Panduan Penyampaian Informasi [PDF]

Citation preview

PEDOMAN SISTEM INFORMASI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS MPUNDA A. PENDAHULUAN Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.. Tujuan dari pengolahan data sehingga menjadi sebuah informasi adalah memberikan keterangan atau pengetahuan bagi penerima. Informasi dapat disampaikan kepada penerima dengan berbagai metode, antara lain dengan metode visual, audio, dan audio visual. Penyampaian informasi dilakukan melalui komunikasi langsung antara pemberi informasi dengan penerima informasi ataupun dengan memberikan data. Metode informasi visual dilakukan melalui bahasa gambar baik cetak maupun elektronik yang mudah dipahami. Metode informasi audio dilakukan melalui penyampaian pesan suara yang mudah dimengerti. Penyediaan / pemberian informasi kepada pelanggan UPT Puskesmas Mpunda adalah sebuah tindakan yang dilakukan untuk memberikan keterangan atau pengetahuan terkait dengan pelayanan, ketersedian informasi kesehatan, kepegawaian serta barang yang disediakan oleh UPT Puskesmas Mpunda kepada pelanggan sehingga pelanggan menjadi paham. B. DASAR PEMBUATAN PEDOMAN SISTEM INFORMASI UPT PUSKESMAS MPUNDA Dalam pembuatan pedoman sistem informasi di UPT Puskesmas Mpunda di dasarkan pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan



Pelayanan



Informasi



Dan



Dokumentasi



Kementerian



Dalam



Negeri



Danpemerintahan Daerah. C. JENIS-JENIS DATA ATAU INFORMASI



YANG TERSEDIAN DI UPT



PUSKESMAS MPUNDA Adapun jenis-jenis data atau informasi yang tersedia di UPT Puskesmas Mpunda adalah: 1.



Data SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas)



2.



Data kepegawaian



1



3.



Data Kunjungan



4.



Data sarana dan prasarana



D. CARA PENGELOLAAN INFORMASI 1.



Data SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas) Pengelolaan data informasi di mulai dengan melakukan pengumpulan resep di setiap jenis pelayanan yang terdapat di UPT Puskesmas Mpunda. Setelah resep terkumpul , petugas SP2TP melakukan lidi informasi pasien yang berupa informasi pribadi pasien serta diagnosa pasien. Setelah proses lidi selesai petugas SP2TP melakukan rekap dari jenis penyakit dan mengelompokan menjadi 10 penyakit terbanyak. Laporan SP2TP dilaporkan ke Dinas Kesehatan setiap bulannya, selanjutnya akan direkap untuk menjadi laporan tahunan. Hasil rekapan kegiatan maupun 10 jenis penyakit terbanyak akan disampaikan dalam bentuk tabel dan Pie Chart. Petugas SP2TP juga bertugas memberikan informasi mengenai jenis-jenis pelayanan, jam pelayanan, hak dan kewajiban pasien yang terdapat di UPT Puskemas Mpunda.



2.



Data kepegawaian Pengelolaan data kepegawaian dimulai mendata dan mengarsipkan file kepegawaian sesuai dengan pangkat dan golongan pegawai. Data kepegawaian dikelompokkan menjadi 4 warna map yaitu warna merah untuk pegawai golongan IV, warba hijau untuk golongan III, warna biru untuk golongan II dan warna kuning kuntuk pegawai honor/magang puskesmas. Pengarsipan file kepegawaian ini menghasilkan DUK (daftar urutan kepangkatan pegawai). Dari DUK tersebut petugas kepegawaian dapat mengusulkan kenaikan pangkat pegawai.



3.



Data Kunjungan Pengelolaan data kunjungan pasien yang terdapat di UPT Puskesmas Mpunda diawali dengan pendaftaran online yang dilakukan oleh petugas P.Care. Selanjutnya petugas melakukan pencarian RM oleh petugas RM dan langsung diantarkan pada pelayanan sesuai dengan jenis pelayanan yang dibutuhkan pasien. Setelah pelayanan selesai diberikan maka petugas pelayanan mengembalikan RM pada petugas RM>



4.



Data sarana dan prasarana



2



Pengelolaan data sarana dan prasarana di UPT Puskesmas Mpunda dimulai dengan menyusun rencana kerja pengelolaan barang puskesmas. Setelah rencana pengelolaan disusun pengelola barang melakukan pengadaan barang dan didistribusikan pada unit atau program serta melakukan dokumentasi. Pengelola barang juga melakukan monitoring barang dan melaporkan hasil monitoring pada kepala puskesmas.



E. METODE PENYAMPAIAN INFORMASI Metode dari penyampaian informasi di UPT Puskesmas Mpunda terbagi menjadi dua berdasarkan interaksi yang dilakukan, yaitu : 1.



Penyampaian informasi secara interaktif Penyampaian informasi secara interaktif terjadi saat pemberi informasi dan penerima informasi dapat saling berinteraksi satu sama lain. Penyampaian informasi secara interaktif dapat dilakukan melalui : a.



Tatap muka Terjadi pada saat pemberi dan penerima informasi bertemu muka dan berkomunikasi secara langsung.



b.



Melalui telepon Terjadi pada saat pemberi dan penerima informasi melakukan komunikasi langsung melalui jaringan telepon tanpa harus bertatap muka. Informasi yang disampaikan cenderung informal. Nomor telepon yang digunakan sebagai sarana informasi adalah nomor Kepala UPT Puskesmas Mpunda dan petugas pemberi informasi dengan nomor 082 236 738 778 atau 085 205 185 659.



c.



Melalui Whatsapp Messenger Terjadi pada saat pemberi dan penerima informasi melakukan komunikasi langsung melalui jaringan internet dengan media Whatsapp Messenger tanpa harus bertatap muka. Informasi yang disampaikan cenderung informal. Akun Whatsapp Messenger yang digunakan adalah nomor 085 237 383 319 dengan waktu online 08.00 – 14.00 WIB pada hari kerja.



2.



Pemberian informasi tidak secara interaktif Pemberian informasi tidak secara interaktif terjadi bila penerima informasi hanya bisa menerima informasi yang disampaikan tanpa bisa memberi umpan balik atas



3



informasi yang diterimanya. Pemberian informasi tidak secara interaktif dapat dilakukan melalui :



a.



Visual Informasi visual ditampilkan dalam dua bentuk, yaitu informasi visual cetak berupa brosur, leaflet, banner dan spanduk.



b.



Audio Informasi audio disampaikan kepada penerima informasi melalui media audio internal Puskesmas yang sekaligus berfungsi sebagai sound system sentral.



PENYAMPAIAN INFORMASI SECARA INTERAKTIF 1. Petugas menyampaikan informasi sesuai kebutuhan pelanggan, dengan memperhatikan budaya dan bahasa pelanggan supaya informasi yang disampaikan mudah dimengerti. 2. Informasi yang disampaikan bisa berupa informasi lisan maupun informasi tertulis. 3. Setiap kali selesai menyampaikan informasi, petugas wajib mengonfirmasi apakah pelanggan sudah mengerti tentang informasi yang disampaikan. 4. Apabila pelanggan belum mengerti, petugas wajib mengulang informasi yang disampaikan. PENYAMPAIAN INFORMASI SECARA VISUAL Informasi Visual Cetak a.



Informasi yang ditulis mengikuti kaidah dan ketentuan ejaan yang disempurnakan



b.



Informasi yang ditulis berupa jenis-jenis pelayanan, alur pelayanan di UPT Puskesmas Mpunda, ataupun informasi mengenai kesehatan.



PENYAMPAIAN INFORMASI MELALUI AUDIO Operasional Audio Puskesmas a. Sistem audio di dalam Puskesmas bersifat informasi dan promosi puskesmas, tidak digunakan sebagai sarana di luar itu. b. Siaran audio wajib diperdengarkan di seluruh ruangan publik. c. Petugas unit pelayanan diperbolehkan mengatur volume dalam batas wajar, tapi tidak mematikan media. d. Penyiaran audio Puskesmas diatur dalam jadwal siaran yang telah ditentukan. 4



e. Penyiaran yang bersifat langsung, hanya diberikan untuk berita yang bersifat mendesak. f. Tidak diperkenankan adanya permintaan lagu atau materi siaran kepada petugas operator di luar jadwal siaran yang sudah ditentukan. PENYAMPAIAN INFORMASI MELALUI AUDIO VISUAL Operasional Audio Visual Puskesmas Mpunda a. Sistim audio visual di UPT Puskesmas mpunda bersifat informatif. b. Siaran audio visual di putar sebelum pelayanan di mulai c. Siaran audio visual berisi tentang hak dan kewajiban pasien, jenis-jenis pelayanan, d.



jam pelayanan, serta alur pelayana yang ada di UPT Puskemas mpunda. Tidak diperkenankan adanya permintaan pemutaran vidio lain kepada petugas informasi.



5