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
15
bernegara (PP 28 Tahun 2012). Saat ini, Perpustakaan mengolah arsip berbentuk fisik dan digital. Arsip berbentuk fisik meliputi laporan dan surat. Untuk digital, perpustakaan mengelola PMLI digital yang merupakan arsip digital yang disimpan menggunakan media repositori/penyimpanan awan. Dokumen PT PMLI meliputi : dokumen pelatihan, MICE, oracle finance, administrasi, dan dokumentasi. PMLI digital ini dapat diakses di http://cloud.ipc-corporateuniversity.com/. 2.4. Jam Buka Layanan Jam buka layanan perpustakaan IPC Corporate University pada: Senin-Kamis : 09.00-17.00 Jumat
: 09.00-16.30
2.5. Sumber Daya Manusia 2.5.1. Manager dan Staf Sumber daya manusia knowledge management dan perpustakaan terdiri dari 1 manager dan 2 orang staf dengan rincian sebagai berikut: 1. Nama
: Lira Redata
NIPP
: 279068730
Jabatan : Manager Divisi Knowledge Management Mempunyai tugas sebagai berikut:
Memimpin
segala
aktivitas
dan
segala
sesuatunya
untuk
menyelenggarakan pencapaiannya
Memberi motivasi dan komunikasi kepada staf-staf untuk bekerja dan bertanggung jawab atas pekerjaannya
16
Mengelompokkan unit dan tugas dalam struktur organisasi
2. Nama NIPP
: Ridwan Nur Arifin :-
Jabatan : Staf knowledge management bagian perpustakaan Mempunyai tugas sebagai berikut:
Mengelola seluruh koleksi dan dokumen perpustakaan
Mengelola sistem otomasi perpustakaan dengan baik
Mengolah dan mengelola sumber informasi perpustakaan
Mengembangkan perpustakaan, dokumentasi dan informasi
3. Nama NIPP
: Tri Wahyuni Budhiarti : 287067993
Jabatan : Staf knowledge management bagian kearsipan Mempunyai tugas sebagai berikut :
Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat sesuai dengan system Administrasi PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia
Melaksanakan kegiatan kearsipan
Mengolah arsip dengan baik
17
2.6. Struktur Organisasi
Sumber : Website PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia Gambar 2.1 Struktur Organisasi IPC Corporate University (makro)
Divisi Pengelolaan Pengetahuan Bidang Perpustakaan
Bidang Kearsipan
Sumber : Dokumentasi pribadi penulis Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Pengetahuan (mikro)
18
Berdasarkan struktur organisasi, perpustakaan berada sejajar dengan bidang kearsipan dan berada di bawah divisi pengelolaan pengetahuan. Adapun divisi pengelolaan pengetahuan sejajar dengan divisi lainnya di IPC Corporate University. Kemudian diatasnya terdapat direktur dan direktur utama. 2.7. Denah Ruangan Perpustakaan IPC Corporate University
Sumber : Dokumen Perpustakaan 2016 Gambar 2.2 Denah Perpustakaan PT PMLI Secara umum, perpustakaan terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: a. Sisi kiri, terdiri atas ruang audio visual, diskusi, dan ruang pustakawan b. Sisi tengah, terdiri atas meja sirkulasi, ruang koleksi dan ruang baca c. Sisi kanan, terdiri atas ruang server
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN 3.1. Waktu dan Tempat Praktik Pengalaman Lapangan ini dilaksanakan mulai tanggal 3 Oktober 2016 sampai dengan 2 Desember 2016 yang bertempat di Perpustakaan IPC Corporate University di Jl. Raya Puncak – Jl.Beringin I No.I Gadog, Pandansari – Kabupaten Bogor 16720. Jam kerja pelaksanaan Senin-Jumat pukul 08.00-18.00 WIB. 3.2. Materi Kegiatan Materi kegiatan PPL yaitu kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan di lokasi selama kegiatan PPL berlangsung. Adapun kegiatan yang penulis lakukan selama PPL adalah sebagai berikut: 3.2.1. Perencanaan Perencanaan adalah proses yang mendefinisikan tujuan dari organisasi, membuat strategi digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi, serta mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi (Sora, 2014). Perencanaan merupakan proses-peroses yang penting dari semua fungsi manajemen sebab tanpa perencanaan (planning) fungsi pengorganisasian, pengontrolan maupun pengarahan tidak akan dapat berjalan. Kegiatan planning ini kami lakukan pada awal kegiatan. Dalam kegiatan ini, kami membuat timeline selama kami PPL, kemudian dari timeline tersebut dibuat jadwal kendali harian (bisa dilihat di lampiran 4 dan lampiran 5).
19
20
3.2.2. Pengumpulan a. Seleksi Koleksi Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi perpustakaan, seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan (Yulia, 2009:4.3). Dengan demikian, proses seleksi merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan. Dari proses ini, kami menghasilkan 57 judul koleksi. Judul koleksi tersebut kami list, dan bisa dilihat di lampiran 6. Proses seleksi dapat melalui beberapa tahap. Namun dalam perpustakaan ini melakukan dua tahap proses seleksi yaitu:
Seleksi berdasarkan daftar pustaka Seleksi berdasarkan daftar pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu
dilakukan untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kualitas maupun kuantitasnya. Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan. Pedoman pencarian dan penentuan bahan koleksi adalah melalui daftar pustaka. Biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah populer. Dari proses ini, kami menghasilkan 17 judul koleksi. Adapun langkah-langkah yang kami lakukan adalah: a. Memilih buku-buku yang sesuai kebutuhan dan core business IPC yang terdapat dalam referensi pada koleksi buku yang tesedia di perpustakaan
21
b. Melihat daftar pustaka buku yang dipilih tersebut c. Membandingkan daftar pustaka tersebut d. Menyeleksi buku yang terdapat dalam daftar pustaka tersebut sebagai koleksi yang akan diadakan e. Mencari di OPAC Perpustakaan IPC Corporate University f. Bila di OPAC sudah ada berarti koleksi sudah dimiliki, namun bila koleksi tidak ada koleksi tersebut bisa dijadikan rekomendasi untuk pengadaan
Seleksi berdasarkan daftar koleksi di katalog perpustakaan lain Seleksi koleksi berdasarkan daftar koleksi perpustakaan lain merupakan proses
seleksi bahan pustaka berdasarkan katalog perpustakaan lain. Pedoman yang digunakan dalam proses menyeleksi adalah katalog perpustakaan lain. Dalam proses seleksi ini kami menggunakan katalog perpustakaan mau yang memiliki karakteristik yang sama dengan perpustakaan IPC Corporate University. Perpustakaan yang kami jadikan sumber referensi katalog diantaranya OPAC perpustakaan Undip, Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, Kuhne Logistics University, Maritime University, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Dari proses ini, kami menghasilkan 40 judul koleksi. b.
Pengadaan Koleksi Menurut Yulia, yuyu (2009:5.2) istilah pengadaan terjemahan dari acquisition
yaitu kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar-menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka
22
tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan koleksi non cetak seperti kaset, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan hitam, video kaset, maupun CD-ROM.
Pengadaan koleksi cetak Pengadaan koleksi tercetak merupakan kegiatan pengadaan bahan pustaka
berbentuk cetak. Pengadaan koleksi tercetak dapat melalui beberapa cara yaitu dengan pembelian dan bantuan.
Pengadaan Koleksi Digital Pengadaan koleksi digital adalah kegiatan pengadaan bahan pustaka yang
berbentuk elektronik. Adapun koleksi elektronik yang dilanggan perpustakaan PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia meliputi e-book, ejournal, emagazine dan e-paper. Dalam pengadaan ini perpustakaaan PT PMLI membeli EBSCO untuk menyediakan pelayanan e-book. Sedangkan perpustakaan melanggan Emerald, Taylor&FrancisOnline, dan Palgrave untuk memberikan layanan elektronik jurnal kepada pemustaka. BMI, Euromonitor business untuk online database report, Kompas bisnis Indonesia sebagai layanan elektronik paper dan Tempo sebagai layanan penyedia elektronik magazine. Proses pengadaan koleksi di perpustakaan PT PMLI adalah sebagai berikut: a. Pustakawan melakukan analisis kebutuhan berdasarkan struktur organisasi, core business IPC dan rekomendasi pegawai serta para ahli b. Pustakawan menyeleksi koleksi yang akan diadakan
23
c. Pustakawan membuat daftar koleksi yang akan diadakan beserta survey pasar untuk penentuan harga buku d. Pustakawan membuat TOR, Rencana Anggaran Biaya, Time line kegiatan, Nota Dinas, dan Surat Permohonan Permintaan Barang (SP2B) e. Pustakawan mengajukan berkas tersebut untuk mendapatkan persetujuan dari manager dan dilanjutkan kepada direktur teknis yang membawahi divisi Pengelolaan Pengetahuan f. Selanjutnya jika disetujui maka akan dilakukan pengadaan oleh tim pengadaan PT PMLI g. Setelah selesai dilakukan pengadaan, TIM pengadaan melakukan serah terima dari tim pengadaan kepada user (manajer divisi pengelolaan pengetahuan) c.
Digitalisasi Koleksi Digitalisasi merupakan suatu proses alih media dari bentuk tercetak, audio,
maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. Dalam kegiatan PPL ini kami telah mengalihmediakan koleksi tercetak menjadi digital berjumlah 5 judul. d. Pengumpulan artikel online gratis Pengumpulan artikel merupakan proses pengumpulan bahan pustaka berupa artikel yang bersumber dari internet dan dapat diakses secara gratis. Pencarian artikel online gratis disini dilakukan dengan beberapa teknik. Teknik tersebut
24
misalnya dapat berupa pencarian melalui search engine (google) dengan kata kunci tertentu atau dengan menggunakan advance search serta serta menggunakan teknik pencarian seperti Boolean dan mencari informasi berdasarkan type file. Dalam kegiatan ini kami telah mengumpulkan 40 artikel gratis. e. Pengumpulan artikel berbayar Pengumpulan artikel merupakan proses pengumpulan bahan pustaka berupa artikel yang sumbernya berbayar. Seperti Emerald Insight dan Springer. Dalam kegiatan ini kami telah mengumpulkan 40 artikel online berbayar. f. Pengumpulan Database Business Pengumpulan Database Business adalah kegiatan pencarian bahan pustaka melalui jurnal yang sudah dilanggan. Saat ini perpustakaan PT PMLI Melanggan 2 database business report, yaitu Business Monitor International dan Database Passport Euromonitor. Kegiatan yang kami lakukan adalah mendownload database business report tersebut sesuai dengan subyek yang sudah ditentukan. Pengumpulan artikel/jurnal berbayar ini dilakukan untuk menambah koleksi elektronik perpustakaan IPC Corporate University. Dalam kegiatan ini kami telah mengumpulkan 60 judul/hari dan menghasilkan kurang lebih 2000 database.
25
3.2.3. Pengolahan a. Pengolahan Koleksi
Mengolah Koleksi Tercetak
Pengolahan koleksi tercetak adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengolahan koleksi bahan pustaka berbentuk cetak, mulai buku datang sampai siap untuk di layankan kepada pemustaka. Secara teknik kegiatan kerja ini meliputi inventarisasi, klasifikasi, pembuatan katalog, penyelesaian dan penyajian koleksi. Dalam proses pengolahan kolesi tercetak ini kami telah mengolah bahan pustaka yang terdiri dari koleksi textbook, terbitan IPC. Langkah-langkah yang kami lakukan dalam pengolahan koleksi tercetak ini meliputi (1) Menginput data buku kedalam bibliografi sistem, (2) pemasangan RFID (3) mencetak nomor buku dan barcode, (4) menempel nomor buku dalam punggung buku. Adapun jumlah koleksi yang kami olah sekitar 326 eksemplar. Pengolahan koleksi di Perpustakaan IPC Corporate University sudah menggunakan aplikasi pihak ketiga, yaitu SLiMS (Senayan Perpustakaan Management System) versi Akasia. Dalam pengolahan koleksi tercetak di Perpustakaan IPC Coroporate University perlu mempersiapkan peralatanperalatan yang digunakan dalam proses kegiatan tersebut. Adapun peralatannya adalah: a. Komputer sebagai alat input data ke database b. Jaringan internet yang digunakan untuk mengakses alamat website database (lib.ipc-corporateuniversity.com)
26
c. Printer beserta tintanya untuk mencetak label atau barcode. Printer yang digunakan dalam mencetak barcode pada perpustakaan ini adalah zebra label printer dan Epson 1800. d. Perlengkapan ATK, yang berupa: isolasi, gunting, penggaris, lakban, cutter e. Pedoman klasifikasi tercetak. Menurut Qalyubi (2007:51) yang dimaksud pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan: inventarisasi, klasifikasi, pembuatan katalog, pelabelan dan penyusunan buku di rak. Tidak jauh berbeda dengan teori menurut Qalyubi tersebut, kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan IPC Corporate University ini juga melakukan kegiatan inventarisasi, klasifikasi, penyelesaian dan penyusunan dirak. Hanya saja kegiatan inventarisasi, klasifikasi dan pembuatan katalog dilakukan dengan satu kali proses. Hal tersebut karena Perpustakaan IPC Corporate University menggunakan aplikasi SLiMS. Menurut penulis, hal tersebut tidak masalah. Karena hal tersebut dibuat untuk memaksimalkan layanan kepada pemustaka. Tahapan – tahapan yang dilakukan dalam pengolahan bahan pustaka adalah sebagi berikut: a. Membuka alamat database online menggunakan browser. Alamatnya adalah lib.ipc-corporateuniversity.com b. Pilih Menu yang ada di pojok kanan atas, kemudian pilih “Masuk Pustakawan” c. Masukan username dan password
27
d. Setelah masuk ke halaman admin, pilih menu bibliografi. Kemudian pilih “Daftar Bibliografi”. Selanjutnya check buku yang akan di inputkan. Apakah sudah ada ada di database atau belum. Jika sudah ada, cukup di tambah eksemplar (bisa disebut juga inventarisasi) saja. Jika belum, maka perlu dibuat data bibliografis (bisa disebut juga katalogisasi). e. Untuk membuat data bibliografis, klik menu bibliografi kemudiah pilih “Tambah Bibilografi Baru”. f. Setelah muncul lembar pengisiannya, langkah selanjutnya adalah mengisi kolom yang tersedia. Pengisian disesuaikan dengan buku yang akan di input. Sebagai catatan, kolom “pemrosesan nomor eksemplar” dikosongkan saja. Karena akan dilakukan secara manual dan untuk kolom klasifikasi, isikan sesuai klasifikasi berdasarkan pedoman klasifikasi. g. Jika sudah di isi, maka klik save. h. Secara otomatis, aplikasi SLiMS akan menampilkan update data bibiliografi yang telah dimasukan tadi. i. Langkah selanjutnya adalah mengupdate bagian data eksemplar-nya. Caranya yaitu, klik update yang berada di sebelah kanan atas. Kemudian pada kolom data koleksi, klik tambah eksemplar baru. j. Isikan sesuai dengan buku yang di input. k. Jika sudah selesai, klik simpan dan perbaharui.
28
Adapun pedoman klasifikasi yang kami gunakan seperti dibawah ini.
Gambar 3.1 Skema Klasifikasi Koleksi Tercetak Pedoman Klasifikasi ini merupakan pedoman klasifikasi yang dibuat sendiri oleh staf perpustakaan. Pada perpustakaan ini koleksi dibagi menjadi beberapa subyek koleksi. Adapun pembagian subyek koleksi perpustakaan ini adalah subyek port, maritime, logistics, management, dan leadership.
Pelabelan
Menurut
Qalyubi
(2007:67)
Pelabelan
adalah
kegiatan
pemasangan
kelengkapan bahan pustaka sebagai identitas buku seperti label buku, dan lembaran tanggal kembali. Berdasarkan praktik di lapangan dengan teori yang ada, terdapat perbedaan yaitu pemasangan kelengkapan berupa lembaran tanggal kembali. Perpustakaan IPC Corporate University tidak melakukan hal tersebut karena lembaran tanggal kembali dirasa tidak efektif. Menurut penulis, hal tersebut tidak masalah karena menyesuaikan dengan kondisi perpustakaan.
29
Pengerakan Kembali
Pengerakan Kembali adalah kegiatan penyusunan di rak. Kegiatan ini merupakan kegiatan terakhir dalam proses pengolahan sebuah buku. Secara teknis, kegiatan pengerakan kembali dilakukan dengan terlebih dahulu mengelompokkan koleksi yang sudah di input berdasarkan raknya. Setelah dikelompokkan, koleksi tersebut di susun di rak secara sistematis sesuai nomor panggil. Hal tersebut sangat penting untuk dilakukan agar mempermudah dalam temu kembali koleksi. Untuk buku yang baru, sebaiknya dipajang dirak yang strategis sehingga mudah dikenal pengunjung. Pemajangan ini digunakan untuk menginformasikan bahwa ada buku yang baru. Dalam penjajaran buku ini perlu diperhatikan hal-hal berikut: (1) rak tidak diisi penuh untuk memudahkan penambahan dan pergeseran, (2) digunakan standar buku, (3) buku tidak disusun berlapis atau ditumpuk, (4) rak hendaknya mudah dipindahkan, (5) dan desain rak hendaknya disesuaikan agar sirkulasi udara baik (Lasa Hs, 2007:156). Berdasarkan kegiatan pengerakan kembali yang dilaksanakan di perpustakaan IPC Corporate University, terdapat perbedaan dengan teori yang ada. Perbedaan tersebut adalah menurut lasa HS dalam bukunya yang berjudul manajemen perpustakaan sekolah sebaiknya buku yang baru dipajang dirak dan ditempelkan di tempat yang strategis sehingga mudah dikenal pengunjung. Pemajangan ini digunakan untuk menginformasikan bawa ada buku yang baru. Pada prakteknya di perpustakaan ini buku baru tidak dipajang di tempat strategis, namun dijadikan satu dengan buku-buku yang lama.
30
Pengolahan Koleksi Digital
Pengolahan koleksi digital adalah kegiatan kerja yang berkenaan dengan pengolahan koleksi bahan pustaka berbentuk digital. Koleksi berbentuk digital disini dapat berupa pengolahan koleksi e-article dan e-book. Pengolahan koleksi digitalisasi yang kami lakukan meliputi (1) input koleksi digital ke database sistem dan (2) pembuatan skema klasifikasi koleksi digital. Adapun jumlah koleksi yang kami input sekitar 16 judul. Pengolahan koleksi digital adalah kegiatan kerja yang berkenaan dengan pengolahan koleksi bahan pustaka berbentuk digital. Koleksi berbentuk digital disini dapat berupa e-book dan e-article. Pengolahan koleksi digitalisasi yang kami lakukan meliputi : inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, dan pengunggahan ke database. Secara teknis, pengolahan koleksi digital secara umum sama seperti pengolahan koleksi digital. Hanya saja, koleksi digital tidak di pengerakan kembali, karena file-nya langsung ke database secara fulltext. Adapun perbedaan lainnya adalah skema klasifikasi yang digunakan. Skema yang kami gunakan merupakan skema yang kami buat sendiri. Berikut skemanya :
31
Gambar 3.2 Skema Klasifikasi Koleksi Digital b. Kemas Ulang Informasi Kegiatan kemas ulang informasi yang kami lakukan diantaranya adalah (Selengkapnya dapat dilihat di lampiran 2) : Membuat Quote-Quote dari buku Quote merupakan istilah dalam bahasa inggris yang artinya kutipan. Quote merupakan kalimat kutipan yang biasanya diambil kutipan dari buku yang merupakan koleksi perpustakaan. Saat ini kami sudah mengumpulkan sekitar 10 quote.
32
Gambar 3.3 Quote
Membuat Tips Menarik dari buku
Tips merupakan istilah dalam bahasa inggris yang artinya saran atau bantuan untuk melakukan sesuatu. Kemas ulang informasi disini dapat berupa pembuatan tips-tips menarik. Ada dari sebagian orang yang merasa malas dengan membaca buku namun ia ingin tahu apa isi buku tersebut, maka dari itu kemas ulang informasi disini sangat penting. Dalam kegiatan pembuatan tips-tips menarik kami telah membuat 5 Tips menarik yang kami dapatkan dari buku.
33
Gambar 3.4 Tips
Membuat abstrak buku
Untuk
meningkatkan
keterpakaian
koleksi
perpustakaan,
dilakukan
pengemasulangan koleksi berupa book review atau abstrak yang memuat ringkasan umum dan intisari mengenai isi buku. Abstrak yang kami buat adalah 6 buah dan dapat dilihat di lampiran 7.
34
c.
Current Awareness Service (CAS) Current Awareness Services adalah kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan
perpustakaan dengan cara publikasi, guna memberitahukan informasi yang up to date
kepada
pengguna
perpustakaan
atau
disebut
layanan
informasi
(Ashikuzzuman, 2013). CAS dilakukan melalui media elektronik. Beberapa media elektronik yang dipakai untuk CAS adalah WhatsApp dan E-mail. Saat ini kami selaku mahasiswa PPL melakukan CAS melalui kontak e-mail seluruh karyawan IPC Grup. Adapun materi publikasi tentang perpustakaan yang up to date adalah perpustakaan telah melanggan jurnal emerald dan bisa diakses secara fulltext, namun hanya dilingkungan PT PMLI dan kantor pusat. d. Penelusuran Informasi Pada kegitan ini kami melakukan asistensi penelusuran data dan informasi untuk penelitian, kajian, presentasi dan pengambilan keputusan. Adapun yang telah mendapatkan asistensi kami adalah Doni Budiono, Miftah Fajrisal, Yusdita Maulida. e.
Selective Dissemination Information (SDI) Pada kegiatan ini kami mengisi jabatan dan minat bagi anggota baru. Jabatan
tersebut diambil dari http://intranet.indonesiaport.co.id/. Dengan diisinya jabatan dan minat tersebut, maka akan di dapat subjek yang cocok bagi anggota. Namun, kami belum sampai tahap penentuan subyek.
35
Gambar 3.5 Proses SDI f.
Inventarisasi Alat Kerja Inventaris merupakan kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan
barang-barang yang ada di perpustakaan. Adapun barang-barang yang di inventaris terdiri dari barang elektronik dan non elektronik. Barang elektronik sebanyak 13 item dan barang non elektronik sebaanyak 71 item. Dari seluruh barang tersebut, hanya ada satu barang yang bermasalah yaitu komputer Pavilion 23 dengan no. Inventaris “15.KML.01.0007”. g. Pengerakan Kembali Pengerakan Kembali adalah kegiatan penyusunan di rak. Kegiatan ini merupakan kegiatan terakhir dalam proses pengolahan sebuah buku. Secara teknis, kegiatan Pengerakan Kembali dilakukan dengan terlebih dahulu mengelompokkan koleksi yang sudah di input berdasarkan raknya. Setelah dikelompokkan, koleksi tersebut di susun di rak secara sistematis sesuai nomor panggil. Hal tersebut sangat penting untuk dilakukan agar mempermudah dalam
36
temu kembali koleksi. Untuk buku yang baru, sebaiknya dipajang dirak yang strategis sehingga mudah dikenal pengunjung. Pemajangan ini digunakan untuk menginformasikan bahwa ada buku yang baru. Dalam penjajaran buku ini perlu diperhatikan hal-hal berikut: (1) rak tidak diisi penuh untuk memudahkan penambahan dan pergeseran, (2) digunakan standar buku, (3) buku tidak disusun berlapis atau ditumpuk, (4) rak hendaknya mudah dipindahkan, (5) dan desain rak hendaknya disesuaikan agar sirkulasi udara baik (Lasa Hs, 2007:156). Berdasarkan kegiatan pengerakan kembali yang dilaksanakan di perpustakaan IPC Corporate University, terdapat perbedaan dengan teori yang ada. Perbedaan tersebut adalah menurut lasa HS dalam bukunya yang berjudul manajemen perpustakaan sekolah sebaiknya buku yang baru dipajang dirak dan ditempelkan di tempat yang strategis sehingga mudah dikenal pengunjung. Pemajangan ini digunakan untuk menginformasikan bawa ada buku yang baru. Pada prakteknya di perpustakaan ini buku baru tidak dipajang di tempat strategis, namun dijadikan satu dengan buku-buku yang lama. h. Preseservasi Preservasi merupakan kegiatan pelestarian bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Preservasi sangat penting karena memiliki nilai informasi yang berharga. Perpustakaan IPC Corporate University sudah melakukan preservasi bahan pustaka, terutama koleksi cetak. Saat ini kami melakukan kegiatan preservasi diantaranya adalah menyampul buku terutama koleksi umum, mengganti label buku yang sudah rusak, dan memberi lakban pada label buku.
37
Sekitar 15 buku yang sudah kami preservasi dengan penyampulan dan penggantian label. i. Pengolahan Data Arsip Merupakan kegiatan mengolah dokumen arsip perpustakaan agar tertata rapi serta dapat ditemukan kembali. Adapun kegiatan pengolahan arsip yang sudah kami lakukan adalah melanjutkan skema arsip di PMLI cloud. Sedangkan fisiknya, kami mengolah arsip yang berbentuk laporan, dimulai dari penginputan ke database, labelling, dan di pengerakan kembali berdasarkan tahun. Selain itu, kami juga melakukan stock opname arsip. 3.2.4. Penyebarluasan a. Knowledge Sharing Knowledge Sharing merupakan kegiatan yang rutin dilakukan setiap 2 minggu sekali oleh Divisi Pengelolaan Pengetahuan. Tujuan knowledge sharing adalah menambah wawasan serta menyebarluaskan ilmu yang dimiliki oleh masingmasing pegawai ke seluruh pegawai PT PMLI dan member Perpustakaan. Adapun kegiatan yang kami lakukan dalam knowledge sharing adalah menyiapkan tempat dan daftar hadir peserta knowledge sharing. Selama ini kami sudah mengikuti knowledge sharing sebanyak 1 kali. No
Tanggal
Tema
Pembicara
1
26 Oktober 2016
Be a Good Facilitator
Sunu Bekti dan Edwin D, Djunaedi
Sumber: dokumentasi pribadi penulis Tabel 3.1 Jadwal Pelaksanaan Knowledge Management
38
Adapun langkah-langkah yang dilakukan sebelum mengadakan kegiatan ini adalah :
Mencari narasumber
Sebelum kegiatan diadakan maka staf perpustakaan harus mencari narasumber yang layak dan mau menjaadi penceramah dalam kegiatan tersebut. Agar kegiatan berhasil narasumber harus memiliki persiapan-persiapan yang matang, persiapan yang dilakukan adalah kemampuan fisik, rasa optimis dan kesiapan materi ceramah.
Menyiapkan brosur
Brosur merupakan media yang menarik dan efektif untuk menarik pemustaka datang ke perpustakaan. Brosur yang dibuat merupakan brosur undangan yang isinya terkait dengan narasumber, waktu dan tempat akan diadakan kegiatan knowledge sharing tersebut.
Gambar 36. Brosur Knowledge Management
39
Menyiapkan konsumsi, tempat dan presensi
Seperti halnya dalam sebuah kegiatan lainya, sebelum kegiatan knowledge sharing dilakukan maka perlu menyiapkan konsumsi, dekorasi tempat dan daftar hadir peserta. b. Infografis Kepelabuhanan Merupakan kegiatan perpustakaan di bidang literasi informasi kepelabuhanan. Kegiatan secara teknis adalah mencari topik yang menarik maupun yang terbaru kemudian dikumpulkan dan diolah sehingga menjadi sebuah infografis. Adapun infografis yang kami buat adalah 2 buah infografis.
Gambar 3.7 Infografis
c. Penyebaran Kemas Ulang Informasi Merupakan kegiatan perpustakaan dengan menyebarkan kemas ulang informasi agar informasi tersebut bermanfaat bagi semua orang khususnya pegawai IPC
40
grup. Adapun kegiatan yang kami lakukan adalah mengemas quote, abstrak, tips dengan semenarik mungkin menggunakan Corel Draw maupun Adobe Illustrator. Setelah
informasi
tersebut
dikemas
maka
langkah
selanjutnya
adalah
menyebarluaskan ke karyawan IPC Grup yang sudah menjadi member melalui email. Selain itu, juga bisa di print dan di display pada rak yang sesuai subjek isi kemas ulang tersebut.
Gambar 3.8 Penyebaran Kemas Ulang d. Sirkulasi dan Referensi Sirkulasi diartikan juga sebagai perputaran atau pergerakan, peredaran atau perputaran. Menurut Martoatmojo (2009:2.3) bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan perpustakaan yang dimiliki perpustakaaan dengan para pemakainya. Adapun kegiatan-kegiatannya adalah peminjaman dan pengembalian koleksi, merapikan database sirkulasi dan keanggotaan. Peminjaman dan pengembalian kami lakukan jika ada anggota perpustakaan yang ingin meminjam maupun mengembalikan koleksi. Adapun tata caranya adalah:
41
Peminjaman Peminjaman buku merupakan salah satu kegiatan sirkulasi berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa anggota perpustakaan melakukan peminjaman koleksi perpustakaan. Tata cara peminjaman di Perpustakaan IPC Corporate University adalah adalah:
Pemustaka menulis daftar pengunjung Perpustakaan.
Pemustaka melakukan penelusuran koleksi. Penelusuran koleksi bisa dilakukan dengan cara menelusuri ke rak atau melalui OPAC. Namun pengguna juga dapat langsung bertanya dan meminta bantuan pustakawan untuk mencarikan koleksi yang dibutuhkan.
Setelah buku yang dibutuhkan didapatkan, Pemustaka menyerahkan buku dan kartu anggota perpustakaan kepada petugas.
Petugas mencatat nomor inventaris buku yang dipinjam dan mencatat tanggal peminjaman koleksi pada buku peminjaman.
Setelah selesai proses peminjaman, maka buku dan kartu anggota perpustakaan dikembalikan kepada pemustaka. Pengembalian Pengembalian koleksi perpustakaan merupakan bagian layanan sirkulasi yang berupa pencatatan bukti peminjam yang sudah melakukan pengembalian buku. Tata cara pengembalian buku sirkulasi adalah : a. Pemustaka menyerahkan buku dan kartu anggota perpustakaan kepada petugas b. Petugas melakukakan proses pengembalian menggunakan aplikasi SLiMS.
42
c. Jika sudah selesai, petugas mengembalikan kartu anggota kepada pemustaka d. Petugas melakukan pengerakan kembali terhadap buku teesebut. Untuk kegiatan merapikan database dilakukan dengan melengkapi kolom jabatan (di data keanggotaan, google drive) dan jabatan diambil dari http://intranet.indonesiaport.co.id/. Kemudian di cocokkan dengan database yang ada d SLiMS. Jika sudah ada di database, ganti dengan data terbaru (data keanggotaan, google drive) dan jika tidak ada, maka tambahkan anggota baru. Sedangkan untuk database sirkulasi, dilakukan dengan mengumpulkan kegiatan sirkulasi (peminjaman & pengembalian), yang di dapat dari sistem SLiMS maupun pencatatan manual. Kemudian dicocokkan satu sama lain yang menghasilkan kegiatan sirkulasi yang sebenarnya, kemudian di catat. Setelah itu, koleksi di check apakah sudah ada di rak atau belum dan dicatat. Kemudian bagi koleksi yang belum dikembalikan dilakukan notifikasi kepada peminjam koleksi tersebut. Adapun hasil akhirnya adalah data/base sirkulasi dan keanggotaan menjadi rapi.
Gambar 3.9 Database Sirkulasi
43
e. Mengisi Konten Portal KM Merupakan kegiatan yang dilakukan dengan cara mengisi konten di portal knowledge management diantaranya adalah “Port Expert” yang berisi mengenai ahli-ahli di bidang port dan “IPC Pedia” yang bisa disebut sebagai wikipedia-nya IPC.
Gambar 3.10 Pengisian Konten KM 3.2.5. Mengunjungi Berbagai Perpustakaan Selain kegiatan rutin yang dilakukan selama PPL, penulis juga diberi kesempatan untuk melakukan kunjungan ke berbagai perpustakaan. Tujuan dilaksanakan kegiatan ini adalah penulis dapat mengetahui beberapa kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan lain dan sistem manajemen pengelolaan perpustakaan. Kegiatan ini kami laksanakan pada 12 November 2016 dengan tujuannya adalah Perpustakaan Universitas Indonesia. Perpustakaan ini beralamatkan di gedung crystal of knowledge kampus UI, Depok 16424. Perpustakaan terdiri dari empat lantai. Lantai 1 terdapat layanan informasi, layanan almari loker, lantai 2 terdapat koleksi umum terdiri dari buku teks, buku teori dan novel. Lantai 3 terdapat koleksi UI-ana meliputi tesis, disertasi, laporan penelitian. Lantai 4 terdapat koleksi rujukan meliputi kamus,
44
ensiklopedia, dan direktori. Uniknya perpustakaan ini jika dibandingkan dengan perpustakaan universitas lainnnya adalah terdapat rak-rak buku yang bisa dinaiki dengan tangga dan bisa dijangkau oleh pengguna. Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia adalah sebuah sistem terintegrasi yang menawarkan akses komprehensif kepada induk yang mencakup batasan antar fakultas dan disiplin ilmu. Perpustakaan pusat adalah departemen penting dalam
sentra
administrasi
universitas
dimana
perpustakaan-perpustakaan
berkolaborasi pada ranah akuisisi maupun koleksi digital, teknologi informasi, preservasi dan high-density storage. Untuk memfasilitasi koordinasi dan komunikasi, Perpustakaan Pusat UI menjadi fusi bagi semua perpustakaan fakultas. Layanannya mencakup layanan terpadu bagi semua mahasiswa UI. Pada 2007, koleksi Perpustakaan Pusat UI mencapai angka 1.500.000 buku. Adapun koleksi ini adalah koleksi komprehensif bila menimbang jumlah arsip dan dokumentasi yang dinaunginya. Perpustakaan Pusat UI adalah salah satu yang terbesar di Asia koleksinya. Dengan didukung system informasi yang berbasiskan kepada teknologi informasi yaitu digital perpustakaan online information system maka pengunjung dapat secara langsung mencari dan mengunduh koleksi-koleksi yang disediakan seperti: Koleksi Buku, Koleksi Majalah, Koleksi Non Buku, Koleksi Artikel Eletronik, Koleksi Book Elektronik serta karya yang dihasilkan segenap civitas academica dalam koleksi Universitas Indonesia. Adapun online database yang dilanggan adalah EBSCO, OSIRIS, SCOPUS, PROQUEST, SPRINGER LINK, JSTOR, dll.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PPL Berdasarkan pelakasanaan praktik PPL yang telah kami laksanakan, dapat diketahui bahwa siklus kerja di Perpustakaan IPC Corporate University adalah: 1. Perencanaan 2. Pengumpulan 3. Pengolahan 4. Penyebarluasan Pembahasan siklus kerja tersebut dijelaskan dibawah ini: 4.1. Perencanaan Pengertian perencanaan menurut para ahli (Suminar, 2016) : Harjanto; perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang diperlukan dalam rangka mencapai tujuan absah dan bernilai. Bintoro Tjokroaminoto; mendefinisikan perencanaan sebagai proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Pramuji Atmosudirdjo; mendefinisikan perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, dimana, dan bagaimana melakukannya. Dari semua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah serangkaian proses penentuan tindakan masa depan yang disertai pertimbangan yang logis dan kontinu untuk memanfaatkan sumber daya yang ada semaksimal
45
46
mungkin guna mencapai tujuan tertentu. Prinsip prinsip dari suatu perencanaan adalah sebagai berikut. 1. Penentuan pilihan (setting up choices) 2. Penetapan pengagihan sumberdaya (resources allocation) 3. Penetapan dan usaha pencapaian sasaran dan tujuan pembangunan (setting up goals and objectives) 4. Penetapan dan usaha pencapaian sasaran dan tujuan pembangunan (setting up goals and objectives) 5. Berfikir sistem, holistik, dan berkelanjutan (sustainable development) Adapun manfaat dari perencanaan adalah sebagai berikut: a. Sebagai penuntun arah dan acuan pembangunan b. Minimalisasi ketidakpastian Berdasarkan teori diatas, kegiatan perencanaan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan IPC Corporate University sudah sesuai dengan teori tersebut. 4.2.Pengumpulan Pada tahap ini kami melakukan proses pengumpulan koleksi digital (database business, e-book, e-article) dan membuat list buku (dapat dilihat di lampiran 6). Untuk bisa mengumpulkan bahan pustaka tersebut, kami melakukan proses seleksi terlebih dahulu. Adapun pengertian seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan (Yulia dan Sujana, 2009:4.3).
47
Dalam pelaksanaan seleksi bahan pustaka terdapat prinsip yang dimaksudkan agar (Yulia dan Sujana, 2009:4.8) : 1. Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada di lembaganya 2. Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diinginkan oleh pengguna 3. Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang berisi bahan hiburan dan rekreasi 4. Mengawetkan
bahan
pustaka
penting
yang
menggambarkan
perkembangan lembaga induknya , seperti laporan tahunan, data resmi, termasuk publikasi lembaga tersebut Berdasarkan teori diatas, kegiatan pengumpulan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan IPC Corporate University sudah sesuai dengan teori tersebut. 4.3. Pengolahan Menurut Qalyubi (2007:15), kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan: inventarisasi, klasifikasi, pembuatan katalog, penyelesaian dan penyusunan buku di rak. Sedangkan menurut Sutarno (2006:103) pengolahan bahan pustaka merupakan serangkaian pekerjaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima oleh perpustakaan sampai siap dipergunakan
oleh
pemakai,
tujuannya
agar
semua
koleksi
ditemukan/ditelusur dan dipergunakan dengan mudai oleh pemakai.
dapat
48
Dari pengertian-pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengolahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan secara sistematis dari bahan pustaka diterima sampai siap digunakan oleh pengguna. Adapun prosesnya terdiri dari inventaris, klasifikasi, katalogisasi, penyelesaian dan penyusunan buku di rak. Proses-proses tersebut juga kami laksanakan, sehingga dapat dikatakan bahwa kegiatan pengolahan yang kami laksanakan sudah sesuai dengan teori. 4.4. Penyebarluasan Informasi Hafied Cangara (2006:19) menjelaskan bahwa informasi merupakan sebuah kebutuhan yang timbul dari seseorang demi mencapai tujuan di segala aktivitasnya sehari-hari. Kegiatan penyebaran informasi sendiri adalah untuk membantu suatu instansi atau siapapun yang menghendaki adanya perhatian, tanggapan, dan tindakan dari khalayak terhadap mereka. Agar penyebaran informasi efektif memerlukan syarat-syarat yang harus dipenuhi yaitu : 1. Pesan yang disebarkan haruslah disusun secara jelas, mantap, dan singkat agar mudah dipahami 2. Lambang-lambang yang digunakan haruslah dapat dipahami, dimengerti oleh mereka yang menjadi sasaran, artinya kalau menggunakan bahasa, pergunakanlah bahasa yang dapat dimengerti 3. Pesan yang disampaikan atau disebarkan hendaknya menimbulkan minat, perhatian, dan keinginan pada si penerima pesan untuk melakukan sesuatu 4. Pesan-pesan yang disampaikan atau disebarkan hendaknya menimbulkan keinginan untuk memecahkan masalah, sekiranya ada masalah.
49
Syarat-syarat tersebut jika dilihat dari pustakawan adalah sudah memenuhi syarat. Namun bagi pemustaka, mungkin saja hasilnya berbeda. Oleh karena itu, kami menyarankan agar pihak Perpustakaan IPC Corporate University melakukan penelitian mengenai tingkat kepuasan pemustaka terhadap pelayanan di perpustakaan tersebut khususnya pelayanan dalam penyebaran informasi.
BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan Dari pemaparan diatas, dapat disimpulkan bahwa: 1. Siklus kerja di perpustakaan IPC Corporate University adalah perencanaan, pengumpulan informasi, pengolahan dan penyebarluasan informasi. 5.2. Saran Setelah melakukan kegiatan Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) selama dua bulan di Perpustakaan IPC University Corporate, saran kami adalah: 1. Membuat SOP Perpustakaan, baik itu tata cara pengolahan koleksi (cetak, digital) maupun arsip. Hal tersebut dilakukan untuk membuat lebih terstruktur dan mempermudah pustakawan disini jikalau ada yang magang kerja/ppl disini. 2. Kegiatan rutin seperti knowledge sharing, movie insight dan kemas ulang informasi hendaknya dilakukan lebih maksimal lagi. Karena kegiatan termasuk kegiatan promosi perpustakaan. 3. Layanan unggulan (penelusuran informasi, SDI, CAS) perpustakaan hendaknya lebih digalakkan lagi. Terutama layanan SDI. 4. Penambahan pegawai perpustakaan. Mengingat ketika ppl, kami sering tidak fokus dengan pekerjaan perpustakaan karena harus membantu di divisi lain dan berakibat kegiatan dan layanan di perpustakaan kurang optimal.
50
51
5. Komputer pavilion 23 dengan no. Inventaris “15.KML.01.0007” hendaknya diperbaiki atau di install ulang, karena komputer tersebut merupakan komputer OPAC di perpustakaan. 6. Dilakukan penelitian mengenai tingkat kepuasan pemustaka walaupun kecilkecilan
DAFTAR PUSTAKA Djmarin, Maulida. 2016. Pengemasan Informasi. Padang : Universitas Negeri Padang. Farugdiyah, Mariatul dan Runy Tri Mawarti. 2015. Laporan Praktik Pengalaman Lapangan Perpustakaan IPC Corporate University. Laporan Penelitian. Tidak dipublikasikan. Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga. Ferguzon, Elizabeth dan Mooley. 1984. Perpustakaan Professional Pubns. England : Perpustakaan Professional Pubns. Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher. Martoatmojo, Karmidi. 2009. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka Mustafa, Badollahi. 2012. Materi Pokok Promosi Jasa Perpustakaan. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga. Riduwan. 2013. Dasar-Dasar Statistika. Bandung : Alfabeta Sudarsana, Undang. 2010. Materi Pokok Pembinaan Minat Baca. Jakarta : Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Universitas Terbuka Sumardji, P. 1988. Perpustakaan :Organisasi dan tatakerjanya. Jakarta : Kanisius. Sutarno. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : CV. Sagung Seto. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Yogyakarta: Graha Ilmu.
52
Yulia, Yuyu. 2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka. --------------. 1999. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka. Internet Ashikuzzaman. 2013. “Current Awareness Service”. Dalam http://www.lisbdnet.com/current-awareness-service/. Diakses pada 5 Desember 2016. Sora. 2014. “Pengertian Perencanaan (Planning) secara lengkap”. Dalam http://www.pengertianku.net/2014/07/pengertian-perencanaanplanning.html. Diakses pada 5 Desember 2016. Suminar, 2016. “Teori Perencanaan”. Dalam https://web.facebook.com/permalink.php?story_fbid=1313703348647149&id =933178476699640&_rdr. Diakses pada 11 Januari 2017.
53
