Tugas 1 Administrasi Kepegawaian 018815676 [PDF]

Citation preview

Nama : Syarwan NIM



: 018815676



Jelaskan makna dan ruang lingkup administrasi kepegawaian, sistem administrasi kepegawaian dan fungsi teknis administrasi kepegawaian?



Jawab: Pengertian Administrasi Kepegawaian Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian. Sistem Administrasi Kepegawaian Sistem



administrasi



kepegawaian



adalah



bagian



dari



administrasi



negara



yang



kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan. Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatankegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.



FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN



Perencanaan Pegawai Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benarbenar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi. Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.



Jelaskan mengenai perencanaan pegawai, kepegawaian,pengarahan pegawai dan pengendalian pegawai?



pengorganisasian



Jawab: Perencanaan Pegawai Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benarbenar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.



Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann. Pengorganisasian Kepegawaian Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang,



pendelegasian



wewenang



dalam



rangka



untuk



mencapai



tujuan.



Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini. Pengarahan Pegawai Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut. 1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka



mengetahui



apa



yang



diharapkan



dari



mereka;



2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap 3.



hubungan



semacam



itu



dikomunikasikan



kepada



para



pegawai;



Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif; 4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat



dinaikkan



pangkatnya



(dipromosikan)



atau



perlu



dinaikkan



pangkatnya;



5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan 6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat



dicapai



tetapi



dapat



terus



berkembang;



7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan. Pengendalian Pegawai Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan. Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan



butir-butir



pengendalian



strategis



yang



dapat



dipantau



berdasarkan



penyimpangan.



Jelaskan proses penentuan formasi pegawai, rekrutmen, seleksi dan pengangkatan Pegawai Negeri Sipil? Jawab: A. FORMASI Formasi PNS secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah memperhatikan



pendapat Menteri keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Formasi PNS secara nasional terdiri dari : 1. Formasi PNS Pusat 2. Formasi PNS Daerah B. PERENCANAAN, PENGUMUMAN, PERSYARATAN DAN PELAMARAN 1. Perencanaan Dalam perencanaan pengadaan PNS selain harus memperhitungkan penyediaan anggaran gajinya, juga sekaligus diperhitungkan biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan pengadaan PNS. Perencanaan pengadaan PNS dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. b.



Pengumuman



Setiap kegiatan pengadaan pegawai harus diumumkan seluas-luasnya melalui media masa yang tersedia dan atau bentuk lainnya yang mungkin digunakan sehingga kegiatan tersebut diketahui umum. Disamping itu untuk memberikan kesempatan yang luas kepada setiap WNI untuk mengajukan lamaran, juga memberikan lebih banyak kemungkinan bagi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memilih calon PNS yang cakap dalam melaksanakan tugas yang akan dibebankan kepadanya. c. Persyaratan Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah : 1)



Warga Negara Indonesia.



2) Berusia serendah-rendahnya 18 (delapan belas) tahun dan setinggi-tingginya 35 (tiga puluh lima) tahun. 3) Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan. 4)



Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri



5)



Tidak berkedudukan sebagai calon/ Pegawai Negeri



6)



Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan ketrampilan yang diperlukan



7)



Berkelakuan baik,



8)



Sehat jasmani dan rohani,



9) Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah NKRI atau Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah 10) Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan, termasuk syarat khusus yang ditentukan instansi ybs. d. Pelamaran Setiap pelamar harus mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan tulisan tangan sendiri ditujukan kepada pejabat pembina kepegawaian instansi yang bersangkutan, yang dilampiri : Foto copy STTB/ Ijazah yang disyahkan oleh pejabat yang berwenang Kartu tanda pencari kerja dari Dinas Tenaga Kerja Pas photo menurut ukuran dan jumlah yang ditentukan C. PENYARINGAN 1.Pemeriksaan Administratif Setiap surat lamaran yang diterima diperiksa dan diteliti sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam pengumuman. Pemeriksaan tersebut dilakukan secara fungsional oleh pejabat yang diserahi urusan kepegawaian. 2. Materi Ujian Materi ujian disusun sedemikian rupa sehingga pelamar yang akan diteri-ma benar-benar mempunyai kecakapan, keahlian dan ketrampilan yang diperlukan.. 3. Pemanggilan Pelamar Pelamar yang memenuhi syarat, dipanggil secara tertulis untuk mengikuti ujian penyaringan. Pemanggilan dilakukan secara fungsional oleh pejabat yang diserahi tugas urusan kepegawaian. Untuk menghindari keterlambatan atau tidak diterimanya surat panggilan tersebut, maka disamping pemanggilan dilakukan secara tertulis, juga dilakukan dengan pengumuman melalui media massa. 4. Ujian Dalam rangka menjamin obyektifitas penyelenggaraan ujian penyaringan penerimaan pegawai, maka ujian penyaringan dilaksanakan secara ter-tulis. 5. Pengumuman Pelamar Yang Diterima Pejabat Pembina Kepegawaian setelah menerima daftar nama dan nomor serta nilai ujian peserta dari Panitia Ujian, menetapkan pelamar yang dinyatakan diterima berdasarkan urutan nilai tertinggi sesuai dengan jumlah lowongan dan kualifikasi pendidikan yang tersedia. Dalam pengumuman dan surat pemberitahuan tersebut, diinformasikan kapan, dimana, kepada pejabat mana, dan batas waktu untuk melapor bagi pelamar yang diterima. Apabila pelamar yang dipanggil sampai batas waktu yang ditentukan tidak melapor, maka dianggap



mengundurkan diri. Batas waktu melapor sekurang-kurangnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung mulai tanggal dikirimkannya surat pemberitahuan tersebut D. PENGANGKATAN 1.



Pengangkatan Sebagai CPNS



Pelamar yang ditetapkan diterima, wajib melengkapi dan menyerahkan ke lengkapan administrasi kepada Pejabat Pembina Kepegawaian atau yang ditunjuk olehnya. Apabila salah satu kelengkapan administrasi tidak dapat dipenuhi, maka yang bersangkutan tidak dapat diangkat sebagai CPNS. Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat/ Daerah menyampaikan daftar pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan dan ditetapkan diterima untuk diangkat sebagai Calon PNS kepada Badan Kepegawaian Negara untuk mendapat Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil. Berdasarkan Nomor Identitas (NIP) PNS yang bitetapkan BKN, Pejabat Pembina Kepegawaian menetapkan keputusan pengangkatan menjadi Calon PNS. Pengangkatan Calon PNS dilakukan dalam tahun anggaran berjalan dan penetapannya tidak boleh berlaku surut. Yang dimaksud dengan tahun anggaran yang berjalan yaitu berdasarkan formasi yang ditetapkan tahun anggaran yang bersangkutan. Penetapan berlakunya pengangkatan calon PNS pada bulan berjalan yang bersangkutan tersebut, yaitu pada tanggal 1 (satu) bulan berikutnya setelah pemberian NIP. Dalam hal pemberian NIP dilakukan pada bulan terakhir tahun anggaran berjalan, maka pengangkatan sebagai Calon PNS berlaku mulai tanggal 1 bulan terakhir tahun anggaran yang bersangkutan. Selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan sejak diterimanya surat keputusan pengangkatan CPNS, yang bersangkutan wajib melapor pada satuan organisasi dan melaksanakan tugasnya. 2.



Pengangkatan Sebagai PNS



Masa selama menjadi CPNS merupakan masa percobaan. Lamanya sekurang -kurangnya 1 (satu) tahun dan paling lama 2 (dua) tahun, yang dihitung sejak tanggal yang bersangkutan diangkat sebagai CPNS. CPNS yang telah menjalankan masa percobaan diangkat menjadi PNS dalam jabatan dan pangkat tertentu dengan keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian. Pengangkatan tersebut ditetapkan apabila telah memenuhi syarat sebagai berikut:: 1)



Setiap unsur penilaian prestasi kerja / DP 3 sekurang-kurangnya bernilai baik



2)



Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi PNS



3)



Telah lulus Pendidikan dan pelatihan Prajabatan



Tanggal mulai berlakunya keputusan pengangkatan menjadi PNS tidak boleh berlaku surut. Calon PNS yang telah menjalankan masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun dan telah memenuhi syarat untuk diangkat menjadi PNS, tetapi karena suatu sebab belum diangkat menjadi PNS, maka hanya dapat diangkat menjadi PNS apabila alasannya bukan karena kesalahan yang bersangkutan. Pengangkatan menjadi PNS Pusat bagi CPNS Pusat yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara. Sedangkan bagi CPNS Daerah yang akan diangkat menjadi PNS Daerah yang menjalani masa percobaan lebih 2 (dua) tahun ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian daerah Propinsi/Kabupa ten/Kota setelah mendapat pertimbangan teknis dari Kepala Kantor Regional BKN.