16 0 309 KB
Arsip Elektronik By : AHMAD SAEROJI
PENGERTIAN ARSIP
PENGERTIAN ARSIP Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie) Arsip adalah rekaman kegiatan ataru peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah , lembaga pendidikan , perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyrakat, berbangsa dan bernegara. (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2)
Warkat : catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang sebagai pengingat (alat bantu ingatan).
NILAI GUNA WARKAT (VERNON. B SANTEN) ALFRED Administrative value A Legal value L F
Financial value
R E
Research value Educational value
D
Documentary value
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Sistem Abjad Tanggal sistem pokok soal angka Wilayah
KEARSIPAN ELEKTRONIK
BENTUK ARSIP ELEKTRONIK
GAMBAR (bmp, jpg,dll) Dokumen (doc, txt, excel. dll)
PERBEDAAN ARSIP KONVENSIONAL DENGAN ARSIP ELEKTRONIK Komponen
Kearsipan Konvensional
Kearsipan elektronik
Filling Kabinet
Berupa rak Atatu lemari arsip
Berupa dengan kabinet virtual yang dibuat dengan database
Guide
Guide Fisik
Berupa folder penyimpanan
Map
Map fisik
Map virtual berupa folder
Arsip
Lembaran Surat (hard copy)
Lembaran-lembaran surat yang sudah ditransfer ke dalam gambar/teks
BEBERAPA KEMUDAHAN DALAM KEARSIPAN ELEKTRONIK
Mudah dioperasikan Tampilan menarik Fasilitas pencarian dokumen Pencatatan lokasi fisik dokumen Fasilitas Gambar dan Suara Keamanan Data Retensi otomatis
CONTOH PENYIMPANAN ARIP DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM NOMOR DENGAN KLASIFIKASI DESIMAL
Kode Penyimpanan (211,12) Disimpan di laci Nomor 200 Guide Nomor 210 Map Nomor 211 Nomor Urutan arsip 12
TERIMA KASIH