Tugas 3 Pemasaran Jasa Kearsipan [PDF]

Citation preview

TUGAS 3 Pemasaran Jasa Kearsipan



Disusun Oleh: Wiwi Diyarti (030519157)



UNIVERSITAS TERBUKA FAKULTAS HUKUM ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STUDI KEARSIPAN 2021



Deskripsikan mengenai: 1) Definisi formulir minimal berdasarkan tiga (3) pendapat ahli. Jawab: -



Menurut Ira A. Penn, formulir merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengorganisasi, mengumpulkan, mengalihkan informasi. Formulir memberikan fasilitas



terhadap



pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat. -



Menurut Hosizah, formulir adalah selebaran kertas dengan format tercetak dan berisikan ruang untuk informasi yang ditentukan sebelumnya (Hosizah, 2006),



-



Menurut Sayuti (2013) formulir adalah lembaran kartu atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu secara dicetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat atau menyampaikan informasi yang diperlukan. Pengertian lain menyatakan bahwa formulir atau form adalah sehelai kertas yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel. Formulir rekam medis adalah form yang digunakan untuk mengumpulkan data pasien baik itu berupa data demografi dan data klinis.



2) Tujuan formulir Jawab: a) Untuk keseragaman atau pembakuan kerja ( work standarization). b) Untuk mempermudah dalam penggolongan ( classification) data. c) Untuk mempermudah pemberkasan (filling ) baik sistem maupun tempatnya. d) Untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja. e) Sebagai alat pemberian instruksi. f) Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. g) Sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif. h) Untuk menangkap atau mencatat/merekam data transaksi juga sebagai alat penetapan tanggung- jawab dan permintaan/perintah untuk dilakukannya suatu kegiatan.



3) Struktur formulir Jawab : -



Kepala (heading)



Bagian ini mencerminkan judul dan informasi tentang formulir. Posisi standar dari judul adalah kiri-atas, tengah, kanan-atas, kiri-bawah atau kanan-bawah. Sebuah sub judul digunakan jika judul utama memerlukan penjelasan atau kualifikasi lebih lanjut. Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Jika formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman.



-



Pendahuluan (Introduction) Bagian ini menjelaskan tujuan formulir. Terkadang tujuan ditunjukkan oleh judul, sehingga tidak perlu lagi ada. Jika penjelasan lebih lanjut dari judul diperlukan, maka pernyataan yang jelas dapat dimasukkan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.



-



Perintah (Instruction) Instruksi yang singkat dan berada pada bagian atas formulir. Tujuannya agar pengguna segera dapat menentukan berapa kopi yang diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir dan kepada siapa kopiannya harus dikirimkan, dan bagaimana cara mengisikan formulir. Instruksi tidak boleh diletakkan di antara ruang-ruang isian formulir karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.



-



Isi (Body) Bagian ini merupakan bagian inti dari formulir untuk pengisian data. Hal yang perlu diperhatikan dalam komponen ini meliputi : o Margins Margin merupakan jarak antara tepi formulir dengan area isi formulir. Batas margin minimum harus disediakan 2/16”(inches) atau 0,3175cm pada bagian atas, 3/6” atau 1,27cm pada bagian bawah dan 3/10” atau 0,762cm pada sisi-sisi. o Spacing Spacing merupakan ukuran area isian data. Untuk spacing yang dibuat dengan tulisan tangan, diberikan horizontal spacing 1/10” atau 0,254cm sampai 1/12” atau 0,21167cm per-karakter. Vertikal spacing memerlukan 1/4” atau 0,635cm sampai 1/3” atau 0,84667cm. Desain kotak yang digunakan memerlukan 1/3” atau 0,84667cm. o Rules Sebuah rule adalah sebuah garis vertikal atau horizontal. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulis untuk memasukkan data pada tempat yang



semestinya, menginstruksikan penulis mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi dan menambah daya tarik fisik formulir. o TypeStyles Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Jenis Italic dan Bold digunakan untuk penekanan, tetapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus. o Cara Pencatatan Cara pencatatan pada formulir dapat dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recognition) dan barcode, yang bekerja sebagai input langsung ke dalam komputer.



-



Penutup (Close) Bagian ini merupakan penutup sebuah formulir kertas dan tersedia ruangan untuk tanda tangan sebagai tanda bukti autentifikasi atau persetujuan.



4) Fungsi formulir Jawab: a) Menurut sumbernya -



dibuat dan disimpan dalam perusahaan o dibuat dan dikirim kepada pihak diluar perusahaan



-



diterima dari pihak luar perusahaan



b) menurut tujuan penggunaannya -



untuk meminta melakukan tindakan o untuk mencatat suatu tindakan



-



menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan



-



merekam data transaksi



-



mengurangi terjadinya kesalahan



-



sebagai alat komunikasi



-



alat yang penting untuk organisasi



c) Secara umum



1. Untuk mendapatkan suatu informasi tertentu yang diperlukan oleh suatu instansi. Contohnya saja formulir untuk mendaftar pada acara seminar atau pelatihan. Biasanya ada pertanyaan mengenai nomor handphone. Informasi ini diperlukan dan dicari oleh pihak panitia agar mudah saat ingin menghubungi peserta jika ada informasi terbaru. 2. Mengumpulkan data-data yang sama agar lebih mudah dalam mengelompokkan pengisi formulir. Contohnya adalah formulir acara penjelajahan alam atau pendaftaran anggota pecinta alam. Dari formulir tersebut, panitia bisa mengelompokkan peserta berdasarkan riwayat penyakit atau phobia, sehingga lebih mudah mengontrol atau menempatkan mereka. 3. Dapat dijadikan sebagai bukti fisik. Formulir juga sangat dibutuhkan sebagai bukti fisik. Misalnya saja saat membuat laporan pertanggung jawaban atau bukti fisik jika seseorang pernah mendaftarkan diri. 4. Merekam suatu bukti dari transaksi. Apabila formulir digunakan dalam dunia transaksi atau jual beli, maka formulir bisa menjadi alat bukti terjadinya transaksi. 5. Mengurangi kesalahan pemesanan atau pengiriman barang. Ini bisa terjadi saat formulir digunakan oleh penjual online shop atau penjual yang melayani berbagai konsumen dari berbagai kota. Dari formulir tersebut akan tertera jelas siapa membeli apa lengkap dengan alamatnya.



b. Buatlah contoh formulir pendaftaran:



1) Anggota seminar FORMULIR PENDAFTARAN ANGGOTA Seminar dan Call For Paper “Optimalisasi Potensi Diri di Era Digital 4.0”



Nama



:



Institusi Asal



:



Pekerjaan



:



Alamat Kontak



:



Telp/Faks/HP



:



E-mail



:



Mendaftar sebagai



Pemakalah | Judul Makalah : ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................



Peserta Umum; Guru



Dosen



Mahasiswa/Siswa



Lainnya ..............



Note: •



Kesediaan menjadi peserta dinyatakan dengan mengirimkan kontribusi peserta ke no. Rekening 2481357162 an. Harlinda Syofyan Bank BCA.



•



Bukti transfer dikirim ke Hairani (0812-1029-8343).



•



Formulir dikirim [email protected]



2) Anggota organisasi Jawab: FORMULIR PENDAFTARAN CALON ANGGOTA BARU ORGANISASI PECINTA ALAM JAKARTA TIMUR 2021



Pas Foto 3x4 Warna



Nama Lengkap



: .................................................................................................



Nama Panggilan



: .................................................................................................



Tempat dan Tanggal Lahir



: .................................................................................................



Jenis Kelamin



: .................................................................................................



Alamat asal



: .................................................................................................



Alamat di Yogyakarta



: .................................................................................................



No. Telp/ HP



: .................................................................................................



Agama



: .................................................................................................



Fak / Prodi / Jur / NIM



: .................................................................................................



Gol. Darah



: .................................................................................................



Penyakit yg pernah/sedang diderita : ................................................................................................. Nama Orangtua



: .................................................................................................



Alamat Orangtua



: .................................................................................................



No. Telp./ HP Orangtua



: .................................................................................................



Pekerjaan Orangtua



: .................................................................................................



1. Pengalaman berorganisasi (kepanitiaan, ekstrakurikuler, dll)?



2. Pengalaman di bidang kepecintaalaman (camping, naik gunung, arung jeram, penelusuran goa, panjat tebing, dsb)?



3. Kenapa anda ingin menjadi Mahasiswa Pecinta Alam?



4. Apakah yang akan anda lakukan untuk Organisasi Pecinta Alam Jakarta Alam Jakarta Timur 2021 seandainya anda menjadi anggota?



Dengan ini saya menyatakan, bahwa formulir pendaftaran ini saya isi dengan sungguh-sungguh untuk menjadi Anggota Baru Organisasi Pecinta Alam Jakarta Alam Jakarta Timur 2021, tanpa ada paksaan dari pihak manapun dan akan mematuhi segala peraturan yang telah ditentukan.



Jakarta,…………………….2021 Hormat saya,



(………………………………………..)



*** sertakan fotokopi KTM atau slip pembayaran UKT saat mengembalikan formulir ini.



c. Bagaimana tahapan penggunaan formulir di organisasi atau di tempat kerja Anda? TATA CARA REGISTRASI FORMULIR ONLINE 1) Pelaku Usaha melakukan pendaftaran online melalui aplikasi SPSE; 2) Pelaku Usaha yang telah melakukan pendaftaran online diharuskan melakukan verifikasi kelengkapan data perusahaan dengan 2 tahap : a. Mengirimkan persyaratan verifikasi bentuk softfile dalam format pdf melalui link google



form



(menggunakan



akun



google)



yang



dapat



diakses



melalui



https://bit.ly/verifikasi-lpse-lapan b. Apabila dinyatakan sudah lengkap, maka pelaku usaha akan dijadwalkan verifikasi tahap 2 melalui video call. Apabila dinyatakan tidaklengkap,maka akan dilakukan pemberitahuan melalui e-mail terdaftar untuk melengkapi kembali dokumen persyaratan. c. Verifikasi video call



Waktu,ID dan Password video call akan disampaikan melalui e-mail terdaftar; Verifikasi video call dilaksanakan langsung dengan Direktur atau yang mewakilkan (dengan surat kuasa); d. Seluruh dokumen asli persyaratan diperlihatkan pada saat video call 3) Kartu lulus verifikasi akan dikirimkan melalui e-mail terdaftar.



Keterangan: -



Video call menggunakan aplikasi zoom cloud meeting;



-



e-mail yang digunakan untuk pemberitahuan dan helpdesk adalah [email protected] atau [email protected];



-



Verifikasi online kelengkapan data perusahaan dibatasi maksimal 4 pelaku usaha perhari;



-



Syarat verifikasi dan registrasi sesuai dengan ketentuan sebelumnya (dapat dilihat pada website : https://lpse.lapan.go.id — menu konten khusus);



-



Pengumuman ini mulai berlaku dari tanggal 11 Mei 2020 sampai dengan batas waktu yang akan ditentukan kemudian.



Siapakah yang berwenang untuk menandatangani tata naskah dinas di suatu Perguruan Tinggi, pada jenis-jenis naskah dinas berikut ini. No



Jenis Tata Naskah Dinas



Pihak yang Menandatangani



1.



Peraturan



Rektor



2.



Keputusan



Rektor



3.



Instruksi



Rektor



4.



Surat Perintah



Rektor



5.



Surat Edaran



Rektor



6.



Surat Dinas



Pejabat setingkat dibawahnya



7.



Nota Dinas



Pejabat setingkat dibawahnya



8.



Memo



Pimpinan Unit Kerja Eselon 1



9.



Surat Undangan



Pimpinan Unit Kerja Eselon 1



10.



Surat Tugas



Pimpinan Unit Kerja Eselon 1



11.



Surat Pengantar



Pimpinan Unit Kerja Eselon 1



a. Deskripsikan pengertian dan pengendalian naskah dinas!! Jawab: Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.



Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.



b. Bagaimana sistem pengurusan naskah dinas tersebut? Jawab: Sistem pengurusan naskah dinas masuk dan keluar dapat dilakukan dengan cara: 1) Sistem buku agenda (sistem tradisional) 2) Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern) 3) Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI



Sistem buku agenda sudah ada sejak zaman Belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali bar tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara).



c. Jelaskan perbedaan sistem pengurusan naskah dinas secara tradisional dan secara pola baru modern! Jawab:



Sistem pengurusan naskah dinas secara tradisional atau sistem buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat mask dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada 3 macam; a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor rut sendiri-sendiri. c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat mask dan surat keluar disediakan buku sendiri - sendiri.



Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu: a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis. b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tada terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor. c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing. d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan. e. Blanko konsep, yaitu blank/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat. f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan. g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang bar diketik sebelum ditandatangani ole pimpinan. h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan disi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.



Prosedur penanganan surat:



a. Penerimaan surat Biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di bagian depan (front office), seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat sudah diterima.



b. Penyortiran Setelah surat di terima selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.



c. Pengagendaan/pencatatan surat



Sistem pengurusan naskah dinas secara pola baru modern adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat. Ciri-ciri kartu kendali: 1) Pada system kart kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kart kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah 3) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah



Keuntungan menggunakan kartu kendali: -



Lebih efisien dibanding buku agenda



-



Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)



-



Menghilangkan pencatatan berulang



-



Mudah melacak lokasi surat yang diproses



-



Memudahkan penyusunan arsip



-



Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip



-



Kolom kartu kendali



-



Indeks: Diisi indeks surat



-



Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi



-



Tanggal: Diisi tanggal terima surat



-



No rut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat



-



masuk



-



M/ K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar



-



Perihal: Diisi hal surat



-



Isi ringkasan: Disi ringkasan surat



-



Lampiran: Lampiran surat



-



Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk



-



Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar



-



Tanggal surat: Diisi tanggal surat



-



No surat: Disi nomor surat



-



Pengolah: Diisi unit pengolah



-



Paraf: Diisi paraf pengolah surat



d. Bagaimana cara pengendalian naskah dinas masuk? Jawab: Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan. c. NaskahDinasmasukyangdisampaikanlangsungkepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan.



Paragraf 1 Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada Media Rekam Kertas Pasal 125 Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan



d. penyampaian.



Pasal 126 Pada tahap penerimaan, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).



Pasal 127 (1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; b. kartu kendali; atau c. takah. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan.